LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI. QUADRO NORMATIVO. L ESPERIENZA DELL AVVOCATURA DELLO STATO DI BARI.

Transcript

1 2 PROGETTO AID LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI. QUADRO NORMATIVO. L ESPERIENZA DELL AVVOCATURA DELLO STATO DI BARI. 2. LE LINEE GUIDA DEL PROGETTO, IL CONTESTO DELL AVVOCATURA DI BARI, LA GARA E LA INDIVIDUAZIONE DEL FORNITORE. 1. NASCITA DELL IDEA. Le crescenti difficoltà connesse alla gestione e conservazione dei fascicoli d ufficio relativi agli affari estinti 1, sul finire del 2003, indussero ad immaginare soluzioni per la conservazione dei fascicoli, che fossero alternative a quelle sino ad allora utilizzate e, nel contempo, innovative. Non pochi, infatti, erano i disguidi e le difficoltà che si creavano ogniqualvolta si rendeva necessario consultare un fascicolo estinto. La conservazione di gran parte di tali fascicoli, peraltro, era affidata a società esterna, che custodiva i fascicoli nella propria sede di Salerno. Il servizio assicurato da tale società, oltre ad essere particolarmente oneroso, non consentiva rapidità di accesso ai fascicoli e spesso determinava movimentazioni inutili e dispendiose 2 Grazie alla ottenuta disponibilità alternativa per la conservazione dei fascicoli, in Bari e senza alcun onere, ed al conseguente recesso dal contratto in essere, maturò l idea di utilizzare le risorse risparmiate per la realizzazione di un sistema informatizzato destinato all archiviazione e alla consultazione degli affari estinti. L applicativo al quale in quel momento si pensò avrebbe dovuto consentire di utilizzare il patrimonio di informazioni di ciascun fascicolo contenute nel NSI Nuovo Sistema Informativo dell Avvocatura dello Stato 3 e, nel contempo, avrebbe dovuto consentire la smaterializzazione degli atti e documenti, nel rispetto delle disposizioni di legge e delle regole tecniche AIPA, anche in prospettiva della successiva ed eventuale archiviazione ottica sostitutiva e della conseguente distruzione dei fascicoli cartacei. Fu così che, potendo contare sulle economie realizzate, si pensò di avviare il progetto di archiviazione digitale e l autorizzazione ad accedere, in sola lettura e con modalità non invasive, ai dati contenuti nel NSI. Sul finire del novembre 2003, ne iniziò l avvio. 1 L estinzione di un affare legale avviene a definizione della pratica legale. 2 Il contratto prevedeva un compenso per ogni prelievo e riposizionamento in archivio di ciascun fascicolo e spesso capitava di richiedere in visione i fascicoli inutilmente. 3 Si tratta del sistema informativo sviluppato per l Avvocatura dalla società Finsiel, destinato alla gestione del protocollo informatico di primo livello, alla gestione di tutte le informazioni relative agli affari legali (parti, avvocato incaricato, fasi giudiziali, corrispondenza, udienze, scadenze ecc.), nonché alla gestione di altre attività amministrative dell Ufficio. Furono laborate le linee guida del progetto, che vennero poi trasfuse in un documento tecnico allegato alla lettera di invito predisposta per la gara. In fase di redazione delle linee guida e di definizione delle caratteristiche di massima del progetto, si addivenne alla determinazione di realizzare un servizio, altamente flessibile, che non fosse pertanto confinato alla sola smaterializzazione degli affari estinti. Si pensò, infatti, che la smaterializzazione degli atti e dei documenti, inizialmente ipotizzata per la migliore gestione dei fascicoli estinti, potesse avvenire già prima della estinzione dell affare, in modo tale da conseguire le utilità e potenzialità del fascicolo digitale anche per la gestione quotidiana dei fascicoli d ufficio. Si fece una semplice riflessione: è meglio archiviare atti smaterializzati che smaterializzare atti archiviati! L idea che animò la redazione delle linee guida, e più in generale il progetto, fu quella di dotare gli avvocati ed impiegati di uno strumento informatico, semplice ed intuitivo, che consentisse loro non solo di ritrovare tutte le informazioni di ciascun affare legale, ma anche di consultare in modo semplice i relativi atti e documenti: la creazione di una sorta di fascicolo digitale. Prevalse, peraltro, la logica della fornitura di un servizio, anziché quella dello sviluppo, acquisto e manutenzione di programmi software e di attrezzature hardware. Stante il programmato rapido avvio del progetto, infatti, si prese coscienza della impossibilità di immaginare da subito e compiutamente lo scenario che, sul piano organizzativo dell Ufficio, avrebbe determinato l introduzione della gestione informatizzata dei documenti. Si ebbe piena consapevolezza del fatto che l introduzione dell innovazione tecnologica, in qualsiasi ambito lavorativo, determina la immediata e contestuale esigenza di intervenire sull organizzazione del lavoro e sulla ridefinizione dei processi di servizio 4. Un servizio che, oltre ad assicurare la fornitura dell hardware e del software necessario, comprendesse altresì la fornitura del personale addetto alla scansione dei documenti, avrebbe consentito di rimettere al fornitore, in fase iniziale, la soluzione di problemi connessi alla organizzazione del lavoro dell Avvocatura e alla necessità di acquisizione di eventuali nuove professionalità. L espressa previsione della possibilità di riscattare, al termine del contratto, l hardware e le licenze d uso del software utilizzato e/o sviluppato per il progetto, peraltro, costituiva sufficiente garanzia per la capitalizzazione dell investimento. 4 Principio noto nel mondo privato e posto all attenzione di tutte le PP.AA. dal Ministro per le Innovazioni e le Tecnologie, fra l altro, già con la Direttiva in materia di digitalizzazione dell amministrazione del 21/12/2001.

2 PROGETTO AID 3 4 PROGETTO AID Il progetto venne avviato in un momento in cui era fermo intendimento dell Avvocato Distrettuale procedere ad un generale riassetto dell Ufficio di Bari, al fine di far fronte alle drammatiche carenze di personale e di mezzi 5 ; e ciò soprattutto mediante il ricorso a soluzioni organizzative e tecnologiche che valorizzassero e consentissero un più efficiente utilizzo delle limitate risorse disponibili. In questa stessa logica, vennero noleggiate tramite convenzione Consip due apparecchiature multifunzione Xerox che, da subito, per le enormi potenzialità che assicuravano, vennero utilizzate non solo come normali fotocopiatrici, ma anche come stampanti di rete, utili per affrancare gli avvocati dalle quotidiane e lunghe attese degli atti giacenti presso il servizio fotoriproduzione e dalla spesso affannosa ricerca dei fascicoli che viaggiavano insieme agli atti da fotocopiare. Alle funzioni di fotocopiatrice e stampante di rete degli apparecchi noleggiati, vennero poi aggiunte quelle di scanner di rete (per poter archiviare in formato digitale, su uno o più specifici computer della rete, un qualsiasi documento cartaceo con un operazione semplice e del tutto analoga alla fotocopiatura) e di servizio (per poter inviare, anche solo all interno dell ufficio, s in modo semplice e veloce, allegando documenti cartacei automaticamente trasformati in formato digitale dalla multifuzione). Al fine della individuazione del fornitore del servizio di smaterializzazione atti, e dovendo la spesa essere contenuta nei limiti delle disponibilità ammontanti a circa ad anno, per un periodo di tre anni, si ritenne di avviare la procedura per gli acquisti in economia, con le modalità previste dal D.P.R. 384/2001. Vennero così invitate a presentare un offerta cinque società. Le società vennero individuate anche grazie ai contatti intrapresi in occasione dell annuale convegno Omat , tenutosi a Roma in quello stesso periodo. Tenuto conto delle limitate risorse disponibili, i potenziali partners dell iniziativa vennero selezionati tra società che avevano già sviluppato software commerciali per la gestione documentale e che, allo stesso tempo, apparivano in grado di personalizzare tali software per far fronte alle particolari esigenze dell Avvocatura di Bari. L urgenza di impegnare parte della spesa entro la fine dell anno 2003 impose l assegnazione di tempi assai ristretti per la formulazione delle offerte e per la stipula del contratto di fornitura. Solo tre delle cinque società invitate trasmisero la propria offerta. Si procedette quindi alla valutazione delle offerte pervenute, che erano diversamente articolate. L esame comparato delle offerte 7 portò a ritenere preferibile, sotto il profilo tecnico, economico e di generale convenienza, quella presentata dalla Novadys Italia S.r.l. 8 Si provvide dunque alla stesura delle condizioni contrattuali, trasfuse nell ordinativo di fornitura sottoscritto in data 22 dicembre A distanza di poco meno di due mesi, dal giorno in cui era maturata l idea di smaterializzare gli atti degli affari estinti, si era pronti a partire. 3. LA RIDEFINIZIONE ORGANIZZATIVA DEI SERVIZI E DEI PROCESSI DI SERVIZIO DELL AVVOCATURA DISTRETTUALE DI BARI. L avvio del progetto, come si è accennato, coincise con la decisione di razionalizzare l uso delle risorse, sempre più carenti, mediante interventi sul piano organizzativo che restituissero efficienza e funzionalità all Ufficio. Anche in ossequio a quanto previsto dall art. 6, lett. A, comma 2.2, e lettere C, D ed E del CCNL del 16/2/1999 e dell art. 7 del CCI del 10/10/2000, furono fissati serrati incontri con i rappresentanti delle organizzazioni sindacali, coinvolte a pieno titolo nella definizione dell assetto organizzativo dell Ufficio. Si arrivò alla determinazione di affidare ad un tavolo tecnico il compito di esaminare la proposta di riorganizzazione elaborata dall Ufficio e di approvare il testo definitivo del documento al quale sarebbe stata affidata la disciplina generale dei servizi e dei processi di servizio dell Avvocatura di Bari. In tale contesto, si tenne particolarmente conto dell impatto che, sul piano organizzativo, avrebbe avuto l avviato progetto per l archiviazione informatica dei documenti. Vennero individuati ed analiticamente descritti i singoli processi di servizio, distinti per area (legale o amministrativa), così come vennero analiticamente riepilogati i compiti di ciascun servizio. Le idee di fondo furono quelle, per un verso, di ridurre il più possibile la movimentazione fisica dei fascicoli all interno dell ufficio, anche perché l esigenza di consultazione sarebbe stata assicurata in modo selettivo e diffuso attraverso i pc della rete, grazie all avviato progetto di smaterializzazione degli atti; per altro verso, di evitare la frammentazione delle attività individuabili come sostanzialmente unitarie tra più impiegati addetti a servizi diversi. All esito dei lavori svolti di concerto con le organizzazioni sindacali, venne approvato il testo definitivo, poi recepito in un formale ordine di servizio. 5 In meno di un anno, il personale in servizio era diminuito di circa dieci unità su quaranta. 6 OMAT Office Management: Application & Technology. Mostra convegno dedicata ai temi dell ufficio digitale e del back office, con particolare attenzione anche ai problemi della pubblica amministrazione. 7 Oggetto di un dettaglio documento ( Appunto interno per l Avvocato Distrettuale del 16/12/203), con le analitiche valutazioni operate per la scelta del contraente. 8 Per un completo profilo della società e delle sue referenze, si possono acquisire dettagliate informazioni sul sito

