Archiviazione Ottica Documenti

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1 Archiviazione Ottica Documenti

2 Archiviazione Ottica Documenti

3 Archivia plus Produttore: Multimedia it S.n.c. Distributore TeamSystem S.p.A. Caratteristiche Tecniche Linguaggio di Programmazione Sistema operativo client Sistema operativo server Occupazione Dati Configurazione Minima Visual C Visual Basic Microsoft Windows 98/ME(sconsigliati) Windows 2000/XP/2003 Microsoft Windows 2000/ Linux con nfs 1 pagina A4 da scanner 300 dpi= da 50 a 100 Kb 1 immagine A4 colore 150 dpi = da 2 a 5 Mb 1 documento informatico = come origini + 10% Pentium II 350 mhz mb - 40 mb liberi su disco Grafica Svga o superiore - dispositivi twain per acquisizione Funzionalità Il programma si presenta come una base dati configurabile dall utente nella quale possono essere catalogati, conservati, raggruppati, ricercati, visualizzati i file che rappresentano i documenti. Funzioni di scansione permettono di convertire i documenti cartacei in documenti informatici memorizzati secondo lo standard tiff g4. Per tutti gli altri tipi di documenti è data possibilità al responsabile della conservazione di utilizzare i formati che ritiene più idonei alla sua organizzazione o di limitare l uso dell archivio ai formati con validità legale. Per ogni documento si possono memorizzare due files. Configurazione Consigliata Processore da 1 ghz o superiore mb ram mb liberi su hd Grafica 1280 * dispositivi twain per acquisizione Caratteristiche Funzionali In base alle recenti disposizioni normative (v. Decreto dell Economia 23 gennaio 2004) l archivio informatico dei documenti può avere valore legale e sostituire a tutti i fini di legge i documenti cartacei che possono così essere distrutti. La realizzazione di un archivio informatico dei documenti presuppone la possibilità di inserire in un unico contenitore opportunamente organizzato, una molteplicità di files di vari formati e di varia natura, in grado di rappresentare in maniera completa e inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto, inviato o comunque prodotto. Archivia Plus è il software che consente di svolgere questa attività e di classificare e conservare sia su supporti magnetici che ottici, qualsiasi tipo di documento, sia esso un immagine, un testo, un disegno, un file, un fax, un suono, un video, una , un documento proveniente da procedure gestionali realizzato sotto forma di spool di stampa o di documento pdf. Conformità al vostro modello Archivia Plus non costringe l utente a modificare le proprie modalità di lavoro: integra e si integra nelle procedure di ufficio già consolidate, preleva i dati dai sistemi gestionali, genera automaticamente i documenti ed i dati di catalogazione, le connessioni logiche tra i documenti. Permette ricerche facili e veloci e di attivare procedure specifiche per documenti prodotti in grande quantità. Altri Programmi Collegabili ArchiScan Programma per la scansione massiva di documenti cartacei, riconoscimento Bar Code (Codice a Barre) OCR (Optical Caracter Recognition) OMR (Optical Mark Up Recognition) ICR (Intelligent Caracter Recognition) Crop e Deskew (ritaglio e rifinitura delle immagini) Firm@ Programma per l applicazione della normativa AIPA per la conservazione informatica dei documenti in sostituzione dell archivio cartaceo

