Estrazione dai documenti genealogici

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1 I n d e x i n g Estrazione dai documenti genealogici Manuale amministrativo

2 2007 by Intellectual Reserve, Inc. Tutti i diritti riservati. Printed in the USA. Testo inglese approvato: 10/08. Approvato per la traduzione: 12/08. Translation of Family Record Extraction Administrative Handbook. Italian FamilySearch è un marchio registrato della Intellectual Reserve, Inc.

3 Sommario Introduzione...1 Quadro generale e scopo dell estrazione dai documenti genealogici Genealogia e tecnologia...1 Come vengono creati gli indici Distribuzione del manuale e utilizzo dei termini Come scaricare la versione più aggiornata...2 Come ricevere assistenza Parte 1: Organizzazione del programma di estrazione dai documenti genealogici...3 Organizzazione basilare del programma di estrazione dai documenti genealogici Dirigenti del sacerdozio Consulente genealogico di area...3 Presidenza di palo Consulente del sommo consiglio Come aderire al programma di estrazione dai documenti genealogici (per i pali che attualmente non partecipano) Parte 2: Come trarre il massimo dalla chiamata a servire nel programma di estrazione dai documenti genealogici...5 Direttori del programma di estrazione di palo...5 Assistenti direttori del programma di estrazione di palo...6 Indicizzatori, arbitri e controllori... 7 Parte 3: Addestramento...8 Addestramento per i direttori del programma di estrazione di palo...8 Addestramento per indicizzatori, arbitri e controllori... 8 Parte 4: Partecipazione Come coinvolgere i membri della Chiesa Come coinvolgere la comunità Parte 5: Il valore degli indici...12 Descrizione del Sistema di consegna digitale...12

4 Come utilizzare un indice per semplificare il processo di ricerca L importanza dell accuratezza Parte 6: Principi basilari dell estrazione dai documenti genealogici...13 Linee di condotta generali riguardanti l indicizzazione Come trovare le istruzioni basilari riguardanti FamilySearch Indexing Come trovare le istruzioni basilari riguardanti Universal Data Entry...13 Linee di condotta riguardanti progetti specifici...14 Come trovare le istruzioni specifiche su un progetto di FamilySearch Indexing...15 Come trovare le istruzioni specifiche su un progetto dell Universal Data Entry Parte 7: Strumenti e garanzia di qualità...15 Presentazione di due metodi per indicizzare...15 Differenze tra FamilySearch Indexing e UDE Il software FamilySearch Indexing...16 Da dove comincia un nuovo direttore del programma di estrazione di palo Garanzia di qualità...17 Il software Universal Data Entry In che modo il direttore del programma di estrazione di palo supervisiona l indicizzazione UDE Garanzia di qualità...18 Dedica

5 Introduzione Quadro generale e scopo dell estrazione dai documenti genealogici L estrazione dai documenti genealogici è una parte essenziale dell impegno per redimere i morti. Nel corso degli anni la Chiesa ha acquisito miliardi di documenti che contengono i nomi di persone vissute sulla terra. Sebbene quest immensa raccolta di informazioni sia una grande benedizione, ha un valore limitato se i ricercatori non possono individuare in modo semplice e veloce i dati sui loro antenati. Tramite l estrazione dai documenti genealogici, gli addetti a questo programma creano indici automatizzati di vari documenti storici che contengono i nomi di persone vissute sulla terra. Gli indici sono quindi resi disponibili in tutto il mondo attraverso il sito Internet di genealogia della Chiesa e i programmi computerizzati. I nomi contenuti in questi indici vengono anche inviati ai templi perché, se necessario, siano aggiunti ai nomi per i quali i membri svolgono il lavoro di ordinanza. Gli indici pubblicati possono includere collegamenti diretti a immagini digitali di documenti originali. La Chiesa stabilisce attentamente la priorità per quei documenti che sono maggiormente necessari ai fedeli per svolgere la ricerca dei propri antenati e celebrare le ordinanze del tempio. Questi documenti sono resi disponibili per l indicizzazione ai pali che partecipano al programma. Genealogia e tecnologia L estrazione dai documenti genealogici è cambiata tantissimo nel corso degli anni, man mano che la tecnologia ha facilitato lo svolgimento di quest opera importante. Il presidente Howard W. Hunter parlò dell impatto che ha la tecnologia sul lavoro genealogico: «Il Signore ha messo mano nel portare alla luce la tecnologia che potesse accelerare il lavoro genealogico. Negli ultimi anni abbiamo iniziato a servirci della tecnologia informatica per affrettare la celebrazione delle sacre ordinanze per i morti. Il ruolo della tecnologia in quest opera è stato accresciuto dal Signore stesso, che ha guidato con la Sua mano lo sviluppo tecnologico e continuerà a farlo. Tuttavia, siamo solo alla soglia di ciò che possiamo compiere con questi strumenti. Ritengo che le nostre previsioni più entusiastiche possano solo darci una vaga comprensione di come questi strumenti potranno aiutarci e delle conseguenze eterne che questa tecnologia comporterà». (The Teachings of Howard W. Hunter [1997], 65). Come vengono creati gli indici Gli indici vengono creati utilizzando uno dei seguenti programmi per computer: FamilySearch Indexing è il metodo preferenziale per tutti i pali che stanno cominciando a dedicarsi all estrazione dai documenti genealogici. Universal Data Entry (UDE) 6.0 è il metodo utilizzato da coloro che continuano a indicizzare utilizzando CD-ROM, microfilm o carta. 1

