Concessionari PartsPartner con Integrazione DMS. Manuale Operativo. Release 1.1

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1 Concessionari PartsPartner con Integrazione DMS Manuale Operativo Release 1.1

2 Indice Manuale Gestione Dati Personali Gestione Clienti Gestione Ordini Monitoraggio Performance Clienti Gestione Comunicazioni e Offerte Traguardi di Vendita Approfondimenti Supporto 2

3 Gestione Dati Personali Controllo e Modifica Dalla pagina iniziale del sito è possibile accedere all area di controllo/modifica dei propri dati, semplicemente premendo sul bottone A: Dati Magazzino B: Recapito Magazziniere C: Recapito Responsabile vendite PartsPartner A B C Controlla i tuoi dati e, se necessario, modificali. Dopo averli modificati, cliccare su Conferma. Premendo sul bottone Modifica è possibile modificare il proprio Codice d accesso. Premi poi su Conferma per salvare le modifiche 3 N.B. Il codice d accesso deve avere da 8 a 12 caratteri (lettere, numeri e maiuscole)

4 Indice Manuale Gestione Dati Personali Gestione Clienti Gestione Ordini Monitoraggio Performance Clienti Gestione Comunicazioni e Offerte Traguardi di Vendita Approfondimenti Supporto 4

5 Di seguito i tre passi che un riparatore deve seguire per utilizzare PartsPartner: Codice di Registrazione Processo di Attivazione Clienti PartsPartner Registrazione e scelta dei Concessionari iniziali Registrato Abilitazione da parte dei Concessionari scelti Abilitato Verifica completamento formazione da parte del Contact Center Attivato Servizi Disponibili Utente e Codice d Accesso per i accedere al sito modifica Dati Personali scelta di nuovi Concessionari accesso ai Cataloghi Elettronici formazione (accesso a materiale e corsi) possibilità di effettuare ordini presso i Concessionari abilitati possibilità di utilizzo del servizio logistico integrato PartsPartner Per tutti gli Utenti * è disponibile un Numero Verde gratuito 5 * anche non registrati

6 Gestione Clienti Liste Clienti Funzionalità rese disponibili da PartsPartner ai Concessionari per la gestione dei clienti: Liste di Clienti disponibili su PartsPartner Clienti PartsPartner che non hanno ancora richiesto di lavorare con la vostra Concessionaria Nuovi Clienti Contattare Cliente (condizioni commerciali, sconti, pagamenti) Clienti PartsPartner che hanno richiesto di lavorare con la Concessionaria in attesa di abilitazione Clienti da Confermare Richiesta legame con Concessionaria (da parte del Cliente) Abilitazione (da parte della Concessionaria) Non possono ordinare Clienti PartsPartner attivati che possono ordinare presso la Concessionaria Clienti Attuali Possono ordinare Operazioni da farsi sul sito PartsPartner 6

7 Gestione Clienti Nuovi Clienti Nella pagina iniziale del sito, alla sezione Nuovi Clienti puoi visualizzare tutti i clienti registrati in PartsPartner non ancora legati a te o a un Concessionario della tua stessa Marca Premendo sul nome del cliente è possibile visualizzare il dettaglio dei suoi dati (nome, P.IVA, telefono,...) La segnalazione anche della persona di riferimento, del suo numero di telefono, fax e dell indirizzo consente al Rivenditore di contattare i Riparatori 7 E anche indicato lo stato del cliente, con i significati visti precedentemente

8 Gestione Clienti Clienti da confermare Dalla pagina iniziale di PartsPartner è anche possibile visualizzare i clienti che hanno fatto richiesta di abilitazione presso la tua Concessionaria e sono ancora in attesa di risposta 1 2 Accettare/Rifiutare con una selezione tipo spunta Premere sul pulsante Conferma per confermare la scelta Da ricordarsi sempre Dopo aver abilitato un cliente, perché possa fare ordini, è necessario abbinarlo al codice cliente sul DMS! 8 Il cliente che ti ha scelto come Concessionario Preferenziale ti sarà segnalato in verde; in rosso ti verrà indicato chi ti ha invece scelto come Concessionario Secondario.

