COMUNE DI PORDENONE - Controllo di Gestione A cura di Adriana Predonzan e Loris Canale

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1 GALLERIA DELLE ESPERIENZE Controllo di Gestione: Best Practices COMUNE DI PORDENONE - Controllo di Gestione A cura di Adriana Predonzan e Loris Canale

2 Alcuni dati sul Comune di Pordenone: abitanti - capoluogo di provincia del Friuli - bilancio di parte corrente: 100 miliardi dipendenti

3 La struttura attuale: - 71 centri di costo - 49 centri di costo produttivi - 21 centri di costo ausiliari - 1 centro costi generali

4 L attività Controllo di gestione nasce nel 1991 all interno del Settore Finanziario.

5 I primi due anni di lavoro hanno visto la definizione della mappa organizzativa e delle responsabilità: - centri di costo - attività elementari (prodotti e servizi) - definizione degli indicatori

6 Viene inizialmente seguita la strada della frammentazione dei capitoli per l attribuzione delle spese ai vari centri di costo. Ma ci si rende presto conto che la strada intrapresa non è quella giusta.

7 Problemi riscontrati: - appesantimento della Contabilità finanziaria - mancanza di veridicità degli indicatori derivanti dalla contabilità finanziaria - mancanza di un dettaglio di costo sufficiente per effettuare un analisi - difficoltà di estrapolazione dell Iva per i risultati delle attività commerciali

8 Problemi riscontrati: - mancanza di correlazione tra entrate e uscite (Contabilità finanziaria ) - mancato rispetto del criterio della competenza economica - assenza di poste importanti (ammorta- menti, rimanenze di magazzino, ecc.) - serio rischio di prendere decisioni errate ai vari livelli

9 Il C.d.G veniva investito dalla Struttura e dall Amministrazione di nuove problematiche: - calcolo risultato economico (oppure costo) di alcuni servizi - analisi per budget anno successivo - richieste di analisi make or buy - calcolo dei costi medi per prodotto per la determinazione delle tariffe - richieste di analisi sull ipotesi di esternalizzazione di alcuni servizi

10 Segue un periodo di studio e analisi del problema per la ricerca di una soluzione.

11 Cosa è chiamato a fare il C.d.G.? Deve poter misurare l efficienza delle operazioni cioè la rispondenza fra risorse e risultati ed effettuare valutazioni di efficacia, cioè a misurare i risultati con i mezzi impiegati

12 Se non compio queste valutazioni non potrò mai dire se la spesa è opportuna o non lo è, se è gravosa o meno, se è equa o meno.

13 Le scelte effettuate senza rispettare alcun criterio di efficacia o di efficienza non sono scelte economiche.

14 Perciò diventava davvero arduo applicare il Controllo di gestione che è lo strumento principe di supporto e guida all attività decisionale.

15 Se l obiettivo del C.d.G. era quello di stimolare un concreto miglioramento dei processi decisionali era necessaria la conoscenza dei costi e dei proventi dei servizi.

16 La Contabilità analitica Risolveva tutti i problemi emersi. L onere era quello di impiantare e gestire una contabilità parallela ex-novo.

17 La Contabilità analitica Ci aiuta a capire realmente da chi (centro) e quali fattori produttivi (natura del costo) sono stati impiegati.

18 La Contabilità analitica Attribuisce ad un determinato esercizio solo quei processi economici realizzati nel corso dello stesso.

19 La contabilità finanziaria Rileva i valori connessi a movimenti di debiti e crediti di denaro, manifestati nell arco di un esercizio

20 COMUNE DI PORDENONE - Settore Controllo di Gestione Conoscere per decidere. Esempio 1: Acquisto di merci o mater.. di consumo (ad esempio medicinali per le Farmacie comunali) Fatto finanziario: insorge un debito nei confronti del fornitore e successivamente estinguo il debito con il pagamento Fatto economico: devo conoscere l effettivo consumo delle risorse [non necessariamente le merci sono acquistate e consumate (nel nostro caso vendute) interamente nello stesso periodo nel quale è avvenuto l acquisto]