3 PROGETTO AID 5 6 PROGETTO AID 4. L INTERAZIONE CON IL NSI ED I VINCOLI ESISTENTI. L obiettivo che il progetto si prefisse fu quello di riuscire a dotare tutti gli avvocati ed impiegati di uno strumento, semplice e flessibile, attraverso il quale accedere a tutte le informazioni di ciascun affare legale (parti, oggetto, fasi giudiziali, udienze, scadenze, corrispondenza ecc.) e nel contempo visionare il fascicolo, potendo sfogliarne i singoli atti o documenti, sui quali eventualmente effettuare operazioni quali la stampa, l invio per e l utilizzazione del testo. Apparve evidente che, per conseguire tale obbiettivo, l applicativo da sviluppare avrebbe dovuto interagire con il NSI dell Avvocatura dello Stato. NSI. Vennero perciò presi diretti contatti con il personale della Finsiel che aveva sviluppato il Grazie alla preziosa collaborazione delridetto fornitore, il quale manifestò particolare interesse ed entusiasmo nel progetto avviato ed esaudì, sempre e tempestivamente, ogni richiesta avanzatagli, fu possibile in breve tempo ricostruire la mappa degli archivi del NSI ed assicurare l interazione del sistema informativo dell Avvocatura con gli applicativi che la Novadys aveva in via di sviluppo. Si pensò che l archivio documentale contenente le immagini degli atti smaterializzati dei fascicoli dell Avvocatura di Bari (da gestire attraverso gli applicativi del progetto) e gli archivi del sistema informativo in uso presso l Avvocatura (gestiti tramite il NSI) dovessero dialogare tra loro attraverso il numero di protocollo informatico. Quest ultimo, come è noto, costituisce l identificativo univoco ed immodificabile di ciascun documento protocollato in arrivo o in partenza in ogni pubblica amministrazione. Le funzionalità del protocollo informatico assicurate dal NSI (attraverso il quale si provvede altresì alla associazione di ogni documento protocollato al relativo affare legale) apparvero sufficiente garanzia per collegare in modo univoco ogni immagine acquisita ed archiviata nel repository documentale Novadys al patrimonio informativo del NSI. La modalità di acceso agli archivi del NSI (in sola lettura non invasiva ) 9 costituì allo stesso tempo una limitazione, seppure accettabile, alla piena integrazione del fascicolo digitale con il sistema informativo in uso, sotto il profilo della assoluta integrità dei dati. In particolare, si dovette tenere in conto della possibilità che l operatore addetto all inserimento manuale del numero di protocollo informatico da associare ad ogni atto smaterializzato 10 potesse commettere un errore in fase di immissione. 9 Per intuitive ragioni, infatti, andava assolutamente evitato che gli applicativi del progetto sperimentale in via di sviluppo potessero in qualche modo modificare i dati e le informazioni archiviate nel NSI. Non vi era infatti possibilità, nella fase sperimentale, di disporre di eventuali liste di protocolli, automaticamente generate dal NSI, dalle quali attingere il numero di protocollo informatico da associare, di volta in volta, alle immagini dei documenti smaterializzati 11, né si volle demandare tale possibilità a nuovi applicativi da sviluppare, non apparendo tale ultima soluzione compatibile con le condizioni contrattuali dell ordinativo di fornitura del progetto. Al fine di ridurre la possibilità di errori commessi dagli operatori preposti all attività di data entry 12, si pensò comunque di introdurre una funzione di verifica del protocollo inserito manualmente dall operatore, idonea ad evitare che venissero inseriti numeri di protocollo informatico non presenti nel NSI o ai quali era già stata associata l immagine di un documento smaterializzato 13. Venne altresì approfonditamente analizzata la possibilità di procedere alla indicizzazione del protocollo dei documenti da smaterializzare in modo automatico attraverso l apposizione di etichette con codici a barre. La soluzione, che sarebbe stata sicuramente interessante se il codice a barre fosse stato automaticamente prodotto dal NSI all atto della protocollazione ed apposto sul documento in fase di segnatura del protocollo 14, venne tuttavia scartata in quanto meno adeguata sul piano organizzativo e di fatto inidonea a ridurre i margini di errore ai quali si è fatto cenno L ESECUZIONE DEL PROGETTO E LA FILOSOFIA DI LAVORO. Ancorché le condizioni contrattuali fossero sufficientemente dettagliate nella parte in cui indicavano le caratteristiche e funzionalità che gli applicativi da realizzare avrebbero dovuto assicurare, si ritenne di non affidare al fornitore la scelta unilaterale delle soluzioni compatibili con tali caratteristiche e funzionalità, ma si preferì che, anche in fase di sviluppo, ogni decisione fosse costantemente condivisa con l Avvocatura. E ciò nel precipuo intento di verificare immediatamente la ricaduta che ogni soluzione avrebbe potuto avere sull uso degli applicativi e sull organizzazione del lavoro. 10 Si rimanda ai successivi paragrafi per la descrizione analitica delle modalità con le quali si procede alla smaterializzazione e per un ampia panoramica sulle funzionalità principali degli applicativi utilizzati. 11 Tale soluzione avrebbe richiesto una integrazione delle funzionalità del NSI, sicuramente non giustificata nella fase sperimentale del progetto avviato presso l Avvocatura di Bari. 12 Errori si sarebbero potuti generare in ogni caso anche con l uso di liste di protocolli da smaterializzare, se l operatore avesse associato un documento errato al numero di protocollo suggerito automaticamente dal sistema. 13 Infra, trattando dei singoli applicativi, verrà descritta tale funzionalità. 14 Come avviene in alcuni sistemi di protocollo informatico utilizzati da amministrazioni centrali. 15 Stante le attuali funzionalità del NSI, infatti, si sarebbe dovuta comunque prevedere l attività di creazione delle etichette con i codici a barre, disgiunta da quella degli addetti al protocollo e rimessa ad operatori data entry.