9 Gestione Clienti Clienti Attuali Premendo su Clienti Attuali verranno visualizzati tutti i clienti già abilitati dalla tua Concessionaria Puoi scegliere di visualizzarli per provincia oppure puoi visualizzarli tutti, selezionando Tutte le province 9

10 Gestione Clienti Cancellazione Clienti Dalla sezione Clienti Attuali è anche possibile cancellare un cliente e interrompere il rapporto di lavoro stabilito in precedenza. Il riparatore eliminato non potrà più effettuare ordini presso la tua Concessionaria. Ecco come cancellare un cliente: Cliccare sul bottone X in corrispondenza del cliente da cancellare Il Portale ti conduce ai dati principali e alle performance del candidato all eliminazione, ciò permette di effettuare un ultimo controllo sull esattezza del cliente da eliminare Dopo aver controllato, confermare l eliminazione cliccando sul tasto Rimuovi (Altrimenti sul tasto Indietro per annullare l eliminazione) 4 Ultimo passo: il Portale ti comunica che una di avviso sarà inviata al cliente eliminato. Confermare definitivamente cliccando su OK 10

11 Indice Manuale Gestione Dati Personali Gestione Clienti Gestione Ordini Monitoraggio Performance Clienti Gestione Comunicazioni e Offerte Traguardi di Vendita Approfondimenti Supporto 11

12 Processo evasione ordine con PartsPartner Officina PartsPartner PartsPartner + DMS Concessionaria corriere Invio nuovo ordine Conferma ordine officina (automatica e immediata su PartsPartner) Notifica nuovo ordine Verifica disponibilità effettiva (a magazzino) Regolarizzazione ordine nel sistema DMS (già presente) Preparazione colli e stampa DDT (triplice copia) Attivazione del servizio logistico (PartsPartner o proprio) Raccolta materiale e consegna al riparatore L integrazione del DMS con il sistema PartsPartner consente al riparatore di venire a conoscenza in tempo reale della disponibilità e/o dei prezzi netti (così come indicati sul DMS) dei ricambi ordinati. La notifica del nuovo ordine arriverà al concessionario direttamente sul portale nella sezione Storico Vendite e, a scelta, anche via fax/ /sms; lo stato dell ordine sarà automaticamente in CONFERMATO. Cosa rimane da fare al magazziniere integrato? - Verificare l effettiva disponibilità dei pezzi richiesti a magazzino - Confermare la proposta d ordine sul DMS - Completare i passi successivi per la consegna del materiale richiesto (non è richiesto alcun tipo di risposta tramite portale, solo contatto telefonico del riparatore in casi particolari, vedere pag. 15: Quando avvisare il riparatore ) 12

13 Avvertenze Da tenere sempre presente che: A Bisogna abbinare il codice PartsPartner del cliente (ITIXXXXXX) al corrispondente codice cliente sul DMS In caso contrario il sistema non riconosce l utente e il riparatore non può procedere con l ordine. B La notifica del nuovo ordine avviene sempre sul Portale PartsPartner (oltre che sul DMS della concessionaria); a scelta, resta valido l avviso anche via fax, e sms. C Nell ordine che arriva sul portale sono presenti delle informazioni molto importanti da leggere sempre e che non sono riportate sul DMS: messaggio dal riparatore Se il materiale non è disponibile, su cosa fare in caso di materiale non disponibile in magazzino (ordina normale, urgente, non ordinare o telefonami, es : ) messaggio allegato, da parte del riparatore, come ulteriore indicazioni a supporto (es: indicazione del numero di telaio o particolari richieste sulla consegna, es : ) numero ordine DMS (consente al magazziniere di individuare in maniera univoca l ordine sul DMS) D E Bisogna segnalare eventuali inesattezze nell indicazione delle quantità disponibili o dei prezzi netti indicati; il concessionario avvertirà il riparatore della discordanza delle informazioni erogate dalla situazione reale del magazzino. In caso di inattività del DMS, il riparatore può scegliere se interrompere la procedura di ordine o proseguire in modalità semi-integrata ; nel secondo caso, il concessionario procederà con l evasione dell ordine seguendo i passi previsti per il caso semi-integrato e descritti sul Manuale Concessionario (disponibile nella sezione Scarica di PartsPartner). 13

