Provincia Autonoma di Trento Via Degasperi n Trento

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1 Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari Provincia Autonoma di Trento Via Degasperi n Trento Capitolato speciale per l appalto del servizio informatico per la pianificazione, l impiego e l amministrazione del personale dell Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari della Provincia Autonoma di Trento Art. 1. Oggetto della fornitura...2 Art. 2. Servizi di base Caratteristiche generali del servizio Condizioni e modalità di espletamento del servizio Tipologia di outsourcing Requisiti funzionali Requisiti d integrazione Requisiti tecnologici e non funzionali...21 Art. 3. Servizi aggiuntivi e servizi opzionali Programmazione delle Presenze Gestione Workflow e Self-Service Servizi Opzionali...28 Art. 4. Requisiti delle attività d implementazione...28 Art. 5. Formazione Continua, Assistenza e manutenzione Formazione continua Assistenza Manutenzione...31 Art. 6. Penali ed inadempienze...33 Art. 7. Oneri dell aggiudicataria per il personale dipendente...34 Art. 8. Durata...34 Art. 9. Prezzo ed adeguamento...34 Art. 10. Fatturazione e pagamenti...34 Art. 11. Contratto e spese...35 Art. 12. Ambiti di responsabilità...35 Art. 13. Cauzione definitiva...36 Art. 14. Divieto di subappalto e cessione...36 Art. 15. Risoluzione del contratto...36 Art. 16. D.U.V.R.I Art. 17. Trattamento dei dati personali...38 Art. 18. Arbitrato e Foro competente...errore. Il segnalibro non è definito. Art. 19. Riferimenti ad altre norme

2 Premessa Le disposizioni previste dal presente Capitolato speciale riguardano l appalto del servizio informatico di gestione del personale dipendente e convenzionato dell Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari della Provincia Autonoma di Trento (gestione in service informatico). La gestione è relativa a circa dipendenti e 650 convenzionati per dodici mensilità, pertanto pari ad oltre cedolini annui (con una tolleranza del 20% in più o in meno). Questo numero dovrà essere preso come base di riferimento per la quotazione di tutti i servizi, offerti dall aggiudicatario, il cui valore dipenda dal numero del personale considerato. Il servizio dovrà gestire i seguenti rapporti contrattuali: - Dipendenti; - Medici e pediatri convenzionati; - Medici Specialisti ambulatoriali; - Borsisti; - Collaborazioni continuate di progetto (Co.Co.Pro.) e liberi professionisti/co.co.co, dipendenti da terzi, personale somministrato; - Dipendenti giornalisti Art. 1. Oggetto della fornitura L appalto ha per oggetto la fornitura di un servizio in outsourcing, basato su un sistema integrato per la pianificazione, l impiego e l amministrazione del personale, aventi le caratteristiche descritte nel presente documento. La fornitura dovrà comprendere le seguenti soluzioni e servizi: Oggetto della Fornitura Descrizione A) Servizi di base Servizi in outsourcing, comprensivi delle applicazioni e sistemi software richiesti per il soddisfacimento dei requisiti funzionali, tecnici e d integrazione descritti nell art. 2 del presente capitolato. Attività d implementazione una tantum, per la realizzazione dei servizi di base, richieste per il soddisfacimento dei requisiti descritti all Art. 2 del presente capitolato: Attività per l installazione, la configurazione, lo sviluppo dei report e delle integrazioni con gli altri sistemi Attività per la conversione dei dati storici Attività per il trasferimento della soluzione agli utenti: formazione iniziale, avviamento presso gli utenti del sistema, documentazione. Servizi per la assistenza e manutenzione. 2

3 B.a) Servizi aggiuntivi per la Programmazione delle Presenze (turnistica) Servizi in outsourcing, comprensivi delle applicazioni e sistemi software richiesti per il soddisfacimento dei requisiti funzionali, tecnici e d integrazione descritti nell Art. 3.1del presente capitolato. Attività d implementazione una tantum, per la realizzazione dei servizi aggiuntivi per la Programmazione delle Presenze, richieste per il soddisfacimento dei requisiti descritti all Art. 3.1 del presente capitolato: Attività per l installazione, la configurazione, lo sviluppo dei report e delle integrazioni con gli altri sistemi. Attività per il trasferimento della soluzione agli utenti: formazione iniziale, avviamento presso gli utenti del sistema, documentazione. Servizi per la assistenza e manutenzione della programmazione delle Presenze. B.b) Servizi aggiuntivi per la Gestione dei Workflow e del Self Service Servizi in outsourcing, comprensivi delle applicazioni e sistemi software richiesti per il soddisfacimento dei requisiti funzionali, tecnici e d integrazione descritti nell Art. 3.2 del presente capitolato. Attività d implementazione una tantum, per la realizzazione dei servizi aggiuntivi per il Workflow ed il Self-Service, richieste per il soddisfacimento dei requisiti descritti all Art. 3.2 del presente capitolato: Attività per l installazione, la configurazione, lo sviluppo dei report e delle integrazioni con gli altri sistemi. Attività per il trasferimento della soluzione agli utenti: formazione iniziale, avviamento presso gli utenti del sistema, documentazione. Servizi per la assistenza e manutenzione del workflow e del self-service (cd. Angolo del Dipendente ) per le funzionalità aggiuntive. C) Servizi opzionali Vedi Art. 3.3 D) Servizi di assistenza formazione continua e manutenzione Servizi di formazione continua ed assistenza specialistica e servizi di manutenzione evolutiva secondo le specifiche descritte all Art. 5 del presente capitolato. 3