6 Una descrizione dettagliata di questi programmi e il loro utilizzo sono spiegati nella «Parte 7: Strumenti e garanzia di qualità». I dati indicizzati con entrambi i metodi sono di eguale valore. Distribuzione del manuale e utilizzo dei termini Questo manuale è ad uso dei consulenti genealogici di area; dei dirigenti del sacerdozio di palo, inclusa la presidenza di palo e il consulente del sommo consiglio per il tempio e la genealogia; e dei direttori del programma di estrazione e i loro assistenti. Nel presente manuale il termine «palo» si riferisce anche a «distretto». «Presidenza di palo» si riferisce anche a «presidenza di distretto». Le presidenze di missione e distretto dovrebbero seguire le istruzioni contenute in questo manuale per quanto attuabili. Come scaricare la versione più aggiornata Questo documento può essere soggetto a cambiamenti, a mano a mano che vengono aggiornati i programmi. Per accedere on-line all edizione più recente, cerca Estrazione dai documenti genealogici Manuale amministrativo in uno dei seguenti posti: Da la home page del sito FamilySearch Indexing, clicca la scheda Guida. Clicca la scheda Pubblicazioni. Da clicca Serving in the Church. Clicca Family History. Seleziona FamilySearch Indexing and Family Record Extraction. Confronta qualsiasi copia stampata con l edizione on-line per verificare se ci sono aggiornamenti. Distruggi tutte le versioni sorpassate per evitare confusione. Come ricevere assistenza Tutti coloro che servono all interno del programma di estrazione sono sempre aiutati. Gli indicizzatori dovrebbero contattare il loro direttore del programma di estrazione quando hanno domande o problemi. I direttori del programma di estrazione di palo dovrebbero consultare il consulente del sommo consiglio per ricevere aiuto in questioni pertinenti agli obiettivi, all organizzazione e al personale. Per avere delle risposte riguardanti lo svolgimento di un progetto di indicizzazione, i direttori dovrebbero prima verificare le istruzioni scritte o disponibili on-line che accompagnano ogni progetto. Quando i sommi consiglieri o i direttori di palo non riescono a trovare la risposta o necessitano di ulteriore assistenza, possono chiamare la sede della Chiesa al numero (numero verde) o mandare una a indexing@familysearch.org 2

7 Parte 1: Organizzazione del programma di estrazione dai documenti genealogici Organizzazione basilare del programma di estrazione dai documenti genealogici Il programma di estrazione dai documenti genealogici è un aspetto del lavoro di tempio e genealogico nella Chiesa. In ogni palo che vi partecipa è organizzato sotto la direzione della presidenza di palo ed è adattato secondo le necessità individuali e le risorse disponibili. Si faccia anche riferimento alla sezione 9 del Manuale di istruzioni della Chiesa, Libro 2: Dirigenti del sacerdozio e delle organizzazioni ausiliarie, «Lavoro di tempio e genealogico», per avere altre informazioni. Quando un palo sceglie di partecipare al programma di estrazione, di solito ci si organizza nel modo seguente: Un consulente del sommo consiglio per il lavoro di tempio e genealogico viene assegnato alla supervisione del programma di estrazione. Viene chiamato un direttore del programma di estrazione di palo. Possono essere chiamati degli assistenti che aiutino il direttore secondo necessità. Gli addetti all estrazione o all indicizzazione possono ricevere una chiamata formale a servire da parte della presidenza di palo o partecipare come volontari. Ogni palo che partecipa dovrebbe avere un gruppo di addetti all indicizzazione che sono chiamati e messi a parte. Tuttavia, chiunque voglia contribuire è invitato a registrarsi on-line e a unirsi all opera, che sia un membro della Chiesa oppure un membro della comunità. (Nota: Nel Manuale di istruzioni della Chiesa a cui ci si riferisce sopra, questo ruolo è identificato come «addetti al programma di estrazione». In questo documento gli addetti al programma di estrazione vengono definiti «indicizzatori» o «addetti all indicizzazione». Tutti questi termini sono corretti). Dirigenti del sacerdozio Consulente genealogico di area Non tutte le aree geografiche della Chiesa hanno un consulente genealogico di area. Se sono stati chiamati dei consulenti, i dirigenti del sacerdozio fanno riferimento alla pagina 264 della Sezione del 9 Manuale di istruzioni della Chiesa per avere delle informazioni sul loro ruolo nelle attività genealogiche. Ad esempio, un consulente genealogico di area potrà offrire addestramento e sostegno ai dirigenti secondo le direttive e dietro approvazione della presidenza dei Settanta o della presidenza di area. Presidenza di palo Il successo del programma di estrazione dai documenti genealogici dipende in larga misura dall attenzione e dal sostegno dimostrati dai dirigenti del sacerdozio. Quando i dirigenti del sacerdozio parlano regolarmente con i direttori di palo e vengono a conoscenza delle loro 3

8 necessità, coloro che servono nell ambito del programma di estrazione si sentono valorizzati ed apprezzati. La guida per i componenti della presidenza di palo è fornita alle pagine della Sezione 9 del Manuale di istruzioni della Chiesa. Altri aspetti amministrativi che possono favorire un programma di successo a livello di palo includono quanto segue: Stanziare un piccolo bilancio per coprire il costo di materiale e addestramenti. Consultare regolarmente il consulente del sommo consiglio per esaminare il progresso e le necessità legati al programma di estrazione. Incoraggiare i vescovi a pensare a quei membri del loro rione che potrebbero trarre beneficio da una chiamata formale a servire. Consulente del sommo consiglio Il consulente del sommo consiglio può sovrintendere al programma di estrazione di palo nei seguenti modi: Lavorare a stretto contatto con la presidenza di palo per ricevere direttive per la soluzione di questioni che richiedono l attenzione del sacerdozio. Comprendere lo scopo, l organizzazione e l operato del programma di estrazione. Assicurare che per l opera di estrazione ci siano lo staff e le strutture necessari a operare efficacemente. Considerare devotamente chi potrebbe ricevere una chiamata formale a servire. (Vedere «Parte 4: Partecipazione»). Offrire guida nell implementazione dei processi e degli strumenti di indicizzazione che meglio soddisfano le necessità e le situazioni dei membri del palo. (Vedere «Parte 7: Strumenti e garanzia di qualità»). Facilitare la chiamata di un direttore del programma di estrazione di palo, degli assistenti direttori se necessari, e degli addetti all indicizzazione, proponendo i nomi ai dirigenti del sacerdozio. Mettere a parte un direttore del programma di estrazione di palo, gli assistenti direttori e gli indicizzatori secondo le direttive della presidenza di palo. Supervisionare e sostenere il direttore del programma di estrazione di palo. Aiutare nell addestramento dello staff all utilizzo dei computer e a seguire le istruzioni per indicizzare. Prendere in considerazione la chiamata di uno specialista di palo per i computer che aiuti gli addetti nelle questioni tecniche. Istruire gli addetti sulla natura spirituale dell estrazione dai documenti genealogici. Fare regolarmente rapporto alla presidenza del palo sulla situazione dell estrazione e su qualsiasi necessità o problematica. Come aderire al programma di estrazione dai documenti genealogici (per i pali che attualmente non partecipano) Essere coinvolti è facile. Se una presidenza di palo desidera che il palo partecipi al programma di estrazione deve trasmettere una richiesta tramite i canali sotto indicati: Le presidenze di palo nel Nord America inoltrano la richiesta al loro contatto presso la presidenza dei Settanta. 4

