Intel prevede una riduzione del 20% nei costi dei servizi di audioconferenza grazie alle comunicazioni unificate

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1 Microsoft Office System Case study soluzioni clienti Intel prevede una riduzione del 20% nei costi dei servizi di audioconferenza grazie alle comunicazioni unificate Panoramica Paese: Stati Uniti Settore: tecnologia Profilo cliente Intel sviluppa prodotti innovativi di tecnologia digitale, in particolare circuiti integrati. Intel ha più di dipendenti. Situazione aziendale Intel ha voluto fornire agli utenti una piattaforma di collaborazione unificata che consentisse di passare facilmente da una modalità di comunicazione all'altra. Soluzione Intel ha distribuito Microsoft Office Communications Server 2007 per fornire a tutti i dipendenti funzionalità di conferenza e di messaggistica immediata multimodali abilitate alla presenza. L'organizzazione sta inoltre distribuendo con regolarità funzionalità audio e video. Vantaggi Aumento delle opzioni di comunicazione per una maggiore produttività dei dipendenti Diminuzione prevista dei costi e supporto per i lavoratori mobili grazie alla sostituzione dei telefoni dell'ufficio con softphone Riduzione prevista dei costi delle conferenze del 20% Riduzione dei costi di viaggio/logistica e dell'impatto ambientale Aggiungendo risorse alla distribuzione, prevediamo di ridurre almeno del 20% le spese per le audioconferenze. Quando si trasmette per un milione di minuti al giorno, è una riduzione considerevole. Intel è il maggior produttore del mondo di circuiti integrati, con un reddito di base nel 2007 pari a 38,3 miliardi di dollari. Era alla ricerca di una soluzione per comunicazioni unificate per favorire un'efficiente collaborazione per le operazioni a livello mondiale. Intel ha scelto Microsoft Office Communications Server 2007 come soluzione ideale per le proprie esigenze e l'ha distribuito a tutti gli dipendenti. Gli ingegneri di Intel Software and Services hanno lavorato a stretto contatto con Microsoft per assicurare la corretta esecuzione del software sui server Intel Xeon e sui PC con tecnologia Intel vpro. Di recente è stato distribuito Office Communications Server 2007 R2 per usufruire del video ad alta definizione, dei servizi di audioconferenza basati su server, delle funzionalità vocali avanzate e della condivisione desktop intuitiva. Intel prevede che il risparmio derivante dai servizi di conferenza audio e video ad alta definizione ridurrà i costi di conferenza del 20% e garantirà un'efficienza ancora maggiore dei processi.

2 SIP e le funzionalità di presenza conferiscono valore perché consentono a un utente di identificare le parti interessate disponibili e di passare facilmente da una modalità di comunicazione all'altra. Un utente può utilizzare audio, dati o video oppure integrarli tutti insieme. Situazione Fondata nel 1968 e con un reddito di 38,3 miliardi di dollari, Intel sviluppa prodotti avanzati e integrati di tecnologia digitale, in particolare circuiti integrati. L'organizzazione IT di Intel è costantemente impegnata a garantire il miglior utilizzo possibile del computer agli dipendenti della società, riducendo al contempo i costi. Nel 2000, Intel ha riconosciuto l'importanza degli standard SIP (Session Initiation Protocol) per le comunicazioni e ha compreso che l'utilizzo di SIP offre un ambiente di qualità elevata e a costi contenuti per le comunicazioni e la collaborazione. In quel periodo, SIP veniva in genere utilizzato per le applicazioni di messaggistica immediata, ma Intel ha seguito lo sviluppo della tecnologia per determinare quando fosse possibile combinare i vari metodi di comunicazione utilizzati dalla società. Dal 2006, Intel ha creduto che SIP potesse realizzare questo potenziale. Intel aveva già distribuito Microsoft Office Live Communications Server 2005 per la messaggistica immediata e la presenza. Era la prima volta che in Intel si utilizzavano le comunicazioni basate su SIP. Inoltre, gli ingegneri di Intel Software and Services hanno lavorato a stretto contatto con Microsoft per assicurare un'esecuzione ottimale del software sui server Xeon basati su Intel e sui PC con tecnologia vpro. Prima della distribuzione, molti dipendenti Intel utilizzavano diversi servizi di messaggistica immediata basati su Internet e il reparto IT, pur riconoscendo il valore di questa tecnologia, doveva garantire il rispetto di rigidi criteri di sicurezza. Sebbene