COMUNICAZIONE DATI FATTURE - GESTIONE

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1 COMUNICAZIONE DATI FATTURE - GESTIONE Aggiornato al 1 agosto 2017 Documentazione tratta dalle note aggiornamento EDF e dalle note aggiornamento dei gestionali Esolver - Enologia - Spring sql presenti sul sito Sistemi a questi link: Note aggiornamento EDF SQL Note operative Esolver Note operative Enologia Note operative Spring sql Note aggiornamento EDF 31/07/2017 flusso telematico Prerequisiti: - Avere installato la versione di EDF e gli aggiornamenti del gestionale come da note installazione presenti su nella sezione Ultime novità. Sommario: 1) CONTROLLI PRELIMINARI 2) ELABORAZIONE COMUNICAZIONE DATI FATTURE 3) DERIVAZIONE MODELLO COMUNICAZIONE 4) GESTIONE MODELLO COMUNICAZIONE 5) GESTIONE FLUSSO TELEMATICO 1) CONTROLLI PRELIMINARI a) FUNZIONI DI CONTROLLO Con l aggiornamento sono state rilasciate due funzioni di controllo: Controllo anagrafiche che, per le anagrafiche movimentate nel periodo di riferimento, segnala la mancanza del codice fiscale/partita IVA (errore bloccante), e consente di verificare tutti i dati anagrafici Controllo numerazione documenti, che consente di controllare l'univocità del numero documento trasmesso per le fatture emesse. Le funzioni possono essere richiamate dalla videata di elaborazione comunicazione dati fatture (vedi istruzioni punto successivo). b) CODICI IVA - CAMPO NATURA OPERAZIONE Per l adempimento Comunicazione Dati Fatture l indicazione del campo Natura sul Codice IVA è obbligatorio. In linea generare il campo è da indicare per i Codici IVA senza aliquota. I codici IVA standard presenti su EDF sono automaticamente aggiornati e adeguati da Sistemi. Spring sql utilizza i codici IVA standard di EDF, quindi gli utenti di questa procedura non dovranno eseguire nessuna operazione. Esolver ed Enologia utilizzano una tabella Codici IVA proprietaria, quindi gli utenti di queste procedure dovranno verificare e adeguare il campo Natura operazione sui codici IVA, operando con diverse modalità a seconda della versione installata: Pag: 1

2 Esolver fino alla versione 4.1 ed Enologia L aggiornamento della Natura è manuale: Richiamare la tabella del Codici IVA di EDF (Aggiornato alla versione ) dal menu EDF Elaborazioni e Tabelle - Sistema Contabile Normativo > Tabelle Iva > Codici Iva. La colonna da considerare è Natura operazione fattura elettronica. Si noterà che il campo è valorizzato sui codici IVA senza aliquota. Tenere aperta la finestra con l elenco dei Codici IVA. Richiamare la tabella dei Codici IVA di Esolver o Enologia dal menu Configurazione - Sistema contabile normativo > Tabelle Iva > Codici Iva Adeguare manualmente il campo Natura FTE su ogni codice IVA di Esolver o Enologia al valore presente nella tabella di EDF. L utente può valutare di adeguare i soli Codici IVA utilizzati nell anno 2017, anche se la soluzione ottimale sarebbe adeguare tutti i Codici IVA. Esolver 4.2 ed Enologia 4.2 Con gli aggiornamenti di luglio 2017 sono rese disponibili due funzioni che consentono di aggiornare i Codici IVA alla versione standard distribuita con EDF SQL : una funzione (utility) di derivazione del codice IVA standard sul codice IVA di Esolver o Enologia Flusso operativo 1. Dal menu "Utilità > Utilità amministrative e contabili > Contabilità Generale ed IVA > Utilità utenti" accedete all'utility "Deriva codice IVA standard" ed impostate eventualmente da data di validità. 2. Eseguite l'utility. 3. Al termine dell'elaborazione, analizzate le eventuali anomalie rilevate e apportate le dovute modifiche dalla gestione dei codici IVA. una funzione di aggiornamento della natura sui codici IVA di Esolver o Enologia (che agisce tramite il collegamento creato con l'utility di cui sopra) Flusso operativo 1. Dal menù Configurazione > Sistema contabile normativo > Tabelle IVA" accedete alla gestione dei codici IVA. 2. Dal tasto "Altre funzioni" accedete alla funzione "Configura da standard". 3. Eseguite un'analisi dei Codici IVA riportati in griglia e per cui occorre aggiornare la Natura. 4. Procedete con l'aggiornamento della Natura. 2) ELABORAZIONE COMUNICAZIONE DATI FATTURE La funzione Elaborazione Comunicazione Dati Fatture presente nel menu Contabilità generale ed IVA > Adempimenti antielusione consente di: elaborare i documenti registrati nel periodo in elaborazione, secondo le istruzioni del modello evidenziare eventuali anomalie dei dati elaborati controllare i movimenti elaborati stampare o esportare i movimenti. Pag: 2

