Problematiche emerse durante le verifiche ispettive: il punto di vista dell Unità di Monitoraggio (U.M.)

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1 Problematiche emerse durante le verifiche ispettive: il punto di vista dell Unità di Monitoraggio (U.M.) Monica Capasso Ministero della salute Torino, GIQAR 2012 Definizione Formale I principi di BPL sono un sistema di qualità che riguarda i processi organizzativi e le condizioni sotto cui gli studi sono pianificati, eseguiti, controllati, registrati, riportati ed archiviati. 1

2 Definizione Pratica I principi di BPL sono un sistema complesso di differenti tipi di documentazione interdipendente. Ne consegue che è più conveniente rispettarlo che cercare di compiere una frode. Campo di Applicazione I principi di BPL si applicano (a meno di eventuali esenzioni previste da legislazioni nazionali) a: tutti gli studi non clinici e di sicurezza ambientale richiesti dalle normative per la registrazione o la commercializzazione di farmaci, antiparassitari, additivi alimentari e per i mangimi, cosmetici, farmaci veterinari e prodotti similari, nonché per la registrazione delle sostanze chimiche. 2

3 Normativa di riferimento Decreto Legislativo n.50 del 2marzo 2007 "Attuazione delle direttive 2004/9/CE e 2004/10/CE, concernenti l'ispezione e la verifica della buona pratica di laboratorio (BPL) e il ravvicinamento delle disposizioni legislative, regolamentari ed amministrative relative all'applicazione dei principi di buona pratica di laboratorio e al controllo della loro applicazione per le prove sulle sostanze chimiche" Evoluzione permanente Le attività del Gruppo di Lavoro UE per la BPL, dell OCSE, delle Autorità nazionali competenti e quelle delle associazioni del settore sono la dimostrazione dell attenzione con cui si segue l espansione dei settori di interesse per i principi BPL e la conseguente evoluzione delle modalità per la loro applicazione costituiscono tuttora due fenomeni di rilevante importanza. 3

4 Aspetti generali Sulla base della verifica dei verbali di ispezione ai Centri di Saggio (CdS) è stato possibile evidenziare una serie di problematiche ricorrenti. La soluzione di tali problematiche deve essere affrontata in maniera tale da evitare disparità di trattamento nei confronti dei CdS e nel pieno rispetto delle norme comunitarie e in linea con le indicazioni dell OCSE n. CdS DATI STORICI 4

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6 Le più frequenti sono riportate nell elenco che segue. Per ognuna di esse è indicato come si ritiene debbano essere risolte. 1 Sospensione delle attività durante le visite ispettive E opportuno che durante la effettuazione della visita ispettiva il CdS non interrompa le attività a causa della presenza del Gruppo Ispettivo. E fondamentale, infatti, che quest ultimo possa osservare il normale svolgimento delle attività del centro 6

7 2 Separazione delle attività condotte in regime di Buona Pratica di Laboratorio (BPL) dalle altre attività Tale separazione può essere attuata: - tramite la identificazione di aree, strumentazione, personale, strutture etc..interamente dedicati alle attività in BPL - o secondo una allocazione temporale e/o spaziale di queste attività. Questa possibilità costituisce il livello minimo di accettabilità e deve essere rigorosamente gestita attraverso le Procedure Operative Standard (POS) 3 Variazioni nel CdS intercorse tra due visite ispettive Ogni variazione, che abbia avuto luogo dopo l ultima visita ispettiva, deve essere comunicata alla UM, almeno annualmente. In assenza di tale comunicazione l UM può valutare la sospensione della certificazione di conformità. Durante la riunione di apertura della visita ispettiva successiva il GI si accerta che questo obbligo sia stato assolto. 7

8 4 Gestione separata di sistemi di qualità diversi Il GI deve accertare che l eventuale adozione di altri sistemi di qualità (es: norma ISO/IEC 17025) non comporti sovrapposizioni o promiscuità di attività. La conduzione delle attività in regime di BPL deve avvenire in maniera indipendente da qualsiasi altro sistema di qualità. 5 Indipendenza delle funzioni principali In un CdS che opera in conformità ai principi di BPL, il Direttore del CdS, il Direttore dello Studio, il responsabile della Unità per l Assicurazione di Qualità (UAQ) e il responsabile dell Archivio devono essere persone fisicamente distinte. Solo in caso di necessità, il responsabile dell archivio può coincidere con il Direttore del CdS. 8

9 6 Formazione sistematica especifica del personale per quanto attiene alle attività in BPL Il personale del CdS deve essere addestrato ed aggiornato in maniera specifica per consentire il corretto espletamento delle proprie attività secondo la BPL. L addestramento relativamente a qualunque altro sistema di qualità non può in nessun modo questo può sostituire il primo. 7 Esistenza di studi per i settori di attività del CdS Per poter riconoscere la conformità di un CdS, questo deve aver effettuato studi (anche a titolo di studi pilota) per le diverse tipologie di attività richieste. Se questa condizione non si verifica, il riconoscimento non può essere concesso. 9

