L Erp che riduce i costi

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1 La prima Guida multimediale per i professionisti dell'ict e delle tecnologie L Erp che riduce i costi Gestionale a prova di futuro Procedure ottimizzate e clienti senza segreti per 18 aziende che hanno rivisto l impianto gestionale

2 IL PROGETTO Vincere le sfide di Ecco come diverse imprese italiane sono riuscite a migliorare il proprio business, ridisegnando i processi e implementando Erp e Crm. Con meno fatica di quanto si possa pensare... in azienda di un gestionale evoluto, di L introduzione un sistema di contabilità direzionale nuovo, di un apparato analitico o di un Crm rappresenta una sfida non solo per il personale It SOMMARIO Abbigliamento Alimentare paola frani raviolificio lo scoiattolo sibat TOMARchio Una contabilità a prova di «fitting» Produttività senza ombre Un cruscotto direzionale «tutto in uno» Costruzioni gruppo impec costruzioni 22 Una contabilità più che trasparente Edilizia falp imola gru flora napoli natuna Dati univoci e perfettamente integrati Un Erp utile per le analisi Le buste paga si fanno in un lampo Le gare non hanno più segreti Elettromedicale draeger medical italia 32 Dipendenti sempre più indipendenti 2

3 domani ma per tutti i dipendenti. Per le realtà di medie dimensioni diventa difficile fare tutto in casa, occorre appoggiarsi a un partner che sia in grado di distillare non solo le necessità informatiche ma anche quelle operative, della quotidianità, e quelle strategiche, favorendo una visione di lungo periodo del rinnovamento tecnologico. La scelta del giusto consulente è, quindi, fondamentale. In questa pubblicazione speciale trovate le testimonianze dirette di 18 aziende italiane, in prevalenza di medie dimensioni, che hanno deciso di condividere le proprie e s p e - rienze. Tutte hanno optato per lo stesso partner informatico, Esa Software. Tutte hanno affrontato la sfida di un rinnovamento It avendo ben presenti i benefici attesi dalle iniziative. Tutte hanno misurato nell immediato il payoff dei progetti. Le informazioni contenute in questo documento sono corrette alla data di pubblicazione; tuttavia sono passibili di modifiche nel tempo. Esa Software si scusa anticipatamente per eventuali inesattezze e/o errori. Elettronico c.r.t. elettronica Fabbricazione mobili Meccanico Sanitario siatel sitemi FLEXFORM lucchi r. elettromeccanica Centro ortopedico 2000 Servizi globavia Sidra e servizi circle line Fatturazione e prima nota in un click Risposte più rapide a ciascun cliente Costi di produzione senza più segreti Disegni sempre aggiornati sul nuovo gestionale Flussi di cassa in euro e dollaro Zero errori e processi sotto controllo Controlli di gestione più «fluidi» L Erp che riduce gli oneri Crm o Business Intelligence? 3

4 FLEXFORM Costi di produzione senza più segreti Una realtà a conduzione familiare che sa anticipare le tendenze-moda dell arredamento moderno. Un nuovo Erp che permette di tracciare passo a passo tutta la produzione, per migliorare il presidio delle spese Walter Rinaldo, Responsabile Acquisti 4 Con sede a Meda, nel cuore del distretto lombardo dell arredamento, Flexform è un nome noto nel panorama degli imbottiti di qualità. Un organico di 130 persone per questa media azienda a conduzione familiare che ha compiuto, negli ultimi anni, enormi progressi sul fronte dell evoluzione informatica. «Siamo in due, io e un collega, a occuparci di It in azienda, anche se non a tempo pieno esordisce Walter Rinaldo, Responsabile Acquisti. Io seguo la parte più tecnica, come l help desk, ma ci affidiamo a un azienda esterna (Cedi Mega, oggi MondoEsa-Laghi - ndr) per tutti i servizi It. Non abbiamo mai avuto la necessità di avere una struttura Edp interna dedicata. Ci sembrava che, affidandoci a professionisti esterni, si potesse avere accesso in tempo reale alle innovazioni che, in un mercato come quello informatico, sono quotidiane». L infra- struttura It di Flexform vede la presenza di circa 40 postazioni desk top, tutte in ambiente Windows, gestite da 7 server, di cui 6 in ambiente Windows e una macchina Linux destinata, però, a essere dismessa a breve, in quanto ospita un applicativo che andrà in pensione. «Due server sono nuovi chiarisce. Li abbiamo acquistati appositamente per dedicarli L It di Flexform in pillole u Esternalizzazione completa dell It u 40 postazioni desk top tutte in ambiente Windows u 7 server, tutti Windows tranne uno, in ambiente Linux, destinato ad andare in pensione a breve u Il gestionale Esa e/impresa e il verticale E/morbido (specifico per il mercato degli imbottiti) sono le applicazioni più utilizzate alle nuove procedure di e/ impresa, l Erp che abbiamo acquistato nel All epoca ci siamo affidati al nostro partner informatico di riferimento per vagliare quello che offriva il mercato. Cercavamo una soluzione che ci permettesse di gestire la produzione dall inizio alla fine, in tempo reale, lungo tutte le fasi della lavorazione. Questo prodotto doveva integrarsi perfettamente con E-morbido, un verticale pensato specificamente per il mercato degli imbottiti. Inoltre, doveva trattarsi di una piattaforma che integrasse la gestione documentale, quella dei listini grafici e la Business Intelligence in uso». La maggior parte degli applicativi adottati in azienda girava, all epoca, su Windows e l integrazione con Linux, la piattaforma della vecchia soluzione gestionale, era divenuta troppo elaborata. «Siamo clienti storici di Esa Software precisa per la soluzione

