Presentazione. Sistema integrato per la gestione dei laboratori d analisi chimiche e batteriologiche

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1 SOLUZIONI INFORMATICHE Via Danubio, Prato Tel info@iftm.it - web Sistema integrato per la gestione dei laboratori d analisi chimiche e batteriologiche Presentazione

2 Caratteristiche tecniche di Visual Lims Visual Lims è un programma di gestione per laboratori di analisi chimiche e microbiologiche progettato per integrare la gestione tecnica a quella amministrativa Realizzato con la collaborazione ed il contributo di importanti laboratori nazionali, trae frutto da molteplici e differenziate esigenze per acquisire le importanti caratteristiche di elasticità e flessibilità, consentendo una ampia ed esaustiva possibilità di personalizzazione e configurazione. Funzionante in rete locale od in rete geografica tramite internet o linee dedicate, senza limiti di postazioni di lavoro contemporanee, consente di adattarne la configurazione alle dimensioni ed esigenze del laboratorio. Visual Lims è conforme alle specifiche stabilite dalle Good Laboratory Practice (GLP). Visual Lims mette a disposizione dell'utente una completa serie di strumenti per ridurre i tempi di lavoro e garantire un elevatissimo standard di qualità, come previsto dalle "buone pratiche di laboratorio" (GLP). Visual Lims è conforme alle normative UNI EN ISO 9001:2000 ed UNI CEI EN ISO/IEC Rispetta completamente tutti gli standard richiesti per l accreditamento ACCREDIA, automatizzando tutte le procedure necessarie, ed in dotazione a vari laboratori che hanno avuto tali accreditamenti. L'interfaccia grafica, le indicazioni automatiche sensibili al contesto, i messaggi che appaiono nella barra di stato, la barra strumenti comune ad ogni funzione, le indicazioni grafiche, il controllo totale di ogni inserimento di dati e la completa coerenza di tutte le funzioni fanno si che l'apprendimento sia facile e rapido, che l'utente non possa commettere errori e che ogni passo da compiere sia intuitivo e sicuro. Visual Lims, pur essendo estremamente versatile ed in grado di adattarsi alle esigenze sia dei piccoli che dei medi e grandi laboratori, è nato per risolvere nel miglior modo le problematiche dei laboratori che effettuano analisi chimiche (pesticidi, fungicidi ecc.) sugli alimenti, con particolare attenzione ai laboratori che effettuano analisi per la Grande Distribuzione Organizzata. Questo fa si che sia in grado di gestire velocemente ed efficientemente una grossa mole di campioni giornalieri, con Programmi di Prova composti da centinaia ed anche migliaia di parametri. Col tempo si è però evoluto, in base alle richieste dei diversi laboratori nostri clienti, per coprire esigenze di vari settori specifici, tramite verticalizzazioni. Al momento il software copre, in maniera efficiente e puntuale, i seguenti settori: Chimico e microbiologico. Funzionalità generali ma anche mirate alla Grande Distribuzione Organizzata. Ambientale. Analisi acque, rifiuti, fumi, terreni. Enologico. Gestione specifiche per il controllo e per l esportazione. Tessile e manifatturiero. Con gestioni specifiche per prove su tessuti, pelli, cuoio. Alimentare. Gestioni specifiche per laboratori interni di industrie alimentari. A riprova dell efficienza e versatilità, Visual Lims è adottato dai più grandi laboratori italiani (ma anche da alcune multinazionali) dei vari settori, ma anche da medio piccoli nonché da laboratori interni alle aziende. 2