14 Notifica nuovo ordine Come lo ricevo e con quali informazioni Modulo nuovo ordine Fax / B A C C D E F G H I L M N E F PartsPartner - sezione Storico Vendite Nuovo ordine in arrivo nel sistema DMS A: Nome officina B: Numero Ordine DMS C: Data e ora di invio dell ordine D: Indicazioni del riparatore per materiale dell ordine non disponibile E: Eventuale messaggio allegato dal riparatore F: Ordine Speciale (Es. Compagnie di noleggio; gestione flotte) G: Numero telaio H: Codice ricambio I: Descrizione ricambio Campi compilati da L: Prezzo di listino PartsPartner dopo M : Informazioni sui prezzi netti e gli sconti interrogazione del DMS N : Quantità ordinata 14

15 Verifica disponibilità effettiva a magazzino Come procedere Ricambi disponibili Inviare ricambi Non ordinare Ricambi non disponibili Ordinare normalmente Ordinare urgentemente Telefonare riparatore Scelta riparatore su ordine 15

16 Quando è opportuno chiamare il riparatore Quando.. disponibilità vista dal cliente diversa da quella riscontrata in magazzino scelta del riparatore per materiale non disponibile Telefonami non riesco a trovare il ricambio richiesto tempi di consegna, ricambio non disponibile a magazzino, molto lunghi Telefonata al cliente per finalizzare l ordine 16

17 Regolarizzazione Ordine DMS Stampa documenti di trasporto Prelievo materiale dal magazzino Regolarizzazione ordine nel sistema DMS Stampa bolla di accompagnamento in triplice copia Concessionaria Corriere Officina (cliente) 17

18 Attivazione del servizio logistico Attivazione del servizio logistico (quello PartsPartner o il proprio; nel primo caso, per la procedura, seguire le modalità concordate col corriere) 18

19 Approfondimenti Gestione dei Resi Entro 24h dalla consegna Ricevimento fax / di reso dal cliente PartsPartner Autorizzare reso? SI Timbrare e firmare fax ricevuto Rispedire il fax timbrato e firmato al Cliente Spedire il fax timbrato e firmato al corriere 19

20 Indice Manuale Gestione Dati Personali Gestione Clienti Gestione Ordini Monitoraggio Performance Clienti Gestione Comunicazioni e Offerte Traguardi di Vendita Approfondimenti Supporto 20

21 Monitoraggio Performance Clienti Report Ogni Concessionario PartsPartner ha la possibilità di accedere ad una serie di informazioni, relative ai propri clienti abilitati, che consentono di avere una fotografia chiara delle loro performance; è sufficiente cliccare sul bottone All interno del Report sono presenti 6 sezioni distinte: 1) Dati Cliente (Anagrafica dei clienti abilitati) 2) Trend Ordinato (valori a listino) 3) Valor medio ordini (valori a listino) 4) Trend Numero Ordini 5) Trend Numero Accessi 6) Indice di Finalizzazione (n ordini/n accessi) 21

22 Indice Manuale Gestione Dati Personali Gestione Clienti Gestione Ordini Monitoraggio Performance Clienti Gestione Comunicazioni e Offerte Traguardi di Vendita Approfondimenti Supporto 22

23 Comunicazioni e Offerte Publishing Ogni Concessionario PartsPartner ha la possibilità di pubblicare per i propri clienti promozioni, campagne, condizioni commerciali o semplici comunicazioni attraverso il caricamento di documenti elettronici che i clienti potranno consultare e visualizzare attraverso il portale PartsPartner; è sufficiente cliccare sul bottone All interno di questa sezione sono presenti 3 sottosezioni distinte: 1 Categorie (per visualizzare le comunicazioni esistenti e crearne nuove) Categoria-Cliente (per inserire un cliente in una categoria creata o eliminarlo dalla stessa) 23 3 Inserisci promozione (per rimuovere, inserire e rendere visibili le comunicazioni)

24 Comunicazioni e Offerte Categorie 1 Per creare una Categoria occorre considerare due tabelle, nella prima sono elencate le Categorie già esistenti, nella seconda viene richiesto il nome della nuova Categoria da creare. L utente deve seguire i passi indicati: Al primo accesso verranno visualizzate solo le Categorie predefinite consigliate dal sistema per la segmentazione dei clienti. Inizialmente tutti i clienti appartengono alla Categoria Non Assegnati. 2 3 Inserire il nome della Categoria che si desidera creare Cliccare sulla freccia del bottone Conferma per creare la Categoria Top 10 Clienti 24 A questo punto è possibile associare un Cliente ad una Categoria