4 Art. 2. Servizi di base 2.1. Caratteristiche generali del servizio Le caratteristiche principali del servizio richiesto sono: - integrazione: i moduli applicativi software sono funzionalmente integrati e gli archivi strutturati in modo da garantire l univocità di qualsiasi informazione all interno della base dati; - storicità: le informazioni rilevanti sono storicizzate, ciascuna registrazione con data di validità; - ricalcolo permanente: sia per quanto riguarda gli eventi della gestione assenze/presenze sia per quanto riguarda quelli della gestione economico/giuridica; l applicativo deve essere in grado di eseguire automaticamente il ricalcolo delle competenze e delle trattenute ad ogni elaborazione mensile; - adeguamento normativo e contrattuale sia alla normativa di livello nazionale che di livello provinciale. Il sistema che sarà messo a disposizione della Direzione del Personale dovrà consentire di disporre di uno strumento efficace e modulare per tutte le attività previste quali: - il recupero del patrimonio informativo a ; - la storicizzazione di tutti gli eventi giuridico economici del patrimonio informativo aziendale; - l apertura della soluzione ad altre applicazioni aziendali, mediante modalità di esportazione/importazione ed integrazione standard, concordate con il Servizio Sistemi Informativi di APSS; - i controlli selettivi di accesso alle informazioni; - i collegamenti dedicati in tempo reale; - la disponibilità della base dati storica on-line; - l Help on-line e la visualizzazione descrittiva degli elementi codificati. Inoltre, a livello tecnico - applicativo il servizio dovrà assicurare: - i vincoli ed i controlli alla duplicazione anagrafica; - la totale parametrizzazione di tutte le variabili contrattuali (corretta gestione e codifica dei codici assenze ed integrazione con le voci stipendiali secondo la normativa nazionale / provinciale); - funzioni differenziate e differenziabili per ruolo e profilo omogeneo di accesso ai dati; - l apertura a strumenti individuali di gestione dati (user-oriented); - il completo log transazionale - memorizzazione delle operazioni effettuate dai singoli operatori (accessibile dagli amministratori di sistema e/o Responsabili). Dovrà in particolare essere garantita: a Il patrimonio informativo aziendale prevede la messa in linea dei cedolini paga dal 1996 e dei cartellini presenze dal 2002, mentre le documentazioni tecniche sui contenuti informativi dettagliati sono allegate al presente capitolato. 4

5 - la possibilità di parametrizzare a cura dell utente le informazioni e le funzioni che sono di pertinenza della singola struttura operativa; - l accesso alle funzioni deve essere differenziato in termini di maschere e menù presentati a seconda della tipologia di utenza; - il mantenimento in linea di almeno dieci anni dei dati gestiti relativamente all area economica. Per periodi più remoti si potrà accedere con modalità da definire: la parte anagrafica e giuridica dovrà rimanere in linea fino al termine del contratto; - la visualizzazione della descrizione degli elementi codificati; - l utilizzo delle banche dati storiche contenenti i dati giuridico/retributivi del personale dipendente e convenzionato dell Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari; - la predisposizione, nel rispetto dei contenuti normativi, di un piano per la sicurezza per la salvaguardia e la tutela delle banche dati. Considerata la necessità di acquisire un servizio dedicato alla gestione completa delle funzioni relative alla Direzione del Personale, particolare attenzione andrà posta alla Gestione Anagrafica dei dipendenti che costituirà il nucleo della base informativa della soluzione. Il modulo dovrà essere unico per tutti i sottosistemi che costituiscono il pacchetto applicativo e disponibile in automatico da tutte le funzioni di procedura. La ricerca dei dipendenti sarà possibile da tutti gli ingressi di procedura e dovrà avvenire indifferentemente per matricola o per nominativo, con la gestione delle omonimie Condizioni e modalità di espletamento del servizio Le imprese partecipanti/professionisti dovranno prendere conoscenza delle condizioni locali e di tutte le circostanze generali e particolari che possano aver influito od influire sulla determinazione dei prezzi, delle condizioni contrattuali e sull esecuzione del servizio. Quanto sopra al fine d assumere tutti quei dati e quegli elementi necessari per la presentazione di un offerta equa e remunerativa per il soggetto aggiudicatario stesso. Sarà premura dell Ente chiedere all attuale ditta fornitrice di mettere i dati storici tempestivamente a disposizione dell aggiudicataria, mentre sarà onere di quest ultima chiedere all attuale ditta fornitrice eventuali rielaborazioni dei dati citati qualora questi non fossero già nel formato direttamente fruibile per alimentare il nuovo sistema. Gli eventuali oneri connessi alle procedure sopra specificate sono a carico della ditta aggiudicataria. L APSS fornirà i dati in formato Testo TXT ASCII e le tabelle di transcodifica presenti nell attuale base dati alla data di aggiudicazione del servizio. Eventuali altre richieste di fornitura di dati, e quindi ulteriori estrazioni oltre a quella prevista, rimangono a carico della società aggiudicataria Tipologia di outsourcing La ditta aggiudicataria, dovrà in ogni caso farsi carico di qualunque dispositivo hardware o software accessorio si renda necessario per il corretto funzionamento ed efficiente utilizzo del proprio sistema: 5