3 Le principali caratteristiche e punti di forza sono: Multi Ditta e Multi Sede. Visual Lims può essere configurato per gestire varie aziende e varie sedi di azienda in modo centralizzato e con un'unica base dati. Oppure può gestire basi dati diverse con collegamenti Wide Area. In questo modo è possibile perciò sia avere un sistema centralizzato, dove gli utenti possono accedere solo alle aziende / sedi abilitate, sia un sistema distribuito dove i responsabili possono controllare la situazione anche di sedi distaccate. Gestione Utenti evoluta. Uno dei punti principali alla base delle norme ISO9000 è relativo al controllo ed auditing del personale aziendale adibito alle operazioni. Un buon manuale della qualità deve stabilire le fasi di un processo produttivo (o gestionale), le persone assegnate ad esso con le rispettive qualifiche e le verifiche da effettuare per accertarsi che queste svolgano i loro compiti come previsto dal manuale della qualità medesimo. Visual Lims consente tutto questo in maniera semplice ed affidabile, infatti tutte le figure aziendali che possono accedere al programma devono essere inserite nella lista degli utenti, con una password personale, ed a ciascuna devono venir assegnati speciali privilegi d'accesso, che consentono di limitare le operazioni eseguibili. Inoltre tutte le operazioni effettuate (inserimenti, modifiche, cancellazioni ) vengono registrate, consentendo di verificare quanto avvenuto ad un campione od anagrafica. Completa parametrizzazione. Visual Lims mette a disposizione strumenti al tempo stesso semplici e potenti per personalizzare le funzionalità, i documenti, le procedure. Il programma si adatta ad ogni esigenza specifica e cresce con il crescere del laboratorio. Sono parametrizzabili i Reparti, le Sezioni operative, i Metodi, i Gruppi d'analisi e le Matrici. Si possono creare Profili di prova specifici per le matrici ed i clienti. Si può personalizzare i documenti (Rapporti di Prova, File di esportazione, Fatture...) sia per le specifiche del laboratorio sia adattandoli alle esigenze di particolari clienti. Gestione completa dell'iter di un campione. Il programma prende in carico il campione al momento dell'accettazione e ne segue tutte le fasi di lavorazione, sia tecniche (preparazione Programma di Prova, analisi, gestione stoccaggio, controllo risultati, emissione certificati e rapporti), sia amministrative (fatturazione automatica, emissione RiBa, anche elettroniche), guidando gli operatori nelle varie operazioni ed evitando inutili ripetizioni di inserimento dati. Automazione della generazione del Programma di Prova. Tramite la creazione delle tabelle di base delle analisi, con la possibilità di personalizzarle per Matrice d'analisi, Profilo analitico e Cliente, l'assegnazione delle analisi da effettuare su un determinato campione diventa rapida ed a prova d'errore. Inoltre il programma genera un'ampia casistica di documenti di lavoro da poter consegnare agli analisti. Distribuzione automatica del lavoro nei vari reparti del laboratorio. Tramite l'analisi dei Metodi d'analisi da applicare su un campione, il programma è in grado di distribuire il lavoro ai vari analisti del laboratorio. Tale distribuzione può avvenire tramite carta (il programma stampa fogli di lavoro personalizzati) od elettronica (ogni analista accede ad un terminale tramite proprio codice e password ed il programma visualizza il lavoro specifico). Elettronicamente avviene anche l'inserimento dei risultati e la validazione del lavoro da parte di uno o più responsabili. Gestione documentale. Il programma genera automaticamente sia i Certificati che i Rapporti di Prova (per emissione documenti a norme ACCREDIA), ed ottempera anche alla necessità di mantenere lo storico di tali documenti. In qualsiasi momento è infatti possibile ottenere una copia del documento, individuandolo tramite potenti funzioni di ricerca. I documenti inoltre possono essere generati anche in una lingua specifica richiesta dal cliente. Avanzato sistema di automazione calcolo. Ai metodi ed alle analisi è possibile abbinare non solo formule di calcolo ma anche veri e propri 3

4 programmi in grado di confrontare i diversi valori dei Parametri di prova di un campione, effettuare scelte ed azioni condizionate, calcolare risultati anche in base a tabelle parametriche. Completo sistema di Fatturazione e gestione amministrativa. Visual Lims consente fatturare in modo automatico e semi-automatico le analisi fatte. La gestione prevede inoltre l emissione di Riba elettroniche, la gestione dello scadenzario, solleciti e statistiche di fatturato. Un potente sistema di compilazione e generazione offerte consente inoltre di centralizzare la gestione delle offerte ai clienti che, oltre ad essere un documento da inviare ai clienti per l accettazione, sono immediatamente utilizzabili per automatizzare le procedure di accettazione campioni. Completo sistema di Emissione Ordini e Gestione Magazzino. La funzionalità consente di gestire Prodotti da acquistare (Reagenti, materiali di consumo ), fornitori, magazzini, e di emettere ordini anche in automatico in base alla gestione Sottoscorta. Gestisce inoltre l iter di ricezione merce, il carico di magazzino, lo scarico ed eventualmente lo scarico automatico in base alle analisi effettuate ed alle metodiche. Sistema integrato di Firma elettronica ed Archiviazione sostitutiva. Visual Lims consente di impostare i responsabili che debbono firmare i Rapporti di Prova in base ai reparti coinvolti, di gestire tutto l'iter di firma garantendone la completezza, di inviare automaticamente i documenti elettronici firmati e di archiviarli e custodirli secondo le norme AIPA per la gestione dell'archiviazione sostitutiva, consentendo di eliminare la produzione cartacea, l'invio per posta e la relativa conservazione degli originali. E-commerce. Con Visual Lims è disponibile un servizio di e-commerce che utilizza tecnologie di ultima generazione e che consente di: Rendere disponibili ai clienti, in tempo reale, lo stato d'avanzamento ed i risultati delle analisi. Predisporsi dei pacchetti di analisi personalizzati, e richiederne preventivi. Effettuare una pre-accettazione dei campioni, che il personale del laboratorio trasformare in accettazione reale alla ricezione dei campioni. Specifiche tecniche e Requisiti minimi di funzionamento Sistemi operativi Visual Lims funziona sotto sistema operativo Microsoft Windows XP, 2003 o superiori. È stato comunque completamente reingegnerizzato per sfruttare a pieno le potenzialità dei sistemi operativi e software di ultima generazione, come Windows Server 2008 e 20012, Windows 7 e 8, Microsoft Sql Server 2008 e Strumenti di sviluppo Visual Lims è interamente sviluppato con strumenti Microsoft di ultima generazione. L attuale release è stata sviluppata utilizzando l ambiente Microsoft Visual Studio, ed utilizzata come motore di database Microsoft SqlServer in modalità nativa ADO ed ADO.NET, e non tramite connettività ODBC, per ottimizzare e massimizzare le prestazioni. In conseguenza di ciò, il sistema lavora in modalità client/server, multiutenza e multisede, ed è completamente scalabile, semplicemente adeguando le risorse hardware della parte server ed adottando la versione di Microsoft SqlServer più adatta alle esigenze (Express, Standard, Enterprise). 4

