WP: Gestione Documentale. White Paper. Qualche spunto per districarsi tra Document e Content Management, Active e Transactional Content e altro ancora

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1 1 luglio 2010 White Paper WP: Gestione Documentale Qualche spunto per districarsi tra Document e Content Management, Active e Transactional Content e altro ancora Preparato da Altea (Firma) Altea S.p.A. Strada Cavalli 42, Feriolo di Baveno (VB) T F

2 SOMMARIO 1 PREMESSA ECM Enterprise Content Mangement ECM : La definizione ECM: gli obiettivi ECM: la visione ALTEA ECM Le diverse Tipologie Le diverse tipologie di Enterprise Content Dall ECM al Transactional Content Management: l'unificazione di processi, contenuti e conformità (compliance) Automated capture Orchestration of business processes Rapid access to information in context Automated retention, archive, and storage Active Content VS Transactional Content La parola agli analisti Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management -10/ Key Trends in the ECM Market Hybrid Content Architectures Emerge Market Definition/Description Vendor Strengths and Cautions (Microsoft) Vendor Strengths and Cautions (Oracle) Vendor Strengths and Cautions (SAP) The Forrester Wave : Enterprise Content Management Suites - Q Executive Summary Today s ECM MARKET: Broad, diverse, and a priority for enterprises The four horsemen of ECM ride again, but competitors remain relevant MIP Politecnico di Milano / Rapporto 2010 sulla fatturazione elettronica in Italia La conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti contabili Il quadro normativo Esempi Transactional Content Automatizzazione della gestione ordini Automatizzazione intelligente dei processi dei documenti di acquisto L offering Altea in tema gestione documentale Oracle UCM / ECM Suite Oracle ECM Suite Licensing Oracle Microsoft Share Point Le versioni ed il licensing Share Point Esker Deliveryware Rules Engine Componente OCR (Optical Character Recognition) Gestione dell Otbound documentale (TCM) Licensing ESKER K-Files di NetTeam/Kelian La Piattaforma documentale Conservazione sostitutiva a norma di legge Alcuni termini utili (mini-glossario) Pagina 2 di 31

3 1 PREMESSA Con il termine "Sistema di gestione dei documenti" si identifica una categoria di sistemi che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Le soluzioni di gestione documentale ( Document Management System DMS ) sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all interno di una organizzazione. Gli applicativi che compongono questi prodotti sono in grado di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non. Mentre, da un lato, con la diffusione in ottica dipartimentale di tali sistemi all interno delle aziende, si è fatto sempre più evidente la necessità di una visione ed di un approccio strategico a livello Enterprise, dall altro la sempre maggiore diffusione e impiego di contenuti Non strutturati e multimediali ha portato alla necessità di gestione estesa dei contenuti. I sistemi si sono così evoluti, in funzionalità e servizi, sino a rendere necessario creare una nuova definizione che potesse meglio rappresentare tale evoluzione, ossia: Enterprise Content Management (ECM). Una soluzione di Enterprise Content Management è l'insieme di strumenti che consentono la gestione della documentazione prodotta e ricevuta all interno di un organizzazione, indipendentemente dal suo formato. 2 ECM ENTERPRISE CONTENT MANGEMENT 2.1 ECM : La definizione Con il termine ECM (Enterprise Content Management) vengono quindi identificate le tecnologie, gli strumenti e le metodologie usate per catturare, gestire, memorizzare, preservare e distribuire le informazioni, i contenuti e i documenti collegati ai processi aziendali, sulla base della definizione fornita dalla Enterprise Content Management Association : ECM is defined as the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. Dove : Enterprise = unico e trasversale a tutta l organizzazione Content = i dati a definizione e supporto del business Gli strumenti e le strategie ECM consentono la gestione unificata dei contenuti, strutturati e nonstrutturati, di una azienda indipendentemente dalla loro locazione o formato. Contenuti Strutturati Processati dai sistemi Database File dati generici tutti i dati che possono essere immagazzinati in basi dati strutturate (es. DB) Contenuti Non-Strutturati Utilizzati dalle persone Documenti in formato immagine, es. fax (tiff/pdf/ ) Office documents (es. Documenti legali, Contratti) Print streams Immagini, Grafici e disegni Presentazioni, Video, Rich media assets Web pages and content Pagina 3 di 31

4 2.2 ECM: gli obiettivi Gli strumenti di ECM si pongono come obiettivo prioritario quello di risolvere problemi quali: disporre di accesso immediato e sicuro, da qualsiasi luogo, a tutti i documenti della propria organizzazione, garantire la sicurezza e la privacy di tutti i dati aziendali, migliorare efficienza e produttività, ridurre i costi operativi, assicurare conformità alla legislazione ed alle normative vigenti. Obiettivo finale dell ECM è dunque rendere possibile che tutte le informazioni aziendali, strutturate e non, possano essere messe in circolo facilitandone il loro reperimento ed utilizzo in tutti i processi aziendali. 2.3 ECM: la visione ALTEA Altea è da tempo impegnata nell ambito dello sviluppo di progetti ERP e Business Process Review ed è quindi profonda conoscitrice dei processi aziendali nella maggior parte dei settori industriali e di servizi. Altea crede fortemente nell adozione di soluzioni ECM come strumento volti: all ottimizzazione dei processi aziendali preesistenti attraverso la valorizzazione e l utilizzo di informazioni aziendali prima inutilizzate; a migliorare il supporto alle attività di decision making e controllo; all integrazione o alla migliore condivisione delle informazioni tra dipartimenti e/o linee di business tramite l utilizzo di un repository documentale unico (o federato) e condiviso. 3 ECM LE DIVERSE TIPOLOGIE Secondo Forrester Research il mercato di riferimento dell ECM può essere rappresentato in tre differenti tipologie di impiego: transactional, business content, and persuasive. Queste possono essere immaginate come silos di tipologie di contenuti abbinati a specifiche esigenze di business. Va comunque considerato che mentre molti requisiti di business rientrano in pieno nelle singole tipologie di contenuto, altri possono anche passare da una categoria di utilizzo ad un altra. Transactional content ECM: Le applicazioni in quest area supportano i processi peoplecentric allineando contenuti informativi con i processi aziendali in corso. Permettono di catturare i transactional content - che includono non solo immagini da scanner ma anche tutte le informazioni originate da e_forms e fax, stampe generate dai sistemi applicativi di back-office, immagini digitali, - e di integrarli con le funzioni di business process management (BPM) e gli strumenti di workflow. Pagina 4 di 31