9 Le presidenze di palo nelle altre aree del mondo inoltrano la richiesta al rispettivo presidente di area. Se la richiesta è approvata, la raccomandazione viene trasmessa via alla sede della Chiesa, dove il palo viene indicato come palo addetto all estrazione. Nello stabilire se il palo deve o meno partecipare, la presidenza di palo può consultare il consulente genealogico di area e prendere in considerazione quanto segue: 1. Vi sono membri a sufficienza che sono disposti a dedicare tempo all indicizzazione senza trascurare le altre chiamate di Chiesa? Normalmente gli indicizzatori dedicano all estrazione da due a quattro ore la settimana. 2. Quanti membri del palo hanno accesso a un computer e a Internet da casa? 3. I computer del centro genealogico possono essere resi disponibili agli indicizzatori che non dispongono a casa propria di un computer o di Internet? 4. I membri del palo che sono meno attivi o che non sono fisicamente in grado di svolgere altri incarichi potrebbero trarre beneficio dal servire nel programma di estrazione? Sappiate che poiché i fedeli e coloro che non appartengono alla Chiesa possono rendersi volontari on-line per contribuire all opera, gli indicizzatori volontari possono essere assegnati a un palo prima che questo sia ufficialmente coinvolto nel programma e operativo con un direttore del programma di estrazione di palo che sia chiamato e messo a parte. (Per avere indicazioni riguardo a come lavorare con i volontari, vedere il quinto punto sotto «Direttori del programma di estrazione di palo» nella «Parte 2: Come trarre il massimo dalla chiamata a servire nel programma di estrazione dai documenti genealogici»). La Chiesa non richiede che i pali o i singoli individui acquistino dei computer o una connessione a Internet, né la Chiesa fornisce questa attrezzatura. Parte 2: Come trarre il massimo dalla chiamata a servire nel programma di estrazione dai documenti genealogici Direttori del programma di estrazione di palo La presidenza di palo o il consulente del sommo consiglio incaricato chiama e mette a parte un direttore del programma di estrazione di palo che coordina l indicizzazione nel palo. La chiamata a servire può essere rivolta a un fratello, a una sorella o a una coppia sposata. I direttori devono avere buone capacità di amministrare, comunicare e saper risolvere i problemi. È utile una conoscenza di base del computer e di Internet. Le loro responsabilità possono comprendere quanto segue: Consultarsi con i dirigenti del sacerdozio per decidere come soddisfare meglio le necessità degli indicizzatori potenziali. Alcuni possono produrre di più utilizzando 5

10 FamilySearch Indexing; altri utilizzando Universal Data Entry. (Vedere «Parte 7: Strumenti e garanzia di qualità»). Il palo può scegliere di utilizzare esclusivamente un software oppure tutti e due. Organizzare tutti gli aspetti del programma di estrazione all interno del palo. Ciò può comprendere la predisposizione degli indicizzatori a prendere parte a FamilySearch Indexing o installando il programma Universal Data Entry sul computer di casa di un indicizzatore. Raccomandare ai dirigenti del sacerdozio vari membri del palo che potrebbero ricevere una chiamata formale a partecipare, come: Coloro che hanno accesso a un computer, a Internet e alla posta elettronica. Coloro che potrebbero non essere in grado di svolgere un altro incarico nella Chiesa per impedimenti fisici. Vedere altri suggerimenti in «Come coinvolgere i membri della Chiesa», nella «Parte 4: Partecipazione»). Contattare la sede della Chiesa per ottenere le risposte a domande o problemi che non si riescono a risolvere all interno del palo. (Vedere «Come ricevere assistenza», a pagina 2). Accettare i volontari, che siano membri della Chiesa oppure no, e offrire sostegno, amicizia e addestramento. Se sei preoccupato riguardo a persone che sono state aggiunte all elenco del palo, parlane con la presidenza di palo o con il consulente del sommo consiglio incaricato dell estrazione dai documenti genealogici. Se i problemi non possono essere risolti all interno del palo, contatta la sede della Chiesa. I volontari sono aggiunti all elenco del palo secondo i seguenti criteri: Il volontario ha indicato l affiliazione a un palo quando si è registrato on-line. Il volontario non ha indicato l appartenenza a un palo ma l indirizzo risulta rientrare entro i confini del palo. Tenere sessioni di addestramento per gli assistenti direttori, gli indicizzatori, gli arbitri e i controllori (inclusi i volontari) secondo necessità. Vedere dei suggerimenti per farlo nella «Parte 3: Addestramento». (Per avere informazioni sul ruolo di arbitri e controllori, vedere pagina 7). Delegare delle responsabilità agli assistenti secondo necessità. Partecipare a progetti speciali di indicizzazione in collaborazione con una società storica o genealogica, se invitati a farlo. Sotto la guida del sacerdozio, coordinare i turni al computer per l estrazione dai documenti genealogici presso il centro genealogico, se necessario. Per FamilySearch Indexing, aggiornare il campo del rione sull elenco amministrativo degli utenti con i nominativi dei nuovi volontari quando ricevi una che indica che il volontario è stato aggiunto al gruppo del palo. Questo faciliterà la stesura di accurati rapporti statistici di palo e rione. Fare regolarmente rapporto al consulente del sommo consiglio sul progresso dell indicizzazione all interno del palo. Mandare via o consegnare copie stampate dei rapporti mensili, trimestrali e annuali ai dirigenti del sacerdozio perché conoscano il livello di attività dell indicizzazione all interno del palo. 6