5 Comodità e design Flexform, che opera nei settori dell imbottito (divani e poltrone) e negli accessori casa, ha legato sin dagli esordi (era il 1967), il suo nome a quello dei più grandi designer. Fondata con il nome di Fratelli Galimberti dai tre omonimi fratelli, oggi alla sua guida c è la seconda generazione della famiglia, ovvero 7 cugini. Un articolato gruppo familiare che, grazie al lavoro del prestigioso architetto Antonio Citterio, fa nascere numerose collezioni di divani, poltrone e complementi d arredo. Con sede a Meda (MI), la società vanta showroom in varie parti del mondo, da New York a Tokio e Shangai. Al suo interno lavorano 130 dipendenti che, nel 2010, hanno contribui to a realizzare un fatturato di 44 milioni di euro. di gestione delle risorse umane, ma nel 2009 abbiamo comunque avviato una software selection per capire cosa offrivano gli altri vendor. Alla fine, all interno di una rosa di tre prodotti, abbiamo optato per Esa e/impresa, soprattutto in virtù del fatto che il nostro partner di fiducia, che ci segue da anni, ce l aveva consigliato». La società brianzola ha acquistato la versione completa della piattaforma gestionale, con l idea di riuscire a presidiare al meglio la produzione, gestendola end-to-end e calcolandone in modo più preciso i costi. «Abbiamo optato per 25 licenze prosegue, tutte in uso agli impiegati, ai commerciali e a chi segue la produzione». Nessun parallelismo Presa la decisione, e/ è stato implementato in modo molto oculato. «Siamo partiti a gennaio di quest anno tiene a sottolineare, dopo circa un anno dedicato a convertire i dati del vecchio soft ware e a implementare lo sviluppo delle nuove applicazioni su e/impresa. Abbiamo deciso con il nostro partner informatico di chiudere il 31 dicembre 2010 con il vecchio sistema e iniziare il 2011 con tutte le conversioni dati già caricate sul nuovo programma, evitando parallelismi tra il vecchio e il nuovo prodotto, facendo la cosa che ci sembrava più intelligente. Durante tutti questi mesi, siamo stati assistiti da tecnici e consulenti software di MondoesaLaghi, che hanno aiutato i nostri operatori a familiarizzare con il nuovo Erp. Dopo i primi 15 giorni, durante i quali i nostri utenti hanno manifestato qualche difficoltà ad adeguarsi alle nuove interfacce grafiche di inserimento dei dati, tutto è filato liscio e gli operatori hanno cominciato da subito ad apprezzare i plus che la nuova applicazione mette a disposizione». E il futuro cosa riserva a questo progetto? «L idea è di completare l informatizzazione della nostra azienda con l area marketing conclude, adottando un Crm integrato che certamente oggi manca alla nostra azienda ma che, prima di questo progetto, era difficile da implementare». TORNA AL SOMMARIO u 5

6 PAOLA FRANI Una contabilità a prova di «fitting» La casa di moda riminese ha migliorato il presidio dei dati aziendali grazie a un nuovo Erp. Implementata anche la contabilità direzionale, che ha permesso di ridurre i tempi di generazione dei dati riclassificati 6 Una realtà fortemente informatizzata quella di Paola Frani, casa di mode di San Mauro Pascoli, nel riminese. Ciascun dipendente, infatti, è fornito di una propria postazione desktop (circa 75) in ambiente Windows. Una decina sono, invece, i server in uso in ambiente misto, proprietario e Open Source (Windows, Linux e Unix). Macchine che sostengono una struttura It piuttosto articolata «che cerca di coprire esordisce Stefano Sica, Responsabile Sistemi Informativi e Organizzazione Aziendale tutte le necessità, grazie all implementazione di una molteplicità di soft ware, dal gestionale evoluto all automazione della forza Stefano Sica, Responsabile Sistemi Informativi e Organizzazione Aziendale vendita, dal Product Data Management al Crm, dal disegno industriale alla gestione dei punti vendita». Al cuore di questo sistema, gestito completamente in outsourcing, c è l Erp: «In azienda sono io precisa che coordino i consulenti It che si occupano non solo dell assistenza sistemistica, quindi dell implementazione e del corretto funzionamento di reti e stampanti, ma anche degli aggiornamenti software. L eterogeneità dei sistemi in casa, infatti, avrebbe richiesto un estrema varietà di competenze specifiche e, di conseguenza, di persone da assumere, scelta impossibile per una realtà come la nostra». Il controllo dei numeri Lato contabilità gestionale e direzionale, il partner di riferimento è Esa Software sin dal 2000, quando Pao la Frani ha deciso di abbandonare il vecchio gestionale, ormai obsoleto, per un Erp di nuova gene- razione, Esatto. «All epoca puntualizza, avevamo apprezzato, in particolare, la capacità di Esa Software di adeguarsi rapidamente alle esigenze normative, la sua buona organizzazione e la sua prossimità territoriale, garanzia ulteriore del sostegno di lungo periodo al nostro business». Una scelta riconfermata un quinquennio più tardi quando, a metà del 2005, si è deciso di passare a L It di Paola Frani u 75 postazioni desktop in ambiente Windows (una per ciascun dipendente) e 10 server in ambiente misto (Windows, Linux e Unix) u Erp, Cad, Sfa, Pdm, Crm e retail management le applicazioni più utilizzate u It gestito in outsourcing

7 Il prêt-à-porter nel sangue Da artigiani a industriali con la passione per il bello. Una realtà tutta riminese quella fondata da Paola Frani e Davide Fusaroli alla fine degli anni 80 come Scrupoli e trasformata nel 2001 in Paola Frani. Inizialmente, un piccolo laboratorio artigianale che si propone di sfondare nel prêt-à-porter. Oggi, però, l evoluzione di questa impresa, che produce abbigliamento fine e medio-fine, ha superato le più rosee ambizioni della coppia di soci. L azienda occupa, infatti, 75 dipendenti e nel 2009 (il fatturato 2010 non è disponibile) ha realizzato un volume d affari di 17 milioni di euro (il 40% all estero). È del 2007 la trasformazione in società per azioni, che si accompagna al trasloco nel nuovo centro direzionale di mq di San Mauro Pascoli (RN). Il progetto in pillole u Ambiente Erp più intuitivo u Maggior completezza funzionale del gestionale u Realizzazione dei dati contabili riclassificati u Miglior accesso ai dati, maggior flessibilità dell output (stampe) e miglior presidio di costi e ricavi dell azienda e/ «visto che Esatto cominciava a starci stretto. Le dimensioni dell azienda erano cambiate e, da una realtà piccola, ci eravamo trasformati in una media azienda con un business internazionale. In quell occasione abbiamo proseguito un rapporto che si era dimostrato proficuo nel tempo, senza porci il problema di valutare altre software house». Attualmente, 15 persone lavorano contemporaneamente su e/. L implementazione è stata snella, assicura il manager «perché i nostri operatori erano abituati al framework e si sono ritrovati a lavorare con continuità rispetto a Esatto». Il tutto, poi, si è risolto in un mese, tra novembre e dicembre del «In quell occasione dice io ho lavorato a stretto contatto con un paio di consulenti Esa e, internamente, un nostro collaboratore si è occupato del deployment e del passaggio dei dati sulle 15 postazioni. I benefici ottenuti? Una contabilità più snella, un migliore accesso ai dati e una maggiore capacità di personalizzazione della soluzione». Nel 2007 è stata la volta di un nuovo progetto, sempre a marchio Esa Software «che ci ha permesso di implementare la contabilità direzionale per centri di costo e ricavo, fino ad allora solo approcciata. Oggi, grazie a questa soluzione, abbiamo un quadro molto più completo ed esaustivo dei numeri dell azienda». In futuro, l idea è di introdurre la gestione documentale, che completerebbe il ciclo avviato «perché conclude Sica ci darebbe la possibilità di reperire molto più facilmente i documenti, come le fatture attive e passive, che finiscono nella contabilità, e permetterebbe di realizzare un workflow per la verifica e l approvazione delle fatture ricevute, riconciliandole con i documenti di trasporto e le eventuali comunicazioni collegate in un unico ambiente digitale facilmente fruibile». TORNA AL SOMMARIO u 7