5 Requisiti Hardware e Software PC server Ram Spazio su disco Hardware (in rif. al processore, clock,...) Sistema Operativo Data Base Prerequisiti software Supporto di installazione (floppy, CD Rom, nastro,...) Supporto e protocollo di rete Altre periferiche (multimedia, lettore CD,...) Min. 4Gb 50 Gb liberi Processore INTEL (Consigliati processori Xeon) Windows 2003 server, Windows 2008 server, Windows 2012 server Microsoft Sql Server 2005, 2008, 2012 Lettore CD TCP/IP unità di backup, Pc client CPU Sistema operativo Spazio su disco Ram Supporto di installazione (floppy, CD Rom, nastro,...) Scheda grafica (VGA, Super VGA, ecc.,...) Supporto e protocollo di rete Altre periferiche (multimedia, lettore CD,...) INTEL od AMD WIN XP o superiori 10 Gb Mb minimo Lettore CD Super VGA (800x600x256 colori) TCP/IP 5

6 Interfaccia utente Elementi dello schermo Lo schermo dell applicazione si divide in 4 parti. Barra dei menu Barra strumenti Area delle finestre di editazione Barra di stato La barra dei menu presenta tutte le funzioni del programma, raggruppate logicamente. Ogni funzione è disponibile solo se l'utente ha ricevuto gli specifici privilegi d'accesso. La barra degli strumenti presenta una serie di pulsanti con icone che ne indicano l uso. Questi pulsanti sono comuni a tutte le funzioni del programma e consentono di eseguire le varie operazioni di gestione. L area delle finestre di editazione è la zona dello schermo dove appaiono le varie finestre delle opzioni. Tali finestre consentono di passare da una finestra alle altre, o di aprirne di nuove, senza doverle prima chiudere. La barra di stato visualizza, oltre al nome dell utente che sta utilizzando il programma ed alla data ed ora, eventuali informazioni sulle funzioni che si stanno utilizzando, il significato dei vari campi di inserimento o pulsanti d azione ed altro ancora. 6

7 Funzionalità generali Procedura di accesso All avvio del programma viene visualizzata la finestra di inserimento dei dati di accesso dell utente: Per accedere a Visual Lims occorre inserire il Nominativo e la password assegnati all utente dall amministratore di sistema. La password non viene visualizzata, per motivi di sicurezza, ed al suo posto dei caratteri digitati vengono mostrati degli asterischi. I menu Una volta completata la procedura di accesso, all utente vengono visualizzate, nella barra dei menu, tutte le funzionalità per le quali è abilitato. Le funzioni disponibili da menu sono essenzialmente divise in 3 settori: Anagrafiche, Analisi ed Amministrazione. Dal menu Anagrafiche sono richiamabili tutte le funzioni che consentono di creare e modificare le tabelle di base necessarie per la gestione delle analisi Dal menu Analisi sono richiamabili tutte le funzioni che consentono la gestione delle analisi, dall Accettazione fino all emissione dei Certificati. Dal menu Amministrazione sono richiamabili tutte le funzioni che consentono la gestione dei clienti, delle procedure di fatturazione ed emissione Ricevute Bancarie e delle tabelle necessarie a tali funzioni. Sono inoltre presenti i menu di gestione dell applicazione e per funzionalità generali Gestione Programma, Finestre ed Aiuto. Dal menu Gestione Programma si accede a tutte le funzionalità che consentono di configurare il programma nei suoi aspetti generali, di gestire gruppi ed utenti con i privilegi d accesso, di creare e gestire le aziende e le sedi. Dal menu Finestre è possibile personalizzare le modalità di apertura e ridimensionamento delle finestre e delle barre degli strumenti. Dal menu Aiuto si accede alle informazioni generali, al manuale in linea ed ad altre opzioni di supporto. 7

8 Anagrafiche Da questo menu sono richiamabili tutte le funzioni che consentono di creare e modificare le tabelle di base necessarie per la gestione delle analisi, nonché anagrafiche di supporto per automatizzare varie operazioni: I dati di alcune anagrafiche consentono di configurare il programma adattandolo alle dimensioni, organizzazione ed esigenze di ogni laboratorio. Reparti validazione (per campione, reparto, per metodo, per utente..) ecc... In questa tabella vengono inseriti i Reparti nei quali è suddivisa l azienda. Ogni reparto avrà uno o più responsabili che provvederanno a stabilire le date di consegna degli esami ed a convalidare i risultati delle analisi. È possibile parametrizzare per ogni reparto il layout ed i dati da visualizzare sui Fogli di Lavoro, sul Rapporto di prova, e configurare varie opzioni, ad esempio chi è abilitato a firmare digitalmente un certificato, il tipo di 8

