Enti locali e spesa. C. Noè, D. Sorrenti Ente Locale e spesa SSPAL Lombardia

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1 Enti locali e spesa 1

2 indice premessa la classificazione dei costi definizioni tipologie di costo il reporting la configurazione dei processi identificazione mappatura allocazione dei costi (Activity Based Costing) il cost management le azioni di miglioramento introduzione la riduzione dei costi di approvvigionamento la riduzione dei costi di processo la modifica del servizio/prodotto QFD benchmarking outsourcing definizioni il processo di sviluppo facility management global service 2

3 premessa introduzione la gestione della spesa richiama una un ampio spettro di interventi che potenzialmente possono interessare sia l interno dell ente, in tal caso quindi focalizzati sulla complessiva efficienza dell organizzazione e sulle caratteristiche dei servizi forniti, sia l esterno, ovvero i prodotti e servizi approvvigionati e la conduzione di progetti di esternalizzazione.... in questo corso si è scelto si è scelto un cammino di approfondimento che, partendo dalla disanima del termine spesa arriva a tracciare i contenuti dei progetti di riduzione della spesa (nel seguito chiamati azioni di miglioramento). 3

4 premessa la spesa è la sommatoria dei costi tipi di risorse acquisite utilizzo delle risorse qualità del risultato classificazione dei costi configurazione dei processi input... processo processo... output azioni di miglioramento intervento sulle fonti di approvvigionamento intervento sui processi interni modifiche del servizio/prodotto o u t s o u r c i n g 4

5 premessa azioni di miglioramento è importante evidenziare il significato operativo delle azioni di miglioramento che nello specifico del corso richiamano la riduzione dei costi e quindi della spesa, ma che più in generale hanno in significato di incremento del rapporto fra qualità e il costo. qualità ovvero la capacità di soddisfare le esigenze le esigenze alle quali lo specifico prodotto e servizio oggetto della spesa è finalizzato. 5

6 la classificazione dei costi introduzione classificazione dei costi un obiettivo di miglioramento dell efficienza/riduzione costi innanzitutto presume una conoscenza de: il significato di costo, le tipologie. 6

7 la classificazione dei costi definizioni (1) [il costo è] la spesa necessaria per ottenere la proprietà o la disponibilità di un qualcosa o per compiere una qualsiasi operazione economica [G. Devoto, G.C. Oli Il dizionario della lingua italiana]... il costo è il legame fra processo produttivo [o di erogazione di un servizio] e risorsa impegnata. [G. Hausmann Il controllo dei costi]... la terminologia ufficiale del Chartered Institute of Management Accounts (1991) definisce il costo nei seguenti termini: inteso come sostantivo esso fa riferimento all ammontare di spese (effettive o teoriche) sostenute o attribuibili ad un oggetto o ad un attività ben definita, inteso come verbo indica l accertare del costo di un oggetto o di un attività ben definita Il termine costo raramente ha una propria autonomia, in quanto deve essere definito in relazione alla sua natura ed alle finalità perseguite con la misurazione. [J. Innes, F. Mitchell I costi di struttura ] 7

8 la classificazione dei costi definizioni (2)... Il termine costo raramente ha una propria autonomia, in quanto deve essere definito in relazione alla sua natura ed alle finalità perseguite con la misurazione. costo quale:... elemento prezzo di acquisto finalizzato al calcolo dei costi delle risorse acquisite,... elemento informativo dell onere da sostenere per sostituzione delle risorse consumate,... indice di informazione sull opportunità di impiego delle risorse,... volendo sintetizzare, ogni processo di analisi e misurazione dei costi può rispondere a tre finalità fondamentali: la determinazione dei costi di prodotto [o di servizio], il controllo dei costi, il supporto ai processi decisionali. [L. Fici La gestione del valore delle attività di supporto per il controllo dei costi di struttura] 8

9 la classificazione dei costi tipologie di costo (1) Una diffusa forma di classificazione a priori dei costi riporta alle seguenti tipologie: materie prime e materiali manodopera diretta costi diretti spese generali o costi indiretti tale distinzione risponde al fatto che ogni organizzazione acquista tre basilari tipi di fattori produttivi : materie prime e materiali, manodopera, servizi esterni. è interessante evidenziare che la corrispondenza fa tipologia di costo e fattore produttivo è di per sé premessa ad una gestione dei costi stessi. E inoltre importante considerare che la classificazione proposta acquista significato quando letta nell ambito di un processo. La gestione dei costi deve essere quindi disegnata al fine di mettere in evidenza le modalità di impiego delle risorse nell ambito dei processi. [J. Innes, F. Mitchell I costi di struttura ] 9

10 la classificazione dei costi tipologie di costo (2) materie prime e materiali manodopera diretta costi diretti costituiti dai componenti fisici direttamente attribuibili al prodotto fa riferimento all attività svolta dagli operatori dedicati allo specifico prodotto o servizio; sostanzialmente si traduce nel tempo impegnato. altre tipologie di costo direttamente collegate allo specifico prodotto o servizio (ad es. le royalties). spese generali o costi indiretti comprendono tutti i costi non riconducibili alle tipologie suddette. Tipici sono i costi di personale impegnato in attività di supporto ai processi di fabbricazione di un prodotto o di erogazione del servizio (ad es.: costi di supervisione, costi amministrativi ecc.) La terminologia suddetta ha origine industriale, quindi tipica dei processi di produzione. In ogni caso, ed anche a fronte delle considerazioni per cui : le tipologie sono in qualche modo determinate dalla natura dei costi stessi e dalle finalità di misurazione, la lettura dei costi è da condurre in logica di processo, le tipologie indicate sono applicabili anche nel casi di processi di erogazione di servizi; in questo senso possono quindi essere considerate nell ambito di enti locali. 10