4 Archivia plus Modulo Base Il modulo base del programma fornisce tutti gli strumenti per attivare un sistema di gestione informatica dei documenti. Creazione di Archivi Dispone delle funzioni per creare in completa autonomia la struttura degli archivi da utilizzare, di definire i singoli campi, gli indici di ordinamento, decidere la dislocazione fisica dei files, attivare l'uso di tabelle, la gestione di fascicoli, associare permessi utenti ed archivi. Gli archivi generati con Archivia Plus sono protetti da letture o modifiche non autorizzate ma possono essere resi compatibili con lo standard Microsoft Access, Microsoft Sql o esportati come xml. Inserimento dei documenti Definiti gli archivi da utilizzare, il programma permette di inserire in ogni record di ogni archivio un documento e le informazioni necessarie per la sua individuazione. Questo viene registrato nell'archivio ed il file associato viene posizionato nelle directory protette di Archivia Plus. Un secondo file può essere aggiunto successivamente per rappresentare meglio il documento archiviato (funzione Join). Ad esempio possiamo conservare una lettera scritta con word (file.doc) e la relativa immagine con firma e timbri in un solo record. Ricerche rapide e complete Funzioni di ricerca consentono di ritrovare il documento in pochi secondi. Sono supportate ricerche complesse che utilizzano il linguaggio SQL e semplici ricerche di stringhe di testo, sia su singoli campi, sia sull'intero archivio. Nel caso di documenti archiviati come files non grafici, può anche essere attivata la ricerca "a tutto testo" per individuare parole non presenti nei dati identificativi ma presenti nel corpo del documento; sono supportati tutti i file che contengono testo non compresso. La ricerca a tutto testo può essere utilizzata anche sui documenti archiviati da Spool di Stampa. Gestione Scanner Il programma è dotato di un menù per la gestione di Scanner con interfaccia Twain e di funzioni per l'acquisizione di documenti multi pagina, l'inserimento e l'esclusione di singoli fogli, l'accodamento, l'acquisizione programmata del fronte e retro. Il programma è dotato di un proprio visualizzatore che permette di accedere direttamente ai file multi pagina tiff, ai documenti generati da spool di stampa, alle immagini archiviate in numerosi altri formati grafici. Utilizzando il plug-in Acrobat possono essere visualizzati anche i file pdf. Tutti gli altri tipi di documenti archiviati possono essere visualizzati utilizzando programmi esterni definibili in fase di configurazione e indipendenti dalle associazioni fornite a livello di sistema operativo. Collegamento a Microsoft Outlook Archivia Plus dispone di un comando per l'invio del documento via il documento viene inserito come allegato nel messaggio e possono essere aggiunte note e oggetto. (Compatibile con Outlook , Eudora Lite, Eudora Pro e tutti i programmi di posta che accettano controlli via Mapi) Archivia Plus modulo ArchiSave ArchiSave è un "agente" di Archivia Plus e viene attivato ogni volta che un file viene memorizzato o trascinato nell'area di lavoro del programma. Indipendentemente dalla provenienza del file, viene data la possibilità di scegliere l'archivio dove si vuole inserire il documento e di digitarne i dati identificativi. Importazione Esportazione Files e Archivi La possibilità di importare un file già memorizzato, consente di inserire quei documenti che l'utente ha già disponibili sul proprio disco. L'esportazione di un documento inserito consente di ottenere automaticamente il nome originale del file. Appositi comandi consentono di importare o esportare interi archivi o parte di essi. Dizionari L'inserimento dei dati, laddove non si dispone di spool di stampa, può essere facilitato con l'uso di tabelle che consentono di uniformare le informazioni inserite nel database e velocizzare l'inserimento da parte dell'operatore. Fascicoli Cartelle e Legami Ogni documento, indipendentemente dall'archivio in cui è fisicamente archiviato, può essere raggruppato in cartelle e fascicoli. I raggruppamenti possono essere creati automaticamente da Spool o manualmente dall'operatore. Il documento presente nella cartella NON E' UN DUPLICATO dell originale, ma un link allo stesso.utilizzando questa procedura possono essere creati Legami tra i documenti. Tipico esempio di legame è la sequenza Ordine Bolla Fattura. Aree La suddivisione degli archivi in aree di lavoro consente di amministrare agevolmente sistemi che includono numerose archivi. L'organizzazione degli utenti permette di associare gli archivi indipendentemente dall' area di appartenenza. ArchiConfig Il modulo ArchiConfig, consente di svolgere tutte le funzioni di amministrazione del sistema di archiviazione. Con ArchiConfig si possono: Creare, modificare, cancellare, svuotare, importare, esportare archivi Creare, modificare, cancellare utenti, gruppi, permessi Inserire i codici di attivazione dei programmi e dei certificati relativi alle firme digitali (se presente il programma Firm@) Generare report dei dati relativi ai documenti Configurare i parametri di funzionamento della postazione p02

