Aule e Laboratori Biblioteche e Auditorium Uffici e sale riunioni Palestre Refettori e sale mensa Depositi e Archivi Aree Esterne

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1 quali marciapiedi, strade, recinzioni, aree a verde, parcheggi, con l adozione di metodologie quali: acquisizione dei vertici di riferimento e orientamento per la realizzazione del rilievo, tramite la costruzione di poligonali di appoggio ad anello chiuso ove possibile, costituita da un numero congruo di stazioni topografiche, da cui saranno battuti tutti i punti identificativi per il calcolo delle consistenze; rilievo plano-altimetrico di tutti i punti significativi delle aree e realizzazione dei piani quotati attraverso un numero significativo di punti. Rilievo di dettaglio geometrico - dimensionale, delle caratteristiche degli elementi edilizi L obiettivo specifico del rilievo geometrico - dimensionale è l individuazione della distribuzione planimetrica e delle dimensioni caratteristiche degli ambienti ed in particolare delle superfici di ciascun vano e/o porzione significativa. Le Squadre di Rilevazione procederanno alle attività di rilievo avvalendosi anche della documentazione grafica, che sarà reperita presso gli Istituti Scolastici nella fase preliminare dei sopralluoghi. La misurazione comprenderà il rilievo della pianta interna dei locali e delle zone di transito, eseguita con idonea attrezzatura (distanziometro laser e/o rotella metrica) di tutti i punti significativi, quali a titolo di esempio non esaustivo muri, pilastri, colonne etc. Di ogni spazio (di qualsiasi dimensione) saranno rilevati : dimensioni lineari singoli ambienti; altezze ambienti; luci nette porte e finestre, interne ed esterne, con verso di apertura delle stesse; superfici delle aperture finestrate; eventuali presenze di controsoffittature o particolarità riscontrate nell'intradosso del solaio; destinazioni d uso dei singoli ambienti; delimitazione delle aree funzionali e determinazione dei centri di costo. Destinazione d uso A B C D E F G Denominazione Aule e Laboratori Biblioteche e Auditorium Uffici e sale riunioni Palestre Refettori e sale mensa Depositi e Archivi Aree Esterne Per ogni locale saranno riportati i seguenti dati: piano, codice univoco identificativo del locale, superficie netta, altezze (minima, massima, media), superfici finestrate complessive, arco temporale di pulizia: durata in mesi delle attività di pulizia da erogare in base alla destinazione d uso differenziando i locali destinati alle attività scolastiche (A, B, e D) dagli altri (C E F e G) che necessitano una pulizia continua nell arco temporale di 12 mesi annui. ogni altro dato ritenuto necessario per la restituzione del rilievo a perfetta regola d arte o utile ai fini della gestione dei servizi. Edizione:1 Pag:70 di 92

2 Per quanto attiene la rilevazione di informazioni di carattere analitico quali: caratteristiche delle finiture edili presenti; destinazioni d uso dei singoli ambienti; delimitazione delle aree funzionali e determinazione dei centri di costo; si prevede l utilizzo di palmari muniti di menù precaricati e maschere d inserimento, all interno delle quali i rilevatori registreranno le informazioni rilevabili a vista e opportunamente selezionate nei campi di riferimento. Le maschere d inserimento e i menù precaricati, presenteranno un interfaccia grafica del tipo rappresentato nella figura riportata di seguito: Le planimetrie cartacee contenenti le annotazioni grafiche reperite e i file di archiviazione dei palmari, rappresentano la base dei dati che andrà a essere elaborata dai tecnici per la trasposizione informatizzata. Popolamento del Database Tutte le informazioni rilevate, saranno riportate all interno del Sistema Informativo che garantirà: un integrazione con i software più diffusi, una garanzia di elevata funzionalità per applicazioni di Facility Management, per le sue caratteristiche di sistema aperto e ampiamente personalizzabile. La corretta realizzazione del database prevede, a monte dell attività di popolamento, una fase di predisposizione della base dati in modo tale da garantire l univocità degli standard, l omogeneità delle convenzioni e quindi l uniformità dei dati. Si riporta, a titolo esemplificativo, un elenco delle attività di predisposizione della base dati: Inserimento dei dati di background; Inserimento della lista dei siti, degli edifici, dei relativi piani e dei rispettivi locali; Inserimento della lista delle categorie di locali, dei tipi, degli standard e delle destinazioni d uso. La documentazione fotografica raccolta nel corso del rilievo costituirà parte integrante del database, creando un utile archivio fotografico a supporto delle attività di gestione. Edizione:1 Pag:71 di 92

3 Al fine di eseguire al meglio le operazioni e di uniformare le fotografie per quantità e caratteristiche di ripresa, gli addetti incaricati di effettuare le riprese verranno informati ed istruiti sui metodi operativi da seguire. La presa delle foto avverrà tramite l utilizzo di macchine fotografiche digitali. Per ogni serie di immagini acquisite vengono annotate le seguenti informazioni: luogo e data del rilievo; nome dell edificio; rilevatore che ha effettuato la ripresa; schizzo della pianta con indicazione dei punti di ripresa; indicazione del numero progressivo dello scatto effettuato in prossimità di ciascun punto riportato sulla pianta. La registrazione di tali informazioni permetterà la formazione di un archivio organizzato, al fine della successiva gestione della documentazione fotografica e del mantenimento delle correlazioni tra foto e fabbricato. Le immagini così acquisite verranno quindi archiviate in formato standard nel database, opportunamente riferite alle rispettive schede informative interessate. Le informazioni che saranno raccolte durante i sopralluoghi per valutare l esatta consistenza degli interventi da svolgere, sono di fondamentale importanza per la corretta quantificazione del servizio da erogare. Tali informazioni saranno rilevate dai Gestori del Servizio e/o da figure con opportuna e valida esperienza sul settore delle pulizie e dell igiene ambientale, in fase di sopralluogo preliminare. In particolare dovrà essere rilevato: la estensione delle aree da interessarsi, sia interne che esterne. la destinazione e lo stato d uso delle pavimentazioni delle strutture verticali e degli arredi la consistenza e la tipologia degli infissi la quantità e le dimensioni dei servizi igienici e dei relativi arredi le superfici vetrate le prestazioni da proporre e quindi le esigenze specifiche del cliente le qualifiche degli operai da impegnare Saranno altresì rilevate le tipologie delle pavimentazioni e delle pareti verticali: p.v.c., gres, linoleum, pietra, monocottura, gomma, granito, parquet, moquette, cemento, ecc. Tali rilevazioni risultano indispensabili per la quantificazione e la pianificazione dei servizi da erogare, anche in termini di attrezzature, materiali di consumo (detergenti, pezzame, ecc.) da utilizzare, infatti, conoscendo la tipologia delle pavimentazioni e delle strutture possono essere previsti prodotti da utilizzare, ore di lavoro da prevedere, attrezzature da interessare. Per la pulizia dei vetri si dovrà tener presente, gli ingombri, le frequenze, la loro posizione e l accessibilità e pertanto i dati sono suscettibili di variazioni a seconda delle condizioni di lavoro. Dal rilievo delle aree esterne sarà quantificata la presenza di porticati, viali, strade, percorsi, verde attrezzato, ecc. poiché una buona pulizia deve garantire: Un migliore effetto visivo; Un costante livello di igiene; Un abbattimento di sostanze scatenanti allergie (polveri, pollini, gesso, ecc.) Edizione:1 Pag:72 di 92

