MANUALE CORSO SAP MM - Guida all uso del modulo di gestione dei materiali

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1 MANUALE CORSO SAP MM - Guida all uso del modulo di gestione dei materiali Livello I Ver 1.0

2 Sommario 1. PROPEDEUTICITA ELENCO DEGLI ARGOMENTI DEL CORSO STRUMENTI D USO COME ACCEDERE ALLE LEZIONI ONLINE GUIDA ALLO STUDIO COME SVOLGERE GLI ESERCIZI COME SCRIVERE AL TUTOR WORKFLOW CONSIGLIATO... 9 APPENDICE DISPENSA 1 Inserimenti Standard... 9 APPENDICE DISPENSA 2 - Elenco Transazioni APPENDICE DISPENSA 3 - Definizioni e Strutture APPENDICE DISPENSA 4 Le tabelle coinvolte Nota: la presente è stata realizzata per assistere il corsista durante lo studio, ed è stata pensata per uno studio modulare. E possibile dunque che i concetti qui illustrati siano ripetuti in altre guide, proprio per rendere indipendenti i vari corsi.

3 1. PROPEDEUTICITA Per seguire il corso MM livello I è necessario avere acquisito i concetti dei corsi: - Corso Overview (base o avanzato) E utile aver appreso alcuni fondamenti riguardo alla creazione dei fornitori in ambito FI 2. ELENCO DEGLI ARGOMENTI DEL CORSO Lezione 1 : Struttura d impresa; Lezione 2 : Creazione a sistema dell anagrafica di un materiale; Lezione 3 : Creazione a sistema dell anagrafica di un fornitore (lato MM); Lezione 4 : Record Info; Lezione 5 : Flusso documentale per gli acquisti ordine di acquisto;

4 3. STRUMENTI D USO 1) Lezioni online Si trovano nell area personale sezione beginner corsi online 2) Questo manuale di studio Si-Soft Informatica consiglia di stamparlo e consultarlo durante lo studio 3) Dispense allegate in calce Contenenti definizioni, elenco delle transazioni e delle tabelle e le immissioni standard 4) F.A.Q. online (domande già risposte) pacchetto base o avanzato Si trovano nell area personale sezione beginner F.A.Q. 5) Test ed esercitazioni mirate Si trovano nell area personale sezione beginner esercitazioni e test 6) Tutor e assistenza via mail Potrai avere assistenza via mail dal tuo tutor personale ogni volta che avrai bisogno 7) Eventuali incontri in aula (optional) Da concordare e previa disponibilità

5 4. COME ACCEDERE ALLE LEZIONI ONLINE Per accedere ai corsi on-line è necessario come prima cosa registrarsi al sito, come illustrato nella Guida all installazione. Una volta impostati lo username e la password è possibile andare sul sito internet e cliccare sul pulsante login. Nella pagina che si andrà a visualizzare è necessario immettere i propri dati. Una volta entrati nell area personale sarà possibile navigare tra le varie voci: - Orientamento - Corsi on-line - F.A.Q. - Dispense - Esercitazioni e test Premere il pulsante dei corsi online che permetterà di accedere all area inerente la scelta del modulo. Cliccare su quello acquistato. Si aprirà una pagine con l indice di tutte le lezioni, delle quali sarà possibile accedere a quelle comprese nel corso scelto. Quando viene fatta partire la visualizzazione dei corsi si deve tener presente che è consigliabile lasciar caricare il filmato fino alla fine, dopo di che sarà possibile scorrere avanti e indietro, mentre è sempre possibile mettere in pausa per la consultazione far ripartire la riproduzione ogni volta che si vuole.

6 5. GUIDA ALLO STUDIO Consigliamo ai corsisti che decidono di formarsi seguendo un corso MM di livello I, di iniziare a studiare avendo già appreso le nozioni proprio di un corso Overview e facendo contemporaneamente pratica sul sistema, replicando quanto visto nella teoria, lezione per lezione. Le nozioni proprie del corso Overview sono indispensabili per apprendere come muoversi all interno del sistema, ne indicano composizione e trucchi. Una volta terminata la parte di overview è consigliato apprendere il modulo MM, studiando una lezione alla volta e, al termine di questa o in contemporanea, replicando a sistema le procedure viste in teoria. Il sistema messo a disposizione è apposito per le esercitazioni; il suo utilizzo al termine delle lezioni ne rafforza i concetti e permette di prendere manualità con procedure che altrimenti rimarrebbero solo teoriche, snaturandone l essenza. Il corso MM serve a fare apprendere i concetti inerenti la gestione dei materiali. Vengono quindi illustrate le transazioni per definire la struttura d impresa all interno del sistema SAP, le interazioni con il modulo di contabilità (FI) che viene sempre movimentato ad ogni transazione di entrata merce in MM. Nella prima lezione vengono illustrati i concetti di magazzino e di organizzazione acquisti in SAP. Nella seconda videolezione viene spiegata passo-passo la procedura per creare un anagrafica materiale per mezzo della transazione MM01, come visualizzarla e come modificarla. Nella terza lezione si illustra la transazione per creare l anagrafica fornitore dal solo lato MM per mezzo della transazione MK01 prima e centralmente poi. La creazione centrale corrisponde alla creazione in contemporanea dell anagrafica fornitore sia da lato MM che lato FI, si attua con la transazione crossmodulare XK01 ed equivale a fare la FK01 e la MK01. Nella quarta lezione si illustra il concetto di record info, ovvero l attribuzione di un prezzo fisso ad un materiale che non sarà poi più modificabile manualmente. Viene mostrato come crearli, visualizzali e modificarli. Nell ultima videolezione di questa prima parte del corso MM viene mostrato il ciclo passivo ed il flusso documentale di MM. La lezione si chiude con i documenti di acquisto, la creazione e la modifica di un ordine, nonché come visualizzare un report di documenti di acquisto.