5 Archivia plus Spool Print Join e Fax Spool È il modulo di Archivia Plus che consente di "interpretare" gli spool di stampa provenienti dai sistemi gestionali e attivare l'archiviazione dei documenti in modo completamente automatico. Questo è il metodo più veloce e sicuro per archiviare i documenti prodotti. Definizione dello schema: apposite funzioni consentono di definire le modalità di archiviazione dello spool e di sovrapporre in fase di visualizzazione o di stampa un logotipo grafico per ricostruire così il documento originale. L'archiviazione di spool di stampa può essere utilizzata anche per creare la base dati in cui inserire i documenti acquisiti come immagini. In questo caso si usa Spool per la lettura dei tabulati da cui prelevare i dati da inserire in ogni campo identificativo del documento. Il documento vero e proprio sarà inserito successivamente. Definito lo schema, l'elaborazione avviene pressoché automaticamente consentendo l'archiviazione di oltre 1000 documenti al minuto. Il programma compila automaticamente i campi dell archivio. Join Join, unione tra spools e immagini consente di abbinare documenti i cui dati di classificazione provengono da procedure di stampa e le immagini da acquisizione con scanner, ideale per l'archiviazione di bolle, fatture di acquisto, ordini di clienti. Unisce la praticità dell'archiviazione da spool con la fedeltà dell'immagine acquisita con lo scanner, indispensabile per quei documenti che contengono firme o dati aggiunti dopo la stampa. La necessità di disporre sia del documento spool che dell'immagine, può essere determinata da numerosi fattori, come variazioni apportate manualmente sul documento, necessità di conservare anche la copia firmata, necessità di archiviare documenti allegati. Join risolve queste problematiche consentendo di inserire in ogni singolo record dell'archivio due documenti, uno come file immagine e l'altro come file non grafico. Ogni operatore dotato delle funzioni di Join potrà alternativamente visualizzare o l'uno o l'altro selezionando l'apposito flag. Driver: Spool dispone di driver per gli spool provenienti dai programmi Multi, Redditi, Paghe, Gamma, da elaboratori IBM As400 e mainframe, DIGITAL e BULL. Elaborazione di file pdf: anche i documenti e le stampe PDF possono essere trattate come Spool ed essere archiviate automaticamente da Spool. Il pdf viene analizzato per aree al fine di ottenere i dati necessari alla codifica del documento quindi suddiviso e archiviato. Ogni documento è formattato e memorizzato individualmente per consentire all'utente, se necessario, di rileggere i documenti con programmi propri. Print Archiviazione pianificata di Spool di Stampa e copia su stampante. Print è un sotto modulo di Spool e consente di programmare l'archiviazione di spool di stampa attivando automatismi legati al nome del file ovvero alla presenza di un file in una directory ovvero ad una particolare estensione. Il programma avvia automaticamente l'elaborazione dello spool, effettua una copia del file archiviato, effettua un numero di stampe programmabile dall'operatore e, infine, cancella il file elaborato. Il tutto senza alcun intervento dell'operatore il cui unico compito rimane quello di produrre la stampa su file. p03

6 Archivia plus Fax Fax è un programma suddiviso nei moduli RICEZIONE e SPEDIZIONE. Fax RICEZIONE acquisisce i fax in entrata ricevuti con il servizio fax di Microsoft Windows 2000 e li memorizza automaticamente nell'archivio predestinato, inserendo numero del chiamante, data e ora, nome della postazione che ha ricevuto il fax ed eventuali errori. L'utente può attivare la stampa automatica di una copia del documento ricevuto e può integrare i dati acquisiti automaticamente dal programma con l inserimento manuale di altre informazioni che identifichino il documento in maniera più precisa (ad esempio nome del mittente, oggetto del fax). Fax SPEDIZIONE consente di programmare la spedizione automatica dei documenti archiviati da spool di stampa, acquisendo il numero di fax da chiamare direttamente dal documento (senza dover gestire una apposita rubrica che si sovrapporrebbe a quella gestionale). Il documento viene archiviato con tutte le caratteristiche di Spool, cioè interpretando lo spool di stampa e sovrapponendo il logotipo. Fax è molto utile negli uffici in cui si producono documenti che vengono trasmessi sistematicamente via fax: ad esempio le conferme d'ordine ai clienti ed ai fornitori, le richieste di offerte e numerosi altri. Archivia Plus dispone anche di un collegamento manuale a Microsoft Outlook, attivabile sui singoli documenti tramite l'apposita icona, che consente l invio di . Indispensabili Windows 2000 ed un fax-modem. p04