5 Business content ECM: includono applicazioni che si focalizzano sulla fornitura di informazioni e contenuti a sostegno della collaborazione tra i dipendenti ed al processo decisionale. Persuasive content ECM: applicazioni che indirizzano i contenuti al fine di meglio supportare i servizi offerti ai propri clienti, rendendo disponibili le informazioni su larga scala a prescindere dalla loro locazione o formato. 3.1 Le diverse tipologie di Enterprise Content Tipi di Contenuto Esempi Tecnologie a supporto Transactional Content Business Content Persuasive Content Immagini da scanner Computer Reports Forms FAX Corporate Records Fatture Prestiti Crediti Dichiarazioni fiscali Imaging E-forms Document output mngt Workflow / BPM Documenti Office Contenuti WEB Corporate Records Messaggi (blog/discussion) Offerte Documentazione tecnica Materiale per Training Business Plan Contratti Document Management Records Management Web Content Management Team Collaboration Workflow Contenuti WEB Cataloghi Prodotto Media (immagini e video) Garanzie Blogs (anche esterni) Self-Service Clienti ecommerce Marketing multi canale Comunicazioni aziendali Extranet Web Content Management Personalization Campaign Management Digital Asset Management Document output mngt Web Analytics Portal 4 DALL ECM AL TRANSACTIONAL CONTENT MANAGEMENT: L'UNIFICAZIONE DI PROCESSI, CONTENUTI E CONFORMITÀ (COMPLIANCE) In risposta alla continua evoluzione delle esigenze del mercato e della tecnologia, le aziende richiedono approcci sempre più integrati e completi per indirizzare le loro applicazioni mission-critical. Queste esigenze hanno favorito la convergenza delle capacità di ECM e BPM, creando una nuova categoria di applicazioni che richiedono l'unificazione di processi, contenuti e conformità (compliance) chiamato Transactional Content Management (TCM). Questi rendono possibile contestualmente un nuovo livello di consapevolezza e di ottimizzazione nella gestione e orchestrazione dei processi di business. Consentendo di inserire direttamente nelle attività di processo l'intera gamma di informazioni strutturate e non strutturate, le applicazioni TCM permettono una visione completa sulle azioni e sulle informazioni necessarie per prendere le corrette decisioni aziendali. Forrester Research definisce i contenuti transazionali come contenuto che "hanno origine fuori da una organizzazione originati da entità esterne - clienti o partner - e si basa su workflow definiti o su modelli di Business Process Management (BPM) per guidare i processi aziendali transazionali di back-office. In alcuni casi, il contenuto non solo innesca i processi interni, ma è la base stessa per la transazione." 1 Le applicazioni Transactional Content Management unificano due tecnologie essenziali, consentendo alle aziende di creare applicazioni in grado di gestire in modo coeso processi, contenuti e conformità (compliance). 1 Forrester Research defines transactional content as content that originates outside an organization from external parties customers or partners and relies on workflow or business process management (BPM) to drive transactional, back-office business processes. In some cases, the content not only triggers internal processes, but is the basis for the transaction itself. Pagina 5 di 31

6 Le soluzioni di TCM devono, di norma, rendere disponibili le seguenti componenti: Automated capture Orchestration of business processes Rapid access to information in context Automated retention, archive, and storage 4.1 Automated capture Le soluzioni di acquisizione dei documenti hanno la capacità di trasformare i documenti in ingresso in dati aziendali utilizzabili e indirizzarli verso, a supportare, l appropriato processo di business. Maggiori sono le informazioni che possono essere acquisite (captured) e archiviate elettronicamente in un unico repository, tanto più i contenuti acquisiti acquistano valore e tanto più diventa facile automatizzare i processi aziendali. I contenuti in ingresso ( Incoming content ) si rendono disponibili in forme diverse: carta, fax, moduli elettronici, , dati XML; report generati dal computer (cfr. COLD/ERM 2 ), come pure e documenti elettronici (cfr. Microsoft Office). La componente di Document Capture identifica il tipo di documento, estrae e convalida i dati necessari e rende disponibile i documenti ed i dati estratti al processo di business individuato ed al sistema di Content (Document) Mangement aziendale. 4.2 Orchestration of business processes Una volta che i documenti sono stati catturati ed immagazzinati in un repository, questi possono essere resi disponibili per essere trattati, anche in modalità automatica, nei processi di business di riferimento, consentendo alle organizzazioni di diminuire drasticamente i tempi di lavorazione, migliorare il servizio ai clienti e ridurre al contempo gli errori. La componente di BPM (Business Process Management) rende possibile automatizzare le attività in precedenza svolte in modo manuale ed include, in quantità e qualità diverse, funzionalità atte a: Coordinare le attività e le azioni di persone e sistemi, Applicare regole di Business (Business Rules) ai flussi documentali e di processo; Abilitare l integrazione con le LOB application (ERP, CRM, Office,..) Assicurare il rispetto delle policies di Record Management & Retention, Applicare modelli predefiniti ai contenuti acquisiti per creare comunicazioni altamente personalizzate (es. le lettere del servizio clienti). 4.3 Rapid access to information in context La disponibilità dei contenuti in formato digitale assicura agli utenti aziendali una visione a 360 gradi dei dati aziendali e delle transazioni di business. Le diverse funzioni aziendali possono cercare, visualizzare e annotare i documenti. Questo tipo di accesso offre vantaggi quali la collaborazione per migliorare il processo decisionale e assicurare una migliore assistenza ai clienti. 4.4 Automated retention, archive, and storage Sono funzionalità che consentono di gestire, o supportare, il processo di archiviazione di contenuti (records e non-records) che non rappresentano più un valore di business. Inoltre applicare una buona strategia di archiviazione, considerato il volume e la dimensione dei contenuti in questione, può assicurare risparmi significativi, spostando i documenti archiviati dalla su dispositivi di archiviazione ad alte prestazioni a dispositivi di storage meno performanti. 2 Computer Output to Laser Disc (COLD), now also called Enterprise Report Management (ERM), systems were used to capture, archive, store, and retrieve large-volume data such as accounting reports, loan records, inventories, shipping and receiving documents, and customer bills. (from...en.wikipedia.org/wiki/cold/erm) Pagina 6 di 31

7 5 ACTIVE CONTENT VS TRANSACTIONAL CONTENT Nello schema sono riassunti gli aspetti che caratterizzano i sistemi di Content Management classici, che definiremo Active 3 e i sistemi Transactional, come sopra definiti. Active Content Transactional Content Caratteristiche Document Management WEB Content Management Capture Imaging & Workflow Reale Valore È nel contenuto È nella transazione Scopo Creazione di contenuti Condivisione della conoscenza Supportare, registrare o verificare una transazione Dati Difficili da estrarre o categorizzare Disponibilità di schemi per estrarre i dati durante il processo di gestione Consumo Numerose revisioni Singola o limitate versioni Condivisione diffusa Accesso preferenziale mediante applicazioni di livello enterprise Nello schema seguente le due classi di soluzioni vengono posizionate rispetto al numero degli utenti del sistema ed al volume dei contenuti trattati, riportando anche, come riferimento esemplificativo, diverse tipologie di contenuti e/o processi. Schema di posizionamento delle due classi di soluzioni. 3 La classificazione Active e Transactional viene ereditata dalla classificazione utilizzata da Oracle per distinguere tra la soluzione ECM base (basata su UCM) e la soluzione estesa (in cui alla componente UCM viene aggiunta la componente IPM ). Pagina 7 di 31

8 7 LA PAROLA AGLI ANALISTI 7.1 Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management -10/2009 This Magic Quadrant 4 represents a snapshot of the ECM market at a particular point in time. Gartner advises readers not to compare the placement of vendors in prior years as this market is changing vendor acquisitions, partnerships, solutions development and alternative delivery models are evidence of this and the criteria for selecting and ranking vendors continue to evolve. Our assessments take into account vendors current product offerings and overall strategies, as well as their planned initiatives and product road maps. We also consider how well vendors are driving market changes and adapting to changing market requirements. This Magic Quadrant will help CIOs and business and IT leaders who are developing ECM strategies to assess whether vendors have the right products and enterprise platforms to support them. ECM technology has changed greatly in recent years, with broader suite functionality, better process control, improved ease of use and a stronger focus on records. As a result, we strongly advise organizations with ECM technologies that are more than five years old, or with multiple products across departments and geographies, to re-evaluate their content architecture. Use this Magic Quadrant to understand the ECM market and how Gartner rates vendors and their packaged products. Draw on this research to evaluate vendors based on a customized set of objective criteria. Gartner advises organizations against simply selecting vendors that appear in the Leaders quadrant. All selections should be buyer-specific, and vendors from the Challengers, Niche Players or Visionaries quadrants may be better matches for your business goals and solution requirements Key Trends in the ECM Market Among the primary trends that IT architects and planners and business leaders must consider as they develop content management strategies and determine their strategic partners are the following. ECM is now part of IT infrastructure and delivered by infrastructure vendors such as HP, IBM, Oracle, Microsoft and SAP. Inquiries received by Gartner suggest that enterprise architects and IT planners are increasingly looking to standardize on one or more of these vendors strategic platform offerings to support multiple content applications. Integration and federation of content repositories is now critical. Content Management Interoperability Services (CMIS), the Web services protocol jointly developed and proposed by EMC, 4 Il documento completo, come quello successivamente citato ( Forrester Wave ), è disponibile al link: Pagina 8 di 31