4 La definizione delle risorse umane, dei materiali e dei prodotti da utilizzare si effettuerà sulla base dello standard di pulizia scelto dall Istituto Scolastico Contraente, risulterà quindi fondamentale lo scambio di informazioni tra il Gestore del Servizio ed il Supervisore preposto dall Amministrazione. Ad ogni standard qualitativo corrispondono differenti rese d intervento per le singole attività da eseguirsi e per l impiego diversificato di mezzi e risorse umane. Per attivare tali servizi saranno raccolte notizie sulle superfici ed ambienti da interessare e le frequenze che le Amministrazioni contraenti sceglieranno. A seconda delle tipologie, accessibilità ed ampiezza dei locali e delle aree da interessare, saranno utilizzati macchinari, attrezzature e prodotti diversi, con conseguenti diverse rese produttive, nel presupposto dell utilizzo ottimale di detti prodotti ed attrezzature e di un esecuzione a regola d arte delle operazioni. Risulta sicuramente fondamentale al fine di una corretta esecuzione di tale servizio la conoscenza dei calendari lavorativi dell Istituto Scolastico. 2.2 PIANO DETTAGLIATO DELLE ATTIVITÀ. Il Piano Dettagliato delle Attività è il documento che rappresenta nel dettaglio la pianificazione delle attività temporali delle attività programmate di pulizia a canone con i relativi luoghi di intervento presso i vari Istituti Scolastici. Il Piano Dettagliato delle Attività (PDA) contiene altresì l esplicitazione delle attività pianificate per ogni categoria di destinazione d uso, unitamente alle specifiche di intervento e le relative frequenze. Il Piano Dettagliato delle Attività sarà formalizzato in accordo con quanto richiesto nel paragrafo 4.1. del Capitolato Tecnico FORMALIZZAZIONE DEL PIANO DETTAGLIATO DELLE ATTIVITA Il Piano Dettagliato delle Attività sarà articolato in accordo a quanto richiesto nel Capitolato Tecnico. Il PDA sarà caratterizzato dal codice di revisione e dalle date di elaborazione e di consegna (informazioni che peraltro saranno ben leggibili su ogni pagina) INDICE DEL PIANO DETTAGLIATO DELLE ATTIVITÀ PROPOSTO E DETTAGLIO DEGLI ARGOMENTI SVILUPPATI PER OGNI SINGOLA SEZIONE; Il Piano Dettagliato delle Attività sarà formato da un dossier dettagliato comprendente la documentazione di seguito indicata da considerare come indice di riferimento: 1) Relazione descrittiva dell immobile/immobili (tipologia degli ambienti, destinazione d uso, standard di frequenza proposto) ai quali sarà destinato il servizio richiesto, completa di eventuali schemi e fotografie utili alla individuazione dello stato d uso 2) Programma delle Attività 3) Procedure operative previste per l espletamento dello specifico servizio 4) Calendario Lavorativo 5) Gestione degli indicatori di prestazione Nel dettaglio, gli argomenti sviluppati per ogni singola sezione saranno i seguenti: 1) RELAZIONE DESCRITTIVA DELL IMMOBILE/IMMOBILI ai quali sarà destinato il servizio richiesto, completa di eventuali schemi e fotografie utili alla individuazione dello stato d uso. Edizione:1 Pag:73 di 92

5 Si tratta di una relazione descrittiva dell immobile, corredata da schemi, planimetrie se a disposizione dell Istituto Scolastico - e fotografie che ha l obiettivo di fornire all Amministrazione Contraente un supporto immediato dal quale ottenere le informazioni generali sull immobile. 2) PROGRAMMA DELLE ATTIVITA A seguito di sopralluogo viene stilatoun Programma Operativo delle Attività definito come una pianificazione temporale delle attività a canone e dei luoghi degli interventi relativi al servizio da erogare presso l Istituto Scolastico Contraente, in riferimento agli immobili individuati ; 3) LE PROCEDURE OPERATIVE PREVISTE PER L ESPLETAMENTO DEL SERVIZIO Si tratta di Procedure definite all interno del Sistema di Gestione della Qualità disciplinanti l esecuzione delle attività operative e delle attività di gestione di tutto il servizio 4) CALENDARIO LAVORATIVO; in questa sezione sarà riportato il calendario lavorativo relativo agli immobili oggetto dell appalto intendendo come tale l orario di apertura, di presenza del personale dipendente ed esterno, di accessibilità al pubblico in modo tale che sia formalizzato l intervallo temporale in cui dovrà essere garantita la fruibilità degli immobili oggetto del PDA. Per ogni singolo servizio saranno esplicitate le modalità operative, giorni, orari e/o fasce orarie che dovranno essere rispettate nei vari periodi dell anno, per l erogazione del servizio stesso. 5) GESTIONE DEGLI INDICATORI DI PRESTAZIONE; saranno riportate le informazioni relative alla produzione, alla gestione ed al controllo del livello di servizio e degli indicatori di prestazione, di cui al capitolo 6 del Capitolato tecnico MODALITÀ DI FORMALIZZAZIONE DELLE ATTIVITÀ E DELLE RELATIVE VARIABILI QUANTITATIVE CHE CONCORRONO ALLA DETERMINAZIONE DEL CANONE In seguito al sopralluogo il Gestore del Servizio, presenterà al Dirigente Scolastico / Supervisore di competenza un ipotesi di Piano Dettagliato delle Attività secondo i contenuti indicati al punto Il processo operativo delle fasi preliminari al Contratto Attuativo, secondo le indicazioni del Capitolato Tecnico fa riferimento al diagramma di flusso di seguito riportato: Edizione:1 Pag:74 di 92

