Manuale BSP per Agenti Procedure Locali Chapter 14. ITALIA Giugno 2011 Italiano

Transcript

1 Manuale BSP per Agenti Procedure Locali Chapter 14 ITALIA Giugno 2011 Italiano

2 PREFAZIONE: Questo capitolo (Chapter 14) copre le procedure BSP locali applicabili in Italia. Per tutte le altre procedure BSP applicabili, Vi preghiamo di far riferimento al manuale BSP per Agenti. CHAPTER 14 - Procedure Locali INDICE DEI CONTENUTI 14.1 INDIRIZZI & CONTATTI UTILI... 4 IATA Ufficio Locale... 4 Data Processing Centre Indirizzo per invio rendiconti... 4 Clearing Bank... 4 Lista dei sistemi di prenotazione biglietteria approvati... 4 GALILEO-SABRE-AMADEUS-WORLDSPAN LCAG Delegates... 4 LCAG Delegates... 5 APJC Delegates VETTORI PARTECIPANTI Lista dei Vettori Partecipanti Indirizzi dei Vettori INTERFACCIA CON IL CLIENTE- QUESITI Generale IATA Customer Services Help Desk BSPlink Homepage Internazionale IATA BIGLIETTERIA AEREA Biglietteria aerea attualmente in circolazione nel BSP Italia Assegnazione dei biglietti ET Computer Generated Numbers (CGNs) MODELLI AMMINISTRATIVI Modelli Amministrativi usati in Italia Generale Macchinetta validatrice Avvisi contabili del Vettore (ADM/ACM) Procedure ADM/ACM COMPILAZIONE DEI MODELLI AMMINISTRATIVI Periodo di Rendicontazione - Generale Procedure di Rendicontazione Invio Audit Coupons/CCCF -Date Invio ANNULLAMENTO BIGLIETTI E TICKETING AUTHORITY Procedure di annullamento biglietteria aerea Autorizzazione per emissione VMPD tramite BSPlink RENDICONTI BSP PRODUZIONE Generale BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 2 of 29

3 Rendiconti/files BSP in BSPlink Lista dei Rendiconti BSP con descrizione BSP Agent Billing Analysis BSP Agent Billing Report Agent Yearly sales & ticket issues PROCEDURE DI PAGAMENTO Generale Metodo di Pagamento Errori riscontrati dall agente successivamente al pagamento Errori riscontrati dal vettore successivamente al pagamento Net Remittance SANZIONI AMMINISTRATIVE E SPESE BANCARIE Interessi e spese della Banca di Compensazione VENDITE CONTRO CARTA DI CREDITO Generale Inserimento della vendita con Carta di Credito sul biglietto Transazioni Face to Face (di persona) Riferirsi alla Reso 890 para Transazioni NON Face to Face (senza la presenza della persona) 24 Riferirsi alla Reso 890 para Firma del passeggero Rendicontazione delle Vendite con Carta di Credito a IATA/BSP Generale Rimborsi Diretti Refund Application Authority Rimborsi per vendite VMPD(BSPlink) e ET/VMCO(GDSs) che necessitano di autorizzazione del Vettore: Gestione dei Rimborsi dai Vettori IATA CALENDARI DI RENDICONTAZIONE Generale TASF FIDEIUSSIONI 29 BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 3 of 29

4 14.1 INDIRIZZI & CONTATTI UTILI IATA Ufficio Locale IATA Italia Viale di Val Fiorita Roma Italia Customer service Contattaci Invia una Richiesta Internet: Telephone: Attivo da Contatti dell ufficio locale IATA Italia Espedito Bossa Area Head Italy, Malta, Croatia, Slovenia, Serbia & Western Balkans Contatto: Data Processing Centre ACCELYA MADRID Indirizzo per invio audit coupons/cccf PRISMA SOLUTIONS SRL Via Honduras snc POMEZIA (Roma) Orario Consegne 9-13; Fatturazione Centralizzata delle Commissioni Per attivare e/o disattivare la fatturazione centralizzata delle commissioni agenti inviare il relativo modulo, scaricabile attraverso il seguente sito, alla Prisma Solutions via Fax : Clearing Bank BNL BNP Paribas Lista dei sistemi di prenotazione biglietteria approvati GALILEO-SABRE-AMADEUS-WORLDSPAN BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 4 of 29