6 Infrastruttura di servizio presso l aggiudicataria comprensiva delle strutture fisiche, soluzioni hardware e di rete, nonché del personale di supporto, necessari per assicurare i livelli richiesti in termini di accesso, continuità, qualità del servizio. Servizi di connettività con la sede centrale di APSS Nota: sono a carico di APSS la rete telematica interaziendale e le postazioni di lavoro che accedono al sistema, quantificate in circa 5000 di cui 120 dedicate alla gestione diretta delle funzionalità di amministrazione del personale (cd. back office) e fino a 400 dedicate alla programmazione delle presenze. Sarà inoltre responsabilità del fornitore assicurare i livelli di controllo e protezione degli accessi e di integrità dei dati, in qualità di responsabile esterno, nominato da APSS, del trattamento dati ai sensi della legge D. Lgs. 196/03. A cura della Società offerente sarà in carico il collegamento tra il Centro Servizi della stessa ed il nodo Intranet dell Ente. Tale collegamento dovrà garantire in ogni caso tempi di risposta adeguati alla normale operatività del servizio, quindi tali che qualunque postazione dell Ente non abbia un tempo di risposta sulla singola transazione superiore a 5 secondi. Il servizio deve comprendere l adeguamento delle tabelle, delle voci stipendiali e dei codici assenze e dei parametri dell ambiente elaborativo alle variazioni previdenziali, fiscali e contrattuali a livello nazionale e provinciale. In considerazione della delicatezza dei dati trattati e della necessità di responsabilizzare sempre di più il personale operativo, il servizio dovrà prevedere una traccia di registrazione (log) di tutte le operazioni di modifica, secondo quanto previsto dalla normativa D.Lgs. 196/03. Tale registro delle operazioni effettuate deve essere immodificabile da chiunque ed essere accessibile solo ai responsabili autorizzati. Anche tali eventuali accessi, dovranno essere registrati in modo certo Requisiti funzionali La soluzione offerta si dovrà basare su un Sistema informativo del personale integrato, per le seguenti aree funzionali principali: - modulo Gestione Economica - modulo Rilevazione Presenze Assenze - modulo Gestione Giuridica - modulo Gestione Previdenziale - modulo Gestione Economica (comprensiva di rilevazione presenze)- personale Convenzionato - modulo Gestione Giuridica personale Convenzionato - modulo Reportistica e Sistemi di Controllo - modulo di gestione del self-service (cd. Angolo del Dipendente ) Nel seguito sono dettagliati i sottosistemi sopra citati in termini di requisiti che il sistema offerto dovrà corrispondere obbligatoriamente, pena l esclusione della gara. Si fa notare infine che, i requisiti funzionali di seguito esposti, pur riferendosi principalmente alle figure di personale dipendente dell Azienda, devono ritenersi estesi a tutti gli altri rapporti di lavoro, coerentemente con quanto previsto dalle specifiche tipologie di contratto. 6

7 Il sistema proposto dalle imprese partecipanti dovrà garantire la fornitura di un integrato sistema informativo del personale per le seguenti aree: MODULO GESTIONE ECONOMICA Questo modulo deve assicurare l elaborazione del trattamento economico dei dipendenti comprendendo anche tutti gli aspetti fiscali, previdenziali e gestionali che la normativa prevede abbiano un riflesso sulla gestione economica. Il modulo deve gestire anche tutte le denunce e flussi di dati verso Enti esterni. Elaborazione e stampa del cedolino: Il servizio dovrà provvedere mensilmente all elaborazione ed alla stampa dei cedolini paga del personale. L elaborazione dovrà necessariamente soddisfare le seguenti esigenze: - il cedolino dovrà essere di norma elaborato e stampato b per tutti i dipendenti in servizio alla data di elaborazione, anche se in aspettativa senza assegni, e per i dipendenti cessati dal servizio cui competono emolumenti arretrati; - il pagamento avviene a preventivo (ad esclusione delle voci variabili, quali lo straordinario e le indennità legate alla presenza in servizio); ciò significa che il servizio dovrà considerare la situazione del dipendente al momento della elaborazione (che di norma coincide fra il giorno 16 e il 18 del mese, ad eccezione del mese di dicembre, che viene anticipato al giorno 10); - dovrà essere prevista la possibilità di eseguire, senza nessuna limitazione, elaborazioni mensili di prova, che possono interessare sia dipendenti già trattati con la prima elaborazione (correzioni o cessazioni dal servizio), sia nuovi dipendenti; ciò per consentire il rispetto dei termini di legge per i versamenti dei contributi previdenziali, assistenziali e fiscali; - dovrà essere prevista la gestione automatica di un dipendente che presenta nello stesso mese di liquidazione diverse situazioni di inquadramento contrattuale (es. dipendente inquadrato in una certa qualifica/incarico fino al 12/01 e passato alla qualifica/incarico superiore dal 13/01: qualifiche e incarichi secondo il contratto provinciale del comparto sanità per la Provincia Autonoma di Trento); - gli emolumenti relativi ad anni precedenti dovranno poter essere liquidati contestualmente a quelli ordinari del mese, evidenziandone a parte le relative quote e assoggettamenti; - analogamente dovrà essere trattata la tredicesima mensilità, che di norma viene erogata nel mese di dicembre oppure nel mese di cessazione dal servizio, limitatamente ai ratei maturati; - eventuali voci derivanti dal servizio automatico di ricalcolo dovranno essere inserite nel cedolino del mese; - dovrà essere prevista la possibilità, previa acquisizione dei relativi dati, di effettuare i conguagli fiscali di legge per i dipendenti assunti nel corso dell anno anche relativamente ai periodi di servizio prestati presso altri datori di lavoro; dovrà essere prevista la possibilità di calcolo della rivalutazione monetaria e degli interessi legali secondo le norme vigenti. b Il numero di cedolini stampati su carta è residuale, in quanto per la maggior parte dei dipendenti il cedolino è fornito in modalità elettronica (PDF), comunicato via mail e reso accessibile in modalità self-service nel cd. angolo del dipendente. 7

