GUIDA SPESOMETRO 2016 rel

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1 GUIDA SPESOMETRO 2016 rel Per chi ha già scaricato qualsiasi release precedente consigliamo di installare i file nella cartella della precedente installazione dello spesometro sovrascrivendo i file, così al primo avvio non sarà necessario eseguire l operazione con tutti gli utenti disconnessi. Attenzione: L installazione non è necessaria per: o Per chi ha già trasmesso il file e non ha avuto errori; o Per chi ha già fatto tutti i controlli ed ha creato il file ed il commercialista ha controllato che non sono stati rilevati errori L installazione è consigliata: o A tutti coloro che devono iniziare i controlli o A chi con il precedente invio ha avuto degli errori e vuole individuare con facilità la riga scartata dall esito del controllo (sarà necessario prima ricreare il file). Il programma viene rilasciato in due formati:.exe: come file autoestraente.zip: come file compresso Il programma deve essere scaricato in una cartella del SERVER dov è presente Infinity, per esempio nella cartella principale sull unità C: (Scelta consigliata). Di seguito le procedure da eseguire in base al file scaricato. Pag.1 di 17

2 ----- Procedura di installazione file.exe ----Se avete scaricato il file spesometro.exe, fate doppio click sul file per eseguirlo, ed indicate la cartella C:\ (consigliato) come cartella di installazione. Potrebbe succedere che prima di visualizzare la videata sopra vengano richieste ulteriori autorizzazioni sia per scaricare il file e/o per eseguirlo. Per chi avesse troppe difficoltà con questo file potrà sempre scaricare il file compresso e seguire la procedura sotto riportata Procedura di installazione file.zip ----Se avete scaricato il file spesometro.zip, per scompattarlo fate click con il tasto destro del mouse sul file e scegliete Estrai tutto Avvio dell'applicazione ----Se installato il programma su C:\ come consigliato dovete entrate nella cartella c:\spesometro\, fare doppio click sul file Infinity_spesometro.exe, selezionare l'azienda ed inserire le stesse credenziali che utilizzate su Infinity. IMPORTANTE: La prima volta che si avvierà il programma sarà necessario che tutti gli utenti siano fuori da INFINITY. Il programma permette di disconnettere forzatamente gli utenti connessi, ma perderanno tutti i dati non ancora salvati. Verrà eseguito un aggiornamento automatico del database della durata di pochi minuti. L operazione dovrà essere ripetuta per ogni azienda che si intende estrarre i dati per lo spesometro. In questa fase verranno impostati tutti i clienti/fornitori e tutte le registrazioni contabili per l invio. Terminata questa fase visualizzerete il messaggio che vi invita a riavviare l'applicazione. Pag.2 di 17

3 ----- Avvio dell'applicazione ----All'avvio del programma Infinity_spesometro.exe, dopo il login, verranno cercate le nazioni di residenza dei soggetti delle registrazioni contabili. Nella prima schermata, verrà proposto l anno 2015, e la possibilità di scegliere la trasmissione in forma Analitica (Scelta consigliata) o Raggruppata. Sarete comunque obbligati a scegliere la forma Analitica nel caso di Fornitori residenti a San Marino e/o Vendite per noleggio eseguite verso clienti non residenti in Italia. Inoltre esclusivamente per gli acquisti da San Marino dovranno essere trasmessi autonomamente. Mettere il segno di spunta su Ho preso visione delle note di elaborazione e decido di continuare e premere il tasto Procedi per proseguire. Per chi avesse già eseguito almeno un elaborazione e non ha necessità di modificare altri dati potrà riprendere l ultima elaborazione per apportare le modifiche direttamente su quella facendo click sul pulsante Selezione elab. Precedente e nella videata successiva scegliere l elaborazione da riaprire. Nella scheda Nazioni Aliquote IVA Cond. Pagamento indicare necessariamente, almeno per le Nazioni che riportano il segno di spunta su Utilizzata nel periodo di elab., il Codice Modello unico, obbligatorio per la trasmissione telematica. E possibile Pag.3 di 17

4 ricavare tale dato dal Fascicolo 1 delle Istruzioni per la compilazione del Modello Unico, o dall elenco sottostante. Pag.4 di 17

5 ATTENZIONE: Per la nazione Italia non indicare nessun codice modello unico Selezionare i Codici iva da escludere dall invio dello spesometro. Attenzione: In alcune versioni di Infinity dalla finestra dei codici iva è presente il flag Escludi da spesometro, ma riporta un informazione errata. Fate affidamento solo su quanto indicato in questa videata. Specificare le Cond. di pagamento da escludere dalla comunicazione: pagamenti tracciabili effettuati con moneta elettronica (carta di credito, di debito o prepagate). Infine nel riquadro Tipi Veicolo per spesometro indicare nel campo Tipo Veicolo Spesometro, scegliendo tra Autovettura, Caravan, Altri veicoli, etc. che verranno utilizzati per indicare il tipo veicolo da inviare per i dati relativi al NOLEGGIO. Quest'ultimo riquadro dovrà essere compilato solo da chi gestisce i veicoli a noleggio con Infinity. Quindi fare click su Procedi per continuare. Nella scheda Verifica soggetti non residenti e P.IVA / C.F. potrete controllare le anagrafiche clienti e fornitori presenti in archivio tramite i tasti di Verifica Partita IVA e Verifica Codice Fiscale che filtreranno i record riportando solo quelli formalmente errati o mancanti. Tramite il tasto Controlla Nazioni CEE verranno filtrati i record che riportano nel campo Nazione Ditte non res. il valore EE, nonché gli altri campi (evidenziati in rosso) che devono essere compilati o riportano dati errati. Pag.5 di 17

6 Tramite il tasto Attiva filtri aggiuntivi attivabile anche con il tasto destro del mouse sulla griglia, potrete applicare i filtri analogamente al foglio excel (Questa funzionalità è presente anche sulle altre schede successive). E stato aggiunto inoltre il filtro Visualizza potenziali enti pubblici, che filtra tutti i soggetti che sono impostati come ente pubblico e quelli che hanno il codice fiscale o la partita iva che inizia con 8 oppure 9. Dovrete lasciare con flag su ente pubblico solo quelli che hanno il codice fiscale che inizia con 8 oppure 9, ma non hanno partita iva o se indicata anch essa deve essere con 8 oppure 9. Nel riquadro iniziale FILTRI PER ANAGRAFICA SOGGETTO consente di filtrare le anagrafiche in base alle colonne visualizzate. La spunta Sogg. Op.Iva ha tre stati: se spuntata in neretto verranno filtrate solo le anagrafiche soggette a comunicazione, se non spuntata verranno visualizzate solo le anagrafiche non soggette a comunicazione, se spuntata in grigio chiaro verranno visualizzate entrambe le anagrafiche. Le parole inserite nei filtri verranno considerate come filtro per la parte iniziale del testo. Questo significa che se voglio filtrare tutti i soggetti con codice conto che inizia per 1150 è sufficiente inserire nel campo Codice 1150 e fare click su FILTRA ANAGRAFICHE, mentre se voglio cercare tutte le anagrafiche che hanno la parte finale del conto 1000, dovrò impostare su Codice %1000. ATTENZIONE: il carattere jolly riconosciuto per la ricerca è solo % Questo concetto sarà valido anche nella scheda successiva. Pag.6 di 17

7 Inoltre quando vengono impostati questi filtri verrà automaticamente tolto il segno di spunta da Visualizza solo errati per non visualizzare solo le anagrafiche che necessitano di correzioni. In modo predefinito saranno visualizzati tutti i soggetti movimentati nell anno. I soggetti senza il segno di spunta su Sogg. Op. IVA verranno esclusi dalla trasmissione. I pulsanti Sel. Soggetti Operazioni Iva e Desel. Sog. Operazini IVA possono servire per mettere o togliere su tutti i soggetti filtrati il segno di spunta su Sogg. Op.IVA. Il campo DOCUMENTO RIEPILOGATIVO principalmente dovrà essere selezionato sulle righe di conto SCHEDA CARBURANTI e su queste righe non verrà eseguito il controllo sulla partita IVA e/o codice fiscale. Terminate le correzioni fare click su Salva Anagr. per salvare le modifiche fatte su tutti i campi. Le modifiche eseguite in questa videata saranno riportate su Infinity. Premere Procedi per continuare. Se non sono stati eseguiti i controlli verranno visualizzate le seguenti schermate. Rispondendo SI, il programma continuerà senza eseguirli. Rispondendo NO, dovrete eseguire i controlli manualmente. Infine potrebbe essere visualizzata una finestra, come l immagine seguente che indica il numero di soggetti che sono stati esclusi dall invio. Pag.7 di 17