5 LCAG Delegates Il LOCAL CUSTOMER ADVISORY GROUP(LCAG) è un forum dove i delegati delle Compagnie aeree discutono di argomenti operativi legati al BSP. Per qualsiasi quesito si elencano di seguito gli attuali delegati: Mr. M. D Ilario Mr. A. Benenati Mr.G. Grossi Ms. B.Ciucci Mr. A. Colzani Ms. P. Fogola Mr. C. Fiori Mr.M. Tranquilli Mr. A. Proietti Mr. E. Dell Orto Mr. I. Biella Mr. M. Cosmi Mr.A.Muccifora Alitalia Air France Austrian Airlines British Airways Brussels Airlines Continental Delta Airlines Ethiopian Iberia Klm Lufthansa Meridianafly Thai APJC Delegates L AGENCY PROGRAMME JOINT COUNCIL(APJC) è un forum dove i delegati dei Vettori e delle Associazioni di Categoria Agenziale possono considerare tutti gli aspetti del Programma Agenziale dello specifico Paese e proporre delle raccomandazioni, nella forma di Agenda, alla PACONF. Per eventuali quesiti sull APJC (es. cambiamenti da proporre alla PAConf), si elencano di seguito gli attuali delegati: Mr. M. D Ilario Mr. A. Benenati Ms. B.Ciucci Mr. C. Fiori Mr.M. Tranquilli Mr. I. Biella Ms.T.Marzocca Mr.A.Muccifora Mr. R. Valenti Mr.E. Manunza Mr.M.Madarena Mr.F. Lentini Mr. A. Giannetti Mr. A. Guerra Mr. A. Mele Alitalia Air France British Airways Delta Airlines Ethiopian Lufthansa Meridianafly Thai Fiavet Fiavet Fiavet Fiavet Assotravel Assoviaggi Astoi BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 5 of 29

6 14.2 VETTORI PARTECIPANTI Lista dei Vettori Partecipanti La lista di seguito elenca le Compagnie Aeree partecipanti al BSP Italia al 30 Maggio 2011 AMERICAN AIRLINES 001 AIR DOLOMITI 101 BLUE PANORAMA 004 FINNAIR OYJ 105 CONTINENTAL AIRLINES 005 ICELANDAIR 108 DELTA AIR LINES 006 BAHAMASAIR 111 AIR CANADA 014 EL AL ISRAEL AIRL. 114 UNITED AIRLINES 016 JAT AIRWAYS 115 CARPATAIR S.A. 021 S.A.S. 117 U.S. AIRWAYS INC. 037 TAAG 118 PHILIPPINE AIRLINES 079 AIR ALGERIE 124 AEROLINEAS ARGENTINA 044 BRITISH AIRWAYS 125 LAN AIRLINES S.A. 045 GARUDA INDONESIA 126 TAP AIR PORTUGAL 047 J.A.L. 131 CYPRUS AIRWAYS LTD 048 MEXICANA 132 OLYMPIC AIRLINES SA 050 AVIANCA 134 AER LINGUS PLC 053 CUBANA AVIACION S.A. 136 ALITALIA 055 AEROVIAS DE MEXICO 139 AIR FRANCE 057 ROYAL AIR MAROC 147 AIR SEYCHELLES 061 LUXAIR S.A. 149 CSA CZECH AIRLINES 064 QATAR AIRWAYS 157 SAUDIA 065 CATHAY PACIFIC 160 AIR ITALY S.P.A. 067 ADRIA AIRWAYS 165 SYRIAN ARAB AIRLINES 070 HAHN AIR LINES GMBH 169 ETHIOPIAN AIRLINES 071 EMIRATES 176 GULF AIR 072 KOREAN AIR LTD 180 KLM 074 MALEV HUNGARIAN AIRL 182 IBERIA 075 MERIDIANAFLY 191 M.E.A. 076 ROSSIYA-RUSSIAN AIRL 195 EGYPTAIR 077 TUNISAIR 199 LOT POLISH AIRLINES 080 ALL NIPPON AIRWAYS 205 QANTAS 081 PAKISTAN INTERNAT. 214 DELTA AIR TRANSPORT 082 THAI AIRWAYS INT. 217 SOUTH AFRICAN AIRWAY 083 LUFTHANSA 220 AIR NEW ZEALAND LTD 086 AIR BURKINA 226 COPA AIRLINES 230 KUWAIT AIRWAYS 229 IRAN AIR 096 MALAYSIA AIRLINES 232 AIR INDIA 098 TURK HAVA YOLLARI 235 BRITISH MIDLAND 236 BULGARIA AIR 623 AIR MAURITIUS 239 BELAVIA 628 BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 6 of 29