9 IBM, Microsoft and others, may succeed where others have failed. It is designed to provide a vendorneutral way of developing applications that can access content stored in any CMIS-compliant repository. Web channel technologies that deliver improved experiences, customer conversions and loyalty are a primary focus of many enterprises. The influence of the chief marketing officer in directing spending on marketing machines that capitalize on Web content management (WCM), digital asset management (DAM), Web analytics, portals, e-forms, document composition features, social communities, mobile device support and business process management (BPM) is now obvious. The ability to deliver more compelling, dynamic, personalized and media-rich content to any audience on any device, and to measure more accurately the value of the interrelationships of people, processes and content, has led to a breakaway from the ECM suite: WCM for marketing. Application specificity, based on evolving buying centers. Fewer ECM vendors will focus on bundling generalist functions (such as imaging, library services and document collaboration), leaving these functions to infrastructure vendors. Most vendors will instead focus on adding value by bundling specific functions as base configurations vertical or horizontal solutions that are integrated with industry, ERP or CRM applications. Composite content applications are how ECM vendors will deliver value to business buyers. Broadly, such solutions fall into three categories, according to the technologies most often involved in their development. Very few vendors have a market-leading emphasis on, and ability in, all three categories. The three categories are as follows: Transactional content management solutions focus on imaging, workflow/bpm, archive, records management and e-forms. Content contained within these solutions tends to be static. Processes tend to be long-running and have a high number of forms or documents that demand scalability, life cycle control and human approval (primarily on exceptions). An application interface is almost certain. Collaborative content management solutions focus on compound content object control and library services; document collaboration; workflow automation with alerts, calendaring and task-tracking; browser or portal viewing; and markup, annotation and version control. The focus is on high-value people being involved in the project-based or long-running development and delivery of high-value content and on optimizing the processes, interfaces and objectives that relate them. Contextual content management solutions focus on sets of Web channel technology, such as WCM, DAM, portals, e-forms, Web analytics, social software, XML authoring, rich media management and mobile device support, and on optimizing them to serve as Web-delivered engagement platforms for a variety of industry-focused solutions. Alternative delivery models. More companies and governments want new methods of obtaining ECM capability, including SaaS and open-source software. These new methods will grow in comparison to conventional delivery, but will not eclipse it. Emerging solutions as a service or hosted composite content applications represent the best conversion leverage from on-premises to cloud-based content for business buyers looking to keep costs low and take advantage of optimal combinations of technology, location and process logic. Many suite vendors will deliver SaaS as a satellite offering. The influence of metadata is becoming clearer, whether abstracted from existing paper and digital documents or added when authored, and whether tied to a formal taxonomy or tagged informally by users. As more content objects, ranging from small XML components to larger rich-media files, need to be managed better, the concept of granularity in the content itself, in the policies and rules associated with content processability, and in user information (wants/needs, presence, location) is a key planning consideration for enterprises seeking fuller leverage of information as assets. The more descriptors a content object has, the more likely it is to deliver more value in various contexts. Enhanced usability for nontechnical target audiences. It is now normal for user interfaces for content contribution, consumption and collaboration to be competitive differentiators. More capabilities are becoming easier to access and use, and they include a vast array of modular functions that can be turned on or off as required. Although an ideal content client has yet to emerge, usability and the enduser acceptance are becoming key criteria for selection. Pagina 9 di 31

10 The continued influence of the midmarket as a buying center particularly for composite content applications in healthcare,government, financial services, higher education and invoice automation is bringing higher revenue to even some of the larger ECM vendors. Those that focus here have seen significant growth year over year. Here is also an early opportunity for SaaS and open-source vendors to gain traction and visibility Hybrid Content Architectures Emerge Gartner s analysis shows that organizations of all sizes and in all geographies are considering Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) because of the breadth of capabilities it offers, and because Microsoft is already one of their strategic infrastructure providers. As SharePoint takes hold in an organization, users naturally begin exploring its suitability for a wider range of content management applications and its potential as a replacement for existing solutions. But organizations requiring advanced content management capabilities and process-centric applications will need to augment SharePoint s capabilities with partner offerings or deploy MOSS 2007 alongside an ECM system, rather than as a replacement for it. For organizations where broader information consistency and consistent semantic representations are critical, strategy will become somewhat more complicated. Issues like federated search, metadata strategies, and interoperability between content and records management systems will be critical considerations in SharePoint deployments. Although ECM vendors are touting their ability to integrate with SharePoint, it often isn t integration as much as copying files over. When evaluating integration, always attempt to have one version of the truth. Having one document in SharePoint and a supposed duplicate in an ECM system invites data integrity issues if the documents actually aren t the same, which is the right one? Many enterprises have failed at content management and might be better advised to determine whatpercentage of content not to manage and to use a resource for that purpose. A draft layer of content at the infrastructure level, with life cycle assignment only upon content creation and a promotion path to the repository of record, makes for a likely preliminary hybrid content architecture plan Market Definition/Description ECM defined as a strategy can help enterprises take control of their content and, in so doing, boost productivity, encourage collaboration and make information easier to share. ECM defined as software consists of applications that interoperate, but that can be sold and used separately. Gartner defines today s ECM suites as encompassing the following six core components: Document management for check-in/check-out, version control, security and library services for business documents. Document imaging for capturing, transforming and managing images of paper documents. Records management for long-term archiving, automation of retention and compliance policies, and ensuring legal, regulatory and industry compliance. Workflow for supporting business processes, routing content, assigning work tasks and states, and creating audit trails. WCM for controlling the content of a website through the use of specific management tools based on a core repository. It includes content creation functions, such as templating, workflow and change management, and content deployment functions that deliver prepackaged or on-demand content to Web servers. Document-centric collaboration for document sharing and supporting project teams. Core components of an ECM suite are: Document management. Advanced capabilities such as compound document support and content replication score more highly than do basic library services. Pagina 10 di 31