4 PROGETTO AID 7 8 PROGETTO AID A tal fine, ci si fece carico di mantenere i rapporti con i tecnici della Novadys Italia S.r.l. 16, i quali dimostrarono non solo elevata professionalità, ma anche particolare entusiasmo nel progetto, assicurando massima disponibilità a recepire ogni richiesta e proposta di modifica degli applicativi in via di sviluppo. I contatti vennero mantenuti non solo telefonicamente e negli incontri programmati, ma anche e soprattutto mediante lo scambio di s. In un anno e mezzo di lavoro, sono state scambiate oltre cinquecento s attraverso le quale si sono chiariti e definiti aspetti del progetto, funzionalità degli applicativi, correttivi e modifiche da apportare e quant altro necessario alla riuscita del progetto. Ogni decisione assunta dall Avvocatura nel corso della fase di sperimentazione, peraltro, fu il frutto di un dibattito interno, assicurato dal costante dialogo per suggerire e condividere idee e proposte, del responsabile dell informatica nel fornire supporto soprattutto sotto il profilo logistico, e degli altri impiegati che, in relazione alle diverse funzionalità del sistema ed alle conseguenti ricadute sull organizzazione del lavoro e dei servizi dell Avvocatura, sono stati di volta in volta coinvolti e consultati. Le idee di fondo sottese allo sviluppo del progetto e ai rapporti con la Novadys Italia S.r.l furono fondamentalmente due: semplicità e flessibilità. Avvocati ed impiegati avrebbero dovuto percepire la smaterializzazione degli atti come un attività particolarmente semplice da effettuare. L uso degli applicativi destinati all acquisizione delle immagini documentali sarebbe dovuto essere estremamente agevole, senza necessità di particolari competenze tecniche. L attività degli operatori addetti alla smaterializzazione sarebbe dovuta apparire quasi banale. Le operazioni più lunghe e complesse sarebbero state affidate ad applicativi server e svolte in modo automatico. Anche la ricerca e la consultazione sarebbe dovuta essere semplice e soprattutto efficace 17. Allo stesso tempo, i programmi da sviluppare avrebbero dovuto assicurare la massima flessibilità e prestarsi preferibilmente ad eventuali utilizzi ulteriori e diversi rispetto a quello fondamentale di smaterializzazione e consultazione dei fascicoli d ufficio. La consultazione avrebbe dovuto consentire agli utenti di effettuare ricerche semplici e flessibili, con diverse modalità e criteri di ricerca In particolare con il dott. Massimiliano Cuneo, responsabile ed ispiratore di gran parte delle soluzioni del progetto, e con il dott. Alessandro Weber, amministratore della Novadys Italia s.r.l., particolarmente attento agli aspetti ergonomici degli applicativi e, più in generale, dell intero progetto. 17 Da più impiegati si erano mosse critiche sulle funzioni di ricerca del NSI. In particolare, veniva percepito come macchinoso dover necessariamente indicare, per ogni ricerca, quali canali di ricerca dovevano far parte della query, e sicuramente poco pratico dover aprire in sequenza tre o quattro finestre dei risultati per visualizzare l informazione ricercata. 18 Si tenne conto anche di quanto previsto dall art. 58, secondo comma, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (T.U. delle disposizioni in materia di documentazione amministrativa), in tema di Funzioni di accesso ai documenti alle informazioni del sistema di gestione, secondo cui La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel testo. Su tali premesse e secondo una logica di work in progress, il progetto si sviluppò nei seguenti fondamentali passaggi 19 : 1. Installazione presso la sede dell Avvocatura Distrettuale di Bari del software Documind Corporate Solution 4.0, con conseguenti sessioni di formazione; 2. Creazione degli archivi e definizione dei flussi di lavoro; 3. Realizzazione di un sito ftp dal quale prelevare tutti gli aggiornamenti del software e la documentazione di corredo. 4. Sviluppo, installazione, test, monitoraggio, formazione ed uso degli applicativi sviluppati per il progetto: NSI Archivia, NSI Importa, NSI Multifuzione, NSI Macro, NSI Ricerca, NSI Instant (DM Data Manger/Ellipsis). 6. I RISULTATI RAGGIUNTI. UN DIVERSO MODO DI LAVORARE. Già dopo pochi mesi dall avvio del progetto, fu possibile beneficiare dei vantaggi e delle utilità offerte dai nuovi applicativi installati. Vennero definite e sperimentate le procedure per la digitalizzazione degli atti e documenti pervenuti in Avvocatura. Da qualsiasi postazione pc connessa in rete fu da subito possibile ricercare e visualizzare qualsiasi documento sottoposto a smaterializzazione ed archiviazione digitale. Fu possibile effettuare operazioni sui documenti visualizzati, tra le quali apparve di immediata utilità, per l impatto sul piano organizzativo, la possibilità di stampare qualsiasi documento mediante le apparecchiature multifuzione Xerox connesse in rete, nel numero di copie necessarie, utilizzando anche le opzioni di fascicolazione e pinzatura. Di fatto, venne da subito abolita la fotocopiatura dei documenti digitalizzati, con gli intuibili vantaggi in termini di tempi di attesa e movimentazione dei fascicoli. Ogni avvocato ebbe la possibilità di visualizzare su pc, in qualsiasi momento, la posta quotidiana in arrivo e gli affari nuovi assegnati, indipendentemente dal fatto se gli atti e la corrispondenza fosse stata già smistata dal commesso. Fu resa disponibile la ricerca dei documenti archiviati attraverso le parole o frasi contenute nel testo. Dai documenti reperiti fu possibile prelevare porzioni di testo, da utilizzare per gli atti da redigere. 19 Di seguito verrà offerta un ampia panoramica sullo sviluppo di tutte le fasi del progetto e sulle funzionalità degli applicativi installati.

5 PROGETTO AID 9 10 PROGETTO AID Vennero rese disponibili banche dati documentali gestite dagli stessi applicativi ed ulteriori a quella degli atti e documenti degli affari legali 20. Dopo sei mesi circa dall avvio del progetto, fu installata la prima versione di NSI Ricerca. NSI Ricerca, utilizzato oramai quotidianamente dal sottoscritto e dai colleghi che hanno attivamente partecipato alla sperimentazione, è sicuramente il cuore di tutto il progetto AID. Costituisce una sorta di consolle dell avvocato 21, attraverso la quale è possibile accedere a tutte le informazioni necessarie per il lavoro quotidiano, ivi compresa la consultazione degli atti di ciascun fascicolo. L applicativo combina le principali funzioni di ricerca del NSI Finsiel con il sistema di ricerca full-text di Documind Corporate Solution 22 contemporaneamente alle informazioni contenute nel NSI Finsiel 23 documenti smaterializzati. legali. ed offre la possibilità di accedere e alle immagini dei E lo strumento attraverso il quale è reso disponibile in rete il fascicolo digitale degli affari L uso di NSI Ricerca determina potenzialmente un significativo cambiamento nel modo di lavorare, in quanto consente all avvocato di effettuare gran parte della propria attività senza la necessità del previo reperimento fisico del fascicolo: - fornire una risposta ad un funzionario di un amministrazione che contatta telefonicamente l avvocato incaricato per avere informazioni sullo stato di un affare o su una comunicazione ricevuta; - riscontrare una nota pervenuta dall amministrazione e rinvenuta nella posta quotidiana in arrivo; - decidere se riscontrare o meno una nota dell amministrazione, alla quale magari è stata già fornita risposta; - ricercare le udienze di prima comparizione della settimana o del mese e verificare per quali di esse si è già provveduto alla costituzione; - verificare se per un udienza fuori sede siano state date le istruzioni al delegato; - verificare se, in esito alla notifica di un biglietto di cancelleria, debba espletarsi attività sul fascicolo; 20 Si rinvia ai successivi paragrafi per la descrizione degli archivi creati e del loro utilizzo. 21 Per certi versi analoga alla consolle del Magistrato, sviluppata nell ambito del progetto Processo Civile Telematico portato avanti dal Ministero della Giustizia. 22 E il software destinato alla gestione dei repository documentali e che incorpora il motore di ricerca sui documenti archiviati. Infra verrà offerta un analitica panoramica sulle funzionalità e potenzialità dell applicativo. 23 Dette informazioni vengono archiviate con il NSI a cura degli impiegati dell archivio e degli altri servizi dell Avvocatura, con le modalità previste dall applicativo sviluppato dalla Finsiel. E dunque evitata ogni duplicazione di attività volta all inserimento delle informazioni relative agli affari legali. - accertare se una sentenza sfavorevole notificata sia stata già ritirata dal servizio esterno e se avverso la stessa sia stata già proposta impugnazione o si sia reso parere all amministrazione; - visionare l elenco delle proprie cause chiamate ad una data udienza o camera di consiglio del TAR ed accertare per quali di esse è arrivato il rapporto dell amministrazione, per quali è stato sollecitato l invio del rapporto, per quali occorre sollecitare il rapporto, per quali è stata predisposta una memoria difensiva; sono solo alcuni esempi di attività che fino a ieri necessitavano la preventiva ricerca fisica del fascicolo, spesso fuori posto e non reperibile nella stanza dell avvocato, ma che oggi presso l Avvocatura dello Stato di Bari possono essere evase mediante la semplice consultazione del fascicolo digitale. I vantaggi in termini di risparmio di tempo e di efficienza appaiono immediatamente intuibili. E drasticamente ridotta la movimentazione dei fascicoli e sono di fatto azzerati i tempi di attesa per la ricerca degli stessi, ordinariamente demandata al personale non togato, spesso fuori stanza ed impegnato in altre attività. Si sono conseguentemente ridotte le pile di fascicoli della posta trovata da evadere, molto spesso destinata a giacere giorni o settimane e, non poche volte, fonte di stress per l avvocato. Il personale amministrativo incaricato esclusivamente alla movimentazione fisica dei fascicoli può oggi essere utilizzato per lo svolgimento di altre attività, con beneficio per la produttività generale dell Ufficio. Alla firma o al visto dell Avvocato Distrettuale possono essere sottoposti solo le lettere in partenza e gli atti da depositare, potendo il capo dell Ufficio visionare il contenuto del fascicolo attraverso NSI Ricerca. L efficacia generale del lavoro dell avvocato e globalmente dell Ufficio è sensibilmente migliorata. L uso di NSI Ricerca e di Documind, peraltro, rende possibile l accesso ad una molteplicità di informazioni, fino a ieri difficilmente reperibili: - ricercare sentenze o atti defensionali nei quali sono state affrontate determinate questioni giuridiche; - verificare se siano stati impiantati altri affari legali tra le stesse parti ed immediatamente visionare il contenuto dell atto introduttivo; - ricercare pareri del Comitato Consultivo dell Avvocatura dello Stato o pareri resi dall Avvocatura Distrettuale mediante la mera indicazione di alcune parole chiave contenute nel testo del parere;