11 la classificazione dei costi tipologie di costo (3) Altre classificazioni più direttamente correlate alle finalità di gestione sono stabilite in base: alla destinazione della risorsa impiegata, per cui avremo: costi diretti costi indiretti alla capacità di variare con le quantità di output, da cui: costi fissi costi variabili al periodo di riferimento, da cui: costi passati costi attuali costi futuri alla capacità di controllo, da cui: costi controllabili costi non controllabili al tempo dell impiego da cui: costi di breve periodo costi di lungo periodo alla necessità, da cui: costi imprescindibili costi discrezionali [G. Hausmann Il controllo dei costi] 11

12 la classificazione dei costi tipologie di costo (4) Ulteriore importante tipologia di classificazione è quella dei costi di struttura Tale classificazione di massima riporta alla distinzione fra attività primarie e di supporto (*), ovvero rispettivamente ad attività proprie dei processi finalizzati alla fabbricazione dei prodotto o erogazione del servizio e ad altre a loro volta inserite in processi di supporto ai primari. A priori tale definizione comunque richiama i costi indiretti, la differenza con i quali sta però nel fatto che mentre la classificazione per costi indiretti è finalizzata alla gestione del costo del prodotto fabbricato o servizio erogato, quella per costi di struttura è appunto rivolta alla gestione dei costi di struttura. A complemento è inoltre da rilevare che il generale aumento di complessità gestionale di massima induce un aumento delle risorse generalmente indirette che sono impegnate; ne consegue quindi l attualità di una lettura per costi di struttura. (*) i processi primari sono di massima riconducili ai processi core, ovvero a quelli il cui risultato (prodotto o servizio) è direttamente correlato alla soddisfazione del cliente (utente finale); in altri termini tali processi sono alla base del fatto che il cliente riconosca all organizzazione capacità adeguate alla propria soddisfazione. I processi di supporto, ovvero i non core, sono quelli generalmente considerati per progetti di terziarizzazione. 12

13 la classificazione dei costi il reporting (1) aldilà di un utilizzo funzionale all attivazione di azioni di miglioramento (incremento del rapporto fra qualità e costo), la rilevazione dei costi è alla base degli strumenti di contabilità direzionale: budget (Peg) contabilità generale contabilità analitica - finanziaria - economica informazioni di carattere extracontabile 13

14 la classificazione dei costi il reporting (2) budget... è l espressione quantitativa dei programmi di impresa. E lo strumento con cui si valutano le alternative di azione sulla base dei costi rilevanti, ed evidenzia gli obiettivi assegnati ai diversi responsabili, sintetizzati nei costi da questi controllati. [E. Santesso La contabilità direzionale ] contabilità generale contabilità analitica informazioni di carattere extracontabile... per il governo degli elementi del patrimonio e dei componenti di costo e di ricavo dell attività aziendale; la sua funzione in ottica direzionale è comunque limitata, in quanto l utilizzo di un criterio di attribuzione per natura ed il livello di sintesi, dato dal bilancio annuale, la rendono uno strumento più idoneo all informativa esterna che a quella direzionale. [R. L. Orelli, F. Visani Analisi e gestione dei costi negli enti locali]... finanziaria per la rilevazione dei dati-base per il controllo budgetario e volta alla dimostrazione del risultato finanziario e monetario della gestione effettiva. Nell ottica della contabilità pubblica, entrate e spese sono considerate analitiche in riferimento ad un maggior livello di disaggregazione delle stesse, ottenute distinguendo le poste finanziate non solo per natura, ma che secondo destinazione sulla base delle attività svolte, dei centri di responsabilità, delle unità organizzative ecc.... economica per la rilevazione dei dati-base e la determinazione dei costi di prodotto o di processo... Grazie alla contabilità analitica le informazioni provenienti dalla contabilità generale sono analizzate per destinazione... [R. L. Orelli, F. Visani Analisi e gestione dei costi negli enti locali]... che forniscono dati raccolti tramite grafici, tabelle, diagrammi e schede anziché utilizzare il conto come strumento di rilevazione... [R. L. Orelli, F. Visani Analisi e gestione dei costi negli enti locali] 14

15 la classificazione dei costi il reporting (3) budget contabilità generale la classificazione dei costi sopra citata e la lettura degli stessi in logica di processo ha una diretta corrispondenza con la contabilità analitica di tipo economico contabilità analitica finanziaria economica informazioni di carattere extra- contabile strumenti contabilità direzionale di [R. L. Orelli, F. Visani Analisi e gestione dei costi negli enti locali] 15

16 la configurazione dei processi introduzione (1) configurazione dei processi le tipologie di costo acquisiscono valore operativo quanto applicate agli specifici ambiti nei quali sono utilizzate le risorse alle quali i costi sono riferiti. Tali ambiti sono identificabili con i processi ; l attività di configurazione dei processi si presenta quindi quale attività necessaria alla rilevazione dei costi stessi e propedeutica al successivo miglioramento. processo: insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita. [UNI EN ISO 9000 Sistemi di gestione per la qualità: fondamenti e terminologia] 16

17 la configurazione dei processi introduzione (2) all espressione configurazione dei processi sono associabili le attività di identificazione dei processi mappatura allocazione dei costi (per processo). il significato di configurazione comprende quindi sia il disegno del processo come tale ovvero l esplicitazione delle attività componenti e dei relativi flussi fisici e informativi - sia la qualificazione e quantificazione delle risorse utilizzate. 17

18 la configurazione dei processi identificazione dei processi (1) l identificazione dei processi riporta a scelte (comunque interagenti) di copertura o meno della totalità dei processi stessi e all individuazione delle priorità copertura o meno della totalità dei processi... innanzitutto è da considerare il significato del termine totalità, che: può riportare ai processi propri di tutte o meno le aree (funzioni ecc.) dell organizzazione. nell ambito di una o più specifiche aree a tutti o meno i servizi interni (ovvero dedicati ad utilizzo interno dell ente) od esterni erogati. priorità... le priorità sono a priori informate da: il fine ultimo della stessa attività di identificazione, da questioni di fattibilità, ovvero di disponibilità delle risorse e sussistenza del consenso necessari per il conseguimento del fine ultimo sopra citato. 18