9 Sezioni In questa tabella vengono inserite le Sezioni operative del Laboratorio, ovverosia le singole fasi di elaborazione delle analisi in base ai metodi e per le quali si desidera che il programma generi i Fogli di lavoro. Tipicamente ci saranno: una o più sezioni dove i campioni verranno preparati per l analisi, una sezione per l analisi gascromatografica, una che utilizza un HPLC e così via. A seconda delle esigenze del laboratorio questa suddivisione può essere minuziosa, per ottenere la più capillare distribuzione del lavoro in modalità automatica, oppure concisa arrivando al limite di avere un unica sezione dove si inseriscono solamente i risultati che arrivano su carta. Per ogni sezione è possibile selezionare il tipo di Visualizzazione più adatto alle modalità operative. Ad esempio un una sezione Preparativa, dove serve conoscere solo i Metodi da fare per un determinato campione, si potrà optare per tale visualizzazione. In una sezione di analisi chimica dove si effettuano le analisi per metodo, ad esempio l analisi con HPLC, si potrà optare per una visualizzazione che mostri solo i campioni e le relative analisi di un determinato metodo. In sezioni di analisi Microbiologica si opterà invece per una visualizzazione che mostri tutti i campioni di propria competenza con tutte le analisi da fare. Sono possibili molte altre opzioni, che coprono tutte le possibili esigenze operative. 9

10 Metodi nell elaborazione. In questa tabella vengono inseriti tutti i metodi d analisi in uso al Laboratorio. Per metodo si intende la procedura, solitamente scritta e codificata, da seguire esattamente da parte degli analisti per effettuare una specifica analisi. Ad esempio indicherà come conservare il campione originale, come trattarlo, come prepararlo per consentirne l analisi, quali strumenti utilizzare per la determinazione e via dicendo. L opportuna codifica dei metodi consentirà al programma di distribuire correttamente il lavoro tra le sezioni, ed anche in questo caso si può effettuare un approccio semplice, inserendo solo la sezione finale che deve introdurre i risultati l analisi, oppure tutto il percorso tra le sezioni per ottenere una distribuzione capillare del lavoro. Nella codifica del metodo è possibile anche inserire la parametrizzazione del foglio di lavoro cartaceo, informazioni quali la Pesata ed il Sample Amount, che il software calcolerà e visualizzerà automaticamente all operatore, formule (script) specifici da eseguire nell elaborazione del metodo e molte altre informazioni che consentono al programma di supportare l operatore Compagnie, Gruppi di Utenti ed utenti È possibile configurare è gestire più di un laboratorio, sia con ragioni sociali diverse, sia come sedi diverse della medesima azienda. 10

11 Gli utenti del programma possono essere abilitati ad una o a più di una azienda / sede, ed avere assegnati privilegi uguali o diverse per ciascuna di queste. I Privilegi possono essere definiti a livello di gruppo, ed un utente eredita i privilegi dei gruppi ai quali è assegnato, oppure a livello singolo utente. Ogni funzionalità del programma è soggetta a privilegi, ed è possibile abilitare a singole azioni, quali la sola lettura, il solo inserimento ecc.. Per funzioni particolari sono disponibili ulteriori privilegi specifici, come nell immagine riportata: Si può quindi stabilire gli operatori delle varie sezioni d analisi, ed i responsabili dei vari reparti, con la possibilità di abilitare un utente anche a più sezioni e reparti. 11

12 Codifica Analisi e pacchetti analitici ogni informazione (composizione, metodi, limiti, unità misura ecc.) per ciascuna. Visual Lims consente, tramite una intuitiva interfaccia gerarchica che funziona molto similmente al programma Esplora Risorse di Windows, la codifica dei singoli Analiti, il raggruppamento di questi in Gruppi, la pacchettizzazione di gruppi ed analiti in Macrogruppi (profili) e l assegnazione del tutto a livello Matrice, con possibilità di personalizzazione di È possibile assegnare poi il tutto, con relativa personalizzazione, a livello di Committente delle analisi ed addirittura a livello di Gruppo di Committenti. Parametri In questa tabella vengono inseriti tutti i parametri analitici che il laboratorio è in grado di determinare. Importante precisare che si tratta della tabella di base, utile essenzialmente per impostare le caratteristiche standard di ogni parametro, caratteristiche che potranno però poi essere modificate quando in parametro viene assegnato ad un gruppo, una matrice od un cliente. Da notare che è possibile specificare se il parametro è Accreditato ACCREDIA, gli intervalli di incertezza, espressi in % che poi il programma provvederà a trasformare in valore assoluto rispetto al risultato dell analisi, i riferimenti di legge che il programma consente di assegnare automaticamente recuperandoli da apposita banca dati ed assegnandoli in base alla matrice dove il parametro viene rilevato, e molte altre informazioni. 12

