SPAZIO AGENZIA ITALOTRENO.IT Manuale d utilizzo

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1 SPAZIO AGENZIA ITALOTRENO.IT Manuale d utilizzo VERSIONE 3.0 PRONTO ITALO

2 BENVENUTO NELLO SPAZIO AGENZIA ITALOTRENO.IT Il portale facile e intuitivo dedicato agli agenti di viaggi per l emissione della biglietteria di Italo, il treno più moderno d Europa, che ti consente di accedere con un solo click a tutte le informazioni relative a orari, offerte e stazioni servite. Attraverso lo Spazio Agenzia è inoltre possibile richiedere il materiale informativo, conoscere lo status delle commissioni maturate e tutti i vantaggi che Italo e NTV riservano alle agenzie. Per ulteriore assistenza è attivo PRONTO ITALO il numero dedicato agli agenti di viaggi presso il Contact Center attivo dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle Sabato dalle 9.00 alle Per accedere al portale, cliccare sul link Accesso Agenzie posizionato in alto a destra oppure in basso a sinistra nella Home Page di italotreno.it COME USARE LO SPAZIO AGENZIA ACCESSO AL PORTALE HOMEPAGE SPAZIO AGENZIA FUNZIONALITÀ UTENZE MASTER E AGENTE ACQUISTA BIGLIETTO RICERCA E GESTISCI BIGLIETTO ULTIMI AVVISI LE MIE SEGNALAZIONI GESTIONE AGENTE REGISTRA CLIENTE GESTIONE AGENZIA (riservato al Master) REGISTRA AGENTE (riservato al Master) GESTIONE AMMINISTRATIVA (riservato al Master)

3 ACCESSO AL PORTALE Per accedere allo Spazio Agenzie occorre inserire Username e Password. Il primo accesso dovrà avvenire utilizzando la Username e la Password provvisoria inviata da NTV; vi sarà poi richiesto di impostare la Password personale valida per gli accessi successivi. Nel caso in cui si fosse dimenticata la Password occorre cliccare su Hai dimenticato la password? Inserire la Username e cliccare su Conferma. Il sistema provvederà ad inviare una password temporanea all indirizzo di posta elettronica contenuto nel profilo. Nel caso in cui si fosse dimenticata la USERNAME occorre richiedere un nuovo accesso, inviando una segnalazione attraverso la funzione Le mie segnalazioni nella Home Page dello Spazio Agenzia o chiamando il Contact Center PRONTO ITALO

4 SPAZIO AGENZIA Lo Spazio Agenzia è riservato a due tipi di utenze previste dal sistema, che possono accedere a diverse funzioni. Master (uno per agenzia) Acquista Biglietto Ricerca e Gestisci Biglietto Ultimi Avvisi Gestione Agente Le mie Segnalazioni Registra Cliente Gestione Agenzia Registra Agente Gestione Amministrativa Ghost Credit Card Agente Acquista Biglietto Ricerca e Gestisci Biglietto Ultimi Avvisi Gestione Agente Le mie Segnalazioni Registra Cliente La Home Page dello Spazio Agenzia è divisa in 5 aree principali suddivise per funzionalità: Il menu delle funzioni informative per scoprire tutto sui servizi di Italo (caratterizzato dalle icone di colore rosso). Il menu delle funzioni di gestione (caratterizzato dalle icone di colore oro), alcune delle quali riservate esclusivamente al Master. Acquista Biglietto: per acquistare in modo intuitivo i biglietti per i vostri clienti Ultimi avvisi: in questo spazio sono pubblicate le informazioni relative alle promozioni, alle novità di prodotto ed anche a tutti i programmi che NTV ha previsto per gli agenti di viaggi Ricerca e gestisci biglietto: racchiude le funzionalità necessarie per visualizzare e in caso modificare un biglietto già acquistato Le mie Segnalazioni: l area interattiva per comunicare con NTV e inoltrare richieste, chiedere chiarimenti sui diversi servizi, segnalare eventuali problemi riscontrati o chiedere supporto amministrativo Bacheca: eventi, appuntamenti, fiere: tutti i programmi del mondo Italo 3