25 Comunicazioni e Offerte Legame Categorie/Cliente 1 Per associare dei Clienti ad una Categoria è necessario premere sul pulsante Categoria-Cliente; compariranno nella pagina due tabelle: Nella prima tabella vengono rappresentati i Clienti e le Categorie a cui essi appartengono Nella seconda tabella sono rappresentati tutti i Clienti non ancora associati ad alcuna Categoria (quindi appartenenti alla Categoria Default) 2 Selezionare i Clienti da inserire in una Classe premendo sulla casella della colonna Seleziona (selezione tipo spunta ) Per rimuovere un Cliente da una Categoria occorre premere sul bottone Rimuovi relativo al Cliente; Il Cliente non comparirà più nella tabella delle Categorie e, non essendo più associato ad alcuna Categoria, comparirà nuovamente nella tabella relativa ai Clienti non inseriti in alcuna Categoria 25 3 Premere sul bottone Aggiungi relativo alla Categoria in cui si vogliono inserire i clienti Compariranno, associati alla categoria prescelta, i clienti selezionati

26 Comunicazioni e Offerte Promozioni e Condizioni Commerciali (1/3) 1 Per inserire o rimuovere documenti per comunicazioni commerciali, l utente deve premere sul pulsante Inserisci Promozione 2 Scegliere i marchi a cui si riferisce la pubblicazione ( spuntando la casella corrispondente ) 3 Selezionare la Categoria clienti dalla tendina 26

27 Comunicazioni e Offerte Promozioni e Condizioni Commerciali (2/3) Gli ulteriori passi da seguire per il completamento della procedura riguardano l inserimento del documento contenente la comunicazione: 5 Scegliere il tipo di pubblicazione: Comunicazione generica o Condizione Commerciale/Promozione 4 Selezionare la data di inizio e di fine visibilità della comunicazione per il riparatore sul Portale 9 Completare la procedura cliccando sulla freccetta del bottone Conferma Dare un titolo alla pubblicazione Inserire il codice pubblicazione che identificherà la promozione anche nella fase di creazione dell ordine Selezionare il documento da caricare sul Portale: cliccare su Sfoglia (formati di documenti caricabili:.doc,.xls,.pdf,.jpg non eccedenti i 500 KB di dimensione) Per visualizzare il documento inserito occorre cliccare sul bottone in corrispondenza della comunicazione d interesse N.B. Le comunicazioni non più visibili al riparatore (oltrepassata la data finale indicata) saranno evidenziate in giallo 27

28 Comunicazioni e Offerte Promozioni e Condizioni Commerciali (3/3) N.B. Per informare i propri clienti delle nuove promozioni offerte tramite Portale, selezionare, nella colonna Seleziona, quelle per le quali si vuole inviare la notifica e cliccare su Invia Notifica. In automatico, i clienti per i quali è attiva la promozione, riceveranno una mail o un fax informativo con cui si indica la data di inizio promozione e il marchio per il quale è valida. E possibile allegare alla comunicazione informativa inviata tramite fax/ anche il documento caricato. Possibilità di ordinare l elenco delle comunicazioni create per: Data Iniziale / Data Finale Possibilità di modificare per ogni singola comunicazione il periodo di visibilità al riparatore Possibilità di eliminare ogni singola comunicazione premendo sull immagine 28

29 Indice Manuale Gestione Dati Personali Gestione Clienti Gestione Ordini Monitoraggio Performance Clienti Gestione Comunicazioni e Offerte Traguardi di Vendita Approfondimenti Supporto 29

30 Traguardi Vendita Visualizzazione dei propri traguardi di vendita Nel caso in cui sia stata avviata una gara a premi, i Concessionari hanno la possibilità di controllare, in qualsiasi momento, la situazione relativa al raggiungimento dei loro traguardi di vendita. Per farlo, è sufficiente cliccare sul pulsante: 30

31 Indice Manuale Gestione Dati Personali Gestione Clienti Gestione Ordini Monitoraggio Performance Clienti Gestione Comunicazioni e Offerte Traguardi di Vendita Approfondimenti Supporto 31