7 Archivia plus Master Proto Storico Master E' il modulo che permette di generare Cd Rom o Dvd R contenenti gli archivi ed i documenti unitamente ad un "mini programma" per la ricerca, la visualizzazione e la stampa dei documenti. Nel caso di archiviazione legale, sul Cd vengono memorizzati oltre ai documenti, al data base per la ricerca, ai riferimenti per la rigenerazione, anche:il nome del responsabile dell'archiviazione, la sua firma digitale, data e ora di generazione del Cd, numero di serie, versione del programma che ha effettuato l'archiviazione, numero del certificato di rilascio della firma, impronta di ogni documento, impronta del totale dei documenti e data base, marche di controllo di tutti i documenti, marca di controllo temporale di tutto il cd, eventuale marca di autenticazione, estremi dell'autenticazione. Il tutto nel rispetto della normativa vigente. Con la realizzazione del Cd Rom il programma aggiorna gli archivi dei documenti e registra il nome, il numero e la serie del Cd in cui il documento è stato archiviato. Si potrà così continuare ad effettuare ricerche anche sui documenti archiviati definitivamente su cd; in caso di richiesta di visualizzazione verrà richiesto di inserire il cd relativo o di indicare il percorso per la ricerca dello stesso. Il percorso va indicato solo la prima volta: dopo che il programma ha individuato il drive da cui prelevare i documenti masterizzati, la visualizzazione dei documenti verrà effettuata come se fossero residenti ancora sui dischi magnetici. Nel caso di collegamento al programma Firm@, si ottiene la sottoscrizione del documento e la memorizzazione dei dati di riconoscimento. I campi mittente e destinatario sono associati a semplici tabelle mantenibili dall'utente, dove vengono memorizzati automaticamente tutti i dati inseriti. La ricerca di un dato avviene digitando una parte del testo da ricercare oppure selezionando quello prescelto con il mouse dalla apposita dialog box. Il protocollo può essere distribuito tra più utenti: il programma provvede autonomamente ad evitare la duplicazione dei numeri assegnati. L'integrazione con il modulo ArchiConfig e con Archivia Plus base offre la possibilità di assegnare ad ogni utente un reparto di appartenenza e abilitare l'operatività del protocollo solo sugli archivi assegnati al reparto. Viceversa tutti i reparti possono far capo ad un protocollo unico (protocollo generale) ed utilizzare un "riferimento aggiuntivo" che identifica la provenienza interna del documento. L'abbinamento di Proto e della funzione Join consente di archiviare sullo stesso record due documenti. Questo è molto utile per protocollare un documento utilizzando come sorgente il file originale (file di word o simile) e, successivamente, dopo aver stampato firmato e spedito il documento, integrare l'archiviazione con l'immagine dello stesso e le eventuali ricevute di spedizione. Master dispone di comode funzioni per selezionare i documenti presenti in archivio ed effettuare masterizzazioni parziali, per controllare la dimensione che occuperanno i documenti selezionati, per valutare l'occupazione su supporti ottici diversi (Cd Rom, Dvd R etc.), per la ricostruzioni di archivi generali, riprendendo i dati relativi ai documenti dai singoli Cd Rom generati in periodi diversi (D.R.) Proto protocollo aziendale E' il modulo per la gestione del protocollo dei documenti in entrata ed in uscita. Il programma fornisce diversi iter per l acquisizione automatica dei dati relativi all'operatore, all'operazione, al giorno, all'ora, alla tipologia del documento archiviato, alla composizione. p05

8 Archivia plus Storico E' il modulo che consente di automatizzare la funzione di revisione dei documenti. Particolarmente adatto per l'archiviazione di disegni tecnici o di documenti di progetto in quelle aziende soggette al Controllo della Qualità. Storico consente di attivare una coppia di archivi: l'archivio corrente, dove sono contenute tutte le ultime versioni (o revisioni) dei documenti archiviati e l'archivio storico dove vengono trasferiti tutti i documenti che hanno subito una revisione. Il passaggio dall'archivio corrente allo storico avviene tramite una procedura di approvazione che consente di gestire fino a 3 conferme: la revisione, la Certificazione ed il Controllo. Le funzioni di Revisore, Certificatore, Controllore vengono assegnate ai singoli utenti: un utente che non possiede i dovuti requisiti non potrà mai decidere la "Storicizzazione" del documento che rimarrà quindi presente nell'archivio corrente. Nell'inserire i vari stati del documento è possibile anche aggiungere dei commenti che potranno essere visualizzati dai successivi operatori. Nel periodo in cui il documento è in corso di revisione, viene apposta una "etichetta" di avviso per gli altri utenti, (funzione di congelamento presente anche nel modulo base) e vengono inibite le modifiche senza utilizzare i permessi di Revisore. Gli utenti revisori possono accedere ai lavori in coda da apposite liste che permettono di controllare gli stati di avanzamento dei documenti. Tutte le operazioni di Revisione vengono registrate in apposito giornale e sono sostitutive, a tutti gli effetti, delle firme sui documenti cartacei ai fini del raggiungimento della certificazione di qualità. p06

