POR Regione Campania Misura Promozione della partecipazione Femminile al Mercato del Lavoro. Dispensa

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1 DISPENSA I.C.T. POR Regione Campania Misura 3.14 Promozione della partecipazione Femminile al Mercato del Lavoro Dispensa SISTEMI PER L INTEGRAZIONE E PER L ORGANIZZAZIONE DEL GROUPWARE

2 INDICE IL GROUPWARE... 3 SOLUZIONI PER IL GROUPWARE... 3 FILOSOFIA E CULTURA DEL GROUPWARE... 4 LE FUNZIONI TIPICHE DEL GROUPWARE... 5 LE COMMUNITY ONLINE... 5 COMUNITA VIRTUALI AZIENDALI

3 SISTEMI PER L INTEGRAZIONE E PER L ORGANIZZAZIONE DEL GROUPWARE IL GROUPWARE Per groupware si intende quella categoria di software espressamente progettati per supportare l'attività lavorativa di gruppi di persone. O meglio di persone che lavorano in gruppi che si costituiscono e definiscono come tali in funzione di un processo produttivo o di un obiettivo che li accomuna. L'origine di questa tecnologia va ricercata in due fattori convergenti: l'affermarsi di particolari filosofie di organizzazione aziendale, orientate appunto al lavoro di gruppo; la disponibilità di tecnologie quali la trasmissione di informazioni tramite reti telematiche, le reti locali e geografiche di personal computer, e infine i sistemi operativi multitask (che consentono cioè di operare in più programmi contemporaneamente con la possibilità di interscambio dinamico di dati). I tre principali ambiti di lavoro che il groupware promette di supportare sono: la comunicazione, il coordinamento e la cooperazione. Si possono condividere archivi elettronici geograficamente distribuiti e composti da informazioni di differente natura (documenti, messaggi vocali, immagini, dati strutturati). Disegnatori, project manager e funzionari commerciali possono lavorare contemporaneamente allo stesso progetto e controllarne ogni fase, riunendosi virtualmente, se necessario, grazie a un sistema di tele-videoconferenza attivabile direttamente dalla propria workstation. Ma ciò che è più significativo è la capacità di un sistema groupware di integrare questi ambiti rispettando un copione prestabilito, un processo, che si basa su filosofie e metodologie produttive di nuova ispirazione. Questi processi possono essere particolarmente definiti e rigidi, ad esempio l'iter (workflow) che deve seguire la richiesta di fido in un istituto di credito: dallo sportello alla sede centrale attraverso i vari controller. Il sistema permetterà di guidare gli interessati lungo questo tracciato, provvedendo lui stesso a rendere disponibili le informazioni alla persona, nel luogo e nel momento giusto. Vi sono per contro processi molto flessibili, nei quali la varietà e il numero degli operatori e di ciò che viene prodotto, è tale da necessitare un sistema capace di assumere forme e logiche differenti, in funzione delle attività svolte. Esempi di processi flessibili sono la progettazione e messa in opera di un edificio, di uno stabilimento, o l'attività di un Ufficio Informazioni. La comunità di accademici, esperti di organizzazione e produttori di software legati alla sua nascita e al suo sviluppo sostiene che grazie al groupware le tecnologie informatiche giocheranno nel prossimo futuro un ruolo fino a poco tempo fa impensabile nel mondo della produzione di beni e servizi. Con enfasi entusiastica si afferma che le aziende che sapranno ridisegnare la propria organizzazione, sia produttiva che gerarchica, attraverso il lavoro di gruppo e il workgroup computing, potranno vincere le nuove sfide del mercato. Nasce a metà degli anni Ottanta una vera e propria disciplina accademica chiamata CSCW (Computer Supported Cooperative Work) che studia le possibilità di utilizzo di tecnologie informatiche per supportare il lavoro svolto in gruppo. SOLUZIONI PER IL GROUPWARE Per gestire i servizi di groupware, operando on line con più utenti è possibile affidarsi a soluzioni integrate, che permettono di organizzare riunioni virtuali e condividere/modificare documenti in tempo reale. Tra le soluzioni che l'industria del software propone per ottimizzare i processi interni di un'azienda ci sono quelle per il lavoro di gruppo, che vanno a posizionarsi sotto l'ombrello del cosiddetto 3