3 Richiamando la funzione per la prima volta compare la videata si presenta vuota: Cliccare sul pulsante in alto a sinistra. Nella videata successiva indicare l Anno d riferimento 2017: Premere OK (Invio) Confermare le videate successive. Al termine dell elaborazione compare la videata che permette l elaborazione dei dati. Occorre scegliere se visualizzare le Fatture emesse o Fatture ricevute. Nella videata selezioniamo ad esempio Fatture emesse e clicchiamo su Applica filtri. Compare l elenco delle fatture: Pag: 3

4 Il pulsante in basso a destra permette di accedere all help con il significato di tutti i campi e le funzioni presenti a video, di cui riportiamo le principali indicazioni: - Pulsante Dettaglio (Invio): permette di accedere al dettaglio del documento, da cui eseguire alcune variazioni. - Anomalie: verificare se sono presenti documenti con l anomalia bloccante, perché in presenza di tale anomalia il documento non sarà trasferito nella comunicazione. - Semaforo: evidenzia se il documento è Da controllare oppure Controllato. Il controllo non è obbligatorio, è utile ad uso interno. - Pulsante Altre funzioni : permette di accedere ad alcune utili funzionalità: o Interroga documento: visualizzazione del dettaglio documento originale o o o o Interroga anagrafica: accesso all anagrafica con possibilità di variazione Variazione multipla: permette di modificare sui documenti selezionati il campo Documento controllato si/no e Stato: da trasmettere/da non trasmettere. I documenti si selezionano spuntando l apposito campo a sinistra. Controllo anagrafiche: verifica tutte le anagrafiche collegate ai documenti elaborati, evidenziando le anomalie. Controllo numerazione documenti: verifica di eventuali documenti privi di numerazione univoca. - Documenti da non trasmettere: indicare sulle ricevute fiscali, che non sono da comunicare ma la procedura non è in grado di identificare. Dopo aver eseguito gli opportuni controlli sia su Fatture emesse sia su Fatture ricevute, occorre predisporre il file per EDF: Selezionando Integrazione tramite EDF sarà possibile procedere con la gestione del Modello Comunicazione come indicato nel punto successivo. Selezionando Esportazione su file CSV sarà possibile inviare il file al commercialista utente Sistemi (Profis), che acquisirà i dati e procederà con la gestione del Modello: Pag: 4

5 Prendere nota della cartella in cui sarà creato il file, da inviare tramite . 3) DERIVAZIONE MODELLO COMUNICAZIONE Dopo aver eseguito la predisposizione Integrazione tramite EDF richiamare il menu: EDF e Integrazioni - Adempimenti Antielusione - Comunicazione dati fatture > Gestione Comunicazione dati fatture Compare l elenco delle Comunicazioni Predisposte: Occorre selezionare come da videata e premere OK (Invio). Durante l elaborazione sono controllati eventuali dati errati, esposti in videata. Esempio: Prendere nota delle eventuali segnalazioni; è possibile stampare la griglia o esportarla su excel con gli appositi pulsanti. Premere Chiudi. La derivazione dei dati dal gestionale Sistemi crea automaticamente le due distinte comunicazioni (Fatture emesse - Fatture ricevute), la cui gestione è indicata nel punto successivo. Pag: 5