8 RAVIOLIFICIO LO SCOIATTOLO Produttività senza ombre Un Erp attraverso cui gestire tutte le facce della produttività aziendale, dalla logistica alla produzione, dal centralino agli accessi. Questa la conquista del pastificio varesino Far sposare tradizione e modernità non è facile, specie in una realtà a proprietà diffusa ma a prevalente conduzione familiare. La varesina Raviolificio Lo Scoiattolo, però, c è riuscita. In poco meno di 30 anni di attività, infatti, non solo ha ampliato la produzione dalla pasta fresca e ripiena agli gnocchi, dalla sfoglia superfine all esclusiva linea benessere, ma si è anche trasformata in una società per azioni. Merito di una famiglia unita e moderna, che ha saputo investire in tecnologie utili a supportare un idea imprenditoriale di successo, ma anche dei giusti partner. «Il progetto del nuovo Erp esordisce il Marketing Manager, Massimiliano Di Caro è maturato nel 1996, quando abbiamo conosciuto Mondoesa Varese (ora MondoesaLaghi I plus del progetto u Gestione informatizzata di tutta la produzione, miglior controllo e pianificazione della stessa u Controllo di gestione tramite lo strumento di Business Intelligence integrato nell Erp u Riduzione della carta Gli sviluppi futuri u Implementazione di uno schedulatore a capacità finita u Introduzione di un sistema di gestione elettronica dei documenti u Integrazione del Voice-over-Ip (VoIp) sul centralino aziendale u Controllo automatizzato degli accessi dei dipendenti sull Erp in uso Massimiliano Di Caro, Marketing Manager ndr), la società che ha in carico tutta la manutenzione hardware e software del nostro sistema informativo. Abbiamo optato per non avere una persona interna dedicata, ma di rivolgerci a un professionista esterno, che ci supporta costantemente nelle scelte tecnologiche. Il nostro sistema informativo non è particolarmente complesso. Abbiamo un ambiente esclusivamente Windows composto da 5 server e 30 postazioni pc. Queste ultime coincidono con gli utenti del software per noi fondamentale, l Erp e/sigip di Esa Software». Controllo di gestione senza intoppi Grazie all applicativo della casa riminese, l azienda copre l area gestionale e amministrativa, la gestione di produzione e pianificazione, il monitoraggio dello stato di avanzamento delle produzioni, la rilevazione delle presenze e realizza un vero controllo di gestione, ottenuto grazie alla soluzione di Business Intelligence integrata in e/sigip. «Il progetto precisa Di Caro è nato con l obiettivo di migliorare il presidio di tutti i processi produttivi. Nel 1996, quando è stato avviato, eravamo un azienda che dipendeva molto dalla carta. L idea era di riuscire ad abbandonarla progressivamente, miglio- 8

9 Il culto della sfoglia emiliana Con sede amministrativa a Milano e stabilimenti produttivi a Lonate Ceppino (VA), il Raviolificio Lo Scoiattolo nasce nel 1983 a opera di Umberto Belletti e della moglie Ebe Serri. L idea imprenditoriale del geometra è di produrre e vendere i tortellini della moglie, emiliana e grande esperta di pasta fatta in casa. Ad affiancarli in questa avventura le due figlie, Anna e Giancarla, e i generi. Oggi è il terzo marchio italiano, dopo Rana e Buitoni, nel settore della pasta fresca e quella che era un azienda artigianale si è trasformata in una S.p.A. alla cui direzione si alternano tre generazioni della famiglia. Una realtà che impiega 85 dipendenti e che, nel 2010 ha movimentato un volume d affari di circa 32 milioni di euro. rando i flussi di gestione e rendendoli più interattivi. Un obiettivo raggiunto pienamente visto che oggi anche la produzione è presidiata integralmente dal software». La scelta dell applicazione e/sigip, precisa il manager, è stata una conseguenza del rapporto di fiducia instaurato con i titolari di MondoesaLaghi «ma la fiducia è stata riconfermata in virtù dei risultati raggiunti in termini di riduzione dei tempi e dei costi della produzione, specie grazie alle migliorate capacità di pianificare i flussi di materie prime e prodotti finiti». Ma l azienda varesina non si ferma qui e, per i prossimi mesi, ha già in programma di dotarsi di uno schedulatore a capacità finita «che permetterà di visualizzare meglio la produzione, controllando il lavoro del singolo dipendente e la sua produttività conclude. Altro progetto di cui abbiamo terminato lo studio di fattibilità è quello che verte sull Rfid (identificazione in radiofrequenza ndr), in collaborazione con Esa e l Università di Castellanza, con l intento di ottimizzare lo spazio in magazzino e la logistica delle scorte. Stiamo discutendo anche di archiviazione documentale, per gestire in automatico il workflow interno/esterno e la fatturazione elettronica. Infine, è in fase di verifica un iniziativa per integrare il controllo degli accessi e il VoIp nel centralino. Quest ultimo ci permetterebbe di gestire via computer le telefonate, risparmiando parecchio sui costi della bolletta telefonica. Anche questo, come tutti gli altri progetti in divenire, sfrutta le funzionalità già integrate all interno di e/sigip». TORNA AL SOMMARIO u 9