11 Document imaging. For this component we require a vendor to offer two things: (1) document capture (scanning hardware and software, optical and intelligent character recognition technologies and formprocessing technology) performed either using native capabilities or through a formal partnership with a third-party solution provider such as Kofax, EMC (Captiva) or Datacap; (2) the ability to store images of scanned documents in the repository as just another content type in a folder, and route them through an electronic process. Records management. The minimum requirement is an ability to enforce retention of critical business documents based on a records retention schedule. Higher ratings are given for certified compliance with standards such as the Department of Defense (DoD) Directive STD, The National Archives (TNA), the Victorian Electronic Records Strategy (VERS) and Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq). Several ECM vendors qualify for independent analysis of their records management functionality. Workflow. The minimum requirement is simple document review and approval workflow. Higher points are given to vendors with graphical process builders, and serial and parallel routing. Several ECM vendors qualify for independent analysis of their workflow automation or BPM functionality. Web content management. The minimum requirement is a formal partnership with a WCM provider. Native capabilities score more highly than partnerships. Several ECM vendors qualify for independent analysis of their WCM functionality. Document-centric collaboration. Document sharing, project team support and support for ad hoc, threaded discussions about documents Vendor Strengths and Cautions (Microsoft) MOSS 2007 has been very successful in gaining seats and mind share for Microsoft, as well as for many of its partners and even its competitors. The next release is due in the first half of SharePoint is primarily a document management and collaborative content management platform, but its influence in the global ECM market cannot be overstated. Strengths Because MOSS 2007 goes well beyond basic content management into portal, search and collaboration technologies, it has attracted a large following since its release almost three years ago. Few Gartner inquiries about ECM fail to touch on SharePoint, partly because of Microsoft s successful seeding strategy of including core library services in Windows SharePoint Services (WSS) that are free and easy to use. Thanks to Microsoft s position as a stack vendor, MOSS 2007 has attracted a very large ecosystem, with many thirdparty software vendors building extensions and system integrators generating big business around deployments and customizations. SharePoint has caused many enterprises to focus on an ECM strategy. This influence has also been felt by the other vendors in the market, which either position their products as logical supplements in a hybrid content architecture based on SharePoint, or shift their product messaging toward verticalmarket solutions that deliver value owing to their specificity to domains where Microsoft does not compete. Cautions MOSS 2007 has records management and archiving limitations, modest WCM capabilities, and limited BPM/imaging capabilities for building composite content applications. Customer feedback regarding large, decentralized deployments of MOSS 2007 indicates a need for improvements in scalability, deployment management, latency and replication functionality. Pagina 11 di 31

12 Although SharePoint s flexibility is a benefit, it also creates challenges as enterprises struggle to build the right technical and information architectures. Microsoft has published guidance and made resources available to address this issue, but the breadth of MOSS 2007 s capabilities and the sometimes inflated expectations of sponsors can lead to deployment and governance concerns Vendor Strengths and Cautions (Oracle) Oracle has been expanding its ECM market footprint while building content management functionality into its enterprise business applications. Oracle ECM Suite includes document management, WCM, records management, imaging and process management. Though it does have transactional content management functionality including synergies with its own ERP and CRM applications Oracle is widely considered to be more of a collaborative and contextual content vendor. Strengths Oracle Universal Content Management (UCM) is a mature, wellintegrated product suite that provides productized integrations with Oracle applications. With Oracle Fusion Middleware, it has integration with a broad set of complementary technologies, such as BPM, BI, portals and enterprise search. The size and capabilities of Oracle s sales force, product development and support organizations give it significant opportunities to grow its content management business and increase its market share. Sales incentives for performance in these areas appear to be helping to build momentum. Customer loyalty is high Oracle customers often ask first whether Oracle already offers, or will soon deliver, products in any particular ECM component category. Cautions Although Oracle has presented a cohesive vision for content as part of infrastructure, it has been less clear in its vision for collaboration and social software offerings (Oracle WebCenter and Beehive, for example) and their ties to UCM. All were developed using Oracle Fusion Middleware, but integration is still needed, and Web 2.0 capabilities across the products need to be rationalized. Oracle s nextgeneration portal product, WebCenter, is promising but immature, and its collaboration product, Beehive, is a work in progress with no clear ties to content management at a time when most ECM vendors are adding richer collaboration and support for Web 2.0 in their core platforms. Other vendors are commonly chosen for invoice automation and ERP integration in preference to Oracle s products. Oracle intends to close this gap, but its delivery of a compelling imaging and process management solution is late. Oracle s customers don t consider that it has created the same sense of community around content and collaboration as several other leading ECM vendors have Vendor Strengths and Cautions (SAP) SAP does not place a high priority on building the ECM functionality and credibility of its own platform. Instead, it relies on an ecosystem of partners willing to provide a range of ECM solutions and services among them several of the vendors in this Magic Quadrant to its installed base. SAP shops, however, continue to rely on the NetWeaver integration platform and core document, forms and records management functionality. SAP could prove a significant market disrupter if it were to make a strategic acquisition of a content management vendor.. Strengths SAP s prominence as an infrastructure application provider is supplemented by a well-developed and self-sustaining global partner program. SAP is also contributing to the development of CMIS, partly to help enterprises plug and play other ECM services directly into its business applications. Pagina 12 di 31

13 Renewed interest from SAP customers in regulatory compliance and governance has led to higher sales of archiving, records management, imaging and workflow solutions. Despite its admitted weakness in content management, SAP has a range of partner providers and levels of integration. In terms of workflow capabilities, SAP has a number of products that can orchestrate people, processes and information. Cautions SAP s partnership with Microsoft has not fulfilled its potential. Instead of emphasizing the compelling strengths of the various combinations particularly those with SharePoint the two companies relate only in providing incremental value for SAP clients needing to provide casual users with access to SAP functions. SAP s ECM strategy is to offer basic yet not fully integrated content management functionality (basic document management, records management, document-centric collaboration and search) as an extension to its business applications and NetWeaver platform. Of the four megavendors, SAP is the only one that doesn t offer complete ECM as a stand-alone offering. SAP has a reseller agreement with Open Text for document archiving, and plans to extend this agreement to resell document management and records management capabilities. This will cause further confusion and probably lead to complexities in contracts, costs and support. SAP continues to deliver very limited competitive ECM capability, and its ability to persuade even its own customers to adopt the superior technology of its partners is unproven. 7.2 The Forrester Wave : Enterprise Content Management Suites - Q Executive Summary In Forrester s 70-criteria evaluation of eight enterprise content management (ECM) suite vendors, we found that IBM, Oracle, EMC, and Open Text lead due to breadth and depth of functionality and a continued focus on end-to-end ECM needs. Strong Performer Microsoft lacks depth in certain areas of ECM, with a focus on business content rather than transactional or persuasive, but its lighter footprint and collaboration functionality continue to give it market momentum. Other Strong Performers include Hyland Software traditionally focused on imaging and archiving but expanding into records management and workflow and HP, which has leveraged its 2008 TOWER Software acquisition and offers document management, imaging, and records. Finally, Contender Alfresco Software, with an open source offering, lacks overall ECM suite breadth, but it s gained traction with enterprises looking for an ECM alternative with a lower-cost entry point Today s ECM MARKET: Broad, diverse, and a priority for enterprises Organizations continue to show strong interest in enterprise content management (ECM) due to the continuing explosion of unstructured information, such as documents, scanned images, rich media, Web content, corporate records, s, and other content. Investment in ECM remains a priority for I&KM decision-makers, with 25% interested in/considering, 10% piloting, and 23% expanding or upgrading existing ECM solutions in Through inquiry and interviews with ECM customers, Forrester has found that ECM decision-makers: Long for leaner, more agile solutions. Long, costly implementations with a heavy IT footprint have been a hallmark of ECM. But buyers, tired of ECM shelfware, want to cut implementation times with industry- and application-specific building blocks and easier approaches to build contextual applications on top of their ECM systems. Get frustrated with gaps in solution delivery. ECM technologies can yield major benefits, but without sufficient focus on discipline and process, many enterprises struggle with implementations. Vendor products alone won t solve enterprise challenges or translate to ROI gains. Effective change management and appropriate focus on supporting information architecture has lasting consequences for the end user experience, scalability, mitigating legal risk, and deployment success. Early engagement Pagina 13 di 31