6 Per quanto riguarda le attività a canone, il Gestore del Servizio, a seguito di dettagliati sopralluoghi effettuati con la collaborazione del proprio staff e dell eventuale analisi e valutazione: di documentazione progettuale in possesso dell Amministrazione Contraente relativa all immobile/agli immobili in oggetto (planimetrie già in essere, ecc.); di tutto quanto altro utile alla definizione dello stato di fatto degli immobili in essere; redigerà la Scheda Determinazione Prezzo che rappresenterà canone per il servizio proposti. Detta scheda farà riferimento: al numero dei lavoratori ex LSU (N l) al numero complessivo delle ore settimanali (N osett) al ribasso percentuale definito in sede di offerta R (applicato sulle spese generali ed utili di impresa) Le modalità di formalizzazione delle attività e delle suddette variabili che concorrono alla determinazione del canone risulteranno, per il Gestore del Servizio un utile supporto per la stesura del Verbale di Consegna da consegnare al Responsabile dell Istituto e da allegarsi al Contratto Attuativo. Tramite il Sistema Informativo sarà possibile generare report di supporto alle attività di formalizzazione delle attività. Il Sistema Informativo, infatti, consente di gestire l intero Edizione:1 Pag:75 di 92

7 processo di erogazione dei servizi fornendo a supporto una serie di report parametrizzabili e modificabili anche secondo le esigenze del Cliente. Di seguito riportiamo, a scopo esemplificativo, alcuni esempi di report. Come si può osservare dai layout, i report sono prodotti da un applicazione web based, applicazione che consente di creare files in formato pdf, che possono essere, quindi, memorizzati, stampati o inviati via mail, oppure di esportare direttamente in excel, con la funzione di AutoOpen, i dati visualizzati a video. Il report Pianificazione Interventi qui riportato, presenta un elenco delle pianificazioni, in questo caso per sito, delle singole operazioni ad esse associate, e l elenco degli Ordini di lavoro già emessi. Questo è uno degli innumerevoli esempi di report ottenibili. Infatti, grazie all uso di strumenti come Crystal Report, è possibile consultare tutti i dati presenti nel DB, incrociarli e restituirli in qualsiasi forma grafica. MODULO WORK MANAGEMENT DEL SISTEMA INFORMATIVO Datastream 7i fornisce il più efficiente modello di work management registrando la finalità del lavoro, i passi compiuti, le risorse e i costi coinvolti. Il modulo di Work Management automatizza, inoltre, il workflow e rende possibile pianificare ed eseguire tutte le attività tenendo presente ogni fattore, logico, tecnico e amministrativo, che potrebbe influenzarlo. L attività comincia con la creazione dell Ordine di Intervento (OdI), che descrive il lavoro, il quale può dividersi in diversi passi e far parte delle attività programmate oppure di quelle a richiesta. Il completamento di un OdI può coinvolgere un certo numero di risorse, che include la manodopera, i materiali, gli attrezzi, le apparecchiature, ecc. Dunque, il modulo di Work Management deve interagire fortemente con gli altri moduli per fornire una gestione efficace. In seguito ad una appropriata valutazione ed autorizzazione, le richieste saranno approvate da parte del Supervisore. Una libreria di OdI standard semplifica l emissione degli OdI più frequenti. Con il modulo di Work Management si possono compiere le seguenti operazioni: Generare OdI per la gestione delle attività a richiesta Definire la programmazione delle attività; Tenere sotto controllo reclami e garanzie; Generare la scheda consuntivo interevnto Edizione:1 Pag:76 di 92

8 Il modulo di Work Management dà massima flessibilità nella pianificazione e nell organizzazione degli OdI. Si possono dividere gli OdI in una serie di passi, scindere OdI complessi in OdI figli e progettare gli OdI in accordo a specifiche informazioni. Il modulo di Work Management dà la possibilità di programmare gli OdI in modo da cominciare i lavori rispettando certi criteri, come la richiesta e la disponibilità di manodopera, delle parti, e in base a priorità e opportunità. INTERFACCIA PER MICROSOFT PROJECT Attraverso tale interfaccia si possono pianificare progetti in Datastream 7i per identificare gli OdI e le risorse e poi esportarli da MS Project. Viceversa, si possono importare informazioni da MS Project e poi aggiornare la programmazione, le risorse e le informazioni sulla durata delle attività legate agli OdI. Esportare informazioni da Datastream 7i per aggiornare date, ore stimate e pianificazione delle attività MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO DEL PIANO DETTAGLIATO DELLE ATTIVITA Dall attivazione del contratto attuativo, il Piano Dettagliato delle Attività sarà periodicamente aggiornato a cura del Gestore del Servizio e in relazione alle seguenti casistiche: a fronte della variazione delle attività operative (destinazione d uso degli ambienti, frequenza, ecc.); a seguito di variazioni di consistenza degli immobili a seguito di eventuale rimodulazione degli orari delle risorse dedicate. Nella pagina iniziale del PDA sarà riportato un prospetto con la traccia di tutte le modifiche apportate. Saranno in particolare gestite le seguenti informazioni, come da seguente schema: Codice Revisione PDA data Id modifica Oggetto della modifica Rif. Paragrafi modificati Dove: Codice Revisione PDA: indica il codice revisione del PDA in cui è stata recepita la modifica; Data:Indica la data della revisione del PDA, e quindi delle modifiche ad essa correlate Id modifica: È un codice identificativo della modifica; Oggetto della modifica: è una breve descrizione significativa della modifica e della motivazione che l ha richiesta; Rif. Paragrafi modificati: è l identificativo dei paragrafi del PDA interessati dalla modifica. Nei prossimi paragrafi saranno descritti i diversi ambiti di aggiornamento del PDA AGGIORNAMENTO DI ATTIVITÀ OPERATIVE Mensilmente il Gestore del Servizio predisporrà il Piano Operativo delle Attività su base giornaliera che verrà consegnato al Supervisore entro l ultimo giorno lavorativo del mese precedente a quello di riferimento. La procedura per l aggiornamento delle attività operative in seguito a richieste di variazioni sulle attività a canone (destinazione d uso degli ambienti, di frequenza, di orari, ecc.) prevede le seguenti fasi: Il Supervisore, per effettuare una richiesta di modifica al Piano Operativo delle Attività a canone, richiede tramite web oppure tramite il Call Center l intervento del Gestore del Servizio segnalando il più dettagliatamente possibile la richiesta di modifica da effettuare al Piano; Edizione:1 Pag:77 di 92