10 FALP Dati univoci e perfettamente integrati L azienda vesuviana, che produce elementi metallici per l edilizia, grazie a e/ può compiere in tutta facilità statistiche e assicurarsi la trasversalità dei dati inseriti In controtendenza rispetto a chi continua ad agitare lo spettro della crisi, esistono alcune realtà italiane che, in questi anni di grande affaticamento del ciclo economico mondiale, hanno risposto bene agli effetti nefasti della contrazione economica. È, questo, il caso della vesuviana Falp, una realtà metalmeccanica con sede a Saviano (NA) che produce elementi metallici per il comparto edile. Trentatrè dipendenti e un fatturato che, lo scorso anno, ha superato ampiamente i 4 milioni di euro. Questi i numeri di una società che impiega, tra i diversi reparti (tecnico, commerciale e amministrativo) 18 L It di Falp in pochi flash p o s t a z i o - ni desktop, tutte in ambiente Windows. L infrastruttura It poggia su 4 server (in ambiente Windows Server) dedicati, rispettivamente, ai servizi di rete, al gestionale e/, al software per la gestione del ciclo di vita dei prodotti (Autodesk Vault) e alla posta elettronica (Microsoft Exchange). Tutte le applicazioni gestionali, di sicurezza e antivirus, il sistema operativo e Office sono aggiornati in automatico con cadenza settimanale. u 18 postazioni desktop, tutte in ambiente Windows u 4 server, tutti in ambiente Windows, dedicati rispettivamente ai servizi di rete, al gestionale e/, al software per la gestione del ciclo di vita dei prodotti (Autodesk Vault) e alla posta elettronica (Microsoft Exchange) u Le applicazioni gestionali, di sicurezza e antivirus, il sistema operativo e Office sono aggiornati in automatico con cadenza settimanale u I servizi di aggiornamento, assistenza e manutenzione del software gestionale, nonché dell hardware dei server, sono affidati al personale Esa «I servizi di rinnovo, assistenza e manutenzione del software gestionale, nonché dell hardware dei server, sono affidati al personale Esa Software che si è rivelato, in questo senso, un partner preziosissimo», esordisce il responsabile amministrativo, Diego Rattazzi. La società ha già da tempo abbracciato la tecnologia della casa romagnola, dotandosi parecchi anni fa del gestionale Esatto. «La struttura di questo programma, però prosegue era, nel corso del tempo, diventata obsoleta. Non si integrava nativamente con la suite Office, oltre che con altri applicativi utilizzati in azienda, e non ci permetteva di estrarre e manipolare i dati. È del 2008 il passaggio all Erp e/, una 10

11 Passione artigianale da 60 anni Falp è una azienda del comparto metalmeccanico che, attraverso la lavorazione a freddo della lamiera, produce elementi metallici per l edilizia. La realtà odierna è la naturale prosecuzione, in chiave industriale, di un esperienza artigianale iniziata oltre 60 anni fa. Con sede a Saviano (NA), Falp, al cui vertice c è la famiglia Prisco con i fratelli Michele, Lui gi e Adriano, opera in un settore che, al contrario di quanto avviene per molte altre industrie in questi anni, registra tassi di sviluppo di notevole interesse. Oggi, infatti, sono sempre più numerosi i professionisti, quali ingegneri, architetti e imprese di costruzione, che pongono maggior attenzione ai prodotti e ai materiali in grado di soddisfare sia le esigenze tecniche che quelle architettoniche, garantendo ai manufatti edilizi la necessaria protezione e durata nel tempo. Con un fatturato che, nel 2010, ha superato i 4,4 milioni di euro, Falp impiega 33 persone. piattaforma perfettamente incorporata nel nostro tessuto software, che ci ha permesso di compiere analisi statistiche fino ad allora impensabili». Il rapporto umano All epoca, Falp non ha valutato altri fornitori perché «c era in predicato un cambio radicale del gestionale e abbiamo preferito rimanere in contatto con le stesse persone che ci seguivano da anni e con le quali, nel tempo, si è costruito un rapporto umano che va al di là delle normali relazioni cliente-fornitore». A parità di tecnologia, in quanto «il software di contabilità Esa era simile a quello che ci offrivano gli altri vendor, abbiamo preferito non sperimentare altri applicativi. e/, infatti, è la naturale prosecuzione dell esperienza avviata con Esatto. In pratica, abbiamo scelto di continuare sulla strada intrapresa, dotandoci delle versioni più recenti e integrate del pacchetto che eravamo abituati a utilizzare». L ideazione del nuovo progetto Erp risale all inizio del «L iniziativa è rimasta in sospeso per un po di tempo ed è stata ripresa all inizio del 2008 ammette. A maggio abbiamo fatto la migrazione dei dati di contabilità da Esatto a e/impresa e, in questo frangente, io e il mio collega Michele Miranda, responsabile del reparto commerciale, abbiamo seguito la cosa internamente a Falp, affiancati costantemente da un tecnico Esa». La nuova piattaforma, utilizzata abitualmente da una dozzina di persone, ha permesso a Falp di inserire i dati una sola volta pur potendoli utilizzare per scopi e finalità diverse. «Questo ci ha consentito di implementare le analisi statistiche, oltre al bilancio in IV Direttiva conclude e ci assicura la perfetta univocità dei dati inseriti, oltre che la loro trasversalità tra diversi reparti e aree operative. Le possibilità di analisi sono tali e tante che, in futuro, vogliamo recepire all interno della piattaforma anche i dati della produzione che, oggi, vanno ancora inseriti manualmente». Il progetto step-by-step u Ideato agli inizi del 2007 e poi messo in stand by u Ripreso all inizio del 2008 u Migrazione dei dati di contabilità da Esatto a e/ datata maggio 2008 u 12 utenti abituali del sistema u Integrazione dei dati, loro univocità e trasversalità sono i benefici più rilevanti ottenuti TORNA AL SOMMARIO u 11

