I DOCUMENTI DIGITALI E LA CONSERVAZONE SOSTITUTIVA

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1 Edok Srl I DOCUMENTI DIGITALI E LA CONSERVAZONE SOSTITUTIVA Guida pratica per le imprese che vogliono aumentare la competitività ed ottimizzare i processi interni passando dall analogico al digitale

2 1. INTRODUZIONE GLI STRUMENTI PER LA GESTIONE DIGITALE DEL DOCUMENTO LA FIRMA DIGITALE LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA LA FATTURA ELETTRONICA LA PEC 7 3. I VANTAGGI DEL DOCUMENTO DIGITALE MENO COSTI, MAGGIORE EFFICIENZA I VANTAGGI DELL INVIO ELETTRONICO DEI DOCUMENTI I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA I VANTAGGI DELLA FATTURA ELETTRONICA E DELL INTEGRAZIONE DEL CICLO ORDINE/PAGAMENTO I benefici e la redditività dei progetti di conservazione sostitutiva I benefici e la redditività dei progetti di fatturazione elettronica I benefici e la redditività dei progetti di integrazione del ciclo ordine/pagamento Un unico processo con una molteplicità di canali/strumenti LE OPPORTUNITA OFFERTE DALLA NORMATIVA DI RIFERIMENTO IN TEMA DI DOCUMENTO DIGITALE LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO Firma digitale Conservazione sostitutiva Fattura elettronica Posta elettronica certificata COME PIANIFICARE E REALIZZARE L INVESTIMENTO PROGETTO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: FOCUS SUI DOCUMENTI CONTABILI E FISCALI COME IDENTIFICARE I COSTI DELLA GESTIONE CARTACEA DEI DOCUMENTI CONTABILI/AMMINISTRATIVI COME SCEGLIERE I DOCUMENTI DA CONSERVARE IN MODALITA SOSTITUTIVA IL TEAM DI PROGETTO: L IMPORTANZA DELLA CONSULENZA GIURIDICO/FISCALE LA SCELTA DELLA SOLUZIONE E DEL FORNITORE Come realizzare l investimento: l avvio del progetto Il responsabile della conservazione sostitutiva COME SCEGLIERE LA SOLUZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: PROGETTO IN HOUSE O SERVIZIO IN OUTSOURCING? Progetto in house Servizio in outsourcing COME SCEGLIERE IL FORNITORE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: UN FORNITORE CON ELEVATE COMPETENZE TECNOLOGICHE E NORMATIVE CHE GARANTISCA SOLIDITA E AFFIDABILITA CASE HISTORY EDOK FORTIS LEASE SPA ROTTAPHARM SPA CONCLUSIONI Pagina 2 di 29

3 1. INTRODUZIONE L evoluzione tecnologia e normativa consente oggi di poter gestire tutti i documenti e i processi aziendali in modalità digitale. Le aziende e gli uffici possono essere paperless e i documenti possono essere gestiti digitalmente in tutte le fasi del loro ciclo di vita, dalla creazione alla consultazione e trasmissione, fino alla conservazione per il periodo previsto dalla normativa civilistica e fiscale. Il documento elettronico ha lo stesso valore di quello cartaceo e può essere trasmesso mediante i canali digitali. La conservazione sostitutiva a norma di legge permette, utilizzando strumenti quali la firma digitale e la marca temporale, di eliminare la stampa cartacea di quelle tipologie documentali che devono essere conservate ai fini civilistici e fiscali. La normativa è, ormai da qualche anno, chiara e di semplice applicazione pratica, infatti la conservazione sostitutiva: è legalmente riconosciuta il CAD (codice dell amministrazione digitale) e la normativa in materia di conservazione sostitutiva danno piena validità alla tenuta in digitale dei documenti, sia che all origine fossero cartacei (analogici) o digitali. è economicamente vantaggiosa la conservazione sostitutiva in luogo dell archiviazione cartacea permette alle aziende un considerevole risparmio di costi e tempi legati alle attività di stampa, al pagamento delle imposte di bollo, alla gestione degli archivi cartacei, alla ricerca e consultazione dei documenti. I processi divengono inoltre più efficienti generando risparmio. è tecnologicamente realizzabile tecnologie informatiche affidabili ed economiche sono in grado di coprire tutte le diverse esigenze aziendali, accessibili in varie modalità ed integrabili con applicazioni già presenti in azienda. genera elevata soddisfazione le aziende che hanno già adottato una soluzione/servizio per la gestione elettronica documentale hanno ottenuto considerevoli risultati in termini di abbassamento dei costi, innalzamento dell efficienza ed aumento dell efficacia dei processi aziendali. La gestione di volumi considerevoli di documenti cartacei comporta dei costi: Costi espliciti (evidenti): carta, stampa, copia, imposte di bollo. Costi impliciti (nascosti): tempo del personale dedicato all archiviazione ed alla ricerca, costi legati all occupazione di spazi fisici, acquisto di scaffali e faldoni). Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso nella gestione dei documenti cartacei 40% Altre Attività Costi dovuti ad inefficienze: perdita di documenti, archiviazioni plurime, errori, etc. 60% Gestione documenti Cartacei Figura 1 Costi e inefficienze nella gestione del documento cartaceo in Italia (Fonte: elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006) Pagina 3 di 29