9 Il Gestore del Servizio, eventualmente contattato dagli operatori del Call Center, effettuerà, entro dieci giorni lavorativi successivi alla richiesta, insieme al Supervisore, il sopralluogo dei siti interessati; Durante il sopralluogo il Gestore del Servizio insieme con il Supervisore, tramite l accesso al Sistema Informativo, effettuerà le variazioni richieste del Piano Operativo delle Attività Tutti i Piani Operativi delle Attività emessi, oltre che essere visionabili sul Sistema Informativo, saranno disponibili in formato cartaceo anche presso ogni Istituto Scolastico di riferimento AGGIORNAMENTO IMPORTI IN FUNZIONE DELLE VARIAZIONI PREVISTE La presente sezione illustra la procedura per l aggiornamento degli importi contrattuali in seguito alle variazioni ISTAT dei prezzi al consumo, all eventuale nuovo Piano Operativo delle Attività ed all eventuale variazione di consistenza di cui al paragrafo successivo. Si riportano di seguito le casistiche e le conseguenti procedure da adottare per gli aggiornamenti degli importi: Variazione annuale ISTAT dei prezzi al consumo Dopo dodici mesi dalla stipula del contratto, e successivamente ogni dodici mesi, le parti (Supervisore e Gestore del Servizio) verificata la variazione ISTAT dei prezzi al consumo per l anno di riferimento di comune accordo aggiorneranno il Contratto Attuativo con i nuovi importi; Variazione Attività a Canone Ogni variazione delle Piano Dettagliato delle Attività che comporta una variazione dei prezzi del canone (modifica della consistenza, della frequenza, della destinazione d uso, della durata in mesi delle attività da erogare, ecc.) comporterà una modifica al contratto attuativo formalizzata tramite un Atto Aggiuntivo al Verbale di Consegna sottoscritto dalle parti (Supervisore e Gestore del Servizi); Ogni variazione degli importi contrattuali comporterà il conseguente aggiornamento del Data Base del Sistema Informativo AGGIORNAMENTO PER VARIAZIONI DELLA CONSISTENZA. La seguente sezione illustra la procedura per l aggiornamento Piano Dettagliato delle Attività in seguito all eventuale variazione di consistenza degli immobili: aumentate o diminuite superfici degli immobili oggetto del servizio, rispetto a quella indicata nel verbale di consegna; sospendere o cessare l espletamento del servizio in relazione ad uno o più immobili o parte di essi; attivare il servizio per ulteriori immobili Quanto sopra, fermi restando i limiti previsti dall art. 11 del R.D. n. 2440/1923. La procedura prevede le seguenti fasi: Il Supervisore, per effettuare una richiesta di aggiornamento del verbale di consegna per variazioni di consistenza, richiede tramite web oppure tramite il Call Center l intervento del Gestore del Servizio segnalando il più dettagliatamente possibile la richiesta di modifica da effettuare al Piano; Il Gestore del Servizio, supportato dalla squadra tecnica, effettuerà, entro dieci giorni lavorativi successivi alla richiesta, insieme al Supervisore, il sopralluogo dei siti interessati; Nel caso di nuovo immobile saranno attivate tutte le procedure tecniche già espresse nelle sezioni della presente relazione tecnica in analogia alle attività preliminari alla stipula del contratto attuativo, diversamente il Gestore del Servizio di concerto con il Supervisore, tramite l accesso al Sistema Informativo, effettuerà tutte le personalizzazioni alla nuovo Piano Dettagliato delle Attività; Il nuovo Piano Dettagliato delle Attività diventerà operativo solo dopo che esso è stato formalmente approvato dalle parti. Tramite il Sistema Informativo sarà possibile generare report di supporto alle attività di formalizzazione delle attività. Il Sistema Informativo, infatti, consente di gestire l intero Edizione:1 Pag:78 di 92

10 processo di erogazione dei servizi fornendo a supporto una serie di report parametrizzabili e modificabili anche secondo le esigenze del Cliente. Di seguito riportiamo, a scopo esemplificativo, alcuni esempi di report. Come si può osservare dai layout, i report sono prodotti da un applicazione web based, applicazione che consente di creare files in formato pdf, che possono essere, quindi, memorizzati, stampati o inviati via mail, oppure di esportare direttamente in excel, con la funzione di AutoOpen, i dati visualizzati a video. Pulizie Programmate. Pianificazione degli interventi. Il report Pianificazione Interventi qui riportato, presenta un elenco delle pianificazioni, in questo caso per sito, delle singole operazioni ad esse associate, e l elenco degli Ordini di lavoro già emessi. Questo è uno degli innumerevoli esempi di report ottenibili. Infatti, grazie all uso di strumenti come Crystal Report, è possibile consultare tutti i dati presenti nel DB, incrociarli e restituirli in qualsiasi forma grafica. 2.3 ANAGRAFICA TECNICA. Il Sistema Informativo utilizzato dall ATI costituisce lo strumento principale a supporto di tutte le attività e i servizi erogati. I principali obiettivi che l ATI si è posta nell utilizzo del Sistema Informativo proposto sono i seguenti: utilizzare sistemi leader di mercato, potenti, costantemente aggiornati e allineati all evoluzione tecnologica e, facilmente integrabili. rendere possibile l integrazione in maniera semplice e veloce con i sistemi di gestione dei Clienti (Applicativi di gestione CMMS, Collaboration and Human Productivity Tools come Lotus Notes, ecc.) permettendo un rapido e controllato scambio di dati. rendere disponibili in, tempo reale, indicatori di performance (KPI) al fine di misurare l intero processo di erogazione dei servizi e definire eventuali misure correttive rendere disponibili molteplici ed efficaci strumenti di ausilio alla gestione dei servizi, sia a livello di controllo sia a livello operativo (dotazione di telefoni palmari compatibili con MS Pocket PC alle squadre operative per la consultazione degli Ordinativi di Lavoro e la chiusura degli stessi) e strumenti di supporto alle attività amministrative e tecnico ingegneristiche (gestione documentale, gestione della sicurezza, redazione di offerte, ecc.) attraverso sistemi CMMS (Computer Maintenance Management System); rendere disponibili strumenti efficienti per la gestione in qualità dei dati rilevati sul campo (nel corso delle attività di censimento e di monitoraggio, controllo e misura); strumenti di supporto ai rilievi sul campo (palmari compatibili con sistemi operativi MS Pocket PC per la memorizzazione dei dati acquisiti) e strumenti integrati CAD CAFM (Computer Aided Design Computer Aided Facility Management) per la gestione di tutti i dati rilevati, sia grafici (vettoriali e raster ), sia alfanumerici; massimizzare l accesso ai servizi offerti attraverso una molteplicità di canali (telefono, WEB, SMS, , fax, ecc.), tutti gestiti in maniera unitaria dal Sistema Informativo e di elevato livello tecnologico; rendere disponibili molteplici funzionalità di business intelligence (BI) per il controllo continuo del servizio, personalizzate per le diverse tipologie di utenti del sistema e di utilizzo particolarmente agevole, anche da parte di personale non informatico: funzioni per la valutazione dei Livelli di Servizio erogati, funzioni per il calcolo dei corrispettivi dovuti (relativi sia alle prestazioni a canone sia a quelle a misura), funzioni per il controllo della customer satisfaction, funzioni per il monitoraggio continuo del processo di erogazione del servizio. Il Data Center - Descrizione requisiti funzionali Il Sistema Informativo utilizzato dall ATI copre tutti gli aspetti gestionali, sia per quanto riguarda gli aspetti legati alla proprietà (property management), sia per quanto riguarda gli aspetti legati ai servizi (facility management). Inoltre, offre le potenzialità per gestire funzionalità specifiche per la valorizzazione del patrimonio (asset management), ed in particolare per sviluppare l approccio noto come asset performance. Edizione:1 Pag:79 di 92