14 with internal process experts and enterprise end users along with training and other service aspects plays a vital role.2 Increasingly want to integrate SharePoint with other systems. ECM adoption has always been an issue for organizations, in part due to information workers reluctance to change work habits and use unfamiliar user interfaces to manage content. However, SharePoint s viral adoption in some organizations has presented these firms with the opportunity to better manage content residing in other repositories by using SharePoint as a front end for content management, then offloading it to other systems at appropriate places in the workflow. Show more interest in collaboration functionality. Collaborative functionality and ECM increasingly go hand in hand. Enterprises express the need for managing content for team workspaces and more socialmedia-type functionality such as wikis and tag clouds. Need more transparency in the content contribution process. The concept of transparent ECM rings true for any organization whose information workers have resisted the extra steps of uploading (and downloading) content to repositories, or who have to explicitly designate content as a record. Information workers would prefer to work in the tools where they are most comfortable and to have content automatically imported into repositories where it is appropriately classified The four horsemen of ECM ride again, but competitors remain relevant Forrester s assessment below represents a summary of the results of this analysis. We encourage readers to consult the Forrester Wave spreadsheet model linked to this report for a detailed understanding of the criteria, weightings, and specific scores. The overall ECM evaluation uncovered a market in which (see Figure 3): Pagina 14 di 31

15 EMC, IBM, Oracle, and Open Text lead with breadth and depth. The four Leaders not only have breadth in ECM, they also offer a wide range of tools that enable I&KM pros to manage, secure, and retain content. Their offerings include a mix of data management, business intelligence, content integration support, and content-centric application support. All four offer the promise of end-to-end ECM functionality from a single vendor. Microsoft makes inroads and gains momentum but has several functionality holes. Microsoft has relevant ECM support, but it lacks the depth and breadth of the four Leaders. However, its extensive collaboration footprint, growing number of technical resources, and viral spread throughout many enterprises via departmental initiatives help keep it relevant when companies evaluate their overall ECM strategies.8 Hyland and HP provide competitive offerings for business and transactional content. Hyland and HP offer competitive alternatives to both EMC and IBM for I&KM pros that want document management, imaging and capture, and records management. However, both lack strong support for persuasive content in areas such as Web content management, document output management, and digital asset management. Open-source-based Alfresco challenges the proprietary players. Alfresco has traditionally focused more on document management, imaging, and WCM rather than full ECM suite capabilities. However, its ability to provide a low-cost alternative to the larger vendors as well as a recent investment in records management functionality makes it relevant for some enterprises. 7.3 MIP Politecnico di Milano / Rapporto 2010 sulla fatturazione elettronica in Italia Di seguito alcuni brevi estratti dal quarto Rapporto dell Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano. Il rapporto illustra i risultati ottenuti nel corso dell Edizione della Ricerca, che si è posta i seguenti obiettivi: analizzare lo stato di diffusione delle soluzioni di Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva (di fatture e altri documenti aziendali) e di Integrazione del Ciclo dell Ordine in Italia, comprendendo le ragioni alla base della scelta di adozione non adozione da parte delle organizzazioni pubbliche e private; individuare i principali progetti di sistema che favoriscono la diffusione di queste soluzioni a livello di filiere, Pubblica Amministrazione e categorie professionali; analizzare i benefici per le diverse categorie di attori coinvolti (aziende, Pubbliche Amministrazioni, istituti finanziari, commercialisti, intermediari ecc.); identificare le best practice a livello nazionale; studiare il fenomeno della Fatturazione Elettronica in Europa, cogliendo gli aspetti peculiari e i casi significativi in diversi Paesi Europei; comprendere l evoluzione del quadro normativo italiano ed europeo. Il documento completo può essere richiesto sul link: La conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti contabili L adozione della Conservazione Sostitutiva delle fatture e, più in generale, dei documenti contabili e commerciali cresce, sebbene a ritmi inferiori alle attese. Oggi stimiamo che tra e aziende, in Italia, stiano già adottando soluzioni di Conservazione Sostitutiva delle fatture e di altri documenti contabili o fiscali. In particolare, poco meno della metà di queste organizzazioni utilizza la Conservazione Sostitutiva anche (o esclusivamente) per gestire le proprie fatture, attive o passive. Il numero dei documenti portato in Conservazione Sostitutiva tra il 2008 e il 2009 è cresciuto significativamente in media del 40% - un fenomeno legato alla decisione di diverse aziende che già adottavano la Conservazione Sostitutiva di estendere la dematerializzazione anche ad altri documenti (es. al Libro Unico del Lavoro). Pagina 15 di 31

16 Le soluzioni di Conservazione Sostitutiva delle fatture risultano spesso parte di progetti più ampi di gestione documentale e, frequentemente, ne costituiscono una estensione. Con l esclusione di qualche eccezione, questi progetti non prevedono invece un evoluzione verso modelli di Fatturazione Elettronica pura a norma di legge. Al più, in qualche caso, includono funzionalità di veicolazione (o ricezione) multi-canale, ma sempre nella logica di soluzioni interne finalizzate a gestire la complessità esterna (considerata esogena rispetto ai confini dell impresa). I principali fattori di freno all adozione dei progetti di Conservazione Sostitutiva sono riconducibili a una generale percezione di discrezionalità della spesa e a una difficoltà nel misurare la redditività dell investimento. Un importante fattore di spinta potrebbe, invece, essere costituito dal Decreto che attiva la Fatturazione Elettronica verso la PA: la necessità di dotarsi di soluzioni o servizi per gestire anche solo una parte limitata di relazioni e fatture (quelle verso la PA, appunto) potrebbe essere lo strumento abilitante per diffondere cultura tra le imprese e creare la necessaria mentalità per estendere la soluzione verso altri clienti/fornitori. Un ruolo primario, in questo processo di diffusione, potrà essere svolto dai Commercialisti che lavorano a stretto contatto con le realtà piccole e medie del tessuto imprenditoriale italiano, spesso come partner di fiducia. Da un lato, infatti, essi stessi possono stimolare le imprese verso una adozione consapevole e sempre più pervasiva di queste soluzioni (Argomento trattato nello specifico nel Cap. 3, paragrafo Il ruolo del Commercialista, del Rapporto MIP). Un secondo importante percorso evolutivo, già in atto, si sviluppa attraverso l identificazione di tutti i documenti che possono essere de materializzati in aggiunta alle sole fatture. Classificazione dei documenti - Legenda. A - E il cluster di documenti più adatto per iniziare ad affrontare il tema della Conservazione Sostitutiva: poco coinvolti in processi interfunzionali, nascono spesso come informatici, la materializzazione rappresenta un costo. B - E il cluster dei documenti propri del ciclo dell ordine: forniscono un contributo determinante ai processi di business e l approccio tipico prevede la dematerializzazione del processo più che dei documenti in quanto tali. Pagina 16 di 31

17 C - E il cluster dei documenti a supporto dei processi di business che presentano complicazioni connesse alle conservazioni in modalità sostitutiva alla carta, non sono necessariamente riconducibili al ciclo dell ordine ma possono impattare in modo anche significativo su processi interfunzionali o interorganizzativi. D - E il cluster che comprende i documenti originali unici: la Conservazione Sostitutiva di questi documenti richiede per legge l autenticazione di conformità del documento informatico generato con l originale analogico da parte di un notaio (o pubblico ufficiale autorizzato), da allegare al documento informatico stesso che viene portato in conservazione Il quadro normativo Visione sinottica del quadro normativo di riferimento, nazionale ed europeo, su Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva e Dematerializzazione dei documenti. Pagina 17 di 31

18 8 ESEMPI TRANSACTIONAL CONTENT A migliore comprensione delle tematiche relative al Transactional (Active) Content di seguito vengono riportati a titolo indicativo due esempi di processo gestito mediante un sistema di TCM. 8.1 Automatizzazione della gestione ordini Il processo order-to-cash comprende diversi processi secondari, tra cui la ricezione degli ordini, la registrazione degli ordini di vendita, l approvazione degli ordini di vendita, l evasione degli ordini, la fatturazione e la ricezione del pagamento. 8.2 Automatizzazione intelligente dei processi dei documenti di acquisto Automatizzare il processo di acquisto in maniera intelligente significa non sovvertire le procedure stabilite, semplicemente le automatizza. Tale processo può essere così esemplificato. 1. Il reparto che richiede le merci e i servizi crea una richiesta di approvvigionamento nel sistema SAP. 2. Il sistema crea automaticamente una richiesta di convalida di acquisto e la spedisce via per confermare i dettagli di acquisto e l approvazione. 3. Il reparto acquisti crea un ordine di acquisto nel sistema SAP, 4. che invia un fax automatizzato al fornitore. Pagina 18 di 31