6 4) GESTIONE MODELLO COMUNICAZIONE Menu EDF e Integrazioni - Adempimenti Antielusione - Comunicazione dati fatture > Gestione Comunicazione dati fatture Richiamare la gestione di ogni singolo modello con un doppio clic sulla riga o premendo Invio. Ogni modello di comunicazione è composto da due tab: Frontespizio e Fatture Emesse, oppure Frontespizio e Fatture Ricevute. Le specifiche tecniche prevedono infatti la generazione di uno specifico e distinto file XML relativo alle fatture emesse ed alle fatture ricevute. Stato di avanzamento della compilazione Per ciascuna comunicazione compilata la procedura richiederà la "verifica" cioè se la comunicazione si può ritenere definitiva. Lo stato di avanzamento di compilazione della comunicazione è identificato da specifiche icone: comunicazione compilata comunicazione verificata (inibita ogni compilazione o modifica di dati) comunicazione abilitata Elenco moduli Le specifiche tecniche per la trasmissione telematica della comunicazione dati fatture prevedono che ciascuna comunicazione non possa prevedere: un numero superiore di clienti o di fornitori, rispettivamente per la comunicazione delle fatture emesse e per la comunicazione delle fatture ricevute un numero superiore a documenti per ciascun cliente/fornitore. Ciascuna comunicazione può quindi prevedere la gestione di più moduli comunicazioni, adempiendo ai vincoli sopra indicati, ma garantendo la gestione dal punto di vista operativo di un'unica comunicazione per tipologia di comunicazione (fatture emesse o fatture ricevute). Lista di controllo dati L'adempimento relativo alla Comunicazione dati fatture non prevede un Modello Ministeriale. Per consentire il controllo dei dati presenti nelle comunicazioni, all interno del modello è stata prevista la funzione Lista dati su file Excel (F5) che consente di produrre un elaborato su file Excel con i dati della comunicazione. Richiamiamo ad esempio la comunicazione Fatture emesse: Pag: 6

7 Nel tab Fatture emesse compare l elenco dei clienti, ognuno con i propri documenti. Con i pulsanti presenti nella parte alta è possibile: - Nuovo (F4) : aggiungere manualmente un cliente - Dettaglio (Invio) : richiamare il dettaglio documenti del singolo cliente - Elimina (F8) : eliminare il cliente - Dati anagrafici : accedere alla variazione dei dati anagrafici Per completare la gestione occorre cliccare sulla sezione Frontespizio : la procedura in uscita dalla sezione Fatture Emesse richiede la verifica: Premere OK (Invio) Pag: 7

8 FRONTESPIZIO Verificare ed eventualmente integrare i Dati Contribuente. Cliccare a sinistra su Dati generali : Indicare i dati Firmatario/dichiarante. Specificare se la modalità di presentazione è Diretta o Intermediario Pag: 8

9 Se è stato indicato Intermediario, cliccare a sinistra su Dati presentazione : Se l intermediario non è presente in tabella occorre richiamare il menu EDF Elaborazioni e Tabelle Archivi Intermediari abilitati alla trasmissione ed inserirlo tramite il pulsante Nuovo (F4). Un consiglio: nel Modello è solo richiesto il Codice Fiscale; in fase di creazione dell intermediario è possibile tralasciare eventuali dati anagrafici richiesti dalla procedura. I campi obbligatori sono Tipo in cui inserire 10 Altri intermediari ed Identificativo utente file telematico in cui inserire tre lettere a piacere. Ultimo aspetto: nella videata di creazione intermediario utilizzare il pulsante Nuova sede (F4) per creare automaticamente la sede 000. Uscire dal Frontespizio con Fine (End) Premere OK (Invio) Ora le due sezioni risultano Verificate: Pag: 9