4 L evoluzione tecnologica e normativa consente oggi una completa dematerializzazione. Tutte le realtà aziendali possono ridurre costi e inefficienze attraverso la dematerializzazione del documento cartaceo, ovvero sostituendolo con un documento digitale che ne riproduce fedelmente il contenuto. La normativa equipara il documento digitale a quello cartaceo riconoscendone la stessa efficacia dal punto di vista legale e dell opponibilità a terzi. Pagina 4 di 29

5 2. GLI STRUMENTI PER LA GESTIONE DIGITALE DEL DOCUMENTO 2.1. LA FIRMA DIGITALE Il documento elettronico firmato digitalmente è equiparato, dal nostro ordinamento giuridico, a quello autografo. La firma digitale è il risultato di una procedure informatica che consente a chi firma digitalmente un documento di rendere manifesta e garantire: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE Gli attori del processo: Azienda produce i dati e i documenti, sui quali insistono i processi di conservazione sostitutiva, e li passa alla piattaforma HyperDok per l elaborazione; operatori interni all azienda eseguono attività periodica di verifica sulle elaborazioni svolte dal software; il responsabile della conservazione che gestisce il processo di conservazione e assolve ai compiti previsti dalla normativa; Partner tecnologico Fornisce il software, l hardware e la consulenza tecnico/fiscale; Certification Authority è l ente terzo accreditato (presso il CNIPA) che provvede all emissione dei certificati di firma digitale e al rilascio delle marche temporali. Fasi principali: Fase 1 analisi tipologie documenti da trattare e relative esigenze di gestione, definizione moduli software necessari, verifica infrastruttura hardware/software del cliente. Fase 2 individuazione degli operatori che prenderanno parte alle attività (RDP, RDC, ecc). Fase 3 installazione e configurazione software presso la sede cliente su infrastruttura hardware/software del cliente. Fase 4 istruzione personale interno (tecnica, di base, RDC e operatori CS). Fase 5 rilascio funzionale delle procedure e messa in produzione del software. Fase 6 attività periodica, eseguita da personale interno all azienda, di controllo del processo di creazione dei documenti, di conservazione (creazione copie di back up), di manutenzione dell infrastruttura hardware e di mantenimento e aggiornamento del software (aggiornamento tecnologico e normativo). che verifica i certificati di firma (PKI, Public Key Insfrastructure). L autenticità, cioè che il documento è originale. La paternità, ossia chi ha firmato il documento. L integrità, ovvero che il documento non sia stato modificato dopo essere stato firmato digitalmente. Il soggetto che voglia firmare digitalmente i propri documenti deve essere titolare di un certificato digitale di sottoscrizione, contenuto in un dispositivo di firma. Il dispositivo hardware (solitamente smart card o token usb) permette di utilizzare una chiave crittografica privata univoca e segreta che consente l apposizione della firma digitale. La chiave pubblica correlata, resa disponibile in rete dalla CA (certification autority) emittente, consentirà ogni successiva verifica. L ente certificatore deve essere iscritto in un apposito elenco tenuto dal CNIPA e si occupa di gestire l infrastruttura tecnologica Pagina 5 di 29

6 La firma digitale può essere utilizzata per firmare qualsiasi tipologia di documento informatico (es. bilanci, atti societari, fatture, notifiche, moduli per l iscrizione a pubblici registri, comunicazioni alla PA, etc.) LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA La conservazione sostitutiva è la possibilità, data dalle vigenti norme, di garantire nel tempo la validità legale dei documenti informatici. Soluzioni informatiche a norma permettono di conservare in formato elettronico (su idonei supporti quali CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN OUTSOURCING Gli attori del processo: Azienda dischi di rete, DVD, etc.), per il periodo produce i dati e i documenti sui quali insistono i processi di conservazione di tempo richiesto dalla normativa in sostitutiva e provvede (da remoto) ad inviare i documenti (e i dati richiesti) ad Edok Service Provider (Edok) vigore, documenti quali fatture, libri eroga tutte le componenti di servizio atte a garantire che il processo di bollati, registri IVA, schede contabili, conservazione sostitutiva sia conforme alla normativa libro unico del lavoro, etc. Responsabile della conservazione (Edok) Dal punto di vista tecnologico un azienda che voglia optare per questa soluzione può scegliere tra le seguenti modalità: Acquistare una soluzione di conservazione sostitutiva da gestire in autonomia sulla propria infrastruttura hardware/software. Acquistare un servizio di conservazione sostitutiva in modalità ASP (Application Service Providing), ovvero accedere ad una soluzione installata presso un fornitore qualificato. Usufruire di un servizio di conservazione sostitutiva fornito da un outsourcer qualificato; L eliminazione del cartaceo è possibile solo se la conservazione sostitutiva è realizzata in conformità alla normativa vigente. gestisce il processo di conservazione Certification Authority è l ente terzo accreditato (presso il CNIPA) che provvede all emissione dei certificati di firma digitale e al rilascio delle marche temporali Fasi principali: In seguito alla fase di startup del sistema eseguito dal service provider Edok (analisi, verifica esigenze, ecc) e alla nomina di Edok, tramite apposita lettera d incarico, quale Responsabile della Conservazione, le fasi operative sono: Fase 1 Preparazione dei documenti al processo di conservazione. L azienda estrae (periodicamente) dai propri sistemi informativi il flusso documentale da sottoporre alla conservazione sostitutiva. Fase 2 Invio documenti. I documenti vengono inviati ad Edok in modalità sicura e protetta via FTP o VPN in un area dedicata. Fase 3 Gestione e conservazione. I documenti ricevuti vengono elaborati, trasformati in documenti informatici, controllati (buchi, doppi, ecc) e successivamente conservati da Edok che assume il ruolo di Responsabile della Conservazione. Fase 4 Produzione copie di back-up. Al termine della conservazione Edok provvede alla produzione delle copie di Back-up su DVD degli archivi prodotti (riversamento diretto). Fase 5 Esibizione. Edok rende disponibili i documenti online e consultabili via WEB (Accesso regolato da login e profilazione degli utenti) + Consegna annuale dei DVD con gli archivi di documenti del periodo di imposta precedente. L azienda che ha acquistato una soluzione di conservazione sostitutiva in house deve seguire le procedure indicate dalle leggi di riferimento ed adeguare il sistema in caso di evoluzioni tecniche o Pagina 6 di 29

