S pesometro ( C omunicazione P olivalente)

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1 S pesometro ( C omunicazione P olivalente) Guida utente Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 1 di 17

2 Sommario Introduzione 3 Procedura guidata per la creazione del file 4 APPROFONDIMENTI 13 Come individuare e correggere gli errori segnalati dal programma di controllo ministeriale. 14 Risposte a domande Frequenti 15 Revisioni 17 Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 2 di 17

3 Introduzione Nella presente guida è indicato come procedere per la creazione del file ministeriale. Per ogni scheda del programma Infinity_Spesometro.exe è descritto, nelle pagine seguenti, in modo sintetico le attività/controlli da fare. Ulteriori dettagli sulle funzionalità del programma sono descritte nella pagina degli APPROFONDIMENTI. Una volta trasmesso il file al commercialista potrà risultare scartato relativamente a Partite IVA e/o Codici Fiscali non corretti. Questo perché il programma dello spesometro si limita solo a controllare se questi dati sono formalmente corretti e non se esistono veramente, controllo che può fare solo l agenzia delle entrate. E possibile quindi rimediare correggendo gli errori in autonomia seguendo la procedura indicata nella pagina Come individuare e correggere gli errori segnalati dal programma di controllo ministeriale. Infine troverete un elenco delle Risposte a domande Frequenti E consigliabile procedere con questo aggiornamento perché sono migliorate alcune funzionalità che con le precedenti release potevano essere fatte manualmente (Es. vengono selezionate automaticamente tutti i soggetti e tutte le registrazioni dell anno come da trasmettere.) Le precedenti release dalla sono comunque valide per essere utilizzate per la trasmissione. Attenzione: L installazione non è necessaria per: Per chi ha già trasmesso il file e non ha avuto errori; Per chi ha già fatto tutti i controlli, ha creato il file ed il commercialista ha controllato che non sono stati rilevati errori L installazione è consigliata: A tutti coloro che devono iniziare i controlli A chi con il precedente invio ha avuto degli errori e vuole individuare con facilità la riga scartata dall esito del controllo (sarà necessario prima ricreare il file). Per chi vuole usufruire dei nuovi automatismi Il programma viene rilasciato in due formati:.exe: come file autoestraente (consigliato).zip: come file compresso Il programma deve essere scaricato in una cartella del SERVER (dove è presente Infinity), per esempio nella cartella principale dell'unità C: (Scelta consigliata). Scaricate l apposito file per la GUIDA PER L INSTALLAZIONE DELLO SPESOMETRO. Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 3 di 17

4 Procedura guidata per la creazione del file Scheda SELEZIONI: In questa scheda, verrà proposto l anno 2016, e la possibilità di scegliere la trasmissione in forma Analitica (Scelta consigliata) o Raggruppata. Attenzione : Sarete comunque obbligati a scegliere la forma Analitica nel caso di Fornitori residenti a San Marino e/o Vendite per noleggio eseguite verso clienti non residenti in Italia. Inoltre esclusivamente per gli acquisti da San Marino dovranno essere trasmessi autonomamente. Mettere il segno di spunta su Ho preso visione delle note di elaborazione e decido di continuare e premere il tasto Procedi per proseguire. Per chi avesse già eseguito almeno una elaborazione e non ha necessità di modificare altri dati potrà passare direttamente alla scheda RISULTATI riprendendo l ultima elaborazione per apportare le modifiche direttamente su quella. Per questo fare click sul pulsante Selezione elab. Precedente e nella videata successiva scegliere l elaborazione da riaprire. Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 4 di 17