6 PROGETTO AID PROGETTO AID - reperire un proprio atto defensionale redatto mesi prima semplicemente ricordando il nome di una parte o alcune parole usate nel teso dell atto; sono solo alcuni esempi delle potenzialità offerte dal potente motore di ricerca testuale sul quale si appoggia l intero progetto AID. Anche molte attività manuali possono essere svolte in modo sensibilmente diverso: - l attività di mera fotocopiatura è potenzialmente azzerata: i documenti in arrivo digitalizzati vengono stampati in rete sulle apparecchiature multifunzione Xerox, che provvedono alla stampa, anche in fronte retro, alla fascicolazione e alla pinzatura; i documenti prodotti in Avvocatura vengono analogamente stampati, fascicolati e pinzati, nel numero di copie necessarie, direttamente dall applicativo di videoscrittura sulle stampanti di rete; - la creazione di archivi personali per ciascun avvocato, accessibili potenzialmente anche ai segretari, consente di archiviare sul server e rendere immediatamente reperibili tutti i documenti creati con Microsoft Word relativi ad atti, lettere e pareri; la disponibilità di tali documenti evita di dover nuovamente dattiloscrivere oggetto, indirizzo esatto, riferimenti, intestazioni per le lettere e gli atti defensionali che fanno seguito a precedenti note o atti già dattiloscritti e così di limitare la modifica del documento al solo testo; - l invio di atti e lettere contenute in uno o più affari legali mediante messaggio di posta elettronica destinato ad amministrazioni, colleghi o altre Avvocature avviene con un semplice click del mouse, essendo gli atti già disponibili in formato digitale. Quelli sin qui indicati sono solo alcuni esempi che rendono evidente come l innovazione tecnologica e lo sviluppo del progetto di smaterializzazione e archiviazione digitale degli atti dell Avvocatura di Bari possano rendere più efficiente, efficace ed economico il lavoro quotidiano dell Ufficio. essi informazioni strutturate per indici. Documind CS provvede altresì all indicizzazione del testo dei documenti. La sua fondamentale caratteristica consiste nel formidabile motore di ricerca di cui dispone, in grado di effettuare in frazioni di secondo ricerche sugli indici e full-text. Ha due distinte interfacce utente: - una WebClient, ossia tramite browser (es. Internet Explorer, Firefox ecc.), che non richiede alcuna installazione sulle postazioni della rete ed assicura la consultazione degli archivi documentali e l archiviazione in lan o tramite connessione internet; - l altra c.d. WinClient (applicativo Windows), da installare su ciascun client, consente l anteprima dei files ed include la funzione di acquisizione di documenti cartacei tramite scanner ed il successivo riconoscimento del testo mediante applicativo OCR integrato; include altresì plug-in per archiviare e ricercare documenti direttamente dagli applicativi MS- Office Outlook, Word ed Excel. Documind CS consente la gestione degli utenti (anche users Windows), con la possibilità di definire, per ciascun utente, il profilo di autorizzazione di accesso agli archivi e ai documenti, idonei ad assicurare la globale sicurezza dei dati e delle informazioni. Documind CS è altamente scalabile, non essendo prevista alcuna limitazione al numero di utenti, al numero degli archivi e al numero di documenti archiviati 25. La ricerca dei documenti avviene tramite gli indici degli archivi o in modalità full-text (anche con l uso di specifici operatori logici di ricerca) sull intero contenuto dei documenti archiviati. La potenza del motore di ricerca (sviluppato dalla Verity Inc.) assicura la risposta della ricerca nella frazione di secondi 26. I documenti sono archiviati sul server, ove vengono effettuati i backup di sicurezza LE FASI DEL PROGETTO: L INSTALLAZIONE E L USO DI DOCUMIND CORPORATE SOLUTION A distanza di meno di un mese dalla stipula del contratto, e precisamente il 23 gennaio 2004, i tecnici della Novadys Italia S.r.l. installarono, configurarono e, grazie a brevi sessioni di formazione, consentirono al personale dell Avvocatura Distrettuale di Bari l uso di Documind CS, l applicativo base del progetto. Documind CS, in estrema sintesi, è un applicazione client-server per l'archiviazione e la ricerca in rete di files dei più diversi formati. Consente la creazione di archivi personalizzati, nei quali i files possono essere archiviati in modo indicizzato, cioè associando a ciascuno di 24 Nel presente paragrafo e nel paragrafo 10 viene offerta un ampia panoramica sulle caratteristiche e funzioni degli applicativi del progetto, utile per meglio comprendere i risultati conseguiti. 25 Nell archivio documentale dell Avvocatura di Bari sono ad oggi archiviati circa documenti, senza che l applicativo abbia manifestato alcun rallentamento nella ricerca e nella consultazione. 26 Caratteristica quotidianamente verificata nell archivio creato presso l Avvocatura. 27 La sicurezza dei dati, contro la perdita accidentale, viene assicurata dai periodici backup su cartucce a nastro (DAT) e mediante il mirroring su hard disk esterno, ubicato su postazione diversa dal server, di tutti i files ed indici archiviati.

7 PROGETTO AID PROGETTO AID Presso l Avvocatura di Bari, i client Windows di Documind sono stati installati sui pc degli avvocati e dei segretari. Al fine del contenimento dei costi del progetto, sono state per ora attivate dieci licenze d uso concorrenziali 29. Il WebClient si appoggia ad un web server che consente l accesso alle pagine php create da Documind. Dopo il login effettuato tramite internet browser, si accede alla pagina web principale di Documind, che appare nella figura che segue. Fig. 4 Il software, utilizzando l engine Fine Reader 28, analizza il testo, individua automaticamente le aree sulle quali effettuare il riconoscimento del testo e procede quindi al riconoscimento. E consentito l intervento dell operatore per cancellare o modificare le aree e per correggere il testo riconosciuto. Nell anteprima vengono evidenziate con colori diversi le parole e le lettere dubbie. Nella figura che segue è rappresentata la finestra attraverso la quale si creano e gestiscono gli utenti e gruppi di Documind, assegnando i privilegi e diritti di accesso ai diversi archivi. Fig. 6 Fig Sviluppato da Abby, è uno dei più accreditati software destinati presenti sul mercato destinati all OCR. 29 In pratica, la licenza concorrenziale consente la connessione al server contemporaneamente di un numero massimo di utenti, pari al numero di licenze attivate, indipendentemente dalla postazione fisica o dal nome dell utente che ha effettuato il login. Il numero di licenze è liberamente espandibile in qualsiasi momento.

8 PROGETTO AID PROGETTO AID Nella pagina web sono presenti l area di ricerca e quella dei risultati. E possibile memorizzare ricerche standard o ricorrenti 30. Dalla lista dei risultati è possibile selezionare i documenti da visualizzare che vengono aperti nella stessa o in altra pagina web. Anche attraverso il WebClient è possibile stampare e salvare i documenti trovati, semplicemente cliccando sulle relative icone. Presso l Avvocatura dello Stato di Bari Sono state attivate venti licenze concorrenziali 31 per accesso tramite webclient, con la disponibilità del fornitore a tramutare le stesse in licenze windows client. Documind Corporate Solution installa automaticamente un plug-in negli applicativi MS- Office Word, Excel ed Outlook, attraverso il quale può procedersi alla archiviazione del file a video ed alla ricerca negli archivi creati con Documind. Quella che segue è la finestra di anteprima dei documenti trovati. Attraverso l uso intuitivo dei pulsanti della prima riga, è agevole scorrere gli altri documenti trovati e, quindi, sfogliare i fascicoli. Fig. 8 I quattro pulsanti nella barra degli strumenti di Word consentono rispettivamente di archiviare il documento corrente, ricercare negli archivi uno o più documenti, effettuare il log-out da Documind e visionare le informazioni sulla macro. Fig. 9 Fig.7 Anche da questa finestra possono compiersi le normali operazioni sui documenti (essenzialmente taglia e incolla, salvataggio di copia in locale, invio per posta elettronica). 30 In pratica, è possibile creare dei link cliccabili che avviano automaticamente una ricerca prestabilita alla quale può essere associato un nome intuitivo. Nella finestra che appare sopra, si notano nel primo rigo i link Posta in arrivo e Affari nuovi in arrivo, attraverso i quali viene rapidamente effettuata la ricerca di tutta la posta in arrivo (dalla più recente alla più vecchia) e di tutti i documenti che hanno determinato l apertura di un affare legale. 8. GLI ARCHIVI CREATI PRESSO L AVVOCATURA DISTRETTUALE DI BARI Dopo l installazione dell applicativo Documind, si procedette alla creazione degli archivi di lavoro. Già in tale fase, i tecnici della Novadys coinvolsero il personale dell Avvocatura, che partecipò a tutte le operazioni di installazione e configurazione degli applicativi. 31 Si rimanda alla nota 28 per il significato di licenze concorrenziali.