11 Per quanto riguarda lo strumento di gestione per l erogazione dei servizi, l ATI ha scelto Datastream 7i. Datastream 7i è il software CMMS, prodotto dalla Datastream ( azienda multinazionale USA, ora Info, leader mondiale nelle soluzioni di: Asset Performance Management; Facility Management; After Sales / Customer Service; Service Contract Management. La filiale italiana di Datastream ha sede a Milano e conta oggi oltre 300 importanti clienti in tutti i principali settori dell industria, dei servizi e della Pubblica Amministrazione. La scelta del raggruppamento è stata dettata dalla volontà di dotarsi di un prodotto specifico, leader di mercato, nato per la gestione delle attività di Facility e facilmente integrabile con altri prodotti. Questa scelta evidenzia la strategia adottata dal raggruppamento che prevedrà l utilizzo di più applicativi scelti tra i prodotti leader di mercato per attività specifiche per le attività di Space Management and Planning. L integrazione dei diversi pacchetti, sebbene più onerosa, permetterà di disporre così di una soluzione informatica molto più performante sia in termini di flessibilità / adattabilità che di risultati tecnico/gestionali. Sulla base delle informazioni sopra riportate, nei paragrafi che seguono vengono dettagliate le applicazioni del Sistema alle richieste del presente Appalto ANAGRAFICA TECNICA SU SUPPORTO INFORMATICO Per rispondere alle richieste dell Ufficio Scolastico Regionale della Campania in merito alla formalizzazione di una anagrafica tecnica contenente i dati minimali, l ATI ha predisposto una modulistica finalizzata alla raccolta delle informazioni di carattere generale da restituire in formato gabellare. Richiamando i modelli di riferimento delle Schede Tecniche SCHEDA GENERALE SCUOLA e della SCHEDA DI RILIEVO AMBIENTE che verranno utilizzati in sede di sopralluogo dal personale tecnico delle Squadre di Rilevazione delle Unità Locali Operative, le stesse verranno trasposte e resi disponibili nel Portale Informativo nell apposita sezione Edizione:1 Pag:80 di 92

12 (già proposti nel paragrafo dedicato della presente ), permettendo in ogni momento e tramite username e password per visionare lo stato delle schede e le informazioni in esse contenute. PERSONALIZZAZIONE DEL SERVIZIO Lo step operativo della personalizzazione, successivo alla fase di rilievo e sopralluogo e di prima analisi dei dati, è relativo all identificazione delle Unità di Controllo interne agli Edifici Scolastici e, quindi, una volta che il servizio sarà stato avviato, alle Procedure di Valutazione e Controllo del servizio. Alla luce di ciò ne consegue che gli obiettivi della progettazione del servizio saranno focalizzati soprattutto sulla comunicazione e sul flusso dei dati in uscita ed in entrata. La fase esplorativa delle esigenze e delle necessità di ogni Istituzione Scolastica costituirà la necessaria premessa all azione del vero e proprio monitoraggio dell efficacia del servizio e della puntualità nell esecuzione, condotto attraverso l individuazione degli strumenti metodologici più adeguati alla valutazione ex post dei risultati raggiunti e la definizione di un set di metodologie quanti/qualitative di controllo, capaci al tempo stesso di testare sia la validità della politica comunicativa nei suoi trend di lungo periodo (come primo passo verso l implementazione di un sistema informativo di dati storici costantemente aggiornati), sia l esito di singoli strumenti informativi ed iniziative promozionali (ciò, anche al fine di poter correggere tempestivamente il loro andamento in sede di controllo operativo). INDIVIDUAZIONE UNITA DI CONTROLLO Durante le operazioni di sopralluogo il personale tecnico delle Unità Locali Operative riporterà sulle tabelle redatte o se disponibili sulle planimetrie degli Istituti Scolastici le Aree di Controllo così come definite dal Supervisore dell Istituto Scolastico. Per una migliore identificazione, sulle planimetrie verranno: individuate le superfici delle differenti tipologie delle Aree di Controllo con colori differenti in base alle tipologie riportate nel paragrafo del Capitolato Tecnico. numerati gli ambienti campione individuati per ogni tipologia di Area di Controllo. Il numero minimo di ambienti campione che verrà esaminato per ogni tipologia di Area di Controllo sarà determinato in base all estensione degli Edifici Scolastici come espresso nella tabella 2 del Capitolato Tecnico. Le informazioni relative alle Unità di Controllo e l indicazione sulle planimetrie degli Edifici Scolastici saranno allegate al Verbale di Consegna e al Contratto Attuativo, numerando in modo crescente ogni Area di Controllo, come possibili ambienti campione. Nel portale informativo verrà istituita un apposita sezione, dove sarà possibile rilevare graficamente sulle planimetrie le unità di controllo individuate, nonché l ipotesi di maschera di riepilogo, come già riportata al relativo paragrafo della presente Offerta Tecnica, delle Unità di Controllo di una Istituzione Scolastica ANAGRAFICA TECNICA RILIEVO PLANIMETRICO L ATI utilizzerà anche come supporto per l anagrafica tecnica anche le planimetrie degli Istituti Scolastici eventualmente messe a disposizione dalle Direzioni degli Istituti stessi. Copia di tali elaborati verrà pertanto allegata al Verbale di consegna e sugli stessi si provvederà a evidenziare e riportare le unità di controllo come definite dal Supervisore. Edizione:1 Pag:81 di 92

