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1 MERCURIO SISTEMA INFORMATIVO PER AGENZIE DI POSTE PRIVATE Presentazione Mercurio.doc Pagina 1 di 15

2 Descrizione generale Il Sistema Informativo MERCURIO, con la sua impostazione modulare, è un moderno prodotto software orientato alla completa automazione delle agenzie di poste private. Scopo della procedura, infatti, è quello di supportare il personale dell ufficio postale nella gestione, nel controllo e nel monitoraggio delle numerose attività che quotidianamente e/o periodicamente vengono espletate. Il Software, pertanto, si pone come strumento essenziale e di facile adattabilità a tali esigenze. La facilità con la quale permette di reperire, correlare e rielaborare le informazioni, consente di velocizzare e di migliorare l operatività del personale addetto a tale delicato incarico, nonché offre loro una maggiore visibilità circa i servizi offerti, le operazioni effettuate o da effettuarsi, la situazione economica-amministrativa dell intero ufficio postale. Le problematiche sono state affrontate e risolte tenendo conto delle diverse richieste, con la possibilità da parte degli utilizzatori di personalizzare facilmente la procedura e di adattarla alle proprie esigenze. Realizzato utilizzando tecniche e strumenti di ultima generazione, MERCURIO, è il frutto di un lavoro di equipe fra esperti del settore dell I.T. e delle poste private. Interfaccia e funzionalità aggiuntive Per rendere l utilizzo del software il più semplice ed immediato possibile è stata utilizzata un interfaccia utente completamente user friendly, estremamente curata, flessibile e soprattutto comprensibile e uniforme, in modo tale da poter consentire, anche ad utenti meno esperti di interagire con esso. Il gestionale, inoltre, in aggiunta alle molteplici elaborazioni delle informazioni tipiche inerenti le funzionalità svolte dal personale addetto e alla manutenzione degli archivi ad essi correlati (Clienti, Agenzie, Condomini/Cooperative, Prodotti, Servizi, ecc..), è stato arricchito ed ampliato con processi elaborativi e funzionalità aggiuntive che hanno reso ancor più semplice e personalizzabile l intero sistema informativo: filtri dinamici in fase di interrogazioni e stampe, incassi contestuali sia parziali che totali dei servizi, fatturazione raggruppata per servizi/prodotti, verifica documenti fiscali mancanti in emissione servizi, gestione servizi multipli, ecc ) Base Dati La struttura della base dati utilizzata - RDBSM (Relational DataBase Management System) - consente la massima automazione e la massima affidabilità nella gestione dell intero sistema, rendendolo nel contempo più affidabile, garantendone una migliore consistenza dei dati ed evitandone contemporaneamente inutili duplicazioni degli stessi. Inoltre l aggiornamento immediato di qualsiasi entità, offre all utente, la possibilità di effettuare stampe ed inquiry in tempo reale e con tempi di risposta estremamente rapidi. Elenco Moduli Base Data Certa (Importazione da file esterni, Generazione e stampa Barcone, Esportazione elenchi e dati a Server esterni) Poste Italiane Pdf/ Acquisizione Documenti Clienti/Fornitori/Agenzie (in fase di sviluppo) Presentazione Mercurio.doc Pagina 2 di 15

3 Caratteristiche Funzionali Gli archivi di base contengono una serie di tabelle, alcune delle quali già precaricate, utilizzate da tutte le funzioni di Mercurio, come ad esempio i Comuni d Italia, le Aliquote Iva, le Causali esiti. Particolare interesse per la gestione della Postalizzazione riveste la tabella della Tipologia servizi (precaricata), che consente controlli ed automatismi quali ad esempio la proposta dei servizi da espletare (Garantite, Pacchi, Volantinaggio, Data Certa, Poste Italiane, ), prezzi e sconti legati a clienti e/o ad agenzie collegate. Anche per i condomini, per i soci di cooperative o per altri raggruppamenti di destinatari è prevista un apposita codifica, associata ad uno o più clienti, utilizzata in fase di postalizzazione per inviare una identica comunicazione ad un elenco predefinito di destinatari. ANAGRAFICHE DI BASE Fra gli archivi e le tabelle gestite dalla procedura, per la loro caratteristica e per la loro funzionalità evidenziamo : Clienti. Contiene i dati anagrafici e aggiuntivi dei clienti dell agenzia postale. Sono raggruppati per tipologia (Privati, Enti, Società, Altro) e a ciascuno di loro è possibile associare il tipo di documento fiscale da emettere e la cadenza dello stesso. E stato previto il campo cliente per fatturazione, qualora il documento deve essere emesso a persona diversa dall anagrafica; altri campi specifici inseriti: Soggetto a Ritenuta d acconto, gestione amministrazione condominiale. Agenzie. Gestisce i dati anagrafici della/e agenzia/e, nonché i comuni e i CAP serviti dalla/e stessa/e. Di fondamentale importanza nel caso in cui l agenzia utilizzatrice della procedura è collegata ad altre agenzie per lo scambio di servizi. Condomini/Cooperative/Altro. Gestisce un elenco di destinatari che fanno riferimento ad un condominio, ad una associazione, ad un gruppo. Richiamabile in fase di postalizzazione. Il gruppo creato, può essere associato ad un determinato cliente. Prodotti/Servizi. La tabella comprende i servizi forniti dall agenzia, suddivisi per tipologia (Garantite, Pacchi, Buste, ecc ). In fase di personalizzazione l utente può decidere la gestione dei listini: a scaglione di peso o ad importo fisso. Per ogni prodotto/servizio o scaglione di peso è possibile gestire max 3 listini da associare ai clienti o alle agenzie. Progressivi numerazioni. Contiene i progressivi, suddivisi per anno, dei documenti fiscali, delle distinte e delle garantite. In tal modo sarà possibile emettere documenti fiscali relativi all anno precedente a quello in gestione, senza variare progressivi o attendere l emissione di documenti fiscali reativi all anno corrente. Causali esiti. Utile ai fini della registrazione delle consegne, sia garantite che pacchi. Consente di indicare, e di conseguenza di visualizzare, su richiesta del cliente, la motivazione che non ha permesso la consegna di un determinato prodotto. Documenti. Se attivo il modulo PDF, è possibile per ciascun documento gestito dalla procedura, indicare se lo stesso deve essere Generato e salvato in formato Pdf, se si intende inviarlo per , e in tal caso è data la possibilità di specificare sia il contenuto dell Oggetto che del Testo. Presentazione Mercurio.doc Pagina 3 di 15