8 Il servizio dovrà includere degli opportuni moduli per i ricalcoli automatici degli arretrati, sia relativi all anno in corso sia relativi agli anni pregressi. A tal fine dovrà essere prevista la possibilità di eseguire ricalcoli a fronte di gruppi omogenei di dipendenti, dipendenti associati ad un determinato contratto o di un singolo dipendente. Valorizzazione delle voci in base alle presenze: Il servizio dovrà essere in grado sia di liquidare il trattamento economico intero correlato ai profili rivestiti dai dipendenti sia di operare le riduzioni previste dalla legge e dai contratti di lavoro, valorizzandole sulla base delle diverse tipologie di contratti (es.: part time) e delle assenze, mutuate dal modulo rilevazioni presenze e gestione assenze. Elaborazioni a fini previdenziali, assistenziali e fiscali: Attengono a questa fase i conteggi degli imponibili e delle ritenute previdenziali, assistenziali e fiscali, sia a carico del datore di lavoro che del dipendente. Il servizio dovrà essere in grado di eseguire i calcoli secondo le normative di legge vigenti, tenuto conto delle diverse tipologie contrattuali di appartenenza dei dipendenti. Elaborazioni conclusive e stampa cedolino: Si riferiscono a questa fase i calcoli per la determinazione del netto in busta, la predisposizione e la stampa del cedolino. Dovrà essere inoltre consentita la stampa o la ristampa di uno o più specifici cedolini; il servizio dovrà prevedere transazioni di visualizzazione delle singole buste paga anche per i mesi / anni precedenti quello di liquidazione. Adempimenti collegati all elaborazione mensile dei cedolini: Attengono alla produzione di vari elaborati che accompagnano l elaborazione mensile dei cedolini mensili. Gestione dei fondi contrattuali: Il modulo dovrà essere in grado di gestire i fondi previsti per il comparto e la dirigenza contabilizzando le voci retributive generate dalle elaborazioni mensili. Elaborazione e stampa dei modelli CUD: Il servizio dovrà prevedere l elaborazione e stampa dei modelli CUD, secondo le disposizioni di legge, secondo la tempistica e il formato dei tracciati ministeriali fissati da specifica normativa nazionale. In particolare per il CUD dovranno essere presenti le seguenti funzionalità: - la stampa dei modelli alla fine dell anno ed entro due mesi dalla data di cessazione dal servizio di un dipendente; - la ristampa in caso di corresponsione di emolumenti successivamente alla data di cessazione dal servizio; - la ristampa del modello relativo ad un determinato dipendente in caso di smarrimento dello stesso; - l effettuazione del conguaglio a norma di legge per i dipendenti assunti nel corso dell anno con precedenti rapporti di lavoro. Il servizio di recapito del CUD, per i dipendenti che non usufruiscono del servizio on-line, come definito nel presente Capitolato, è compreso nell importo della gara, senza nessun altro onere a carico di APSS. 8

9 Elaborazione e stampa del file F24: Il sistema dovrà elaborare e produrre il file per l amministrazione finanziaria e per la Tesoreria. Deve essere possibile produrre un solo file contenente le tipologie di rapporti di lavoro gestiti con possibilità di modifica ed integrazione dello stesso da parte degli operatori del servizio gestione spese. Elaborazione e stampa dei modelli I.N.P.D.A.P.: Il servizio dovrà prevedere la gestione,la stampa e la produzione dei file relativamente alla denuncia mensile D.M.A. e alla cartolarizzazione prestiti, secondo le normative vigenti. Elaborazione e stampa dei modelli I.N.P.S.: Il servizio dovrà prevedere la stampa e la produzione del file relativo ai modelli I.N.P.S. secondo la normativa vigente. Elaborazione e stampa denunce I.N.A.I.L.: Il servizio dovrà prevedere la stampa delle denunce annuali I.N.A.I.L. secondo la normativa vigente. Elaborazione e stampa denunce O.N.A.O.S.I.: Il servizio dovrà consentire l estrazione dei dati necessari per la denuncia semestrale O.N.A.O.S.I., secondo le disposizioni di legge. Elaborazione e stampa denunce IRAP: Il servizio dovrà prevedere la stampa per la denuncia annuale dell IRAP, relative al personale gestito ed al personale disabile. Elaborazione e stampa dei modelli 770 Il servizio dovrà prevedere la stampa e la produzione dei file, in formato ministeriale, relativi ai modelli 770. In particolare dovrà essere consentito l inserimento di dati provenienti da altre procedure. Devono essere previsti programmi predisposti per la stampa di tabulati di quadratura con i versamenti mensili. Elaborazione modelli 730 in service informatico: Il servizio dovrà prevedere l importazione automatica delle informazioni provenienti, in formato elettronico, dall Agenzia delle Entrate. Devono essere previste funzioni per la gestione manuale dei dati e per la gestione automatica delle rateizzazioni. APSS trasferirà i dati agli operatori della società aggiudicataria che provvederanno all inserimento ed ai conteggi sui singoli cedolini. Elaborazione e stampa del conto annuale: Dovrà essere prevista la produzione dei file relativi al Conto Annuale con il tracciato previsto dalle circolari ministeriali aggregando i dati gestiti nelle tabelle previste dal Conto. Scarico dati per la Tesoreria: L impresa offerente dovrà garantire la produzione e l invio alla banca tesoriere dell Azienda dei dati dei cedolini per l accredito secondo specifico tracciato record. 9