Intel richiedesse ai singoli utenti di scaricare e installare la soluzione di messaggistica immediata nei computer, la sua adozione era tuttavia una pratica diffusa. È positivo che un prodotto di base venga installato rapidamente per scelta degli utenti, spiega Donald Clark, responsabile dei servizi tecnici di Intel. In questo modo Microsoft è divenuto il nostro standard, proprio grazie alla forte richiesta da parte dei dipendenti. Le persone sanno che, senza, si troverebbero in difficoltà a comunicare. Intel utilizzava inoltre il servizio di conferenza Web ospitato Microsoft Office Live Meeting per le conferenze Web e la condivisione di applicazioni. La maggior parte delle conferenze avveniva tra cinque o sei persone che desideravano condividere dati. Intel utilizzava inoltre Live Meeting per i servizi di conferenza Web, ma continuava a servirsi di un provider di servizi di audioconferenza distinto per i componenti vocali. Intel attualmente fa uso di circa 35 milioni di minuti al mese per le audioconferenze. Facendo già ampio uso di messaggistica immediata, presenza e servizi di conferenza Web, Intel era nelle condizioni ideali per prendere in considerazione prodotti che avrebbero utilizzato SIP per integrare presenza, dati, voce e video. SIP e le funzionalità di presenza conferiscono valore perché consentono a un utente di identificare le parti interessate disponibili e di passare facilmente da una modalità di comunicazione all'altra. Un utente può utilizzare audio, dati o video oppure integrarli tutti insieme, fa notare Clark. Ma non era possibile farlo senza uno standard comune. Clark continua: Il nostro obiettivo è di fornire agli utenti gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro indipendentemente da dove si trovano. Quando tutte le modalità di comunicazione sono integrate in un'unica soluzione, gli utenti possono lavorare in modo efficiente ovunque siano. Intel desiderava eliminare le barriere esistenti per la comunicazione e la collaborazione, incluse quelle create dai luoghi e tagliare i costi delle attuali funzionalità di comunicazione. A questo scopo, Intel ha deciso di utilizzare SIP basato su standard per tutte le forme di comunicazione.

3 Dopo un breve esperimento su utenti, nel corso di un fine settimana abbiamo eseguito la migrazione degli altri utenti ai nuovi server. Disponiamo di altri prodotti video, che però non potranno mai soddisfare tutte le necessità dell'azienda. Office Communications Server è in grado di soddisfare queste esigenze perché ogni utente è abilitato. Soluzione Dopo avere esaminato i prodotti di comunicazione disponibili, Intel ha deciso di eseguire l'aggiornamento a Microsoft Office Communications Server 2007 per realizzare l'integrazione tra messaggistica immediata, presenza, voce, video, audio e servizi di conferenza Web. Dopo avere confrontato i diversi prodotti presenti sul mercato, Intel ha deciso che la migliore delle soluzioni per le comunicazioni era quella di Microsoft grazie alla stretta integrazione con altre applicazioni Office e alla nota interfaccia utente. A Microsoft va il merito di avere incorporato la tecnologia SIP nella sua tradizionale tecnologia, spiega Clark. Scalabilità e adozione Nel 2007 Intel ha distribuito un pool di server che gestiva tutti gli dipendenti. Siamo estremamente soddisfatti di Office Communications Server 2007 e della velocità con cui Microsoft sta rendendo i propri prodotti veramente scalabili per le grandi organizzazioni, commenta Clark. Dopo un breve esperimento su utenti, nel corso di un fine settimana abbiamo eseguito la migrazione degli altri utenti ai nuovi server. Agli utenti è stato richiesto di scaricare il client Microsoft Office Communicator 2007 ed è stato inviato un messaggio di posta elettronica per illustrare i vantaggi dell'aggiornamento. In cinque settimane, l'86% degli utenti aveva eseguito l'aggiornamento. In seguito, il personale IT ha invitato i rimanenti utenti ad adottare il client e ora più del 96% della popolazione utilizza Office Communicator per le comunicazioni quotidiane. Anche dipendenti, come i progettisti di chip, che non utilizzano computer basati su Windows, hanno richiesto l'accesso a Office Communications Server Intel è stata in grado di fornire l'accesso a queste persone tramite Microsoft Office Communicator Web Access. Alcuni ingegneri hanno bisogno di accedere alla posta elettronica anche solo una volta al giorno e a questo scopo si servono dei chioschi