21 COMUNE DI PORDENONE - Settore Controllo di Gestione Conoscere per decidere. Esempio 1: Acquisto di merci o mater.. di consumo Competenza viene attribuita all esercizio la spesa finanziaria: senza considerare l utilizzo Competenza economica attribuzione all esercizio dei costi delle risorse che sono state effettivamente utilizzate nel periodo e che producono in esso i correlati ricavi (rimanenze iniziali + acquisti - rimanenze finali)

22 COMUNE DI PORDENONE - Settore Controllo di Gestione Conoscere per decidere. Esempio 2: Acquisto di un personal computer Fatto finanziario: insorge un debito nei confronti del fornitore e successivamente estinguo il debito con il pagamento Fatto economico: devo conoscere l effettivo impiego del personal computer (il centro di costo di destinazione)

23 COMUNE DI PORDENONE - Settore Controllo di Gestione Conoscere per decidere. Esempio 2: Acquisto di un personal computer Competenza viene attribuita all esercizio la spesa finanziaria: per l acquisto (in genere unico capitolo parte investimenti) Competenza economica viene attribuita all esercizio la quota di ammortamento, calcolata suddividendo il costo per il numero di anni di vita utile del p.c. (per le attività di tipo commerciale il costo da ammortizzare è al netto dell I.V.A.)

24 Nel 1993 viene attivato il primo sistema di Contabilità Analitica (sperimentale): - sistema indipendente dalla contabilità finanziaria - per l intera struttura - utilizzando un sistema a partita semplice

25 Limiti subito riscontrati: - la doppia registrazione molto onerosa - frequenti errori di inserimento - necessità di correzioni su due sistemi - mancanza di certezza dei risultati ottenuti

26 Nel 1994 viene progettato e attivato il primo sistema di Contabilità Analitica integrato alla contabilità finanziaria.

27 Viene elaborato un Piano dei conti (fattori produttivi) molto dettagliato, su due livelli - Conto (Es - Sottoconto (Es Es.. Manutenzioni ordinarie) Es. Manut.. strade, Manut.. segnaletica ecc.) con 250 tipologie di costo

28 Caratteristiche del nuovo sistema: - registrazione in partita semplice - registrazione centralizzata - al ricevimento della fattura contemporaneamente alla registrazione finanziaria e fiscale - al momento dell emissione del mandato per trasferimenti e stipendi

29 Per i costi del personale (e le ore lavorate) viene implementato il software della Gestione risorse umane con una procedura (integrata) che rielabora i dati stipendiali con criteri diversi da quelli tradizionali finanziari.

30 Ogni dipendente viene attribuito: - ad un centro di costo - se dipendente multicentro viene attribuito in % - determinate causali sono collegate direttamente ad un determinato centro di costo (straordinario elezioni) - possibilità di imputazione manuale per alcune causali (straordinario specifico, voci di produttività, ecc.)

31 Era maturata nel frattempo in diversi Responsabili la consapevolezza dell utilità della contabilità analitica per il miglioramento dell attività.

32 Il , dopo sei mesi di studio e progettazione del sistema viene attivata la Contabilità economica, integrata alla contabilità finanziaria e alla Contabilità analitica.

33 Caratteristiche del nuovo sistema: - registrazione in partita doppia tramite l ausilio di causali preimpostate - registrazione centralizzata al ricevimento della fattura - contemporanea registrazione fiscale, finanziaria, economica, analitica - per trasferimenti e stipendi registrazione al momento dell emissione del mandato

34 Elementi determinanti per l avvio del sistema: - una squadra di operatori fortemente motivata - il supporto del Settore Contabilità e la collaborazione dei vari Servizi interni - la formazione del personale - una attenta pianificazione iniziale, anche con il confronto con altre realtà

35 Le fonti Costi e ricavi (Contabilità generale) Analitica stipendi (Contabilità del personale) Contabilità analitica

36 Le elaborazioni dei dati di analitica, vengono effettuate con un data base esterno al programma di contabilità, che consente una maggiore flessibilità.