9 PROGETTO AID PROGETTO AID Si acquisirono così le prime e necessarie conoscenze tecniche per risolvere ogni problematica connessa all uso delle banche dati Documind. Si acquisì anche piena conoscenza e padronanza delle funzionalità relative alla creazione degli archivi e alla gestione degli utenti e dei gruppi. Presso la Distrettuale di Bari, sino ad oggi, sono stati creati i seguenti archivi Documind: AID: acronimo di Archivio Informatico Documentale ; è l archivio nel quale vengono archiviati i documenti protocollati dell Avvocatura; è destinato ad interagire con gli applicativi sviluppati per il progetto avviato e con la base dati del NSI Finsiel. Archivi individuali degli avvocati: per ciascun avvocato è stato creato un archivio individuale; l accesso è consentito esclusivamente all avvocato titolare e, se abilitato, al suo segretario; nell archivio è possibile archiviare liberamente, associando eventuali indici per la successiva ricerca, i propri files dei più diversi formati (documenti word relativi ad atti defensionali, pareri e lettere; leggi, articoli di dottrina prelevati da internet, da banche dati o direttamente da riviste cartacee); alcuni avvocati hanno condiviso l archivio con i segretari che curano la dattiloscrittura delle lettere e degli atti, in modo tale da rendere possibile immediatamente la ricerca e l utilizzo di lettere ed atti già dattiloscritti in formato Word, per la redazione di nuove lettere o atti defensionali. Le enormi potenzialità di ricerca di Documind e la possibilità di indicizzare i files archiviati anche in base al loro nome rendono estremamente semplice la ricerca dei precedenti relativi ad uno specifico affare 32. L archiviazione di documenti Word negli archivi personali residenti sul server, peraltro, evita agli avvocati di dover necessariamente conservare sul pc personale o su supporti digitali vari (floppy, cd o dvd) i files dei documenti creati. Circolari Pareri: è l archivio utilizzato per archiviare tutte le circolari pervenute dall Avvocatura Generale, i pareri del Comitato Consultivo e tutte le comunicazioni di interesse generale provenienti da altre Avvocature o da altre amministrazioni. La potenzialità della ricerca full-text di Documind consente oggi un immediata accessibilità a documenti di estrema utilità ma, fino a ieri, spesso di difficile reperimento in ufficio. Professionale: è l archivio nel quale vengono archiviati, con modalità totalmente automatica, le pagine web di circa dieci siti di informazione giuridica. Nell archivio è possibile effettuare ricerche in modo sostanzialmente equivalente alle ricerche effettuate con i motori di ricerca di internet, limitando però la ricerca ai siti preventivamente individuati. Riviste: è l archivio nel quale vengono archiviati i files in formato pdf delle riviste IPSOA in abbonamento, mensilmente prelevati dal sito dell editore. Da qualsiasi postazione pc della è possibile consultare per intero le riviste, nelle quali è possibile altresì effettuare la ricerca fulltext. Outlook(amatot): è l archivio della posta elettronica pervenuta e/o inviata dall indirizzo bari@avvocaturastato.it. Tutti i messaggi e documenti pervenuti, oltre ad essere stampati e trattati come la posta ordinaria, vengono archiviati in Documind per la più agevole ricerca. Contabilità: viene utilizzato dal personale del servizio economato, ragioneria e contabilità per l archiviazione di fatture, bolle di consegna, ordinativi di pagamento e di ogni altro documento d archivio. Sentenza della Cassazione AGS: è l archivio delle sentenze della Cassazione dal 2003 ad oggi, relative alle cause in cui è parte un amministrazione difesa dall Avvocatura Generale dello Stato. Le sentenze sono quelle pubblicate mensilmente in formato pdf nel sito intranet dell Avvocatura Generale. Prima dell archiviazione in Documind, si provvede al riconoscimento del testo delle sentenze e alla trasformazione del file in formato pdf con doppio layer 33, in modo tale da consentire la ricerca libera di parole nel testo delle sentenze. Nell immediato futuro, e su specifica richiesta del responsabile della Segreteria del Personale, verrà creato l archivio dei fascicoli personali degli impiegati ed avvocati, con accesso limitato al solo servizio del personale, nel quale verranno inserite le immagini di tutti i documenti contenuti nel fascicolo personale di ciascun dipendente. 9. IL PROCESSO DI SMATERIALIZZAZIONE DEGLI ATTI E DOCUMENTI. Contestualmente all installazione di Documind e alla creazione dei primi archivi vennero affrontate le problematiche di tipo organizzativo relative ai flussi di lavoro. La definizione delle modalità organizzative con le quali procedere alla smaterializzazione degli atti tenne conto del volume di atti e documenti quotidianamente trattati dall Avvocatura e delle modalità con le quali, presso l Avvocatura di Bari, erano stati definiti i processi di impianto e assegnazione degli affari nuovi e quelli di gestione delle lettere ed atti in arrivo e in partenza. Nel processo di smaterializzazione degli atti dell Avvocatura si dovettero prendere decisioni operative in relazione alle seguenti necessarie attività: - individuazione dei documenti da smaterializzare (tutti o solo determinate tipologie; secondo scelte di opportunità e di efficienza o al fine di assicurare la completezza del fascicolo); - verifica della priorità di smaterializzazione (tenuto conto della necessità di espletare eventuali attività urgenti legate al documento e, quindi, della necessità che l atto sia prontamente disponibile per l avvocato incaricato); 32 E sufficiente salvare i files creati con Word inserendo nel relativo nome l anno e il numero di affare al quale è riferito il documento dattiloscritto, per poter poi immediatamente ricercare tutti i documenti di un medesimo fascicolo, senza necessità di ricorrere a complicate indicizzazioni. 33 In pratica, l immagine del documento è la medesima di quella del file prelevato dal sito intranet, ma all interno del file vi è anche nascosto il testo della sentenza sul quale è possibile effettuare operazioni di ricerca testuale e le comuni operazioni di taglia e incolla.

10 PROGETTO AID PROGETTO AID - normalizzazione dei documenti (attività diretta alla rimozione di spilli e graffette e all inserimento di fogli di separazione, in modo tale da poter passare allo scanner uno o più documenti e trasformarli in files); - acquisizione delle immagini tramite scanner; - indicizzazione delle immagini acquisite (associazione a ciascun file immagine di indici specifici relativi al numero ed anno di protocollo informatico, numero ed anno affare, ecc.); - eventuale indicizzazione full-text dei documenti archiviati (mediante applicativi OCR in grado di riconoscere il testo dei documenti e di archiviarlo in files sui quali effettuare ricerche a testo libero e soddisfare la previsione di cui all art. 58, secondo comma, del T.U. 445/2000); - riapposizione di spilli e graffette (onde consentire l ordinata conservazione dei documenti anche in formato cartaceo). Tra le diverse soluzioni possibili ed in considerazione del quantitativo di documenti da processare quotidianamente, si evitò di frazionare l attività di acquisizione delle immagini documentali tramite scanner e quella di indicizzazione dei files acquisiti 34. In estrema sintesi, l attività di smaterializzazione dei documenti presso l Avvocatura Distrettuale di Bari avviene oggi con le seguenti modalità organizzative, frutto dell esperienza maturata nella prima fase sperimentale 35 : Lettere e atti in arrivo a) L archivio protocolla i documenti in arrivo mediante l uso del NSI e procede, se del caso, all impianto dei nuovi affari dopo l assegnazione effettuata dall Avvocato Distrettuale; b) In tale fase vengono immediatamente individuati gli atti e documenti urgenti (fax, atti relativi ad udienze imminenti, ecc.) e subito passati alla digitalizzazione; nei casi di urgenza massima viene comunque data una copia del documento all avvocato incaricato; c) Gli atti e le lettere passano alla postazione scanner preposta alla digitalizzazione; d) Gli addetti alla postazione provvedono alla normalizzazione dei documenti ed alla acquisizione tramite scanner di ogni singolo documenti, provvedendo altresì alla indicizzazione mediante indicazione del numero di protocollo informatico e del numero di affare rilevato dalla segnatura di protocollo, apposta in fase di protocollazione dall archivio; 34 Le soluzioni offerte dalla Novadys Italia Srl avrebbero comunque consentito, in caso di un quantitativo elevato di documenti da trattare quotidianamente, di frazionare le suddette attività, con modalità workflow, sì da consentire la creazione di postazioni per acquisizione di massa di documenti, separate da quelle destinate alla successiva indicizzazione delle immagini acquisite. Tra le condizioni contrattuali, come si è ricordato, era anche prevista la possibilità di soluzioni di indicizzazione automatica del numero di protocollo del documento mediante codice a barre ; soluzione approfonditamente analizzata nel corso del progetto e poi accantonata perché ritenuta meno adeguata sul piano organizzativo per la realtà di Bari. 35 Per meglio comprendere quanto si andrà esponendo, va precisato che presso l Avvocatura di Bari sono stati individuati i seguenti servizi: Archivio, Agenda, Servizio Esterno, Fotoriproduzione e smaterializzazione atti, Biblioteca, Segretari, Economato e Contabilità, Liquidazione, Segreteria del Personale e dell Avvocato Distrettuale, Centralino, Informatica. e) L applicativo installato sul server provvede alla indicizzazione del testo dei documenti e alla conversione delle immagini dei documenti in formato pdf con testo riconosciuto; f) Gli addetti alla postazione scanner provvedono quindi a rispillare gli atti e documenti; g) Gli atti e documenti vengono smistati agli avvocati incaricati. Lettere in partenza a) I segretari degli avvocati provvedono a protocollare le lettere (solo per alcune tipologie di lettere provvede l archivio); b) Le lettere per le quali non vi è delega di firma vengono sottoposte, senza fascicolo, alla firma dell Avvocato Distrettuale 36 ; c) Le lettere firmate e protocollate passano alla postazione in archivio preposta alla predisposizione ed affrancatura dei plichi o alla spedizione a mezzo telefax; d) Le minute delle lettere passano alla postazione scanner che, con le modalità previste per le lettere e gli atti in arrivo, provvede alla digitalizzazione ed archiviazione informatica. Atti in partenza a) Gli atti vengono predisposti direttamente dagli avvocati o dai segretari addetti; b) Gli atti vengono protocollati dagli avvocati o dai segretari addetti; c) Gli atti vengono archiviati digitalmente dagli avvocati o dai segretari attraverso applicazione NSI Macro sviluppata dalla Novadys Italia S.r.l. ed integrata nel programma di videoscrittura MS-Word. 10. GLI APPLICATIVI SVILUPPATI PER IL PROGETTO AID ED IL SITO FTP PER L AVVOCATURA DELLO STATO DI BARI. Il progetto AID previde lo sviluppo di specifici applicativi per l Avvocatura dello Stato, destinati ad interagire con il NSI Finsiel onde consentire la creazione e consultazione del fascicolo digitale. Piuttosto che creare un applicativo unico, necessariamente complesso e quasi onnisciente, prevalse la scelta di una soluzione modulare. Vennero così creati diversi applicativi, destinati a compiti specifici ed installati solo sulle postazioni del personale preposto al loro utilizzo. 36 Ove occorra, l Avvocato Distrettuale consulta il fascicolo digitale dalla propria postazione pc o chiede in visione il fascicolo per gli affari più vecchi.