7 AIR TAHITI NUI 244 YEMEN AIRWAYS 635 UZBEKISTAN AIRWAYS 250 ALBANIAN AIRLINES 639 AUSTRIAN AIRLINES 257 AIR MALTA 643 AIR MADAGASCAR 258 AIR TRANSAT 649 VUELING AIRLINES S.A 030 AIR BALTIC CORP. 657 TAROM 281 ROYAL BRUNEI AIRLINE 672 CHINA AIRLINES 297 OMAN AIR 910 AIR NAMIBIA 186 SWISS INT.AIR LTD 724 SANTA BARBARA AIR. 249 FLYBE 267 AEGEAN AIRLINES 390 AIR BERLIN 745 DARWIN AIRLINE 033 AZERBAIJAN AIRLINES 771 AIR MALI 261 AEROSUR 275 MONTENEGRO AIRLINES 409 AIR CALIN 063 AIR CARAIBES C/O 427 BANGKOK AIRWAYS 829 AIR ASTANA 465 CROATIA AIRLINES 831 BINTER CANARIAS 474 LAM LINHAS AEREAS 068 ROYAL JORDANIAN 512 ATLANTIC AIRWAYS 767 HAINAN AIRLINES 880 AEROSVIT AIRLINES 870 HONG KONG AIRLINES 851 CIMBER AIR 647 AEROFLOT 555 CORSAIR 923 UKRAINE INT AIRLINES 566 AEROPOSTAL 152 AIR MOLDOVA 572 TAM 957 JET AIRWAYS C/O 589 TWIN JET 294 SRILANKAN AIRLINES 603 ALOHA AIRLINES 327 ETIHAD AIRWAYS 607 AIR EUROPA 996 SINGAPORE AIRLINES 618 AIR CHINA 999 AIR AUSTRAL 760 CHINA SOUTHERN 784 VIRGIN ATLANTIC 932 SPANAIR S.A. 680 HELI AIR MONACO 747 CONDOR FLUGDIENST 881 SATA 331 SIBERIA AIRLINES 421 XL AIRWAYS 473 SHANGHAI AIRLINES 774 ISRAIR 818 DONBASSAERO 897 ASIANA AIRLINES 988 AIGLE AZUR 439 CHINA EASTERN 781 AIR PACIFIC 260 FLEXFLIGHT 365 BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 7 of 29

8 Indirizzi dei Vettori Nel caso necessitaste di inviare una comunicazione e/o una richiesta ad una delle Compagnie Aeree partecipanti al BSP e per conto della quale la Vostra Agenzia ha effettuato delle vendite i relativi indirizzi potranno essere rilevati tramite Dettaglio Riepilogo Vendite BSP. Il tabulato è incluso nei files BSP necessari per effettuare i pagamenti. Gli Agenti che possiedono la versione Avanzata del BSPlink, possono accedere alla funzione Airlines on BSPlink e trovare così l indirizzo ed il contatto del Vettore in qualsiasi momento. BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 8 of 29