10 Premere Fine (End) per uscire Premere OK (Invio) La Comunicazione risulta Verificata: Sarà possibile richiamare la Comunicazione in visualizzazione o in variazione: Pag: 10

11 5) GESTIONE FLUSSO TELEMATICO (aggiornamento del 31/07/2017) INSTALLAZIONE AGGIORNAMENTI Il 31/07/2017 Sistemi ha completato le funzioni di EDF per gestire l adempimento, rilasciando la Gestione del flusso telematico. Occorre installare tutti gli aggiornamenti di EDF rilasciati. Fate riferimento alle note installazione di EDF pubblicate sul sito. FLUSSO TELEMATICO Le modalità di presentazione telematica della Comunicazione Dati Fatture sono sostanzialmente analoghe a quelle della Comunicazione Liquidazione Periodica Iva. Menu EDF e Integrazioni - Adempimenti Antielusione - Comunicazione dati fatture > Telematico > Gestione flusso telematico Il flusso telematico si compone delle seguenti fasi: - Validazione - Abilitazione - Generazione - Copia in cartella: per gli utenti che inviano il file al commercialista, oppure inviano il file in modalità diretta e non hanno aderito al servizio Servizio Interscambio Adempimenti antielusione Sistemi - Firma: (per gli utenti che inviano la Comunicazione in modalità Diretta) - Invio/Ricevute: (per utenti che hanno aderito al il servizio Servizio Interscambio Adempimenti antielusione Sistemi ed inviano la Comunicazione in modalità Diretta. VALIDAZIONE L'Agenzia delle Entrate per questo adempimento non ha reso disponibile una versione del software di controllo (Controllo AdE) del file telematico da trasmettere richiamabile da procedure esterne ai software da loro sviluppati. Sistemi ha predisposto, per evitare la possibilità di invio di file non corretti, un'apposita funzione definita "Validazione" che consente di eseguire i controlli "formali" circa la correttezza dei dati da trasmettere presenti nella comunicazione. La validazione può essere eseguita già all interno della Gestione Comunicazione tramite l apposito pulsante presente nel tab Fatture emesse o Fatture ricevute : La validazione si esegue anche dalla funzione Gestione Flusso Telematico : Pag: 11

12 Come da videata di esempio occorre indicare correttamente i dati nei campi: Tipo trasmissione (Intermediario o Diretta) CF intermediario (nel caso la trasmissione sia tramite intermediario) Sede (sempre nel caso la trasmissione sia tramite intermediario) Periodo di riferimento (I semestre oppure II semestre) Cliccare sul pulsante in alto a sinistra Valida. Vengono segnalate le Comunicazioni contenenti errori. Esempio: Cliccando su Visualizza compare l elenco delle anomalie rilevate. Si possono presentare due tipologie: - Errore : comporta lo scarto della Comunicazione - Warning : non comporta lo scarto della Comunicazione. Correggere tutte le anomalie di tipo Errore, in quanto la presenza di un dato non corretto anche solo per un documento è causa di scarto dell intera comunicazione. Con il pulsante Avanti (F3) si potrà proseguire con l Abilitazione per le Comunicazioni che sono state validate con esito positivo. ABILITAZIONE Funzione prevista da Sistemi per garantire che non siano apportate modifiche alle comunicazioni definitive prima di essere inviate. L abilitazione può essere eseguita anche in uscita dalla Gestione Comunicazione. L abilitazione può essere eseguita solo a condizione che sia stata eseguita la validazione senza rilevare errori. Pag: 12

13 Selezionare la/le Comunicazioni e premere Abilita (dopo aver eseguito l abilitazione, per poter modificare i dati della Comunicazione occorre eseguire lo Sblocco comunicazioni ). Premere Avanti (F3) per accedere alla Generazione. GENERAZIONE Genera il file conforme alle specifiche tecniche dell Agenzia delle Entrate. Le specifiche tecniche impongono di creare un file telematico per ogni comunicazione. Nel caso la comunicazione sia composta da più moduli, la procedura genera un file per ogni modulo. Nell esempio saranno creati due files: uno per le fatture emesse, uno per le fatture ricevute. Nome del file attribuito dalla procedura Per consentire l'associazione tra comunicazione gestita e file telematico trasmesso, il nome attribuito in automatico dalla procedura in fase di generazione non deve essere modificato in quanto elemento identificativo del file. Inoltre il nome del file deve rispettare la nomenclatura definita dalle specifiche tecniche. Il nome del file è creato seguendo questa impostazione: ITCCCCCCCCCCCCCCCC_DF_ZYXXX.XML Pag: 13

14 IT = corrisponde al codice paese CCCCCCCCCCCCCCCC = identificativo univoco del soggetto trasmittente che per Sistemi corrisponde al codice fiscale del contribuente DF = corrisponde alla tipologia del file assegnata dall'agenzia delle Entrate Z = può assumere il valore E = Tipo comunicazione fatture emesse oppure R=Tipo comunicazione fatture ricevute Y = può assumere il valore X in caso di file in formato.xml oppure Z in caso di file in formato.zip XXX = corrisponde al progressivo alfanumerico univoco del file assegnato in automatico dalla procedura.xml = estensione fissa del file Se l utente esegue l invio diretto occorre procedere con la fase di Firma, che vedremo successivamente. Se l utente si appoggia ad un Intermediario Abilitato (commercialista) il flusso termina con la funzione Copia in cartella: COPIA IN CARTELLA La funzione permette di copiare i files telematici in una cartella a piacere. Si potrà così inviarli al commercialista come allegati ad una . Richiamare la sezione Copia in cartella : Spuntare le comunicazioni e cliccare sul pulsante Copia : Cliccando sul pulsante a destra cercare una cartella in cui copiare il file. Nell esempio richiamiamo la cartella C:\CONTABIL Premere OK (Invio) e confermare la videata successiva. Il file sarà copiato, ed in videata ci sarà la spunta nel campo Copiata : Pag: 14

15 Nella cartella saranno presenti i due files, uno per le fatture emesse, uno per le fatture ricevute: Se ci si appoggia al commercialista, l operazione termina con l invio di una allegando i files presenti nella cartella. Se l utente esegue l invio Diretto delle Comunicazioni, si procede con la fase di Firma. FIRMA Le comunicazioni da inviare in modalità Diretta devono essere firmate digitalmente, con Firma digitale (smart card, token usb), oppure con Autentica Entratel, oppure con il sigillo elettronico dell Agenzia delle Entrate (quest ultimo disponibile solo dal portale Fatture e Corrispettivi). Richiamare la sezione Firma : Pag: 15

16 Selezionare le comunicazioni e cliccare sul pulsante Firma Ade oppure Firma Digitale. Le due modalità sono alternative, a seconda se si vuole firmare con smart card/token usb, oppure utilizzare il certificato Entratel. Dopo aver apposto la firma digitale, se l utente non ha aderito al Servizio Interscambio Adempimenti antielusione Sistemi, procedere con la funzione Copia in cartella come descritto in precedenza, e successivamente accedere al portale Fatture e Corrispettivi dell Agenzia delle Entrate ed eseguire l upload dei singoli files. Se l utente ha aderito al Servizio Interscambio Adempimenti antielusione Sistemi, procedere con la funzione Invio/ricevute INVIO/RICEVUTE Il Servizio di Interscambio Adempimenti Antielusione consente di gestire l'intero flusso di trasmissione, in modo completamente controllato, grazie alle seguenti funzioni integrate nella soluzione: - autenticazione automatica tramite Sistemi al Servizio di Interscambio dell'agenzia delle Entrate - invio massivo delle comunicazioni direttamente dalla gestione del flusso - acquisizione automatica dell'esito della trasmissione con relativa associazione delle ricevute alla corrispondente comunicazione. Link alle note operative Sistemi della funzione Invio/Ricevute: Pag: 16 Sistemi Tre s.r.l. Servizio Assistenza