7 6. COME SVOLGERE GLI ESERCIZI Quando il corsista svolgerà gli esercizi andrà a creare degli oggetti che, una volta salvati, resteranno sul database del sistema. Ricordiamo che quello messo a disposizione è un ambiente apposito per le esercitazioni ed è quasi impossibile fare danno; in questo modo il corsista può sentirsi libero di provare e riprovare, al fine di raggiungere una elevata manualità. E' normale avere un po' di soggezione all'inizio, ma col passare del tempo l'acquisizione della padronanza porterà a vedere SAP in modo molto amichevole. Quando verrà chiusa la SAPGUI sul desktop del corsista NON verranno azzerati gli oggetti creati durante la sessione di esercitazione, tutt altro questi verranno salvato nel server centrale e saranno disponibili per future consultazioni. Se il corsista vorrà potrà quindi rifare oggetti analoghi durante altre sessioni semplicemente usando altri nomi (ad esempio mettendo numeri progressivi alla fine del nome). Gli esercizi sono semplicemente l'applicazione dei concetti del corso teorico, quindi in caso di difficoltà può rivedere il corso e svolgerli in parallelo, o scrivere via mail tutor. Il tutor potrà vedere gli oggetti creati dal corsista (per oggetti si intende conti co.ge. fornitori, clienti, documenti ecc...) ma solo dal momento a partire dall'avvenuto (corretto) salvataggio, ed in contemporanea al corsista, così che questi dovrà necessariamente chiudere l'applicazione. E' naturale però che la consultazione da parte del tutor risulterebbe alquanto difficile in assenza del nome o del codice identificativo. Quindi ciò che si consiglia ai corsisti, durante le esercitazioni, è di tenere aperto un file word su cui scrivere nel dettaglio cosa viene fatto, segnare il codice che SAP pubblica in basso a sinistra su sfondo verde quando viene salvato un oggetto, e magari incollare la schermata del video (basta premere il tasto "STAMP" durante la visualizzazione della videata di interesse, poi andare sul file word e fare click destro -> "incolla" ). Questo documento che andrà così a creare (lo svolgimento dell'esercitazione ) sarà oggetto di correzione da parte del tutor che allegherà eventuali consigli/modifiche da implementare e lo rimanderà al corsista così che possa visionare gli errori e rivedere eventuali concetti. Questo documento sarà un'ottima dispensa per il corsista, in caso di future consultazioni. (naturalmente va bene anche il classico carta e penna; l'importante è segnare il nome/codice dell'oggetto e poi scriverlo nella mail)

8 7. COME SCRIVERE AL TUTOR Quando si va a contattare il tutor è consigliabile farlo secondo una consolidata procedura, creata con il fine di velocizzare le correzioni e quindi fare in modo di avere un assistenza il più rapida possibile. All inizio della mail specificare nell ordine: - username di accesso al sistema - password di accesso al sistema - codice delle transazioni oggetto dell assistenza Nel seguito descrivere, se possible, e nel modo più dettagliato possibile cosa si stava facendo al momento del problema ed eventualmente allegare la schermata del problema. (questo sempre utilizzando la combinazione STAMP e poi incolla o ctrl+v in un file di testo). Questo permetterà al tutor di velocizzare l individuazione del problema e la risoluzione dello stesso, con il fine di diminuire i tempi tra domanda e risposta ed aumentare la qualità del servizio.

9 8. WORKFLOW CONSIGLIATO Si consiglia di seguire una lezione alla volta, seguendo i passi come da diagramma. SEGUIRE LA LEZIONE in streaming sul PC, consultando queste dispense in contemporanea. DUBBI? SI CONSULTARE le dispense in allegato alla presente o le FAQ online sul sito NO Svolgere l ESERCITAZIONE corrispondente. Produrre (se possibile) il report in contemporanea. NO DUBBI? SI PROBLEMI? NO SI CONSULTARE le procedure se presenti e/o CONTATTARE il tutor Mandare il documento con lo svolgimento al tutor e passa alla lezione successiva.