4 "groupware". Sottoposte come molte altre applicazioni a una mutazione che le ha viste adottare un'interfaccia di tipo Web, che ne permette l'utilizzo all'interno di un browser tradizionalmente usato per navigare in Internet, si tratta in sostanza di software che, più potenti della semplice posta elettronica, agiscono come una sorta di direttore d'orchestra. Mentre quest'ultimo non produce direttamente alcun suono, fa però sì che i musicisti eseguano la loro parte al meglio aiutandoli a tenere il ritmo e a stare in armonia. Similmente, i membri di un team di lavoro sono più produttivi quando collaborano e condividono idee. Il groupware fornisce quindi un framework per poter ottenere questi risultati. I pacchetti per il groupware si differenziano a seconda delle funzionalità che offrono. La maggior parte di queste soluzioni include un database condiviso grazie al quale i membri del team possono lavorare su documenti comuni e intraprendere discussioni elettroniche. Alcuni presentano inoltre pianificatori per il lavoro di gruppo, gestori di appuntamenti e/o di messaggi di posta elettronica. Altri si focalizzano sul supporto a incontri virtuali da svolgersi in tempo reale. Combinati insieme, questi diversi tasselli permettono ai membri di un team di operare su un unico documento a distanza inserendo eventuali modifiche, discutere le proprie idee on line, mantenere archivi, assegnare priorità e fissare lavori di gruppo e riunioni. Un vero pacchetto groupware include diverse di queste funzioni e non solo una. Alcuni fornitori cercano infatti di spacciare con questo termine software di gestione documentale o applicazioni pure per la posta elettronica. Questo, tuttavia, è in contrasto con il concetto di groupware e la sua sostanza aggiungendo confusione al vero significato di tale termine. FILOSOFIA E CULTURA DEL GROUPWARE Se implementate correttamente tali soluzioni consentono alle aziende di condividere al meglio le informazioni. Un dipendente può ad esempio mettere in condivisione le idee per una serie di presentazioni, utilizzando poi il software di groupware per facilitare il processo di sviluppo delle varie diapositive che dovranno essere proiettate in pubblico. In sostanza l'autore può inserire un canovaccio all'interno di un database di discussione, attendendo la risposta dei propri colleghi o le indicazioni sulle fonti a cui rivolgersi. Tutto questo permette di tenere discussioni on line quotidiane per determinare il merito di ciascuna idea. Durante tale processo non è quindi necessario organizzare riunioni reali per conoscere le varie opinioni su una determinata proposta e chi vuole può rispondere nel momento più opportuno, chiaramente entro i termini richiesti per poter finalizzare il lavoro in tempo utile. Le applicazioni che ricadono nella categoria groupware consentono inoltre di creare un database di contatti condiviso in modo da poter mettere in comune le varie fonti a cui rivolgersi per ottenere informazioni. In alcuni casi esiste però il rischio che un database di questo tipo venga comunque poco usato, in quanto il groupware tende a richiedere dei cambiamenti nelle abitudini lavorative di ciascuno dei dipendenti, incontrando molte più resistenze rispetto, ad esempio, alla posta elettronica, della quale in alcuni casi si fa però un uso improprio. Se è certamente sbagliato sostenere che sia meno utile di quest'ultima, è però vero che richiede una curva di apprendimento maggiore. Ecco allora che in alcuni casi c'è chi preferisce l'utilizzo combinato di posta elettronica e infrastruttura Intranet per facilitare il lavoro di gruppo. In pratica pensare di comprare un pacchetto groupware, magari integrarlo all'interno di un Enterprise Information Portal (EIP) e aspettarsi una trasformazione istantanea del modo di lavorare di un'azienda è sbagliato. Per avere successo è invece necessario essere disposti a impegnarsi per favorire un cambiamento culturale e di processo su tutti i livelli, facendo un piano a lungo termine per il graduale inserimento in azienda delle nuove modalità di lavoro. In questo senso bisogna coinvolgere tutti i membri dell'azienda, dai piani alti in giù, spiegando non solo il funzionamento degli strumenti che vengono messi nelle loro mani, ma anche i vantaggi che questi possono con il tempo portare. E' inoltre opportuno, almeno per i primi tempi, verificarne periodicamente il grado di utilizzo sondando anche le impressioni d'uso dei diversi utenti in modo tale da risolvere eventuali problematiche e rendere più fluidi i processi d'apprendimento. 4