19 la configurazione dei processi identificazione dei processi (2) attenzione è in particolare da dedicare alla definizione delle priorità, la cui individuazione deriva da una lettura di insieme di possibili considerazioni sull organizzazione Possibili spunti per considerazioni sull organizzazione:? chi sono i portatori di attese verso l organizzazione, quale qual è il fattore più critico per il conseguimento di quanto necessario alle attese stesse? quali sono le funzioni che hanno la maggiore influenza reale (o potenziale) al fine di soddisfazione delle attese? quali sono i fattori che originano i maggiori problemi (ad esempio: prestazioni non in linea con le aspettative)? quali servizi vengono erogati dall organizzazione e verso quali clienti ( interni ed esterni )? quali sono i fattori che influenzano la soddisfazione dei clienti suddetti? quali sono i principali costi (o fattori generatori di costo) dell ente? quali funzioni hanno la maggiore incidenza percentuale sui costi? quali funzioni presentano le maggiori opportunità di miglioramento?... 19

20 la configurazione dei processi mappatura (1) mappatura ha il significato di attività finalizzata alla generazione di un documento di descrizione di dettaglio del processo (*). è importante comprendere il significato dell espressione descrizione di dettaglio. Perché una mappatura sia efficace è infatti necessario descrivere non solo le singole attività componenti il processo ed i relativi input ed output, ma anche i correlati livelli qualitativi; a prescindere dal mantenimento o modifica di tali livelli, gli interventi di miglioramento hanno un reale significato operativo se condotti in logica di ottimizzazione del rapporto qualità/costo. In termini di massima e per ogni attività componente il processo, l esecuzione di una mappatura consiste nel descrivere i:... cosa (l output/gli elementi in uscita dell attività),... da chi (chi opera e quali le sue abilità),... con quali input/elementi in ingresso e con quali mezzi,... con quali caratteristiche (il livello qualitativo dell output),... in quali momenti (quindi a fronte di quali informazioni),... (*) mappatura: localizzazione e descrizione di elementi, fatti o fenomeni pertinenti a un area circoscritta. [G. Devoto, G.C. Oli: Il dizionario della lingua italiana] 20

21 la configurazione dei processi mappatura (2) mappatura ha il significato di attività finalizzata alla generazione di un documento di descrizione di dettaglio del processo (*). [T. H. Davenport - Innovazione dei processi ] Riferimenti utili per un efficace mappatura dei processi 21

22 la configurazione dei processi mappatura (4) esempio di mappatura di processo 22

23 la configurazione dei processi mappatura (5) esempio di mappatura di processo sig.a A sig. X sig.a B Ente x Ente x B A C D 23

24 la configurazione dei processi mappatura (3)... a complemento... Tale operazione [la mappatura] costituisce anche un supporto nei confronti del soggetto politico, che potrebbe in tal modo comprendere con maggior rapidità le leve operative e gestionali su cui operare per migliorare lo svolgimento dei processi interni. E infatti evidente come il soggetto politico, responsabile di indirizzare l attività dell ente, presenti, a causa dell elettività della carica una minor permanenza all interno dell organizzazione rispetto a gran parte dei dipendenti. Ciò fa sì che spesso i periodi successivi all entrata in carica siano destinati alle comprensione delle logiche e delle procedure operative e non consentano tempestivi interventi finalizzati a porre in pratica le linee programmatiche definite in sede di campagna elettorale. La disponibilità di un efficace mappatura delle attività e dei processi potrebbe in tal caso agevolare la comprensione del funzionamento dell ente e ridurre sensibilmente questo periodo di limitata attività iniziale. [R. L. Orelli, F. Visani Analisi e gestione dei costi negli enti locali] 24

25 la configurazione dei processi allocazione dei costi Activity Based Costing (1) riportando l attenzione alle tipologie di costo definite e al fine di quantificazione del costo delle singole attività, è intuibile, sulla base del consumo di risorse e dei costi unitari delle stesse, la maggior affidabilità nell allocazione dei costi diretti (manodopera, materiali ecc.). Differente è invece la situazione relativa ai costi indiretti, che, per la stessa tipologia di risorse (supervisione, amministrative ecc.) alle quali sono riferiti, presentano maggior difficoltà di allocazione per attività e quindi per processo. Al fine di individuare in misura più affidabile l intensità di assorbimento di tali risorse, si presenta quindi la necessità di sviluppare sistemi di analisi dei costi riferiti alle attività nelle quali, nei singoli processi, le suddette risorse sono impegnate. l Activity Based Costing (ABC) è una metodologia finalizzata all allocazione del costo delle risorse indirette e che si fonda sull intensità di assorbimento (di tali risorse) specifica dei singoli processi. E evidente, da un lato, che le organizzazioni caratterizzate da processi non facilmente riconducibili a logiche di distinzione fra costi diretti ed indiretti e questo può essere il caso degli Enti della Pubblica Amministrazione e più in generale delle organizzazioni erogatrici di servizi e, dall altro, che l aumento della complessità e dei relativi costi di struttura qualificano l ABC come lo strumento più adeguato al controllo dei costi. 25

26 la configurazione dei processi allocazione dei costi Activity Based Costing (2) la struttura dell Activity Based Costing comprende tre fasi : la determinazione delle attività per le quali vengono utilizzate le risorse indirette. la scelta delle determinanti di costo (cost driver) l applicazione della parte di costo relativa a ciascuna attività. 26

27 la configurazione dei processi allocazione dei costi Activity Based Costing (3) importante notare la logica di passaggio dai centri di costo alle attività (da costi per centri di costo a costi per attività ) [R. L. Orelli, F. Visani Analisi e gestione dei costi negli enti locali] 27

28 la configurazione dei processi allocazione dei costi Activity Based Costing (4) un punto di attenzione sui cost driver, che generalmente sono determinati in funzione : il puro e semplice volume di output dell attività, la complessità dell attività, specifiche determinanti situazionali. 28

