Non abbiamo abbastanza tempo per permetterci gli sprechi

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1 Non abbiamo abbastanza tempo per permetterci gli sprechi Nic Wallace The Learning Office Experience 1

2 Perché un Game? È un modo per apprendere attraverso l esperienza È un modo per sperimentare comportamenti manageriali in situazioni realistiche È possibile evidenziare sia le conoscenze che le emozioni È un efficace Team Building propedeutico ad un progetto di cambiamento al termine del quale sorge spontanea la domanda: nella simulazione siamo stati in grado di raggiungere obiettivi apparentemente impossibili, come possiamo replicare la prestazione nelle condizioni attuali? È sperimentare come operare in condizioni non codificate e realistiche È poter prendere decisioni e verificarne subito gli effetti senza rischiare È comunicare dei contenuti senza doverli spiegare. Ad oggi è estremamente semplice acquisire informazioni, ma non è altrettanto semplice fare esperienza ed acquisire consapevolezza dei propri comportamenti. Il gioco, come strumento formativo, offre notevoli opportunità in tal senso. 2

3 LOG / Lean Organization Game: la genesi Il LOG / LEAN ORGANIZATION GAME è stato sviluppato in Italia, tra la fine del 2013 e l inizio del 2014, da due Consulenti di Festo Consulting, come strumento formativo e di supporto ai progetti di consulenza in ambito non produttivo. In Festo è già presente da molti anni un Business Game (Synchro Game ) che consente di conoscere e sperimentare principi, metodologie e strumenti relativi al Lean Manufacturing. L efficacia didattica di questo strumento è stata tale da stimolare l esigenza di ampliare l offerta con un prodotto le stesse potenzialità didattiche ma che fosse focalizzato su ambiti manageriali non produttivi. Nel mercato sono presenti delle soluzioni che tentano di rispondere a questa esigenza, purtroppo nessuna di queste soluzioni riesce realmente a distaccarsi dal paradigma manifatturiero (ci si muove, si spostano cose : carta od altro) ed a simulare le condizioni operative tipiche di chi opera in ambiente office, per cui l esperienza che offrono non è assolutamente soddisfacente. Il LOG/LEAN ORGANIZATION GAME è attualmente l unico Business Game di Lean Administration presente nel mercato, a nostra conoscenza, in cui i partecipanti vivono realmente l esperienza di immersione totale delle condizioni ambientali tipiche di un contesto amministrativo/gestionale, proprio di chi non opera nel manufacturing in senso stretto. 3

4 LOG / Lean Organization Game: gli Obiettivi Con il LOG/LEAN ORGANIZATION GAME i partecipanti entrano in una palestra formativa nella quale: Vivono un esperienza di Change Management focalizzata al miglioramento dei processi amministrativi, riconoscendo le criticità e le opportunità Acquisiscono consapevolezza Mappano un processo transazionale ed individuano i KPI con i quali misurare l efficacia, efficienza e qualità del processo Acquisiscono degli strumenti con i quali rendere più efficiente il lavoro nell ambito Office Sviluppano comportamenti supportivi e collaborativi, riconoscendo le principali trappole che frenano una Lean Transformation. Il LOG/Lean Organization Game è comunque una piattaforma didattica modulare e flessibile, sulla quale si possono dimensionare interventi formativi di vario livello e durata, in funzione degli obiettivi che possono andare dal trasferimento di conoscenze sul Lean Office, al Team Building fino all ingaggio motivazionale propedeutico ad un progetto di Lean Transformation. Il LOG/Lean Organization Game è trasportabile, per cui configuriamo aule formative direttamente presso le strutture del cliente. 4

5 LOG / Lean Organization Game: i destinatari In una sessione del LOG/Lean Organization Game, il numero di partecipanti è flessibile: da 10 a 14 Persone È particolarmente indicato a: Manager (Dirigenti e quadri) di aziende manifatturiere (Macchie e Impianti a commessa o a flusso con volumi più o meno elevati), di servizi, pubbliche o private Personale gestionale amministrativo, di livello intermedio od impiegatizio, che opera in aree amministrative o gestionali e/o a supporto della produzione Personale di staff di aziende Industriali. Non ci sono barriere all ingresso o prerequisiti di competenza, se non una familiarità minima con strumenti informatici quali la mail. La durata del LOG/Lean Organization Game è di 1 giornata (indicativamente di 8 ore). 5

6 LOG / Lean Organization Game: cosa avviene Si simula un processo di inserimento ed evasione ordine di un Azienda. Nell aula vengono allestite le postazioni per i diversi ruoli che operano all interno dell Azienda e che andranno interpretati dai partecipanti. Ciascuno avrà a disposizione i tipici strumenti del lavoro d ufficio: computer, telefono, stampanti, schedari, ecc. Durante la simulazione i partecipanti, dai rispettivi uffici, interagiranno con il sistema gestionale, riceveranno e si spediranno mail, faranno e riceveranno telefonate, ecc. Si inizierà dalla simulazione iniziale, a condizioni fissate, che consentirà la definizione di un contesto comune. Le simulazioni andranno poi rilette, in debriefing guidati dal docente, per individuare ciò che ha funzionato e i possibili miglioramenti. Verranno introdotte tecniche, metodi e strumenti per leggere la situazione, stabilire obiettivi e strategie, definire e pianificare delle azioni di miglioramento, metterle in atto nelle successive simulazioni. 6