9 14.3 INTERFACCIA CON IL CLIENTE- QUESITI Generale Diversi sono i canali attraverso i quali ottenere risposte ad eventuali domande sulla vendita dei biglietti e sulle procedure BSP. Il presente Manuale rappresenta una delle prime fonti cui ricorrere per poi rivolgersi, in base alla natura del problema, alle rispettive parti interessate per ulteriore assistenza: Difficoltà a completare la vendita di un biglietto o problemi ad ottenere un tabulato dal sistema di emissione biglietteria? Dovrete rivolgervi all Helpdesk del vostro Sistema di emissione Biglietteria (es. Sabre, Amadeus, Galileo, Worldspan) che provvederà a risolvere il problema. Quesiti su come emettere un biglietto, o eventuali domande sulle regole per un biglietto? Da definirsi direttamente con la Compagnia Aerea in questione o con il Vostro Sistema di emissione Biglietteria (CRS) ove si tratti di un problema tecnico. Domande riguardanti discrepanze tra quanto emesso tramite il vostro sistema di emissione biglietteria (CRS) e quanto rilevato sui tabulati del rendiconto BSP? Controllare quale documento causa la discrepanza, quindi riportatelo alla IATA Customer Service CONTATTACI Svariate le interfaccia che IATA mette a disposizione delle Agenziei ed attraverso i quali è possibile ricercare le informazioni. Se ne evidenziano di seguito alcune: IATA Customer Services Help Desk I quesiti sono gestiti principalmente mediante il Customer Service Help Desk / Portale IATA : - Cliccare quindi su Contattaci Nel portale troverete anche la Sezione FORMAZIONE IN ITALIA con il dettaglio dei corsi offerti ed il loro contenuto, insieme al calendario delle date. Per iscriversi, basterà inviare la richiesta via Web BSPlink BSPlink Base (BASIC) BSPlink è l interfaccia attraverso il quale tutte le parti partecipanti al BSP colloquiano tra di loro. E il sito attraverso il quale, in qualità di Agente, riceverete tutti i tabulati dei rendiconti BSP, gli ADM/ACM e le Richieste di autorizzazione al Rimborso che vengono inserite e aggiornate dai Vettori e dagli Agenti. Si ricorda che la IATA invia aggiornamenti e circolari operative mediante la funzione del Files/Download Communications. Assicuratevi pertanto di accedere al BSPlink regolarmente e di controllare eventuali nuovi documenti, ADM/ACM o Bollettini BSP per nuove o mutate procedure. Vogliate inoltre tenere in considerazione che I files, rimangono in linea per soli 2 mesi; è necessario quindi che procediate al salvataggio entro tale termine. La richiesta di ottenimento di files precedenti è sottoposta ad un costo di rielaborazione da parte del Data Processing Centre, come da nota inserita nella Home Page di BSPlink. BSPlink Avanzato (Enhanced) In aggiunta alle funzioni Base sopra descritte, il BSPlink può anche essere utilizzato per accedere a rendiconti online, ricercare un dato storico BSP (informazioni su un documento, di un ADM ecc.), creare gruppi per agenti BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 9 of 29

10 con sedi multiple, ricevere avvisi via per i nuovi documenti inseriti e molto altro. Si accede alla versione Enhanced tramite abbonamento il cui addebito avviene a cadenza mensile, attraverso il BSP. Importante: il Ticketing Authority viene aggiornato dai Vettori attraverso il BSPlink, pertanto ogni Agente partecipante al sistema può in qualsiasi momento -controllare quale Compagnia Aerea ha dato l autorizzazione ad emettere i propri biglietti. Per tale funzionalità, Vettori, Agenti e GDS (CRS) accedono al sito. BSPlink contribuisce pertanto alla totale trasparenza tra tutte le parti che partecipano al BSP. Per ulteriori informazioni contattateci via - Cliccare su Contattaci Homepage Internazionale IATA - Accedendo a si arriva sulla home page della IATA globale. Qui si possono trovare informazioni sulle Attività di IATA, ricercare le Risoluzioni in atto ed acquistare qualsiasi pubblicazione attraverso IATA online. Il sito dispone di uno strumento di ricerca che permette di trovare le informazioni che state ricercando. BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 10 of 29

11 14.4 BIGLIETTERIA AEREA Il biglietto aereo fattura/scontrino fiscale Essendo presenti nel biglietto di trasporto le informazioni di seguito elencate, il biglietto assolve la funzione di scontrino fiscale: denominazione /ragione sociale del soggetto che emette il documento descrizione caratteristiche del trasporto ammontare corrispettivi dovuti numero progressivo data di emissione Ove l importo della tariffa risulti sul biglietto riportato in codice, per valore dello scontrino fiscale rilasciato al cliente, si intende quanto comunicato all Ufficio IVA dal Vettore stesso e versato a quest ultimo dall Agente. Per la vendita di biglietti aerei nei confronti di clienti che richiedono emissione di fattura si può procedere - con autorizzazione del Vettore - ad assimilare il biglietto a fattura, intervenendo come segue: registrare su audit coupon e passenger receipt / passenger coupon la partita iva del cliente + nominativo cliente (da annotare a seguire nome passeggero) apporre su passenger receipt /passenger coupon bollo euro 1,81 dall 1/06/05 solo su biglietti internazionali superiori a euro 77,47 o su biglietti nazionali non imponibili a iva annullare il bollo e recuperare direttamente l importo dal cliente effettuare lo scorporo iva sui biglietti nazionali (tariffa x 9.091= iva; da considerare non detraibile) annotare sui biglietti internazionali non imponibile iva art. 9-1 comma /DPR-633/72. Bollo su VMPD (tramite BSPlink) o VMCO (tramite GDSs) Passenger coupon del VMPD o VMCO: applicare, a cura Agente, il bollo di euro 0,52 da annullare e da recuperare sul passeggero Biglietteria aerea attualmente in circolazione nel BSP Italia Agenti NON IATA/IATA e Agenti Aeroportuali (38.4) Biglietteria Elettronica (ET) VMPD emessi tramite BSPlink VMCO emessi tramite i GDSs che lo hanno sviluppato La lista completa dei biglietti in uso è parte del Capitolo 1 del manuale BSP Manual for Agents BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 11 of 29