5 Scheda NAZIONI - ALIQUOTE IVA - COND. PAGAMENTO Cosa fare in questa scheda: 1. indicare necessariamente, almeno per le Nazioni che riportano il segno di spunta su Utilizzata nel periodo di elab. ed evidenziate in rosso, il Codice Modello unico, obbligatorio per la trasmissione telematica. E possibile ricavare tale dato dal Fascicolo 1 delle Istruzioni per la compilazione del Modello Unico, o dall elenco sottostante. ATTENZIONE: Per la nazione Italia non indicare nessun codice modello unico 2. Selezionare i Codici iva da escludere dall invio dello spesometro. 3. Selezionare le Cond. di pagamento che vorrete escludere dalla comunicazione: es.pagamenti tracciabili effettuati con moneta elettronica (carta di credito, di debito o prepagate). 4. Solo per chi deve inviare i dati relativi al NOLEGGIO: nel riquadro Tipi Veicolo per spesometro indicare nel campo Tipo Veicolo Spesometro, scegliendo tra Autovettura, Caravan, Altri veicoli, etc. Terminate queste impostazioni fare click su PROCEDI Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 5 di 17

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7 Scheda SISTEMA DATI ANAGRAFICHE Cosa fare in questa scheda: 1. La prima volta che visualizzerete il messaggio : Attenzione, esistono soggetti movimentati nell'anno 2016 che non sono selezionati per la trasmissione. Si desidera impostare questi soggetti come da comunicare? (scelta consigliata SI) E consigliabile rispondere SI, altrimenti non tutti i soggetti e non tutte le registrazioni contabili saranno impostate come da comunicare. Le volte successive è invece consigliabile rispondere NO se avete già deselezionato dei soggetti che non dovete trasmettere. 2. Se visualizzerete un elenco di soggetti in questa griglia non dovrete fare Nulla : il sistema automaticamente farà le correzioni necessarie, basta fare click su Procedi. In questo elenco potrete vedere anagrafiche che non sono state movimentate nel periodo di trasmissione. Attenzione : Una volta fatto click su Procedi i dati verranno sistemati e non verranno più visualizzati. In questa videata vengono visualizzate anagrafiche che non hanno il soggetto giuridico impostato correttamente. Es. sono codificate come persona fisica, ma l impostazione corretta è Ditta Individuale. Probabilmente si tratterà di impostazioni errate fatte in fase di trascodifica che verranno corrette. Verrà inoltre impostato il flag su Non Residente per quelle anagrafiche con nazione di residenza diverso da Italia. Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 7 di 17

8 Scheda VERIFICA SOGGETTI NON RESIDENTI e P.IVA / C.F. Cosa fare in questa scheda: Controllare la correttezza dei dati relativamente alla Partita IVA, Codice Fiscale, selezionare gli Enti Pubblici e controllare le anagrafiche dei soggetti Non Residenti. Le verifiche sopra indicate dovranno essere fatte facendo click sui rispettivi pulsanti: Controlla P.I. Controlla C.F. Controlla Nazione EE Se verranno riscontrate dei dati errati o mancanti, i campi saranno evidenziati in rosso. I campi errati possono essere modificati direttamente in questa videata. In questa videata è presente un altro controllo denominato Visualizza potenziali Enti Pubblici. Tra quelli proposti, solo per quelli che effettivamente sono Enti Pubblici, mettere il flag su ENTE PUBBLICO (altrimenti toglierlo) e se il soggetto non ha la Partita IVA ma solo il Codice Fiscale, cancellare la Partita IVA. In genere sono da considerare Enti Pubblici quelli che hanno il Codice Fiscale che inizia con 8 o 9. Non vanno trasmessi i clienti fittizzi tipo Cliente corrispettivi, Clienti Banco, Cliente Occasionale, etc. Per i soggetti che non devono essere trasmessi deve essere tolto il flag da SOGG. OP. IVA. Se gestite le schede Carburanti i soggetti devono avere il flag sul Documento riepilogativo. Vedi pagina Approfondimenti per indicazioni su come poter eseguire ricerche e applicare dei filtri. Al termine di ogni controllo eseguito fare click su SALVA. Terminati tutti i controlli fare click su PROCEDI Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 8 di 17

