9 - Il valore aggiunto dell'e-learning

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1 9 - Il valore aggiunto dell'e-learning Vindice Deplano 1 -Premessa Tra gli obiettivi del progetto RFQ, la definizione delle Linee guida per la formazione nelle Pubbliche Amministrazioni è accompagnata da una forte spinta allo sviluppo delle competenze del personale per quanto riguarda la pianificazione e la progettazione. Un obiettivo ambizioso per il quale si è deciso di puntare anche sull'e-learning. E, in particolare, sulla realizzazione del corso autodidattico (o "learning object", se preferiamo un termine tecnico) Programmare la formazione, che consente di mettersi in gioco, sperimentando il nuovo approccio all'interno di un ambiente virtuale, ma verosimile. Proprio perché l'obiettivo è mettersi in gioco, e non semplicemente acquisire conoscenze teoriche, il format di Programmare la formazione è basato sulla simulazione interattiva. Un modello radicalmente diverso dalla struttura sequenziale, sostanzialmente una sequenza di slide, fin troppo comune nelle nostre piattaforme di e-learning. Questa scelta è maturata a partire da alcune importanti riflessioni di carattere metodologico. 2 - Aspetti metodologici A cosa serve un learning object? Ci sono almeno due miti che condizionano da troppo tempo la diffusione e l'impiego di questi strumenti per l'apprendimento 1. Il primo è legato alla forte economia di scala che si può ottenere proponendo un corso autodidattico a un numero elevato di partecipanti. È una reale riduzione di costi che, però, portata alle estreme conseguenze, si trasforma facilmente nel mito della formazione senza formatori. In pratica, il learning object viene visto non come uno strumento utile, ma come il sostituto di un processo. Così, invece di organizzare un percorso di apprendimento efficace e credibile, si pensa di ottenere lo stesso risultato limitandosi a mettere a disposizione una più o meno nutrita libreria di "titoli". Il secondo mito nasce dal considerare un learning object come una sorta di libro animato, con l'aggiunta di qualche contenuto audio o video. Lo si considera, in altri termini, come uno strumento che serve essenzialmente per trasmettere informazioni. A queste posizioni contrapponiamo un'idea metodologicamente più corretta, in base alla quale un learning object: è uno strumento al servizio di un processo formativo più articolato, che deve essere sostenuto da altre attività, in presenza o in rete, e dall'azione di tutor e docenti; consente di raggiungere obiettivi diversi con un'efficacia talvolta superiore rispetto alla tradizionale didattica d'aula; non serve a trasmettere informazioni, ma a stimolare esperienze di apprendimento profondamente coinvolgenti, sul piano cognitivo ed emotivo. I corsi autodidattici che meglio rispondono a tali presupposti sono quelli che consentono di imparare facendo, cioè simulando determinati comportamenti all'interno di un ambiente che 1 Vedi Vindice Deplano, 2014, Apprendere da una macchina, Palinsesto.

2 risponde dinamicamente. Una modalità di apprendere che si colloca a metà strada tra l'apprendimento per esperienza e quello attraverso il linguaggio Perché una simulazione? Una simulazione si presta particolarmente bene per l'apprendimento di competenze complesse, come quelle necessarie per la stesura di un piano formativo all'interno di un'organizzazione, perché, porta con sé alcuni dei punti di forza dell'apprendere dall'esperienza: Presenta innanzitutto il problema in tutta la sua complessità, spingendo il fruitore a porsi le domande giuste, prima di fornire risposte. Lascia la conduzione del gioco al fruitore, che è libero di muoversi in base al proprio stile di apprendimento. Stimola la curiosità e il piacere della sfida, con una dinamica simile a quella di un videogioco. Figura 1 - L'ufficio di Gabinetto del MiPAV Questa esperienza si colloca in un ambiente virtuale e non nel vivo di un'organizzazione reale. Ma è una trasposizione che, lungi dal limitare le potenzialità di apprendimento, le esalta: Nella simulazione la situazione è semplificata per far emergere i fattori significativi, eliminando il "rumore" che talvolta rende difficile leggere gli eventi e i rapporti causali. Gli errori di pianificazione non comportano né disfunzioni organizzative, né spreco di risorse. Al contrario la consapevolezze dell'errore è una potente spinta per apprendere, grazie anche alla possibilità di ripetere la simulazione un numero illimitato di volte.

