Associazione Alleanza Contro il Cancro - Portale e-oncology - Proposta attività. Ottobre 2003 Ottobre 2004

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1 Associazione Alleanza Contro il Cancro - Portale e-oncology - Proposta attività Ottobre 2003 Ottobre 2004 Pavia, Ottobre 2003

2 Indice I) Premessa... 3 II) Il sistema di workflow... 6 II. 1) Stato attuale... 6 II. 2) Sviluppi proposti... 6 II. 3) Quadro sinottico attività CBIM... 8 III) Il progetto Teseo: sistema di teleconsulto per i servizi di anatomia patologica9 III. 1) Stato Attuale... 9 III. 2) Sviluppi proposti... 9 III. 3) Quadro sinottico attività CBIM IV) Gestione assistita di Forum tematici IV. 1) Motivazioni IV. 2) Funzionalità IV. 3) Quadro sinottico attività CBIM V) Sistema di videocomunicazione V. 1) Motivazioni V. 2) Funzionalità V. 3) Quadro sinottico attività CBIM

3 I) Premessa Il primo anno di collaborazione (ottobre 2002 ottobre 2003) tra l Associazione Alleanza contro il Cancro ed il Consorzio di Bioingegneria e Informatica Medica (CBIM) unitamente all implicito valore aggiunto di aggregare ed affinare una comune metodologia di lavoro nel disegno del primo portale italiano prodotto nell ambito della rete di eccellenza degli IRCCS ha consentito di realizzare e di partecipare alla messa a punto rispettivamente di un sistema per la gestione del workflow tra i sette IRCCS oncologici e tra questi e il Ministero della Salute e di una prima, centrale, implementazione del progetto Teseo per la gestione di teleconsulti nell ambito dell anatomia patologica. Conseguentemente si ritiene che un primo ambito di attività per il corrente, secondo, anno di collaborazione possa essere rappresentato dal consolidamento e dall ampliamento nell ambito del portale e-oncology di tali servizi. Così, relativamente al sistema di gestione del workflow (cfr. par. II) l obiettivo è rappresentato dalla gestione, integralmente tramite le funzionalità implementate nel portale e-oncology, della presentazione della Ricerca Corrente 2004 con conseguente arricchimento del Database Nazionale della Ricerca Oncologica (DNR-O). Appare evidente come tale servizio possa rappresentare un modello immediatamente trasferibile alla rete degli IRCCS non oncologici. Relativamente al progetto Teseo, una sua messa a regime in ambito nazionale richiede da un lato alcuni improvement tecnologici (repository centrale,connettività, banda, ) e d altro canto l integrazione delle funzionalità di teleconsulto già disponibili con altre funzionalità (identificazione e certificazione utenti, sicurezza e firma digitale, ) imposte dalla natura stessa del servizio e da un suo quotidiano utilizzo in ambito clinico-assistenziale (integrazione immagini reperti istologici record medico). Quanto sopra è dettagliatamente illustrato nel successivo par. III). 3

4 Un secondo ambito di attività proposte, anche raccogliendo spunti emersi nel primo anno di attività, ovvero attinte da esperienze progettuali condotte da CBIM nell ambito di altre ricerche, è relativo all implementazione all interno del portale e- oncology di un servizio di gestione assistita di forum tematici ed alla gestione del servizio di videocomunicazione. La constatazione della scarsa accettabilità, nell attuale organizzazione del Sistema Sanitario, di servizi di Second opinion che vedano, a differenza del progetto Teseo (ove uno o più reperti istologici chiedono una refertazione specialistica), lo scambio di informazioni esclusivamente cliniche (obiettività, rilievi anamnestici, ) a fini diagnostico-terapeutici tra operatori a diverso livello di specializzazione, rappresenta il principale presupposto allo sviluppo di funzionalità per la gestione assistita di forum tematici all interno del portale (cfr. par. IV). Immaginando di poter annunciare sul portale un calendario di forum tematici specialistici via web, di gestirne in modo automatico l iscrizione e l accreditamento dei partecipanti, di poter disporre per tutta la durata del forum preordinabile con funzionalità opportune (12 ore, 24 ore, 36 ore, ) di materiale multimediale (ad esempio le slides del sistema Teseo oggetto di una discussione di caso clinico) e non solo testuale (chat, ) e, infine, di inviare ai partecipanti quando richiesto proceedings e filmati, appare evidente l enorme potenzialità di un servizio che, a seconda della sua contestualizzazione operativa, può caratterizzarsi come e-learning (ECM ed ECM a distanza con tutoraggio), gestione cooperativa di un caso (best practice) ovvero disseminazione di linee-guida. Relativamente al sistema di videocomunicazione (cfr. par. V) che da un punto di vista logico completa, rendendo disponibile funzionalità real-time, il servizio di forum asincrono precedentemente descritto, gli interventi proposti sono, infine, relativi ad una sua integrazione operativa all interno del portale garantendo, contestualmente, sia funzionalità di comunicazione centro-centro sia, per il tramite dell accesso a specifici centri servizi, centro-multicentriche. 4