11 PROGETTO AID PROGETTO AID Questa soluzione consentì di ridurre notevolmente i tempi di avvio del progetto. Non si dovette attendere, infatti, lo sviluppo definitivo di un unico e complesso software, ma si poté contare sull installazione e sull utilizzo degli applicativi via via che gli stessi venivano sviluppati. Ai fini dell aggiornamento e della distribuzione del software sviluppato ed aggiornato, la Novadys rese da subito disponibile un sito ftp, accessibile via internet, dal quale prelevare, in qualunque momento, la versione più aggiornata di ciascun applicativo. Ogni nuova release o build del software, peraltro, viene sempre preannunciata da un messaggio di posta elettronica tempestivamente inviato dalla Novadys. L installazione degli applicativi avviene invece a cura del personale dell Avvocatura. Sino ad oggi, in poco più di un anno e mezzo di lavoro, sono state rilasciate complessivamente 92 versioni, migliorative o correttive delle precedenti, che hanno sempre puntualmente accolto i suggerimenti e le richieste rivolte dall Avvocatura e tese a migliorare, a volte anche solo sotto l aspetto ergonomico, gli applicativi sviluppati. Tutti gli applicativi sono dotati di procedure automatiche di installazione e disinstallazione. Sono state fornite altresì semplici guide interattive, in corso di definitiva elaborazione. In particolare, vennero sviluppati gli applicativi che di seguito vengono brevemente descritti. Fig. 10 Battendo per la seconda volta il tasto invio, l applicativo propone la maschera per l inserimento degli indici del documento, come appare nella figura che segue. NSI ARCHIVIA E l applicativo destinato ad acquisire le immagini dei documenti cartacei. E installato sui personal computer ai quali sono collegati gli scanner 37. E compatibile con tutti gli scanner in commercio. L utilizzo dell applicativo è particolarmente semplice: dopo il login (finalizzato a verificare le autorizzazioni di cui dispone l utente) è sufficiente nella quasi totalità dei casi battere tre volte il tasto invio per acquisire l immagine del documento. La fig. 10 mostra la finestra principale di NSI Archivia, che appare dopo la scansione di un documento avviata con la semplice pressione del tasto invio. Sul video appaiono le icone delle pagine scansionate e l anteprima della pagina selezionata. L applicativo chiede all utente se occorra scansionare ulteriori pagine dello stesso documento. 37 Ai fini del progetto viene utilizzato uno scanner professionale Fujitsu da 35 pagine al minuto, fronte retro, dotato di alimentatore automatico, ed altri tre scanner Fujitsu da 20 e 10 ppm. Gli scanners sono stati forniti dalla Novadys. Vengono altresì usati gli apparecchi multifunzione Xerox, con le modalità di seguito meglio descritte. Fig. 11

12 PROGETTO AID PROGETTO AID L operatore inserisce gli indici del documento 38 e batte per la terza volta il tasto invio. Il documento viene così archiviato ed è ultimata l operazione dell addetto alla postazione scanner. Attraverso il menù delle opzioni, è possibile impostare un valore predefinito per ciascun indice, rendere obbligatorio l inserimento di un indice, ovvero rendere un indice inaccessibile all utente. E possibile scegliere da un semplice menù a tendina l archivio nel quale verrà inserito il documento. L applicativo propone l elenco degli archivi per i quali l utente connesso dispone dell autorizzazione all archiviazione (fig. 12). L applicativo automaticamente propone gli indici previsti per l archivio scelto. Fig. 14 L applicativo consente altresì di acquisire le immagini del documento da file (eventualmente anche pervenuti per posta elettronica) anziché da scanner e consente di associare a ciascun documento archiviato uno o più allegati 41, semplicemente cliccando sul pulsante che appare nella figura che segue. Fig. 12 Fig. 15 Con semplici pulsanti sulla barra degli strumenti, è possibile impostare le opzioni della scansione fronte/retro, dell avvio dell interfaccia Twain 39 e dell eliminazione delle pagine bianche 40. Fig. 13 E possibile selezionare le singole pagine del documento cliccando sulle icone a sinistra ed effettuare semplici operazioni di inserimento, aggiunta o eliminazione delle pagine (fig. 14), che possono essere spostate anche semplicemente trascinando l icona della pagina con modalità drag & drop. NSI Archivia, quando viene utilizzato per l acquisizione dei documenti degli affari legali (archivio AID), effettua anche il preventivo controllo sulla esistenza nel NSI Finsiel del numero di protocollo informatico inserito dall operatore all atto dell indicizzazione del documento e la contestuale verifica che quel numero non sia stato già associato ad altra immagine documentale. Tale funzionalità riduce notevolmente il rischio di errore nell associazione del protocollo all immagine scannerizzata, in fase di data entry. 38 Per la piena funzionalità del progetto AID sarebbe stata sufficiente l inserimento del numero di protocollo informatico (Anno, Numero e arrivo/partenza). Si è tuttavia preferito inserire ulteriori indici (tipo, anno e numero affare, sigla avvocato incaricato) per rendere più flessibili le ricerche tramite Documind CS. Attraverso una semplice codifica dell indice tipo sino ad oggi utilizzata, è possibile limitare la ricerca, anche full-text, solamente alle sentenze pervenute o agli atti defensionali redatti, ovvero limitare la ricerca ai soli atti e documenti che hanno determinato l impianto dell affare. 39 L interfaccia Twain consente all utente di variare i parametri di scansione dell immagine (contrasto, scala dei grigi, dimensione pagina, profondità del colore, risoluzione immagine ecc.). NSI Archivia di default propone parametri di scansione (comunque modificabili dal menù opzioni ) ottimali per la maggior parte dei documenti trattati dall Avvocatura. 40 L applicativo automaticamente riconosce le pagine prive di testo e le esclude senza intervento dell operatore. 41 E importante sottolineare che la differenza tra documento e allegato rileva ai soli fini del diverso modo in cui gli stessi vengono trattati dall applicativo Documind. Solo il testo del documento principale viene riconosciuto ed indicizzato ai fini delle ricerche full-text, non anche il testo degli allegati. Il documento principale, inoltre, viene trasformato in formato pdf, mentre l allegato viene archiviato in formato multi-tiff. Sia i documenti che gli allegati sono poi gestibili alla stessa maniera (in particolare per quello che concerne la visualizzazione, la stampa, l invio per ). Presso l Avvocatura dello Stato tutte le lettere ed atti e la relativa documentazione di corredo vengono trattati come documenti principali. Vengono trattati come allegati esclusivamente i documenti inviati unitamente ai rapporti informativi quando sono di particolare mole (nell ordine delle centinaia di pagine).

13 PROGETTO AID PROGETTO AID NSI IMPORTA E l applicativo al quale è demandata l importazione negli archivi Documind dei files scannerizzati e indicizzati tramite NSI Archivia o NSI Macro. Risiede esclusivamente sul server, utilizza l engine Fine Reader e, attraverso il continuo monitoraggio di una cartella nella quale vengono depositati i files acquisiti tramite NSI Archivia o NSI Macro, provvede a tre operazioni principali: a) con modalità completamente automatica e senza alcun intervento dell operatore, riconosce il testo dei documenti scannerizzati 43 ; b) trasforma in formato pdf con doppio layer (uno per l immagine, l altro per il testo riconosciuto) i documenti acquisiti da scanner o da file; c) archivia ed indicizza il documento nell archivio Documind selezionato in NSI Archivia o NSI Macro, utilizzando i valori inseriti al momento dell acquisizione dell immagine. Fig.17 - alle impostazioni avanzate (cartella server monitorata, creazione del file log, avvio automatico del servizio di importazione); La maschera principale dell applicativo riporta la data, l ora e la descrizione di ciascuna operazione effettuata. Le stesse informazioni possono essere salvate su un file log. Fig alle impostazioni dell engine OCR (lingua del correttore automatico, risoluzione dell immagine pdf, rotazione e raddrizzamento automatici delle immagini, rimozione dei puntini neri sparsi sull immagine, modalità di riconoscimento veloce. Fig. 16 Attraverso il menù delle opzioni è possibile impostare i parametri relativi: - all applicativo Documind al quale connettersi (locazione del server, utente e password che accede a Documind); Fig Si tratta di un software per il riconoscimento di testo sviluppato dalla ABBYY, ed attualmente accreditato tra i migliori software OCR (optical character recognition) sul mercato. Al fine del contenimento dei costi, le licenze d uso dell engine sono dimensionate in base al volume di pagine mensilmente riconosciute. 43 La maggiore o minore capacità di riconoscimento del testo dipende dalla qualità dell immagine del documento trattato. L inesatto riconoscimento di tutto il testo non costituisce tuttavia fattore critico, considerato che la ricerca full-text sul testo riconosciuto è una modalità di ricerca aggiuntiva a quelle ordinarie attraverso i criteri di ricerca del NSI Finsiel (numero e anno affare, avvocato incaricato, oggetto, data udienza ecc.). Il motore di ricerca di Documind, inoltre, effettua ricerche anche per prossimità, ritrovando anche parole inesatte. NSI Importa funziona in modo totalmente trasparente agli utenti e viene periodicamente aggiornato alle nuove versioni dell engine Fine Reader rilasciate durante il periodo di vigenza del contratto di manutenzione stipulato con la Novadys.

14 PROGETTO AID PROGETTO AID NSI MULTIFUNZIONE E l applicativo sviluppato per consentire l utilizzo delle apparecchiature multifunzione Xerox WorkCentre Pro 55 come strumenti alternativi di acquisizione e indicizzazione delle immagini documentali. L acquisizione e l indicizzazione dei documenti può essere effettuata con l utilizzo della funzione scanner delle predette apparecchiature, inizialmente destinate alla sola fotoriproduzione. Con un operazione del tutto analoga a quella di fotocopiatura, qualsiasi documento cartaceo può essere smaterializzato, indicizzato ed archiviato in uno qualsiasi degli archivi Documind o in una o più cartelle predefinite ed ubicate anche sui singoli pc della rete 44. Fig. 20 All atto dell archiviazione mediante multifunzione e dopo aver scelto il modello di scansione, l operatore procede alla indicizzazione del documento inserendo i dati direttamente dal tastierino numerico della fotocopiatrice o dalla tastiera che appare sul display touchscreen. Tale operazione è consentita grazie all applicativo NSI Multifunzione che fa da interfaccia tra il file server delle apparecchiature Xerox e NSI Importa. NSI Multifunzione è stato sviluppato, all attualità, per funzionare solo con macchine Xerox (essendo queste le sole multifuzione con scanner in dotazione all Ufficio), ma la Novadys ha dato la disponibilità a sviluppare l applicativo anche per apparecchiature diverse che dovessero essere eventualmente acquisite in futuro. L applicativo risiede esclusivamente sul server ed è preposto alla traduzione per NSI Importa dei files che la multifunzione Xerox crea all atto della scansione ed associa alle immagini dei documenti stessi. La multifuzione Xerox consente di creare uno o più modelli di scansione attraverso i quali vengono definite le opzioni di scansione delle immagini (risoluzione dell immagine, contrasto, formato ecc.) e vengono strutturati i campi per l indicizzazione dei documenti. NSI Multifunzione, attraverso le informazioni contenute nel modello, identifica altresì l archivio Documind interessato. Fig. 21 Nella figura che precede possono notarsi i campi del modello usato per i documenti protocollati in partenza. Una volta selezionato il campo con la semplice pressione del display, appare la maschera che segue che contiene la tastiera alfanumerica per l immissione dei valori degli indici. Nella figura che segue si può notare il display della Multifuzione Xerox una volta selezionata la modalità scanner. Sulla sinistra appare l elenco dei modelli, selezionabili direttamente dal display touchscreen. Fig. 22 Una volta completata l immissione degli indici, e dopo aver posizionato il documento nell inseritore automatico, basta confermare con il tasto verde normalmente usato per avviare la fotocopiatura. 44 Funzionalità, quest ultima, utilizzata per distribuire agli Avvocati circolari o documenti generali di interesse pervenuti in Ufficio, ed evitare la distribuzione materiale, preceduta dalla necessaria e spesso onerosa fotocopiatura, dei documenti stessi. La maschera principale dell applicativo NSI Multifunzione riporta la data, l ora e la descrizione di ciascuna operazione effettuata. Le stesse informazioni possono essere salvate su un file log.

15 PROGETTO AID PROGETTO AID Fig. 25 All avvio di entrambe le funzioni viene chiesto all utente di effettuare il login in Documind, per la verifica dei diritti e dei privilegi di cui l utente dispone. Fig. 23 Attraverso il menù delle opzioni è possibile impostare i parametri relativi al server Documind al quale l applicativo si collega, alle cartelle da sottoporre a monitoraggio, all avvio automatico e alla creazione del file log (fig. 24). Fig. 26 Attraverso le opzioni di archiviazione è possibile impostare: - i parametri generali (stampante pdf, cartella server monitorata da NSI Importa, attivazione della verifica del numero di protocollo nel NSI Finisiel 45 ); Fig. 24 NSI MACRO E l applicativo sviluppato per archiviare e indicizzare in formato pdf i documenti creati con Microsoft Word. Una volta installato, crea una macro per Word attraverso la quale è possibile procedere alla selezione dell archivio Documind, alla indicizzazione del documento e alla sua trasformazione in formato pdf. Dopo l installazione, appaiono sulla barra degli strumenti di Word due nuovi pulsanti, destinati rispettivamente all archiviazione a alla modifica delle impostazioni di archiviazione Fig i parametri Documind (archivio nel quale archiviare il documento, con possibilità di attivare o meno ciascun campo e di indicarne l eventuale valore predefinito); 45 Trattasi della verifica di protocollo sostanzialmente analoga a quella effettuata da NSI Archivia, già descritta.

16 PROGETTO AID PROGETTO AID - i parametri di connessione Oracle (necessari per il collegamento al NSI Finsiel e per la verifica del numero di protocollo informatico). Cliccando sul pulsante macro di archiviazione, NSI Macro propone invece la maschera di inserimento degli indici che appare nella figura che segue. Nella stessa maschera l applicativo ricorda all utente il nome dell archivio nel quale sarà archiviato il documento. L applicativo combina le principali funzioni di ricerca del NSI Finsiel con il sistema di ricerca full-text di Documind. Nello sviluppo dell applicativo si è dovuto ovviamente tenere conto delle caratteristiche degli archivi del NSI e delle modalità con le quali sono strutturate le informazioni archiviate. E l applicativo per il quale sono stati profusi i maggiori sforzi 47 di ideazione e sviluppo, tesi a migliorarne la globale ergonomia, la qualità dei risultati e la modalità di formulazione delle query di ricerca, improntate a massima semplicità e flessibilità. Il layout della finestra e le funzioni di ricerca attive nell ultima versione rilasciata sono il frutto del continuo confronto tra il sottoscritto, l Avv. Marrone ed i tecnici della Novadys, alimentato dall esperienza maturata attraverso il quotidiano utilizzo di NSI Ricerca. E un applicativo sostanzialmente concepito da avvocati sulla base delle esigenze degli avvocati. La struttura della finestra dell applicativo è per molti versi analoga a quella di Documind CS. Fig. 28 Una volta inseriti gli indici richiesti, l applicativo procede alla trasformazione del files in formato pdf, demandando a NSI Importa l archiviazione e indicizzazione del documento nell archivio Documind selezionato. L operazione di archiviazione di files Word avviene in modo estremamente semplice e veloce 46. NSI RICERCA E l applicativo destinato alla ricerca e consultazione dei fascicoli. E lo strumento destinato potenzialmente a divenire l interfaccia di quotidiano utilizzo con il sistema informativo dell Avvocatura (la consolle dell avvocato). Consente infatti di ricercare le informazioni contenute nella base dati del NSI ed allo stesso tempo di accedere agli atti e documenti dei fascicoli. Fig Dalla figura di esempio, appare l utilità della predefinizione del contenuto di alcuni indici dell archivio AID, in modo che l utente possa limitarsi ad inserire solamente l anno e il numero dell affare ed il numero di protocollo informatico. 47 Sono state già rilasciate 31 versioni evolutive dell applicativo e la Novadys sta procedendo ad ulteriore sviluppo per migliorarne l utilizzo e implementarne le funzioni.

17 PROGETTO AID PROGETTO AID E possibile individuare tre aree, ciascuna delle quali è liberamente dimensionabile: a) l area dei criteri di ricerca, in alto a sinistra; b) l area dei risultati, in basso a sinistra; c) l area dell anteprima e dei dettagli, a tutta altezza a destra. Nella definizione della struttura dei criteri di ricerca, si è tenuto immediatamente conto delle principali esigenze dell avvocato. Sono stati pertanto previsti tre tipi di ricerca, in funzione del risultato atteso: ricerca di Affari legali, ricerca della Corrispondenza (in arrivo e partenza) e ricerca delle Scadenze/Udienze. I criteri di ricerca possono essere cumulati tra loro ed è possibile anche impostare in not uno o più criteri, semplicemente cliccando sul pulsante verde and 51. Per alcuni campi, i cui valori sono predefiniti nel NSI, è prevista la scelta mediante menù a discesa. Cliccando sull icona di ricerca o semplicemente pigiando il tasto invio si avvia la ricerca. La figura che segue mostra un esempio di ricerca degli affari legali assegnati all Avv. Campanile, nei quali una delle parti sia Sartorio e che abbia codice materia diverso da 061 parte civile (richiesta di costituzione). Cliccando sull etichetta sulla sinistra corrispondente alla ricerca da effettuare, l applicativo propone a video i diversi indici di ricerca sugli archivi del NSI Finsiel. Sono stati previsti i criteri di ricerca di uso più frequente e di più comune utilizzo. Fig. 31 Fig. 30 Nell area dei risultati, ubicata in basso a sinistra, appare l elenco degli affari legali che corrispondono ai criteri di ricerca, mentre nell area dei dettagli appaiono le informazioni relative al primo risultato dell elenco, logicamente strutturate (informazioni generali sull affare, avvocati incaricati, prime parti). Nella riga di stato, in basso a sinistra, appare il numero di affari trovati 52. Per gli Affari Legali, oltre all anno e numero di affare, sono stati previsti i campi Avvocato incaricato 48, Parte 49, Oggetto dell affare legale, Materia dell Affare legale, Numero e anno di ruolo, Tipo e Stato affare Con la possibilità di decidere se limitare la ricerca all Avvocato da ultimo incaricato ( attualmente incaricato ) o al quale l affare legale sia stato comunque assegnato in passato. 49 Parte privata o parte difesa. E sufficiente inserire nel campo di ricerca anche solo una parte del nome o della denominazione dell amministrazione, senza necessità di caratteri speciali. 50 A breve verranno aggiunti i canali di ricerca numero e anno sentenza. 51 Secondo la logica booleana. 52 Tutte le informazioni che appaiono a video sono prelevate dalla base dati del NSI.

18 PROGETTO AID PROGETTO AID Se i risultati sono più d uno, è possibile visionare il dettaglio di ciascun affare semplicemente cliccando con il mouse sul numero corrispondente o spostando il cursore con i tasti freccia. I risultati sono organizzati secondo una struttura ad albero che prevede, al di sotto del numero di affare legale, le fasi 53 e, quindi, la corrispondenza in arrivo e quella in partenza in ordine decrescente di data. La struttura ad albero si consulta cliccando su ogni ramo dell albero o con il menù contestuale che si attiva con il tasto destro del mouse (fig. 32). Fig. 33 Quando si consulta la fase, nell area dei dettagli appaiono tutte le informazioni relative alla fase, strutturate per informazioni generali relative all Autorità giudiziaria, Parti, Udienze e Scadenze di fase. Si può notare che nell elenco dei protocolli in arrivo e in partenza, nell area dei risultati, viene evidenziata la data e il numero del protocollo informatico e la tipologia di documento: AT - atto legale e LL - lettera legale, secondo la definizione data dal NSI (Fig. 34). Fig. 32 Una volta aperta la struttura ad albero, è possibile cliccare su ciascun ramo per visualizzare le informazioni relative alla fase (si veda la fig. 33) o per visualizzare il documento protocollato in arrivo o in partenza prelevato dall archivio documentale di Documind (si vedano le fig. 34 e 35). 53 Si tratta delle fasi giudiziali, così come strutturate nel NSI. Fig. 34

19 PROGETTO AID PROGETTO AID La notevole potenzialità di ricerca degli affari legali di NSI Ricerca 54 consiste nella possibilità di ritrovare questi ultimi mediante ricerca full-text nel testo dei documenti di ogni fascicolo. La relativa funzione si attiva cliccando sull icona Documind ubicata nell area delle ricerche. Fig. 35 Cliccando sul numero di protocollo appare l anteprima del documento. Nella figura 35 può notarsi che l area dei risultati è stata ridimensionata (trascinando in alto il bordo superiore), al fine di rendere più agevole la visione dei numeri di protocollo. Fig. 37 In pratica, basta inserire le parole del testo da ricercare (nome delle parti, parole chiave contenute nel documento, numero di ruolo ecc.) e NSI Ricerca consulta tutti i documenti archiviati, restituendo come risultato l elenco degli affari legali ai quali sono associati i documenti che al loro interno contengono le parole ricercate. E possibile utilizzare tutti gli operatori di ricerca Documind 55. La ricerca full-text di NSI Ricerca si rivela particolarmente utile per ritrovare eventuali affari legali di contenuto analogo o nei quali si sono affrontate le stesse questioni giuridiche. Fig. 36 Anche l area in cui appare il documento può essere ridimensionata (trascinando il bordo laterale sinistro). Sul documento è possibile effettuare le operazioni di taglia e incolla selezionando il testo ed attivando con il tasto destro il menù contestuale (Fig. 36). 54 La ricerca attraverso i campi strutturati, infatti, può essere effettuata anche con il NSI, sebbene NSI Ricerca appaia più semplice ed intuitivo e, soprattutto, consenta l accesso ai documenti del fascicolo. 55 E possibile ricercare il testo esatto semplicemente chiudendolo tra virgolette, utilizzare i comuni caratteri c.d. jolly ( * e? ) oppure uno o più dei 20 operatori logici di Documind (cumulo, e, opp, parola, radice, thesaurus, consonanza, molti, cassa, non, espressione, frase, paragrafo, vicino, inizio fine contenuto, concordanza, sottostringa ecc.)