10 APPENDICE DISPENSA 1 Inserimenti Standard Elenchiamo di seguito i valori standard da immettere nei relativi campi durante le esercitazioni. Società = Z100 Gruppo conti = 001 o 0001 o Z001 ma dipende dove richiesto. Nella creazione co.ge può essere impostato in clienti-fornitori-conti economici ecc aiutarsi con la definizione Gruppo cash management = A1 IVA = A3 (ma variabile in base all uso) Tipo fattura = DR per clienti e KR per fornitori Tipo pagamento = KZ per fornitori Controlling area = Z100 Tipo voce di costo primaria = 1 se costo, 22 se scarico esterno Tipo voce di costo secondaria = 21 se scarico interno, 42 distribuzione, 43 ribaltamenti e assorbimenti Classe di valorizzazione = 3000 Divisione = ZDIV Gruppo acquisti = Z00 Organizzazione acquisti = Zorg Magazzino = ZMAG Settore industriale = A-impiantistica (in genere) Tipo materiale = ROH-materia prima Tipo contratto = MK se in base a quantità, WK se valore Divisa = EUR Tipo ordine interno = 0700

11 APPENDICE DISPENSA 2 - Elenco Transazioni -MK01 : creare fornitore (lato MM) o estensione di uno già creato con FK01 -XK01 : creare fornitore (centralmente, MM e FI) -ME51N : creare richiesta d acquisto -ME52N : modificare richiesta d acquisto -ME53N : visualizzare richiesta d acquisto -ME54N : rilasciare richiesta d acquisto -ME5A : elenco richieste di acquisto -ME41 : richiesta di offerta -ME47 : creazione di offerta -ME49 : valutazione delle offerte ricevute -ME21N : creazione ordine di acquisto -ME22N : modificare ordine di acquisto -ME23N : vedere un ordine di acquisto -ME59N : creazione automatica dell ordine di acquisto partendo da richieste di acquisto -MIGO : entrata merce -MB51 : elenco di entrate merci, lista documenti di materiale -MB52 : visualizza stock di magazzino per materiale -MIRO : entrata fattura -MIR4 : visualizzare entrate fatture -MIR6 : elenchi di entrate fatture

12 -MB03 : visualizzazione documento di acquisto materiale -ME31K : creazione contratto quadro -ME31L : creazione di un piano di consegna -ME38 : programmare e/o aggiungere schedulazioni al piano di consegna -ME59N : impostazione registrazioni automatiche -MM01 : creazione anagrafica materiale -MM02 : modificare anagrafica materiale -MM03 : visualizzare anagrafica materiale -MMBE : riepilogo stock -ME11 : creare info record -ME12 : modificare info record -ME13 : visualizzare info record -MR8M : stornare documento di acquisto, fattura -MMPV : differimento periodi anagrafica materiale (aggiornare i periodi contabili solo per MM)

13 APPENDICE DISPENSA 3 - Definizioni e Strutture - SOCIETA' = è la struttura che in Sap corrisponde alla società effettiva. - DIVISIONE = corrisponde ad uno stabilimento produttivo. - MAGAZZINO = sono i magazzini collegati alle divisioni, a loro volta collegate alla società. Replicano all interno di Sap i magazzini reali. - ORGANIZZAZIONE ACQUISTI = creata per seguire gli ordini di acquisto, se ne possono avere più di una collegate alla stessa società. - TIPO MATERIALE = la definizione del tipo materiale influenza il layout di inserimento, in base ai settaggi impostati in customizing. - CLASSE DI VALORIZZAZIONE = rappresenta dei settaggi fatti da lato customizing che abilitano la movimentazione di uno o più conti in automatico. -RECORD INFO = Serve per impostare un prezzo ad un materiale che rimane fisso e non sarà modificabile manualmente. Lo creo per mezzo della transazione ME11 e lo modifico con la ME12 - RUOLO PARTNER = il fine dei ruoli partner è quello di poter collegare un fornitore ad altri, ognuno con scopo ben definito, così da essere compresi in un unica figura. In questo modo è possibile far capire al sistema che i due soggetti vanno a compiere attività diverse, ma sono collegati tra loro.

14 APPENDICE DISPENSA 4 Le tabelle coinvolte GESTIONE MATERIALI EINA Purchasing Info Record- General Data EINE Purchasing Info Record- Purchasing Organization Data MAKT Material Descriptions MARA General Material Data MARC Plant Data for Material MARD Storage Location Data for Material MAST Material to BOM Link MBEW Material Valuation MKPF Header- Material Document MSEG Document Segment- Material MVER Material Consumption MVKE Sales Data for materials RKPF Document Header- Reservation T023 Mat. groups T024 Purchasing Groups T156 Movement Type T157H Help Texts for Movement Types MOFF Lists what views have not been created

15 ACQUISTI A501 Plant/Material EBAN Purchase Requisition EBKN Purchase Requisition Account Assignment EKAB Release Documentation EKBE History per Purchasing Document EKET Scheduling Agreement Schedule Lines EKKN Account Assignment in Purchasing Document EKKO Purchasing Document Header EKPO Purchasing Document Item IKPF Header- Physical Inventory Document ISEG Physical Inventory Document Items LFA1 Vendor Master (General section) LFB1 Vendor Master (Company Code) NRIV Number range intervals RESB Reservation/dependent requirements T161T Texts for Purchasing Document Types

16 NOTE

17

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