7 normative. Nel caso in cui l azienda usufruisca di un servizio di conservazione sostitutiva in outsourcing, questi oneri possono essere demandati al fornitore. La normativa di riferimento prevede espressamente l individuazione di un Responsabile della Conservazione, figura che all interno dell organizzazione aziendale, apprese tutte le necessarie conoscenze tecniche e giuridiche, assume la responsabilità dell intero processo di conservazione sostitutiva. E prevista la possibilità di affidare a terzi qualificati la responsabilità per lo svolgimento delle attività di conservazione o parte di esse, esternalizzando un processo che richiede competenze specifiche di carattere tecnico e giuridico ad un outsourcer in grado di fornire adeguare garanzie di professionalità e affidabilità LA FATTURA ELETTRONICA Indipendentemente dalla natura cartacea o elettronica del documento, la fattura può essere conservata sostitutivamente. La fattura elettronica è un documento informatico che, secondo quanto previsto dalle norme: Non deve contenere macroistruzioni o un codice eseguibile; Deve riportare il riferimento temporale e la firma digitale dell emittente sulla singola fattura; Può essere trasmessa per via elettronica (e mail, EDI, PEC, etc.); Viene conservata in modalità sostitutiva secondo le disposizioni di legge LA PEC La posta elettronica certificata (PEC) è un sistema informatico di trasmissione dei documenti che sostanzialmente sostituisce la raccomandata A/R e integra delle funzioni aggiuntive alla normale posta elettronica. La PEC è immediata come l e mail e garantisce un grado di sicurezza più elevato. Il servizio è offerto da soggetti abilitati dal CNIPA, i quali hanno il compito di garantire l avvenuta consegna dell e mail mediante un canale sicuro. Per ogni singolo messaggio il gestore di PEC invia al mittente due documenti con valore legale: Una ricevuta che costituisce prova dell avvenuta spedizione del messaggio; Una ricevuta che attesta l avvenuta consegna del messaggio e dei documenti ad esso allegati, con precisa indicazione temporale, all indirizzo PEC del destinatario. Il gestore di PEC è tenuto a conservare per 30 mesi traccia informatica di tutti gli invii e consegne effettuati (se il mittente smarrisce le ricevute, il gestore è in grado di produrre una certificazione dell avvenuto invio e dell avvenuta consegna). La PEC può essere utilizzata per la trasmissione di qualsiasi documento in formato elettronico: se anche il destinatario è dotato di casella PEC, le e mail spedite hanno lo stesso valore legale della tradizionale Pagina 7 di 29

8 raccomandata con avviso di ricevimento, garantendo quindi l opponibilità a terzi dell avvenuta consegna. Caratteristiche della PEC: Semplicità ed economicità di trasmissione; Semplicità ed economicità di archiviazione e ricerca; Facilità di invio multiplo (a più destinatari); Certezza della consegna; Opponibilità a terzi di quanto spedito (diversamente dalla raccomandata A/R, nella ricevuta di avvenuta consegna sono contenuti anche i documenti allegati al messaggio). Pagina 8 di 29