10 Elaborazione flussi informativi: Trattasi di procedure tese alla produzione di tabulati o supporti magnetici contenenti dati elaborati secondo specifiche richieste da Enti esterni. Elaborazione tabulati periodici ed estrapolazioni personalizzate: Il servizio dovrà permettere sia la produzione di semplici report cartacei, sia la visualizzazione di determinati valori aggregati ed analitici (es. elenco dei dipendenti per sesso, per categoria contrattuale, per età anagrafica, per anzianità di servizio etc.), personalizzabili dall utente finale secondo le sue necessità. Nello specifico la gestione riguarderà: - GE01 anagrafe dipendenti/convenzionati (con relativa griglia stipendiale), interinali e giornalisti; - GE02 assunzioni, cessazioni, anagrafe eredi; - GE03 assegnazione storica sede di lavoro (area, cdp, cdr) e qualifica; - GE04 calcolo automatico voci fisse con storicizzazione e scadenza; - GE05 storia congedi straordinari e progressione economica; - GE06 dati retributivi (integrazioni stipendiali, cessioni, pignoramenti, riscatti, polizze, ricongiunzioni, etc.); - GE07 servizi precedenti e anzianità; - GE08 aliquota media e altre assoggettabilità previdenziali e assistenziali; - GE09 gestione del part-time; - GE10 malattia e emolumenti da terzi; - GE11 aspettative e congedi; - GE12 assegno nucleo familiare (attribuzione automatica e invio modello a scadenza); - GE13 storia ruoli nominativi; - GE14 iscrizioni sindacali ed effettuazione trattenute; - GE15 residenza, domicilio, indirizzo, CAP e archiviazione dato storico; - GE15 variabili mensili automatiche, a calcolo, visibilità e modifica cedolino; - GE16 imponibili, conguaglio fiscale, detrazioni Irpef e compensi da terzi (gestione calcolo automatizzata); - GE17 elaborazione modello CUD secondo la normativa vigente, trasmissione via Postel; - GE18 gestione modello 730 e 770 secondo la normativa vigente; - GE19 ritenute di legge e liquidazioni convenzionati; - GE20 elaborati Tesoriere e accredito automatico; - GE21 export verso altre procedure; - GE22 gestione della retribuzione di posizione; - GE23 denunce varie previdenziali e assistenziali, mensili e annuali (DMA secondo la normativa vigente), nonché dichiarazioni INPGI, CASAGIT, INPDAP, INPS, ENPAM, ONAOSI, INAIL; - GE25 inquadramento economico storico; - GE26 predisposizione cedolini e CUD e relativi adempimenti atti alla consultazione on-line nonché all invio a mezzo Postel (le spese postali non sono a carico dell aggiudicataria); - GE27 produzione back-up storico cedolini e modelli CUD per consulto locale; - GE28 integrazione informatica con le procedure INPDAP. MODULO RILEVAZIONI PRESENZE E GESTIONE ASSENZE 10

11 Il servizio dovrà consentire sia il controllo delle presenze in servizio e dello svolgimento dell orario di lavoro sia la gestione delle assenze, programmate e non, relative ai dipendenti. Il modulo dovrà provvedere anche alla gestione delle timbrature e le presenze anche di soggetti per i quali non verrà erogato trattamento economico, fra i quali i dipendenti delle Agenzie di lavoro interinale, ecc. Il modulo deve elaborare automaticamente tutti gli elementi rilevanti ai fini del trattamento economico, provvedendo al passaggio per l elaborazione stipendiale. A fronte di eventi con validità retroattiva deve essere prevista la possibilità di eseguire la rielaborazione con il ricalcolo automatico e il passaggio alla gestione economica dei valori nuovamente determinati. Gli elementi che vengono trasferiti alla gestione economica devono essere corredati dal mese di riferimento. La rilevazione delle presenze riveste per APSS una particolare importanza nella gestione delle risorse umane, deve essere prevista la possibilità di gestione decentrata a livello di reparto/servizio. Avrà quindi particolare rilevanza la gestione di profili di accesso che consentano di definire le funzioni di interrogazione/gestione abbinate a ciascun soggetto e di definire insiemi di popolazione limitate (quali i dipendenti di un reparto/ unità organizzativa). Il modulo dovrà prevedere le gestioni delle seguenti attività: Gestione badge/timbratura: Deve essere garantita la gestione delle timbrature acquisite dal sistema con l abbinamento al soggetto interessato e la disponibilità per le elaborazioni relative alla gestione presenze. Il sistema dovrà prevedere la possibilità che le timbrature siano acquisite da fonti diverse (sms, cellulare, file esterno) e che possano essere causalizzate per tipologia di attività (telelavoro, POA, pronta disponibilità, etc.) garantendo l integrazione delle stesse con quelle acquisite tramite i rilevatori distribuiti sul territorio. Al riguardo, il sistema dovrà recepire timbrature causalizzate da parte del dipendente, direttamente dal rilevatore o, in alternativa, attraverso la funzione di self service Angolo del Dipendente descritta in un altra parte del documento. Il sistema dovrà provvedere altresì a fornire in tempo reale ai responsabili di servizio, la verifica del personale presente in servizio ad una determinata ora del giorno (es. ora di entrata in servizio). Gestione degli orari: Gestione flessibile degli orari di lavoro anche con l attribuzione di modelli orari ad personam o a gruppi di dipendenti attraverso la gestione differenziata della flessibilità in entrata e uscita, delle fasce orarie di presenza obbligatoria, ecc. Ciò risulta necessario al fine di supportare il Progetto di personalizzazione degli orari di lavoro in APSS. Gestione delle presenze: Gestione delle spettanze riconducibili al CCPL, alla contrattazione decentrata, a norme nazionali e provinciali e quanto altro in vigore in tema di gestione di rapporto di lavoro (Pronte Disponibilità, Richiami in servizio, indennità di turno, etc.). Gestione delle assenze: Gestione degli istituti previsti dal CCPL, dal contratto aziendale, da norme nazionali (L. 104/92, L. 53/2000, etc.) e provinciali attraverso l aggiornamento dei relativi codici di assenza. Il modulo dovrà permettere l inserimento dei giustificativi sia a preventivo che ad evento accaduto. 11