9 Archiscan Produttore: Multimedia it S.n.c. Distributore TeamSystem S.p.A. Caratteristiche Tecniche Linguaggio di Programmazione Sistema operativo Occupazione Dati Configurazione Minima Requisito Visual C Visual Basic Microsoft Windows 2000/XP/ pagina A4 da scanner 300 dpi= da 50 a 100 Kb Processore da 1 ghz o superiore mb ram mb liberi su hd Grafica consigliata 1280 * dispositivi twain per acquisizione Archivia Plus - consigliato modulo ArchiJoin Caratteristiche Funzionali ArchiScan è un programma per l'acquisizione veloce di documenti cartacei, la rifinitura automatica, il riconoscimento di Bar Code, di codici OMR, di testi OCR e ICR. Per archiviazione massiva si intende l'acquisizione di grandi quantità di documenti simili tra loro che hanno in comune layout oppure regole di archiviazione oppure formato o altri elementi comuni. ArchiScan è utilizzabile con scanner professionali con interfaccia ISIS e utilizza le funzioni aggiuntive di questi scanner come la compressione, l'acquisizione fronte retro, la fine fascicolo e le altre funzioni disponibili. ArchiScan utilizza gli archivi ed i controlli di base del programma Archivia Plus. Moduli del programma PHOTO ADJUST Rifinitura e ottimizzazione dell immagine OMR READER Lettura e interpretazione dei codici OMR BAR CODE READER Lettura e interpretazione dei Bar Code OCR READER (liv. base o esteso) Lettura e interpretazione del testo stampato ICR READER Lettura e interpretazione del testo manoscritto Photo Adjust Quando si effettua una scansione massiva di documenti, è utile acquisirli tutti con lo stesso formato e non curarsi di eventuali documenti "più piccoli" o "storti". Photo Adjust permette di effettuare le seguenti operazioni: - Ritaglio di un eventuale bordo nero - Raddrizzamento dell'immagine - Rimozione degli sfondi Photo Adjust ha una capacità di elaborazione di circa 900 pagine / ora. OMR Reader La funzione OMR Reader permette di acquisire automaticamente valori letti da un foglio pre codificato e compilato sotto forma di BOX marcati. Può essere utilizzato per molteplici applicazioni: lettura di test, di bollettini, di moduli prestampati. La funzione OMR può essere abbinata alla lettura con filtri rossi e verdi per l'eliminazione delle fincature. Bar Code Reader La funzione Bar Code Reader può essere utilizzata singolarmente o in abbinamento a OMR READER. Permette di riconoscere un Bar Code e di associarlo a: - Valore letto dal bar code - Valore associato al bar code - Comando di archiviazione OCR Reader base La funzione OCR READER permette di riconoscere da una porzione di immagine i caratteri in essa presenti attraverso funzioni OCR (Optical Caracter Recognition) Non permette di ricostruire il layout del testo, ma solo l'acquisizione dei caratteri e l'associazione del risultato ad un campo. Questa funzione è implementata da un "dizionario" che permette di aumentare la precisione di lettura. OCR READER esteso Come OCR Reader, ma con capacità di riconoscimento di caratteri proporzionali e di qualsiasi font. ICR Reader La funzione ICR READER permette di riconoscere da una porzione di immagine i caratteri in essa presenti attraverso funzioni ICR (Intelligent Caracter Recognition). Non permette di ricostruire il layout del testo, ma solo l'acquisizione dei caratteri e l'associazione del risultato ad un campo. La parte da interpretare deve essere in posizione fissa. Riconosce scrittura solo in stampatello. Configurabilità ArchiScan Base Funzioni di scansione, Photo Adjust, Omr Reader Bar Code Reader, Ocr Reader Base ArchiScan Ocr Esteso Come il base + estensione OCR a qualsiasi carattere ArchiScan Icr Esteso Come il base + estensione ICR p07