37 I volumi dei dati registrati: scritture totali da fatture mandati privi di nota movimenti stipendiali costi comuni ripartiti e scritture di rettifica

38 Le tipologie di costo - Costi diretti Quelli imputabili (perché relativi a fattori produttivi consumati) direttamente al centro di costo (Es( Es.. stipendi personale diretto). - Costi comuni ripartiti Sono costi comuni a più centri di costo ripartiti in base alla quota q assorbita (Es.. energia elettrica e riscaldamento di stabili che ospitano più centri di costo che sono ripartiti in base ai metri quadri occupati). - Costi indiretti Quelli non direttamente imputabili al centro di costo (Es( Es.. costi relativi ai centri ausiliari), che operano indirettamente per i centri produttivi. - Costo totale E la somma dei costi diretti (e comuni) + i costi indiretti.

39 I dati di Costo 1999: Costi totali milioni 83,79% costi diretti (c.c.p.) 10,16% costi indiretti (c.c.a.) 4,05% costi generali

40 Il riparto dei costi indiretti Dal 1998 si è attivato uno studio e una prima applicazione dei criteri oggettivi per il riparto dei costi indiretti (centri ausiliari) sui centri di costo produttivi.

41 Centri di costo ausiliari: 010 ORGANI ISTITUZIONALI 012 CONSIGLIO COMUNALE 015 SEGRETERIA GENERALE 020 DECENTRAMENTO 030 GABINETTO DEL SINDACO 040 APPALTI E CONTRATTI 050 PERSONALE 060 ARCHIVIO E PROTOCOLLO 091 CONTABILITA' GENERALE 092 CONTROLLO DI GESTIONE 100 ECONOMATO 105 SICUREZZA E QUALITA' 120 AFFARI LEGALI 355 ASSISTENZA SCOLASTICA 480 PATRIMONIO E DEMANIO 490 AMMINISTRATIVO LL.PP. 500 AMM.VO INTERSETTORIALE 610 TIPOGRAFIA 620 MANUTENZIONE FABBRICATI 650 SERVIZIO SISTEMI INFORMATIVI 670 SISTEMA INF.VO TERRITORALE

42 Esempi: Settore Personale e Appalti e contratti Settore Personale: i costi totali del Settore vengono ribaltati sui centri di costo produttivi in base numero di persone assegnate (anni uomo) (C.totale/T.dipendenti*n. dipendenti centro) - (L a matricola) Settore AA. CC. : il ribaltamento avviene in base al numero di contratti imputabili al centro - (L a contratto)

43 Possibilità di utilizzo dei dati: - rendicontazioni periodiche tempestive - risultati economici attività commerciali - analisi di convenienza make or buy - analisi per esternalizzazione di servizi (1997) - opzione IRAP per le attività commerciali (155 milioni 1999)

44 Alcuni esempi concreti di utilizzo dei dati: - (1995) L amministrazione è intenzionata a vendere le 3 farmacie comunali (1 sola è in attivo) - (1996/1997) Si effettuano approfondite analisi semestrali di attività ed economiche in collaborazione con il Direttore delle f. - Il Direttore delle f. era ora in grado di sapere cosa fare per...

45 COMUNE DI PORDENONE - Settore Controllo di Gestione Farmacie comunali: Risultati di gestione '93 - '99 Valore assoluto Def lazionato

46 COMUNE DI PORDENONE - Settore Controllo di Gestione Asili nido: - I nidi del comune hanno ricevuto il premio per la qualità della gestione 1999, i primi della regione Friuli (156 milioni ) Casa di riposo: - Non sono stati più effettuati rimborsi di rette sulla base di avanzi della gestione finanziaria (450 milioni )

47 COMUNE DI PORDENONE - Settore Controllo di Gestione Opzione IRAP: - L opzione è stata effettuata per ora su 3 attività commerciali (Servizio trasporti - Asili nido, Casa di riposo, (155( milioni di imposte risparmiate - per l esercizio 1999) - Per il 2000 si prevede un ampliamento dell opzione ad altre attività (260( milioni di imposte risparmiate per il 2000)

48 A cura di Adriana Predonzan e Loris Canale