13 Gruppi In molti casi un determinato test prevede la determinazione di molti parametri analitici. Per semplificare la generazione del programma di prova sia in termini di tempo e di certezza delle analisi da inserire, è possibile creare degli insiemi di parametri denominati, appunto, gruppi. Un esempio potrebbe essere quello degli Insetticidi Organofosforati, test che prevede decine di parametri analitici da determinare. Matrici Si tratta della tabella dove vengono codificate le matrici ed assegnate ad esse i parametri ed i gruppi, con le stesse modalità utilizzate per assegnare i parametri ai gruppi viste nella precedente sezione. In questa fase i Parametri ed i gruppi potranno essere personalizzati in ogni loro caratteristica. Per ogni Matrice possono essere specificate le sottomatrici, i giorni di stoccaggio di campione e controcampione, il raggruppamento delle medesime in MacroMatrici, sia a livello generale che specifiche per committente, utile ai fini statistici e di fatturazione. 13

14 Gestione Strumenti In Visual Lims è presente una completa gestione degli strumenti. Oltre alla codifica, è possibile assegnarli ai vari metodi analitici, ottenere statistiche d uso, assegnarli ai vari reparti. È Presente anche la gestione delle Manutenzioni e delle Tarature. Strumenti Per ogni strumento si possono impostare tutte le informazioni necessarie alla gestione, nonché se sono previste le attività di Manutenzione e Taratura con le relative frequenze, le istruzioni per svolgerle, le modalità di avviso agli operatori delle scadenze. Manutenzioni e tarature Il sistema visualizza automaticamente, agli operatori abilitati, le attività in scadenza, consentendo di svolgere l operazione ed impostare i dati di chiusura. Analoga funzione consente ai responsabili di controllare quanto avvenuto e convalidare le operazioni. Tutto lo storico è immediatamente consultabile. 14

15 Gestione Committenti In Visual Lims, oltre a codificare l anagrafica dei committenti delle analisi, è possibile parametrizzare per ciascuno il comportamento che deve tenere il programma in varie fasi della gestione. Ad esempio è possibile: personalizzare il layout del Rapporto di Prova e le informazioni da riportare; definire i dati di input da riportare in accettazione, i documenti da inviare al termine dell analisi, a quali destinatari e con quale metodo ( , fax, posta); appunti ed annotazioni specifiche che il programma visualizza agli operatori nelle varie fasi. Committenti Oltre alle normali informazioni anagrafiche, è possibile specificare anche le informazioni di carattere commerciale, per azioni di marketing; la lingua per produrre documenti tradotti appropriamene; uno o più contatti con i relativi recapiti; eventuali responsabili di aree diverse; specifiche Macromatrici con le relative matrici; condizioni particolari di fatturazione; i dati d accettazione; l eventuale abilitazione al servizio Internet, con IdUtente e Password; Annotazioni ed avvisi. È possibile specificare committenti alternativi per la fatturazione, spedizione fatture ed invio RiBa, in caso di Cooperative, Grande Distruzione Organizzata o casi similari, dove pur accettando campioni da diversi committenti la fatturazione è indirizzata alla sede centrale. 15

16 Per ogni committente è possibile stabilire campi personalizzati per l accettazione, con indicazione del tipo, valori predefiniti, obbligatorietà È possibile stabilire, per il committente ma anche per altri destinatari, quali documenti inviare tra i molti disponibili, compresi file di esportazione dati. È possibile stabilire di inviarli solo ad analisi completata od anche aggiornamenti continui ogni qualvolta avviene la validazione di parte delle analisi. Si può stabilire il metodo di invio. Un apposita funzionalità consente di inviare in automatico tutti i documenti previsti, eventualmente selezionando solo una parte di campioni, ed il programma provvederà a generare, anche in ore notturne, fax ed , nonché a stampare quanto richiesto. È possibile stabilire, tra tutte le informazioni stampabili nel Rapporto di Prova ma anche in altri documenti, quali effettivamente riportare per lo specifico committente, nonché il layout di stampa. È possibile abilitare i committenti al servizio Internet. Semplicemente impostando nel programma queste opzioni. Il servizio Web, integrato, si configurerà in base al committente che accede. 16

17 Per ogni committente e per ogni fase di elaborazione del campione, è possibile inserire annotazioni, con revisioni successive. Quando l operatore seleziona un campione del committente, se per quella fase operativa è previsto un Avviso, automaticamente lo visualizza, eliminando la necessità dei postit e di appunti manuali. 17

18 Analisi Da questo menu sono richiamabili tutte le funzioni per la gestione dei campioni e delle relative analisi. Un campione segue un iter che viene definito in successive fasi di avanzamento, chiamate Stati che hanno il seguente ordine: Nuovo (accettazione) Generato Programma di Prova In produzione (quando è in elaborazione nelle sezioni) Validato (dopo che il responsabile ha controllato i risultati) Emesso certificato (dopo preparazione del certificato) Stampato (dopo stampa del rapporto). Tali stati sono gestiti automaticamente dal programma. Può inoltre assumere, manualmente da parte di operatori abilitati, lo stato di Annullato, ed in tal caso non viene più visualizzato agli utenti. Accettazione Consente di inserire i campioni consegnati dal cliente ed assegnare a ciascuno un numero di codice univoco. L accettazione avviene per Commessa, ovverosia viene definito un codice univoco per raggruppare un insieme di campioni omogenee, per i quali ad esempio il cliente può desiderare ottenere tutti i risultati insieme, od un'unica. Poiché non necessariamente tutti i campioni di una commessa devono avere un codice progressivo, è possibile inserire campioni nella commessa ai più riprese ed i giorni successivi, pur aprendo nel frattempo altre commesse. 18