10 Produttore: Multimedia it S.n.c. Distributore TeamSystem S.p.A. Caratteristiche Tecniche Linguaggio di Programmazione Sistema operativo Configurazione Minima Requisito Visual C Microsoft Windows 2000/XP/2003 Processore da 350mhz - 64 mb ram - 10 mb liberi suhd Archivia Plus - ArchiJoin - ArchiMaster Lettore di smart card Certificato digitale qualificato Marche Temporali Gestione del contatore Marche Temporali Le marche temporali vanno acquistate a blocchi (minimo 100 pezzi); il programma provvede a contabilizzare le marche utilizzate e gli utenti. Caratteristiche Funzionali L'integrazione del programma di archiviazione (Archivia Plus) con il programma Firm@ è completa e coerente. L'utente che dispone del programma Firm@ si trova automaticamente abilitate le funzioni di firma digitale, verifica, marcatura temporale, conversione formati e controllo dei formati di conservazione digitale degli archivi conformemente a quanto disposto dalla normativa vigente, e può ottenere supporti ottici con validità legale. Assegnazione degli archivi Ogni archivio sottoposto a Firm@ va assegnato ad un Responsabile della Conservazione che provvederà a configurare e controllare l archivio stabilendo: 1) i requisiti di firma digitale dei documenti (tipi di firme accettate) 2) Le limitazioni sui formati (formati accettati, non accettati, accettati con conversione) 3) I controlli di validità e coerenza dei documenti 4) La conversione, d ufficio, dei formati non ammessi. Applicazione della firma digitale Ogni utente autorizzato che possiede un certificato digitale in grado di soddisfare le limitazioni poste dal RdC, può inserire documenti e applicare la firma digitale e, se richiesta, la marca temporale. Conversione dei formati non ammessi Il responsabile della conservazione può decidere di consentire la conservazione di documenti in formati non ammessi dalla legislazione vigente, ma provvede automaticamente, in fase di generazione dei cd rom, ad affiancare ad ogni documento irregolare una copia dello stesso in formato standard AIPA (tiff O PDF). Il modulo che consente tale conversione è compreso nel programma Firm@. Gestione del dispositivo di firma Il programma fornisce il software per interfacciare il dispositivo fisico di firma (smart card reader). Gestione dei certificati e delle firme Il programma consente il caricamento dei certificati digitali degli utenti, permette di associare ad ogni utente 2 certificati, uno non qualificato ed uno qualificato. Quello non qualificato ha valore solo all interno della propria organizzazione. Gestione dei supporti ottici Il programma fornice gli strumenti per la codifica dei supporti ottici, il caricamento delle matricole, l inventario, il riversamento, la rigenerazione, l'individuazione di cd rom manipolati. Firm@ garantisce al responsabile della conservazione digitale dei documenti l originalità dei singoli files e dei cd rom, attraverso accurati controlli di conformità e di validazione, sia in fase di creazione dei cd che in fase di consultazione di cd rom già creati. Configurabilità Certificati qualificati supportati Tutti i certificati che si registrano correttamente nell archivio certificati di Windows con caratteristica non rifiuto Marche Temporali supportate Marche temporali Finital ca Certificati non qualificati Tutti quelli standard x509 con caratteristiche Firma Digitale p08

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12 TeamSystem S.p.A Pesaro (PU) Via Gagarin, 205/206 Tel. 0721/42661 Fax 0721/ Senigallia (AN) Via Caduti sul Lavoro,1 Tel. 071/79081 Fax 071/ Campobasso (CB) Ripalimosani (z.i. Pesco Farese) Tel. 0874/60561 Fax 0874/ Studio Stefano Pieri Graphic Design_ Stampa Grapho5_ Maggio 2004_ Fabriano (AN) Via Serraloggia, 90/B Tel. 0732/24871 Fax 0732/ Milano (MI) Rho - Via Ghisolfa, 32 Tel. 02/ Fax 02/ info.mi@teamsystem.com Sedi certificate: Pesaro e Senigallia Timbro Rivenditore