13 REDAZIONE VERBALE DI VERIFICA Le procedure di valutazione e controllo del livello qualitativo del servizio effettauto avranno una cadenza mensile. Nel portale sarà istituita un apposita sezione Valutazione e Controllo che consentirà all Istituto Scolastico, una volta effettuato l accesso al Portale Informativo, di: definire il calendario per le ispezioni mensili; visionare tutte le schede di VERIFICA EFFICACIA SERVIZIO compilate per ogni ambiente campione delle Aree di Controllo durante le ispezioni per valutare la presenza di eventuali non conformità; visionare tutte le schede di VERIFICA PUNTUALITA ESECUZIONE compilate durante la verifica delle attività programmate previste nel Piano Dettagliato delle Attività; visionare tutte le schede VERIFICA ATTIVITA A RICHIESTA compilate durante la verifica delle attività extra-canone già autorizzate; visionare tutti i VERBALE DI VERIFICA redatti, a fine Visita Ispettiva di Valutazione e Controllo, in contraddittorio fra il Supervisore e il Gestore del Servizio nel quale potranno essere inseriti i dati di riepilogo delle viste ispettive: Tutte le schede di verifica potranno essere compilate anche per via telematica collegandosi al Sistema Informativo direttamente dalla sede dell Istituzione Scolastica. INDICATORI RELATIVI AL CONTROLLO DEI LIVELLI DI SERVIZIO E CALCOLO DI EVENTUALI PENALI Una volta effettuati i verbali di verifica il Sistema Informativo permetterà di calcolare, in modo automatico, i livelli di servizio e le eventuali penali. Il calcolo dell INDICATORE DELL EFFICACIA (I_e) e dell INDICATORE DELLA PUNTUALITA (I_r) delle attività programmate verranno effettuati secondo quanto espresso nel capitolato tecnico nel paragrafo 9.1.1: I_e = 1 - N_neg N_tot I_r = 1 - E_neg Ni_tot Il CALCOLO DELLE PENALI che verrà effettuato secondo quanto espresso nel paragrafo 10 del Capitolato Tecnico. La tabella sottostante illustra, in maniera molto sintetica le applicazioni business più critiche che implementano il data center. Tali moduli software sono suddivisi per le 4 classi funzionali: Pianificazione; Organizzazione; Gestione; Controllo. Pianificazione Organizzazione Gestione Controllo Anagrafe MS-Project Datastream 7i Datastream 7i Datastream 7i Pulizie ordinarie Datastream 7i Datastream 7i Datastream 7i Datastream 7i Pulizie straordinarie Datastream 7i Datastream 7i Datastream 7i Datastream 7i Pianificazione Si elaborano i piani di attività sulla base di quanto definito tra il Gestore del Servizio e il Supervisore, quindi, dei livelli di servizio richiesti e delle risorse produttive a disposizione. Tali piani sono formulati e archiviati nella fase precedente l entrata a regime del servizio ed aggiornati ogni volta che emergono nuove indicazioni. L output di questi piani, è un insieme di informazioni su frequenza, modalità, risorse necessarie, specifiche tecniche per ogni elemento oggetto di attività programmata, sulla base delle quali definire compiti ed Edizione:1 Pag:82 di 92

14 allocazione ottimale delle risorse alle attività operative, al fine di assicurare condizioni di lavoro collaborative e non ambigue. Organizzazione Le attività da condurre, sia per le operazioni di controllo sia per le attività programmate, sono schedulate tramite il software CMMS (Computer Maintenance Management System) Datastream 7i. Tali programmi sono elaborati avendo come input i piani della fase di pianificazione, le informazioni sulle risorse disponibili e le richieste di intervento autorizzate. Nella formulazione di questi programmi operativi è possibile effettuare gli opportuni raggruppamenti delle attività ed altre elaborazioni per conseguire le ottimizzazioni possibili in termini di tempi di spostamenti e costi, garantendo, nel contempo, la soddisfazione dei livelli di servizio e il rispetto delle regole di priorità. Nel periodo fissato di esecuzione, i programmi diventano operativi automaticamente (scheduling), assegnando le risorse alle attività per il tempo stabilito. Tutte le informazioni sui programmi per le lavorazioni e i controlli, quali l associazione risorse - attività, i tempi e i costi (o preventivi) di esecuzione, ispezioni, sono registrati in Datastream 7i. Gestione Il software utilizzato per la gestione operativa dei servizi erogati, è sempre Datastream 7i. A partire dal Calendario delle Attività, il software genera automaticamente Ordini di Lavoro, che si vanno a sommare a quelli generati su richiesta, attraverso contatti diretti con la Centrale Operativa. Tutte le Richieste di Intervento sono gestite in modo unitario dal modulo Workflow Datastream 7i, che guida attraverso i vari passi del processo operativo, dalle richieste di intervento, alla rendicontazione finale degli interventi eseguiti. Per massimizzare l operatività sul campo e la qualità generale del servizio, il sistema fornisce innumerevoli funzionalità di gestione operativa; a titolo di esempio di seguito si riportano le principali caratteristiche del sistema: il sistema consente l utilizzo di telefonini MS Pocket PC - compatibili per la registrazione dei dati sul campo (consuntivo lavori, segnalazione di anomalie, descrizione della situazione pre e post intervento anche con foto, ricezione OdL/chiusura lavoro.); il sistema può generare report delle attività assegnate ai singoli operatori del servizio; tali report personalizzati riportano tutte le indicazioni operative necessarie per la corretta esecuzione del servizio, ad esempio: orario, percorso, materiale necessario per l esecuzione del servizio (ad esempio: prodotti di consumo particolari, etc.), attrezzature, ecc. il sistema consente la visualizzazione e la stampa di report di servizio, con riportate tutte le attività programmate prossime alla scadenza, e la visualizzazione e la stampa di report di riepilogo delle attività svolte; il sistema registra automaticamente i tempi di esecuzione delle attività; ciò allo scopo principale di mettere a disposizione delle funzioni Manital preposte al controllo del servizio, informazioni di base per l individuazione di eventuali inefficienze operative e per l eventuale messa a punto di provvedimenti mirati all ottimizzazione dei servizi; il sistema determina, per le attività manutentive, per ogni intervento, sulla base delle informazioni relative ai componenti impiantistici sostituiti (a consuntivo) o da sostituire (preventivo lavori), il relativo costo; tali funzionalità consentono di gestire, in maniera particolarmente semplice, tutti gli aspetti economici legati alla manutenzione; il sistema gestisce le scorte (presenti a magazzino) dei materiali necessari per le attività (prodotti, attrezzature, ecc.); opportune funzionalità, avvisando automaticamente della necessità di nuovi rifornimenti di materiali, gestiscono i contatti con i fornitori indicando, per ciascuno di essi, i tempi di consegna e l affidabilità (rispetto dei tempi di consegna).. Edizione:1 Pag:83 di 92