19 Il formato dei codici che il programma deve generare è parametrizzabile, tramite l opzione di configurazione, scegliendo tra vari formati disponibili, come meglio specificato nella descrizione della funzione di configurazione medesima. Da questa funzione è possibile, in base ai privilegi, inserire anche il Programma di prova, ovverosia le analisi da effettuare sul campione. Questo è il caso in cui il personale che accetta ha anche lo skill necessario per determinare le analisi. Altrimenti tale operazione può essere demandata ad altro personale, che opera tramite apposita funzione. Inserito un campione, ed eventualmente il programma di prova, è possibile duplicarlo con un semplice pulsante ed in pochi secondi, qualora (ed è il caso più frequente) ci siano molti campioni con medesima matrice e caratteristiche, dove varia solo il riferimento (lotto, data prelievo ). Da questa funzionalità è possibile stampare le etichette, il cui layout è completamente parametrizzabile, il modulo di accettazione, ed altra modulistica. 19

20 Programma di prova Consente di assegnare ai campioni accettati l insieme delle analisi che devono essere effettuate in base alle richieste del cliente. L operazione avviene accedendo all elenco dei campioni il cui stato è Nuovo, se non direttamente dall accettazione, è si può visualizzare per ciascuno la finestra delle analisi assegnate ed assegnabili: Il programma propone le analisi più idonee in base alla combinazione Cliente e Matrice, anche se è possibile assegnare anche analisi non previste per tali combinazioni: Importante: Avendo gli opportuni privilegi è possibile accedere al programma di prova da varie fasi dell iter di elaborazione del campione, ad esempio in Validazione ed in Emissione certificati, per consultarne la composizione e, sotto determinate condizioni (stato d avanzamento, fasi lavorative ), poterlo variare. Da questa funzione è possibile stampare varie tipologie di Fogli di Lavoro, anche con layout personalizzabile in base ai Metodi ed Analisi assegnati, nel caso si desideri mantenere una gestione della parte analitica su carta, anche se il programma consente di eliminare la carta e passare ad una gestione completamente elettronica. 20

21 Una volta assegnate le analisi, è possibile rendere disponibili i campioni per le fasi di analisi. Elaborazione Campioni In base alle informazione inserite nei Metodi il programma distribuisce automaticamente il lavoro nelle varie sezioni. Un analista che attiva questa funzione otterrà automaticamente la lista prestabilita delle analisi da effettuare da parte della sezione per cui è abilitato, nel formato di visualizzazione specificato per tale sezione. In base al tipo di visualizzazione previsto per la sezione, l utente otterrà varie informazioni sul campione, e potrà svolgere diverse funzioni. Essenzialmente comunque i tipi di visualizzazione sono: Elenco metodi dei campioni. Indicata per le sezioni operative dove non interessa conoscere i singoli analiti, bensì i metodi d analisi dei campioni (preparativa). Visualizza per ogni campione l elenco dei metodi, in colonna, consentendo di individuare un metodo e determinare tutti i campioni che lo prevedono: 21

22 Elenco dei soli campioni. Simile alla precedente, ma con una selezione del metodo sul quale si desidera lavorare ed diversa presentazione dei campioni: Elenco parametri dei campioni. Indicato per le fasi dove è necessario conoscere l elenco degli analiti, e dove può essere necessario inserire i risultati. È disponibile in 2 tipologie: Per Metodo, simile all elenco dei soli campioni, dove si lavora per metodo e si preferisce fare tutti i campioni di un determinato metodo prima di passare ad un metodo successivo (HPLC, Gascromatografo ; Per Campione, dove si lavora su tutti gli analiti di un campione (es. microbiologia). La colonna di stato, sia qui che nelle altre visualizzazioni, indica se il metodo del campione, nella sezione corrente è stato elaborato. Se è da elaborare ma esistono una o più sezioni, precedenti come successione, che devono ancora elaborare il metodo, il campo visualizzerà un a O barrata (Ø). Il colore è giallo solo in caso di elaborazione possibile, per facilitare l utente nella ricerca del lavoro da effettuare. 22