12 Assegnazione dei biglietti ET Computer Generated Numbers (CGNs) L assegnazione dei numeri dei biglietti ET (Computer Generated Numbers) viene effettuata direttamente dai GDSs; qualora aveste necessità di ulteriori numeri di ET, Vi suggeriamo di voler contattare il GDS da Voi utilizzato Richiamo dei biglietti ET A causa di una carenza di numeri di biglietti ET (CGN) a livello globale, la sede centrale IATA deve, di tanto in tanto, richiamare alcuni stock di biglietti. Ciò vuol dire che uno stock di biglietteria ha una validità di circa 2 o 3 anni dalla data di assegnazione. BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 12 of 29

13 14.5 MODELLI AMMINISTRATIVI Modelli Amministrativi usati in Italia Generale Le scorte dei seguenti formulari amministrativi vengono inviate, su base annuale; eventuali reintegri di emergenza debbono essere richiesti tramite il seguente sito: - BSP/999 CCCF Addebito Carte di Credito - BSP/999 CCCF Addebito Carte di Credito a modulo continuo Qualora aveste problemi nelle spedizioni di moduli CCCF o necessitaste di qualsiasi altra informazione relativa a questo argomento, potete inviare un al seguente indirizzo: richiestamoduli@libero.it I seguenti formulari amministrativi sono scaricabili attraverso il seguente sito: - BSP/14 B.A.R. Billing Adjustment Request - BSP/15 Transportation Credit La lista completa dei modelli in uso è parte del Capitolo 5 del manuale BSP Manual for Agents L invio del rendiconto quindicinale deve avvenire tramite normali buste indicando sulle stesse l esatta dicitura qui di seguito specificata: - INDIRIZZO: PRISMA SOLUTIONS SRL Via Honduras snc Pomezia (RM) Orario consegne: 09.00/ / CONTIENE VENDITE AUTOMATICHE - ANNO/MESE/PERIODO: es.: CODICE IATA DELL AGENZIA Macchinetta validatrice A seguito di autorizzazione IATA, la macchinetta validatrice viene consegnata dai fornitori interessati ad ogni nuovo agente. Le richieste di sostituzione di macchinette validatrici, causa deterioramento, debbono essere inoltrate tramite il seguente sito: Avvisi contabili del Vettore (ADM/ACM) In aggiunta ai modelli amministrativi SAFs preparati dall Agente, anche i singoli Vettori BSP possono emettere documenti contabili verso l Agente. Nel BSP Italia i documenti ADM/ACM vengono emessi direttamente tramite BSPlink, oppure mediante l utilizzo di una configurazione che permette il caricamento in massa dei documenti, comunque accedibili tramite BSPlink. Tale configurazione permette al vettore (o una terza parte che agisce per conto del vettore) emittente l ADM/ACM di compilare il documento nel proprio sistema e trasmetterlo come un file nel BSPlink in modo che l Agente possa visualizzarlo. Il periodo di disputa (tempo durante il quale l ADM/ACM rimane in linea, a disposizione dell Agente per eventuale contestazione da effettuarsi direttamente con il Vettore) è automaticamente preso in considerazione dal sistema. La possibilità di contestazione on line - ovvero tramite BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 13 of 29