3 3 - Programmare la formazione: struttura e contenuti Il learning object Programmare la formazione è ambientato all'interno di un'amministrazione centrale dello Stato: il Ministero della Pubblica Amministrazione Virtuale (MiPAV), del quale sono riprodotti alcuni uffici direzionali (figura 1). In ciascun ufficio sono presenti: Un personaggio (il dirigente). Un certo numero di oggetti sensibili (cioè cliccabili) che consentono l'accesso a documenti di vario genere (atti amministrativi, progetti, piani, cataloghi, manuali, schemi, tabelle, link a siti, ecc.). Figura 2 - Il report della prima fase "Definizione degli obiettivi strategici" In questo modo è stato ricostruito uno scenario virtuale, ma credibile: un piccolo ministero, del quale sono definiti gli obiettivi, la struttura organizzativa, le risorse umane, la storia, i problemi e le prospettive di cambiamento. La verosimiglianza è stata ottenuta anche grazie alla preziosa collaborazione del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, che ha consentito di utilizzare come base di progettazione l'atto di indirizzo del Ministro, il Piano della performance e alcuni manuali operativi interni Modalità di "gioco" Il gioco di simulazione è articolato in fasi che, nell'insieme, ripercorrono la stesura di un piano triennale della formazione. In ciascuna fase il fruitore deve redigere un report, più o meno complesso, sulla base di un modulo che si può aprire cliccando su un particolare oggetto sensibile, un tablet all'interno della Direzione formazione (figura 2). Le informazioni necessarie alla corretta redazione del report sono disponibili da due fonti: una serie di documenti reperibili nei diversi ambienti;

4 le interviste con dirigenti, per ciascuno dei quali (e per ciascuna fase) è predisposto un elenco di domande (figura 3). Al termine della stesura del report, uno dei personaggi, la dirigente della Formazione, fornisce un feedback immediato, mentre un tabellone sempre visibile contabilizza le penalità ottenute. La verifica delle risposte, e quindi la possibilità del passaggio alla fase successiva, è attivata solo quando il fruitore ha seguito una condotta metodologicamente corretta. Per esempio: ha reperito e "aperto" alcuni documenti, come l'atto di indirizzo del Ministro e il Piano della performance; ha intervistato tutti i personaggi chiave (tra cui la stessa dirigente della Formazione). C'è da aggiungere che il passaggio alle fasi successive è inibito in caso di errori particolarmente gravi (per esempio, la mancata individuazione degli obiettivi strategici) o di un numero eccessivo di penalità. Questi filtri sono motivati dalla necessità di riflettere con attenzione, evitando di procedere per tentativi senza un'effettiva comprensione dei problemi. Figura 3 - Intervista ad Anna Moscote, Direzione centrale "Organizzazione e gestione" Fasi della simulazione Le fasi della simulazione sono progettate in modo da rispecchiare punto per punto la metodologia e la sequenza delle attività del processo di programmazione formativa illustrato nelle Linee guida per la formazione nelle Pubbliche Amministrazioni.