9 3. I VANTAGGI DEL DOCUMENTO DIGITALE 3.1. MENO COSTI, MAGGIORE EFFICIENZA La gestione dei documenti cartacei presenta una serie di costi classificabili in: Costi diretti Carta, stampa e copie; Costi indiretti Invio dei documenti (postalizzazione cartacea o altre modalità), loro conservazione (spazi fisici e personale) e ricerca (prevalentemente costi del personale). Vanno inoltre considerati quei benefici che il documento digitale apporta attraverso l impatto sui processi che, pur difficili da stimare in termini di costi diretti, sono spesso rilevanti in termini di maggiore efficienza: Qualità e accuratezza dei dati e delle informazioni gestite; Sicurezza e integrità del documento; Conformità alle normative; Tempi di svolgimento del processo, correlati a modalità di accesso e di ricerca dei documenti. Si tratta di cambiamenti favorevoli che si traducono in un aumento dell efficienza e dell efficacia dei processi, generando un ottimizzazione dell organizzazione del personale dedicato allo svolgimento delle attività ed un maggiore soddisfazione degli utenti finali. Le indagini più recenti dimostrano che le aziende utenti di soluzioni/servizi di gestione elettronica documentale, nell enunciare i benefici maggiormente sentiti in seguito all implementazione del progetto, indicano la maggiore efficienza ed efficacia dei processi ben prima della riduzione dei costi che si è avuta con l introduzione della soluzione/servizio misurata attraverso la riduzione del tempo di ricerca dei documenti e delle informazioni, del numero di persone dedicate e del tempo medio di svolgimento del processo I VANTAGGI DELL INVIO ELETTRONICO DEI DOCUMENTI Risparmi e vantaggi dell invio elettronico dei documenti E mail PEC Pubblicazione web Fax Postalizzazione cartacea Acquisto carta e busta NO NO NO NO RIDOTTO Costi di stampa NO NO NO NO RIDOTTO Costi affrancatura NO NO NO NO SI Archiviazione cartacea NO NO NO NO NO Tempi e Costi personale NO NO NO NO NO Tabella 1 Risparmi e vantaggi dell invio elettronico dei documenti. Lo schema indica i tempi ed i costi che si possono eliminare nella distribuzione dei documenti utilizza il canale elettronico per la delivery. Pagina 9 di 29

10 La stima di cui sopra non tiene conto di una serie di fattori difficilmente quantificabili, quali: Velocizzazione del ciclo degli incassi (invio fatture attive, MAV, bollettini postali, etc.); Maggiore rapidità di comunicazione e certezza nel raggiungimento di tutti i destinatari all interno di organizzazioni complesse (es. circolari, ordini del giorno, documentazione agenti, etc.); Gestione sicura e conforme alla normativa in materia di privacy di documenti ufficiali quali bilanci, LUL (cedolini paga), budget, fatture clienti, etc I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA Vi sono due potenziali motivazioni che spingono un azienda ad implementare un sistema per la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti: 1. Necessità di dare valore legale a documenti già gestiti da una soluzione di document management. 2. Necessità di eliminare l archivio cartaceo a favore della conservazione dei documenti in formato elettronico. La conservazione sostitutiva permette di ottenere notevoli risparmi in termini di costi diretti: Costo degli spazi fisici (affitto, applicazione norme privacy, sorveglianza, etc.); Personale addetto; Costi archivio (scaffali, etichette, raccoglitori, etc.); Costi di stampa; Costi imposta di bollo registri contabili. Altri vantaggi indiretti non meno importanti per le aziende utenti sono: Abbattimento tempi di ricerca dei documenti; Maggiore trasparenza e velocità in caso di verifica fiscale; Maggiore sicurezza; Garanzia contro il degrado del documento I VANTAGGI DELLA FATTURA ELETTRONICA E DELL INTEGRAZIONE DEL CICLO ORDINE/PAGAMENTO Si possono distinguere diversi modelli di fatturazione elettronica: Conservazione sostitutiva delle fatture: il documento fattura è dematerializzato secondo le indicazioni previste dalla normativa; Pagina 10 di 29

11 Fatturazione elettronica in senso stretto e a norma di legge : la fattura è documento elettronico per tutto il suo ciclo di vita, nel pieno rispetto della normativa sulla fatturazione elettronica. Integrazione del ciclo ordine/pagamento: i principali documenti del ciclo (dati anagrafici e commerciali, ordini, documenti di trasporto, fatture, avvisi di pagamento, etc.) sono scambiati in formato elettronico strutturato, secondo una sintassi ed una semantica condivisi tra le parti. La fatturazione elettronica può rappresentare un importante leva competitiva per le imprese: si riducono le attività non a valore aggiunto e si servono meglio i propri clienti, con investimenti tecnologici e organizzativi limitati rispetto ai benefici. Vi sono 4 regole d oro che è bene seguire nell impostazione dei progetti di fatturazione elettronica per cogliere il massimo dei benefici: INTEGRAZIONE puntare all integrazione di processo i benefici che si ottengono dall allargamento dell ambito del progetto dalla sola conservazione all invio elettronico delle fatture in formato strutturato, fino all integrazione con le fasi di ordine, consegna e pagamento sono estremamente più significativi dei soli benefici di ottimizzazione locali. ACCURATEZZA prestare estrema attenzione ad accuratezza e qualità del processo la maggior parte degli errori presenti in fattura dipende da errori commessi nelle fasi a monte del processo e, in particolare, dal disallineamento nei dati anagrafici e commerciali che regola le transazioni, e questi errori non sono eliminabili se non si agisce sulla qualità dei dati, all origine e lungo l intero processo. GRADUALITA progettare un percorso di adozione graduale per implementare i modelli di fatturazione elettronica più completi quelli che prospettano i benefici più consistenti è possibile procedere per steps, attraverso i modelli più semplici, a patto di avere da subito una visione d insieme dell intero progetto. La redditività dei progetti di fatturazione elettronica L analisi della redditività dei progetti di fatturazione elettronica ha evidenziato come il tempo di payback sia generalmente inferiore ad un anno. L entità dei benefici dipende dal livello di integrazione del processo, ossia dal modello di fatturazione elettronica adottato. Si può passare da un risparmio di 2 3 per fattura, nel caso di implementazione della sola conservazione sostitutiva, agli 80 a ciclo (cioè per ogni ordine che diviene fattura e poi pagamento), nel caso dei modelli di integrazione e dematerializzazione più completa. Si tratta, in generale, di risparmi di costo considerando sia la relazione con i fornitori che quella con i clienti che possono variare da 1 a 3 punti di margine nel conto economico, a seconda del settore. Fonte: Rapporto 2009 Osservatorio fatturazione elettronica e dematerializzazione School of management del Politecnico di Milano, dipartimento di Ingegneria Gestionale Pagina 11 di 29