14 BSPlink è attivata direttamente dal vettore ove così deciso. Il vettore può inoltre scaricare le transazioni contestate dal BSPlink e caricarle sul proprio sistema per la gestione delle stesse. Lo scopo di queste comunicazioni contabili è quello di allineare la contabilità dell Agente con quella del Vettore tramite BSP. Le due comunicazioni contabili sono: Agency Debit Memo (ADM) Agency Credit Memo (ACM) Agency Debit Memo (ADM) L ADM ha la funzione di notificare all Agente che, salvo dimostrazione contraria, l Agente deve versare al Vettore BSP ed a seguito delle specifiche ragioni indicate, l importo esposto sull ADM. L ADM ha un Latency period (tempo durante il quale un ADM rimane in linea in BSPlink) in BSPlink di 30 giorni. In caso di disaccordo l Agente è obbligato a contattare direttamente il Vettore emittente entro il periodo di disputa prefissato (Vedi Reso 850m). Un ADM può essere elaborato tramite BSP, se emesso entro nove (9) mesi dalla data finale del viaggio. Qualsiasi richiesta oltre tale periodo deve essere gestita fuori dai processi contabili BSP. Il computo sulla validità di ADM emessi a fronte di un errato rimborso partono dalla data di di emissione del rimborso e non dalla final trave date. Agency Credit Memo (ACM) L ACM è usato in quei casi in cui il Vettore deve soldi all Agente. La compagnia aerea invia un ACM all Agente, specificando i dettagli delle somme da accreditare all Agente. Anche l ACM è sottoposto ad un Latency Period che, come per gli ADM, in BSPlink è di 15 giorni Procedure ADM/ACM Come illustrato al paragrafo precedente, gli ADM ed ACM sono emessi dai Vettori on-line in BSPlink o tramite la funzione di Mass-upload. Quest ultima funzione consente ai Vettori di emettere gli ADM/ACM nei loro sistemi e di uplodare un file in BSPlink cosicchè l agente possa visualizzare i documenti emessi. Gli ADMs sono regolati dalla Reso 850m pubblicata nel manuale Travel Agent s Handbook" Settlement Plan Credit SPCR Settlement Plan Debit (SPDR) Questo tipo di transazioni sono emesse direttamente da IATA BSP per processare addebiti o accrediti che saranno visualizzati nel Billing Analysis. Il codice utilizzato da IATA varia a seconda della natura dell addebito (es. Versione BSPlink/Training/Annual FEE/TASF) Questo tipo di addebito non è disputabile nè sottoposto a periodo di Latency Ticketing Authority in BSPlink Il Ticketing Authority viene assegnato direttamente dai Vettori alle Agenzie con cui intendono intrattenere rapporti commericali, attraverso il BSPlink. Qualsiasi tipo di aggiornamento alla lista di assegnazione del Ticketing Authoirty in Bsplink è gestita dalle Compagnie Aeree alle quali l Agente deve rivolgersi. BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 14 of 29

15 14.6 COMPILAZIONE DEI MODELLI AMMINISTRATIVI Periodo di Rendicontazione - Generale Il Periodo di Rendicontazione della biglietteria emessa è quindicinale. L ultimo giorno del Periodo di Rendicontazione è chiamato Data di Rendiconto. Queste date sono specificate nel calendario BSP annuale, fornito da IATA ogni anno. Il calendario dei rendiconti è disponibile per il download sul sito Procedure di Rendicontazione I rendiconti delle vendite devono essere completati includendo tutte le emissioni (ET/VMPD tramite BSPlink/VMCO tramite GDSs) che sono state effettuate nel Periodo di Rendiconto, fino all ora di chiusura della Data del Rendiconto. Tutta la documentazione andrà inserita in una busta annotando sulla stessa vendite automatiche + codice agente + anno + mese + periodo di rendiconto Predisposizione documentazione alla chiusura dei periodi: 1/15 16/fine mese Vendite automatiche ET/VMPD/VMCO predisporre Audit coupons in ordine numerico di: CGN (Computer Generated Number): per vendite effettuate con biglietti Electronic Ticketing/VMPD/VMCO - avvisi di rimborso, anche se stampati su plain paper In caso di biglietto automatico interamente annullato (ET-VMPD-VMCO) non è necessario inviare Audit Coupon Invio degli Audit Coupons/CCCF - Date Invio Il Rendiconto delle vendite completo deve essere ricevuto entro l orario di chiusura degli uffici nella data di presentazione notificata nel calendario dei rendiconti summenzionato in questa sezione. BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 15 of 29

16 14.7 ANNULLAMENTO BIGLIETTI E TICKETING AUTHORITY Procedure di annullamento biglietteria aerea Biglietti elettronici/vmpd/vmco L annullamento può essere effettuato soltanto nello stesso giorno di emissione Autorizzazione per emissione VMPD tramite BSPlink L autorizzazione ad emettere VMPD viene assegnata dai Vettori ai loro Agenti tramite BSPlink. Cliccando sull opzione VMPD Airline Permission, si ottiene la lista dei Vettori per i quali si è autorizzati ad emettere VMPD. Nel caso non vi siano presenti le compagnie per le quali intendereste emettere un VMPD, siete pregati di volerle contattare direttamente. BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 16 of 29

