Sistema Gestione dei Rischi

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1 Sistema Gestione dei Rischi Applicazioni in Farmacovigilanza Annamaria Paparella Quality Assurance Manager General Management Takeda Italia Farmaceutici S.p.A Congresso GIQAR 4-5 Giugno 2009 Rischio e Gestione dei Rischi Esempi applicativi in Farmacovigilanza 2

2 SIGNIFICATO DI RISCHIO La parola Rischio dà sempre adito a pensare a qualcosa di negativo In realtà il rischio può anche essere definito come un evento o una condizione che se accade può avere un effetto positivo o negativo OPPORTUNITA MINACCIA R. Pannu/Barqa 4 2

3 LA GESTIONE DEL RISCHIO AZIENDALE Azienda Rischi strategici Rischi finanziari Rischi di compliance Vantaggi per i competitors Danno agli azionisti Danno ai pazienti H.G. Claycamp/FDA 2006 ICH Q9 5 LINEA GUIDA ICH Q9 La linea guida ICH, adottata dallo Steering Commitee nel Novembre 2005 (step 4), fornisce i principi e le indicazioni degli strumenti principali per i diversi aspetti del Quality Risk Management nel Settore Farmaceutico (Industria ed Autorità Regolatorie) 6 3

4 RISCHIO The risk of any particular hazard can be definied as its probability multiplied by its consequence RISCHIO = PROBABILITA X SEVERITA 7 GESTIONE DEI RISCHI A systematic process for the assessment, control, communication and review of risks to the quality of the drug product across the product lifecyle 8 4

5 QUALITA E GESTIONE DEI RISCHI PROGETTAZIONE Ricerca e Sviluppo (GLP, GCP, PV) Identificare i rischi ad ogni stadio del ciclo di vita di un prodotto Materiali Metodi Produzione/GMP Facilities Distribuzione/GDP Pazienti H.G. Claycamp/FDA PROCESSO GESTIONE DEI RISCHI Initiate Quality Risk Management Process Risk Assessment Risk Identification Risk Analysis Risk Communication Risk Control Risk Evaluation Risk Reduction Risk Acceptance Output / Result of the Quality Risk Management Process unacceptable Risk Management Tools Risk Review Review Events 0 5

6 RISK ASSESSMENT Identificazione Cosa potrebbe andare male? Analisi Qual è la probabilità che qualcosa vada male? (probabilità) Quanto sono severe le conseguenze? (severità) Qual è la probabilità che possa essere rilevato? (rilevabilità) Valutazione Utilizzo di Metodi Quantitativi o Qualitativi per stimare il Rischio (Es. Metodo quantitativo: FMEA -Failure Mode Effects Analysis-probabilità, severità e rilevabilità sono moltiplicati per creare l Indice di Priorità di Rischio RPN) CLASSIFICAZIONE PROBABILITA /SEVERITA PROBABILITA SEVERITA FREQUENTE PROBABILE > 20% 5-20% CRITICO Non Compliance molto significativa /danno per il paziente OCCASIONALE 0.-5% MAGGIORE Non Compliance significativa/ impatto sul paziente REMOTO < 0.% MINORE Non Compliance minore/impatto sul paziente R. Pannu/Barqa 2 Esempio 6

7 STIMA QUALITATIVA DEL RISCHIO Esempio PROBABILITA DI INSORGENZA IMPATTO Molto Basso Basso Medio Molto Morte Medio Medio Ospedalizzazione A Basso Medio B MedioHigh Risk Malattia acuta Disturbo Basso Low Basso Risk Medium Medio Medio Risk Medio Basso C Medio Medio H.G. Claycamp/FDA RISK CONTROL Il rischio è ad un livello accettabile? Cosa potrebbe essere fatto per ridurre il rischio? Qual è il bilanciamento più appropriato tra rischio/beneficio/ risorse? 4 7

8 RISK CONTROL La strategia può cambiare a seconda che il rischio sia considerato come un Opportunità o come una Minaccia MINACCIA OPPORTUNITA Evitare Ridurre Trasferire Accettare Esplorare Potenziare Trasferire Ignorare 5 RISK MANAGEMENT- OUTPUT Come tutti processi, anche il processo della gestione dei rischi deve avere un ouput Documento di Gestione dei Rischi 6 8

9 ESEMPIO DI OUTPUT N RISCHIO DESCRIZIONE PROBABILITA IMPATTO VALUTAZIONE STRATEGIA EFFETTO H M L H M L R. Pannu/Barqa 7 COMMUNICATION Qualsiasi processo di gestione rischi deve prevedere la comunicazione nelle varie fasi del progetto e l identificazioni dei destinatari delle informazioni Se si verifica un rischio precedentemente identificato (ad es un numero particolarmente alto di SAEs in uno studio clinico), come comunicare il risultato e a chi? - Management aziendale (analisi di safety e valutazione sulla possibile interruzione dello studio) - Staff del progetto e monitor / contatti con gli sperimentatori - Autorità Regolatorie - Dear Investigator Letter 8 9