12 IMOLA GRU Un Erp utile per le analisi Imola Gru, società della provincia bolognese, utilizza e/tre per incrociare i dati e ottenere interessanti statistiche relative, ad esempio, alla produttività dei suoi operatori 12 Un ambiente It piuttosto eterogeneo, quello di Imola Gru. La società imolese che si occupa di assistenza tecnica sui mezzi da sollevamento ha, infatti, 25 postazioni desktop ospitate presso la sede centrale, oltre ad altre 6 che risiedono in quella secondaria che si trova sempre a Imola (BO), e 3 ubicate negli uffici di Pisa. Una ventina di notebook sono, invece, in dotazione alle squadre di operatori tecnici che lavorano in esterna. Le postazioni sono in ambiente misto, Windows e Open Source. Due i server, uno in ambiente Windows e uno che gira su Os Linux, ospitano i principali software utilizzati: l Erp e/tre, un software (Logica) sviluppato da Sinapsi (azienda di servizi informatici che fa parte del gruppo Imola Gru), che si interfaccia con e/ per la parte di amministrazione e controllo gestionale e serve a presidia Stefano Manara, Presidente re tutto il processo tecnicocommerciale. Errori ridotti al minimo L azienda è un cliente storico delle soluzioni Esa, sin dal 1990, con un programma gestionale in ambiente Dos. «Siamo, poi, passati a Esatto intorno al 1996 spiega e, successivamente, nel 2001, a e/2 con una semplice attività di esportazione dati». È del 2006 l aggiornamento a e/tre con un passaggio che, a detta di Manara, è stato «invisibile per gli utenti». A Esa la società si è rivolta anche per gestire le risorse umane grazie a Omnia, programma introdotto a fine 2008 che ha permesso di internalizzare il servizio di elaborazione paghe. «In passato chia Spotlight sull ambiente It u 54 postazioni utente (una ventina di queste sono i notebook in dotazione alle squadre esterne di manutentori), in ambiente misto Windows e Linux u 2 server: uno Windows, l altro Linux u It gestito da Sinapsi, società del gruppo Imola Gru u e/ (Erp), Omnia (gestione Hr), OpenOffice (utilità d ufficio), Mozilla (posta elettronica), Firefox (navigazione Web) e Logica (software di presidio del processo tecnico-commerciale sviluppato da Sinapsi) sono le applicazioni più utilizzate

13 risce caricavamo tutti i dati relativi alle presenze sulla piattaforma Logica e affidavamo il servizio paghe a un professionista esterno. Oggi, invece, entrambe le attività sono sotto il nostro diretto controllo». e/tre è stato implementato nella versione completa, anche se alcune attività vengono tuttora eseguite su Logica «come avviene per la gestione degli interventi delle squadre di manutentori. Dall indicazione del tipo di macchine, per arrivare fino alle fatture, tutto viene registrato su Logica e ribaltato su e/ per ottimizzare la gestione di effetti e pagamenti. Anche la gestione dei dipendenti, con le problematiche relative a formazione e rilevazione presenze, avviene su Logica e poi caricata su Omnia per l elaborazione dei cedolini perché i due programmi sono, effettivamente, molto integrati». Una visione globale dell azienda Sono circa una ventina le persone che utilizzano e/ e ne apprezzano quotidianamente i benefici «come osserva l integrazione dei processi e una loro maggior fluidità. La collaborazione tra Logica, e/ e Omnia, infatti, ci permette di avere una visione globale di tutte le aree dell azienda in un unico cruscotto integrato, evitando inutili duplicazioni e riducendo al minimo errori e sviste. In precedenza, nella nostra organizzazione convivevano di fatto due gestionali diversi, che ci I plus del progetto u Integrazione end-to-end e maggior fluidità dei processi di business u Visione d insieme di tutte le aree dell azienda (produzione, vendita e magazzino) in un cruscotto integrato u Ottimizzazione dei processi analitici u Utilizzo indiretto dell Erp come strumento di Business Intelligence Sospesi a mezz aria Imola Gru nasce nel 1990 nell omonima città della provincia bolognese su iniziativa dell attuale presidente, Stefano Manara, e del socio, Alfio Rizzati. I due avviano un attività di assistenza tecnica ai macchinari per il sollevamento. Imola Gru opera, da allora, nel campo dell assistenza e della manutenzione a mezzi di sollevamento in genere, sia edili che industriali, e macchine di movimentazione (autogru, gru edili a torre e automontanti, gru a ponte e gru semoventi cingolate). Con 50 addetti, una struttura di mq e 28 mezzi attrezzati, l azienda ha due sedi operative, a Imola (BO) e Pisa. Questa realtà lo scorso anno ha fatturato 4,5 milioni di euro. obbligavano a un trasferimento dati manuale. Oggi, invece, utilizziamo e/, indirettamente, come una soluzione di Business Intelligence. I dati vengono inseriti essenzialmente per motivi di produzione ma rielaborati a fini analitici. Ad esempio, il tecnico segna le ore di lavoro e queste vengono considerate, oltre che per fatturare al cliente, anche per definire il monte ore dell officina e, in definitiva, per valutare la produttività degli operatori». E in futuro? «Queste soluzioni richiedono un aggiornamento continuo per mantenere l allineamento con le normative vigenti o i vincoli delle certificazioni conclude. È proprio su queste aree che si concentrano, al momento, i nostri sforzi». TORNA AL SOMMARIO u 13