17 14.8 RENDICONTI BSP PRODUZIONE Generale La IATA fornisce agli Agenti un Rendiconto contabile BSP per ogni periodo (quattro periodi di vendita al mese). I rendiconti sono inviati in formato elettronico (PDF) via BSPlink. I rendiconti BSP rappresentano un estratto conto finale di pagamento. Dal momento che i rendiconti sono considerati come documentazione giustificativa contabile, è importante che gli Agenti li tengano in archivio per il periodo dettato dalla normativa nazionale (10 anni). I rendiconti rimangono disponibili online su BSPlink (FILES DOWNLOAD) per un periodo di 2 mesi. Importante pertanto che gli stessi siano salvati ed archiviati in una directory del Vostro PC o su supporti fissi (CD) I rendiconti di periodi precedenti ai due mesi possono essere richiesti al Customer Service. La rielaborazione da parte del Data Processing Centre ha un costo che sarà di volta in volta comunicato all agente per accettazione. I rendiconti sono forniti in formato pdf. Alcuni files possono sono compressi. Gli Agenti devono pertanto avere il software appropriato (es. i programmi Acrobat Reader e WinZip). Gli stessi sono disponibili per il download nella Home Page di BSPlink (Requirements/Help parte sinistra in fondo allo schermo) Rendiconti/files BSP in BSPlink Rendiconto Periodo 1-4 Annuale BSP Agent Billing Analysis (R2930) X BSP Agent Billing Report (R2100) Agent Yearly sales & ticket issues (R5035) Periodo 4 X BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 17 of 29

18 Lista dei Rendiconti BSP con descrizione Di seguito le descrizioni dei rendiconti BSP inviati agli Agenti BSP Agent Billing Analysis Tale report contiene, in ordine progressivo di biglietto suddiviso tra Domestico ed Internazionale, tutte le emissioni effettuate dall agente in quel preciso periodo di rendiconto. Le transazioni sono separate tra Emissioni/ADM/ACM e Refunds (rimborsi) Frequenza: Mezzo: Formato: Nome File: Periodica (settimanale) BSPlink PDF Itgbcodiceagente_annomesegiorno_descrizione file (il giorno e l ultimo giorno a cui il periodo fa riferimento) BSP Agent Billing Report Tale report continene il netto a pagare dovuto dall agente per il mese, le fatture commissioni, i totali di vendita divisi per Compagnia aerea. Frequenza: Mezzo: Formato: Nome File : Mensile BSPlink PDF Itgacodiceagente_annomesegiorno_descrizione del file (il giorno e l ultimo giorno del mese di riferimento) Agent Yearly sales & ticket issues Evidenzia il volume di tutte le vendite e le emissioni di biglietteria da parte di un agente mese per mese. Il rendiconto è ordinato per compagnia aerea mostrando le emissioni lorde e nette per domestici ed internazionali. Frequenza: Mezzo: Formato: Nome File: Annuale BSPlink PDF Itbkcodiceagente_annomesegiorno_descrizionefile (il giorno il giorno del mese in cui viene messo in linea il file) BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 18 of 29