29 la configurazione dei processi allocazione dei costi Activity Based Costing (5)... esempio [R. L. Orelli, F. Visani Analisi e gestione dei costi negli enti locali] 29

30 la configurazione dei processi allocazione dei costi Activity Based Costing (6)... altro esempio [R. L. Orelli, F. Visani Analisi e gestione dei costi negli enti locali] costi diretti per servizio costi indiretti per servizio allocati con logica ABC 30

31 la configurazione dei processi il cost management definizione (1)... principali direttrici d indagine lungo le quali il cost management si muove: 1. approfondimento delle strutture e delle dinamiche di gestione delle risorse economiche 2. ricerca del necessario collegamento fra costi e valore 3. approfondimento delle cause generatrici dei costi (cost driver) 4. ampliamento temporale, spaziale e organizzativo dell area di indagine e di intervento dei costi 5. la gestione dei costi diventa strategica [R. L. Orelli, F. Visani Analisi e gestione dei costi negli enti locali] 31

32 la configurazione dei processi il cost management definizione (3) cost management qualità in un accezione di qualità quale tutto e solo quanto strettamente necessario alla soddisfazione del cliente (interno ed esterno), è percepibile come l attivazione di meccanismi adatti al rendere operativa la suddetta definizione comporti un adeguato affinamento dei processi e sia nel contempo utile all eliminazione degli sprechi (rif. solo quanto strettamente necessario ) e alla creazione di valore (rif. tutto quanto necessario ). una tale definizione eviterebbe inoltre di confinare le logiche di riduzione costi al solo ambito amministrativo contabile, dando quindi rilievo alla componente operativa. 32

33 la configurazione dei processi il cost management rif. normativa di legge (4) [R. L. Orelli, F. Visani Analisi e gestione dei costi negli enti locali] L. 142/1990: Ordinamento delle autonomie locali. D.Lgs 291/1993: Razionalizzazione dell'organizzazione delle amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di pubblico impiego, a norma dell'articolo 2 della legge 23 ottobre 1992, n D.Lgs 77/1995: Ordinamento finanziario e contabile degli enti locali. D.Lgs 286/1999: Riordino e potenziamento dei meccanismi e strumenti di monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell'attività svolta dalle amministrazioni pubbliche, a norma dell'articolo 11 della legge 15 marzo 1997, n

34 la configurazione dei processi il cost management dati di ricerca (5) I grafici riportati in questa pagina e nelle successive sono derivati da una ricerca condotta nel periodo Settembre Febbraio 2003 (rif. R.L. Orelli, F. Vinsani Analisi e gestione dei costi negli enti locali). [R. L. Orelli, F. Visani Analisi e gestione dei costi negli enti locali] 34

35 la configurazione dei processi il cost management dati di ricerca (6) 35

36 la configurazione dei processi il cost management dati di ricerca (7) 36

37 introduzione (1) azioni di miglioramento le azioni di miglioramento configurano l output dell intero processo di analisi della spesa. le azioni di miglioramento possono interessare gli approvvigionamenti, i processi interni, le caratteristiche del servizio risultato dei processi stessi. tale distinzione, che è riportata perché funzionale all esposizione, ha comunque significato operativo. In ogni caso è da considerare che generalmente sussistono condizioni di interazione fra le tre fasi indicate, per cui l intervento sull una in qualche misura interessa anche le altre. 37

38 introduzione (2) considerazioni importanti in merito all attivazione di azioni di miglioramento è da considerarne la pianificazione in logica non strettamente seriale. In altri termini, aldilà delle priorità definite, il pensare di mappare in modo completo i processi scelti per quindi procedere all attivazione suddetta può condurre a tempi tali da rendere labile il conseguimento delle finalità alle quali la mappatura è riferita.... in generale una volta configurata una fase del processo di ragionevole rilievo, è utile attivare azioni di miglioramento senza attendete il completamento della mappatura sull intero processo. A tal proposito generalmente più approcciabile è l intervento sui costi di approvvigionamento. è in ogni caso importante inserire i piani stessi e mantenerne il controllo a fronte di una visione complessiva degli obiettivi di riduzione dei costi, ovvero operare in una logica di cost management. attenzione all eccessiva analiticità, ovvero, relativamente a specifiche fasi o attività, attenzione al valutare quale il necessario livello di approfondimento (... sforzo analitico commisurato all obiettivo). 38

39 la riduzione dei costi di approvvigionamento (1) introduzione l insieme delle due attività di analisi di individuazione dei processi e di allocazione dei costi ha consentito una completa configurazione dei processi stessi, dai quali è quindi possibile attivare azioni di miglioramento dell efficacia e dell efficienza. a fronte della configurazione dei processi sono attivabili progetti di miglioramento del rapporto fra costo e qualità. Un primo ambito attiene la riduzione dei costi di approvvigionamento (ottimizzazione del rapporto fra qualità e costo dei prodotti e servizi acquistati) 39

40 la riduzione dei costi di approvvigionamento (2) introduzione il marketing di acquisto (i) la riduzione dei costi di approvvigionamento riporta al concetto di marketing di acquisto.... in generale per marketing di acquisto si intende una ricerca in vista dell acquisto di prodotti sul mercato fornitori, in funzione dei bisogni attuali e futuri alle condizioni ottimali di redditività per l azienda. Quindi è un modo di procedere che permette: sia di sfruttare meglio il mercato fornitore per l attività di acquisto corrente; sia di scoprire o costruire la rete d un mercato fornitore per un nuovo prodotto da acquistare.... [R. Perrotin, F. Calìi Il marketing di acquisto: strategie e tattiche ] in altri termini l espressione marketing di acquisto sottende la capacità di lettura (adeguata disaggregazione) dell insieme dei prodotti e servizi approvvigionati per quindi, tramite il supporto di una puntuale analisi delle esigenze attuali e future, individuare le condizioni di fornitura capaci di ottimizzare il rapporto qualità/prezzo 40