14 SIBAT TOMARCHIO Un cruscotto direzionale «tutto in uno» La casa siciliana, che produce bibite gassate, utilizza e/impresa come strumento di intelligenza distribuita. Il modulo CoDir, di contabilità direzionale, permette al management di ottimizzare le strategie Una passione, quella per le bevande gassate, che dura da quasi un secolo. È dal 1920, infatti, che Sibat Tomarchio opera in questo settore. Un attività che si espande, nei decenni, anche alla produzione e distribuzione di chinotto, limonata e aranciata in buona parte dell Italia meridionale. Una realtà che, nella sua sede di Piano d Api, in provincia di Catania, ha una trentina di postazioni di lavoro, tra le quali una decina di notebook, tutte in ambiente Windows. Stesso ambiente anche per i 4 server. Le applicazioni più utilizzate, al di là della produttività individuale di Office e, in particolare, dei fogli elet- Bottiglie «a tre punte» Fondata ad Acireale (CT) nel 1920, Sibat Tomarchio è da 91 anni un azienda specializzata nella produzione di bevande gassate. Attraverso tre generazioni di imprenditori è, oggi, tra i più importanti produttori locali di bibite. Opera sul territorio siciliano e, dal 2009, anche in Calabria, Puglia, Campania e Basilicata. Con una forza lavoro di 53 persone, un fatturato di 16 milioni di euro e una produzione di 40 milioni di bottiglie, raggiunge famiglie di consumatori della Trinacria, senza contare i nuovi clienti dell Italia continentale che, da più di un anno, si sono lasciati conquistare dalla bontà delle sue bibite. tronici di Excel, sono il gestionale e/impresa e alcune procedure semiautomatiche che ottemperano in modo canonico alla normativa sulla privacy, le cui impostazioni di sicurezza sono gestite tramite un dominio locale. «È previsto anche il lavoro da remoto esordisce Angela Conti, Responsabile Amministrativo mediante l utilizzo di un terminal server appositamente configurato con gli applicativi di maggiore interesse da parte dell area amministrativa». Software sartoriale La gestione delle necessità informatiche è delegata completamente all esterno, ai tre consulenti informatici di Mondo Esa Catania. È un legame di fiducia estrema quello che lega Sibat Tomarchio alla casa riminese «e, in particolare, 14

15 L It di Sibat Tomarchio u Una trentina di postazioni di lavoro, tra i quali una decina di notebook, tutte in ambiente Windows u 4 server, in ambiente interamente Windows u Telelavoro da remoto, mediante l utilizzo di terminal server, per alcuni applicativi dell area amministrativa u Microsoft Office per la produttività individuale (e, in particolare, i fogli di calcolo di Excel 2007) è il pacchetto più utilizzato negli uffici. L Erp Esa e/impresa è utilizzato anche a scopo di Business Intelligence I plus del progetto u Esa e/impresa è in uso a 18 postazioni tra gli uffici amministrativo e commerciale u Particolarmente utili il modulo di contabilità direzionale (Co- Dir) e le funzionalità di Business Intelligence u Miglioramento del presidio dei diversi processi aziendali u In futuro: l azienda dovrebbe valutare a breve diversi progetti di contabilità industriale, gestione elettronica dei documenti e Crm allo staff di Catania, che è stato sempre il nostro riferimento per le applicazioni di software gestionale. Il rapporto con Esa dura, infatti, da oltre un decennio, iniziato con Esatto, proseguito negli anni con il Mondo di E e, più di recente, con e/impresa. La competenza e la professionalità del personale locale ci hanno permesso di vestire una soluzione personalizzata sulle nostre esigenze». Un applicazione rifinita su misura, quindi, come un abito di taglio sartoriale, creata a partire dal pacchetto e/ impresa. «Utilizziamo una soluzione gestionale molto flessibile specifica con 18 postazioni attive, suddivise tra il personale delle aree amministrativa e commerciale. Facciamo ampio uso, in particolare, del modulo CoDir di contabilità direzionale e controllo di gestione, oltre che della Business Intelligence per l analisi dei dati». Un cruscotto che indirizza le scelte del management e permette alla direzione di tastare il polso di ciascuna area di attività con pochi click del mouse. «e/impresa è stato tarato sulle nostre specifiche esigenze e ci consente di ottimizzare al meglio i processi aziendali. Tutto questo si traduce in un risparmio evidente sui costi di gestione e, perché no, anche nell ottimizzazione del personale dedicato alle diverse procedure, che oggi sono molto più automatizzate che in passato», sostiene Conti. La società è impegnata, al momento, nelle attività di migrazione alla più recente versione di e/impresa e non ha in programma, nel breve periodo, ulteriori espansioni dell iniziativa. «Stiamo, però conclude, già valutando la possibilità di gestire i documenti aziendali con procedure interamente elettroniche, tramite la piattaforma di document management Esa e/dms. Inoltre, non intendiamo fermarci qui e, in futuro, sicuramente ci sarà spazio per valutare meglio i benefici offerti da e/sigip, il soft ware per la gestione della produzione di Esa. Non ultimo, il nuovo fronte sul quale ci muoveremo con tutta probabilità nei prossimi mesi è la gestione dei rapporti con i clienti, tramite Esa Crm24». TORNA AL SOMMARIO u 15

16 LUCCHI R. ELETTROMECCANICA Disegni sempre aggiornati sul nuovo gestionale La riminese Lucchi R. Elettromeccanica ha rinnovato completamente l Erp due anni fa, con indubbi vantaggi per il lavoro quotidiano dei contabili. Integrato nella piattaforma anche il disegno industriale Il trasloco nella nuova sede, più ampia e moderna della precedente, è stato per Lucchi R. Elettromeccanica lo spunto per rinnovare completamente l ambiente gestionale. Questo avveniva quattro anni fa. Un 2007 che fa da spartiacque per questa realtà riminese che progetta e realizza motori elettrici. «Il trasloco ha rappresentato, per noi, un cambio di immagine molto elevato esordisce Andrea Di Clemente, Responsabile Qualità e Program Manager. Prima, infatti, eravamo ospitati all interno di un condominio mentre oggi abbiamo una sede autonoma che si estende su una superficie sei volte più grande di quella precedente. In quel frangente si è anche deciso di cambiare il gestionale perché quello in uso, che girava su piattaforma Linux, era ormai divenuto obsoleto ed era difficile da utilizzare. Cercavamo qualcosa di innovativo e, alcuni mesi dopo, ci siamo attivati per la ricerca». L ambiente informatico dell azienda romagnola vede la presenza di 5 server e di una ventina di postazioni desktop, tutte in ambiente Windows. Tutto l It è gestito internamente dal responsabile del Ced (Centro elaborazione dati), che si occupa degli aggiornamen- ti del Cad (SolidEdge), dell Erp e del Pdm (Product Data Manager), ovvero le applicazioni più rilevanti per l azienda. Il calcolo del costo di produzione Dalla software selection sono emersi tre nomi e, nel maggio 2009, la scelta è ricaduta su Il Mondo di e/ di Esa. «In suo favore prosegue ha pesato il fatto che si trattava di un azienda della nostra stessa città, che conoscevamo e che ci dava garanzia di continuità. Da non sottovalutare, però, è stato anche il rapporto qualità/prezzo, visto che le funzionalità messe a disposizione dai diversi fornitori erano piuttosto simili, ma Il Mondo di e/ era offerto a un prezzo decisamente più accessibile di quello della concorrenza». A settembre è stato caricato il programma su un server dedicato, già presente in azien- L It di Lucchi R. Elettromeccanica u Ambiente Windows sia per i 5 server (1 dei quali dedicato al gestionale Esa) che per le 20 postazioni pc u SolidWorks (integrato nativamente con l Erp) per il disegno industriale (Cad) u Office, Erp e Pdm (gestione end-to-end delle informazioni di prodotto) sono le applicazioni più utilizzate u It gestito internamente dal responsabile del Ced 16