5 La seguente tabella mostra la corrispondenza delle fasi tra la simulazione e il processo di programmazione formativa, che come è noto investe sia il fabbisogno formativo esplicito (di carattere operativo) sia quello che deriva dagli obiettivi strategici. Fase della simulazione Fasi del processo di pianificazione formativa Rilevazione degli obiettivi strategici. 2 - Rilevazione delle esigenze formative. 3 - Fabbisogno formativo esplicito. 4 - Fabbisogno legato a obiettivi strategici. 5 - Fabbisogno legato a progetti di cambiamento. 6 - Riepilogo della pianificazione formativa. 7 - Indicatori di valutazione d'impatto. Fabbisogno esplicito (operativo) A1 - Interviste/focus group ai Dirigenti ed ai Responsabili di Uffici/Servizi. A2 - Dettagliare competenze e comportamenti attesi. A3 - Redazione della parte del piano formativo relativa al fabbisogno operativo. Fabbisogno legato agli obiettivi strategici B1 - Ricognizione degli obiettivi strategici dell Amministrazione. B2 - Identificazione dei principali progetti collegati al conseguimento degli obiettivi strategici. B3 - Selezione degli progetti che richiedono il supporto di specifici interventi formativi. B4 - Identificazione delle Direzioni maggiormente coinvolte nei progetti selezionati. B5 - Selezione degli Uffici/Servizi coinvolti nei progetti selezionati. B6 - Per ciascuna degli Uffici/Servizi selezionati al punto 5, riportare l Area di competenza principale e il livello di contributo atteso per la realizzazione del progetto di cambiamento. B7 - Esplicitazione del fabbisogno formativo e definizione degli obiettivi formativi. B8 - Redazione della parte del piano formativo relativa al fabbisogno indotto collegato alla pianificazione strategica e di supporto al cambiamento organizzativo. Valutazione di impatto 3 : realizzazione del progetto; cambiamenti nelle persone; cambiamenti nei risultati organizzativi; cambiamenti nel funzionamento organizzativo. In tutta la simulazione è stata curata la massima aderenza tra l'ambientazione e il contenuto delle Linee guida anche per quanto riguarda: i repertori delle competenze; la struttura dei report delle fasi 3, 4 e 5, basata sulla tabella I.3 ("Esplicitazione del fabbisogno formativo attraverso l utilizzo del repertorio delle competenze") opportunamente semplificata per adattarla alle dimensioni del video; la struttura dei report della fase 6, basata sulla tabella I.4 ("Riepilogo del fabbisogno formativo complessivo per ciascuna struttura dell Ente"). Al termine di ciascuna fase, cliccando su oggetti sensibili collocati nella Direzione Formazione sono disponibili i report delle fasi precedenti con evidenziate le risposte de fruitore e quelle corrette. 2 Vedi Linee guida per la formazione nella Pubbliche Amministrazioni, Tabella I.2 ("Le fasi del processo di programmazione formativa"). 3 Vedi Linee guida per la formazione nella Pubbliche Amministrazioni, Tabella II.3 ("Aree e strumenti per la valutazione di impatto").

6 3.3 - Moduli tutoriali All'interno della simulazione sono stati inseriti cinque semplici moduli tutoriali, strutturati come sequenze di pagine, ciascuna delle quali presenta una voce fuori campo con animazioni sincronizzate di testo e immagini (figura 4). Questi moduli tutoriali sono associati logicamente alle fasi della simulazione. Fase della simulazione Modulo tutoriale 1 - Rilevazione degli obiettivi strategici. 1 - Obiettivi strategici. 2 - Rilevazione delle esigenze formative. 2 - Fabbisogno formativo. 3 - Fabbisogno formativo esplicito. 3 - Formazione e competenze. 4 - Fabbisogno legato a obiettivi strategici. 5 - Fabbisogno legato a progetti di cambiamento. 6 - Riepilogo della pianificazione formativa. 4 - Dal fabbisogno alla programmazione. 7 - Indicatori di valutazione d'impatto. 5 - Monitoraggio e valutazione. Figura 4 - Una pagina del modulo tutoriale 2 "Fabbisogno formativo" La fruizione dei moduli tutoriali è un elemento essenziale per l'apprendimento dei metodi e dei processi descritti nelle Linee guida. Per questo motivo, è stato implementato un doppio canale di accesso: 1. Il fruitore può aprire ciascuno dei cinque moduli liberamente, cliccando in ogni momento sugli appositi oggetti sensibili inseriti nella Direzione Formazione.

