Gestione fatturazione via web

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1 Gestione fatturazione via web Presentazione e guida all'uso SoftRiz di Roberto Rizzi via Ca del Binda, Cremona P.I C.F. RZZRRT66A20D150E -

2 Indice Premessa...2 I vantaggi di un software via web...2 Caratteristiche tecniche...2 Principali funzionalità e modo d'uso...2 Anagrafica clienti/fornitori (aziende)...3 Fatture vendita...5 Fatture acquisto...7 Modalità di pagamento e banche...7 Stampa elenchi...8 Potente sistema di ordinamento e di ricerca...8 Backup...9 1

3 Premessa Questa guida è stata redatta con lo scopo di fornire gli elementi basilari per conoscere e utilizzare il nuovo programma di SoftRiz per la fatturazione. Si tratta di un prodotto che consente la gestione e la stampa di: anagrafica clienti anagrafica fornitori fatturazione... il tutto via Internet! L'aspetto più importante di un software di questo tipo è la sua flessibilità e la possibilità di essere espanso e/o adattato a qualsiasi tipo di esigenza. Se se ne apprezza la filosofia, si può utilizzare al posto di qualsiasi tipo di gestionale, progettando un prodotto appositamente studiato per chi lo deve utilizzare, con tutti i vantaggi che la gestione via web può offrire. I vantaggi di un software via web Non è necessaria alcuna installazione sul/i PC degli operatori: qualsiasi computer collegato ad Internet (o ad una intranet aziendale) con installato un browser (navigatore) può accedere al software; basta essere in possesso di utente e password; il prodotto è facilmente modificabile: altre funzioni possono essere aggiunte senza dover procedere a nuove installazioni. Tutti i computer che accedono al programma dispongono contemporaneamente dell'ultima versione; è semplice da imparare: oggi l'utilizzo di Internet è molto diffuso quindi la familiarità con i browser è sicuramente maggiore rispetto a quella con i software gestionali più tradizionali. L'apprendimento per gli operatori è quindi sicuramente più facile e veloce; sicurezza dei dati: il servizio hosting proposto effettua un backup quotidiano dei dati, una garanzia davvero importante. Inoltre, per ulteriore sicurezza, il software prevede la possibilità di salvare in locale una copia del database contenente tutti i dati inseriti. Caratteristiche tecniche Il software è sviluppato in PHP. Il database è MySQL. Principali funzionalità e modo d'uso Digitando nel browser l'indirizzo dove risiede il software, viene richiesto di autenticarsi con utente e password. Fatto questo, si entra in una pagina con alcune TAB (pulsanti), collocate nella parte superiore della pagina, che permettono di accedere alle funzionalità del programma. L'utilizzo avviene come se si 2

4 trattasse di una normale pagina web, cioè un un click sulla voce che si desidera attivare. Le TAB disponibili sono: AZIENDE: anagrafica dei clienti e dei fornitori FAT. VENDITA: gestione delle fatture emesse FAT. ACQUISTO: gestione delle fatture ricevute MOD. PAGAMENTO: gestione delle modalità di pagamento BANCHE: gestione della o delle banche di appoggio STAMPA ELENCHI: riepiloghi delle fatture emesse o ricevute in un dato periodo BACKUP: salvataggio del database Vediamo ora nel dettaglio le varie funzionalità. Si noti che tutte le funzioni di inserimento, modifica, copia, cancellazione e visualizzazione funzionano nello stesso modo quindi saranno illustrate nel dettaglio solo nel paragrafo dedicato alle Aziende. ANAGRAFICA CLIENTI/FORNITORI (AZIENDE) L'anagrafica è la sezione in cui si inseriscono e visualizzano i dati dei clienti e dei fornitori. In visualizzazione è disponibile un indice dei clienti o fornitori con tipologia (C=cliente; F=fornitore), ragione sociale, Codice Fiscale, P.IVA, telefono, Fax, sito Internet e . Si ha così una panoramica delle informazioni più importanti delle singole voci. Scegliendo una una voce dall'elenco e cliccando su 'visualizza' si entra nel dettaglio che contiene tutte le informazioni. In questa pagina, le informazioni sono visibili ma non modificabili. L'ordine di 3