10 REVISION L output/ risultati del processo di Risk Management deve essere monitorato e rivisto tenendo conto di ogni nuova conoscenza/esperienza (es findings ispezioni/audit, aspettative clienti, reclami, etc) E cambiata la probabilità/severità del rischio? Ci sono nuove aree di rischio, non valutate prima? Gli indicatori di rischio sono adeguati? 9 Applicazione in Farmacovigilanza 20 0

11 PREMESSA La Gestione dei Rischi è di per sè obiettivo della Farmacovigilanza Il Sistema Gestione dei Rischi si esplicita nella produzione del Risk Management Plan Indipendentemente dal Risk Management Plan, il processo sistematico descritto nelle ICH Q9 può essere applicato in altre specifiche attività 2 ESEMPIO PRIORITA AUDIT In accordo al volume 9A, il MAH deve valutare i rischi aventi un impatto sul sistema di PV e avere un programma di internal auditing di PV che comprenda anche le attività di auditing dei sub-contractors Richiesta da parte della Autorità Regolatorie di giustificare il programma di auditing di Farmacovigilanza (vs affiliate, comarketers, CRO, etc) L MHRA richiede ai MAH di compilare un compliance report sulla cui base viene calcolato il rischio e determinata la priorità di ispezione 22

12 FATTORI POTENZIALI DI RISCHIO/CRO Compliance: Ispezioni ed audit Findings di precedenti ispezioni/audit Compliance nel passato Compliance attuale Prodotti: Complessità degli studi Dimensioni degli studi Indicazione del farmaco sperimentale Attività delegate di PV: Servizio di Post-box Medical review Deposito alle Autorità Database ASR / PSUR Signal-Detection Esempio 23 GRIGLIA RISCHIO Probabilità Basso Medio BASSO Impatto Medio 2 Basso MEDIO ALTO Esempio 24 2

13 CALCOLO DEL RISCHIO Per ciascun fattore si definiscono i criteri in accordo ai quali assegnare il livello di rischio -2: BASSO 3-5: MEDIO 6-9: ALTO Ad esempio, per la Categoria Compliance / Fattore Ispezioni si stabilisce di assegnare un rischio alto se la CRO non ha mai ricevuto ispezioni/ medio per ispezioni nei 2-3 anni precedenti e basso per ispezioni nell ultimo anno Esempio 25 RISK RANKING CRO CRO 2 CRO 3 CRO 4 CRO 5 COMPLIANCE REGOLATORIA Ispezioni 5 5 Audit 5 5 ATTIVITA DI PV (SI/NO; SI=) Annual Safety report preparation ASR Submission Totale (Indicatore di rischio) 26 3

14 CRO RANKING Servizi di PV Compliance Regolatoria PRIORITA AUDIT Prodotti. CRO 3 2. CRO 2 3. CRO 5 4. CRO 4 5. CRO 27 CONTROLLO DEL RISCHIO Per un valore inferiore a X FREQUENZA AUDIT ogni TRE ANNI Per un valore compreso tra X e Y FREQUENZA AUDIT ogni DUE ANNI Per un valore superiore a Y FREQUENZA AUDIT ogni ANNO 28 4

15 ESEMPIO 2 DATA BASE PV Valutazione delle criticità del database per la registrazione e reporting delle segnalazioni Qual è il rischio per le attività di PV se il sistema è inagibile? 29 ANALISI INIZIALE Rischio Probabilità Impatto Rilevazione Rischio Controllo Mancata registrazione /reporting Bassa Bassa DISASTER RECOVERY A)24/7 Data mirroring dei dati su un altro server B) Recupero dal back up della notte precedente R. Pannu/Barqua Esempio 30 5

16 ANALISI DELLE CAUSE Rischio Probabilità Impatto Rilevazione Totale Sistema di PV non disponibile per un problema tecnico al server di produzione A-Basso B-Basso A-Basso B-Medio A- B- A-Basso B-Basso Sistema di DR non è disponibile o affetto da un problema al server di produzione A-Medio B-Basso A- B-Basso A- B- A-Medio B-Basso Esempio R. Pannu/Barqua 3 CONTROLLO DEL RISCHIO La soluzione finale deve essere attentamente valutata; l opzione più efficace potrebbe essere la più rischiosa. 32 6

17 Anything that can go wrong, will go wrong La legge di Murphy non può essere evitata, ma perlomeno può essere mitigata. 33 Grazie per l attenzione 34 7