multimediali, ma utilizzano Office Communicator tutto il giorno, spiega Clark. Anche se Office Communicator è ancora un prodotto facoltativo, è tuttavia una delle nostre applicazioni più utilizzate. Servizi di conferenza Dopo il passaggio degli utenti a Office Communications Server 2007 per la messaggistica immediata e la presenza, Intel ha iniziato a estendere l'utilizzo di altre funzionalità. Intel ha smesso di utilizzare il servizio Office Live Meeting ospitato e ha trasferito i servizi di conferenza Web a Office Communications Server Intel ha inoltre promosso l'uso di Office Communications Server 2007 per le comunicazioni video. Office Communications Server ha reso disponibili le funzionalità di videoconferenza per tutti i nostri dipendenti. Disponiamo di altri prodotti video, che però non potranno mai soddisfare tutte le necessità dell'azienda, spiega Clark. Office Communications Server è in grado di soddisfare queste esigenze perché ogni dipendente è abilitato. Per promuovere i servizi di videoconferenza, Intel ha cambiato la strategia di acquisto dei computer portatili e ora predilige i modelli con webcam incorporata. Nel 2008, Intel ha distribuito portatili con questa funzionalità all'intera forza di vendita. Per Office Communications Server 2007 R2, gli ingegneri di Intel hanno lavorato a stretto contatto con gli ingegneri delle applicazioni di Microsoft per immettere sul mercato una soluzione di videoconferenza ad alta definizione [HD], afferma Clark. I nuovi desktop basati su vpro e i notebook Centrino2 di Intel possono essere dotati della funzionalità di elaborazione necessaria per

4 Con l'aggiornamento dei sistemi telefonici, vogliamo eliminare la necessità di usare i telefoni tradizionali.... Se si trasferisce il telefono nel PC e lo si integra con un cellulare, gli utenti godranno di maggiore flessibilità. l'alta definizione. I sistemi vpro sono in particolare progettati per permettere di raggiungere il valore aziendale ideale tramite sicurezza, gestibilità e prestazioni che non richiedono un elevato uso di energia. Office Communications Server 2007 R2 in combinazione con vpro assicura la presenza virtuale dei partecipanti alle riunioni con una qualità straordinaria. L'unione di Office Communications Server 2007 R2 e di Centrino 2 vpro offre servizi di videoconferenza HD alla forza lavoro mobile di Intel, dice Clark. Questa funzionalità costituisce un importante progresso rispetto alle soluzioni esistenti, in quanto la qualità video raggiunta consente di sostituire gli incontri fisici, riducendo in questo modo la necessità di viaggiare per la forza lavoro mobile di Intel. Funzionalità vocali Un'altra funzionalità di Office Communications Server, le comunicazioni vocali, non è ancora stata completamente messa in pratica dal reparto IT di Intel, sebbene più di utenti l'abbiano già adottata per condurre comunicazioni vocali. Il nostro obiettivo è di integrare completamente con SIP le funzionalità vocali, allo stesso modo delle altre origini dati nella rete, spiega Clark. Stiamo innanzitutto ristrutturando la nostra rete per gestire in modo efficiente le comunicazioni vocali basate su SIP e poter quindi promuovere con decisione funzionalità vocali in tempo reale più avanzate in tutta l'azienda. Office Communications Server 2007 R2 Di recente, Intel ha distribuito Office Communications Server 2007 R2 in un ambiente di prova. Questo aggiornamento rappresenta la fase successiva nel passaggio dell'organizzazione alle comunicazioni basate su SIP. Office Communications Server 2007 R2 fornisce la funzionalità necessaria per soddisfare le esigenze di audioconferenza degli utenti, fa notare Clark. Ospitando internamente i servizi di audioconferenza in Office Communications Server, gli utenti potranno utilizzare le funzionalità di audioconferenza incorporate delle conferenze Web di Live Meeting e ridurre il costo complessivo dei servizi di conferenza. Come altri programmi in Intel, anche l'adozione delle funzionalità di audioconferenza sarà gestita dagli utenti, ma Intel ha intenzione di distribuire agli utenti altri auricolari il prossimo anno. Office Communications Server 2007 R2 consente inoltre l'uso di Office Communicator Mobile 3.0. Questa applicazione estende i vantaggi di Office Communications Server e della presenza ai dispositivi mobili e consente agli utenti di utilizzare un solo numero per tutti i dispositivi. Vantaggi Intel prevede di realizzare un risparmio significativo sui costi