5 visualizzazione è per 'nome cliente' ma è possibile variarlo secondo le proprie necessità con un semplice click. Per modificare una voce la procedura è la stessa: si sceglie il cliente/fornitore e si clicca su 'modifica'. L'aspetto è uguale alla visualizzazione ma i campi sono attivi ed è possibile fare alcune operazioni su di essi. Si noti che i dati sono divisi in tre schermate (dati, referenti, varie e banca) per evitare una pagina eccessivamente lunga. Dopo aver modificato, si può cliccare su 'applica' (per salvare senza uscire dalla schermata) o 'salva' (per salvare e tornare all'elenco). Con 'annulla' invece si torna all'elenco senza salvare eventuali modifiche apportate. Nella schermata 'varie e banca' si trova il campo di scelta della modalità di pagamento scelta per quel cliente/fornitore. Questo elenco viene impostato in una sezione apposita del programma a cui si accede dalla TAB 'Mod. pagamento'. La data di creazione della scheda viene automaticamente impostata al primo salvataggio, mentre la data di aggiornamento viene modificata ad ogni salvataggio. Il pulsante 'Aggiungi' apre una nuova maschera per l'inserimento dei dati del cliente e /o fornitore. E' utile impostare per ogni ditta se si tratta di un cliente, fornitore o entrambi perché ad esempio, quando si 4

6 compone una fattura compariranno solo i clienti. Alla fine dell'inserimento dei dati, è possibile cliccare su 'Salva' (si salva la nuova scheda e si torna all'elenco) o 'Salva e continua' (si salva la scheda e se ne apre una nuova per un ulteriore inserimento). Il pulsante 'Copia' permette di aprire in modifica una copia della scheda che è stata selezionata. Si modificano i dati necessari, si salva e si ottiene una nuova scheda lasciando intatta quella di partenza. Questa funzione è molto utile nel caso si debbano inserire schede molto simili tra loro, per evitare di digitare nuovamente tutti i dati. Cliccare sul pulsante 'Cancella' per cancellare la scheda selezionata. Prima di cancellare, il programma chiede conferma per evitare click accidentali. Dalla barra di navigazione posta sotto all'elenco inoltre è possibile scorrere le schede o passare da un pagina all'altra e sapere il numero di record esistenti. Le funzioni di ricerca e ordinamento saranno affrontate in un paragrafo apposito, vista la loro importanza. FATTURE VENDITA La fattura emessa viene composta allo steso modo dell'anagrafica, attraverso semplici maschere. L'elenco che si presenta cliccando sulla TAB 'Fatture vendita' mostra i dati principali che permettono di individuare una fattura a colpo d'occhio. L'impostazione grafica dipende dalle necessità del cliente e può essere realizzata in modo da corrispondere al modello già in uso. Pertanto, la fattura visibile nella demo online è solo esemplificativa. Quando si crea una nuova fattura (cliccando su 'Aggiungi') è sufficiente scegliere il cliente e l'anagrafica si compila dinamicamente. Non è visibile nella maschera di immissione dei dati ma lo sarà nella stampa della fattura. In questa fase si immettono le informazioni anagrafiche, il numero, la modalità di pagamento, la banca di appoggio ecc. non si inseriscono invece le voci della fattura (gli articoli acquistati e relativi prezzi). C'è infatti una maschera apposita dove inserire il dettaglio, dopo che la fattura è stata salvata. Si noti che: i campi 'modalità di pagamento' e 'banca di appoggio' sono dei combo box (tendine) con possibilità di aggiungere/modificare/cancellare le voci esistenti nell'elenco; 5

