La valutazione dei costi delle prestazioni ospedaliere e specialistiche per la determinazione delle tariffe (DGR 4547/2007)

Transcript

1 La valutazione dei costi delle prestazioni ospedaliere e specialistiche per la determinazione delle tariffe (DGR 4547/2007) Manuale per la determinazione dei costi operativi delle prestazioni di radiologia

2 Sommario Le scelte adottate: la metodologia specifica per l analisi dei costi di radiologia... 3 Ambito di indagine... 3 Identificazione degli activity cost pool... 4 Il metodo operativo... 7 La raccolta delle informazioni... 7 Definizione del costo pieno di tutte le attività svolte dalla radiologia... 7 Localizzazione dei costi sugli activity cost pool... 9 I beni di consumo... 9 Il personale Le tecnologie Imputazione dei costi delle attività alle prestazioni

3 Le scelte adottate: la metodologia specifica per l analisi dei costi di radiologia A fronte delle scelte di metodo comuni a tutti gli ambiti produttivi delle aziende sanitarie (cfr Manuale per le prestazioni di laboratorio) di seguito si enunciano le scelte di metodo specificamente correlate al funzionamento della radiologia. Ambito di indagine Il presente manuale è finalizzato alla determinazione e analisi dei costi delle prestazioni di radiologia, vale a dire quelle prestazioni del tariffario associate alla branca 69 Radiologia diagnostica, integrate dalle prestazioni multibranca del nomenclatore per le quali è prevista anche la branca 69. Da tale novero sono escluse: Prestazioni di medicina nucleare Prestazioni di radioterapia Per esigenze di uniformità, sono escluse dall analisi le prestazioni radiologiche effettuate da unità organizzative differenti dalle Unità Operative di Radiologia. In coerenza con la finalità di supportare i processi di decisione sui sistemi tariffari, le attività in regime di libera professione o comunque in regimi diversi dal sistema di tariffazione regionale, sono da considerarsi in maniera specifica, per consentire una migliore valutazione delle attività svolte sotto il regime tariffario di riferimento. Infatti, pur nel rispetto dei medesimi standard qualitativi, le caratteristiche organizzative di svolgimento possono variare in relazione al diverso regime di erogazione influenzando i costi di produzione (ad esempio nell incidenza dei costi di supporto, nelle saturazioni delle capacità produttive che consentono tempi di risposta differenti, nel costo medio delle risorse umane, ecc.). In coerenza con il sistema produttivo effettivamente riscontrato, il metodo prevede di allocare i costi anche alle prestazioni senza codice regionale, o con codice regionale di altre branche ma effettuate in radiologia.

4 Identificazione degli activity cost pool Nelle diverse UO analizzate vanno individuati opportuni aggregati di costo delle attività (activity cost pool), accomunati dalla similitudine di activity driver. L aggregazione in activity cost pool consente di evidenziare il costo di processi transfunzionali e di semplificare i processi di imputazione. Per una corretta interpretazione della genesi dei costi, il funzionamento delle radiologie va pertanto suddiviso in 3 processi produttivi rilevanti, vale a dire: 1. la fase di accettazione, caratterizzata dalle attività di: a. prenotazione della prestazione b. accettazione dell utente 2. l esecuzione dell esame radiologico, che può include una pluralità di attività diagnostiche. Le differenti attività diagnostiche sono identificabili come processi di produzione svolti utilizzando la medesima tecnologia e in grado di erogare aggregati uniformi di prestazioni. Di seguito si riportano i gruppi SIRM che possono rappresentare degli esempi di attività diagnostiche rilevabili nelle aziende: RX Torace standard; Esami di RX tradizionali; Esami contrastografici baritati; Esami contrasto grafici iodati; Mammografie; Esami ecografici; TC senza MDC; TC senza e con MDC; RM senza MDC; RM senza e con MDC; Angiografia diagnostica; Interventistica vascolare; Interventistica extra vascolare; Biopsie ecoguidate; Biopsie TC guidate;