15 I macroprocessi Vediamo più nel dettaglio i singoli servizi. Servizio Anagrafe - Gli immobili, a livello anagrafico, saranno gestiti da Datastream 7i, mentre per tutte le attività di gestione dei layout, saranno gestite da Archibus; Servizio Pulizia Datastream 7i consente di gestire gli interventi programmati e straordinari, realizzare la contabilizzazione e la storicizzazione degli interventi;; Per finire, dal punto di vista informativo, le applicazioni del sistema offrono non solo le funzionalità operative di gestione informatizzata dei dati, proprie dei database, ma consentono anche efficaci attività di elaborazione ed interrogazione dei dati, quali la produzione di report, flessibili come contenuto e livello di sofisticazione, sia on-line sia off-line, e la possibilità di navigare, mediante link, tra le schede degli oggetti da manutenere, gerarchicamente strutturate per livelli di dettaglio informativo, dal complesso edile fino al singolo elemento, ed interfacciate con planimetrie e immagini. Controllo La definizione dei parametri di servizio, delle metriche di valutazione, dei Livelli di Servizio (SLA - Service Level Agreement) e la condivisione delle procedure e degli obiettivi di qualità sono alla base delle attività di controllo e di quelle che ne derivano. Operativamente, infatti, il controllo consiste delle due fasi di monitoraggio/misura e confronto, cui seguono le eventuali azioni correttive e di aggiornamento. Obiettivo specifico del monitoraggio sono: consentire la verifica dello stato di avanzamento lavori (SAL), sia dal punto di vista temporale che dei costi, con la possibilità di indicazioni sulle eventuali attività in attesa; consentire i controlli di qualità, ovvero delle non conformità; realizzare la raccolta e l analisi della soddisfazione dei Clienti e dei reclami; attuare le verifiche ispettive e misurare i valori dei livelli di servizio; dal confronto fra misura/valore percepito, valore atteso, attivare i responsabili e le eventuali azioni correttive. Nella fase di preparazione del piano dei controlli saranno definiti: oggetto del controllo (dati, superfici soggette al servizio di pulizia,, etc.); numerosità del campione (n ambienti, n edifici); criteri di accettazione, ossia il valore per il quale un lotto di controllo viene definito conforme. Seguirà la fase di effettuazione del controllo dove vengono eseguite le procedure operative previste dalla tipologia di controllo prescelta, ossia: visite ispettive per controllo visivo; accertamento delle schede di autocontrollo; verifica a sistema dei dati. In questa fase ci sarà di aiuto il modulo di CMMS (Datastream 7i), con il quale vengono elaborati i risultati dei controlli e vengono resi disponibili, report di sintesi relativi ai risultati del controllo effettuato. A seguito dei risultati dei controlli ed in funzione dei target di accettabilità definiti, vengono applicate delle azioni correttive di tipo operativo immediate o di tipo organizzativo (ad es. aumento di risorse dedicate allo specifico servizio) o procedurali (esempio modifica procedure operative) o contrattuali. Il Data Center e la sua scomposizione logica Il fulcro del sistema è costituito da un Portale Informativo, portale che è l interfaccia attraverso la quale tutti gli attori coinvolti nella gestione, dal Cliente all esecutore, interagiscono con il sistema. Tutti gli accessi sono gestiti da policies che consentono l esecuzione, o meno, di determinate, operazioni. Tali operazioni vanno da quelle di Project Management, a quelle di controllo, alla chiusura di un Ordine di Intervento, piuttosto che l inserimento dei dati di un rilievo. Edizione:1 Pag:84 di 92

16 Tutte le applicazioni utilizzate per la gestione dei servizi, più tutte le informazioni necessarie allo corretto svolgimento delle attività, dal manuale di qualità alle schede di sicurezza dei prodotti, sono quindi accessibili tramite il portale dedicato. Una visione generale della struttura del Sistema Informativo utilizzato dall ATI è mostrata nella figura seguente. La scelta di rendere il portale punto focale del progetto deriva: dalla volontà di dare al Cliente uno strumento di controllo e monitoraggio, in tempo reale, indipendente dai client delle applicazioni che, invece, creano una dipendenza forte dall Esecutore; dalla scelta di indipendenza degli accessi al sistema (il portale è accessibile via internet); dalla indipendenza dalle piattaforme e sistemi utilizzate da tutte le figure che possono interagire con il sistema; dal fatto che il raggruppamento è una rete di imprese o coperative consorziate sparse su tutto il territorio pugliese. L ultimo punto, se da una parte costituisce un elemento di forza del raggruppamento come gestore delle attività, potrebbe presentare dei problemi dal punto di vista del Project Management. Problemi risolti con l introduzione di uno strumento centralizzato quale il Portale Informativo. I servizi disponibili attraverso il portale consentono: la pubblicazione del piano delle attività; l aggiornamento/visualizzazione dello stato di avanzamento lavori; di comunicare i problemi riscontrati sul campo; di emettere le variazioni del piano e comunicare tali variazioni agli interessati; la gestione di un archivio di documenti relativi alle singole attività (autorizzazioni, comunicazioni scannerizzate ). Attraverso la sezione del Portale Informativo dedicata al Project Control si ha visibilità su tutte le attività in corso nelle quali l Utente è coinvolto, una variazione di qualsiasi processo o attività viene resa disponibile a tutto lo staff interessato, riducendo drasticamente i problemi di comunicazione. Si potrà accedere, inoltre, ad una sezione più propriamente di controllo, all interno della quale saranno disponibili: Edizione:1 Pag:85 di 92

17 una serie di indicatori grafici di performance (KPI), che daranno una rapida visualizzazione dell andamento, nel senso di performance, delle diverse entità/attività; una serie di report di verifica dell andamento delle attività una funzione di navigazione dell anagrafe immobiliare ed, eventualmente, impiantistica. L accesso ai servizi del portale è differenziato in funzione della tipologia professionale a cui si appartiene. Il riconoscimento degli utenti avviene tramite l inserimento di una username e di una password. Le tipologie di utenti sono riassunte di seguito: Capo Commessa - Visibilità sull andamento di tutte le attività della commessa; Responsabile di Area - Visibilità solo sulle attività dell area di sua competenza; Responsabile del Servizio - Visibilità solo sulle attività del servizio che gli compete; Squadra operativa - presa in carico OdL, chiusura lavoro, inserimento dati; Direzione Tecnica - Visibilità sull andamento di tutte le attività della commessa; Centrale Operativa - Inserimento richieste, consultazione stato richieste, visualizzazione andamento indagini di Customer Satisfaction; I moduli software che compongono il Sistema Informativo e i processi che implementano sono sinteticamente descritti nella tabella mostrata di seguito. Edizione:1 Pag:86 di 92