5 ACQUISTA BIGLIETTO 1 2 L emissione del biglietto inizia dalla compilazione dei campi richiesti nell area Acquista Biglietto nell Home Page dello Spazio Agenzia. Itinerario La specifica dei dati iniziali del viaggio (Andata o A/R), itinerario, data, numero e tipologia di viaggiatori consente di operare la ricerca delle diverse soluzioni proposte. I bambini da 0 a 3 anni (compiuti) senza posto viaggiano gratuitamente con l adulto. Nel caso in cui 1 adulto viaggi con 2 bambini, 1 bambino verrà considerato come ragazzo con posto. I ragazzi da 4 a 14 anni (compiuti) con posto beneficiano di uno sconto del 25% sull offerta Base e uno sconto del 50% sull offerta Economy, mentre sull offerta Low Cost non è prevista alcuna scontistica. Spazio Codice Promo: in questo campo potrai inserire il codice erogato in occasione di campagne promozionali per ottenere una riduzione immediata sulle offerte commerciali. Orari e prezzi Impostati i parametri, la ricerca visualizza l elenco dei treni ordinati per orario di partenza, durata del viaggio e con evidenziata l offerta più bassa disponibile su ogni treno. Selezionando un opzione di viaggio sarà possibile visualizzare gli ambienti ed effettuare la scelta in base alle esigenze del vostro cliente: Smart e Prima, nelle soluzioni di offerta Base, Economy e Low Cost, Club, nelle soluzioni di offerta Base ed Economy. Nella soluzione Club, è possibile selezionare, in alternativa al posto singolo nell Open space, l Opzione Salotto per 4 persone, acquistabile solo a corpo per chi desidera più privacy e un servizio con personale dedicato. (FIG.3) (FIG.3) 4

6 3 Passeggeri Quindi verranno richiesti i dati relativi ai Passeggeri e il contatto per ricevere l eticket e in aggiunta il telefono cellulare per consentire a NTV di contattare il Passeggero in caso di necessità. Per prenotazioni di Gruppi composti da almeno 10 persone è necessario cliccare sull icona rossa Viaggi Di Gruppo nella barra del menù funzioni informative (home page Portale Agenzia) e compilare il modulo di richiesta quotazione. Il campo relativo al codice Italo Più va compilato nel caso in cui i clienti siano registrati al programma fedeltà Italo Più riportando il codice impresso sulla card. Nel caso in cui il treno effettui il viaggio nella fascia oraria del pasto, sarà possibile acquistare entro le 6h dalla partenza del treno i menu speciali di Eataly serviti comodamente al posto alla scoperta delle eccellenze gastronomiche italiane. I pasti sono COMMISSIONABILI. In Smart sono inoltre a disposizione dei Viaggiatori i distributori automatici di snack e bevande. È possibile, in base alla disponibilità, selezionare la preferenza per il posto nelle opzioni Corridoio/Finestrino e nei diversi ambienti nelle seguenti soluzioni: in Smart: Extra Spazio/Carrozza Cinema in Prima: Posto singolo/carrozza Relax (FIG.3) in Club: posto singolo (FIG.4) (FIG.3) (FIG.4) 5