5 MOC; Esame senologico. 3. la refertazione, che può includere le seguenti attività: a. refertazione, se non eseguita in concomitanza o immediatamente dopo l esame b. battitura e distribuzione del referto Il sistema degli activity cost pool, in coerenza con l impostazione generale del metodo, tiene conto delle caratteristiche organizzative delle attività stesse ed identifica pertanto oltre alle differenti diagnostiche tutte le attività rilevanti per una corretta rappresentazione economica del processo di erogazione delle prestazioni. Il sistema degli activity cost pool è codificato in un piano delle unità di rilevazione specifico per ciascuna Unità Operativa. E però possibile individuare alcune problematiche comuni: le risorse non attribuibili a specifiche attività sono da attribuirsi alle attività comuni del CdC/CdR per essere successivamente allocate alle prestazioni finali; le attività effettuate in PS da personale della Radiologia, a fronte delle quali è stata predisposta una modalità organizzativa specifica (es. turni di tecnici e/o medici dedicati) devono dare luogo ad un attività PS ; le attività effettuate a letto del paziente da personale della Radiologia, a fronte delle quali è stata predisposta una modalità organizzativa specifica (es. turni di tecnici e/o medici dedicati) devono dare luogo ad un attività a letto del paziente ; le attività di trasporto dei pazienti laddove gestita dal personale della radiologia devo dare luogo ad un attività trasporti. Nel caso di presenza di cost pool di PS e a letto del paziente e qualora i sistemi informativi rilevino i volumi di attività relativi, i costi di personale di tali attività ricadranno solo sui relativi volumi. Qualora non si disponga invece dei volumi, né si possa disporre di stime adeguate, i costi vanno allocati su tutti i volumi di prestazioni secondo i relativi driver (vedi infra). La movimentazione dei pazienti, tipicamente per gli esami a pazienti ricoverati, laddove gestita dal personale della radiologia, va determinata autonomamente per poter essere scorporata dai costi per le prestazioni per esterni.

6 Ad integrazione di quanto descritto sinora occorre rilevare come possano emergere ulteriori categorie di attività particolarmente rilevanti in prospettiva anche immediata: la movimentazione logistica e la digitalizzazione dei processi. Infatti nel caso di scelte organizzative orientate alla specializzazione e/o concentrazione di alcune attività, la funzione logistica di distribuzione dei referti o dei supporti fisici può costituire attività rilevante e degna di evidenziazione e rilevazione autonoma. Nel caso infine di integrazione tecnologica orientata alla digitalizzazione dell informazione, la funzione tecnologica assume rilevanza di cost pool specifico da isolare per una migliore attribuzione alle attività.

7 Il metodo operativo La raccolta delle informazioni Definizione del costo pieno di tutte le attività svolte dalla radiologia La matrice della Co.An. (cfr Manuale costi di laboratorio) consente di: 1. localizzare sul CDR/CDC oggetto di analisi i costi diretti, 2. allocare i costi indiretti di competenza sulla base di driver forniti dall azienda, 3. allocare una quota di costi generali sulla base di percentuali determinate ad hoc. Costi diretti dei CDR/CDC finali (produttivi) così come rappresentati dalla matrice di CoAn Beni di consumo Questa categoria include tutti i beni (sanitari e non sanitari) allocati dalla Co.An. al CDR/CDC di radiologia. Il costo va considerato al lordo dell IVA e viene distinto in: Pellicole MDC Presidi Altri beni Personale Questa categoria include i costi del personale di radiologia (dipendente e non) distinto per le seguenti figure professionali: Medici Tecnici Sanitari di Radiologia Infermieri Ausiliari Amministrativi Altre forme di impiego del personale

8 Ai fini dell analisi, viene utilizzato il costo totale lordo del personale, comprensivo, quindi, di oneri sociali, incentivazioni, straordinari, IRAP diretta e accantonamenti per rinnovo contrattuale. Dato che l analisi è basata sul costo effettivo, non viene proposta alcuna valorizzazione teorica per il personale a costo zero (ad esempio, specializzandi). Viene invece incluso nel costo del personale il costo per attività di libera professione solo se configura attività in libera professione istituzionale d azienda. Tecnologia Questa categoria include i costi delle attrezzature di radiologia allocati dalla Co.An. al CDR/CDC oggetto di indagine distinguendo: Ammortamenti Noleggi e leasing Manutenzioni Non sono presi in considerazione valori figurativi per beni completamente ammortizzati o in possesso della radiologia senza che l azienda ne sopporti il costo. Altri costi Questa categoria include tutti gli altri costi, diversi dai precedenti, che la Co.An. localizza nel CDR/CDC oggetto di indagine. È stato ricercato, qualora non evidenziato, l'eventuale costo di licenze e/o altri, relativi ai sistemi di RIS-PACS. Costi indiretti allocati ai CDR/CDC finali (produttivi) così come rappresentati dalla matrice di CoAn Identificano l insieme dei costi (es. pulizia, riscaldamento, smaltimento rifiuti, utenze ) che rappresentano supporti strumentali all attività dei centri di costo finali. Tali costi devono essere allocati ai centri di costo finali (es. la radiologia) sulla base di una serie di driver specifici (cfr Manuale per le prestazioni di laboratorio). Costi generali allocati ai CDR/CDC finali (produttivi) così come rappresentati dalla matrice di CoAn I costi generali includono i costi di CDC funzionali/generali (es. costi del CdC Servizio Economico Finanziario ) ed eventuali costi generali d azienda. Vengono 8

9 allocati al CDR/CDC finali in base alla percentuale, calcolata per ogni azienda, di incidenza di tali costi sui costi diretti (cfr Manuale per le prestazioni di laboratorio). Localizzazione dei costi sugli activity cost pool Al fine di ricostruire il costo per le singole attività della radiologia, devono essere raccolte ulteriori informazioni e specificamente: il numero di FTE e delle ore lavorate per profilo professionale; il dettaglio dei beni consumati; il dettaglio delle tecnologie disponibili. Al personale delle singole radiologie è quindi chiesto di: 1. individuare correttamente le attività all interno della loro struttura (definizione del sistema di activity cost-pool); 2. stimare il numero di ore settimanali per profilo professionale da allocare su ciascuna attività (analisi organizzativa); 3. associare il singolo bene consumato (pellicole, MDC, presidi etc.) e le attrezzature a specifici cost pool che possono corrispondere ad una diagnostica, ad un gruppo di diagnostiche, ad una specifica prestazione o ad un gruppo ristretto di prestazioni. Di seguito si analizzano nel dettaglio le modalità di attribuzione delle diversi tipologie di risorse agli activity cost pool. I beni di consumo Si richiede al personale della radiologia di associare gli scarichi da magazzino ai cost pool che li utilizzano. Nelle aziende prive di scarico da magazzino, è necessario ricostruire (ad esempio in base al dettaglio dei fornitori), il valore totale dei consumi relativi a ciascun cost pool. Eventuali residui vengono considerati come costi delle attività comuni di CdR. Nel caso in cui gli scarichi del magazzino siano negativi, ossia nell anno siano stati restituiti beni al magazzino da parte della radiologia (ad esempio restituzioni di dotazioni per la gestione dell emergenza), tali valori non vengono considerati poiché non sono stati consumati nell anno campione. Occorre infatti tener presente che è prassi 9

10 comune considerare consumati i beni consegnati da magazzino farmaceutico alla radiologia e quindi reputare consumati anche gli stock di sicurezza della radiologia: le dinamiche associate a tali stock devono pertanto essere il più possibile neutralizzate. Il personale Ai fini dell attribuzione del costo del personale alle attività, si richiede alle UO di indicare, attraverso un processo di computo della turnistica o di stima del fabbisogno, le ore settimanali dedicate alle attività, sia prettamente diagnostiche che non, per ogni profilo professionale. Il costo totale di ciascun gruppo professionale, viene distribuito agli activity cost pool in proporzione alle ore settimanali. Le tecnologie L attribuzione del costo di tale fattore produttivo sulle singole attività (tipicamente solo quelle diagnostiche ) richiede l attivazione di un processo di ricostruzione delle tecnologie esistenti e dell utilizzo nelle diverse attività diagnostiche. Imputazione dei costi delle attività alle prestazioni Per procedere all imputazione dei costi degli activity cost pool alle singole prestazioni, devono essere raccolte ulteriori informazioni e specificamente: il dettaglio delle prestazioni prodotte e l associazione delle prestazione alla relativa attività diagnostica o meglio, a tutti i cost pool da cui deve ricevere costi; il tempo medio di esecuzione della singola prestazione per profilo professionale, da utilizzare successivamente come driver di assorbimento (ad esempio dei costi del personale); per agevolare la definizione dei pesi è possibile utilizzare pesistiche riconosciute dalle società scientifiche (SIRM, TSRM etc.); Di seguito si analizzano nel dettaglio le modalità di imputazione delle diversi tipologie di risorse degli activity cost pool alle singole prestazioni. Imputazione dei costi dei beni delle attività di diagnostica 10