20 PROGETTO AID PROGETTO AID Nella fig. 38, si può vedere il risultato della ricerca degli affari legali nei cui atti e documenti vi è la frase quote latte. Fig. 39 Per gli avvocati, la ricerca della corrispondenza è utile non solo per ricercare e visualizzare un determinato documento, ma anche per visionare la posta in arrivo pervenuta in un dato giorno o in un certo periodo. Ciò consente immediatamente di verificare se vi sia attività urgente da effettuare in dipendenza della posta in arrivo. Nella figura che segue, ad esempio, si vede la ricerca della posta dal 1/8 all 8/8/2005 del sottoscritto. Fig. 38 Sono stati trovati 60 affari legali. Per ogni affare legale è possibile consultare il fascicolo e leggere il contenuto degli atti e documenti con le modalità già viste. Utilizzando la sintassi prevista per le ricerche in Documind, è altresì possibile limitare la ricerca ai soli atti defensionali o alle sentenze nei quali sono contenute le parole o le frasi oggetto di ricerca testuale. Cliccando sull etichetta corrispondenza, è possibile passare alla ricerca degli atti e documenti in arrivo e di quelli in partenza. NSI Ricerca propone i campi di ricerca di uso più frequente 56, raffigurati nella fig. 39 che segue. Si può notare l utilità del calendario per la selezione rapida delle date. Fig. 40 Nella finestra dei risultati appaiono i documenti cercati, in ordine decrescente di data. Per ogni protocollo è indicato il tipo di documento, il numero di protocollo informatico e la data. Cliccando sul numero di protocollo appare il documento nell area dell anteprima. Sotto ogni documento, sempre con struttura ad albero, appare il numero di affare al quale è 56 Numero a anno di protocollo, avvocato incaricato, range di data di protocollo, range di data del documento, mittente, area, tipo e oggetto. Tutte informazioni contenute nel NSI ed inserite al momento della protocollazione.

21 PROGETTO AID PROGETTO AID associato il documento. Cliccando o spostandosi con le frecce sul numero di affare è possibile visualizzare tutte le informazioni relative all affare legale. Quando è a video un documento, è possibile vederne i dettagli 57 semplicemente cliccando sull etichetta dettagli sulla destra. A video appaiono i dettagli come da fig. 41. può essere agevolmente selezionato in not, semplicemente cliccando sul pulsante verde and. Nella figura che segue, sono state ricercate tutte le udienze TAR del 21/9/2005, relative ad affari legali assegnati al sottoscritto. Può notarsi nell elenco dei risultati la data dell udienza ed il relativo oggetto. Nella riga di stato in basso, appare il numero di udienze trovate. Fig. 41 Cliccando sull etichetta Scadenze/Udienze, a sinistra dell area delle ricerche, si passa all ultima modalità di ricerca, che consente di ritrovare e visualizzare le udienze e le scadenze inserite nel NSI, o da quest ultimo automaticamente generate. E possibile decidere se effettuare la ricerca solo per le udienze o solo per le scadenze. I criteri attraverso cui è possibile effettuare le ricerche sono l intervallo di data della scadenza o dell udienza, l autorità giudiziaria e la relativa località 58, l avvocato incaricato, l oggetto dell udienza o della scadenza, l oggetto e la materia dell affare legale. Ogni criterio di ricerca Fig.42 Cliccando sull udienza (o espandendo la struttura ad albero con il menù contestuale), è possibile visualizzare le informazioni relative alla fase alla quale è riferita l udienza e quelle relative all affare legale. Nella fig. 43 è riprodotta, ad esempio, la ricerca delle scadenze dal 16/9 al 24/9/2005 del sottoscritto, relative ad affari legali che non hanno come materia l invalidità civile. 57 I dettagli del documento sono le informazioni relative al documento, inserite in sede di protocollazione con il NSI. 58 La località è particolarmente utile per ricercare le udienze in sede (a cui attendono i procuratori e gli avvocati dello Stato) e quelle fuori sede (alle quali attendono ordinariamente i delegati). Per le località fuori Bari, ad esempio, è sufficiente selezionare «not Bari», cliccando sull icona and e trasformarla in not.

22 PROGETTO AID PROGETTO AID Il tool è particolarmente utile perché consente di preparare copie di sicurezza degli archivi 59, così come consente di estrarre da qualsiasi archivio creato solo i documenti che soddisfano una determinata query. Una volta selezionato l archivio da cui esportare i documenti, in particolare, DM Data Manger mostra i campi dell archivio che possono essere utilizzati per impostare la ricerca (Fig. 44). Fig. 43 Se, come quasi sempre accade, la scadenza è automaticamente generata da NSI in dipendenza delle protocollazione di un atto, NSI Ricerca ritrova l atto e lo propone a video. Anche per le scadenze appare nella riga di stato in basso a sinistra il numero di occorrenze trovate ed è possibile passare a visualizzare i dettagli di fase e di affare legale semplicemente espandendo la struttura ad albero. E evidente che tutti i risultati che appaiono nell area dei dettagli di NSI Ricerca dipendono immediatamente dall immissione dei dati effettuata attraverso il NSI sviluppato dalla Finsiel. NSI Ricerca non modifica alcuna informazione contenuta nella banca dati del NSI. Attraverso i menù contestuali è altresì possibile stampare i risultati e i dettagli delle ricerche. Fig. 44 E possibile predisporre l esportazione dei documenti al fine della successiva masterizzazione su cd o su dvd. Il tool viene utilizzato anche per l importazione dei documenti precedentemente esportati. All atto dell importazione è possibile affidare a DM import/export il compito di creare l archivio di destinazione, ove lo stesso non sia già esistente 60. La figura che segue mostra le opzioni di importazione. DM DATA MANAGER ED ELLIPSIS (NSI INSTANT) Tra gli applicativi del progetto vi è anche un tool per l importazione e l esportazione di documenti dagli archivi Documind. 59 Il programma non effettua solo la copia dei documenti, ma esporta altresì gli indici relativi agli stessi (es. anno e numero di protocollo informatico), in modo tale da consentire l archiviazione dei documenti esportati senza necessità di reindicizzazione. 60 Opzione particolarmente utile per la migrazione di dati verso server sui quali è stato ex novo installato Documind.

23 PROGETTO AID PROGETTO AID Fig.46 Fig. 45 All atto dell esportazione, è possibile creare un archivio documentale di tipo Instant, ossia trasferibile su cd o dvd autoeseguibile che contiene al suo interno il motore di ricerca Ellipsis. Ellipsis è un nuovo motore di ricerca sviluppato dalla San-Com 61 che, in modo sostanzialmente analogo a Documind, consente di effettuare la ricerca dei documenti sia sugli indici dell archivio dal quale è stata effettuata l esportazione, sia sul testo libero di tutti i documenti esportati. Caratteristica particolarmente utile di Ellipsis è quella di non richiedere alcuna installazione su pc. L archivio creato su cd o dvd con l opzione Instant, pertanto, può essere consultato su qualsiasi pc senza necessità di alcuna preliminare installazione: è sufficiente inserire il supporto nel lettore ed Ellipsis si avvia in modo automatico. Nella figura che segue si può vedere la finestra principale di Ellipsis. Sulla sinistra si notano gli indici dell archivio ed il campo per le ricerche full-text, sulla destra l elenco dei documenti trovati. Nell esempio, è stata lanciata nell archivio Circolari_Pareri, estratto su cd, la ricerca di tutti i pareri e circolari dell Avvocatura Generale nei quali si parla di personale ATA. Ogni documento che appare nell elenco può essere visualizzato, salvato su disco fisso o inviato come allegato ad un messaggio di posta elettronica, mediante semplici comandi che appaiono da un menù contestuale attivabile con il tasto destro del mouse. L elenco può essere ordinato liberamente semplicemente cliccando sull intestazione del campo che si vuole utilizzare come criterio di ordinamento crescente o decrescente. E intuitiva l utilità che può trarsi dalla possibilità di disporre - su un cd o un dvd, autoconsultabile e dotato di un motore di ricerca full-text - di una banca dati di documenti selezionati, anche con ricerche complesse, dall archivio AID o dagli altri archivi sino ad oggi creati Per un profilo completo della società, collegata alla Novadys Italia S.r.l., si rimanda al sito 62 Si pensi alla possibilità di poter estrarre i documenti di centinaia di propri fascicoli relativi ad un dato periodo, per poterli utilizzare sul pc portatile in udienza penale o per il lavoro a casa, senza necessità di portare i fascicoli cartacei.