7 4 Pagamento In questa schermata viene visualizzato il riepilogo dell acquisto del biglietto con il dettaglio dell itinerario scelto con orari e prezzo, il numero e il dettaglio dei passeggeri per tipologia, il tipo di offerta, l ambiente, il posto e la carrozza. In questa fase è possibile modificare il posto assegnato cliccando su modifica posti assegnati e selezionando il nuovo posto. Richiedi Fattura: prima di procedere alla fase del pagamento, puoi richiedere la fattura per te o per il tuo cliente. Compila i dati essenziali. La fattura verrà inviata all indirizzo mail indicato in questa scheda. È quindi possibile selezionare il metodo di pagamento desiderato per procedere all acquisto scegliendo tra le opzioni: Carta di credito: Visa, Mastercard, Diners, American Express sono le carte accettate. È POSSIBILE INSERIRE LA CARTA DI CREDITO DEL CLIENTE O DELLA AGENZIA. Carta di credito Registrata: Visa, Mastercard, Diners, American Express sono le carte accettate. Credito Italo - Voucher regalo: è un codice alfanumerico di 6 digit corrispondente ad un credito elettronico generato a beneficio del cliente. Scopri Italo - Voucher Promo: è un codice numerico di 17 cifre corrispondente ad un Voucher promozionale. GHOST CREDIT CARD: Cliccando sull icona di colore oro nella pagina iniziale del tuo portale, l agente Master, ha la possibilità di registrare fino a 5 carte di credito, che sono visualizzate da tutti gli agenti in forma criptata, come modalità di pagamento aggiuntiva (Funzionalità dedicata all utenza Master). 6

8 5 Cattura dati In seguito all acquisto di ogni biglietto, è possibile importare direttamente nel tuo gestionale amministrativo i dati del biglietto ed altri 10 campi a tua scelta. Per attivare questa funzionalità, è necessario contattare il fornitore del tuo gestionale. Chiedi maggiori informazioni a Pronto Italo

9 6 Conferma Il Riepilogo dell acquisto produce il Codice Biglietto necessario per viaggiare Ticketless. In questa fase è possibile scaricare il biglietto valido come ricevuta fiscale in.pdf oltre a stampare un promemoria del viaggio, con la possibilità di scaricarlo sul PC e salvarlo nel proprio calendario. Inoltre è possibile inserire 2 indirizzi mail aggiuntivi per l invio dell e-ticket inserendoli nei campi Invia il dettaglio del tuo viaggio ad altre persone. (FIG.2-3) Potrai inoltre stampare la fattura del biglietto se precedentemente compilata. In caso contrario, sarà necessario contattare il Contact Center PRONTO ITALO entro la mezzanotte del giorno in cui è stato effettuato l acquisto, indicando i dati necessari per l emissione: intestazione fattura e partita IVA. (FIG.4) È inoltre possibile acquistare servizi complementari, al viaggio, dalle soluzioni per le vacanze proposte da Italotour, con una selezione di itinerari e alloggi, ai servizi Italo No Stress con la spedizione dei bagagli a domicilio, dal parcheggio al noleggio auto con o senza conducente. Eventuali prenotazioni di questi servizi non sono soggette a Provvigione. (FIG.4) (FIG.3) 8

10 RICERCA E GESTISCI BIGLIETTO La ricerca dei biglietti emessi si imposta nella Home Page dello Spazio Agenzia. La ricerca può essere effettuata tra tutti i biglietti emessi dall agenzia oppure solo per quelli emessi dall Agente corrente, ovvero corrispondente all utenza. Per facilitare la ricerca può essere anche utilizzata una Chiave di ricerca che, una volta inserita, verrà cercata all interno del campo specificato: Codice Biglietto, Cognome, , Telefono del Viaggiatore. La ricerca può essere effettuata sia per biglietti già utilizzati (storico biglietti) sia per quelli relativi a viaggi futuri (biglietti attivi). Gestisci biglietto Identificato il biglietto su cui si vuole intervenire si possono effettuare due tipi di intervento: Modificare o cancellare il biglietto Visualizzare le informazioni relative al biglietto (FIG.2-3) Scegliendo Modifica/Cancella Viaggio si apre una pagina di dettaglio con accesso a: (FIG.3) Cambio data, ora e tipo di offerta per modi care date, orario, ed effettuare l upgrade dell offerta e degli ambienti di viaggio. (FIG.3-4) (FIG.4) 9