41 la riduzione dei costi di approvvigionamento (3) introduzione il marketing di acquisto (ii)... un azione di marketing di acquisto comporta generalmente nove tappe: 1. classificazione degli acquisti, 2. analisi del mercato, 3. visualizzazione del portafoglio degli acquisti, 4. analisi dei rischi (diagnosi), 5. elaborazione del piano di azione e scelta delle azioni (mix acquisti), 6. piano di comunicazione (interno ed esterno), 7. negoziazione, 8. redazione degli accordi, 9. implementazione e controllo delle azioni.... [R. Perrotin, F. Calì Il marketing di acquisto: strategie e tattiche ] una particolare valenza operativa è propria dell analisi dei bisogni e dalle prime due fasi indicate, il cui insieme consente la visualizzazione del portafoglio di acquisto, ovvero il conseguimento di una sintesi fra scelte (politica) dell ente, bisogni e mercato di fornitura. 41

42 la riduzione dei costi di approvvigionamento (4) la classificazione degli acquisti la classificazione degli acquisti prende spunto dalla distinzione delle finalità degli acquisti effettuati (... bisogni ai quali sono finalizzati) per quindi aggregare le singole voci (prodotti e servizi) di acquisto in famiglie di acquisto o segmenti tecnologici. A fronte della finalità del marketing di acquisto (... trovare il/i fornitore/i capaci di ottimizzare il rapporto fra qualità e costo ) la classificazione degli acquisti, che si configura come passo necessario per capire cosa l organizzazione ha necessità di approvvigionare, riveste un ruolo fondamentale. 42

43 la riduzione dei costi di approvvigionamento (5) la classificazione degli acquisti il processo di classificazione degli acquisti si articola su tre livelli: classificazione funzionale classificazione per linee di prodotti classificazione per tipologie di prodotto 43

44 la riduzione dei costi di approvvigionamento (6) la classificazione degli acquisti la classificazione funzionale riporta a differenti categorie di acquisto la cui funzione è appunto finalizzata al soddisfare differenti bisogni:... acquisti per spese generali, di consumo, acquisti di prestazioni di servizi, di manutenzione e di trasporto, acquisti di utilities (telecomunicazione, energia elettrica, gas, acqua...), acquisiti di informatica, acquisti per servizi di ingegneria, nuovi lavori,... 44

45 la riduzione dei costi di approvvigionamento (7) la classificazione degli acquisti la classificazione per linee di prodotti o servizi consiste nella disaggregazione delle categorie di acquisto in famiglie di prodotti o di servizi funzionali al successivamente indirizzare la ricerca verso i mercati di fornitura. La classificazione per prodotti e sevizi è altresì chiamata classificazione tecnologica, espressione che meglio esprime il contenuto di propedeuticità alla successiva analisi del mercato. 45

46 la riduzione dei costi di approvvigionamento (8) la classificazione degli acquisti Esempio di classificazione per linee di prodotto (classificazione funzionale: spese per attività di ufficio) 34% 4% 4% 8% 50% Cancelleria Carta fotocopie Carta plotter Carta mod. continuo Materiali per stampanti XXX i dati di base sono generalmente tratti dalle fatture di fornitura, dai mastrini contabili ecc. 46

47 la riduzione dei costi di approvvigionamento (9) la classificazione degli acquisti la classificazione per tipologie di prodotto completa l indagine conoscitiva delle singole famiglie e, a monte, della tipologia funzionale. A prescindere dall individuazione di potenziali ulteriori miglioramenti conseguenti lo sviluppo delle fasi successive (analisi di mercato, visualizzazione del portafoglio degli acquisti ecc.), la classificazione per tipologia di prodotto già si configura come riferimento per la ricerca di opportunità di riduzione di costo. 47

48 la riduzione dei costi di approvvigionamento (10) la classificazione degli acquisti Esempio di classificazione per tipologie di prodotto (... dalla linea di prodotto alle tipologie di prodotto) X X Nota: le tabelle relative alle tipologie di prodotto riportano alcune informazioni di risparmio che rappresentano il risultato dell indagine di mercato. X X 48

49 la riduzione dei costi di approvvigionamento (11) l analisi dei bisogni... l analisi dei bisogni è il primo dato necessario per analizzare gli acquisti dell azienda in una prospettiva attuale e futura [R. Perrotin, F. Calìi Il marketing di acquisto: strategie e tattiche ] a fronte della classificazione degli acquisti, l analisi dei bisogni ha funzione di informazione sullo sviluppo degli acquisti validazione degli acquisti in essere... premessa alla conferma di adeguatezza dei fornitori e delle prassi di acquisto.... eliminazione di eventuali sprechi /aggiornamento sulla base dei bisogni. 49

50 la riduzione dei costi di approvvigionamento (12) l analisi dei bisogni lo sviluppo degli acquisti (i) famiglia n. fornit. anni n-3 n-2 n-1 n n+1 n+2 n+3 il quadro di sviluppo (temporale) degli acquisti consente di definire le priorità sia per quanto agli interventi sui mercati di fornitura sia in merito ai processi interni, con tale termine intendendo i processi propri delle funzioni di approvvigionamento e altri ai quali le risorse approvvigionate sono dedicate. F 1 F quantità e valori... F n pregresso attuale previsto 50

51 la riduzione dei costi di approvvigionamento (13) l analisi dei bisogni la validazione degli acquisti (i)...i processi propri delle funzioni di approvvigionamento e altri processi ai quali le risorse approvvigionate sono dedicate. la questione dell utilizzo/consumo di una risorsa all interno di un processo riporta al bisogno alla cui soddisfazione la risorsa è dedicata, o, in altri termini, alla funzione propria della risorsa. Di fatto, i bisogni hanno spesso una componente di soggettività. Ne consegue che buona parte della riduzione costi può derivare dall analisi (implicitamente oggettiva) dei bisogni, ovvero dall evidenziazione di sprechi riconducibili all utilizzo di prodotti o servizi di eccessivo livello qualitativo o utilizzati in quantità superiori all effettiva necessità. Per prevenire le suddette situazioni di spreco, si tende, per singole famiglie di spesa, all utilizzo di un capitolato di appalto funzionale. bisogno funzione prodotto o servizio approvvigionato 51

52 la riduzione dei costi di approvvigionamento (14) l analisi dei bisogni la validazione degli acquisti (ii) i spunti per verifiche dello stato di conoscenza del bisogno esiste un capitolato tecnico o funzionale? sono conosciuti i trend dei costi unitari e della spesa sostenuta? sussistono previsioni per i prossimi anni? in merito ai fornitori, sussistono differenze di rapporto fra qualità e costo?... una prevalenza di risposte negative è indice di non conoscenza del bisogno 52

53 la riduzione dei costi di approvvigionamento (15) l analisi del mercato tipologia di mercati monopolio oligopolio concorrenza perfetta elementi complementari ostacoli all entrata di un fornitore ostacoli all uscita di un fornitore nella definizione degli importi di gara, l analisi del mercato può essere complementare all indagine di carattere tecnico. 53

54 la riduzione dei costi di approvvigionamento (16) la visualizzazione del portafoglio degli acquisti... visualizzare il portafoglio degli acquisti consiste nel rappresentare le forze e le debolezze dell attività degli acquisti allo scopo di dare priorità alle azioni da intraprendere [R. Perrotin, F. Calì Il marketing di acquisto: strategie e tattiche ] sostanzialmente di tratta di individuare i vincoli sussistenti a fronte delle conclusioni derivabili da una lettura di insieme della politica di acquisto, dei bisogni e del mercato politica di acquisto bisogni mercato analisi dei vincoli 54

55 la riduzione dei costi di approvvigionamento (17) la visualizzazione del portafoglio degli acquisti (1) vincoli interni commerciali fornitore imposto politica d acquisto imposta mancanza di previsioni assenza di comunicazione interna organizzazione acquisti inadatta... una possibile classificazione dei vincoli distingue fra: vincoli interni commerciali vincoli esterni commerciali vincoli interni tecnici vincoli esterni tecnici vincoli esterni commerciali fornitore inadatto al settore intesa sul mercato / speculazione concorrenza limitata legislazione vincolante... vincoli interni tecnici livello di qualità lentezza del processo di omologazione fornitore imposto dai servizi tecnici impegno nell adozione di un nuovo fornitore livello di prezzo... vincoli esterni tecnici fornitore unico per tecnologia marcata differenza culturale livello di qualità non soddisfacente livello di prezzo... 55

56 la riduzione dei costi di approvvigionamento (18) la visualizzazione del portafoglio degli acquisti nella gestione dei vincoli è utile assegnare un peso ai vincoli stessi per quindi mappare il risultato finale. [R. Perrotin, F. Calìi Il marketing di acquisto: strategie e tattiche ] Una gestione virtuosa porta verso il quadrante degli acquisti semplici. Tramite la rintracciabilità dell incidenza dei singoli vincoli, la mappatura consente di individuare le azioni adeguate al contenimento dei vincoli stessi. 56

57 la riduzione dei costi di processo (1) introduzione... una seconda tipologia di intervento attiene l incremento di efficienza (riduzione costi) dei processi interni (anche in questo caso l obiettivo è l ottimizzazione del rapporto fra qualità e costo dei processi) 57

58 la riduzione dei costi di processo (2)... innovazione e miglioramento continuo il termine miglioramento è riferito all ottimizzazione del rapporto fra qualità (valore) e costo. Nell ambito di finalità di riduzione costi, punto centrale sarà l individuazione di soluzioni operative capaci di mantenere lo stesso livello qualitativo a costi inferiori. la riduzione dei costi di processo riporta alle logiche di miglioramento e, più in generale, di innovazione dei processi nel contesto dell innovazione tipicamente si distingue fra: innovazione radicale innovazione incrementale Nell ambito di uno specifico processo, l innovazione può essere definita come l introduzione di nuovi criteri e sistemi funzionali all espletamento delle attività componenti il processo stesso. L innovazione è radicale quando tali criteri e sistemi si differenzieranno in modo marcato dai precedenti; incrementale quando si configura come sommatoria di contenuti interventi (miglioramenti) sui criteri e sistemi in essere. rapporto qualità/costo innov. radicale : innov. increm. : quanto nel seguito riporta all innovazione incrementale o, con altra espressione, a logiche di miglioramento continuo 58

59 la riduzione dei costi di processo (3) il miglioramento continuo quanto nel seguito riporta all innovazione incrementale o, con altra espressione, a logiche di miglioramento continuo miglioramento continuo gestione della qualità le prassi di miglioramento continuo sono sostanzialmente identificabili con la gestione della qualità. A fronte del continuo mutamento delle esigenze dei portatori di attese verso l organizzazione (e quindi verso i processi che operativamente la caratterizzano) e del significato di qualità quale soddisfazione delle attese, è necessario implementare un altrettanto continuo miglioramento dei processi. operare in logica di miglioramento continuo significa quindi assicurare il corretto funzionamento dei processi convergenti alla fornitura di un prodotto o di un servizio 59

60 la riduzione dei costi di processo (4) il miglioramento continuo... significa quindi assicurare il corretto funzionamento dei processi... assicurare il corretto funzionamento significa: orientare ogni singola fase di processo al risultato/obiettivo finale, ovvero: - comunicare le caratteristiche attese del risultato/obiettivo finale - definire di conseguenza i risultati/obiettivi delle singole fasi controllare per quindi correggere la qualità dell output di ogni singola fase di processo, ovvero: - misurare la qualità dell output di ogni processo a fronte degli obiettivi stabiliti - mettere in atto le eventuali azioni correttive IQ IQ IQ IQ IQ IQ risultato finale IQ IQ IQ IQ = indicatori di qualità alle interfacce = flussi fisici = ritorni di informazione 60

61 la riduzione dei costi di processo (5) il miglioramento continuo la logiche del miglioramento continuo appunto presuppone una continuità di azione espressa dalla ruota di Deming orientamento al cliente orientamento all innovazione orientamento dei processi coinvolgimento e motivazione delle risorse umane il coinvolgimento delle risorse umane comporta una dimensione sociale della gestione del miglioramento l orientamento al cliente configura come spreco tutto quanto non necessario alla soddisfazione del cliente stesso, ovvero una dimensione di controllo delle attività. 61

62 la riduzione dei costi di processo (6) il miglioramento continuo componenti operative (ii)... comporta una dimensione sociale della gestione......, ovvero una dimensione di controllo delle attività. metodi (verifica dei modi di operare) l orientamento di ogni singola fase del processo verso il risultato finale comporta la definizione di uno specifico e (tendenzialmente) unico modo di operare, che nel contempo è funzionale alla riduzione dei tempi di lavoro. La definizione dei metodi e dei relativi tempi è implicita nella mappatura dei processi. Qualità Totale un sistema efficace per integrare gli sforzi per lo sviluppo, il mantenimento e il miglioramento della qualità dei vari gruppi in un organizzazione in modo tale da garantire la piena soddisfazione del cliente al minimo costo [ A.V. Feigenbaum Total Quality Control : Engineering and Management ] il coinvolgimento e la motivazione delle risorse umane, che di per sé configurano un interessamento delle variabili sociali dell organizzazione, sono aspetti di qualificazione delle logiche di Qualità Totale. le logiche di Qualità Totale e di definizione dei metodi ( tempi e metodi ) sono a priori in contraddizione. Infatti: mentre in ambito di Qualità Totale si richiede all individuo una partecipazione propositiva, la definizione dei metodi presuppone comportamenti coercitivi, ovvero che l individuo svolga le attività di competenza con modalità (e in tempi) definiti da altri (comunque con limitato apporto dell individuo stesso). Tale contraddizione a priori configura un importante impedimento nello sviluppo di progetti di miglioramento continuo, in particolare quando il principale obiettivo è di incremento dell efficienza. 62

63 la riduzione dei costi di processo (7) il miglioramento continuo componenti operative (ii)... tale contraddizione configura la principale impedimento da considerare... la soluzione a tale impedimento è nel progetto di un adeguata comunicazione interna... ovvero, nella logica di messa in comune richiamato dal termine comunicazione, ne: l esplicitazione verbale degli obiettivi e dei motivi alla base del progetto, il mantenimento di comportamenti coerenti. perché sia efficace, la comunicazione deve derivare dai vertici dell organizzazione, che, per quanto di competenza, devono inoltre essere operativamente coinvolti dal progetto al quale la comunicazione è riferita. Importante che dalla comunicazione sia percepita una volontà di break-through (rottura), ovvero che si comprende che la volontà nella logica del da domani (proprio domani!) si cambia. la normativa ISO 9000 impone l esplicitazione della Politica per la Qualità e, da parte del vertice dell organizzazione, la comunicazione della stessa e degli obiettivi ad essa collegati. Previa definizione ed assegnazione delle risorse necessarie, i vertici devono inoltre essere operativamente interessati dalle verifiche di avanzamento dei progetti di cui agli obiettivi, dalla comunicazione sull avanzamento stesso e sulle azioni correttive che dovessero rendersi necessarie. 63

64 la riduzione dei costi di processo (8) il miglioramento continuo componenti operative (iii)... altre componenti operative l attivazione di un progetto di riduzione costi riporta quindi alla definizione delle priorità, ovvero alle stesse problematiche di cui alle pagine 18-19, e alla conseguente definizione degli obiettivi. Nello sviluppo del progetto è comunque utile far riferimento alle logiche proprie di Project Management. l applicazione di logiche di miglioramento continuo comporta l utilizzo di strumenti caratteristici funzionali a: l individuazione delle direttrici di miglioramento (diagramma causa-effetto), la raccolta e valutazione delle possibili proposte degli operatori impegnati nel processo (CEDAC: Cause Effect Diagram with Additional Cards, circoli della qualità, diagrammi delle affinità ecc.), la gestione delle azioni di miglioramento (strumenti procedurali ecc.),... 64

65 la modifica del servizio / prodotto (1) introduzione... modifica del servizio / prodotto. In questo caso si tratterà di modificare il livello qualitativo in modo tale da comportare una riduzione dei costi del processo a monte. 65

66 le modifiche del servizio/prodotto (2) introduzione il razionale dell attivazione di modifiche del servizio funzionali alla riduzione dei costi è nell ipotesi di erogazione di servizi di livello superiore a quello attesi dagli utenti (e comunque da questi non apprezzati). Avendo come premesse: il fatto che un più alto livello qualitativo generalmente comporta maggiori costi, che qualità è tutto e solo quanto necessario alla soddisfazione delle esigenze dell utente ne deriva che l erogazione di servizi caratterizzati da un livello qualitativo superiore alle esigenze si configura come spreco. ciò premesso, la questione si pone quindi nei termini di definizione del corretto livello qualitativo a tal proposito due tecniche alle cui logiche riferirsi QFD benchmarking si vuole evidenziare che, nell ambito di questo corso, la presentazione di tali tecniche non è finalizzata alla trasmissione di conoscenza operativa per l applicazione, ma alla presentazione di logiche alle quali riferirsi per le attività di competenza. 66

67 le modifiche del servizio/prodotto (3) QFD - introduzione il QFD (Quality Function Deployment) è una metodologia rivolta all adeguatamente configurare il servizio erogato (o il prodotto generato) partendo dalle esigenze degli utenti finali per quindi, sulla base della configurazione ottenuta, definire le caratteristiche del processo dei quali il servizio suddetto ne è l output. esigenze dell utente Essendo le esigenze del cliente il cardine della definizione delle caratteristiche del servizio e del relativo processo, il QFD si qualifica come strumento ottimale per l ottimizzazione del rapporto fra qualità e costo. caratteristiche del servizio caratteristiche del processo 67