12 Deve essere prevista la gestione automatica delle decurtazioni economiche per le tipologie di assenza che lo prevedono, nonché l invio dei flussi informativi riguardo alle aspettative/congedi al programma per la gestione delle risorse umane Peoplesoft. Deve essere prevista la gestione delle acquisizione automatizzata dei certificati/attestati digitali di malattia inviati secondo quanto previsto dalla Circolare 119 del 07/09/2010 dell INPS. Gestione automatica delle quadrature e chiusure: Il modulo dovrà prevedere la gestione automatica delle quadrature di tutti gli eventi a fronte delle chiusure la cui periodicità è indicata da APSS e gestita attraverso un calendario predefinito. Gestione di stampe/export su file e statistiche: Il modulo deve prevedere la gestione e stampa del cartellino mensile. L elaborazione del cartellino può avvenire per singolo dipendente, per gruppi definiti (es. dipendenti in part-time, telelavoratori o che aderiscono al progetto di personalizzazione degli orari, ecc.) o per tutta APSS. Si richiede pertanto di poter identificare sul cartellino delle presenze coloro che hanno aderito a forme di personalizzazione dell orario o ad altre forme di flessibilizzazione dell orario (part.time ecc.) in modo da permettere eventuali estrapolazioni dati sulla base di indicatori definiti per monitorare l efficacia del progetto di personalizzazione degli orari confrontando i dati con quelli degli anni precedenti. La stampa deve essere rielaborabile anche a fronte di eventi con effetti retroattivi con aggiornamento di tutti i progressivi. Devono essere previste stampe o export su file che permettano di consuntivare o dettagliare la situazione (elenco non esaustivo): per periodo per dipendente per tipologia di evento per tipologia di orario per tipologia di assenza per incrocio di 2 o più variabili Nello specifico la gestione riguarderà: - GR01 rilevazione presenze e assenze, con invio flusso informativo delle aspettative/congedi al gestionale Peoplesoft; - GR02 gestione e stampa cartellini e monte ore mensili e annuali; - GR03 flusso variabili mensili da e per gestione economica; - GR04 acquisizione timbrature; - GR05 gestione flessibile dell orario di lavoro (part-time, istituto contrattuale della banca delle ore, progetti aziendali di personalizzazione/flessibilizzazione dell orario di lavoro, ed istituti contrattuali quali le pronte disponibilità, i richiami in servizio, le prestazioni orarie aggiuntive, l attività di supporto alla libera professione etc.); MODULO GESTIONE GIURIDICA La gestione deve assicurare l univocità dei dati e la disponibilità per tutti i sottosistemi individuati. Il sottosistema deve consentire, per ciascun soggetto gestito, anche la gestione di: GG01 - Inquadramento giuridico; GG02 - Inquadramento economico e previdenziale; GG03 - Fascicolo personale; 12

13 GG04 - Ricostruzione carriera, sempre assicurando i requisiti di univocità e disponibilità. GG05 certificazione di servizio. GG06 stato matricolare e di servizio MODULO GESTIONE PREVIDENZIALE Le pratiche previdenziali consistono in: - Certificazioni posizioni previdenziali - modulistica e dichiarazioni INPDAP (Istituto Nazionale di Previdenza per i Dipendenti delle Amministrazioni Pubbliche) - pratiche di pensione - pratiche di liquidazione (Indennità Premio Servizio Trattamento di Fine Rapporto Miste per gli optanti che si iscrivono al fondo pensione complementare) - anticipazioni del Trattamento di Fine Rapporto (TFR) e recupero anticipazioni Indennità Premio Servizio (IPS) erogate negli anni Per quanto riguarda i fondi di previdenza complementare, la gestione riguarda solo gli obblighi in capo all Azienda Sanitaria che, non contemplano la compilazione di pratiche attestanti la situazione dell iscritto. La gestione delle pratiche suddette deve prevedere il trasferimento di tutti i dati necessari nelle procedure INPDAP ( programma pensioni S7 e Passweb ). Il modulo Gestione economica deve assicurare, oltre all assoggettabilità contributiva degli emolumenti, il corretto e completo trasferimento dei dati nelle procedure Inpdap e nella modulistica utilizzata per l elaborazione delle pratiche, che deve necessariamente corrispondere a quanto denunciato in sede di dichiarazione mensile analitica (DMA). Dovranno inoltre essere previsti specifici ambienti di lavoro per l inserimento dei dati relativi a: riscatti e ricongiunzioni, servizio militare, benefici di legge e maggiorazioni di servizio, interruzioni di carriera, cessioni del quinto dello stipendio e pagamenti contributivi pregressi con la previsione dei rispettivi collegamenti e trasferimenti nella DMA e nelle procedure INPDAP. Il servizio dovrà prevedere la gestione integrale della previdenza complementare, un programma di calcolo delle anticipazioni del TFR (pure o miste) e la possibilità di monitorare i movimenti periodici in dette aree di attività. La gestione delle pratiche di liquidazione (Indennità premio di servizio e Trattamento di fine rapporto) deve prevedere la compilazione automatica dei rispettivi modelli 350/P, foglio aggiuntivo, TFR1 e TFR2 e consentire la simulazione del calcolo di ambedue le tipologie di liquidazione. E inoltre necessaria la possibilità di registrazione individuale di tutti gli elementi che concernono il diritto alla liquidazione, l iscrizione al fondo di previdenza complementare e le anticipazioni dell IPS e del TFR. Nello specifico la gestione riguarderà: GP01 export dati giuridici ed economici verso procedure INPDAP GP02 gestione e calcolo IPS attraverso elaborazione del mod. 350/P GP03 gestione e calcolo TFR con produzione dei modelli TFR1 e TFR2 con distinzione tra TFR puro e TFR del personale iscritto al fondo pensione complementare per il quale è necessario avere anche l elenco delle voci accessorie utili al TFR come da previsione contrattuale GP04 gestione integrale pensione complementare storicizzata ed elaborazione tracciato trimestrale per versamenti contributivi al fondo previdenza complementare 13