9 Scheda OPERAZIONI IVA Cosa fare in questa scheda: 1. Dovete deselezionare le fatture che non devono essere trasmesse. 2. Dovete deselezionare i Corrispettivi che hanno un imponibile + iva inferiore a 3600 euro 3. Se ci sono delle autofatture mettere il flag su AUTOFATTURA In modo predefinito non vengono selezionate le fatture ad importo ZERO tipo le fatture interamente a carico garanzia. Al termine fare click su PROCEDI. Prima di passare alla scheda successiva, potrebbe essere visualizzata un avviso simile a quello sottoriportato. Fare click su No e verificare quali sono le registrazioni che non verranno trasmesse filtrando le righe che non hanno il flag su COM.IVA Fare click invece su SI una volta accertato che sono effettivamente tutte registrazioni da non trasmettere. A questo punto se ci sono elaborazioni precedenti verrà mostrata la seguente videata che permetterà di scegliere di riprendere un elaborazione precedente o crearne una nuova. Nel caso si richieda una NUOVA ELABORAZIONE e ci fossero delle righe manuali inserite nelle precedenti elaborazioni, questi potranno essere riportati, rispondendo SI alla richiesta successiva. Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 9 di 17

10 Scheda Risultati Analitici / Raggruppati Cosa fare in questa scheda: Potete aggiungere delle righe manualmente Potete togliere delle righe dalla trasmissione togliendo il flag dal campo COM.IVA Per chi non gestisce il noleggio con Infinity e sono presenti righe di fatture per NOLEGGIO, singolarmente per ogni riga valorizzare il campo TIPO VEICOLO NOLEGGIO SPESOMETRO. Se volte fare ulteriori controlli potete attivare i filtri aggiuntivi o esportare i dati in excel Le righe vanno inserite valorizzando i campi analogamente a quelli già inseriti, senza valorizzare il campo QUADRO. Solo nel caso dovreste riportare delle operazioni senza emissione della fattura (scontrini o ricevute fiscali) per operazioni > 3600 euro i.c., tra i vari campi dovete valorizzare il Tipo Reg. in IC (IVA Corrispettivi). Per chi avesse optato per la forma raggruppata, visualizzerà in questa scheda i RISULTATI RAGGRUPPATI, tranne per le righe di acquisto da San Marino e per le righe di vendite per Noleggio a Soggetti non residenti che verranno riportati in ogni caso in modo analitico. Fate click su PROCEDI, il sistema in automatico farà ulteriori controlli su Partita IVA, Codice Fiscale, i dati dei soggetti esteri ed eventuali altri dati incongruenti, come ad esempio dati di fatture con imponibile in negativo. Le modifiche che verranno qui apportate non saranno apportati anche su Infinity, ma rimarranno solo per la trasmissione. Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 10 di 17

11 Scheda ULTIMO PROGRESSIVO MODULO Cosa fare in questa scheda: Questa scheda va utilizzata solo per chi ha iniziato ad utilizzare Infinity nel corso dell anno e deve produrre 2 file. Deve essere messo il flag su Abilita impostazione ultimo progressivo modulo da altra elaborazione e poi valorizzare uno dei due campi seguenti indicando l ultimo progressivo della trasmissione prodotta con il precedente gestionale: Ultimo progressivo Modulo C: da compilare solo da chi effettua la comunicazione in forma raggruppata Ultimo progressivo Modulo D: da compilare solo da chi effettua la comunicazione in forma analitica. Procedere facendo click su PROCEDI Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 11 di 17