5 LE FUNZIONI TIPICHE DEL GROUPWARE Il Groupware è un insieme di applicazioni che serve a favorire la comunicazione all interno di un gruppo di lavoro al fine di rendere efficiente e rapido il coinvolgimento di tutte le persone alle attività comuni. Le funzioni tipiche caratteristiche del groupware sono i seguenti. Gestione della rubrica indirizzi La rubrica indirizzi permette la centralizzazione dei contatti, consentendo l inserimento di nominativi per un loro reperimento rapido da parte di qualsiasi ente. Gestione delle documentazioni È possibile condividere documenti di uso generale, centralizzando l'informazione. L'utente ha la possibilità di caricare nel sistema nuovi documenti, che saranno resi disponibili a tutti gli utenti dopo il controllo e l'approvazione da parte dell'amministratore centrale. È possibile inoltre consultare l'archivio ed effettuare ricerche per tipologia di documento e di parola chiave: per questa funzionalità è prevista la possibilità di definire dei permessi di accesso per ogni singolo documento, garantendo contemporaneamente alla condivisione delle informazioni anche la protezione da accessi non autorizzati. Gestione incontri Eventuali riunioni o attività comuni ad un insieme di persone possono essere inserite per mezzo della funzione di gestione incontri. Gli utenti hanno la possibilità di organizzare incontri, definendo le persone da invitare ed inviando automaticamente via mail le eventuali richieste di adesione. Per mezzo delle funzionalità di consultazione si potranno visualizzare le attività per le quali è richiesta la presenza, e confermare o revocare rapidamente l invito. Gruppi di discussione Per mezzo dei gruppi di discussione gli utenti possono inviare e ricevere messaggi in tempo reale, inviare informazioni a gruppi di utenza e ricevere i dati necessari per il proseguimento della propria attività, grazie ad uno strumento che garantisce la massima tempestività delle informazioni. LE COMMUNITY ONLINE Una comunità virtuale o comunità online è una comunità di persone interessate ad un determinato argomento comune che comunicano attraverso Internet. Tale aggregazione non è legata al luogo o paese di provenienza; essendo infatti questa una comunità online, chiunque può partecipare ovunque si trovi grazie all'uso dalla rete lasciando messaggi su forum (in inglese Bullettin Board) o attraverso le chat room e programmi di instant messaging (messaggistica istantanea) come MSN Messenger, Yahoo! Messenger, ICQ e altri. Lì dove internet fornisce il canale di comunicazione, un elemento fondamentale per lo sviluppo di comunità virtuali è la conoscenza di una comune lingua. L'ampia diffusione della lingua inglese in tempi recenti ha consentito lo sviluppo di comunità tra persone di diversa lingua madre. Le community online assumono una rilevanza anche ai fini dello sviluppo di azioni di marketing da parte di imprese dotate di un brand ad alta visibilità, che possono giocare sul fattore emozionale per creare senso di appartenenza e fidelizzazione intorno ai propri prodotti. È questo il caso di aziende molto note e caratterizzate da un offerta capace di sollecitare leve di interesse non semplicemente funzionali e razionali, come Apple, Ducati, BMW, Coca-Cola, che hanno da sempre fondato il proprio successo sull affermazione di vere e proprie brand communities. Ebbene, queste aziende hanno trovato in Internet il luogo ideale per consolidare le relazioni che legano l organizzazione ai propri supporter e questi ultimi fra di loro. Sfruttando le potenzialità di interazione della rete, hanno creato luoghi virtuali per favorire il fenomeno ed hanno alimentato il mito del proprio brand con iniziative di comunicazione online dedicate. 5

6 In realtà, anche imprese meno note possono trarre un utile beneficio dal fenomeno delle comunità virtuali, cogliendo l opportunità di utilizzare questi spazi virtuali frequentati da consumatori pronti a mettersi in discussione e a dichiarare le proprie preferenze come preziosa fonte di marketing intelligence per seguire le tendenze del mercato ed adeguare la propria offerta. Molto meglio di macchinose ed onerose ricerche di mercato, le tracce lasciate in rete dall interazione fra i membri delle diverse community, possono offrire spunti preziosi per interpretare le attitudini e le esigenze del proprio target. COMUNITA VIRTUALI AZIENDALI Oltre alle Comunità aperte presenti sulla rete, le aziende possono trarre giovamento dallo sviluppo di comunità virtuali aziendali aggregate intorno alla propria Intranet fra i propri dipendenti. Le comunità virtuali aziendali sono composte da insiemi di persone che condividono le stesse mansioni, attività o interessi lavorativi, e che trovano in Intranet l'ambiente per incontrarsi, per interagire, per scambiare esperienze e conoscenze e per accedere a specifiche informazioni. Solitamente questo genere di applicazioni prende il nome di E2E (Employee to Employee) Sono molte le aziende che nel corso degli anni hanno implementato al loro interno un sistema di comunità online, spesso con il semplice obiettivo di rafforzare le relazioni interpersonali tra i dipendenti. Molto spesso però la percezione comune è che questi strumenti rappresentino solo una perdita di tempo e distolgano le persone dallo svolgimento delle loro attività quotidiane. In realtà i benefici apportati dalle Virtual Community, vanno oltre il solo rafforzamento delle relazioni tra le persone. Attraverso esse è possibile: condividere conoscenza ed esperienze (Knowledge Management) portare idee innovative attraverso le discussioni creare team di lavoro virtuali (e-collaboration) ottenere una comunicazione informale, bottom-up In particolare per quanto riguarda la condivisione della conoscenza, c'è un aspetto di essa (conoscenza tacita) che appartiene esclusivamente agli individui, alla loro esperienza diretta, alle loro intuizioni, al loro modo di risolvere i problemi. Ed essendo un loro patrimonio individuale, essa non è facilmente archiviabile all'interno dell'organizzazione con i metodi tradizionali. La trasmissione del sapere mediata dalla conversazione rappresenta una delle migliori forme di apprendimento di questo insieme di conoscenze "invisibili", che nella pratica contribuiscono in modo sostanziale all'effettivo funzionamento dell'organizzazione. Per questo le virtual community possono svolgere un ruolo fondamentale nella condivisione della conoscenza tacita, trasportando sulla rete la conversazione e consentendo di assimilare esperienze e conoscenze implicite di tutta l'organizzazione. Identificando 2 dimensioni delle comunità quella, informativa e quella partecipativa, è possibile classificare tre tipologie di comunità: comunità di relazione, caratterizzate da una alta partecipazione e una bassa componente informativa; comunità di interesse, caratterizzate da una bassa partecipazione e da una alta componente informativa; comunità di apprendimento:caratterizzate da una alta partecipazione e da una alta componente informativa. 6