14 GP05 programma di calcolo anticipazioni del TFR con collegamento dei dati da riversare nel mod. 770 GP06 ambiente di lavoro riservato a dati previdenziali puri con collegamento ai rispettivi campi della denuncia mensile analitica e del programma S7 GP07 possibilità di estrapolazione di dati aggregati necessari per una corretta gestione di tutte le attività sopra descritte MODULO GESTIONE ECONOMICA - CONVENZIONATO Nello specifico la gestione riguarderà: - GEC01 anagrafe medici e griglia stipendiale; - GEC02 assunzioni, cessazioni, anagrafe eredi; - GEC03 assegnazione storica sede di lavoro (area, cdp, cdr) e qualifica; - GEC04 calcolo automatico voci fisse con storicizzazione e scadenza; - GEC05 storia congedi straordinari e progressione economica; - GEC06 dati retributivi (integrazioni stipendiali, cessioni, pignoramenti, riscatti, polizze, ricongiunzioni etc.); - GEC07 servizi precedenti e anzianità; - GEC08 aliquota media e altre assoggettabilità previdenziali e assistenziali.; - GEC09 gestione del part-time; - GEC10 malattia e emolumenti da terzi; - GEC11 aspettative e congedi; - GEC12 assegno nucleo familiare (attribuzione automatica e invio modello a scadenza); - GEC13 storia ruoli nominativi; - GEC14 iscrizioni sindacali ed effettuazione trattenute; - GEC15 residenza, domicilio, indirizzo, CAP e archiviazione dato storico; - GEC15 variabili mensili automatiche, a calcolo, visibilità e modifica cedolino; - GEC16 imponibili, conguaglio fiscale, detrazioni Irpef e compensi da terzi; - GEC17 elaborazione modello CUD secondo la normativa vigente, trasmissione via Postel nonché visualizzazione on-line del modello stesso; - GEC18 gestione modello 730 e 770 secondo la normativa vigente (opzionale); - GEC19 ritenute di legge e liquidazioni convenzionati; - GEC20 elaborati Tesoriere e accredito automatico; - GEC21 export verso altre procedure; - GEC22 monitoraggio fondi per istituti contrattuali e ripartizione; - GEC23 denunce varie previdenziali e assistenziali mensili e annuali (DMA secondo la normativa vigente) (opzionale); - GEC24 banca dati giuridico - economici ai fini previdenziali; - GEC25 inquadramento economico storico; - GEC26 export dati verso procedure ENPAM/ENPAP o in generale verso gli enti previdenziali di competenza; - GEC27 gestione e calcolo Premio Fine rapporto - GEC28 rilevazione presenze e gestione turni e assenze prevedibile solo per categoria Specialisti ambulatoriali, Professionisti ambulatoriali, Guardie Mediche con inclusa reperibilità; - GEC29 gestione cartellini e monte ore mensili e annuali; - GEC30 flusso variabili mensili da e per gestione economica; - GEC31 scarico timbrature; - GEC32 predisposizione cedolini e CUD e relativi adempimenti atti alla consultazione on-line nonché all invio a mezzo Postel (le spese postali non sono a carico dell aggiudicataria); 14

15 - GEC33 produzione cd storico cedolini e modelli CUD per consulto locale; - GEC34 gestione turnistica flessibile esemplificando soprattutto per gli specialisti ambulatoriali con previsione della gestione dell orario tipo: una volta al mese, il primo e secondo lunedì del mese, una volta ogni 15 gg; - GEC35 per Guardie mediche programmazione della turnistica preventiva con turno preventivo, con verifica e consuntivazione (INTEGRAZIONE CON IL SISTEMA INFORMATIVO TERRITORIALE); - GEC36 consultazione presenze via browser, modulistica di richiesta on-line per assenze; - GEC37 prevedere l acquisizione di file riepilogativi delle scelte/revoche per le quote variabili dei MMG/PLS. MODULO GESTIONE GIURIDICA - CONVENZIONATO Nello specifico la gestione riguarderà: - GGC01 stato matricolare e di servizio; - GGC02 ricostruzione carriera e fascicolo personale; - GGC03 certificazione di servizio; MODULO REPORTISTICA E SISTEMI DI CONTROLLO a. Caratteristiche generali del modulo reportistica Query e Report rivolti all utente Il sistema deve offrire delle richieste di estrazioni dati per la generazione di report (online o in remoto) precatalogate e rivolte agli utenti finali senza specifiche conoscenze informatiche. Il sistema deve consentire ad un utente non esperto di creare delle nuove richieste di estrazioni dati anche complesse da utilizzare successivamente nella reportistica. Ogni generazione e sottomissione delle richieste sarà sottoposta ai controlli sulle autorizzazioni relativi ai dati e alle popolazioni trattate. Deve essere inoltre possibile per una figura di supervisore definire dei modelli di estrazioni utilizzabili in seguito da altri utenti del sistema. Definire Classi di Cluster La funzione è attivata per la definizione e la memorizzazione di criteri di filtro su un insieme di dati del sistema, i criteri di filtro (classi di cluster) sono definibili dagli utenti e salvabili nel sistema. I criteri di filtro sono richiamabili per essere applicati una o più volte dal sistema per estrarre elenchi di dipendenti che soddisfino le condizioni imposte dal criterio di filtro. Alcuni criteri ad esempio potrebbero essere: - tutti i dipendenti che hanno una specifica posizione, profilo, specializzazione, anzianità; - tutti i dipendenti assenti per maternità o congedo parentale in un dato periodo; - tutti i dipendenti divisi per sesso o per età ecc. Estrarre target da una classe di cluster La funzione è attivata da un utente per applicare al sistema un criterio di filtro (classe di cluster). L esecuzione del criterio produrrà un elenco di dipendenti che potrà essere salvato con nome definito dall utente e/o indirizzato verso una delle funzionalità del sistema. 15