12 Scheda DATI ESPORTAZIONE Cosa fare in questa scheda: Si dovranno valorizzare i seguenti campi: Percorso: indicare la directory del computer in cui si vuole salvare il file da trasmettere, potete indicare per es. c:\export_infinity TIPO FORNITORE: Altri intermediari (Selezionate SOGGETTI CHE INVIANO LE PROPRIE DICHIARAZIONI solo se la invierete senza intermediari) Tipologia di Invio: Invio Ordinario (per casi particolari selezionare invio Sostitutivo o Annullamento, per trasmettere una comunicazione in sostituzione o annullamento di un altra già inviata e acquisita regolarmente. In questi casi dovrete essere in possesso anche del Progressivo telematico da sostituire o annullare e del Prot.Documento ) Tipo Contribuente: Azienda (Selezionare Persona fisica solo per ditte individuali). Nel riquadro DATI DEL SOGGETTO CUI SI RIFERISCE LA COMUNICAZIONE, i campi da valorizzare sono: Codice Fiscale Partita IVA Tel o Cellulare (in alternativa all ): Attenzione non deve contenere spazi nè caratteri come / o - (in alternativa al tel o cellulare) : indicate l' di posta certificata aziendale Cod. Attività prevalente (chiedete al vs. commercialista) CF. RIVENDITORE/PRODUTTORE SW: [non obbligatorio] LASCIATELO VUOTO Nel caso di tipo contribuente è stato selezionato persona fisica dovrete valorizzare i campi relativi ai DATI ANAGRAFICI PERSONE FISICHE, altrimenti i DATI ANAGRAFICI SOGGETTI DIVERSI DA PERSONE FISICHE. NATURA GIURIDICA: LASCIATELO VUOTO. DATI DEL SOGGETTO CHE ASSUME L IMPEGNO ALLA TRASMISSIONE TELEMATICA: La sezione va compilata se il soggetto che assume l'impegno è un intermediario al quale il soggetto obbligato da incarico alla trasmissione telematica, specificare: Codice Fiscale Intermediario Numero Iscrizione all albo del CAF: [compilare solo se iscritto al CAF] Data Impegno (viene proposta la data odierna) Comunicazione predisposta: dal contribuente. Firma Intermediario: LASCIARE VUOTO. Firma del dichiarante : LASCIARE VUOTO. ATTENZIONE : fate attenzione ai campi di Codice Fiscale e Partita IVA in questa videata perché non viene eseguito il controllo della correttezza formale dei dati. Infine premere il tasto Crea File per generare il file da trasmettere che troverete nella cartella indicata nel percorso di esportazione denominato spesometro_2016_xx.nsp, dove XX sta per indicare un numero che verrà assegnato in base all elaborazione. Al termine dell elaborazione verrà automaticamente aperta la cartella dove risiede il file appena prodotto e verrà anche visualizzata una videata per il salvataggio in excel del file contenente anche il campo QUADRO dove troverete anche il numero riga per facilitare il lavoro delle correzioni nel caso si ricevessero degli errori. Se volete il nome del file lo potete rinominare e cambiare anche l estensione. Questo sarà il file che dovrete consegnare al vs. commercialista. ATTENZIONE: E consigliabile comprimere il file (zip, 7z o rar - Per comprimere il file potete fare click con il tasto destro sul file e scegliere INVIA A ->CARTELLA COMPRESSA) sul server prima di spostarlo o inviarlo tramite Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 12 di 17

13 (In alcuni casi i file trasmessi per senza averli compressi non sono stati riconosciuti, come se il tracciato record fosse errato). APPROFONDIMENTI Nella scheda VERIFICA SOGGETTI NON RESIDENTI E P.IVA /CF è presente un riquadro che consente di filtrare le anagrafiche in base alle colonne visualizzate. Per filtrare valorizzare uno dei campi e fare click sul tasto FILTRA ANAGRAFICHE. La spunta Sogg. Op.Iva ha tre stati: se spuntata in neretto verranno filtrate solo le anagrafiche soggette a comunicazione, se non spuntata verranno visualizzate solo le anagrafiche non soggette a comunicazione, se spuntata in grigio chiaro verranno visualizzate entrambe le anagrafiche. Le parole inserite nei filtri verranno considerate come filtro per la parte iniziale del testo. Questo significa che se voglio filtrare tutti i soggetti con codice conto che inizia per 1150 è sufficiente inserire nel campo Codice 1150 e fare click su FILTRA ANAGRAFICHE, mentre se voglio cercare tutte le anagrafiche che hanno la parte finale del conto 1000, dovrò impostare su Codice %1000. ATTENZIONE: il carattere jolly riconosciuto per la ricerca è solo % Per visualizzare tutti i dati senza filtri fare click su AZZERA FILTRO. Questo concetto sarà valido anche nella scheda successiva OPERAZIONI IVA. Un altro metodo è quello di fare click sul tasto ATTIVA FILTRI AGGIUNTIVI tramite questa funzione si potranno filtrare i dati direttamente sulla griglia in stile Excel, anche su più campi contemporaneamente. Per disattivare questi filtri scegliere DISATTIVA FILTRI AGGIUNTIVI. Questa funzione è presente sulle schede: Verifica Soggetti Non Residenti e P.IVA /C.F. Operazioni IVA Risultati Analitici o Risultati Raggruppati Risultati Finali Reg. non Comunicate Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 13 di 17

14 Come individuare e correggere gli errori segnalati dal programma di controllo ministeriale. Esempio di errore (in grassetto i dati per rintracciare il record): (***) Quadro FE - Fatture emesse / Documenti riepilogativi Modulo 77 FE004 - Partita IVA del cliente - Partita IVA assente o errata Valore dichiarato: Entrare sul programma dello spesometro e dalla prima scheda SELEZIONI, Selezionare il tipo di trasmissione Analitica o Raggruppata 2. Fare click su Seleziona Elab. precedente, quindi scegliere l ultima elaborazione utilizzata per la creazione del file. 3. Verrà aperta la scheda dei Risultati, quindi fate click su Attiva Filtri aggiuntivi 4. Spostarsi nell ultima colonna Quadro Destinazione e fare click sul quadratino del filtro 5. Scegliere Testo Filtri ->Inizia Con 6. Nella finestra del filtro compilare i dati indicato nell immagine. (Su finisce con ho aggiunto qualche zero iniziale per evitare di visualizzare anche altri record che finivano per es. con 777 oppure 7777, etc) 7. Apportare le correzioni necessarie 8. Terminate tutte le correzioni fare click su Salva, poi click su DISATTIVA FILTRI, quindi PROCEDI fino alla creazione del file. Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 14 di 17

15 Risposte a domande Frequenti 1. Perché non visualizzo le registrazioni in reverse charge? Come faccio per visualizzarle? Controllare in Infinity su Tabelle ->Parametri Contabilità ->Registri: che il registro fatture acquisti reverse charge non deve avere il flag su USA PER FATT. CEE. Attenzione: il registro fatture vendita reverse charge lo deve avere. 2. Quale documentazione devo conservare per eventuali verifiche future? Ultimo file dello spesometro prodotto Ultimo file in Excel dello spesometro che viene richiesto di salvare contestualmente alla creazione del file ministeriale da trasmettere. 3. Come posso produrre la stampa ministeriale della comunicazione? Come indicato a pagina 6 delle istruzioni per la comunicazione del Modello di comunicazione Polivalente al punto 4.4 dovrà essere l intermediario a fornirvi la stampa della dichiarazione e prova della presentazione della comunicazione. 4. Devo compilare la scheda ULTIMO PROGRESSIVO MODULO, dove trovo l ultimo progressivo? Dovrete chiedere, a chi vi ha generato il file, come vedere qual è l ultimo progressivo ed indicare quello stesso codice nell apposita casella. In alternativa, potete aprire il file creato con il precedente gestionale e vedere nel terz ultimo rigo il numero progressivo. Oppure potete chiedere al commercialista (il quale avrà anche effettuato la verifica sul file del precedente gestionale) di indicarvi qual è l ultimo progressivo. 5. Ho inviato il file al commercialista e mi dice che il tracciato del file non è conforme,perché? Comprimere il file prima di spostarlo dal server ed inviarlo per (Click con il tasto destro del mouse sul file dello spesometro e poi selezionare INVIA A ->CARTELLA COMPRESSA) Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 15 di 17