7 LOG / Lean Organization Game: i ruoli nella simulazione I Clienti, nazionali od esteri, mandano gli ordini via: mail, fax o telefono Il contact center, riceve gli ordini e li inserisce nel Sistema Gestionale. L amministrazione commerciale, prepara le fatture e gestisce l anagrafica Clienti La contabilità, controlla l esposizione finanziaria dell azienda ed I pagamenti dei clienti La logistica, garantisce gli approvvigionamenti e le spedizioni. Un corriere trasferisce le confezioni al cliente I responsabili vendite, nazionale ed estero, coordinano le attività dell agenzia, rispondendo al management central. 7

8 LOG / Lean Organization Game: alcuni dei risultati Con il LOG / Lean Organization Game, i partecipanti imparano a riconoscere gli sprechi ed acquisiscono un metodo, con i relativi strumenti, per impostare un progetto di miglioramento dei processi nell ambito dei servizi, dell amministrazione e, più in generale, delle attività Office. Oltre a questi elementi, più tecnici, la palestra offerta dal LOG/Lean Organization Game, consente ai partecipanti di vivere, in ambiente protetto, le dinamiche relazionali tipiche del contesto lavorativo manageriale, sulle quali è possibile impostare una focalizzazione formativa specifica. Il LOG/Lean Organization Game trova quindi applicazione anche per interventi formativi orientati al: - Team Building - Comunicazione aziendale e gestione delle mail - Problem solving strategico. 8

9 LOG / Lean Organization Game: le caratteristiche tecniche L estremo realismo della simulazione offerta dal LOG si ottiene replicando, in una stanza sufficientemente grande, un ufficio open space (*), dove vengono distribuite le scrivanie in cui opereranno i partecipanti, nei diversi ruoli. Vige la regola che per comunicare con dei colleghi non si può parlare ad alta voce ma telefonare, inviare mail o alzarsi ed andare da lui/lei. Un centralino telefonico consentirà di avere in ogni postazione un telefono raggiungibile da un interno. Una rete informatica Wireless, consentirà di connettere in rete tutti i PC dei partecipanti. Da ogni PC sarà possibile stampare, leggere/inviare mail con un client di posta elettronica, interagire, per le competenze del ruolo, con il Sistema Informatico Gestionale Aziendale che coordina il Work Flow (in analogia ad un reale Sistema Gestionale evoluto). Nella simulazione arriveranno, automaticamente, le mail con gli ordini da parte dei clienti, che dovranno essere processate dal Contact Center. Ai partecipanti arriveranno anche molte altre mail, con informazioni importanti (ma non tutte!), oltre che telefonate da parte del cliente. In pochi minuti l atmosfera assume le caratteristiche tipiche del lavoro in un ambito amministrativo. La riconfigurazione La riprogettazione organizzativa viene effettuata indicando ai docenti quali riconfigurazioni si vuole effettuare sul Sistema Informatico Gestionale Aziendale, sulla posta elettronica, sui telefoni e sul layout degli uffici. I trainer provvederanno con (*) per enfatizzare l importanza della comunicazione, si possono estrema dividere le flessibilità. postazioni con pannelli mobili. 9

10 LOG / Lean Organization Game: gli artefatti aziendali Il Sistema Informativo Gestionale Aziendale La novità tecnica, rispetto ad altri Business Game, è la presenza di un vero e proprio Sistema Informativo Gestionale Aziendale web based, sviluppato ad hoc, che consente ai partecipanti di trovarsi immersi in un condizioni lavorative del tutto analoghe a quelle reali. Le mail Dove i partecipanti riconoscono la maggior verosimiglianza, è sulla presenza ridondante di mail che vengono ricevute. Il telefono Gli squilli dei telefoni completano la similitudine con il contesto lavorativo. L estremo realismo dell esperienza con il LOG/Lean Organization Game, stimola la riflessione sia su temi di comunicazione aziendale, sia di Pianificazione e Time Management 10

11 LOG / Lean Organization Game: la Docenza L estrema efficacia della formazione con il LOG/ necessita di 2 Consulenti e di un supporto tecnico, sia per la gestione ed organizzazione dell aula e delle riconfigurazioni nelle fasi di riprogettazione del processo, sia per consentire un debriefing su due assi: tecnico organizzativo comportamentale/relazionale. Questo approccio, che Festo utilizza anche per il Business Game Manufatturiero (Synchro Game) è molto apprezzato da parte dei partecipanti, che possono comprendere la Lean Transformation secondo le diverse prospettive, tra di loto complementari ed intergrate. 11

12 LOG / Lean Organization Game: la comunicazione commerciale Il LOG/Lean Organization Game viene attualmente proposto da Festo in vario modo. Sessioni interaziendali a catalogo ( Sessioni interaziendali diffuse nel territorio su invito. Un nuovo modello di comunicazione A supporto della comunicazione del LOG/Lean Organization Game, FESTO ha creato un sito in cui la presentazione è integrata in una più ampia visione del processo consulenziale nella logica della Lean Transformation. Il sito presenta una azienda (virtuale), la Synchro Corporation, che ha conseguito sensibili miglioramenti nei processi manifatturieri e organizzativi, applicando i principi Lean ed utilizzando, per la formazione ed il coinvolgimento del personale, i Business Game: LOG/Lean Organization Game Synchro Game Il sito è: