Fatturazione elettronica Pubblica Amministrazione

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1 Fatturazione elettronica Pubblica Amministrazione * PREMESSA * L'obbligo di fatturazione elettronica si applica a partire dal 06/06/2014 per Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e di assistenza sociale. Dal 06/06/2015 per tutte le altre amministrazioni centrali e le amministrazioni locali. Il documento di prassi in esame, al riguardo, chiarisce che le fatture cartacee emesse prima delle date di decorrenza citate nella disposizione potranno, comunque, essere ancora accettate e pagate nei 3 mesi successivi alla data di decorrenza fissata dalla norma. Il processo sommario della fatturazione elettronica: 1. Emettere la fattura 2. Generare il file della fattura nel formato xml 3. Firmare elettronicamente il file 4. Trasmettere il file al SdI (Sistema di Interscambio) 5. Conservazione sostitutiva nel formato elettronico della fattura. Con Infinity il processo termina al punto 2 con l'emissione del file in XML. Quindi: 1. Da Infinity emettere la fattura nei confronti del soggetto della pubblica amministrazione con lo stesso processo che avete utilizzato fin'ora. 2. Aprire il programma esterno Infinity_fatturapa.exe per generare il file XML. Gli altri obblighi riguardanti i processi successivi (Firma-Trasmissione-Conservazione) dovranno essere svolti con software di terze parti. A tal proposito potete inviare una richiesta al ns. settore commerciale tramite il portale dell'assistenza Infinity per conoscere le proposte del ns. partner ABLE TECH. ALLA FINE DEL FILE TROVERETE LE ULTIME NOVITA' INTRODOTTE. ** INTRODUZIONE AL PROGRAMMA ** Il programma si compone di 6 schede per la configurazione da fare solo la prima volta o appena verranno creati/utilizzati nuovi documenti. Le schede di configurazione sono: 1. Config. Generali 2. Azienda 3. Config. Con Pagamento 4. Conf. Tab IVA 5. Config. Prof. Registrazione 6. Config. Anagrafica Mentre le ultime due: Export registrazioni Registrazioni già esportate servono per procedere alla creazione dei file xml, monitorare i file già esportati e dare la possibilità di riesportare il file precedentemente esportato.

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3 ** PROCEDURA DI INSTALLAZIONE ** Per installare il file è necessario scaricare il programma sul SERVER dove è installato Infinity ed eseguire il programma FatturaPA.exe. Quando verrà richiesta la directory di installazione, indicare c:\ come nell'immagine sotto riportata. A questo punto entrare nella cartella c:\fatturapa ed eseguire il file Infinity_fatturapa.exe ** PRIMO AVVIO DEL PROGRAMMA ** Il primo avvio deve essere eseguito con tutti gli utenti disconnessi da Infinity. Nel caso ci fossero degli utenti ancora connessi verrà visualizzata un finestra con l'elenco degli utenti ancora attivi su Infinty. Da questa videata è possibile disconnettere l'utente da Infinity ma tutto il lavoro non salvato andrà perso. Al termine di questa prima fase, verrà richiesto di avviare nuovamente infinity e da questo momento sarà possibile procedere con le fasi successive. ** CONFIGURAZIONE DA ESEGUIRE LA PRIMA VOLTA ** Nella prima scheda CONFIG. GENERALI il campo Percorso Export file XML generati in modo predefinito sarà c:\export_infinity del server dove sarà installata l'applicazione. Si consiglia di creare una cartella specifica denominata Fattura_PA dentro c:\export_infinity e modificare il campo in c:\export_infinity\fattura_pa\. Analogamente per Percorso file da allegare alla Fattura PA creare una cartella denominata Allegati_fattura_pa. Gli altri campi non necessitano di essere modificati.

4 Nella scheda AZIENDA valorizzare tutti i campi in modo opportuno. Nella Scheda CONFIG. CON PAGAMENTO, si deve associare la condizione di pagamento definita dalla pubblica amministrazione a quella definita su Infinity, scegliendo il valore dall'elenco a cascata presente nella colonna Cod. Pagamento da scaricare (Modalità Pagamento). E' consigliabile fare l'associazione a tutte le condizioni di pagamento ma non è necessario. E' comunque obbligatorio eseguire l'associazione per quelle che risultano utilizzate nelle fatture emesse nei confronti di soggetti della Pubblica Amministrazione. NB.: Il campo UTILIZZATO nella finestra sottostante non significa che è utilizzato nelle fatture emesse nei confronti della pubblica amministrazione ma che è tra quelle utilizzabili su Infinity per l'emissione delle fatture.

5 Nella scheda CONFIG. TAB IVA analogamente alla precedente si deve associare natura IVA definita dalla pubblica amministrazione a quella definita su Infinity, scegliendo il valore dall'elenco a cascata presente nella colonna Natura Iva (specificare solo per i codice iva con aliquota zero). Anche qui non è obbligatorio fare la mappatura di tutti i codici iva, ma almeno di quelli utilizzati nelle fatture emesse nella fatture ai soggetti della pubblica amministrazione. NB.: Il campo UTILIZZATO nella finestra sottostante non significa che è utilizzato nelle fatture emesse nei confronti della pubblica amministrazione ma che è tra quelle utilizzabili su Infinity per l'emissione delle fatture. Nella scheda CONFIG. PROF. REGISTRAZIONE l'associazione viene fatta da programma al primo avvio. Controllare che siano tutte corrette.

6 Nella scheda CONFIG. ANAGRAFICA per ogni soggetto della pubblica amministrazione per il quale è stata emessa la fattura si deve ricercare su questa finestra tramite i campi disponibili nel riquadro FILTRI PER ANAGRAFICA SOGGETTO e valorizzare il campo Codice Destinatario (Indice PA) con il codice identificativo della pubblica amministrazione. Fare click su SALVA e per eseguire una nuova ricerca, fare click su AZZERA FILTRO e procedere come precedentemente indicato. Questa operazione va fatta solo la prima volta che il soggetto viene utilizzato per la fatturazione elettronica.

7 Nella scheda EXPORT REGISTRAZIONI, facendo click su FILTRO verrà visualizzato l'elenco di tutte le fatture ancora da esportare che hanno valorizzato il campo del Codice Destinatario (indice PA) impostato nella scheda precedente. Per inserire ulteriori riferimenti come per esempio il CIG e il CUP o includere dei file allegati spostare la barra di scorrimento orizzontale sulla destra e troverete i tasti DATI ORDINE ACQUISTO e ALLEGATI. Facendo click su DATI ORDINE ACQUISTO come vedete nell'immagine, dopo aver fatto click su Inserisci riga avrete la possibilità di inserire il Num. Documento Ordine [dato obbligatorio] e tra gli altri il Codice CUP e Codice CIG. Se necessario potete aggiungere più righe. Facendo click su ALLEGATI avrete la possibilità di includere nel file XML gli allegati. I campi da valorizzare sono: Nome file allegato: Dovete indicare solo il nome del file senza l'estenzione. Algoritmo Compressione: Solo se il file è compresso indicare solo l'estenzione (zip, rar, 7z, ecc), altrimenti lasciare vuoto. Formato Allegato: Indicare l'estensione del file (txt, doc, xls, pdf, ecc.)

8 Descrizione Allegato: Indicare una breve descrizione del contenuto del file. Per eseguire l'esportazione mettere il flag su Da Esportare su ogni singolo documento da esportare. e fare click su ESPORTA FATTURE SU FILE XML. Al termine dell'esportazione nella cartella di esportazione definita nella prima scheda (se avete eseguito le ns. indicazioni nella cartella c:\export_infinity\fattura_pa\ ) troverete uno o più file xml denominati IT<vostra partita iva>_<progressivo_invio>.xml, es. IT _1.xml Nell'ultima scheda REGISTRAZIONI GIA' ESPORTATE troverete l'elenco delle fatture esportate in precedenza con il relativo nome file utilizzato e progressivo di invio. Nel caso fosse necessario riesportare il file sarà possibile modificare il valore del campo Esportato in DA ESPORTARE. Così facendo ritornando nella scheda precedente ed eseguendo nuovamente la ricerca sarà possibile scaricare nuovamente il file. Attenzione che in questi casi il file verrà esportato sempre con lo stesso nome già assegnato in precedenza.

9 Per tutti gli invii che saranno successivi al primo i dati delle schede di configurazione rimarranno memorizzati e si potrà procedere con la creazione dei file xml posizionandosi direttamente nella scheda EXPORT REGISTRAZIONI ed eseguendo la fase indicata in precedenza. ***** FINE ISTRUZIONI ***** ***** ULTIME NOVITA' INTRODOTTE ***** Dalla release 1.0.7: Gestione degli allegati all interno del file XML: All interno del file XML è possibile aggiungere dei file allegati. In fase di creazione del file XML gli allegati saranno letti dalla cartella degli allegati ed incorporati codificati secondo il formato base64binary. Per allegare il file dalla scheda EXPORT REGISTRAZIONI una volta ricercata la fattura, spostandovi sulla destra con la barra di scorrimento, troverete il tasto ALLEGATI che vi farà visualizzare la scheda per l'inserimento. I campi da valorizzare sono: Nome file allegato: Dovete indicare solo il nome del file senza l'estenzione. Algoritmo Compressione: Solo se il file è compresso indicare solo l'estenzione (zip, rar, 7z, ecc), altrimenti lasciare vuoto. Formato Allegato: Indicare l'estensione del file (txt, doc, xls, pdf, ecc.) Descrizione Allegato: Indicare una breve descrizione del contenuto del file. Gestione dei dati del bollo virtuale: I dati del bollo, numero bollo e importo, devono, prima dell esportazione, essere caricati all'interno della finestra di gestione dei codici IVA sul campo NOTE PER BOLLO VIRTUALE. I codici IVA che gestiscono il bollo su fattura hanno già valorizzato il campo Importo Bollo Fattura e Importo

10 Minimo Fattura. Scarico dati Banca d'appoggio:per i pagamenti con bonifico vengono scaricate i dati della banca d'appoggio che sono indicati nel documento. Le condizioni per esportare correttamente il dato sono: Nell'anagrafica del cliente codificare la banca d'appoggio, vedi esempio sotto: Poi associare la banca al soggetto. In questo modo ogni volta che verrà usato il cliente nel gestionale si riporterà la condizione di pagamento e la banca d'appoggio. Nel caso in cui avete già creato la lista di magazzino o la commessa officina dovrete manualmente associare nella testata del documento la banca d'appoggio. Scarico dei dati del veicolo: Nel campo "CAUSALE" vengono riportati in automatico i dati del veicolo Targa:... Telaio:... Mod.:... KM:...