12 MULTICANALITA sviluppare un unico processo con diversi canali di interfaccia verso clienti e fornitori la varietà dei canali di comunicazione verso i clienti ed i fornitori (pubblicazione web, e mail, fax, postalizzazione cartacea, etc.) non impedisce di progettare un unico processo interno ottimizzato che realizzi, per esempio, una sola procedura di riconciliazione fatture ordini indipendentemente dal canale con cui pervengono le fatture. La fatturazione elettronica si basa, sostanzialmente, su due principi elementari: La dematerializzazione, ossia la possibilità di eliminare dall origine o da una determinata fase del processo i documenti cartacei trasformandoli in documenti elettronici con benefici legati alla riduzione della carta, dello spazio di archiviazione, dei costi di spedizione, dei costi di ricerca e consultazione; il presupposto di tipo tecnico normativo è che il documento elettronico possa a tutti gli effetti sostituire l equivalente cartaceo con valenza civilistica e fiscale. L integrazione di processo, ossia la possibilità di migliorare le prestazioni del processo commerciale grazie allo scambio diretto di documenti elettronici strutturati secondo un workflow o modello di processo condiviso, con benefici legati essenzialmente legati all eliminazione o riduzione dei costi di inserimento dati e delle inaccuratezze insite nella gestione manuale; il presupposto di tipo tecnicogestionale è che i documenti elettronici scambiati siano corretti, completi e univocamente interpretabili dai sistemi informativi che li ricevono I benefici e la redditività dei progetti di conservazione sostitutiva I progetti di conservazione sostitutiva delle fatture emesse (lato attivo) o ricevute (lato passivo) permettono di ottenere risparmi di costo compresi tra 1,5 e 3 a Redittività conservazione sostitutiva fatture emesse fattura, grazie alla riduzione dei costi di spazio e alla parziale automazione del processo. Nel , ,00 Risparmio/anno ,00 Benefici lordi ,00 contempo, gli investimenti e i Benefici netti minimi 0,00 costi correnti richiesti sono Benefici netti massimi piuttosto contenuti ed il tempo di Fatture/anno payback è sempre inferiore all anno. Figura 2 La redditività di un progetto/servizio di conservazione sostitutiva delle fatture emesse (Fonte: Rapporto 2009 Osservatorio fatturazione elettronica e dematerializzazione School of management del Politecnico di Milano, dipartimento di Ingegneria Gestionale). Pagina 12 di 29

13 I benefici e la redditività dei progetti di fatturazione elettronica Nel caso dell implementazione di progetti per la fatturazione elettronica a norma di legge i benefici e la redditività dipendono significativamente dal tipo di modello adottato: Fatturazione elettronica non strutturata oltre ai benefici dati dalla conservazione sostitutiva dei documenti si aggiungono i risparmi dati dalla trasmissione elettronica e dall eliminazione del costo di scansione per chi riceve i documenti; Redittività fatturazione elettronica non strutturata , ,00 Risparmio/anno , , ,00 0, Fatture/anno Redittività fatturazione elettronica strutturata Benefici lordi Benefici netti minimi Benefici netti massimi Figura 3 La redditività di un progetto/servizio di fatturazione elettronica non strutturata (Fonte: Rapporto 2009 Osservatorio fatturazione elettronica e dematerializzazione School of management del Politecnico di Milano, dipartimento di Ingegneria Gestionale). Fatturazione elettronica strutturata oltre ai benefici elencati per la fatturazione elettronica non strutturata si aggiungono i risparmi legati all automazione dell attività di , , ,00 Risparmio/anno , , ,00 0, Fatture/anno Benefici lordi Benefici netti minimi Benefici netti massimi gestione delle fatture (inseribili nel gestionale senza digitazione manuale). Figura 4 La redditività di un progetto/servizio di fatturazione elettronica strutturata (Fonte: Rapporto 2009 Osservatorio fatturazione elettronica e dematerializzazione School of management del Politecnico di Milano, dipartimento di Ingegneria Gestionale) I benefici e la redditività dei progetti di integrazione del ciclo ordine/pagamento Nei progetti di integrazione del ciclo ordine pagamento i benefici sono dati dai notevoli risparmi di tempo conseguibili grazie all integrazione del processo (eliminazione attività manuali di digitazione, automazione dei controlli e riduzione delle non Redittività integrazione del ciclo ordine/pagamento , ,00 Risparmio/anno , ,00 0, Fatture/anno Benefici lordi minimi Benefici lordi massimi Benefici netti minimi Benefici netti massimi Figura 5 La redditività di un progetto/servizio di integrazione del ciclo ordine/pagamento (Fonte: Rapporto 2009 Osservatorio fatturazione elettronica e dematerializzazione School of management del Politecnico di Milano, dipartimento di Ingegneria Gestionale). Pagina 13 di 29