19 5. Una copia dell ordine di acquisto viene inviata automaticamente via al magazzino per assicurare che sia pronta a ricevere le merci e confermare la consegna corretta. 6. Viene, inoltre, inviato un messaggio automatizzato al reparto contabilità. 7. Il fornitore spedisce via fax al reparto acquisti una conferma dell ordine, 8. che viene automaticamente ricevuta e archiviata, 9. mentre viene inviato un di conferma automatica al reparto che richiede le merci e i servizi. Pagina 19 di 31

20 9 L OFFERING ALTEA IN TEMA GESTIONE DOCUMENTALE 9.1 Oracle UCM / ECM Suite Oracle Universal Content Management (UCM) è la suite unificata di Oracle, una singola piattaforma che mette a disposizione l intero ventaglio di funzionalità ECM per la gestione di documenti e imaging, di contenuti Web, di asset digitali, di record management e di archiviazione. In sostanza, un architettura che vede tutti i servizi per tutte le tipologie di contenuti in un unico sistema web, basato su Java: un architettura che espone centinaia di servizi di content management (document management, digital asset management e web content management) invocabili out of the box in modalità SOA, fondamentale in contesti Web 2.0 (i servizi basati su Xml/Soap risolvono la parte più difficile della programmazione in Ajax e della composizione mashup, l accesso ai contenuti con Xml). Questa architettura consente ai clienti di sfruttare pienamente gli investimenti di gestione dei contenuti in tutta l organizzazione, attraverso le varie applicazioni. L approccio singola-architettura consente a Oracle Universal Content Management di gestire tutti i contenuti e servizi che sono accessibili da un utente con una interfaccia comune, migliorando l adozione presso gli utenti finali, la loro efficienza e riducendo i tempi necessari per la formazione degli utenti e amministratori. Oracle UCM permette di gestire il contenuto durante tutto il suo ciclo di vita assicurando controllo e supporto durante le fasi di: Creazione: creazione e cattura Gestione: storage, versione, indicizzazione, conversione Distribuzione sicura: cleanse, filtro, gestione dei diritti (copia, stampa etc) Pubblicazione: via Web, vista, ricerca nel documento Conservazione per conformità: dichiarazioni, classificazione, archiviazione. Di seguito alcune delle principali caratteristiche del prodotto, per una migliore comprensione del prodotto si rimanda alla documentazione allegata all offerta Content Server Content Server costituisce il nucleo della suite per la gestione dei contenuti; Content Server fornisce un repository flessibile, sicuro, centralizzato e basato su Web in grado di gestire tutte le fasi del ciclo di vita dei contenuti: dalla creazione e approvazione fino alla pubblicazione, ricerca, scadenza, archiviazione ed eliminazione. Ogni utente può aggiungere contenuti in maniera semplice da applicazioni desktop native, gestire in maniera efficiente i contenuti di business attraverso numerosi servizi di library e accedere sempre e ovunque in maniera sicura ai contenuti utilizzando un browser Web. Tutti i contenuti, a prescindere dalla loro natura, vengono archiviati nel database o su filesystem per essere gestiti, riutilizzati e consultati. I contenuti salvati nel repository, senza differenza alcuna , discussioni, documenti, report, fogli di calcolo, immagini, file multimediali e altri formati digitali dispongono della stessa gamma di servizi avanzati di gestione documentale, tra cui: gestione dei metadati e della classificazione dei documenti, checkin, checkout e versioning, Pagina 20 di 31

21 gestione di folder logici, sicurezza e profilazione di accesso ai documenti, gestione di documenti composti (o compound document), gestione dei link tra documenti, funzionalità di document collaboration, audit trail e content tracking, import/export dei documenti e dei metadati, politiche differenziate di storage, gestione archiviazione o records management, integrazione con gli applicativi desktop di produttività individuale tramite Desktop Integration Suite, workflow engine (vedi paragrafo dedicato), motore di ricerca full-text e metadata-based. Oltre alle diverse funzionalità documentali, Oracle Content Server, grazie alla sua architettura modulare e orientato ai servizi, fornisce un framework per lo sviluppo di nuove funzionalità e logiche applicative verticali Workflow Engine Oracle Content Server è dotato di un motore interno di workflow per la gestione del routing documentale per i processi di approvazione e revisione dei documenti Desktop Integration Suite Oracle Desktop Integration Suite è un package software da installare su PC Windows che offre una serie di applicazioni che consentono la totale integrazione fra il desktop dell utente finale e Content Server Content Tracker Content Tracker è il componente di UCM che permette di definire ed utilizzare metriche chiave per produrre audit trails e report di analisi dell utilizzo dei contenuti conservati sul Content Server Dynamic Converter Dynamic Converter costituisce una tecnologia di trasformazione e una soluzione di publishing ondemand per documenti. Con Dynamic Converter è possibile convertire al volo qualsiasi documento in una pagina Web in formato HTML senza ricorrere all applicazione utilizzata per crearlo Inbound Refinery Inbound Refinery è un modulo di Content Server preposto alla gestione di tutte le conversioni eseguite sui file in input di Content Server (ecco perché quindi inbound ). I file vengono convertiti al momento del check-in in funzione della tipologia di file e di regole di conversione. Rispetto al Dynamic Converter, le conversioni Inbound Refinery vengono effettuate al momento del check-in e non al momento della richiesta da parte dell utente; inoltre i formati target dell IBR sono molteplici Oracle ECM Suite La proposta Oracle ECM Suite rappresenta la soluzione estesa della piattaforma ECM di Oracle e comprende, oltre a UCM, anche Content Conversion Server, JRockit JVM, Imaging e Process Management oltre a Universal record Mangement (URM) e Information Rights Managements (IRM) in versione Restricted use. Per queste due componenti si rimanda agli specifici capitoli Pagina 21 di 31