23 Validazione Terminato l iter di elaborazione nelle varie sezioni, le analisi effettuate per i campioni devono venir controllate e convalidate dai responsabili. Questo può avvenire sia in modo distinto per ogni reparto, predisponendo i vari responsabili, sia unificato nel caso ci sia una solo persona preposta a tale funzione. In questa fase il responsabile può decidere di Valicare un campione oppure di rimandarlo in Produzione, stabilendo se rifare l analisi dall inizio, ad esempio dalla preparativa, ripartire da una fase intermedia oppure ripetere solo la fase finale. È possibile inoltre inserire giudizi e commenti, sia manualmente sia recuperandoli dal database di testi prestabiliti. Firma Elettronica Visual Lims incorpora un avanzato sistema di gestione della Firma Elettronica ed Archiviazione sostitutiva, meglio descritto in seguito, che consente di parametrizzare le firme necessarie per autenticare il Rapporto di Prova di ogni campione in base ai metodi e reparti coinvolti, consentendo al programma di determinare automaticamente se un campione ha ricevuto tutte le firme rendendolo disponibile per stampa ed invio al cliente. Ogni responsabile per il quale è prevista l apposizione della firma, ottiene l elenco dei campioni da firmare. Può selezionare uno o più campioni, ed attivare la procedura di firma. Questa chiederà l inserimento della smartcard, la digitazione del pincode, controllerà che il certificato presente nella smartcard sia effettivamente quello assegnato al responsabile, e processerà i vari campioni, generando per ciascuno, se non già presente, l immagine del Rapporto di Prova su file in formato Adobe Acrobat (.pdf), ed apponendo la firma. Il sistema prevede e consente l inserimento di firme multiple nel documento, consentendo a chi poi controllerà l autenticità del documento di avere immediatamente l elenco dei firmatari. 23

24 La situazione e lo stato d avanzamento di un campione è sempre controllabile tramite la funzione di Gestione Stato Avanzamento Campioni, con la quale è possibile anche controllare le Firme digitali apposte ad un campione, consultare il file digitale, inviarlo per ed esportarlo. Tramite questa opzione è possibile vedere anche i reparti e le sezioni coinvolte nell analisi, ed il relativo stato d avanzamento percentuale. È possibile aprire direttamente il documento contenuto nel file firmato digitalmente (in questo caso il file.pdf con il Rapporto di Prova), oppure controllare la validità e l integrità delle firme. A tal scopo forniamo una nostra applicazione software, distribuibile gratuitamente e liberamente a chiunque riceva i Rapporti di Prova generati con Visual Lims. 24

25 Il programma mostra tutte le firme apposte, in questo caso 2, la validità delle medesime e dei certificati. Aprendo il documento incorporato si ottiene il Rapporto di Prova che è sempre un originale. 25

26 Questa funzionalità consente anche di effettuare degli Emendamenti ai Rapporti di Prova. In tal caso il programma provvede ad aggiungere apposito suffisso al numero del RdP ed a portare indietro lo stato d avanzamento del campione. L iter verrà ripetuto con nuova procedura di firma digitale, e Visual Lims manterrà la storia di tutte le versioni del RdP di un campione, con i relativi files firmati digitalmente, come è possibile notare nell immagine riportata. Con la firma elettronica, Visual Lims offre anche il sistema di archiviazione digitale sostitutiva, a norme AIPA. La normativa prevede che, per essere valida ai fini di legge, l archiviazione debba garantire che il documento è non modificabile, non sostituibile ed abbia Data Certa. Il primo requisito è soddisfatto direttamente dal meccanismo di firma digitale, che ne garantisce anche l autenticità. Gli altri 2 requisiti sono soddisfatti da apposita procedura automatizzata che consente di archiviare in un unico pacchetto i file di un certo periodo apponendo a questo pacchetto una Marca Temporale, fornita da un apposito servizio internet dell ente certificatore. Cosa importante, anche se un Rapporto di Prova è archiviato, sarà comunque visibile normalmente dalle procedure del Programma (Certificazione, Gestione Stato Avanzamento ecc.) grazie a meccanismi interni a Visual Lims che lo estraggono e rendono disponibile in tempo reale. Certificazione Questa funzione consente di gestire i certificati ed i rapporti di prova per i vari campioni. La generazione del certificato è automatica, sulla base dei risultati, commenti e giudizi inseriti dagli analisti e dai validatori, ma è possibile apportare ulteriori modifiche. L operatore ottiene un elenco dei campioni, che può includere la totalità dei campioni nel database o filtrarli per stato d avanzamento, committente ed altri parametri. Da questa finestra si può procedere direttamente alla stampa, selezionando uno o più campioni oppure utilizzare l invio automatico descritto in precedenza. È possibile inoltre verificare i dati del campione, accedendo alla scheda completa. In questo caso è possibile, avendone i privilegi, apportare alcune modifiche, ad esempio ai giudizi e commenti, oppure scegliere di ottenere il RdP in varie lingue. 26

27 Visual Lims mette a disposizione vari tipi di stampa dei dati di un campione, dal Rapporto di Prova a norme ACCREDIA, a riepiloghi per anticipare via fax od i risultati evidenziando solo i principi attivi rilevati, ad elenchi di confronto. Se un campione non è completamente validato, nei documenti verranno riportati solo i principi attivi validati, e verrà evidenziato tramite apposita dicitura personalizzabile che l analisi è ancora in corso. Con la procedura di Firma digitale attiva, fino a che tutte le firme richieste non sono state apposte, sarà possibile solo stampare il Rapporto di Prova provvisorio, ed anche l invio per genererà un documento.pdf provvisorio. Quando tutte le firme sono state inserite l invio per allegherà il file firmato digitalmente.p7m, e la stampa su carta o fax verrà effettuata leggendo il documento contenuto nel.p7m medesimo, evitando qualsiasi possibile manipolazione. 27

28 Esempi di stampe: Rapporto di Prova (quella riportata è solo un esempio del formato, il layout è intermente personalizzabile). 28