18 ERP CAFM CMMS-BI PROCESSI Progettazione dei servizi Acquisizione delle richieste di intervento Assegnazione OdL Contabilizzazione della spesa Approvvigionamento materiali, strumenti e attrezzature Monitoraggio Performance SAP B1 A/FM Space Management A/FM Overlay for AutoCAD with Design Management A/FM Strategic Master Planning A/FM Furniture and Equipment Management A/FM Building Operation Management Ispezioni Customer Satisfaction/Hot Survey Customer Satisfaction/Cold Survey Ricezione delle chiamate Costruzione e aggiornamento anagrafica Monitoraggio Immobili Politiche di manutenzione DATASTREAM 7i Attività programmata Aggiornamento del piano degli interventi Manutenzione della sicurezza Gestione non conformità/azioni correttive A supporto dei moduli software, vengono utilizzati pacchetti standard per la creazione di prodotti semilavorati. Tra questi citiamo: SAP B1 (ERP) SAB B1 è la soluzione specificamente studiata da SAP per le aziende italiane di piccole e medie dimensioni che vogliono competere con successo nel mercato globale del terzo millennio: recuperando efficienza e ottimizzando i processi in relazione agli obiettivi da raggiungere. SAP è una soluzione: commisurata alle specifica realtà operativa del mondo italiano e alle normative nazionali in vigore, ma compatibile con l ambiente europeo e le normative CEE; scalabile, perché formata da una gamma completa di moduli integrabili che coprono tutte le aree operative dell azienda (dall amministrazione all area commerciale, dalla produzione al magazzino, dalla logistica alla manutenzione); modulare, perché offre una gamma estesa e articolata di moduli funzionali che coprono le diverse aree operative della vostra azienda, rendendo possibile scegliere solo le funzioni che servono al momento, con la sicurezza che le componenti acquisite nel futuro si integreranno perfettamente con i moduli già installati; aperta e indipendente dalla piattaforma hardware e software, interfacciabile senza problemi con i database relazionali più diffusi, moderna nell architettura client/server; Edizione:1 Pag:87 di 92

19 facile da usare, grazie all interfaccia grafica che rende intuitive per l utilizzatore le principali funzioni; flessibile, perché può interloquire con gli strumenti di produttività individuale e integra un sistema nativo per l archiviazione ottica dei documenti; personalizzabile, sia nella definizione degli ambienti operativi aziendali sia nello sviluppo di soluzioni verticali per settori merceologici specifici. Inoltre, SAP consente, maniera ancora più semplice ed immediata: la standardizzazione dell interfacciamento verso altri sistemi (ERP dei Clienti, CAFM, ecc.) con particolare facilità verso i Clienti che già utilizzano SAP; la presenza di un potente modulo CRM che consente di tracciare tutte le azioni commerciali con Clienti e potenziali Clienti la presenza di moduli dedicati ad una corretta gestione dei budget la completa gestione della relazione puntuale tra parte attiva e passiva (spingendosi fino al legame tra fatture attive e passive relative alla singola attività) CMMS - DATASTREAM 7 i Datastream 7i è il software CMMS utilizzato per gestire l intero processo di erogazione dei servizi, ed è prodotto da Datastream, azienda multinazionale USA, ora Info, leader nel mondo nelle soluzioni di: Asset Performance Management; Facility Management; After Sales / Customer Service; Service Contract Management. La filiale italiana di Datastream ha sede a Milano e conta oggi oltre 300 importanti clienti in tutti i principali settori dell industria, dei servizi e della Pubblica Amministrazione. Datastream 7i è un sistema di asset management, completamente strutturato per il web, che fornisce delle funzionalità di gestione delle operazioni di manutenzione efficienti e basate sul monitoraggio delle performance. Configurabile e personalizzabile, Datastream 7i è progettato per migliorare il workflow e incrementare la produzione. Tale software contribuisce direttamente a migliorare i profitti delle Aziende gestite aiutandole ad assicurarsi che i propri asset siano gestiti e mantenuti propriamente ed efficientemente. Datastream offre al suo utilizzatore 2 interfacce: una classica basata su un ben noto Oracle Form con un plug-in browser, mentre l altra, Datastream 7i Extended, è html pura più versatile ed intuitiva Oracle Forms HTML Pura Extended I punti di forza di questo software sono, soprattutto, la sua estrema flessibilità nonostante le sue potenti caratteristiche. Infatti, è il primo prodotto di Asset Management completamente basato su un architettura web, permettendo agli utilizzatori di accedervi tramite un browser Edizione:1 Pag:88 di 92

20 da qualsiasi parte del mondo e in qualsiasi momento; inoltre, esso è basato su standard Internet open come Java e ml e, quindi, è facilmente integrabile con altri sistemi. Datastream 7i offre una serie di caratteristiche molto potenti, che includono: Una suite per l Asset Management dalla gestione gerarchica dell asset, all audit trails, alla manutenzione preventiva, ecc.; Moduli avanzati molto potenti come il modulo Lavoro (Work module), per la gestione delle attività, il modulo Apparecchiature (Equipment module), per la gestione delle apparecchiature, il modulo dei Materiali (Materials module), ecc. che permettono di implementare soluzioni specifiche per la propria azienda; La possibilità di un gran numero di analisi e report che permettono di estrarre, dai dati sugli asset collezionati in Datastream 7i, informazioni molto importanti riguardanti l andamento dell azienda. Attraverso Datastream 7i si possono registrare e successivamente visualizzare diverse informazioni sull asset come. Informazioni generali: Responsabilità; Criticità; Stato di conservazione; Informazioni sui ricambi ; Piani di ispezione e manutenzione. Tutta la storia di un certo asset, anche quelle informazioni non legate ad un Odl, come, ad esempio: Ingresso in Servizio; Cambio di Dipartimento; Cambio della struttura gerarchica (disinstallazione); Dismissione. KPI (Key Performance Indicator) per misurare le performance in tempo reale; ogni utente del sistema può vedere i suoi indicatori e verificare la situazione che lo interessa. Tra i KPI utili alla gestione e controllo delle attività, riportiamo, a titolo esemplificativo: Rispetto del tempo richiesto Esaustività dell intervento su richiesta Giudizio a caldo sull intervento svolto Incidenza percentuale di attività su richiesta di ancora aperte nel periodo Ammontare delle penali Edizione:1 Pag:89 di 92

21 Pronta evidenza di ciò che la specifica persona, che accede al sistema attraverso uno specifico profilo, ha interesse a visualizzare. Ad esempio, un Responsabile di area vuole visionare la situazione degli interventi che gli competono. Analisi: Analizzare i dati ed interpretare i trend identificando le situazioni anomale; Prevedere le performance future basandosi su proiezioni; Modellizzare potendo elaborare nuovi scenari; Agire immediatamente per prevenire problemi ed ottimizzare le performance. Datastream 7i ha una struttura modulare; di seguito vengono descritti i moduli ritenuti necessari nell ambito della gestione dell appalto. Il Data Base del Data Center Manital Il database utilizzato da tutti i moduli del Sistema Informativo è Oracle, le cui funzionalità di base sono di seguito elencate: Export dei dati procedura attraverso la quale è possibile ottenere una copia dei dati senza nessun blocco di sistema, mantenendo alta la sua disponibilità; Import dei dati procedura attraverso la quale è possibile ricreare velocemente la base dati precedentemente esportata mediante la procedura di export; SQL Loader - permette di caricare i dati provenienti da fonti non standard; Replica del database per delegare alla replica le richieste relativamente a report e query ad hoc, aumentando così le performance del sistema; Profilazione degli accessi procedura attraverso la quale è possibile definire le politiche di accesso degli utenti al database, aumentandone la sicurezza. Edizione:1 Pag:90 di 92