11 Il sistema segnalerà con un messaggio le eventuali differenze tariffarie rispetto al biglietto iniziale. In caso di modi che relative alla stazione di partenza o di arrivo è necessaria la cancellazione e la ri-emissione del biglietto. In caso di modi che relative al numero dei Passeggeri oppure di data, orario e ambiente relative ad un singolo Passeggero su di un Biglietto con più Passeggeri, è necessario contattare il Contact Center PRONTO ITALO Cambio nomi (cambi illimitati gratuiti per tutte le tipologie di offerta): per modi care le informazioni relative ai passeggeri Cambio pasti: per modi care oppure cancellare i pasti acquistati Cancella biglietto: il sistema propone un alert di verifica della reale intenzione di cancellazione del biglietto (FIG.2-3) (FIG.3) 10

12 ultimi avvisi Attraverso l Home Page dello Spazio Agenzia è possibile tenersi sempre aggiornati su tutte le novità del mondo Italo. Nota bene: in quest area vengono visualizzate le informazioni relative al prodotto e all offerta di Italo, le novità del servizio, ai programmi d incentivazione alle vendite, alle promozioni in corso e ai vantaggi che NTV riserva agli agenti di viaggi. 11

13 LE MIE SEGNALAZIONI Questa funzionalità, accessibile sia dall Home Page dello Spazio Agenzia sia dal menu a tendina in alto a destra in ogni pagina, consente di contattare NTV e inoltrare con un semplice e veloce click delle segnalazioni in merito a: chiarimenti sull utilizzo del Portale informazioni su NTV e sui servizi di Italo richiesta di materiale promozionale Italo necessità di un supporto amministrativo segnalare un disservizio Cliccando su Stato Segnalazioni è possibile monitorare lo stato di elaborazione delle richieste aperte. (FIG.1-2) La risposta alla segnalazione verrà inviata all indirizzo mail indicato nel Pro lo dell Agente loggato. 12

14 FUNZIONI DI GESTIONE Caratterizzate dalle icone color oro. FUNZIONI COMUNI: Gestione Agente Registra Cliente Offerta Agenti FUNZIONI RISERVATE AL MASTER: Gestione Agenzia Registra Agente Gestione Amministrativa Ghost Credit Card GESTIONE AGENTE Nella sezione Gestione Agente, accessibile sia dall icona grafica posizionata nella Home Page dello Spazio Agenzia sia dal menu a tendina in alto a destra in ogni pagina, l Agente potrà visualizzare e modificare alcuni dei propri dati. (FIG.1-2) 13

15 REGISTRA CLIENTE Questa funzionalità, accessibile dall icona gra ca posizionata nella Home Page dello Spazio Agenzia, permette di registrare il cliente al Programma Fedeltà Italo Più. La registrazione è semplice e veloce attraverso l inserimento immediato dei dati personali del cliente. Il Programma Fedeltà Italo Più offre agli iscritti: la possibilità di accumulare punti con NTV e i partner e spenderli in biglietti premio o prodotti delle collezioni del catalogo il riconoscimento immediato ai vari canali di contatto e di acquisto con le proprie credenziali (username e password) la possibilità di accedere, a bordo del treno, al portale Italo Live, da cui usufruire gratuitamente di lm e Tv in diretta, oltre agli altri contenuti di intrattenimento e attualità la possibilità di registrare nella massima sicurezza la propria carta di credito di preferenza, per velocizzare gli acquisti la disponibilità del Borsellino Italo, il conto elettronico personale, attraverso il quale poter richiedere l accredito di eventuali rimborsi, da utilizzare per successivi acquisti di biglietti o servizi a bordo treno. Dopo il terzo viaggio con Italo, il cliente riceverà la Carta Italo Più. 14

16 GESTIONE AGENZIA (riservato al MASTER) Nella sezione Gestione Agenzia, accessibile sia dall icona grafica posizionata nella Home Page dello Spazio Agenzia sia dal menu a tendina in alto a destra in ogni pagina, il Master può visualizzare i dati della sua agenzia e inserire e modi care i dati contenuti nella sezione Contatti. Qualora fosse necessario retti care i dati inseriti nella sezione Anagrafica, Coordinate Bancarie o Fatturazione sarà necessario inviare una Segnalazione attraverso la funzione Le mie segnalazioni presente nella Home Page dello Spazio Agenzia oppure attraverso il Contact Center PRONTO ITALO