11 Assistenti direttori del programma di estrazione di palo Uno o più assistenti direttori di palo sono chiamati secondo necessità ad aiutare il direttore del programma di estrazione di palo. I compiti che possono essere delegati a un assistente comprendono i seguenti: Supervisionare un gruppo di indicizzatori che stanno utilizzando il software FamilySearch Indexing. Supervisionare un gruppo di indicizzatori che stanno utilizzando il software UDE. Supervisionare un gruppo di indicizzatori che stanno indicizzando in una lingua che non è la loro lingua madre. Offrire assistenza per il computer. Conoscere le istruzioni specifiche sul progetto e spiegarle durante le regolari sessioni di addestramento. Offrire l aiuto necessario. Indicizzatori, arbitri e controllori Gli addetti all indicizzazione si occupano dell effettiva trascrizione o indicizzazione dei documenti. Gli arbitri verificano l accuratezza degli indici creati utilizzando FamilySearch Indexing. I controllori verificano l accuratezza degli indici creati utilizzando UDE. Gli arbitri e i controllori dovrebbero anche continuare a indicizzare al fine di rimanere informati dei possibili problemi che possono avere gli indicizzatori e continuare a mantenersi aggiornati sulle regole sempre in mutamento. Ogni arbitro e controllore dovrebbe indicizzare almeno un batch ogni cinque batch arbitrati o controllati. Gli addetti servono tipicamente da due a quattro ore la settimana e possono lavorare da casa, in una casa di riunione o ovunque abbiano accesso a un computer e a Internet. Gli indicizzatori possono partecipare in uno dei seguenti modi: Come membri del palo chiamati e messi a parte. Un componente della presidenza del palo o un sommo consigliere designato li chiama e li mette a parte come indicizzatori. Come volontari. I volontari possono iscriversi on-line sul sito FamilySearch Indexing o su (Da LDS.org, cliccare Serving in the Church, Family History e FamilySearch Indexing and Family Record Extraction). I volontari possono essere membri della Chiesa o di altre fedi. Quando un volontario si registra e indica il nome del suo palo, il palo è informato e le informazioni sulla sua registrazione vengono incluse nell elenco degli utenti del palo. Il direttore del programma di estrazione di palo non deve inserire i volontari che si registrano online. Essi vengono iscritti automaticamente nel programma dopo che inoltrano la registrazione. Le responsabilità includono quanto segue: Conoscere molto bene le istruzioni specifiche sul progetto prima di indicizzare, arbitrare o controllare un nuovo progetto. Digitare in un software per computer le informazioni genealogiche pertinenti traendole dai documenti storici. Imparare a leggere e interpretare una varietà di documenti. 7

12 Verificare la qualità delle informazioni digitate confrontando le registrazioni computerizzate con i documenti da cui sono state tratte. Comunicare con il direttore del programma di estrazione di palo per trovare la risposta alle domande. Parte 3: Addestramento Addestramento per i direttori del programma di estrazione di palo Sebbene il consulente del sommo consiglio istruisca il direttore del programma di estrazione di palo riguardo all organizzazione e agli obiettivi del programma all interno del palo, il direttore dovrebbe studiare e imparare da solo i dettagli del processo di indicizzazione. A questo fine il direttore di palo può fare quanto segue: Studiare il presente manuale amministrativo. Se c è la possibilità, partecipare a una sessione di addestramento tenuta da un consulente genealogico di area. Seguire le lezioni che sono disponibili sul sito FamilySearch Indexing all indirizzo Cercare altre opportunità di addestramento annunciate sul sito FamilySearch Indexing. Leggere le vecchie comunicazioni e le pubblicazioni sul sito FamilySearch Indexing. Addestramento per indicizzatori, arbitri e controllori Insegnando a indicizzatori, arbitri e controllori come eseguire correttamente i loro compiti, il direttore del programma di estrazione di palo può ottenere molti risultati positivi. Di seguito ne sono elencati alcuni: Gli addetti acquisiscono maggior fiducia nelle proprie capacità. Gli addetti acquisiscono nuove capacità e si sentono apprezzati. All interno del palo si diffonde un sentimento di cooperazione, unità ed entusiasmo rispetto al lavoro genealogico. Vengono prodotti indici di ottima qualità che aiutano la ricerca genealogica. Le tecniche di insegnamento che i direttori del programma di estrazione di palo possono adattare alle loro sessioni di addestramento con indicizzatori, arbitri e controllori si possono trovare in due libri didattici pubblicati dalla Chiesa. Per accedere a queste risorse didattiche on-line segui questi passi: 1. Vai su 2. Clicca Gospel Library. 3. Clicca Support Materials. 8

