I sistemi informatici a supporto del Project Management: il caso KPPC Aromatics - Kuwait

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1 I sistemi informatici a supporto del Project Management: il caso KPPC Aromatics - Kuwait Dario Prina Project Manager I GRANDI PROGETTI: METODI DI MANAGEMENT E STRUMENTI INFORMATICI A SUPPORTO 13 maggio 2010, Milano Marittima

2 AGENDA 1.Il progetto in sintesi 2.I requirement: interni ed esterni (lato Partner,Cliente, etc) 3. La struttura IT di progetto: il Project Automation Plan 4. Come in un mercato turbolento e congestionato i sistemi IT hanno supportato con successo le decisioni del Project Management: Material Tracking e Schedule Risk analysys. 5. Hand-over al Cliente della Final Documentation: la criticita della customizzazione, quale il futuro? mag. 10 2

3 1. IL PROGETTO IN SINTESI OWNER: Kuwait Paraxylene Production Company (K.P.P.C. a PIC company) CONTRACT: EPC Lump Sum Turn Key VALUE OF CONTRACT: over USD 1,3 billion CONTRACTOR: The Consortium of Tecnimont & SKEC (TSK) LICENSOR: UOP ltd. - USA PMC: Bechtel UK LOCATION: Shuabia Industrial Area (Kuwait) mag. 10 3

4 1. IL PROGETTO IN SINTESI Contesto Internazionale e Multiculturale: 3 centri operativi principali e coinvolgimento di una decina di etnie Elevato Numero di Interfacce: Cliente, Consulente, Licenziatario, Partner, circa 400 Fornitori e 20 Appaltatori, Banche, HOC POC SOC Autorita, etc. Programma: sfidante Mercato: congestionato mag. 10 4

5 2. I REQUIREMENT: INTERNI ED ESTERNI Gli strumenti informatici a disposizione del team di Project Management devono essere in grado di supportare e garantire tempestività e correttezza di informazione durante tutte le fasi di progetto: pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura. Requisiti INTERNI: sistemi coerenti con i processi di business e il workflow tipico della organizzazione Tecnimont Requisiti ESTERNI: Lato PARTNER: flessibilità e compatibilità per garantire integrazione con i sistemi terzi per offrire approccio uniforme verso il Cliente Lato CLIENTE: Hardware fornitura di infrastrutture sia in Home Office sia al Site Office Software accesso (condizionato) ai sistemi (EDMS, reportistica, etc) mag. 10 5

6 3.La struttura IT: il Project Automation Plan Vista la molteplicità delle interfacce e complessità dei requisiti e essenziale nelle prime fasi di progetto impostare e condividere tra le parti il Project Automation Plan integrato con il castello di procedure e piani esecutivi di progetto. Nel caso specifico del Progetto Aromatici il Project Automation Plan e stato condiviso ed implementato fin dalla fase di offerta durante la quale i Partner hanno dovuto condividere informazioni e produrre deliverable comuni. A lato e riportata una struttura tipica del documento. 5 IT STRUCTURE 5.1 DOCUMENTATION IT STRUCTURE 5.2 NETWORKING 6 PROJECT MANAGEMENT 6.1 PRIMAVERA 6.2 PROGRESS MEASUREMENT 6.3 TIMESHEET MANAGEMENT SYSTEM 6.4 MAN-HOURS MANAGEMENT SYSTEM 6.5 PROJECT AND COST CONTROL 7 DOCUMENTATION MANAGEMENT 8 MATERIAL MANAGEMENT 8.1 TECNIMONT MATERIAL MANAGEMENT 8.2 SKEC MATERIAL MANAGEMENT 9 ENGINEERING MANAGEMENT 9.1 P&ID DEVELOPMENT AND BASIC PIPING DATA 9.2 PDS 3D TM 9.3 INTOOLS 10 SITE MANAGEMENT 10.1 PLANNING, SCHEDULING AND MONITORING OF SITE PROGRESS 10.2 ADMINISTRATION OF SUBCONTRACTS, ACCOUNTING AND COST CONTROL 10.3 PLANT HANDOVER STATUS MONITORING 10.4 CONSTRUCTION PLANNING AT HOME OFFICE 11 REPORTING 12 SECURITY & ACCESSIBILITY 12.1 SECURITY METHODS AND PROCEDURES 12.2 PHYSICAL SECURITY ON EQUIPMENT AND WIRING 12.3 USER AUTHORISATION (LOGGING AND INTRUSION DETECTION) 12.4 NETWORK SECURITY 12.5 DISASTER RECOVERY PLAN 12.6 VIRUS PROTECTION 13 INTERACTION WITH THIRD PARTIES SOFTWARE 14 List of Hardware and Software 25 mag. 10 6