10 8 Gestione dei programmi di manutenzione di strumentazione e dispositivi in genere L esistenza e la corretta gestione dei programmi di manutenzione deve essere riscontrabile su base documentale. 9 Redazione di POS specifiche per la gestione dell attività in BPL Il GI deve constatare che le POS siano state redatte in modo specifico per le attività da condurre in regime di BPL e che esse quindi non siano un adattamento di documentazione messa a punto per altre esigenze. 10

11 10 Aggiornamento delle POS Le POS in uso presso un CdS devono essere periodicamente aggiornate. Il CdS stabilisce con POS la cadenza della revisione. Se non vi è necessità di aggiornare alcune delle POS esistenti, il CdS deve comunque documentare di aver condotto un controllo in tal senso. 11 Regolamentazione dell accesso a frigoriferi, congelatori ed armadi utilizzati per attività in BPL L accesso a dispositivi di conservazione di campioni, prodotti chimici ed ogni altro materiale di pertinenza del CdS ai fini della conduzione di attività in regime di BPL deve essere disciplinato da apposite POS e non essere consentito a personale estraneo al CdS stesso. 11

12 12 Scadenza di reagenti, standard ed altri prodotti chimici e biologici Le date di scadenza di qualsiasi prodotto chimico o biologico devono essere indicate sul prodotto stesso in modo chiaro e inequivocabile. Il GI può accettare, nello svolgimento di uno studio, l impiego di un prodotto scaduto qualora il CdS sia in grado di dimostrare, su base documentale, che il prodotto ha mantenuto le caratteristiche indispensabili per il corretto svolgimento dello studio. 13 Regolamentazione dell accessibilità agli archivi L accesso agli archivi dove vengono conservati materiali e documentazione relativi agli studi deve essere disciplinato da apposite POS e limitato al personale del CdS stesso. Qualunque ingresso di personale e movimentazione di documenti e reperti devono essere sistematicamente registrati e documentati. Devono essere adottate misure efficaci per una gestione degli archivi in BPL completamente autonoma da quella di altri eventuali archivi. 12

13 14 Archiviazione dei quaderni di laboratorio I quaderni di laboratorio devono essere correttamente archiviati per ciascuno studio dopo il suo completamento. Non è accettabile l uso per uno studio in corso di quaderni che contengano informazioni di studi già conclusi. Ogni CdS deve pertanto mettere in atto misure idonee per evitare tale problema (es: quaderni a fogli mobili numerati che permettono lo scorporo delle pagine relative agli studi completati). Deviazioni Non completa separazione tra attività BPL e non-bpl Conservazione di materiali nei frigoriferi o negli appositi armadietti. Impiego di strumentazione dedicata. Ricezione dei sistemi di saggio e loro registrazione. Elenco degli studi in corso e di quelli completati. Archiviazione di documentazione e reperti. 13

14 Insoddisfacente gestione dello stabulario Aree di sovrapposizione tra zone sporche e zone pulite. Assenza di modulistica per la presa in carico degli animali da laboratorio. Punti di discontinuità ed angoli vivi tra pavimenti e pareti dello stabulario. Anomalie riguardanti le POS Assenza della indicazione di revisione di POS che non hanno subito variazioni. Mancanza di indicazione nelle POS delle modalità di allestimento dei controcampioni destinati all archivio. Assenza della qualifica di chi appronta e/o firma le POS. 14

15 1 Anomalie di vario tipo Accesso al CdS non separato a sufficienza da quello di altre aree. Assenza di registrazione scritta della presa visione dei rapporti della UAQ. Cancellature sui quaderni di lavoro non motivate né siglate. Personale numericamente inadeguato alle esigenze lavorative del CdS. 2 Assenza di data di apertura e di scadenza di reagenti. Assenza di etichette sugli apparecchi riportanti la data dell ultima manutenzione effettuata. Assenza di modulistica per l accesso all archivio. 15

16 Deviazione della Direzione del CdS Non aver chiesto agli sponsor, preliminarmente all ispezione, l autorizzazione a mostrare gli studi al GI. Deviazioni negli studi Errori negli indici. Non corrispondenza con gli obiettivi dichiarati nel piano di studio. Errori di trascrizione. Disaccordo tra le varie parti di un rapporto finale. 16

17 Deviazioni negli studi 2 Interruzione dello studio prima del completamento: mancanza della relazione finale e non corretta archiviazione. Studio svolto non in accordo alle POS Assenza dei certificati di analisi dei test item Deviazioni negli studi 3 Assenza o incompletezza della dichiarazione di conformità alla BPL Sostituzione del DS non adeguatamente/per nulla documentata Presenza di copie di documenti (archiviazione) Documentazione non siglata dal DS 17

18 Errori Non informare in maniera chiara e adeguata il personale che ci sono gli ispettori nel CdS Fare affermazioni non sostenibili o non corrispondenti alla situazione reale GRAZIE PER L ATTENZIONE 18