grazie alla distribuzione di Office Communications Server 2007 R2. Tuttavia, la decisione di procedere alla distribuzione è dettata dall'aumento della produttività e dell'efficienza dei dipendenti. Realizzeremo un risparmio significativo nei servizi di audioconferenza grazie al passaggio a Office Communications Server 2007 R2, ma ciò che è più importante è che gli utenti potranno comunicare in modo efficace più facilmente, fa notare Clark. Riduzione dei costi delle comunicazioni Con l'adozione di Office Communications Server 2007 R2 Intel prevede di ridurre l'uso dell'attuale servizio di audioconferenza. Aggiungendo risorse alla distribuzione, prevediamo di ridurre almeno del 20% le spese per le audioconferenze. Quando si trasmette per un milione di minuti al giorno, è una riduzione considerevole, spiega Clark. Questi risparmi possono essere reinvestiti per migliorare ulteriormente la nostra

5 L'unione di Office Communications Server 2007 R2 e di Centrino 2 vpro offre servizi di videoconferenza HD alla forza lavoro mobile di Intel. infrastruttura. È un uso migliore del denaro, perché, investendo per migliorare l'efficienza dei servizi di conferenza, è possibile ridurre altre spese. Intel risparmia denaro anche facendo passare gli utenti ai softphone con la distribuzione di Office Communications Server Con l'aggiornamento dei sistemi telefonici, vogliamo eliminare la necessità di usare i telefoni tradizionali. Ogni volta, riduco il ricorso a un oggetto utilizzato 40 ore a settimana, spiega Clark. Se si trasferisce il telefono nel PC e lo si integra con un cellulare, gli utenti godranno di maggiore flessibilità. Intel invita gli utenti delle funzionalità vocali a utilizzare le caratteristiche per softphone di Office Communications Server invece di installare telefoni fisici sulle scrivanie dei dipendenti. L'utilizzo dei softphone consente ai dipendenti di usare il numero di telefono dell'ufficio ogni volta che sono davanti al computer e non solo quando sono alla scrivania. Oltre a non costringere i dipendenti alla scrivania, il passaggio ai softphone consente a Intel di risparmiare denaro. Eliminiamo un tipo di oggetto non necessario e non dobbiamo pagare la manutenzione, l'assistenza e i costi di trasferimento. Risparmiamo più di 200 dollari per telefono e non sarà difficile per le organizzazioni calcolare il proprio risparmio, aggiunge Clark. Con persone che a oggi usano i softphone, Intel ha fatto delle chiamate tramite PC lo strumento de facto per le comunicazioni di lavoro. Visto il successo, Intel si è posta come obiettivo di quadruplicare il numero di utenti di audio basato su PC entro il prossimo anno. Miglioramento delle comunicazioni tra persone e organizzazioni Office Communications Server 2007 R2 offer un ambiente più coerente per le comunicazioni. Le persone possono verificare le informazioni sulla presenza relative ai contatti e quindi dare inizio alla forma più appropriata di comunicazione con un solo clic. Il nostro peggiore scenario prevede ora quattro clic per la collaborazione completa, il che è straordinario, fa notare Clark. Un utente può iniziare il contatto con la messaggistica immediata, passare all'audio, quindi al video e infine a Live Meeting. Ovviamente, è possibile iniziare subito con una conferenza Web e avere a disposizione tutte le funzionalità contemporaneamente. Microsoft Office Communicator Mobile sta accrescendo il valore di Office Communications Server 2007 per i dipendenti fuori ufficio. Intel distribuirà Office Communicator Mobile all'intera forza di vendita all'inizio del 2009 per permettere di trovare e contattare in modo efficiente le risorse disponibili anche quando si è fuori ufficio e non si dispone di accesso a Internet. Ad esempio, un venditore in Nigeria, che disponeva di assistenza fuori dall'ufficio di Londra, raramente aveva accesso a Internet nella sede del cliente, ma aveva ugualmente bisogno di controllare gli ordini e confermare i prezzi. Era costretto a chiamare l'ufficio di Londra finché non trovava qualcuno, chiamando spesso quattro o cinque persone per avere una risposta. Con un costo di 5-10 dollari per ogni chiamata internazionale, i costi effettivi e quelli dovuti alla perdita di produttività erano elevati. Queste procedure poco efficienti saranno notevolmente ridotte con Office Communicator Mobile perché le informazioni sulla presenza consentono a chi chiama di trovare una risorsa disponibile prima di effettuare una chiamata.