7 3.1 La struttura IT : il Network Tramite collegamenti dedicati tra i vari centri operativi e stata realizzata la Wide Area Network (WAN) del Progetto. La gran parte dei link e di tipo VPNs (Virtual Private Networks) su Internet. Questa soluzione garantisce buona affidabilità e sicurezza unitamente a costi ragionevoli. Per alcune applicazioni specifiche (Primavera, Documentum, etc.) che richiedono tempi di risposta più rapidi sono stati invece implementati collegamenti con tecnologia MPLS. La sede di Milano e il centro topologico di rete di tipo stella. In cantiere gli uffici dei Partner, del Cliente ed il magazzino (collegato via radio) appartengono alla stessa LAN. Tutti i centri operativi sono dotati di Videconference station (sia via IP sia ISDN). mag. 10 7

8 3.2 La struttura IT : il software PROJECT IT ARCHITECTURE PROJECT COMPANY Material Definition (web stream) Process simulator Process Mechanical (ZYQAD DESIGN REVIEW Planning and Scheduling Primavera Corporate Resource Planning E D M S Intelligent P&ID s Smart Plant P&ID 3D Modeling (PDS) INTOOLS (Instrumentation) Smart Plant Electrical (Electrical) Cost Control ERP Module Human Resources (RAPPER) (DOCUMENTUM) BULK MATERIAL SPECIFICATION MATERIAL REQUISITIONING SITE MATERIAL CONTROL ERP Procurement Module ERP Finance Module MATERIAL MANAGEMENT SYSTEM MARIAN mag. 10 8

9 3.3 La struttura IT : i tools di Project Management I principali software utilizzati dal gruppo di Project Control per pianificare, controllare e consuntivare gli avanzamenti del Progetto e dunque fornire le informazioni al Project Management Team sono: Project Planning System - Primavera for Enterprise (strumento consortile e accessibile anche al Cliente) Progress Measurement System TPMS (in house) Timesheet management System RAPPER (in house) Man-hours Management System : PLANENG (in house su DB Oracle) per analisi dei trend, calcolo indici di performance e previsioni a finire; Analisi dei carichi di lavoro di progetto e di azienda. Cost Control - SAP ECC 6.0 (la transizione a SAP e avvenuta durante il progetto) Electronic Document Management System- Documentum TM mag. 10 9

10 4. IL CONTESTO Il progetto affidato al Consorzio TSK costituito PROJECT da Tecnimont OVERVIEW(leader) e SK Engineering and Contracting (SKEC) e stato realizzato nel triennio Oltre alla usuale complessità e difficoltà caratteristiche dei progetti di queste dimensioni, il team di Project Management del Consorzio ha dovuto fronteggiare situazioni straordinarie legate al momento storico quali: la corsa all approvvigionamento di materie prime, la saturazione delle capacità produttive dei fornitori, la congestione del traffico marittimo, la scarsità di manodopera qualificata e infine le ben note turbolenze dei mercati finanziari internazionali Conseguentemente fattori di successo essenziali sono stati: la conoscenza dello stato dei materiali, la gestione del rischio ritardi. mag

11 4. 1 Material Management and Tracking Il sistema di Procurement e basato sulla integrazione tra Marian e SAP. Ad ogni funzione aziendale e consentito accedere a report dedicati sullo stato dei materiali in ogni fase (e.g. materiale richiesto, ordinato, in produzione, ispezionato, in viaggio, arrivato in cantiere, consegnato ad appaltatore per montaggio). PROJECT OVERVIEW MARIAN SAP ECC MR MR Purchase Requisition Request For Quotation Winning bid selection Purchase Order Purchase Order Expediting Inspection Goods Receipt Shipping MR in Marian converted in SAP PR 2. PO from SAP to Marian 3. Inspection and Release Note on Marian: after approving, registered in SAP as Good Receipt 4. Means of Conveyence on Marian: shipping information sent to SAP for accounting purpose Technical Materials : Marian-SAP model SAP Cost Charge Materials Project Vendors Material groups Site receiving Invoice posting = manual = automatic MARIAN Inoltre sono stati customizzati dei report specifici per il Progetto Aromatici a disposizione del Cliente: PSR Procurement Status Report fino ad emissione ordine MSR Material Status report fino a consegna in cantiere Tali report sono stati utilizzati anche per la certificazione del progress e relativa fatturazione. mag