4 ELABORAZIONI Il menu delle elaborazioni contiene le funzioni preposte alla generazione, alla gestione ed al controllo delle operazioni svolte in Agenzia. Postalizzazione. Permette l inserimento e la gestione di tutti i servizi forniti dall Agenzia ai propri clienti (Garantite, Pacchi, Volantinaggio, Buste, Giornali, Servizi aggiuntivi, Consegne cittadine, Servizi per conto di Poste Italiane, Data Certa), nonché la stampa di alcuni o di tutti i documenti ad essi relativi (Distinte, etichette, ricevute, documenti fiscali). Dallo stesso programma è sempre possibile richiamare e modificare i movimenti già inseriti, anche se gli stessi sono stati chiusi, fatturati e incassati, attraverso diversi tipi di ricerca: tramite l ID della garantita, o utilizzando i campi contenuti nella distinta di postalizzazione (data del documento, il cliente, il documento fis. Emesso, l importo), utilizzando ulteriori criteri di selezione applicabili al campo selezionato. L imputazione dei dati relativi alla postalizzazione è estremamente semplice e flessibile. Viene data la possibilità di richiamare i clienti già presenti o inserire nuovi clienti. A seconda del tipo di servizio richiesto, dei moduli utilizzati o dei parametri indicati in fase di personalizzazione della procedura (Tabella Opzioni) vengono proposte le informazioni supplementari che completano la registrazione del movimento. In postalizzazione è possibile: Creare/Aggiornare le anagrafiche dei clienti, clienti per fattura, destinatari. Effettuare il calcolo del codice fiscale Selezionare l emissione immediata o differita del doc. fiscale (Fattura, Ric.Fiscale, Scontrino), anche se la scelta è diversa da quella indicata nel cliente. Gestione della Rit. Acc. Per gli amministratori di condominio Richiamare un elenco di destinatari relativi ad un condominio, cooperativa o altro, associato o meno al cliente, per l emissione multipla di servizi. Incassare il servizio, sia parzialmente che totalmente. In fase di incasso contestuale vengono visualizzati eventuali anticipi e/o crediti del cliente a cui è stato emesso il servizio. Avviare la stampa di tutti i documenti generati dalla procedura con un semplice click, o selezionare il singolo documento da stampare. Di seguito le altre funzioni previste dal menu Elaborazioni e Interrogazioni Servizi fra agenzie - Importazioni Servizi inviati da altre agenzie - Esportazioni dei Servizi verso altre agenzie collegate - Gestione dei Servizi fra agenzie (Inserimento manuale, visualizzazione, stampe, ricerche,.) Fatture Note Credito - Fattura Immediata - Nota di Credito - Fatturazione periodica Clienti - Fatturazione periodica Agenzie - Ristampa Fatture Funzioni varie - Gestione movimenti - Estratto Conto - Incasso movimenti - Tracking garantite e pacchi - Gestione Servizi Data Certa - Riepilogo distinte e documenti fiscali - Riepilogo servizi distinte (per Cliente, Agenzia, Tipo Servizio, ) Presentazione Mercurio.doc Pagina 4 di 15

5 Assegnazione esiti - Assegnazione garantite - Registrazione esiti - Registrazione esiti servizi inviati - Storico garantite Elaborazioni Poste italiane - Distinta giornaliera posta registrata - Distinta MAAF - Raccomandata SMART - Distinta Modello 32/MA Presentazione Mercurio.doc Pagina 5 di 15

6 Alcune videate di MERCURIO Presentazione Mercurio.doc Pagina 6 di 15

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