11 POOL: tutte le prestazioni Gruppo specifico prestazioni riceventi COSTO singolo bene POOL: prestazioni di un solo settore POOL: prestazioni di più settori POOL: solo alcune prestazioni Pesatura Pellicole e MDC Gruppo specifico prestazioni riceventi Gruppo specifico prestazioni riceventi Gruppo specifico prestazioni riceventi Pellicole Il costo delle pellicole di ciascun Pool è imputato alle prestazioni riceventi in base ad un peso che esprime il n. di pellicole mediamente stampate per prestazione, indicato da ciascuna UO o, in alternativa, i centimetri quadrati medi. Un esempio relativo alla metodologia applicata per il calcolo del costo delle pellicole si ritrova nel riquadro sottostante: Cost Pool (es. costi per pellicole Radiologia Tradizionale): Prestazioni riceventi: Prestazioni riceventi pesate ( n. prestazioni i * n. pellicole medio prestazione i): Peso Prestazione X (es. RX torace): 2 pellicole Costo pellicole Prestazione X = (Cost Pool / Prestazioni riceventi pesate) * peso prestazione X = ( / ) * 2 = 2 11

12 Mezzi di Contrasto (MDC) Il costo del MDC di ciascun Pool è imputato alle prestazioni in base ad un peso che esprime la dose media per esame in ml, indicato da ciascuna UO. Le prestazioni che non necessitano MDC hanno peso pari a zero. Un esempio relativo alla metodologia applicata per il calcolo del costo del MDC si ritrova nel riquadro sottostante: Cost Pool (es. costi MDC TAC): Prestazioni riceventi (es. TAC con MDC): Prestazioni riceventi pesate ( n.prestazioni i * ml di MDC medi prestazione i): Peso Prestazione Y (es. TAC encefalo con MDC): 150 ml Costo MDC Prestazione X = (Cost Pool / Prestazioni riceventi pesate) * peso prestazione X = ( / ) * 150 = 25 Presidi ed altri beni Il costo dei presidi di ciascun Pool è imputato alle prestazioni riceventi come costo medio unitario non pesato. Di norma, però, i presidi ad elevato valore dovrebbero essere puntualmente associati ad un gruppo definito di prestazioni (es. angiografie, biopsie). Un esempio relativo alla metodologia applicata per il calcolo del costo dei presidi e degli altri beni si ritrova nel riquadro sottostante: Costo POOL (es. presidi per biopsie): Prestazioni riceventi (es. tutte le biopsie): Costo presidi Prestazione X = (Costo POOL / Prestazioni riceventi) = ( / 1.000) = 10 12

13 Imputazione dei costi del personale delle attività di diagnostica POOL: attività comuni Tutte le prestazioni COSTO per figura professionale POOL: attività presso il settore diagnostico POOL: attività comuni a più settori Pesatura Medici e Tecnici Gruppo specifico prestazioni riceventi Gruppo specifico prestazioni riceventi Costo Medico Il costo del medico di ciascuna diagnostica, calcolato in base all analisi organizzativa, è imputato alle prestazioni riceventi in base ad un peso che esprime il tempo medio di contatto, esecuzione e refertazione. Il peso del tempo medico preso a riferimento corrisponde al peso SIRM. Ogni UO è invitata a confermare oppure modificare tale peso. Un esempio relativo alla metodologia applicata per il calcolo del costo del medico si ritrova nel riquadro sottostante: Totale costo medici di UO: ;Totale ore settimanali stimate medici: 500 Totale ore settimanali stimate medico su attività (es: attività RM): 50 Cost Pool (es. attività RM): (50/500) * = Prestazioni riceventi (es. tutte le RM): Prestazioni riceventi pesate ( n.prestazioni i * minuti medico prestazione i): Peso Prestazione K (es. RM torace): 30 minuti Costo Medico Prestazione X = (Cost Pool / Prestazioni riceventi pesate) * peso prestazione X = ( / ) * 30 = 36 Costo Tecnico Il costo del tecnico di ciascuna diagnostica, calcolato in base all analisi organizzativa, è allocato alle prestazioni riceventi in base ad un peso che esprime il tempo medio di esecuzione. Il peso tempo tecnico preso a riferimento corrisponde al peso medio del 13