12 4. 1 Material Management and Tracking Oltre alla possibilità offerte dai sistemi di accedere in ogni istante alle informazioni aggiornate sulle delivery dei materiali. I report venivano fatti circolare a tutte le parti interessate con frequenza settimanale (Ingegneria, Project Control, Acquisti, Expediting, Collaudi, Trasporti, Cantiere). PROJECT OVERVIEW Le situazioni critiche venivano discusse in riunioni (o video conferenze) nel corso delle quali con approccio war room si individuavano le azioni di rimedio od i piani alternativi da mettere in atto. Informazione e Comunicazione sono fattori chiave. mag

13 4. 2 Schedule Risk Analysys La gestione dei Rischi e stata affrontataproject in OVERVIEW maniera sistematica mediante una struttura Integrata tra i partner del Consorzio ed il Cliente. Elencando e classificando i rischi (per magnitudo e probabilità), il Risk Management Team ha identificato una Risk Matrix utilizzata successivamente per alimentare il modello probabilistico. La costante disponibilità (tramite i sistemi IT) di informazioni e report aggiornati ha permesso il continuo monitoraggio ed aggiornamento dei potenziali rischi, permettendo l identificazione tempestiva di nuovi scenari e consentendo al Project Team di implementare per tempo le necessarie azioni di mitigazione e/o recupero. mag

14 4. 2 Schedule Risk Analysys PROJECT OVERVIEW Nell ambito di un mercato caratterizzato da condizioni eccezionali, la tradizionale gestione dei Rischi di progetto che adotta l approccio empirico (mediante la classica implementazione di misure preventive) non e stata giudicata sufficiente per servire le necessità del Progetto Aromatici. La condivisione delle informazioni, dell esperienza e della conoscenza tra i Partner ed il Cliente e stata invece considerata il mezzo più appropriato per individuare e attuare le misure migliori a protezione dell investimento gestendone il rischio associato. La analisi del rischio e le relative azioni di mitigazione sono state attuate grazie al continuo monitoraggio del mercato mondiale (quanto mai dinamico e turbolento nel periodo di progetto). Tale monitoraggio ha fornito gli elementi necessari per alimentare adeguatamente le simulazioni statistiche. mag

15 5. Hand-over al Cliente della Final Documentation Nel corso del Progetto sono stati generati più di 120,000 deliverable tecnici gestiti con circa 12,000 transmittal. I requisiti contrattuali in merito alla documentazione finale, prevedevano la produzione e consegna di un Overall Plant Dossier (sia in forma cartacea sia elettronica) inclusivo di: ultime versione dei documenti di ingegneria (as-built) OMMs (Operation and Maintenance Manuals) MRBs (Manufacturer Record Books) Mechanical Completion Dossier mag

16 5. Hand-over al Cliente della Final Documentation Le specifiche contrattuali erano chiare (e gravose) sulla parte cartacea (fino a specificare tipo di raccoglitore e richiedere fornitura scaffali mobili tipo Kardex). Il Consorzio si e attrezzato per tempo con un team di Document Controller per la produzione dei propri Volumi e la gestione di quelli dei Vendor e Subcontractor fino alla consegna fisica sugli scaffali in Kuwait (circa volumi). Al contrario le richieste in merito ai formati elettronici erano meno definite, lasciando ampio spazio ad interpretazioni e discussioni. Il Consorzio era pronto a consegnare i documenti in contenitori standard o per lo meno allineati con gli strumenti di gestione documentale già utilizzati durante il progetto. Solo nella parte finale del Progetto gli Operatori di impianto sono entrati nel merito, portando nuove richieste e precisando le proprie necessità. Il Consorzio e stato costretto ad apportare modifiche e onerose customizzazioni last-minute. Lesson Learnt: e essenziale definire i requisiti tecnici e le aspettative nelle fasi iniziali del Progetto, eventualmente guidando i Clienti nelle scelte sulla base delle proprie passate esperienze di successo. Proposta: definire dei protocolli comuni condivisi tra Clienti ed EPC contractor (come già avviene in forma semplificata per i ricambi - SPIR form). mag

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