13 4. Clicca Teaching Support Materials. 5. Clicca Teaching Guidebook o Teaching, No Greater Call. Entrambe sono risorse eccellenti. Ulteriori suggerimenti per l addestramento possono includere quanto segue: Sessione di orientamento Il direttore del programma di estrazione di palo e il consulente del sommo consiglio incaricato possono tenere una sessione di orientamento per aiutare gli indicizzatori appena chiamati e i volontari che si sono recentemente iscritti ad apprezzare l importanza del lavoro. Potrebbero essere trattati i seguenti argomenti: Una spiegazione su come l indicizzazione aiuta i ricercatori di tutto il mondo a individuare più facilmente le informazioni sui loro antenati. (Vedere «Parte 5: Il valore degli indici»). Una descrizione dell organizzazione del programma di estrazione dai documenti genealogici. Una breve presentazione sul procedimento di indicizzazione. Una spiegazione sulla necessità di essere accurati. Una dimostrazione di come accedere alle lezioni di FamilySearch Indexing. Le lezioni di addestramento possono essere visualizzate on-line o scaricate e seguite off-line. Una dimostrazione di come accedere alla guida on-line del sistema UDE e di come utilizzarla. Una spiegazione di come trovare le istruzioni generali e specifiche sul progetto. Una spiegazione del modo in cui ricevere assistenza. (Vedere a pagina 2, «Come ricevere assistenza»). Sessioni di addestramento con istruzioni dettagliate Come controllo, il direttore del programma di estrazione di palo e il consulente del sommo consiglio incaricato possono tenere una o più sessioni di addestramento per insegnare procedure specifiche che gli indicizzatori, gli arbitri e i controllori useranno per svolgere i loro compiti. Queste sessioni possono trattare i seguenti argomenti: Come utilizzare i programmi del computer. Come leggere e indicizzare i documenti storici. Come trovare e seguire le istruzioni specifiche sul progetto di indicizzazione. Quale parte di questo addestramento assicurati che ogni addetto comprenda le istruzioni, sappia come trovarle e come metterle in pratica mentre indicizza i documenti. Queste sessioni possono essere un momento opportuno per fornire addestramento pratico. Il direttore del programma di estrazione di palo può dimostrare il procedimento di indicizzazione e poi far indicizzare alcuni record agli addetti mentre li osserva. Il direttore può rispondere alle domande e dare eventuali suggerimenti. Durante queste sessioni di addestramento il direttore può anche osservare se un indicizzatore ha acquisito le capacità e la comprensione necessari a diventare un controllore o un arbitro. Il direttore può anche decidere se un addetto può trarre vantaggio da ulteriore addestramento. 9

14 Addestramento continuo L addestramento continuo può essere tenuto con successo in gruppo, singolarmente o anche tramite bollettini d informazione. Tale addestramento va tenuto frequentemente e regolarmente. Nell addestramento continuo il direttore di palo può fare quanto segue: Esprimere apprezzamento agli indicizzatori e incoraggiarli nei loro sforzi. Individuare le aree in cui vengono fatti degli errori e spiegare come correggerli o evitarli. Mostrare i rapporti sul progresso del palo per quanto riguarda l indicizzazione. Rispondere alle domande e scambiare delle idee. Dare agli indicizzatori la possibilità di raccontare agli altri i benefici che hanno sperimentato durante l espletamento dell opera. Parte 4: Partecipazione Come accade nei centri genealogici, sia i membri della Chiesa che della comunità che sono interessati e hanno le capacità per prendere parte all estrazione dai documenti genealogici dovrebbero essere incoraggiati a farlo. Come coinvolgere i membri della Chiesa Ogni palo che partecipa dovrebbe avere un gruppo di addetti all indicizzazione che sono chiamati e messi a parte. Chiunque può prendere parte all estrazione dai documenti genealogici. Non è necessario avere esperienza in campo genealogico, sebbene sia vantaggioso avere familiarità con i computer. Il numero di persone all interno del palo che possono ricevere una chiamata formale a servire varia a seconda di quanto desidera la presidenza di palo. In alcuni pali poche persone vengono chiamate e messe a parte, in altri possono essere tante. Quando prendono in considerazione chi può ricevere una chiamata formale a servire, i dirigenti del sacerdozio dovrebbero tenere presente gli interessi e le necessità individuali. Se da una parte alcuni fedeli possono dimostrare grande abilità, interesse e un sincero apprezzamento per la loro chiamata nell ambito del programma di estrazione, altri potrebbero avere difficoltà a lavorare con i computer o con i documenti storici e potrebbero pertanto non sentirsi appagati da tale chiamata. Il tempo che i singoli addetti dedicano al programma di indicizzazione varia molto. Ai membri che hanno altri incarichi oltre alla partecipazione al programma di estrazione verrà chiesto di dedicare qualche ora alla settimana. Altri fedeli che lo desiderano possono passare più ore la settimana a indicizzare, e quella può essere considerata la loro chiamata di Chiesa principale. 10

15 Le persone nelle più svariate circostanze possono trovare grande gioia e soddisfazione grazie al servizio prestato nel programma di estrazione. Quella di addetto all indicizzazione può essere una chiamata ideale per le persone che conoscono particolarmente una lingua specifica o per coloro che non sono nella posizione di avere un altra chiamata perché viaggiano spesso o hanno turni di lavoro irregolari o per altri motivi. Le altre persone che possono partecipare sono: Intere famiglie che lavorano insieme, con i genitori che insegnano ai figli l importanza del lavoro di tempio e genealogico. Le persone costrette a stare in casa o le persone anziane che possono svolgere il lavoro di estrazione senza dover uscire. I giovani che lavorano ai progetti per raggiungere il riconoscimento delle Giovani Donne o come Scout Aquila. I membri della Chiesa meno attivi e che non si sentono a loro agio ad accettare altri incarichi. Queste persone possono considerare l estrazione dai documenti genealogici una gradita opportunità per godere delle benedizioni derivanti dal servizio di Chiesa. Prendete in considerazione le seguenti domande quando dovete decidere chi dovrebbe ricevere una chiamata formale a servire: La persona ha accesso a un computer, preferibilmente a casa? Anche se non è un requisito, i fedeli che hanno un computer generalmente producono di più e hanno maggior successo nella loro chiamata. La persona sarà in grado di apprendere nuovi metodi e di utilizzare nuovi strumenti in futuro? Come coinvolgere la comunità In questo contesto, la comunità consiste di chiunque abbia interesse a trovare le proprie radici familiari. Molte persone apprezzano l impegno della Chiesa per rendere disponibili le informazioni genealogiche al pubblico e sono desiderose di aiutare nel processo di indicizzazione. Man mano che sempre più indicizzatori si uniscono alla forza lavoro addetta all estrazione, l entusiasmo si diffonde. Tutti devono sentirsi benvenuti. I dirigenti e gli indicizzatori devono essere pronti a simpatizzare con coloro che mostrano interesse per l opera. Quando è appropriato, si possono condividere dei principi del Vangelo per aiutare i membri della comunità a comprendere l impegno della Chiesa nel lavoro di tempio e genealogico. Un ottimo spirito influenza coloro che servono. Queste persone acquisiscono una maggiore testimonianza del Salvatore e del Suo sacrificio espiatorio e sviluppano un più profondo apprezzamento per i legami familiari e l importanza di un accurata tenuta dei registri. I documenti storici che vengono indicizzati sono resi disponibili tramite accordi cooperativi tra la Chiesa di Gesù Cristo dei Santi degli Ultimi Giorni e i custodi dei registri di altre chiese o del governo. Vengono costantemente negoziati dei contratti con le società storiche e genealogiche locali, statali e regionali affinché sempre più documenti siano accessibili al pubblico. 11

16 Parte 5: Il valore degli indici Descrizione del Sistema di consegna digitale Immagina un infodotto che vada direttamente da un archivio di documenti storici al personal computer nella casa di qualcuno. La conduttura non è di cemento o di metallo, ma di collegamenti tra computer e tecnologia. L estrazione dai documenti genealogici è una parte essenziale dell impegno della Chiesa per creare questo sistema di condutture. Ecco una breve descrizione di come funziona questo sistema: Oltre ai milioni di documenti già conservati nei depositi sotterranei di Granite Mountain, i documenti storici sono conservati in archivi ecclesiastici e governativi di tutto il mondo. Un team presso la sede della Chiesa stabilisce quali documenti sono maggiormente necessari per aiutare i ricercatori a trovare le informazioni sui loro antenati. Se non è ancora stato ottenuto il permesso legale, i dipendenti del dipartimento di genealogia negoziano i diritti di filmare e rendere pubblici i documenti. I documenti microfilmati vengono scansionati e riformattati mentre le macchine fotografiche digitali vengono utilizzate per acquisire il materiale genealogico che non era ancora stato filmato. Gli addetti al programma di estrazione creano degli indici per i documenti digitalizzati. La consultazione degli indici è resa disponibile tramite Internet agli utenti di tutto il mondo. Come utilizzare un indice per semplificare il processo di ricerca Senza un indice, la ricerca di un informazione può talvolta rivelarsi sconfortante. Grazie alla possente tecnologia, un indice che identifichi informazioni utili, come nomi, date e luoghi, può grandemente facilitare questo sforzo. Ad esempio, una persona può avere informazioni limitate su un antenato, come un cognome, un anno approssimativo e il luogo in cui potrebbe essere nato l antenato. Quando l indice di quella località è stato creato, la persona può digitare queste informazione e lasciare che il computer cerchi qualsiasi corrispondenza possibile. Queste capacità di ricerca rendono la ricerca genealogica molto più facile e accessibile alle persone che non sono genealogisti di professione. Anche una persona che non ha esperienza nella ricerca genealogica può utilizzare un indice per navigare in una vasta raccolta di documenti per localizzare i membri della sua famiglia. L importanza dell accuratezza Coloro che servono nel programma di estrazione dai documenti genealogici stanno rendendo possibile, in modo altruistico, a un numero indecifrabile di persone, di svolgere le proprie ricerche genealogiche. È molto importante che gli indicizzatori prestino la stessa cura che darebbero ai nomi dei propri famigliari per indicizzare le informazioni che interessano ad altri. Per farlo, gli indicizzatori dovrebbero seguire le linee di condotta spiegate nella «Parte 6: Principi basilari dell estrazione dai documenti genealogici». 12

17 Parte 6: Principi basilari dell estrazione dai documenti genealogici Linee di condotta generali riguardanti l indicizzazione Questa sezione offre alcune istruzioni basilari che si applicano sia a FamilySearch Indexing che a Universal Data Entry. Di seguito sono descritti due principi fondamentali: La trascrizione di un documento storico deve riflettere il più possibile il contenuto del certificato o registro originale. Gli indicizzatori digitano le informazioni in certi campi secondo formati standard. Il contenuto del documento non è alterato; è semplicemente organizzato per facilitare la ricerca e il recupero dei dati indicizzati. La formattazione standard è spesso applicata ai seguenti campi di indicizzazione: Sesso Data dell evento Luogo dell evento Età Come trovare le istruzioni basilari riguardanti FamilySearch Indexing Le istruzioni basilari riguardanti FamilySearch Indexing sono disponibili sia on-line che off-line e vi si può accedere quando l applicazione è attiva facendo quanto segue: 1. Premere F1. 2. Cliccare sull argomento Principali linee di condotta riguardanti l indicizzazione. Altre istruzioni basilari che spiegano come funziona FamilySearch Indexing e che rispondono a domande comuni sono disponibili on-line nelle lezioni. Per accedere a queste lezioni interattive dalla home page di FamilySearch Indexing, cliccare la scheda Guida. Gli indicizzatori dovrebbero portare a termine le lezioni 1, 3 e 4. Oltre a queste tre lezioni, i direttori del programma di estrazione di palo dovrebbero seguire le lezioni 2 e 5, mentre gli arbitri dovrebbero fare la lezione 5. Altre informazioni utili si possono trovare andando sul menu Guida e cliccando le schede Pubblicazioni e FAQ. I documenti possono essere letti on-line o stampati e conservati per farvi riferimento in seguito. 13

18 Come trovare le istruzioni basilari riguardanti Universal Data Entry Le istruzioni per l utilizzo dell UDE sono incluse nel software e vi si può accedere seguendo questi passi: 1. Sulla barra del menu, cliccare Help e poi Help Contents, oppure nella barra degli strumenti cliccare l icona Punto interrogativo. 2. Cercare la risposta utilizzando la scheda Contents, la scheda Index o la scheda Find. Le istruzioni generali sull indicizzazione tramite l UDE sono indicate in un documento intitolato «Family Record Extraction Guidelines for the INDEX05 Template». Una copia è inclusa in ogni batch che viene inviato dalla sede della Chiesa al direttore del programma di estrazione di palo. (Vedere «Parte 7: Strumenti e garanzia di qualità»). È anche disponibile un documento stampato dal titolo «Universal Data Entry (UDE 6.0) Quick Reference» e un CD-ROM che include un addestramento sull UDE in una presentazione PowerPoint. Se necessari, questi strumenti possono essere ordinati presso la sede della Chiesa. Vedere i recapiti nella sezione «Come ricevere assistenza», a pagina 2. Linee di condotta riguardanti progetti specifici Tutti i progetti che vengono indicizzati, sia usando il software FamilySearch Indexing che UDE, dispongono di istruzioni specifiche sul progetto. Le regole di indicizzazione per il software in particolare possono essere dettate da diversi fattori. Alcuni possono essere: La funzionalità dei programmi. L uso previsto dell indice. Gli accordi stipulati con il proprietario dei documenti. Le istruzioni specifiche sul progetto sono fondamentali per l accuratezza e l utilizzabilità dell indice. Definiscono come appaiono i documenti, come sono organizzati, quali campi vanno indicizzati e come apparirà il prodotto finale. Gli indicizzatori devono conoscere bene le istruzioni specifiche sul progetto prima di iniziare a indicizzare. Non presumete che i documenti che sembrano simili abbiano le stesse istruzioni riguardo all indicizzazione. Le istruzioni specifiche sui progetti di FamilySearch Indexing contengono dei collegamenti a immagini che illustrano le caratteristiche dei registri e includono direttive specifiche come: Gestione dei documenti duplicati. Che cosa fare con un titolo o termine che è registrato insieme a un nome su un documento storico. Come estrarre la località corretta. Come vengono raggruppate le informazioni, ad esempio in ordine alfabetico, cronologico o per località. In che modo venivano generalmente registrati i nomi, per esempio i nomi scritti con cognome e poi nome, o viceversa. Come gestire i documenti che non includono un nome o un cognome. 14

19 Come trovare le istruzioni specifiche su un progetto di FamilySearch Indexing Le istruzioni specifiche su un progetto di FamilySearch Indexing possono essere recuperate in diversi modi. Due metodi sono: 1. Nella schermata del programma per indicizzare, clicca la scheda Informazioni sul progetto nella parte centrale. 2. Clicca Home page progetto di indicizzazione. 3. Clicca Leggi istruzioni specifiche sul progetto di indicizzazione. Oppure 1. Sul sito clicca la scheda Progetti. 2. Seleziona un progetto dall elenco di progetti in corso. Come trovare le istruzioni specifiche su un progetto dell Universal Data Entry Per avere le istruzioni specifiche su un progetto dell UDE, leggere e seguire attentamente le istruzioni stampate ricevute insieme al batch dalla sede della Chiesa. Parte 7: Strumenti e garanzia di qualità Presentazione di due metodi per indicizzare Come menzionato in precedenza, attualmente vi sono due diversi metodi per indicizzare e relativi programmi per computer che vengono utilizzati per effettuare l estrazione dai documenti genealogici. In consultazione con i direttori del programma di estrazione, i dirigenti del sacerdozio determinano come attuare il programma di estrazione all interno del palo. Alcuni addetti possono produrre di più utilizzando FamilySearch Indexing; altri utilizzando Universal Data Entry. Il palo può scegliere di utilizzare esclusivamente un software, oppure può usarli entrambi. I dati indicizzati con entrambi i metodi sono di eguale valore. FamilySearch Indexing è il metodo preferenziale per tutti i pali che stanno cominciando a dedicarsi all estrazione dai documenti genealogici. Universal Data Entry 6.0 è il metodo utilizzato da coloro che continuano a indicizzare utilizzando CD-ROM, microfilm o carta. La seguente tabella spiega le differenze tra i due metodi di indicizzazione: 15

20 Differenze tra FamilySearch Indexing e UDE 6.0 FamilySearch Indexing UDE 6.0 Gli indicizzatori scaricano un piccolo gruppo di immagini da Internet. I record possono essere generalmente indicizzati nel giro di minuti. Il direttore del programma di estrazione di palo ordina l inventario dalla sede della Chiesa. I record da estrarre vengono spediti al palo su CD-ROM, microfilm o carta. Batch, template, ordine dei campi, evidenziatori ed elenchi di riferimento per nomi e luoghi sono tutti organizzati automaticamente. Il batch è pronto per essere indicizzato ed è scaricabile dall indicizzatore. Non è richiesto un lavoro aggiuntivo da parte del direttore di palo. Le immagini indicizzate possono essere trasmesse dall indicizzatore tramite Internet non appena sono state completate. Le istruzioni generali e specifiche sul progetto sono disponibili on-line e possono essere visualizzate o stampate da ogni indicizzatore. Gli indicizzatori verificano il proprio lavoro. Gli arbitri controllano i batch che necessitano di arbitrato. Il direttore del programma di estrazione di palo divide l inventario in batch e pacchetti e predispone template, ordine dei campi, evidenziatori ed elenchi di riferimento per nomi e luoghi. Il direttore del programma di estrazione può dedicare da 20 a 40 ore settimanali per provvedere alla distribuzione e alla raccolta del lavoro di estrazione e verifica. Una copia stampata delle istruzioni generali e specifiche sul progetto viene spedita insieme al CD-ROM. Il direttore del programma di estrazione di palo può scegliere di farne altre copie per ogni indicizzatore. I controllori verificano i batch che hanno bisogno di verifica. Il direttore del programma di estrazione di palo effettua una revisione sulle verifiche. Il software FamilySearch Indexing FamilySearch Indexing è un software basato su Internet che è gratuito e non contiene pubblicità o collegamenti che generano spam o causano virus al computer. Per accedere al software, aprire un browser di Internet e digitare Da dove comincia un nuovo direttore del programma di estrazione di palo Per cominciare a indicizzare utilizzando il software FamilySearch Indexing il direttore del programma di estrazione di palo dovrebbe compiere questi passi: 1. Contattare la sede della Chiesa allo (numero verde) o mandare una a indexing@familysearch.org. Il direttore viene inserito nel sistema e riceve un nome utente, una password temporanea e i privilegi amministrativi. Con questi privilegi, i direttori possono inserire gli utenti e accedere ai rapporti del palo. 2. Collegarsi a Internet. 16