68 le modifiche del servizio/prodotto (4) QFD - introduzione operativamente il QFD:..., che ha come premessa un attività di individuazione delle esigenze,... opera in una logica di successivi passaggi dal cosa al come : definite le esigenze dell utente come il cosa da soddisfare, le caratteristiche del servizio rappresentano il come soddisfare tali esigenze.... le caratteristiche del servizio a loro volta rappresentano il cosa il processo dovrà realizzare, il processo quindi rappresenta il come realizzare il servizio.... con la stessa logica le peculiarità del processo rappresentano il cosa fare, le risorse ed i modi di operare rappresentano perciò il come

69 le modifiche del servizio/prodotto (5) QFD - introduzione Lo strumento tipico di individuazione delle esigenze è il diagramma delle affinità il diagramma di affinità è finalizzato all organizzazione di informazioni. In altri termini: a fronte di fatti e idee dispersi (e magari anche confusi) il diagramma delle affinità ha lo scopo di: sintetizzare, classificare, strutturare i suddetti fatti e idee Il risultato è la classificazione delle informazioni suddette in una scala gerarchica; tale gerarchia è sviluppata con logica bottom up. Le relazioni fra i vari livelli derivano dall intuizione del team dedicato. 69

70 le modifiche del servizio/prodotto (6) QFD il diagramma delle affinità... le fasi di sviluppo del diagramma delle affinità analisi e interpretazione delle informazioni raccolte il termine interpretazione è nel senso di spiegazione di quanto rilevato. Se ci fosse più di una spiegazione, sarà utile spezzare l informazione iniziale in più parti e gestirle come nel seguito. aggregazione delle singole informazioni per affinità (similitudine di contenuti) qualora ci fossero dubbi o diverse opinioni in merito all aggregare una specifica informazione a un gruppo piuttosto che a un altro, è utile mettere l informazione stessa in entrambe i gruppi. una volta creati gli aggregati suddetti, assegnare un nome (un titolo esemplificativo dei contenuti) al singolo aggregato. verificare se ancora possibile aggregare i singoli assieme così ottenuti, assegnando quindi nuovi nomi. a titolo indicativo: su una base di un numero iniziale di informazioni compreso fra 50 e 150 si potrebbe arrivare a un primo livello di aggregati compreso fra 15 e 25, ad un secondo livello fra 5 e 10, fino a focalizzarne 3 in totale. 70

71 le modifiche del servizio/prodotto (7) QFD il diagramma delle affinità esempio di applicazione del diagramma delle affinità (i) 71

72 le modifiche del servizio/prodotto (8) QFD il diagramma delle affinità esempio di applicazione del diagramma delle affinità (ii) 72

73 le modifiche del servizio/prodotto (9) QFD la casa della qualità... logica di successivi passaggi dal cosa al come : come specifiche del servizio come cosa esigenze dell utente quanto cosa specifiche del servizio caratteristiche dei processo quanto cosa caratteristiche dei processo come fasi (attività) del processo quanto cosa fasi (attività) del processo come risorse e metodi quanto 73

74 le modifiche del servizio/prodotto (10) QFD la casa della qualità Il singolo modulo del QFD è composto da una matrice avere come input i cosa ed i relativi come. La matrice esprimerà le correlazione fra le componenti del cosa e quelle del come. Il cosa della prima matrice sono le esigenze del cliente derivate dal diagramma delle affinità. [ A. Galgano I sette strumenti manageriali della qualità totale ] 74

75 le modifiche del servizio/prodotto (11) QFD la casa della qualità un esempio (i) come (cosa) calda mantiene svegli come temperatura alla quale è servita quantità di caffeina componenti del gusto cosa ricca di gusto intensità del gusto una tazza di caffè eccellente di buon aroma componenti dell aroma di basso prezzo intensità dell aroma in quantità adeguata prezzo di vendita si mantiene calda volume temperatura dopo un certo tempo [elaborazione da : W. Eureka, N. Ryan : L azienda guidata dal cliente] 75

76 le modifiche del servizio/prodotto (12) QFD la casa della qualità un esempio (ii) la trasformazione del grafico precedente in una matrice permette di correlare ogni singolo cosa ai relativi come ed anche di evidenziarne il livello di correlazione temperatura alla quale è servita quantità di caffeina componenti del gusto intensità del gusto componenti dell aroma intensità dell aroma prezzo di vendita volume temperatura dopo un certo tempo calda mantiene svegli ricca di gusto di buon aroma di basso prezzo in quantità adeguata si mantiene calda [W. Eureka, N. Ryan : L azienda guidata dal cliente] correlazione debole correlazione media correlazione forte 76

77 temperatura alla quale è servita quantità di caffeina componenti del gusto intensità del gusto componenti dell aroma intensità dell aroma prezzo di vendita volume temperatura dopo un certo tempo le azioni di miglioramento le modifiche del servizio/prodotto (13) QFD la casa della qualità un esempio (iii) come calda mantiene svegli e a questo punto, dopo i ricca di gusto di buon aroma di basso prezzo in quantità adeguata si mantiene calda C xxx ppm stabiliti da un gruppo stabilita da un gruppo stabiliti da un gruppo cosa stabilita da un gruppo meno di 0, cc C come viene spontaneo stabilire un quanto quanto

78 le modifiche del servizio/prodotto (14) QFD la casa della qualità ma non è finita, perché infatti viene naturale pensare che possano esistere correlazioni fra qualche come (nell esempio è evidente quella fra temperatura alla quale è servita e temperatura dopo un certo tempo ). come # L aggiunta quindi di un ulteriore elemento di correlazione completa la casa della qualità. cosa Altre relazioni possono poi essere evidenziate sia dalla definizione di una scala di priorità delle esigenze e sia da aree utili al confrontare ogni elemento del cosa e del quanto con il mercato (la concorrenza) quanto # correlazione molto debole correlazione debole correlazione media correlazione forte correlazione molto forte 78