8 Quindi si aprirà la scheda OPERAZIONI IVA. Nella scheda delle OPERAZONI IVA togliendo il segno di spunta da COM.IVA potrete escludere eventuali righe di fatture che non vorrete trasmettere. Il pulsante Seleziona/Modifica consente di attribuire a tutte le registrazioni contabili visualizzate/filtrate la spunta di Com. Iva. In fase di esportazione dei dati, verranno estratti tutti i record aventi il segno di spunta su Com.IVA. In questa scheda è presente il campo AUTOFATTURA e dovrà essere messo su ogni riga di fattura acquisto da inviare come Autofattura, come previsto dalle istruzioni per la compilazione del modello dell agenzia delle entrate. Dopo aver eseguito tutti i controlli e le modifiche necessarie, premere il pulsante Procedi per passare alla prossima scheda. Nel caso ci siano delle righe su Operazioni IVA non selezionate verrà visualizzata una finestra informativa con il numero di righe escluse (come sotto riportato). Pag.8 di 17

9 A questo punto se ci sono elaborazioni precedenti verrà mostrata la seguente videata che permetterà di scegliere di riprendere un elaborazione precedente o crearne una nuova. Nel caso si richieda una NUOVA ELABORAZIONE e ci fossero delle righe manuali nelle precedenti, questi potranno essere riportati, rispondendo SI alla richiesta successiva. Cosi si arriverà nella scheda dei RISULTATI. Pag.9 di 17

10 Nella scheda Risultati Analitici vengono evidenziate in verde le righe i cui importi sono stati modificati manualmente, in azzurro le righe inserite manualmente. I dati della scheda possono essere esportati tramite il tasto SALVA IN EXCEL, ma in questa fase il campo del quadro non è ancora compilato, pertanto vi consigliamo di prelevare il file proposto dalla scheda dei RISULTATI FINALI. In questa videata è ancora possibile controllare tutti i record delle anagrafiche con dati errati o mancanti tramite il tasto FILTRA SOLO ANAGRAFICHE CON DATI MANCANTI ERRATI E NON COMPLETI. Tramite il tasto Attiva filtri aggiuntivi potrete applicare anche in questa videata dei filtri personalizzati. Attenzione: Tutte le modifiche eseguite in questa videata inclusa la sistemazione di Codici fiscali, partite iva non verranno in alcun modo riportati su Infinity. Per chi ha l esigenza di inserire delle righe manualmente, dovrà farlo in questa videata. Le righe vanno inserite valorizzando i campi analogamente a quelli già inseriti. Solo nel caso dovreste riportare delle operazioni senza emissione della fattura (scontrini o ricevue fiscali) per operazioni > 3600 euro i.c., tra i vari campi dovete valorizzare il Tipo Reg. in IC (IVA Corrispettivi). Pag.10 di 17

11 NB.: Nelle righe manuali NON dovete valorizzare il campo del QUADRO. Per chi avesse optato per la forma raggruppata, visualizzerà la videata dei RISULTATI RAGGRUPPATI. In questa videata i dati su profilo Reg, Data Reg. e Num Prog. Saranno valorizzati solo nei casi di righe di acquisto da San Marino e per le righe di vendite per Noleggio a Soggetti non residenti. Per chi avesse la necessità di inserire le righe nello spesometro in forma raggruppata, le righe vanno inserite valorizzando i campi analogamente a quelli già inseriti. Solo nel caso dovreste riportare delle operazioni senza emissione della fattura (scontrini o ricevue fiscali) per operazioni > 3600 euro i.c., dovete valorizzare tra gli altri campi il Tipo Reg. in IC (IVA Corrispettivi). Completati tutti i controlli e le modifiche necessari fare click su Salva e premere il pulsante Procedi (verranno eseguiti ulteriori controlli riguardanti i soggetti qualificati come NON RESIDENTI). La scheda ULTIMO PROGRESSIVO MODULO deve essere utilizzata esclusivamente da coloro che hanno predisposto una prima parte dei dati dello spesometro con altro programma perché passati ad Infinity nel corso del 2015, indicando l'ultimo progressivo del file creato dal precedente gestionale. Quindi tutti gli altri dovranno normalmente fare click su Procedi. Così avendo superato tutti i controlli si accede all ultima scheda (a condizione che tutti gli errori segnalati come bloccanti siano stati corretti). Pag.11 di 17

12 In quest ultima scheda si dovranno valorizzare i seguenti campi: Percorso: indicare la directory del computer in cui si vuole salvare il file da trasmettere, potete indicare per es. c:\export_infinity TIPO FORNITORE: Altri intermediari (Selezionate SOGGETTI CHE INVIANO LE PROPRIE DICHIARAZIONI solo se la invierete senza intermediari) Tipologia di Invio: Specificare se si tratta di invio Ordinario, Sostitutivo o Annullamento. È possibile infatti trasmettere una comunicazione in sostituzione di un altra già inviata, a condizione che si riferisca allo stesso periodo d imposta. Tipo Contribuente: selezionare se Azienda o Persona Fisica (Persona fisica per ditte individuali e Azienda per tutte le altre). Nel riquadro DATI DEL SOGGETTO CUI SI RIFERISCE LA COMUNICAZIONE, i campi da valorizzare sono: - Codice Fiscale Partita IVA Tel o Celluare (in alternativa all ) (in alternativa al tel o cellulare) : indicate l' certificata aziendale Cod. Attività prevalente (chiedete al vs. commercialista) CF. RIVENDITORE/PRODUTTORE SW: LASCIATELO VUOTO Nel caso di tipo contribuente è stato selezionato persona fisica dovrete valorizzare i campi relativi ai DATI ANAGRAFICI PERSONE FISICHE, altrimenti i DATI ANAGRAFICI SOGGETTI DIVERSI DA PERSONE FISICHE. NATURA GIUDIRICA: LASCIATELO VUOTO. Pag.12 di 17

13 DATI DEL SOGGETTO CHE ASSUME L IMPEGNO ALLA TRASMISSIONE TELEMATICA: La sezione va compilata se il soggetto che assume l'impegno è un intermediario al quale il soggetto obbligato da incarico alla trasmissione telematica, specificare: Codice Fiscale Itermediario Numero Iscrizione all albo del CAF Data Impegno (viene proposta la data odierna) Comunicazione predisposta: dal contribuente. Firma Intermediario: LASCIARE VUOTO. Firma del dichiarante: LASCIARE VUOTO. Pag.13 di 17

14 ATTENZIONE: fate attenzione ai campi di Codice Fiscale e Partita IVA in questa videata perché non viene eseguito il controllo della correttezza formale dei dati. Infine premere il tasto Crea File per generare il file da inviare che troverete nella cartella indicata nel percorso di esportazione denominato spesometro_2015_xx.nsp, dove XX sta per indicare un numero che verrà assegnato in base all elaborazione. Se volete il nome del file lo potete rinominare e cambiare anche l estensione. Questo sarà il file che dovrete consegnare al vs. commercialista. E consigliabile comprimere il file (zip, 7z o rar) sul server prima di spostarlo o inviarlo tramite (In alcuni casi i file trasmessi per senza averli compressi non sono stati riconosciuti, come se il tracciato record fosse errato). Per comprimere il file potete fare click con il tasto destro sul file e scegliere INVIA A ->CARTELLA COMPRESSA. Al termine dell elaborazione verrà automaticamente aperta la cartella dove risiede il file appena prodotto e verrà anche visualizzata una videata per il salvataggio in excel del file contenente anche il campo quadro compilato. Nel campo QUADRO viene indicato anche il numero riga per facilitare il lavoro delle correzioni nel caso si ricevessero degli errori. Pag.14 di 17

15 Come individuare e correggere gli errori segnalati dal programma di controllo ministeriale. Esempio di errore (in grassetto i dati per rintracciare il record): (***) Quadro FE - Fatture emesse / Documenti riepilogativi Modulo 77 FE004 - Partita IVA del cliente - Partita IVA assente o errata Valore dichiarato: Con Excel Potete applicare lo stesso filtro direttamente sullo spesometro: 1. Click su Attiva Filtri aggiuntivi 2. Spostarsi nell ultima colonna Quadro Destinazione e fare click sul quadratino del filtro 3. Scegliere Testo Filtro ->Inizia Con 4. Nella finestra del filtro compilare i dati indicato nell immagine. (Su finisce con o aggiunto qualche zero iniziale per evitare di visualizzare anche altri record che finivano per es. con 777 oppure 7777, etc) 5. Una volta visualizzata la riga apportare le correzioni del caso. Pag.15 di 17

16 6. Una volta terminate le correzioni, fare click su procedi fino alla generazione del file. Come in excel è possibile applicare più filtri contemporaneamente su più campi. Per eseguire un nuovo controllo, modificate i filtri precedentemente impostati. Potete togliere tutti i filtri facendo click sul tasto ATTIVA FILTRI AGGIUNTIVI oppure fare click con il tasto destro sulla griglia e scegliere Disabilita filtri. Pag.16 di 17

17 Risposte a domande Frequenti 1. Perché non visualizzo le registrazioni in reverse charge? Come faccio per visualizzarle? Controllare in Infinity su Tabelle => Parametri Contabilità =>Registri: che il registro fatture acquisti reverse charge non deve avere il flag su USA PER FATT. CEE. Attenzione il registro fatture vendita reverse charge lo deve avere. Pag.17 di 17

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