7 scadenza fattura: basta inserire il numero di giorni (30, 60, 90 o qualsiasi altro valore) e automaticamente sarà calcolata la data di scadenza; stato pagamento: un 'option button' permette di scegliere se la fattura è stata sollecitata, pagata o registrata/archiviata. Nell'elenco delle fatture un diverso colore indica lo stato della fattura. Il numero della fattura viene generato automaticamente in base all'ultimo numero utilizzato nell'anno. Il campo è comunque editabile se è necessario variare il numero. Una volta salvata la struttura della fattura, cliccare su 'Det' per inserire le varie voci di dettaglio. Il programma è stato realizzato per uno studio professionale che non vende oggetti pertanto è possibile inserire solo la descrizione del prodotto/servizio offerto e il prezzo al netto di IVA. Il programma calcolerà l'iva e i totali automaticamente. Se si necessita di una maschera di dettaglio più sofisticata (articolo, quantità, sconto, ecc.) la personalizzazione può essere richiesta in base alle proprie esigenze. 6

8 Una volta terminata la composizione della fattura, cliccando sul link 'Sta' viene generato un file PDF con l'impostazione grafica scelta. Il PDF è la soluzione ottimale in quanto: può essere stampato può essere salvato e inviato ad esempio per posta elettronica viene visualizzato allo stesso modo anche con diversi lettori per PDF e su computer con sistemi operativi differenti. FATTURE ACQUISTO Le fatture ricevute dai fornitori sono volutamente meno dettagliate e prevedono solo l'inserimento di: fornitore, argomento, scadenza, numero fattura, data pagamento, modalità di pagamento e importo. E' comunque possibile, adattare il prodotto ad esigenze diverse. La gestione e visualizzazione di queste fatture avviene comunque nello stesso modo delle altre funzionalità. MODALITÀ DI PAGAMENTO E BANCHE Queste due TAB, molto semplici, permettono di inserire una sola volta le modalità di pagamento scelte e proprie banche di appoggio per le fatture emesse. Nelle relative maschere di immissione dati questi elenchi saranno visualizzati come menù a tendina. 7

9 STAMPA ELENCHI Sono disponibili due riepiloghi stampabili per la visualizzazione della situazione delle fatture (sollecitate/pagate/archiviate) sia in entrata sia in uscita, relativa ad un dato periodo. In pratica, digitando il periodo di riferimento e scegliendo la tipologia di fattura viene generata una pagina stampabile che mostra con diversi colori lo stato delle fatture. POTENTE SISTEMA DI ORDINAMENTO E DI RICERCA Questo gestionale web offre interessanti possibilità di reperimento dei dati inseriti, fondamentale quando i dati sono molto numerosi. Le modalità di ordinamento e ricerca sono uguali su tutte le pagine di visualizzazione. Ordinamento Cliccando sull'intestazione di ogni colonna degli indici, si sceglie l'ordinamento in visualizzazione. 8

10 Cliccando su più colonne l'ordine di visualizzazione considera tutte le colonne indicate partendo dall'ultima. Ad es. posso visualizzare per provincia e all'interno per località e ancora per cognome e così via. La riga in grigio mostra l'ordinamento attualmente utilizzato. la 'X' a sinistra della riga in grigio cancella le scelte effettuate. Ricerca Cliccando sul segno 'v' in alto a sinistra si attiva la riga di ricerca. Basta digitare una parola o parte di essa di uno qualsiasi dei campi e cliccare sul segno '>' per filtrare i dati in base al criterio immesso. BACKUP Se il software è ospitato da un provider web il backup dovrebbe essere già assicurato. Se però il software risiede ad esempio su una Intranet aziendale che non ha un proprio sistema di backup, questa funzione può essere molto utile. E' infatti consigliato effettuare frequenti backup per evitare la perdita di dati. Cliccando sulla TAB 'Backup', molto semplicemente, viene salvata sul proprio desktop una copia del database contenente tutti i dati immessi. Contatta SoftRiz per un preventivo gratuito e senza impegno 9

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