14 conformità). Se si opta per una completa integrazione e Ridurre i costi di gestione degli errori dematerializzazione del processo si ha un beneficio netto che varia dai 25 ai 65 per ciclo (o fattura), in funzione del settore e del In media il 50% dei benefici potenziali derivanti contesto iniziale. Il payback time è sempre dall adozione della fatturazione elettronica con integrazione del ciclo ordine/pagamento sono legati inferiore all anno. alla riduzione dei costi di gestione delle inaccuratezze che si generano nel processo tradizionale (incoerenza Un unico processo con una tra consegne ed ordini, tra fatture ed ordini, tra molteplicità di canali/strumenti fatture e pagamenti, disallineamento nei dati anagrafici e commerciali che regolano le transazioni, Una delle principali obiezioni che vengono etc.). mosse ai progetti di dematerializzazione Fonte: Rapporto 2009 Osservatorio fatturazione elettronica e dematerializzazione School of management del Politecnico di Milano, dipartimento di Ingegneria Gestionale consiste nell affermazione che ben difficilmente clienti e /o fornitori si muoveranno compatti verso le logiche della dematerializzazione sminuendo i benefici della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva ed aumentando i costi di natura organizzativa legati alla gestione indipendente di flussi documentali di diversa natura (portali, PEC, EDI, fax, telefono, etc.). La soluzione è semplice: adottare una soluzione software che gestisca un unico processo con diversi canali di interfaccia verso clienti e fornitori; una piattaforma GED all avanguardia deve avere tra le sue caratteristiche un punto di disaccoppiamento interno o esterno all azienda che maschera la varietà dei canali di comunicazione e veicola le informazioni da e verso un unico processo gestionale (es. è possibile progettare un unica procedura di riconciliazione fatture/ordini indipendentemente dal canale con cui pervengono le fatture). Figura 6 Un unico processo ma una molteplicità di canali di interfaccia (Fonte: Rapporto 2009 Osservatorio fatturazione elettronica e dematerializzazione School of management del Politecnico di Milano, dipartimento di Ingegneria Gestionale). Pagina 14 di 29

15 4. LE OPPORTUNITA OFFERTE DALLA NORMATIVA DI RIFERIMENTO IN TEMA DI DOCUMENTO DIGITALE 4.1. LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO Il quadro generale è delineato dal Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale (CAD), modificato in parte dal successivo Decreto legislativo 4 aprile 2006, n Firma digitale Il CAD ribadisce l efficacia del documento sottoscritto con firma digitale, distingue le diverse tipologie di firme e le categorie di certificatori. Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 gennaio 2004 definisce le regole tecniche per la formazione, trasmissione, conservazione, duplicazione, riproduzione e validazione, anche temporale, dei documenti informatici Conservazione sostitutiva Il CAD ribadisce i requisiti per la conservazione sostitutiva e la validità dei documenti riprodotti su supporti informatici se vengono osservate le procedure che ne garantiscono la conformità agli originali. La Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 detta le regole tecniche per la conservazione sostitutiva e definisce il ruolo e i compiti del Responsabile della Conservazione. Il Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 disciplina i documenti informatici rilevanti ai fini tributari; La circolare dell Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006 chiarisce alcuni aspetti del DMEF del 23 gennaio 2004 relativi ai processi di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari. L Agenzia delle Entrate ha emesso, negli anni, Risoluzioni in materia di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari, citiamo di seguito le principali: Risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007 conservazione dello spool di stampa, della nota spese e della scheda carburante. Risoluzione n. 267/E del 27 settembre 2007 chiarimenti sulla coesistenza di fatture elettroniche e fatture analogiche. Risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 conservazione dei documenti da parte del vettore e dello spedizioniere. Pagina 15 di 29