5 Infine, anche per consentire di valutare la congruità dell impegno e delle attività proposte da CBIM, si è ritenuto opportuno procedere ad una suddivisione delle stesse secondo la seguente tipologia: PM: consulenza organizzativa project management TS: supporto tecnico sistemistico SWD: progettazione e sviluppo moduli software riportando per ogni scheda di intervento il dettaglio delle stesse e, a piè di paragrafo, il quadro sinottico. 5

6 II) Il sistema di workflow II. 1) Stato attuale Il sistema è stato ideato per consentire ai singoli IRCCS oncologici, ad Alleanza contro il cancro ed alla Direzione Generale della Ricerca Scientifica e tecnologica del Ministero della Salute la consultazione ed il monitoraggio dei progetti di ricerca in ambito oncologico. In particolare si è studiato il workflow di presentazione della programmazione della Ricerca corrente per iniziare ad alimentare il Database Nazionale della Ricerca Oncologica (DNR-O). La I versione del sistema è oggi accessibile attraverso il portale oppure direttamente all indirizzo internet ed è costituito da un Area privata ed un Area di consultazione. Sono stati realizzati incontri con i referenti di tutti i sette IRCCS oncologici con i seguenti obiettivi: Presentazione e Formazione di base per l uso del sistema Validazione dei dati inseriti nel DNR-O. Definizione dei ruoli interni all Istituto per la presentazione della Ricerca Corrente. Identificazione di dati informatizzati da integrare nel sistema. II. 2) Sviluppi proposti Il Sistema di Workflow Ministero della Salute IRCCS-O entrerà a regime con la presentazione della Programmazione della Ricerca Corrente 2004, prevista per il primo trimestre del prossimo anno. 6

7 L attività di completamento del sistema di workflow prevede quindi i seguenti interventi: Rilascio della II versione del sistema: Attività tecnico-sistemistico e di sviluppo software finalizzata al rilascio di una seconda versione (condivisa ed opportunamente testata) della soluzione proposta. Gli incontri con i referenti dei sette IRCCS oncologici hanno evidenziato alcuni possibili miglioramenti della I versione del sistema finalizzati ad agevolare l attività interna degli Istituti. [PM: 3 gg, TS: 5 gg, SWD: 14 gg] Comunicazione/Integrazione applicativa: Per la presentazione della Ricerca Corrente il Sistema di Workflow sarà, in parte, alimentato con le informazioni estratte da sistemi informatici presenti negli Istituti (database delle pubblicazioni, del personale/ricercatori) con procedure di comunicazione da realizzare ad hoc. [PM: 3 gg, TS: 1 g, SWD: 7 gg] Supporto/formazione al personale degli IRCCS-O: attività di affiancamento gestionale (formazione, tutoraggio, ) al personale degli IRCCS oncologici per il corretto utilizzo dello strumento, per la presentazione e l invio dei progetti. [PM: 12 gg, TS: 1 g, SWD: 2 gg] Verifica tecnologica e funzionale del sistema: attività di Project Management e Consulenza Organizzativa, al termine della presentazione della Ricerca Corrente 2004, per valutare il sistema sia dal punto di vista tecnico e di conseguenza progettare le opportune azioni correttive, sia dal punto di vista funzionale, ovvero analisi dei contenuti del DNR-O per curarne le modalità di accesso on-line. [PM: 2 g, TS: 4 gg, SWD: 2 gg] 7

8 II. 3) Quadro sinottico attività CBIM Riassumendo le attività CBIM risultano: Attività CBIM Numero giornate PM 20 TS 11 SWD 25 8

9 III) patologica Il progetto Teseo: sistema di teleconsulto per i servizi di anatomia III. 1) Stato Attuale Utilizzando le risorse presenti presso l IRCCS Istituto Nazionale Tumori di Milano, che dispone di un sistema completo di microscope imaging workstation e presso il Consorzio di Bioingegneria e Informatica Medica (CBIM), che ha messo a disposizione i propri server ed il proprio servizio di connettività, è stato attivato un primo repository di casi clinici consultabili attraverso una connessione Internet. Tale repository è accessibile attraverso il portale e-oncology ed al seguente indirizzo Il repository è stato arricchito di casi clinici con immagini acquisiste mediante la strumentazione presente presso l IRCCS Istituto Nazionale Tumori di Milano. In data 10 luglio 2003 si è tenuto un incontro dei Direttori Amministrativi degli IRCCS oncologici al fine di acquistare i sistemi microscope imaging workstation e quindi disporre della tecnologia necessaria. Gli istituti si sono, inoltre, attivati per dotarsi di linee di collegamento alla rete Internet a larga banda (xdsl) III. 2) Sviluppi proposti Le attività necessarie per la messa a regime del servizio e la sua attivazione e disseminazione prevedono i seguenti interventi : Potenziamento infrastruttura elaborativa: si prevede il potenziamento dell infrastruttura elaborativa presso la server farm del CBIM in termini di storage complessivo, sistemi di sicurezza e di continuità. [PM: 2 gg, TS: 12gg] 9

10 Tale intervento prevede, oltre all impegno del personale CBIM, investimenti tecnologici quali canone annuale per servizi di hosting, connettività del repository centrale e interfacciamento del sistema con un infrastruttura PKI. Sviluppo funzionalità di Second Opinion: si prevede l implementazione di una funzionalità di Second Opinion per la gestione delle consulenze on-line per i servizi di anatomia patologica e il conseguente aggiornamento dell attuale portale del progetto Teseo. [PM: 4 gg, TS:2 gg, SWD: 20gg] Ottimizzazione della gestione utenti e completamento del sistema di sicurezza: progettazione e sviluppo di moduli software per una gestione dinamica delle permission di accesso e per l implementazione dei sistemi di garanzia per la trasmissione e l archiviazione di dati clinico-sanitari [PM: 3 gg, TS: 10 gg, SWD: 14 gg] Sviluppo integrazione tra la funzionalità di Second Opinion ed il sistema BLISS: progettazione e sviluppo di moduli software per integrare la funzionalità di Second Opinion sopra descritta ed il sistema BLISS (upload dei vetrini come allegato della richiesta di consulenza, ) [PM: 4 gg, TS: 2 gg, SWD: 16 gg] Sviluppo del sistema di rendicontazione delle consulenze effettuate: progettazione e sviluppo di moduli software per la gestione amministrativa delle consulenze on-line (numero di consulenze per Istituto, compensazione, ) [PM: 2 gg, TS: 3 gg, SWD: 10gg] 10

11 III. 3) Quadro sinottico attività CBIM Riassumendo le attività CBIM risultano: Attività CBIM Numero giornate (*) PM 15 TS 29 SWD 60 (*) Tale intervento prevede, oltre all impegno del personale CBIM, investimenti tecnologici quali canone annuale per servizi di hosting, connettività del repository centrale e interfacciamento del sistema con un infrastruttura PKI. 11

12 IV) Gestione assistita di Forum tematici IV. 1) Motivazioni Le pregresse esperienze, a livello nazionale ed internazionale, di utilizzo di servizi di Second Opinion tra specialisti (ad esclusione di quelli dove si trasmettono reperti istologici o immagini diagnostiche) hanno evidenziato uno scarso interesse da parte della comunità scientifica sia per motivi di carattere culturale sia, soprattutto, per motivi di carattere logistico, metodologico ed organizzativo. In particolare, relativamente a quest ultimi aspetti, appare necessario uno sforzo di pianificazione e coordinamento che, supportato da una reale integrazione delle risorse hardware e software già disponibili o comunque reperibili sul mercato, razionalizzi, qualifichi ed incoraggi l impiego di servizi di forum tematici sia per il confronto inter-specialisti sia per finalità didattiche. IV. 2) Funzionalità In quest ottica, lo sforzo di integrazione ed incremento della comunicazione scientifica tra i sette Istituti Oncologici, già avviato con la realizzazione del sistema di workflow per la presentazione/monitoraggio dei progetti di ricerca e con il servizio di telepatologia, potrà essere ulteriormente consolidato dalla realizzazione di servizi di gestione assistita di forum tematici. La gestione assistita di forum tematici si concretizza attraverso le seguenti funzionalità: Gestione dinamica e distribuita via rete del calendario dei forum tematici con la possibilità di proporre nuovi argomenti di discussione, dettagliare gli esistenti, 12