19 14.9 PROCEDURE DI PAGAMENTO Generale La IATA produce ed invia ad ogni Agente un Analisi di fatturazione ed un riepilogo vendite per conto di tutti i Vettori BSP. Tale documento contabile identifica l importo dovuto da ogni Agente, importo che deve essere pagato attraverso la Banca di Compensazione nel rispetto assoluto delle date di pagamento pubblicate Metodo di Pagamento I pagamenti relativi alle Vostre vendite mensili di biglietteria aerea BSP devono essere effettuati alla IATA e devono inderogabilmente pervenire alla Banca Nazionale del Lavoro Filiale di Roma Bissolati entro le ore 13,30 delle date fornite con il calendario operativo annuale. Le date di pagamento presenti nel calendario operativo BSP si devono intendere come date entro e non oltre le quali il saldo delle vendite deve pervenire sul c/c per VALUTA e DISPONIBILITA materiale. I versamenti effettuati o pervenuti DOPO la scadenza daranno atto all Emissione della Notifica di Irregolarità come da Reso 818g. Per importi pervenuti alla data di pagamento ma con Valuta SUCCESSIVA vi sarà il recupero degli interessi debitori. Notifica di Irregolarità sarà inviata anche per saldo effettuato per un totale minore da quanto fatturato. Vi indichiamo qui di seguito la procedura da seguire ad evitare notifiche di irregolarita e addebiti di interessi moratori conseguenti a ritardate/mancate ricezioni dei versamenti effettuati: - Pagamenti per Agenti correntisti BNL: dovranno essere effettuati, permettendo l effettiva ricezione in termini di valuta e disponibilita dei fondi a favore del beneficiario, entro le ore 13,30 del giorno di scadenza, presso la BNL di competenza, fornendo il Codice Cliente (Vostro codice IATA) e il Numero di Posizione PIA (AA/MM considerando i primi due campi dell anno 11 e gli altri due relativi al mese delle vendite BSP che state pagando: es. per pagamento vendite BSP Agosto 2011 il numero di posizione sara 1108). - Pagamenti tramite bonifici (da Istituti di Credito non BNL): Vi invitiamo a concordare con il Vostro Istituto tempi e modalità di esecuzione, che permettano l effettiva ricezione in termini di valuta e disponibilità dei fondi a favore del beneficiario, entro le ore 13,30 del giorno di scadenza. In relazione alle recenti nuove disposizioni ABI in materia di obbligatorietà delle coordinate bancarie IBAN per i bonifici domestici, di cui sicuramente l Istituto di Credito da Voi preposto potrà fornire dettagli, i bonifici di cui sopra, dovranno essere indirizzati a IATA c/o BNL - Filiale Roma Bissolati (non altre Filiali) sul conto corrente IT97J citando il Codice Cliente (Vostro codice IATA) e il Numero di Posizione PIA (AA/MM considerando i primi due campi dell anno 11 e gli altri due relativi al mese delle vendite BSP che state pagando: es. per pagamento vendite BSP Agosto 2011 il numero di posizione sara 1108). Vi preghiamo notare che l IBAN di cui sopra è da utilizzare esclusivamente per bonifici in procedura PIA. Si ricorda che, come specificato dalla Reso 818g/Att.A, la Notifica di Irregolarità emessa sulla procedura di pagamento ha una valenza doppia e la ricezione di 2 notifiche (per un totale di 4) attiva automaticamente la sospensione dell autorizzazione alla biglietteria e dal sistema BSP (Default tecnico). Resta inteso che nell eventualità che il ritardo nel pagamento derivi da disguidi bancari non a Voi direttamente riconducibili IATA potra procedere, ove quest ultimo sia tempestivamente documentato ovvero in presenza di dettagliata lettera di malleva dell Istituto di Credito preposto, e fermo restando l addebito degli interessi moratori che vorrete eventualmente recuperare dalla Vostra Banca, procedere alla cancellazione della Notifica di Irregolarità Errori riscontrati dall agente successivamente al pagamento Nel caso in cui un agente riscontri un errore di elaborazione nell analisi di fatturazione, quest ultimo deve contattare la Compagnia aerea interessata richiedendo un aggiustamento contabile. Laddove la Compagnia aerea concordi con quanto richiesto dall agente, provvedera ad emettere ADM o ACM a seconda del caso. BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 19 of 29

20 Errori riscontrati dal vettore successivamente al pagamento Laddove la Compagnia aerea riscontrasse errori o mancate acquisizione nell analisi di fatturazione, la stessa provvedera ad emettere ADM o ACM a seconda del caso Net Remittance Il Rendiconto al netto è frutto di un accordo tra un Vettore ed un Agente per processare/acquisire i biglietti ad un valore diverso da quello della tariffa pubblicata. La differenza tra l importo inserito nella casella fare dei biglietti e la tariffa concordata può essere esposto come Importo (Commissione) supplementare a favore dell Agente, oppure l Agente può vendere il biglietto al cliente ad un importo scontato. Quando un Vettore stipula un contratto con un Agente, autorizzandolo a vendere biglietti al netto, il Vettore stabilisce un codice speciale con l Agente (es. Tour Code, Commercial Agreement Reference) Per verificare quail schemi NET NET sono disposnibili nel BSP Italia e quail di questi viene adottato da ciascuna Compagnia Aerea, Vi preghiamo di voler contattare direttamente quest ultima. BSP Manual for Agents Chapter 14 Global template GIU 11 Page 20 of 29