17 da e appositamente ripulito per far spazio al gestionale, ed è stata fatta la formazione. Con il 31 dicembre si è staccata la spina al vecchio software e il 2010 è partito all insegna del nuovo Erp. A supportare Di Clemente nell iniziativa, oltre a una persona dell ufficio tecnico anche un commerciale e un paio di persone di Esa. Ma qual è la differenza rispetto alla vecchia piattaforma? «Ciò che Il progetto in pillole Andrea Di Clemente, Responsabile Qualità e Program Manager u 15 postazioni in licenza per l Erp e/ u e/sigip utilizzato per il controllo del costo di prodotto u Gestione della Di.Ba (distinta base) dei prodotti, che facilita l inserimento degli ordini e riduce al minimo gli errori u Automatismi nella gestione delle attività quotidiane come la generazione del Documento di Trasporto (Ddt) u Integrazione nativa con SolidWorks, l applicativo Cad, che permette di caricare sul gestionale i disegni tecnici in formato.pdf dei prodotti Il «pallino» dell innovazione Una ventina di dipendenti e un giro d affari di 3 milioni di euro, una sede che occupa una superficie di circa mq. Questi i numeri salienti di Lucchi R. Elettromeccanica, azienda riminese che opera nella progettazione, realizzazione e assistenza su motori elettrici. Una realtà con un business planetario, che fa della ricerca e sviluppo nel campo delle energie alternative il suo fiore all occhiello. Tra i suoi clienti, i colossi dell automotive Iveco e General Motors e quelli della meccanica come Magneti Marelli, Gruppo Carraro e Gruppo Finmeccanica. appare evidente da subito sottolinea è l intuitività del programma. Il software ha anche un manuale di utilizzo molto facile da consultare, cosa questa che riduce al minimo gli intoppi. E poi c è un risparmio di tempo notevole in quasi tutte le operazioni quotidiane perché, rispetto al software che utilizzavamo prima, sono necessarie meno schermate per ottenere i singoli documenti. Uno su tutti è il Ddt (Documento di Trasporto - ndr), che oggi, viene generato automaticamente dal sistema ed è personalizzabile con estrema facilità». La piattaforma Esa è utilizzata da una quindicina di postazioni per gestire la contabilità, il magazzino e le distinte basi, oltre che per calcolare il costo di prodotto attraverso il componente e/sigip. «La gestione della Di.Ba. ci ha facilitato notevolmente la vita dice perché, a fronte di un ordine ricevuto dai nostri agenti, se il prodotto è già stato realizzato in passato si riescono in pochi istanti a fare i conti sul costo di produzione. Inoltre, l inserimento degli ordini, con i singoli pezzi già codificati, è più veloce e gli errori sono ridotti al minimo». Contemporaneamente all acquisto del gestionale, due anni fa la società aveva implementato anche un nuovo Cad, Solid Works, che è integrato nativamente con l Erp. Grazie a questa integrazione, è possibile caricare direttamente sul gestionale il disegno tecnico (in formato Pdf) dei prodotti. «In questo modo conclude ciascun tecnico ha sempre a disposizione i disegni aggiornati. In realtà questo processo non è ancora del tutto completato e, nei prossimi mesi, è mia precisa intenzione lavorare a questo aspetto, per noi fondamentale». TORNA AL SOMMARIO u 17

18 C.R.T. Elettronica Fatturazione e prima nota in un click La società catanese, che opera nel settore delle comunicazioni via radio per i servizi di soccorso, grazie al nuovo gestionale ha snellito sensibilmente le procedure amministrative È una realtà molto dinamica e giovane, C.R.T. Elettronica. La società catanese fornisce soluzioni di comunicazione via radio agli operatori dei servizi di emergenza, sicurezza, vigilanza e soccorso. Otto dipendenti per una quindicina di postazioni It (tra cui 4 notebook), suddivise tra le due filiali, poste una di fronte all altra nel cuore del capoluogo siciliano, e un server, tutto in ambiente Windows. Un consulente esterno si oc- Domenico Li Pira, Responsabile Tecnico Telecomunicazioni e gestione emergenze La catanese C.R.T. Elettronica nasce nel 1984 con la missione di operare nel settore dell elettronica e, in particolare, nelle comunicazioni via radio per servizi di emergenza, sicurezza, vigilanza e soccorso, civili e militari. Principale protagonista nel settore Pmr (Professional Mobile Radio), la società ha in organico 8 dipendenti. Da 27 anni, C.R.T. è distributore autorizzato per la Sicilia Orientale di Motorola e Icom. Nel 2001, per fornire un servizio sempre più aderente alle richieste di un mercato in rapida espansione, è stata inaugurata una nuova struttura dedicata ai laboratori (una sede di fronte a quella legale), con strumentazioni di alto livello per poter operare su qualsiasi apparato radio, officina, uffici e magazzino per la distribuzione e l assistenza tecnica sugli apparati Motorola, Icom, Kenwood, Vertex, Funktronic, Swissphone e Zetron. cupa di hard disk, serventi e aggiornamenti software mentre lo staff di Esa Software ha in carico la manutenzione del gestionale. Il cuore tecnologico è un programma, sviluppato internamente, per la gestione degli istituti di vigilanza. Il software si occupa dell interazione tra l azienda e gli operatori di sorveglianza, monitorando gli allarmi e identificando l esatta ubicazione delle auto dei vigilantes in un dato momento. Molto utilizzati sono anche la suite di utilità personale Office e l Internet banking, oltre a un programma di gestione dei servizi di spedizione dei prodotti. La contabilità e il magazzino poggiano interamente su e/impresa. «Da sempre premette il Responsabile Tecnico, Domenico Li Pira ci segue lo staff di Esa Software, che ci ha permesso, con la sua competenza, di vestire una soluzione sulle nostre esigenze. Con loro abbiamo instaurato un rapporto amicale, tutti i loro operatori ci conoscono benissimo e, praticamente, parlano la nostra lingua». Apprendimento veloce L ultima sfida per l azienda è stato l aggiornamento di Erp, con il passaggio da Esatto a e/impresa, datato novembre Sei le postazioni attive per la versione completa del pro- 18