16 6. Sto confrontando i dati della liquidazione IVA con i dati estratti sulla scheda OPERAZIONI IVA, ma vedo degli importi differenti, perché? Per confrontare i dati delle vendite, dovete considerare: IVA Vendite da liq. IVA - IVA vendite per acquisti CEE - IVA vendite per acq. da vendite Reverse Charge + IVA Vendite Split Payment da fatture P.A. = Totale IVA Vendite Spesometro Per confrontare i dati degli acquisti, dovete considerare: IVA acquisti da liq. IVA + IVA acquisti indetraibile - IVA acquisti CEE = Totale IVA Acquisti Spesometro 7. Perché ho delle differenze tra la scheda OPERAZIONI IVA e la scheda RISULTATI? Nella scheda RISULTATI i valori risultano inferiori perché gli importi sono troncati dei decimali. (Es ,99 viene comunicato come ) 8. Ho necessità di fare un invio sostitutivo, come devo fare? Si deve fare nuovamente l elaborazione completa, ripetendo tutti i passi precedentemente fatti per la creazione, in particolare: Dalla scheda SELEZIONI: i. mettere il segno di spunta sulla forma di trasmissione Analitica o Raggruppata ii. mettere il flag su Ho preso visione delle note di elaborazione e decido di continuare iii. click su Procedi / Crea nuova Procedere nelle schede successive e se necessario apportare delle modifiche sulle schede Nazioni - Aliquote IVA - Cond. Pagamento, Verifica Soggetti Non Residenti e P.IVA/CF e Operazioni IVA. Dalla scheda Operazioni IVA facendo click su procedi si dovrà scegliere NUOVA ELABORAZIONE. Dalla scheda RISULTATI se necessario apportare delle modifiche La scheda ULTIMO PROGRESSIVO dovrà essere utilizzata solo da chi è stato avviato con Infinity nel corso dell anno 2016 Infine compilare la scheda DATI ESPORTAZIONE con tutti i dati che avete indicato per il primo invio ed indicando in particolare: i. TIPOLOGIA INVIO = INVIO SOSTITUITIVO ii. Protocollo telematico da sostituire o annullare iii. Prot. Documento Questi dati sono desumibili dalla ricevute telematica di presentazione. Vedi pagina 13 della presente guida alla voce Scheda DATI ESPORTAZIONE per ulteriori dettagli sui campi da valorizzare. Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 16 di 17

17 Revisioni In questa sezione vengono presentati in maniera schematica gli interventi effettuati sul documento. N Intervento Data Autore 1 Creazione documento 09/03/2017 Antonio Casiraro 2 La parte relativa all installazione è stata spostata su un apposito file 13/03/2017 Antonio Casiraro 3 Aggiunte Risposte Frequenti 6 e 7 14/03/2017 Antonio Casiraro 4 Rilasciata nuova release 2.6.4, vedi file note tecniche per le modifiche apportate 5 Rilasciata nuova release 2.6.5, vedi file note tecniche per le modifiche apportate 6 Rilasciata nuova release 2.6.8, vedi file note tecniche per le modifiche apportate 7 Rilasciata la nuova release 2.6.9: Venivano estratte solo le vendite in Regime margine a Ditte Individuali escludendo quelle degli altri soggetti. Il problema era presente nelle release dalla fino alla compresa. ATTENZIONE: CHI HA GIA CREATO E TRASMESSO IL FILE CON QUESTE RELEASE DEVE PROCEDERE CON L AGGIORNAMENTO E FARE UNA NUOVA TRASMISSIONE. 23/03/2017 Antonio Casiraro 27/03/2017 Antonio Casiraro 29/03/2017 Antonio Casiraro 31/03/2017 Antonio Casiraro Guida Spesometro Ultima revisione 31/03/2017 Pagina 17 di 17