16 Risoluzione n. 14/E del 21 gennaio 2008 conservazione delle dichiarazioni dei redditi da parte dei CAF; Risoluzione n. 67/E del 28 febbraio 2008 spool di stampa e comunicazioni mediante EDI; Risoluzione n. 85/E dell 11 marzo 2008 conservazione delle distinte meccanografiche di fatturazione prodotte dalle utilities; Risoluzione n. 260/E del 23 giugno 2008 emissione di fatture elettroniche ed analogiche nei confronti del medesimo cliente Fattura elettronica Il Decreto legislativo del 20 febbraio 2004 disciplina le fasi di un processo di fatturazione elettronica; La circolare dell Agenzia delle Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005 chiarisce alcuni aspetti del Decreto Legislativo 20 febbraio Posta elettronica certificata Il CAD obbliga le Pubbliche Amministrazioni, in assenza di specifiche prescrizioni contrarie, a servirsi di questo strumento con chiunque richieda di utilizzarlo (imprese e cittadini). Il Decreto del Presidente della Repubblica del 11 febbraio 2005, che identifica i soggetti coinvolti quando si utilizza la PEC, definisce requisiti, attività e responsabilità del gestore del servizio di PEC e disciplina le modalità di utilizzo del servizio. Pagina 16 di 29

17 5. COME PIANIFICARE E REALIZZARE L INVESTIMENTO 5.1. PROGETTO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: FOCUS SUI DOCUMENTI CONTABILI E FISCALI I processi aziendali più critici risultano sicuramente essere quelli che interessano i documenti contabili e fiscali: mediamente ciclo attivo, ciclo passivo e amministrazione/contabilità rappresentano l 80% circa dei documenti prodotti da un azienda (Fonte: Infocert e NetConsulting I documenti digitali e la conservazione sostitutiva, Il Sole 24 Ore Spa). Questo spiega perché spesso sia la conservazione sostitutiva di tali documenti la priorità del progetto GED. I documenti contabili e fiscali da dematerializzare inclusi nel progetto sono, nella maggior parte dei casi, fatture attive e passive (e relativi allegati), libro giornale, libro degli inventari, schede contabili, schede di magazzino, etc COME IDENTIFICARE I COSTI DELLA GESTIONE CARTACEA DEI DOCUMENTI CONTABILI/AMMINISTRATIVI In un orizzonte temporale rappresentato da un singolo periodo d imposta (12 mesi) le voci di costo da considerare sono: Gli step da seguire per la realizzazione di un progetto di conservazione sostituiva 1. Analisi dei documenti ed eventualmente dei processi 2. Valutazione dei costi della conservazione cartacea e della conservazione sostitutiva 3. Determinazione delle tipologie di documenti da portare in conservazione sostitutiva e delle priorità 4. Definizione del team di progetto interno, in funzione della tipologia di documenti 5. Valutazione delle soluzioni (progetto in house o servizio in outsourcing) e dei fornitori 6. Definizione di obiettivi, modalità e tempi di progetto 7. Costituzione del team di progetto (referenti interni + risorse del fornitore) 8. Avvio del progetto Il costo della stampa del documento dato da: Il numero di pagine stampate (personale, hardware, consumabili, etc.); Il personale addetto alla stampa. Il costo del materiale con cui archiviare i documenti (raccoglitori, faldoni, etichette, etc.); Il costo di classificazione dei documenti (tempo del personale); Il costo della creazione dell archivio fisico (tempo del personale o canone di outsourcing se l azienda esterna lizza questa attività); Il costo relativo all occupazione dello spazio fisico (canone di affitto o, in caso di immobile di proprietà, dal costo annuale di ammortamento); Il costo di gestione e manutenzione dello spazio fisico (elettricità, pulizie, etc.); Pagina 17 di 29

18 Il costo della sorveglianza (tempo del personale o costo del servizio esterno). Attività Voce di costo Unità di misura Valore Costo unitario Costo totale Stampa documento Stampa Numero pag Valore per costo unitario Personale Tempo Valore per costo unitario Faldoni, raccoglitori e etichette Acquisti generali Numero pezzi Valore per costo unitario Classificazione Personale Tempo Valore per costo unitario Inserimento fisico in archivio Personale Tempo Valore per costo unitario Occupazione spazi Affitto/ammortamento Spazio archivio Valore per costo unitario Manutenzione spazi Personale Spazio archivio Valore per costo unitario Sorveglianza dedicata Personale Tempo Valore per costo unitario Tabella 2 Come quantificare i costi della gestione cartacea dei documenti contabili/amministrativi. Compilando lo schema in allegato si può ricavare il costo della gestione cartacea dei documenti. I costi elencati sono i più evidenti e i più facilmente quantificabili. A seconda delle tipologie e dei volumi documentali si possono manifestare altri costi nascosti (es. tempo di ricerca dei documenti nei faldoni archiviati). E opportuno valutare, oltre ai costi inseriti nella tabella, anche quelli non immediatamente visibili al fine di non cadere nell erronea convinzione che godono di elevati vantaggi economici solo le aziende con grandi moli di documenti e che la conservazione sostitutiva è un processo utile solo alle grandi aziende. Spesso sono proprio le aziende medio piccole che, grazie all impulso dato da un progetto di GED, avvertono la necessità di analizzare i propri processi e renderli più efficienti. L eliminazione della carta è un occasione per realizzare innovazioni a più ampio raggio, in particolare di tipo organizzativo COME SCEGLIERE I DOCUMENTI DA CONSERVARE IN MODALITA SOSTITUTIVA Nella fase iniziale del progetto bisogna scegliere a quali tipologie documentali dare la priorità per il processo di conservazione sostitutiva. Il criterio di scelta consigliato, a meno che non sorgano esigenze particolari, è quello ci optare per i documenti del ciclo attivo (fatture e registri contabili), i più semplici da conservare, con un ROI maggiore e un pay back time dell investimento di pochi mesi IL TEAM DI PROGETTO: L IMPORTANZA DELLA CONSULENZA GIURIDICO/FISCALE In funzione della natura e della delicatezza dei documenti che vengono conservati è necessario che nel team di progetto siano presenti competenze di diverso tipo: figure amministrativo/contabili, figure tecniche e figure che possano fornire un supporto consulenziale. In un azienda di medio grandi dimensioni il team di progetto potrebbe essere composto da: Pagina 18 di 29