32 Approfondimenti Storico Vendite (1/5) Attraverso il pulsante nella pagina iniziale del sito PartsPartner, la Concessionaria accede alla sezione che permette di visionare tutti gli ordini ricevuti dalle Officine e il relativo stato Nello Storico Ordini sono riportate informazioni sull ordine come: A: Nome Officina (cliente) A B C D E F B: Indirizzo dell officina C: Città D: Numero di telefono E: Data e ora di invio dell ordine F: Stato dell ordine: CONFERMATO o ECCEZIONATO (fissato dalla Concessionaria nella sezione Ordini in Arrivo ) 32

33 Approfondimenti Storico Vendite (2/5) Vediamo come effettuare la ricerca degli ordini presenti nello Storico Vendite e la loro visualizzazione: Filtraggio Ordini per: Ordinamento: L Utente può decidere di ordinare l elenco degli ordini per: Cliente Nome Ordine Marca Data e Ora (Invio Ordini) Stato: Confermato / Eccezionato ID Ordine: è il numero identificativo dell ordine PartsPartner, costituito da 10 numeri e attribuito in automatico dal sistema Nome Ordine: è un nome inserito dal Riparatore nel momento in cui ha effettuato l ordine Data di Arrivo: l utente può decidere di visualizzare gli ordini con le seguenti opzioni: ultimi 7 giorni / ultimi 14 giorni / ultimi 21 giorni / compresi in un periodo da selezionare Nome cliente: campo libero in cui indicare la ragione sociale del cliente oppure selezione del cliente dal menu a tendina Marca: menu a tendina in cui selezionare la marca dell ordine da ricercare Impostati i criteri di ricerca premere sul pulsante 33

34 Approfondimenti Storico Vendite (3/5) Premendo sul collegamento ID Ordine la Concessionaria visualizza il dettaglio dell ordine selezionato. A B C D E F N.B. Nel caso in cui il Riparatore inserisca un codice pezzo non ancora caricato sul DMS, nella casella Messaggio (F) si visualizzerà la seguente comunicazione: Codice parte non presente sul DMS, inserire il codice manualmente Informazioni principali sull ordine selezionato: ID Ordine NO. Ordine DMS Nome ordine Indicazioni officina per materiale dell ordine non disponibile Stato dell ordine Nome cliente Marca Data Invio Ordine Eventuale messaggio allegato dall Officina Ordine speciale (Es. Compagnie di noleggio; gestione flotte) Numero telaio A: Codice Ricambio B: Descrizione Ricambio C: Prezzo di listino (colonna già compilata da PartsPartner) D: Quantità ordinata E: Data di consegna F: Eventuale messaggio aggiunto all ordine dalla Concessionaria 34

35 Approfondimenti Storico Vendite (4/5) E possibile anche modificare lo stato di un ordine già confermato: 1 Cliccare su STORICO VENDITE 2 Cliccare sull identificativo dell ordine: 35

36 Approfondimenti Storico Vendite (5/5) 3 Cliccare sul tasto MODIFICA Effettuare le modifiche necessarie nella colonna messaggio e stato 4 Cliccare sul tasto AGGIORNA per confermare le modifiche 5 Cliccare infine su Invio Comunicazione per inviare il nuovo messaggio al cliente 6 36

37 Approfondimenti Come scaricare un nuovo ordine in arrivo Nella sezione Ordini in arrivo la Concessionaria può visualizzare tutti i nuovi ordini inviati dalle Officine tramite PartsPartner e scaricarli. 1 Selezionare uno o più ordini premendo sulla casella della riga corrispondente 2 Premere sul pulsante per scaricare tutti gli ordini selezionati 3 Premere sul pulsante Salva per salvare gli ordini sotto forma di file di testo Scegliere dove salvare i file e poi premere Salva 4 37

38 Approfondimenti Lato Riparatore Attraverso il pulsante nella pagina iniziale di PartsPartner la Concessionaria può accedere anche alla sezione del sito che permette di acquistare Ricambi originali delle cinque Case Costruttrici coinvolte nel progetto. È come se il Rivenditore accedesse al sito in qualità di riparatore. Alla stessa pagina si arriva, infatti, anche premendo sul collegamento nella barra dei menù in alto a destra. 38

39 Indice Manuale Gestione Dati Personali Gestione Clienti Gestione Ordini Monitoraggio Performance Clienti Gestione Comunicazioni e Offerte Traguardi di Vendita Approfondimenti Supporto 39

40 Supporto PartsPartner Per qualsiasi informazione o problema riguardante PartsPartner potete rivolgervi al Contact Center: Numero Verde gratuito Attivo dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle Fax

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