7 2. Alla fine di ciascuna fase, se il relativo modulo tutoriale non è già stato aperto spontaneamente, il sistema lo presenta in automatico subito dopo il feedback, "suggerendo" al fruitore un suo attento studio Aspetti tecnici Il corso autodidattico Progettare la formazione è stato realizzato con un'architettura denominata "Learning bricks" 4 che consente di realizzare simulazioni, business game e altri contenuti didattici anche molto complessi con un'operazione di montaggio, invece che sviluppando il codice da zero. Lo sviluppo parte da una serie di moduli predefiniti (i "bricks") ciascuno dei quali consente di gestire un particolare "oggetto" (un personaggio, un documento, un report, ecc.) integrato con lo scenario complessivo. In tal modo è stato possibile abbattere i costi di sviluppo, anche se i tempi sono stati lunghi per altri motivi. Programmare la formazione è stato progettato per essere utilizzato in ambienti diversificati 5 : 1. On-line, all'interno di una piattaforma di e-learning (il learning object è conforme allo standard di interoperabilità Scorm 1.2). 2. On-line all'interno di qualunque server web. 3. All'interno di una Lan (Local Area Network). 4. In locale su qualunque personal computer (Windows, Apple OS o Linux). 5. Su tablet Android, installato sotto forma di app. Quando viene caricato in una piattaforma Scorm, il corso traccia i parametri di fruizione come previsto dallo standard. Inoltre memorizza, sempre in piattaforma, lo stato della simulazione (punteggi, risposte ai report e altre variabili), consentendo all'utente di interrompere in qualunque momento la fruizione e riprenderla dallo stesso punto, anche da un computer diverso. Negli altri casi, la memorizzazione dello stato della simulazione avviene localmente Versione "demo" Oltre alla versione base, è stata realizzata una versione "demo" di Programmare la formazione dove è possibile di saltare liberamente le fasi (figura 5). È utile tutte le volte in cui è necessario effettuare dimostrazioni del funzionamento o, all'interno di attività formative d'aula, bisogna soffermarsi su un particolare momento del processo di programmazione. 4 - Il percorso progettuale e la sperimentazione La progettazione di Programmare la formazione si è svolta, per buona parte, in parallelo alla stesura delle Linee guida, sulle quali (come già accennato) sono basate tutte le fasi della simulazione. Inoltre, sì è dovuto tenere conto di alcune implicazioni della riforma delle scuole di formazione della pubblica amministrazione introdotta nell'estate Pertanto i tempi di sviluppo sono stati molto lunghi, dal dicembre 2012 al luglio Il corso è stato adottato in via sperimentale all'interno dei project work di tre moduli formativi, che fanno parte della proposta formativa della SNA elaborata nel progetto RFQ: Modulo 1, "Il governo della formazione". Modulo 2, "La pianificazione e la progettazione formativa". 4 Vindice Deplano, 2009, "Learning bricks: oggetti riusabili per simulazioni efficaci", Je-LKS, n Per l'uso su personal computer è necessario un browser e il plug-in Adobe Flash Player, versione 10 o superiore. Per l'uso su tablet Android è necessario installare Adobe Air. Tecnicamente è possibile l'impiego anche su Ipad, ma, per le note restrizioni del produttore e l'estrema farraginosità del processo, non si è provveduto al caricamento su App Store. 6 Decreto legge n. 90 del 24 giugno 2014, convertito nella legge 114/2014.

8 Modulo 4, "La valutazione della formazione", limitatamente alla fase 7 della simulazione ("Indicatori di valutazione d'impatto"). L'utilità della sperimentazione è stata duplice. Da una parte ha consentito ai partecipanti di vivere in prima persona, sia pure nell'ambiente "protetto" del MiPAV, il processo di programmazione. Dall'altra ha messo in evidenza e permesso di correggere alcune disfunzioni del software. Figura 5 - La versione "demo" 5 - Estendere l'esperienza Dopo questa prima sperimentazione, il corso Programmare la formazione potrà essere un utile strumento per diffondere le Linee guida per la formazione nelle Pubbliche Amministrazioni. Anche in quelle che non sono state coinvolte nel progetto RFQ. Ovviamente, per ottenere risultati soddisfacenti non basta mettere a disposizione il learning object in piattaforma, ma è necessario costruirci attorno un processo formativo snello, ma completo, che comprenda: incontri in teleconferenza (webinar); un accompagnamento di tipo consulenziale, più che una semplice assistenza, da parte di un tutor-docente; la creazione di uno spazio di incontro tra partecipanti e tutor (forum on-line o strumenti similari). Si tratta di un format che, una volta sperimentato e affinato, potrebbe risultare utile anche in altri ambiti, tutte le volte che è necessario formare un numero considerevole di persone su competenze non puramente teoriche, dai nuovi processi di lavoro all'applicazione di normative.