13 Gestione dell accreditamento dei relatori (che potranno proporre materiale clinico-strumentale in formato multimediale) e dei partecipanti (authoring) in funzione delle finalità del forum (lavoro cooperativo, case study, interpretazione congiunta di materiale, didattica, ); Gestione della durata temporale dei forum con la possibilità di definire il momento di apertura e la durata (24/36 h); Discussione cooperativa di case study per mezzo della quale il singolo o il gruppo proponente sottopone al forum tutto il materiale clinico/strumentale necessario alla valutazione di un caso; i partecipanti possono intraprendere diversi iter diagnostici e richiede informazioni aggiuntive per la formalizzazione della diagnosi. A fine discussione il gruppo proponente riepiloga il caso oggetto del forum e commenta i diversi approcci adottati dai partecipanti Gestione del contenuto informativo dei forum conclusi per la creazione di dossier specifici di interesse scientifico. Gestione delle sessioni di chiusura del forum da parte del coordinatore con possibilità di utilizzo del sistema di videocomunicazione (cfr. par. V) per la presentazione dei risultati ai partecipanti La discussione cooperativa di casi, l illustrazione di best practice e la disseminazione linee guida nonché l implicita potenzialità didattica (e-learning) caratterizzano i forum tematici come strumenti flessibili ed adattabili alle diverse esigenze di confronto all interno della comunità scientifica Il sistema di supporto per servizi di forum, costruito integrando le soluzioni software best of breed disponibili per la discussione cooperativa su web in ambiente legacy ed open source, potrà essere rilasciato in tre fasi: Analisi e progettazione dell infrastruttura software: in tale fase saranno individuati gli strumenti tecnologici da integrare o sviluppare in funzione dei requisiti specifici raccolti dall utenza [PM: 10 gg, TS: 6 gg, SWD: 25 gg] 13

14 Implementazione primo prototipo: rilascio delle funzionalità di calendario ed invito ai forum tematici con funzionalità di presentazione di materiale multimediale di supporto alla discussione; [PM: 3 gg, TS: 2 gg, SWD: 50 gg] Rilascio sistema definitivo: rilascio del sistema completo di gestione assistita di forum tematici con tutte le funzionalità di lavoro cooperativo, accreditamento, pubblicazione proceedings ed e-learning; [PM: 4 gg, TS: 3 gg, SWD: 15 gg] IV. 3) Quadro sinottico attività CBIM Riassumendo le attività CBIM risultano: Attività CBIM Numero giornate PM 17 TS 11 SWD 90 14

15 V) Sistema di videocomunicazione V. 1) Motivazioni A completamento dei servizi di comunicazione precedentemente descritti che sono di natura asincrona, sarà avviato un servizio di comunicazione di tipo sincrono basato su un sistema integrato di videoconferenza a supporto delle attività di ricerca delle Direzioni scientifiche degli Istituti oncologici e delle attività istituzionali di Alleanza Contro il Cancro. Sfruttando le risorse tecnologiche, in termini di sistemi di videoconferenza e linee di comunicazione, presenti presso gli Istituti, il servizio si pone l obiettivo di realizzare: l integrazione tra i sistemi di videoconferenza ed il portale e-oncology l integrazione tra i sistemi di videoconferenza e gli altri servizi di comunicazione asincroni che verranno attivati all interno di Alleanza Contro il Cancro. V. 2) Funzionalità Le comunicazioni che potranno essere effettuate mediante il sistema integrato di videocomunicazione possono essere raggruppate secondo due tipologie: Comunicazione centro centro Gli utenti del portale e-oncology potranno instaurare sessioni uno a uno di videocomunicazione a supporto delle attività di second opinion tra specialisti su immagini diagnostiche e vetrini istologici, ed in generale per la discussione di casi clinici non direttamente legati a sessioni di lavoro multicentriche. Comunicazione centro multicentrica Potranno essere instaurate sessioni di videocomunicazione a più partecipanti a supporto dei servizi di forum, per discussioni di casi clinici, conclusione e 15