21 3. Installare il software FamilySearch Indexing. Dovrai farlo una volta sola. Prima di installare il software assicurati di controllare le caratteristiche specifiche che deve avere il computer, a cui si può accedere dalla home page di FamilySearch Indexing sotto Install Software [Installa software] e poi cliccando computer specifications [specifiche computer]. 4. Cambiare la password temporanea. Il sistema richiede automaticamente di cambiarla. 5. Conoscere bene le istruzioni on-line e le lezioni di addestramento. 6. Scaricare un batch di immagini digitalizzate. 7. Scollegarsi da Internet se lo si desidera. (È questione di preferenza personale e non è obbligatorio. Viene data questa possibilità per aiutare coloro che pagano in base al tempo di collegamento in Internet). 8. Indicizzare dalle immagini le informazioni richieste, come nomi, date e luoghi. 9. Controllare i possibili errori individuati dal controllo qualità del software e apportare le correzioni secondo necessità. Il sistema induce gli utenti a effettuare questo controllo. 10. Ricollegarsi a Internet se si è lavorato off-line. 11. Trasmettere le informazioni indicizzate tramite Internet alla sede della Chiesa. 12. Scaricare un altro batch di immagini. 13. Scaricare e arbitrare diversi batch. (Vedere di seguito Garanzia di qualità). 14. Quando conosci bene il software FamilySearch Indexing, organizza gli utenti di palo o contatta i volontari per sapere chi sono e come puoi sostenerli nel loro impegno quali indicizzatori. 15. Fornire addestramento e sostegno a indicizzatori, arbitri e controllori. (Vedere le pagine 8 9 del presente manuale). Garanzia di qualità Per garantire la massima qualità, ogni documento viene indicizzato da due persone. Una persona è l indicizzatore Chiave A. L altra persona è l indicizzatore Chiave B. Le informazioni inserite da entrambi vengono gestite indipendentemente dal sistema. Quando l informazione contenuta nei documenti viene trascritta nei campi, il software FamilySearch Indexing segnala errori potenziali contenuti in nomi, date e luoghi, indicandoli con una sottolineatura rossa ondulata. La sottolineatura non significa necessariamente che l informazione digitata è sbagliata. Significa solo che l informazione non è al momento inclusa negli elenchi di riferimento (elenchi contenenti i nomi, le località e altre informazioni pertinenti che si possono trovare nei documenti che si stanno indicizzando) relativi a quel campo. Serve a rammentare a ogni indicizzatore di ricontrollare ciò che è stato scritto con quanto è riportato sul documento. Quando la Chiave A e la Chiave B hanno finito di indicizzare e trasmettono i dati, FamilySearch Indexing confronta le due versioni. Quando il software trova delle differenze, i batch vengono mandati all arbitrato. I risultati della Chiave A e della Chiave B vengono visualizzati fianco a fianco sullo schermo e vengono controllati da una terza persona definita arbitro. L arbitro riesamina ogni campo che riporta una discrepanza tra la Chiave A e la Chiave B e poi fa quanto segue: 17

22 Seleziona la versione che ritiene essere più corretta. Stabilisce se nessuna delle due versioni è corretta e inserisce un altra interpretazione dell immagine. Se le informazioni indicizzate non sono complete, l arbitro può restituire una o entrambe le chiavi affinché vengano indicizzate nuovamente. Il direttore del programma di estrazione di palo, l indicizzatore e l arbitro hanno tutti la responsabilità della qualità degli indici. Tutti dovrebbero fare spesso riferimento alle istruzioni specifiche sul progetto disponibili on-line al fine di prendere decisioni coerenti. Ai pali non è richiesto di avere un numero specifico di utenti che abbiano i diritti di arbitrato. Alcuni pali possono disporre di un certo numero di persone qualificate. Altri pali potrebbero non averne. Si invita a fornire un arbitrato di qualità senza superare la produzione degli indicizzatori all interno del palo. La maggior parte dei pali dovrebbe offrire un lavoro bilanciato, con non più di due batch indicizzati per ogni batch arbitrato. Utilizzare i rapporti on-line sulla produzione per monitorare se vi è equilibrio. Il software Universal Data Entry La Chiesa fornisce il software UDE su CD-ROM che può essere ordinato contattando la sede della Chiesa. (Vedere i recapiti a pagina 2 sotto «Come ricevere assistenza»). In che modo il direttore del programma di estrazione di palo supervisiona l indicizzazione UDE Il direttore del programma di estrazione di palo informa la sede della Chiesa via telefono o che il palo ha bisogno di documenti da indicizzare. L inventario, inviato più comunemente con immagini digitali su CD-ROM, viene spedito a casa del direttore. Se necessario per soddisfare le preferenze dei singoli addetti, i documenti possono anche essere spediti su microfilm o su copia cartacea dei documenti microfilmati. Il direttore divide l inventario in gruppi di record e li distribuisce agli indicizzatori che partecipano al progetto. Garanzia di qualità Dopo che i dati vengono indicizzati, sono rivisti da un controllore che cerca eventuali errori, che può essere un altro indicizzatore o il direttore. Per verificare che le informazioni sono corrette, l addetto utilizza Verify Records [Verifica Record]. Il computer copre i campi che richiedono una verifica con il segno (#), e l addetto digita l informazione una seconda volta. Il computer confronta entrambe le versioni. Se i caratteri corrispondono, il computer rimuove il segno del cancelletto e mostra il carattere. Se non corrispondono, il computer fa un bip e si ferma finché non viene digitato il carattere giusto o viene apportata una correzione al carattere originale. Il direttore effettua una verifica finale per constatare la qualità generale del materiale indicizzato. Per fare questo, il computer seleziona in modo casuale 78 record dal batch. Il direttore confronta i record selezionati con le immagini del documento originale e cerca gli errori che possono essere stati fatti durante l indicizzazione. La verifica può essere fatta on-line o off-line. Nella verifica on-line il computer mostra i record sulla schermata del computer in cui possono essere confrontate le immagini del documento originale su microfilm o CD-ROM. Le correzioni o i cambiamenti possono essere apportati mentre si effettua la verifica. 18