29 Stampa riepilogo risultati. Consente di avere un resoconto d assieme di tutti i campioni della commessa, con il loro esito. Stampa anticipi risultati. Concentra le informazioni essenziali dei campioni di una commessa, riportando solo i parametri con esito positivo. 29

30 Statistiche Visual Lims mette a disposizione un notevole numero di statistiche sull andamento del laboratorio, sulle analisi e sui committenti. determinata % del limite di legge e via dicendo: Un esempio per tutti, la statistica Parametri Analizzati nel periodo. Questa funzione consente di effettuare selezioni su praticamente tutti gli aspetti che riguardano i campioni ed i parametri, e decidere se ottenere tutti i parametri fuori dai limiti di legge, i positivi, quelli il cui valore è superiore ad una 30

31 In base alla selezione, la statistica riporta il resoconto delle analisi effettuate e della loro distribuzione tra positive ed irregolari, e quindi per ogni Principio Attivo ottenuto dalla selezione, l elenco delle Matrici dove è stato rilevato con Esito e Distribuzione: 31

32 elims Visual Lims integra un servizio Web che consente di estendere alcune funzionalità all utente internet. Attualmente queste funzionalità sono 3: Situazione Campioni. Consente ai committenti ed utenti registrati di ottenere in tempo reale la situazione dei propri campioni, con stato d avanzamento ed esiti, effettuare ricerche e statistiche, esportare i dati sul proprio PC in formato Excel, ottenere la copia in.pdf del proprio certificato / rapporto di prova, eventualmente firmata digitalmente. Il sistema consente ricerche, filtri, statistiche sull andamento delle analisi. Visualizza lo stato d avanzamento. Consente l integrazione con un eventuale proprio sistema di elaborazione dati. Preventivi e listini. Consente ai committenti ed utenti registrati di selezionare i pacchetti di analisi desiderati, ottenere tutte le informazioni necessarie sulle tipologie d analisi e richiedere preventivi mirati. Gli operatori Visual Lims addetti al commerciale otterranno automaticamente ed in tempo reale queste richieste, potranno compilare i preventivi ed offerte che saranno subito disponibili al richiedente su Internet. Il sistema prevede anche l invio automatico di di avviso della disponibilità del preventivo, nonché l eventuale invio del medesimo in allegato. Pre-Accettazione. Consente ai committenti ed utenti registrati di inserire i dati relativi ai campioni che invieranno al laboratorio, assegnare i pacchetti di analisi da effettuare, selezionandoli da eventuali preventivi presenti o dai pacchetti standard. Gli operatori Visual Lims dell accettazione otterranno automaticamente ed in tempo reale queste commesse temporanee, che potranno trasformare in reali commesse all arrivo dei campioni. 32

33 Dalla pagina di accesso principale è possibile accedere come utente registrato, oppure (opzionale) consentire ad un nuovo contatto di registrarsi ed accedere al solo servizio di consultazione analisi, prezzi e preventivi, fino a che non diventerà utente registrato. Importante sottolineare che non si tratta di un semplice servizio web costituito da singole pagine.asp collegate, ma da un programma con tecnologia Microsoft.Net che si configura dinamicamente, ed utilizza le più avanzate tecnologie disponibili per sistemi Web. Tutta la parte grafica è configurabile e parametrizzabile senza intervenire sul programma, e le varie opzioni di configurazione sono gestite direttamente in Visual Lims. Nella funzionalità Situazione Campioni si ottiene l elenco dei propri campioni, con possibili filtri di vario genere. La visualizzazione delle analisi si ottiene, come del resto in tutto Visual Lims, tramite liste gerarchiche che consentono di visualizzare solo quello di proprio interesse. Per ogni campione è possibile sia scaricare il certificato in formato.pdf (o.p7m se firmato digitalmente), sia eventuali allegati inseriti tramite Visual Lims dal personale del laboratorio (foto, documenti di vario genere), sia ottenere i dati su file formato Excel. Tramite finestre popup è possibile ottenere informazioni dettagliate sulle analisi 33

34 La funzione di Preventivi consente di ottenere l elenco di tutti i preventivi richiesti, con lo stato d avanzamento, e di richiederne ulteriori. Il committente può selezionare una o più matrici di interesse. Per ogni matrice selezionata il programma mostra i pacchetti di analisi previsti in Visual Lims, consentendo di assegnarli alla matrice. Terminata la richiesta il programma la renderà disponibile al reparto commerciale, con invio automatico di un di avviso dell inserimento richiesta. 34

35 La funzione di Pre-Accettazione, similmente a quella dei Preventivi, consente di ottenere l elenco di tutte le commesse inserite, con lo stato d avanzamento, e di inserirne ulteriori. Per i campioni il cui iter di analisi è già iniziato, è disponibile il collegamento diretto alla funzione di Situazione Campioni, mentre è possibile annullare le commesse non ancora iniziate. Selezionando una commessa, si ottengono tutte le informazioni sui campioni inseriti. In base alla matrice, il sistema mostra le analisi disponibili, che potranno essere assegnate al campione in maniera molto simile al normale funzionamento di Visual Lims. 35

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