22 sottostanti Oracle Universal Records Management URM Oracle Universal Records Management (URM) offre un sistema unico, scalabile e flessibile di Records Management che permette di applicare in modo uniforme e trasversale le politiche di Retention a tutti i tipi di contenuti, indipendentemente da dove questi risiedono. Il sistema è dotato di un motore centrale per l applicazione delle policy di registrazione e di conservazione Oracle Information Rights Management - IRM Oracle Information Rights Management è la soluzione per la sicurezza delle informazioni che tutela e tiene traccia di qualsiasi informazione digitale sensibile, ovunque questa venga archiviata e utilizzata. A differenza dei prodotti convenzionali che gestiscono la sicurezza in un repository centrale, Oracle IRM estende la sicurezza su ogni singola di informazione aziendale ovunque siano archiviate e utilizzate. Le regole che definiscono quali utenti possono o meno accedere alle informazioni sigillate restano separate dalle informazioni stesse; risiedono infatti in rete, sugli Oracle IRM Server appartenenti e gestiti dall organizzazione che possiede le informazioni. Questo comporta un ventaglio di benefici: infatti, ovunque l informazione venga archiviata, trasmessa o utilizzata: Gli utenti privi di autorizzazione non possono accedervi (vantaggio principale); Solo gli utenti autorizzati possono aprire e/o modificare l informazione, e sulla base dei diritti a loro assegnati (ad esempio, la possibilità di stampare informazioni particolarmente sensibili); Tutti gli accessi, effettivi e presunti, alle informazioni sigillate possono essere verificati e registrati centralmente; L accesso alle informazioni archiviate in remoto può essere revocato a livello centrale: ad esempio nel momento in cui un dipendente lascia l azienda piuttosto che al termine di un rapporto con un partner, e anche dopo che sia stata eseguita una duplicazione remota su DVD, USB, ecc Licensing Oracle Le componenti UCM e ECM possono essere licenziate per Utente o per Server. Possono essere gestite modalità di licensing che prevedono un primo acquisto per utente ed un passaggio successivo licenze server (utenti illimitati) con recupero, parziale, dell investimento effettuato. Le componenti IRM e URM possono essere acquisite anche indipendentemente dalla piattaforma ECM. La componenti IRM può essere licenziata per Utente o per Server. 9.2 Microsoft Share Point Office SharePoint Server è un applicazione server disponibile per Windows Server 2003 e Utilizzando i modelli di sito e altre caratteristiche di Office SharePoint è possibile creare in modo rapido ed efficiente siti che supportano la pubblicazione di contenuto specifico, la gestione del contenuto, la gestione dei record ed eventuali esigenze di business intelligence dell'organizzazione. Questi siti consentono di collaborare e condividere informazioni con altre persone, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione. Tra le altre cose, è possibile utilizzare Office SharePoint Server 2007 per: Collaborare in modo efficace con altre persone della propria organizzazione. Creare siti personali, in cui è possibile gestire e condividere informazioni con altri utenti e abilitare modalità di collaborazione aziendale: wiki, blogs, workspaces e Knowledge Network (KN) su progetti e documenti condivisi Pagina 22 di 31

23 File System Online e Gestione Documenti: SharePoint è un potente file system basato su web per la gestione e l archiviazione dei documenti aziendali su una piattaforma sicura e facile da usare. Tramite questa potente caratteristica è possibile organizzare in cartelle e sottocartelle i documenti aziendali (informazioni, dati, manuali, modulistica) Possibilità di creare e gestire siti e portali web collaborativi sia rivolti alla comunicazione e gestione interna dei processi aziendali (Business Process Management - BPM) sia rivolti alle relazioni con i clienti (Customer Relationship Management- CRM) Collegarsi ai sistemi aziendali, in particolare DWH, e pubblicare con facilità report, elenchi e indicatori di prestazione chiave (KPI). Semplice e razionale gestione online dei contenuti web tramite il sistema di gestione dei contenuti integrato (Content Management System - CMS) Automazione dei processi aziendali tramite la creazione di flussi di lavoro (workflow) Ricerca nei contenuti (anche all interno dei documenti archiviati) Le versioni ed il licensing SharePoint è disponibile in due distinte versioni: Windows SharePoint Services (WSS 3.0) e Microsoft Office SharePoint Server (MOSS 2007). Con il rilascio della versione 2010 WSS non si chiame più così ma ormai si parla di Microsoft SharePoint Foundation Windows SharePoint Services (WSS 3.0) è una soluzione software disponibile gratuitamente (senza nessun costo aggiuntivo di licenza) su Windows Server 2003 e 2008: integra tutte le funzionalità base di SharePoint. Microsoft Office SharePoint Server (MOSS 2007) è la versione a pagamento di SharePoint (che comporta anche CAL per User sulla base delle funzionalità avanzate abilitate) e offre funzionalità avanzate tra cui: CMS avanzato (WCM) Business Intelligence con KPI (Key Performance Indicator) e Dashboards Enterprise Integration Excel Services Infopath Services Share Point 2010 Nel corso del mese di maggio 2010 (data uffiale di rilascio 12 maggio) è stata rilasciata la release 2010 di Share Point. I prodotti e le tecnologie di SharePoint 2010 includono: Microsoft SharePoint Foundation 2010 SharePoint Foundation è la tecnologia utilizzata per tutti i siti di SharePoint. Questa tecnologia è disponibile gratuitamente e nelle versioni precedenti era denominata Windows SharePoint Service. SharePoint Foundation consente di creare in modo rapido molti tipi di siti nei quali è possibile collaborare a pagine Web, documenti, elenchi, calendari e dati. SharePoint Server 2010 SharePoint Server è un prodotto server basato sulla tecnologia SharePoint Foundation, in grado di offrire una struttura coerente e familiare per gli elenchi e le raccolte, nonché per l'amministrazione e la personalizzazione dei siti. SharePoint Server include tutte le caratteristiche di Pagina 23 di 31

24 SharePoint Foundation e caratteristiche aggiuntive quali la gestione del contenuto aziendale, la business intelligence, la ricerca di contenuti aziendali e i profili personali utilizzabili tramite i siti personali. SharePoint Designer 2010 SharePoint Designer è un programma gratuito per la progettazione, la realizzazione e la personalizzazione di siti Web eseguiti su SharePoint Foundation e SharePoint Server. Grazie a SharePoint Designer 2010 è possibile creare pagine Web di grande impatto o soluzioni efficaci per i flussi di lavoro e inoltre progettare l'aspetto e il funzionamento di un sito Web. I siti creati possono spaziare dai siti del team che gestiscono piccoli progetti ai portali gestiti da dashboard per le grandi organizzazioni. SharePoint Workspace 2010 SharePoint Workspace è un programma desktop che consente di disconnettere dalla rete il contenuto dei siti di SharePoint e collaborare a tale contenuto con altri utenti mentre si è offline. Dopo avere apportato le modifiche desiderate insieme ad altri membri del team, sarà possibile sincronizzare nuovamente il contenuto nel sito di SharePoint. 9.3 Esker Deliveryware Esker DeliveryWare è una soluzione strategica che permette lo scambio di documenti e informazioni rivoluzionando la comunicazione e i processi aziendali basati sulla carta. DeliveryWare consente di automatizzare lo scambio dei documenti aziendali tra clienti, business partner e fornitori indipendentemente dalla loro origine, dal formato o dalla loro destinazione. Più efficace e facile da gestire di una soluzione mono funzione come un fax server, una soluzione per gestire il workflow, l'imaging, l'archiviazione o la formattazione, Esker DeliveryWare combina in una singola piattaforma tutte queste diverse funzionalità, e altre, per ottimizzare la distribuzione delle comunicazioni aziendali critiche. DeliveryWare rivoluziona il concetto di gestione dei processi documentali. Esker DeliveryWare è in grado di automatizzare senza difficoltà qualsiasi processo documentale catturando, personalizzando, trasformando, inoltrando e inviando dati e documenti aziendali indipendentemente dalla provenienza a qualunque destinatario. Tutti i documenti in ingresso, dai fax alle e documenti scansionati, vengono automaticamente catturati e gestiti rendendo Esker DeliveryWare un'unica soluzione che consente di gestire in modo centralizzato tutta la comunicazione aziendale elettronica in base alle vostre esigenze specifiche. Pagina 24 di 31