14 gruppo SIRM definito dal TSRM. Ogni UO è invitata a confermare oppure a modificare tale peso. Un esempio relativo alla metodologia applicata per il calcolo del costo del tecnico si ritrova nel riquadro sottostante: Totale costo Tecnici di UO: ; Totale ore settimanali stimate tecnici: 800 Totale ore settimanali stimate tecnico su attività (es: attività RM): 60 Cost Pool (es. attività RM): = (60/800) * Prestazioni riceventi (es. tutte le RM): Prestazioni riceventi pesate ( n.prestazioni i * minuti tecnico prestazione i): Peso Prestazione K (es. RM torace): 40 minuti Costo Tecnico Prestazione X = (Cost Pool / Prestazioni riceventi pesate) * peso prestazione X = ( / ) * 40 = 18 Costo Altro Personale Il costo delle altre figure di ciascun settore, calcolato in base alle ore settimanali come da analisi organizzativa, è allocato alle prestazioni riceventi come costo medio unitario non pesato. Un esempio relativo alla metodologia applicata per il calcolo del costo dell altro personale si ritrova nel riquadro sottostante: Totale costo Infermieri di UO: ; Totale ore settimanali stimate infermieri: 300 Totale ore settimanali stimate infermieri su attività (es: attività ECO): 60 Costo POOL (es. attività ECO): = (60/300) * Prestazioni riceventi (es. tutte le Ecografie): Costo infermieri Prestazione X = (Costo POOL / Prestazioni riceventi) = ( / ) = 8 L imputazione del costo relativo alla voce altro personale relativamente a TAC e RM è attribuito solamente alle prestazioni che richiedono l utilizzo di mezzi di contrasto. Questo in quanto solo i pazienti cui deve essere somministrato il contrasto richiedono 14

15 specifica preparazione, cura ed osservazione da parte di personale sanitario paramedico prima, durante e dopo l'esame. Imputazione dei costi della tecnologia delle attività di diagnostica Il costo della tecnologia, calcolato sommando ammortamenti, canoni di noleggio, service e manutenzioni è imputato alle prestazioni riceventi in base ad un peso che esprime il tempo medio di esecuzione del tecnico (se maggiore di zero) oppure il tempo del medico (se il primo è uguale a zero). Un esempio relativo alla metodologia applicata per il calcolo del costo della tecnologia si ritrova nel riquadro sottostante: Costo POOL (es. tecnologia RX): Prestazioni riceventi (es. tutti gli RX): Prestazioni riceventi pesate ( n.prestazioni i * minuti tecnico prestazione i): Peso Prestazione X (es. RX torace): 15 minuti Costo Tecnico Prestazione X = (Costo POOL / Prestazioni riceventi pesate) * peso prestazione X = ( / ) * 15 = 4,5 Da sottolineare che, a causa di specificità nell alimentazione della Co.An. o della natura dei contratti di manutenzione siglati, i costi relativi alle manutenzioni in alcuni casi possono essere inclusi nei costi generali e non essere localizzati tra i costi diretti della Radiologia. Imputazione dei costi delle attività di prenotazione, accettazione, archiviazione, distribuzione referto I costi relativi alle attività di: prenotazione ed accettazione archiviazione, distribuzione referto sono imputati alla singola prestazione come quota unitaria costante, uguale per tutte le prestazioni. 15

16 Imputazione dei costi comuni di UO e dei costi generali I costi comuni di UO (inclusivi dei costi indiretti) sono imputati alle singole prestazioni in base ai costi diretti (beni, personale, tecnologia). A questi si deve aggiungere la quota percentuale di costi generali aziendali. 16