17 REGISTRA AGENTE (riservato al MASTER) Nella sezione Registra Agente, accessibile sia dall icona grafica posizionata nella Home Page dello Spazio Agenzia sia dal menu a tendina in alto a destra in ogni pagina, il Master potrà registrare uno o più agenti per consentire loro l accesso personalizzato nella pagina riservata dell agenzia e, perciò, l operatività sul portale dedicato. (FIG.1-2) gestione amministrativa (riservato al MASTER) Nella sezione Gestione Amministrativa, accessibile sia dall icona grafica posizionata nella Home Page dello Spazio Agenzia sia dal menu a tendina in alto a destra in ogni pagina, il Master troverà tre opzioni: Estratto conto: che riporta l elenco dei biglietti emessi dall agenzia nel mese corrente Fatture da completare: la fattura proforma da completare per le commissioni sul venduto del mese Storico fatture: elenco di tutte le fatture emesse (FIG.3) (FIG.3) (FIG.4) Estratto conto L estratto conto riepiloga i dettagli delle vendite realizzate riportando la data di competenza, il Codice Biglietto, il valore del biglietto, la commissione riconosciuta, l importo totale. L estratto conto è esportabile in formato.xcel L estratto conto viene aggiornato ogni 4 ore con i Biglietti emessi nelle 4 ore precedenti. (FIG.4) 16

18 Fatture da completare NEI PRIMI CINQUE GIORNI LAVORATIVI DEL MESE SUCCESSIVO il Master visualizza in quest area la fattura pro-forma utile alla liquidazione delle commissioni maturate sul progressivo delle vendite (Biglietti ed eventuali Pasti) dell agenzia e delle eventuali filiali. Il Master deve poi completare la fattura pro-forma che riporta in allegato l elenco dei biglietti emessi apponendo il numero e la data. Cliccando su Completa la fattura verrà inviata al pagamento e l Agenzia riceverà il bonifico entro i termini stabiliti contrattualmente. Le fatture non completate entro il quinto giorno lavorativo del mese, torneranno visibili e completabili il mese successivo, sempre dal primo al quinto giorno lavorativo. Se le commissioni dovessero risultare inferiori alla soglia di Euro 20.00, la fattura non sarà visibile e le commissioni saranno caricate sulla fattura proforma del mese successivo. Per i mesi di giugno e dicembre, le fatture verranno emesse anche se sottosoglia. Storico fatture Nella sezione Storico fatture, accessibile sia dall icona grafica posizionata nella Home Page dello Spazio Agenzia sia dal menù a tendina in alto a destra in ogni pagina, il Master potrà consultare l elenco dello storico delle fatture. L elenco completo delle fatture così come ogni singola fattura sono esportabili in formato.xcel Per qualsiasi ulteriore assistenza relativa alla Gestione Amministrativa è possibile inviare una segnalazione attraverso la funzione Le mie Segnalazioni, selezionando la categoria Supporto amministrativo oppure contattando il Contact Center PRONTO ITALO oppure via mail adv@ntvspa.it 17

19 NOTA BENE Questo è il manuale di utilizzo dello Spazio Agenzia, il portale web dedicato alle agenzie di viaggi. Per eventuali informazioni sul prodotto, l offerta commerciale, le regole di rimborso, si suggerisce di consultare le seguenti FUNZIONI INFORMATIVE caratterizzate dalle icone color rosso: E-learning: il programma di formazione per agenti di viaggi su Italo e i vari servizi FAQ Frequently Asked Questions: le risposte alle domande più ricorrenti Per qualsiasi ulteriore informazione, contattare il Contact Center PRONTO ITALO oppure via adv@ntvspa.it 18