25 9.3.1 Rules Engine Esker DeliveryWare automatizza la cattura, il riconoscimento, la formattazione/conversione, l inoltro e la consegna dei documenti provenienti da qualunque applicazione aziendale. Il cuore di Esker DeliveryWare è un potente motore di regole aziendali. L Esker DeliveryWare Rules Engine è una tecnologia testata e brevettata che automatizza e ottimizza i processi aziendali legati ai documenti. Le regole Esker DeliveryWare possono essere sviluppate per replicare esattamente i processi documentali esistenti, come la gestione degli ordini di vendita, il recupero crediti, gli acquisti e la fatturazione elettronica. La gestione manuale lenta dei documenti viene eliminata Componente OCR (Optical Character Recognition) Oltre ad accettare le stringhe elettroniche di dati, Esker DeliveryWare può catturare i fax in ingresso e i documenti acquisiti. Qualsiasi documento aziendale ben strutturato può essere gestito, come le fatture, gli ordini di acquisto,... Il modulo Esker DeliveryWare Image Recognition utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per riconoscere il contenuto dei documenti che viene poi utilizzato per inoltrare il documento oppure per produrne uno nuovo. Oltre all OCR, il modulo Image Ricognition fornisce il riconoscimento ottico dei simboli (OMR), il riconoscimento dei codici a barre e il riconoscimento della calligrafia (ICR riconoscimento intelligente dei caratteri). Pagina 25 di 31

26 9.3.3 Gestione dell Otbound documentale (TCM) Esker DeliveryWare può inviare i documenti e i dati estratti: A destinazioni multiple :persona, sistema di archiviazione (interno, ma anche esterni), altre applicazioni; Utilizzando mezzi di invio multipli :fax, , SMS, stampa, archiviazione, pubblicazione Web,Mail on Demand, o Fax on Demand; In vari formati : PDF, HTML, TIFF, text, XML. Esker DeliveryWare permette alle aziende di conservare, interrogare, rintracciare e recuperare tutti i documenti inviati da un applicazione aziendale indipendentemente dal canale di distribuzione. Esker DeliveryWare permette il recupero e la visualizzazione semplici dei dati e documenti archiviati. Gli utenti delle applicazioni desktop come Microsoft Word o Microsoft Excel possono accedere a Esker DeliveryWare nello stesso modo in cui accedono alle stampanti - ma scelgono un mezzo d invio piuttosto che una stampante. Per gli utenti delle applicazioni desktop, utilizzare Esker DeliveryWare è semplice come stampare Licensing ESKER Esker ha un licenziamento legato, principalmente, al volume dei documenti trattati. 9.4 K-Files di NetTeam/Kelian La Piattaforma documentale K-Files è la soluzione completa per il Document & Workflow Management interamente fruibile da interfaccia web, fornita in modalità ASP e con modello a canone di servizio. K- Files permette il controllo completo dei processi di gestione documentale ed archiviazione sostitutiva a norma di legge. La soluzione è basata su una suite di moduli funzionali tra loro integrati. Pagina 26 di 31

27 Qualora richiesto dal cliente il modulo di archiviazione e di gestione documentale, in alternativa al servizio erogato in ASP, può essere installato sui sistemi del cliente I servizi Sistema evoluto e sofisticato per l archiviazione dei documenti; Conservazione Sostitutiva a norma di legge; Il Data Center: una banca per i documenti; Nessun investimento di infrastruttura: spazio virtualmente illimitato; Strumenti avanzati di classificazione dei documenti; Collegamenti a catena tra i documenti; Funzioni di ricerca avanzate (fascicolo, commessa, centro di costo etc.); Appliance Gateway predisposto per l acquisizione e distribuzione dei documenti; Motore integrato per il Business Process Management Le funzionalità Il sistema K-Files permette l acquisizione di documenti cartacei attivando la relativa funzionalità di scansione, o di qualsiasi altro documento prodotto o ricevuto in formato elettronico. Tra i principali documenti si elencano: PDF, TIFF, documenti Office quali Word, Excel, PowerPoint ed eventualmente anche documenti di altro genere relativamente alla corrispondenza o altro. I documenti inseriti in K-Files, indifferentemente se provenienti da supporto cartaceo, elettronico o spool, vengono inseriti nelle relative classi documentali. I vari documenti possono essere legati tra di loro mediante la definizione di strutture logiche. Ad esempio il fascicolo Clienti potrebbe contenere fatture, corrispondenza, solleciti e contratti inerenti a quel particolare cliente. E possibile anche un legame trasversale tra documenti diversi, creando così una legame logico tra due o più documenti. L archivio documentale risiederà in data center e sarà sempre raggiungibile dal Cliente tramite le login e password assegnate. Il trasferimento dei documenti tra la sede del Cliente ed il data center avverrà su canale Internet securizzato tramite VPN Conservazione sostitutiva a norma di legge La soluzione proposta opererà secondo le specifiche richiesta dalla normativa e consentirà quindi di creare gli opportuni lotti di conservazione a norma di legge, normalizzati tramite l applicazione di marca temporale e firma digitale da parte del responsabile della conservazione sostitutiva. In tal senso, è autorizzata l esecuzione di tutti gli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito ed in particolare la delibera AIPA 42 del 13/12/2001, Decreto del Ministero dell Economia e Finanze del 23/1/2004 ed infine la delibera CNIPA 11 del 19/2/2004. Le normative citate sono naturale conseguenza ed approfondimento del testo unico 445/2000 ed vedono infine il compendio nel cosiddetto Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) del 3/2005. Una volta che i documenti siano conservati nell archivio documentale in data center, potrà perciò essere avviata la procedura di conservazione, completata la quale gli originali cartacei potranno essere distrutti. La procedura è attivata dall interfaccia web dell archivio ed è completamente trasparente per l utente responsabile della conservazione, che dovrà semplicemente inserire la chiave di firma sul proprio PC e Pagina 27 di 31

28 identificare i documenti da conservare. I lotti di conservazione a norma verranno così creati sull area disco remota dedicata al Cliente, da cui potranno essere riversati quando necessario. I documenti conservati resteranno comunque sempre ricercabili e consultabili nell archivio documentale in linea. Il modulo di Conservazione sostitutiva consente in sostanza di : Selezionare lotti di documenti dal sistema K-Files per avviarli alla procedura di conservazione Elaborare i lotti documentali, apponendo infine la firma e la marca temporale al lotto. Produrre tutti i file di controllo ed eccezione previsti dalle norme vigenti. Preparare il package finale pronto alla masterizzazione si CD o DVD Effettuare la procedura di Esibizione a norma dei documenti, così come previsto dalle normative Conservazione sostitutiva con assunzione di responsabilità (Servizio in outsourcing) Il servizio di conservazione sostitutiva può essere erogato in outsourcing, una modalità che assicura vantaggi in termini di: eliminazione degli investimenti in infrastrutture tecniche; eliminazione dei costi operativi compresi i costi di application maintenance; riduzione del time-to-market. Il servizio in outsourcing K-Sost consente di accedere al servizio sostenendo costi legati a canoni, proporzionati a volumi dei documenti processati, e di sfruttare al meglio le competenze e le tecnologie che sottendono il processo di conservazione sostitutiva. Al fine di garantire all azienda cliente un buon controllo del servizio in outsourcing, il delegato concorda un modello di governance dell intero processo, che consente di avere visibilità dei diversi stadi di elaborazione. Dettaglio dei servizi inclusi nel contratto di outsourcing. Acquisizione e controllo dei flussi di documenti da conservare. Gestione del processo di conservazione tramite un workflow automatizzato. Riversamento diretto e produzione dei supporti ottici. Produzione di supporti ottici autoconsistenti e consultabili senza necessità di software addizionale. Consegna dei supporti ottici al cliente. Gestione del processo di verifica periodica della consistenza e dell integrità dell archivio sostitutivo. Esecuzione delle attività di riversamento sostitutivo, qualora richiesto. Esibizione dei documenti a fronte di richieste del cliente o delle autorità competenti. Stesura e mantenimento del Manuale della Conservazione. Gestione dell archivio sostitutivo con ridondanza geografica su un sito collocato ad oltre 100Km di distanza dal sito principale. Assunzione e delega del ruolo di Responsabile della Conservazione. Pagina 28 di 31

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