TAVOLAROTONDA - BPL QUESITI 2013

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1 TAVOLAROTONDA - BPL XXII CONGRESSO NAZIONALE Bari - maggio 2013 M. M. Brunetti E. Invernizzi Certificazione BPL Come può essere condotta una preliminare valutazione delle CRO da parte degli Sponsor, una volta che le certificazioni BPL verranno rilasciate secondo le (macro) tipologie OCSE? Risulta un po' complicato dover richiedere ad ogni Centro di Saggio la Scheda Riassuntiva... 1

2 Attivazione o estensione di un Centro di Saggio & studio pilota (Q & draft A) Attivazione o estensione di un Centro di Saggio & studio pilota (A-UM) Risposta da parte dell Unità di Monitoraggio 2

3 Studio BPL Se uno Sponsor richiede che uno studio sia effettuato in BPL, ma tale richiesta non è supportata da un requisito regolatorio (normativa internazionale, nazionale, locale) lo studio può essere considerato come uno studio BPL? Protocollo di studio Si può inserire in protocollo che tessuti/campioni residui di animali di controllo possono essere utilizzati per scopi diversi dallo studio BPL? Modalità? (es.: precisare codice studio non BPL, precisare scopo, inserire solo frase generica, ) 3

4 Protocollo di studio & relazione finale Aliquote residue di campioni biologici che, comunque, verrebbero eliminati al termine di uno studio BPL per la loro deperibilità, possono essere in alternativa utilizzate in studi NON BPL? Va specificato nel programma di studio? Va specificato nella relazione finale? Va specificato nel programma di studio e nella relazione finale? Protocollo di studio - NC del fornitore di animali Conseguenza: rifiuto del lotto di animali. Questo avviene dopo l inizio della fase sperimentale (allocazione ai gruppi), ma prima di trattarli con la sostanza in esame. E necessario un emendamento al protocollo? 4

5 Studio Multisito vs studi separati Ove uno studio venga svolto in più siti, è una opzione o un obbligo gestirlo/effettuarlo come studio multisito? E possibile gestire/effettuare le fasi come studi separati? QUESITI 2012 (discusso) Multisite study: an option or mandatory? SI: è opzione dello Sponsor Multisite study: how to manage a GLP site never inspected by local GLP monitoring authorities? Si richiede certificazione di conformità GLP. Se non disponibile (es.: siti US, siti non OCSE) si richiede data di ultima ispezione e si precisa nel GLP Statement lo status del sito (mai ispezionato, data di ultima ispezione, ispezionato da altro paese OCSE e data, ) 5

6 Studio Multisito Se un CdS fa eseguire l'analisi statistica presso un'organizzazione esterna, come si deve comportare? Deve inserire l organizzazione esterna nel Master Schedule? Deve considerare l'organizzazione esterna come un sito nell'ambito di uno studio multisito? QUESITI 2012 (discusso) Admission of statistician (TK) to the GLP compliance programme SI. Se si usa statistico esterno: dichiararlo e convalidare il trasferimento dati External scorer (ex.: GTX studies) Pathologist (study) In entrambi i casi si tratta di un sito GLP di studio multisito, altrimenti di una fase di studio non in GLP Pathologyst (reviewer) Se effettuata in un sito non GLP, questo deve essere dichiarato nel GLP statement (claim non deviazione) 6

7 Analisi formulati/dosi E necessario eseguire il controllo della concentrazione del formulato per ogni studio o in particolari casi (es.: studi in vitroquali herg test) è possibile dimostrare la correttezza della dose applicata basandosi su uno studio di validazione del metodo di formulazione nelle stesse condizioni dello studio? QUESITI 2012 (discusso) Analyses of doses for each study by process (periodically, same laboratory, same procedures, same personnel, ) L analisi delle dosi è una fase dello studio e quindi deve essere effettuata nell ambito dello studio (NB: la normativa non lo specifica, ma non lo nega) 7