16 rendicontazione di forum tematici, ed infine per attività di formazione a distanza. Il sistema di videocomunicazione sarà basato su tecnologie di videoconferenza sia di tipo hardware che di tipo software. Infatti se da una parte le soluzioni di tipo hardware garantiscono maggiori livelli di standardizzazione e facilità di utilizzo, le soluzioni di tipo software consentono una maggiore grado di integrazione all interno di portali Internet e permettono di realizzare a pieno l integrazione tra i servizi di forum e di formazione a distanza. In tal senso i sistemi dovranno essere conformi agli standard H.320 e H.323 per il loro l utilizzo sia su linee di comunicazioni telefoniche digitali (ISDN) sia su reti geografiche IP. Tale caratteristica risulta essere molto importante in vista del programmato collegamento degli Istituti oncologici in rete a banda larga nell ambito degli interventi di innovazione tecnologica promossi e finanziati dal Ministero della Salute. Le attività necessarie per avviare a regime il sistema di videocomunicazione possono essere così suddivise: Individuazione degli investimenti necessari: definizione degli apparati e delle eventuali linee di comunicazione necessarie, sulla base dell indagine preliminare sullo stato del livello tecnologico presente presso ogni Istituto svolta nel corso del 2003 e coordinata dal Comitato Tecnico di Alleanza Contro il Cancro. [PM: 6 gg, TS: 3 gg] Definizione di capitolati tecnici e valutazione tecnico economica delle offerte: consulenza tecnologica per l acquisto delle tecnologie di videoconferenza sia di tipo hardware che di tipo software per la realizzazione del sistema di videocomunicazione. [PM: 8 gg, TS: 3 gg] 16

17 Progettazione e realizzazione dell integrazione software tra il sistema di videoconferenza ed i servizi di comunicazione: sviluppo dei moduli software in ambiente Web che permettono di integrare i sistemi di videoconferenza con il portale e-oncology e le funzionalità in esso implementate (gestione assistita di forum tematici, sistema di telepatologia, ) [PM: 3 gg, TS: 10 gg, SWD: 10 gg] V. 3) Quadro sinottico attività CBIM Riassumendo le attività CBIM risultano: Attività CBIM Numero giornate PM 17 CTS 16 SWD 10 17

18 VI) Costi Il sistema di workflow Attività Numero Tariffa (*) Euro giornate Euro/gg (IVA esclusa) PM Project Manager , ,00 TS Coordinatore Tecnico , ,00 Analista / web designer 9 580, ,00 SWD Programmatore , ,00 Totale ,00 (*) Le tariffe applicate sono quelle approvate dal Comitato Tecnico Scientifico del CBIM su cui viene praticato uno sconto pari al 30% (tariffa soci). Il progetto Teseo: sistema di teleconsulto per i servizi di anatomia patologica Attività Numero Tariffa (*) Euro giornate Euro/gg (IVA esclusa) PM Project Manager , ,00 TS Coordinatore Tecnico , ,00 Analista / web designer , ,00 SWD Programmatore , ,00 Canone annuale per servizi di hosting, connettività del repository centrale e interfacciamento infrastrutture ,00 PKI Totale ,00 (*) Le tariffe applicate sono quelle approvate dal Comitato Tecnico Scientifico del CBIM su cui viene praticato uno sconto pari al 30% (tariffa soci). Gestione assistita di Forum tematici Attività Numero Tariffa (*) Euro giornate Euro/gg (IVA esclusa) PM Project Manager , ,00 TS Coordinatore Tecnico , ,00 Analista / web designer , ,00 SWD Programmatore , ,00 Totale ,00 (*) Le tariffe applicate sono quelle approvate dal Comitato Tecnico Scientifico del CBIM su cui viene praticato uno sconto pari al 30% (tariffa soci). 18

19 Sistema di videocomunicazione Attività Numero Tariffa (*) Euro giornate Euro/gg (IVA esclusa) PM Project Manager , ,00 TS Coordinatore Tecnico , ,00 SWD Analista / web designer , ,00 Totale ,00 (*) Le tariffe applicate sono quelle approvate dal Comitato Tecnico Scientifico del CBIM su cui viene praticato uno sconto pari al 30% (tariffa soci). 19