19 1 o 2 risorse dell area amministrazione e finanza; 1 figura tecnica che faccia capo all area IT; 1 o 2 risorse del fornitore che siano anche in grado di fornire consulenza sia di tipo tecnico che di tipo giuridico/fiscale. Poiché un progetto di questo tipo presenta notevoli risvolti in termini di aderenza alle norme di riferimento è consigliabile che il Project Leader sia il responsabile amministrazione e finanza (o comunque una persona di questa area aziendale) LA SCELTA DELLA SOLUZIONE E DEL FORNITORE Come realizzare l investimento: l avvio del progetto La realizzazione del progetto non può prescindere dalla considerazione della tipologia di documenti per cui si vuole realizzare la conservazione sostitutiva: DOCUMENTI INFORMATICI nascono già in formato elettronico: es. fatture emesse, libro giornale, libro degli inventari, registri prescritti ai fini IVA, registro dei corrispettivi, dichiarazioni fiscali e relativa modulistica di pagamento (F23, F24, etc.), etc. Per le fatture l obbligo di conservazione è quindicinale, per tutte le altre tipologie è annuale. Caratteristiche I documenti devono essere statici e non modificabili. I documenti devono essere emessi con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale. I documenti devono essere memorizzati su supporti di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, in ordine cronologico e senza soluzione di continuità per ogni periodo d imposta. Devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione a cognome, nome, denominazione sociale, codice fiscale, partita IVA e data (o associazione logica di essi). In caso di verifiche, controlli e/o ispezioni i documenti possono essere esibiti nelle modalità previste dall art. 6 del Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio DOCUMENTI ANALOGICI nascono in formato cartaceo: es. fatture fornitori e relativi allegati, contratti, etc. Caratteristiche Per poter avviare il processo di conservazione sostitutiva è necessario acquisire l immagine del documento e la sua memorizzazione su supporti informatici. Pagina 19 di 29

20 I documenti analogici si distinguono in: o Unici si tratta di quei pochissimi documenti al cui contenuto non si può risalire attraverso altre scritture o documenti di cui è obbligatoria la conservazione (es. libro delle adunanze del CDA). Il processo di trasferimento dei documenti analogici unici su supporto digitale per la conservazione sostitutiva richiede l intervento di un pubblico ufficiale (notaio o pubblico dipendente incaricato); o Non unici tutti i documenti di cui è possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture di cui sia obbligatoria la conservazione (es. fatture, contratti, ddt, etc.) Il responsabile della conservazione sostitutiva Figura interna o esterna all azienda? Nel momento in cui si opta per la conservazione sostitutiva è necessario nominare un Responsabile della Conservazione. L incarico può essere affidato ad un dipendente dell azienda oppure ad una persona fisica o giuridica esterna all organizzazione. Il Responsabile della Conservazione ha facoltà di delegare parte dei suoi compiti/responsabilità ad altri soggetti esterni. E consigliabile predisporre un atto formale di nomina con relativa accettazione. Le attività che deve compiere il Responsabile della Conservazione richiedono considerevoli competenze tecniche e normative. E questa la ragione per cui spesso tale ruolo viene delegato a soggetti terzi. La scelta di questi deve basarsi su un analisi attenta dei requisiti di affidabilità che garantisca che il soggetto incaricato sia in grado di assumersi le responsabilità previste dalla delega in termini organizzativi e di competenze. Le attività del Responsabile della Conservazione Sostitutiva Attività di carattere generale : Il Responsabile della Conservazione ha il compito di apporre la propria firma digitale e la marca temporale al termine del processo di conservazione, attestandone il corretto svolgimento. Il Responsabile della Conservazione si rende garante della corretta tenuta dell archivio secondo i documentati principi di sicurezza, adottando procedure di tracciabilità in modo da garantire la corretta conservazione, l accessibilità e l esibizione del singolo documento. Attività di carattere tecnologico: Rendere accessibile, attraverso un database, il singolo documento ed assicurare la sua tempestiva esibizione. Garantire la leggibilità nel tempo dei documenti conservati. Garantire la sicurezza informatica e fisica della base dati, provvedendo ad adottare gli standard stabiliti dalla legge. Pagina 20 di 29

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