8 Sostanza in esame L etichetta del contenitore della sostanza in esame è scritta in una lingua non comprensibile. E accettabile utilizzare la sostanza in esame inserendo sul contenitore una etichetta aggiuntiva che riporta le informazioni in lingua comprensibile (es.: in base ad una traduzione della etichetta richiesta e fornita dallo Sponsor tramite un documento separato)? POS/SOP Devono essere sempre redatte in lingua italiana? Possono essere redatte in lingua inglese? Esiste un chiaro requisito in merito? Non è disponibile un requisito specifico in merito. L'Autorità Regolatoria ha sempre richiesto che le procedure siano redatte nella lingua nazionale con eventuali traduzioni approvate (da precisare quale è la lingua della SOP originaria). Difficile sostenere che tutto il personale sia in grado di leggere e comprendere a pieno SOP scritte in altra lingua (es. lingua inglese). 8

9 SOP/POS La BPL non richiede esplicitamente la firma di approvazione delle SOP. La QA può/deve firmare le SOP? Se si, in qualità di revisore tecnico? Se no, come dimostra che le revisiona? The part played, if any, by QA in the review,revision and updating of SOPs; QA personnel are not normally involved in drafting SOPs; however it is desirable that they review SOPs before use in order to assess their clarity and compliance with GLP Principles. Relazione finale Entro quanto tempo dal completamento delle attività di studio deve essere emessa la relazione finale? 9

10 Relazione finale & rianalisi Se un CdS esegue una rianalisi per confermare i risultati dell'analisi precedente e i risultati sono confermati, quali dati riporto nella relazione finale, i primi, i secondi o entrambi? Relazione finale - Before signing the QA statement, QA should ensure that all issues raised in the QA audit have been appropriately addressed in the final report, that all agreed actions have been completed, and that no changes to the report have been made which would require a further audit Nella relazione finale chi firma per ultimo? La QA assicura che ha revisionato la relazione finale completa (già firmata dallo SD) o è lo SD che assicura che ha ricevuto evidenza che la QA ha revisionato la relazione finale? Oppure la QA redige il proprio statement e poi lo firma e data, poi lo SD, e dopo nuovamente la QA che firma che ha revisionato la relazione? 10

11 Archiviazione Entro quanto tempo dall emissione della relazione finale i materiali dello studio devono essere trasferiti all archivio? Archiviazione I materiali generati presso un centro di saggio devono essere archiviati presso tale sito? Se si, per quanto tempo? Possono essere archiviati presso un altro sito, esempio presso il sito dello Sponsor? Se si, questo deve essere un sito BPL? 11

12 Archiviazione - Studio Multisito I materiali generati presso un sito sperimentale per quanto tempo devono essere archiviati presso tale sito? Possono essere archiviati presso un altro sito, esempio presso il sito del direttore di studio? QA La verifica del protocollo da parte della QA può essere attestata solo dalla firma dello stesso da parte della QA? 12

13 QA La QA deve prevedere di essere ispezionata da auditor esterni (QA auditor consulenti) onde attestare la conformità alla BPL della QA aziendale? QA La QA Può essere responsabile dell Archivio BPL? La QA può essere responsabile della gestione delle POS? 13

14 QA Ritenete che la QA BPL debba eseguire una periodica quality system review da sottoporre alla Direzione del CdS? QA I risultati degli audit della QA debbono essere sempre, ed in ogni caso, riportati alla Direzione del CdS, oppure è consentito alla QA informare la Direzione del CdS solo a fronte di risultatati ritenuti "significativi"? Management receives reports from QA concerning problems likely to affect the quality or integrity of a study Se si, come ci si comporta nella redazione dello statement della QA? Vale a dire, quando non si è informato la Direzione si può indicare N/A? Diversamente: a fronte di risultati mediamente significativi si può solo informare il Direttore dello studio? se non vi sono risultati significativi non si informa nessuna funzione del CdS? Idem per gli studi multisito? 14