6 Ulteriori informazioni Per ulteriori informazioni su prodotti e servizi Microsoft, chiamare il Microsoft Sales Information Center al numero (800) In Canada, chiamare Microsoft Canada Information Centre al numero (877) I clienti con problemi di udito possono utilizzare i servizi di trasmissione telefonica di testo (TTY/TDD) Microsoft al numero (800) negli Stati Uniti o (905) in Canada. Al di fuori degli Stati Uniti e del Canada, contattare la filiale Microsoft locale. Per accedere alle informazioni tramite Web, visitare: Per ulteriori informazioni su prodotti e servizi Intel, visitare il sito Web all'indirizzo: Intel sta inoltre incrementando l'uso del video con il client Office Communicator. I portatili basati su Intel Centrino 2 con tecnologia vpro dispongono ora di una potenza di elaborazione, di risoluzioni dello schermo e di una durata della batteria migliorate per consentire ai dipendenti di utilizzare in modo efficiente le funzionalità video ad alta definizione di Office Communicator. Intel realizza ora video didattici, invece di documenti scritti, per illustrare attività complesse. I dipendenti utilizzano Office Live Meeting per vedere questi video didattici. Far vedere a una persona un video della durata di cinque minuti che spiega come configurare un computer di fabbrica è molto più efficace che distribuire un documento di 15 pagine, soprattutto quando la forza lavoro è così diversificata e internazionale, fa notare Clark. Supporto per iniziative future Intel continuerà a espandere i servizi forniti da Office Communications Server 2007, soprattutto i servizi di conferenza vocale e video. Poiché la maggior parte dei dipendenti fa già uso di presenza e messaggistica immediata, Intel prevede di realizzare il massimo valore dalla diffusione dei servizi di conferenza vocale e video semplicemente sfruttando il potenziamento delle funzionalità con la nota interfaccia di Office Communicator. Microsoft Office System Microsoft Office System è l'ambiente più diffuso nel mondo del lavoro per l'elaborazione di informazioni, in quanto fornisce programmi, server e servizi che consentono di gestire le informazioni per comunicare in modo efficiente. Per ulteriori informazioni su Microsoft Office System, visitare: Questo case study è esclusivamente per scopi informativi. MICROSOFT ESCLUDE OGNI GARANZIA, ESPRESSA O IMPLICITA, IN QUESTO RIEPILOGO. Data di pubblicazione del documento: gennaio 2009 Software e servizi Microsoft Office Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Microsoft Office Communicator Microsoft Office Communicator Mobile 3.0 Microsoft Office Communicator Web Access Microsoft Office Live Meeting Hardware I dispositivi compatibili con le comunicazioni unificate Microsoft offrono le migliori possibilità di utilizzo delle comunicazioni unificate anche dal punto di vista economico: audio a banda larga, installazione plug-and-play e facile integrazione con Microsoft Office Communicator Telefono Polycom CX200 USB Auricolare Jabra GN2000 NC USB Auricolare Plantronics SupraPlus Wideband USB