19 L It in pochi flash u Una quindicina di postazioni utenti (tra le quali 4 notebook), suddivise tra le due filiali della società, e un server, tutti in ambiente Windows u Un consulente esterno si occupa di server, hard disk e aggiornamenti u Insieme al programma di contabilità, che gira su piattaforma Esa, l altra applicazione critica è un software sviluppato internamente per la gestione degli istituti di vigilanza u Molto utilizzati sono anche i programmi per i servizi di trasporto e spedizione e l Internet banking L iniziativa passo a passo u Passaggio da Esatto a e/impresa datato novembre 2010 u 6 postazioni attive per la piattaforma completa e due quelle che utilizzano abitualmente il modulo Dettaglio, per la gestione delle vendite al banco u Intuitività delle operazioni e automatismi nella gestione di magazzino e fatture sono i principali benefici indicati dagli utenti u Link diretto dei dati tra contabilità e magazzino, impossibile con il software in uso in passato u Invio rapido delle fatture via , con pochi click del mouse u Scarico automatico dal magazzino scorte della merce venduta al banco, in tempo reale dotto, tutte in area amministrativo-commerciale. Incluso nel programma anche il modulo Dettaglio, che permette di scaricare in tempo reale dal magazzino i prodotti venduti al banco e crea automatismi nella gestione della prima nota. «Noi facciamo già una gestione separata tra scontrini e fatture chiarisce e, se nella vendita al banco non c è obbligo di fattura, il ciclo amministrativo si chiude in automatico sull Erp con una pezza d appoggio utile per fare lo scontrino al cliente». Quando si è deciso di cambiare il gestionale in uso, non sono stati valutati altri fornitori perché, spiega, «il rapporto con Esa Soft ware è di estrema fiducia. Il suo programma ha un elemento molto importante per noi, in quanto collega molto bene il magazzino alla contabilità senza bisogno di ulteriori programmi. La piattaforma è completa dal lato contabilità ed è molto più malleabile del software che utilizzavamo in precedenza. Prima, ad esempio, bisognava scannerizzare le fatture e poi inviarle con la posta elettronica, ora basta cliccare sull icona corrispondente e, se nell anagrafica è inserito l indirizzo di posta elettronica del cliente, il documento parte in automatico attraverso il programma di posta in uso». Il progetto è stato pensato e realizzato in pochi mesi. Ideato a giugno dello scorso anno «la direzione voleva passare subito a e/impresa spiega, ma abbiamo preferito procrastinare a dopo le ferie per non creare sovrapposizioni con le scadenze di chiusura Iva. Alla fine, è entrato nel vivo a ottobre e il mese successivo c è stato il go live». Gli automatismi introdotti sul fronte contabilità hanno permesso all azienda di risparmiare molto tempo perché, conclude Li Pira, «l ambiente è flessibile e intuitivo. Inoltre, l apprendimento attraverso il corso è stato molto veloce e siamo stati in grado di fare da subito le scritture in prima nota e la contabilità Iva». TORNA AL SOMMARIO u 19

20 FLORA NAPOLI Le buste paga si fanno in un lampo Lo specialista partenopeo di piante e fiori cercava una piattaforma completa per la contabilità e la gestione del personale. E l ha trovata con Esa. Ora, spazio anche alla gestione elettronica dei protocolli Gestire tutta l amministrazione con pochi click del mouse. Questo è quello che fanno quotidianamente gli operatori contabili di Flora Napoli, azienda di Casoria (NA) che distribuisce piante e fiori, realizza opere a verde e si occupa anche di edilizia. Una realtà che fattura circa 10 milioni di euro e impiega 150 operatori. «Si tratta in prevalenza di operatori sul campo esordisce Domenico Di Girolamo, Coordinatore Generale e Direttore Tecnico ecco perché il numero di desktop è pari a un decimo della nostra forza lavoro. Attualmente, sono circa 15 gli impiegati, suddivisi tra le aree tecnica e amministra- Domenico Di Girolamo, Coordinatore Generale e Direttore Tecnico tiva, che hanno una propria postazione desktop. Tutti i pc, così come l unico server presente in azienda, sono in ambiente Windows. Al servente centrale, su piattaforma Sql Server, sono collegati diversi microserver dipartimentali». Office è il programma privilegiato per la produttività individuale e, a questo, si affiancano un software di progettazione, un applicazione di gestione tecnica e un programma che consente agli Enti pubblici il censimento e monitoraggio dei beni, la pianificazione delle attività e la L ambiente It di Flora Napoli u Una quindicina di postazioni desktop, un pc in dotazione a ciascun operatore tecnico e amministrativo, tutti in ambiente Windows u Un solo server centrale su Sql Server e vari microserver dipartimentali (reparto tecnico, amministrazione ) collegati a questo u Strumenti classici di produttività individuale (Microsoft Office); contabilità (Esa e/ impresa); gestione delle risorse umane (Esa Omnia); progettazione tecnica; gestione tecnica e un programma che permette agli enti della Pa di effettuare il censimento e il monitoraggio dei beni, la pianificazione delle attività e la consuntivazione degli interventi via Web sono le applicazioni più utilizzate I plus del progetto u È di una decina di anni fa il passaggio da Esatto a e/, aggiornato di recente a e/ impresa u 6 utenti abituali per l area amministrazione u Gestione interna di tutta la contabilità (fornitori, clienti, prima nota, bilancio) u Omnia, implementato quest anno per la gestione delle risorse umane, è utilizzato abitualmente da 2 utenti u Gestione presenze, paghe e contributi, elaborazione buste paga e Modello 770 u A breve: codifica della posta cartacea in ingresso e in uscita con e/impresa (gestione protocolli), in ottica di gestione documentale elettronica a

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