15 QA Ritenete che nell'organizzazione della QA si debba prevedere anche uno staff di esperti (es.: patologo, informatico, statistico, ecc.) che possano supportare la QA nel corso degli audit? In case of lack of specialized knowledge, or the need for a second opinion, it is recommended that the QA operation ask for specialist support. CAPA La BPL non richiede esplicitamente la redazione di un CAPA Plan, tuttavia nelle monografie OCSE e Direttive EU si chiede riscontro sulle azioni correttive a seguito delle segnalazioni del QA. Actions taken by QA when deviations are found. Come può essere gestito questo aspetto? Quali le sono le aspettative del nostro MinSal? 15

16 Certificazione di un laboratorio che effettua analisi di campioni relativi a studi clinici (PK, bioequivalenza) (Q) Come gestire la richiesta di certificazione? Devono essere seguite le linee guida GCLP? Il cliente richiede l iscrizione del laboratorio nel registro AIFA, ma questo è secondario rispetto alla certificazione GCP? Qual è il ruolo dell'asl? Certificazione di un laboratorio che effettua analisi di campioni relativi a studi clinici (PK, bioequivalenza) (A- draft) Il laboratorio deve operare in GCP. L'iscrizione al registro AIFA è un requisito indispensabile per fare attività analitica in GCP. L'ispezione e riconoscimento da parte dell'asl è propedeutica all'iscrizione al registro AIFA (senza l'aifa non permette di iscriversi al registro laboratori privati). 16

17 Utilizzo di sistemi computerizzati & adeguata separazione studi Quali modalità assicurano una adeguata separazione tra studi ove si utilizzi documentazione in vari formati (word, pdf, ) gestita/conservata in apposite cartelle? Utilizzo di sistemi computerizzati & Sicurezza Quali modalità assicurano una adeguata sicurezza ove si utilizzi documentazione in vari formati (word, pdf, ) gestita/conservata in apposite cartelle? 17

18 Utilizzo di sistemi computerizzati & Protocollo/relazione finale Nel caso di CdS che gestisce Protocolli di studio e Realazioni Finali in formato elettronico quali sono i requisiti del MinSal-Unità di Monitoraggio al riguardo della firma elettronica? Archivio elettronico Quali sono i requisiti di un CdS per la gestione di un archivio Elettronico? 18

19 QUESITI PENDING: 2012 QUESITI : pending 2012 Relazione finale: dichiarazione di conformità alla BPL da parte del DdS Quali deviazioni devono essere segnalate? Tutte NO Solo quelle importanti che hanno impatto sulla qualità e integrità dello studio SI Esempi: Utilizzo di sito non GLP (incluso analisi dosi in GMP) CoA del test item non disponibile Perdita rilevante di raw data (es.: dati di 1 animale in studio di tossicologia a breve termine vs tossicologia a lungo termine) Fuori range temperatura stabulario (come sopra)? 19

20 QUESITI : pending 2012 GLP facilities: physical limits servizi di supporto (amministrazione, ) Non necessario identificare le aree BPL ove tutta l azienda sia un sito BPL earchives multinational GLP facilities L archivio può risiedere presso altra azienda, es.: casa madre (da non considerare un sito BPL) Non discusso QUESITI : pending 2012 Caratterizzazione sostanza in esame ITALIA: non richiesta obbligatoriamente in BPL ALTRI PAESI: SI/NO, aspetto non armonizzato NUOVI PRODOTTI (biotec, terapia genica, ): normalmente richiesta in GMP dall inizio (es.: banche cellulari, ecc.) 20

21 VARIE Proposta Discussione di: Quesiti OECD-GIQAR New FDA GLP proposal SLIDE NON DISCUSSA 2012 QUESITI STUDI SUL CAMPO News/domande dai colleghi presenti? SLIDE NON DISCUSSA

22 TAVOLAROTONDA - BPL XXI CONGRESSO NAZIONALE Bari - maggio