16 Ad esempio l applicazione della classe di cluster Estrazione infermieri ospedalieri con anzianità di 3 anni fornisce un elenco composto dai destinatari di una particolare comunicazione, o destinatari di una o più azioni di un workflow. Le caratteristiche generali sopra descritte offriranno la possibilità di estrazione dati anche non strutturati per l effettuazione da parte dell APSS di ulteriori elaborazioni rispetto a quelle standard (esempio: incrocio dati timbrature presenze con timbrature terminali mensa con dati provenienti dall utilizzo lunch tronic) b. Lista report specifici su formato standard: Le caratteristiche generali dello strumento di reportistica sopra illustrate sono rivolte a soddisfare le necessità di analisi dei dati del personale anche non ancora specificate. Sono tuttavia già previsti i seguenti report, fruibili dai veri livelli di responsabilità aziendale (non solo dalla direzione del personale, ma da parte di direttori, dirigenti, coordinatori, etc.): - SD01 analisi di utilizzo delle risorse umane per area, centro di produzione, centro di responsabilità, centro di costo,; - SD02 adempimenti previsti da norme provinciali / nazionali riguardanti la trasparenza amministrativa (esempio cd. Riforma Brunetta: indicatori di assenteismo, retribuzioni dirigenti, etc ); - SD03 proiezioni di costi del personale sia per cassa che per competenza, simulazione e valutazione di applicazione di istituti contrattuali; - SD05 analisi budget straordinari assegnato a U.O./servizi e individuali; - SD06 analisi su istituti quali straordinari, PD liquidate, Richiami in Servizio, ore lavorate, ore didattica, libera professione; - SD07 analisi su istituti quali ferie ed altre tipologie di assenze; - SD08 adempimenti previsti per la stesura del rapporto sulla situazione del personale prevista dall art. 9 lex 125/91: azioni positive per la realizzazione parità uomo donna; - SD09 elaborazioni a richiesta di APSS per la redazione ad hoc del bilancio sociale; c. Sistemi di controllo: - SD0A sistemi di controllo delle componenti variabili della retribuzione inserite manualmente, implementando un alert automatico per importi anomali; - SD0B implementazione di un sistema di autorizzazioni da parte del dirigente responsabile sulle modifiche delle anagrafiche, conti correnti ed elementi che incidono sulla retribuzione (esempio fasce) gestiti manualmente dagli operatori; - SD0C monitoraggio degli iter e delle pratiche del personale attraverso un sistema di workflow; - SD1F monitoraggio fondi per tutti gli istituti contrattuali, utilizzabile da tutti i servizi centrali interessati, con possibilità di dettaglio e ripartizione per tipologia di fondo e con cadenza mensile; MODULO CONSULTAZIONE E RICHIESTE IN MODALITA SELF-SERVICE Il sistema dovrà mettere a disposizione strumenti di tipo Self-Service che garantiscano la decentralizzazione di alcune attività dalla Direzione del Personale verso la dirigenza, i dipendenti, in particolare demandando ad essi la compilazione o revisione di transazioni e documenti nelle varie fasi del processo. Le funzionalità demandate ai dipendenti in modalità self-service dovranno essere completamente fruibili da qualunque posto di lavoro, interno o esterno all organizzazione, che ospiti un web browser standard e con assenza di software sul client. L obiettivo e di rendere accessibile qualunque componente 16

17 applicativa a qualunque tipologia di utenza e di minimizzare e semplificare il lavoro in genere molto oneroso di manutenzione ed installazione. Le informazioni consultabili e/o aggiornabili via self-service sono accessibili ai responsabili e alla direzione del personale e a ciascun dipendente per i documenti che lo riguardano. Gli accessi saranno sempre gestiti secondo i livelli di autorizzazione concessi. In particolare, l aggiudicataria dovrà garantire la possibilità per il dipendente di consultare, tramite browser, in un cd. Angolo del Dipendente il proprio cedolino paga, il CUD annuale, i fogli presenze/assenze ed il modulo per detrazioni fiscali e relativa richiesta. In aggiunta, il dipendente avrà la possibilità di consultare e/o integrare le timbrature mancanti o anomale ed avrà la possibilità di effettuare un monitoraggio veloce e chiaro sulla situazione del monte ore lavorato rispetto al dovuto nella settimana, mese, anno di riferimento o ad una certa data. Qualora sia stabilita una fascia oraria di presenza obbligatoria avrà la possibilità di verificare eventuali scostamenti (possibilità che può essere prevista anche nella sezione report come controllo da parte del responsabile) Analogamente il sistema dovrà consentire la richiesta di istituti contrattuali quali ferie, permessi, ecc. nonché la visualizzazione in tempo reale della situazione delle ferie fruite e da fruire. Più precisamente, il modulo in modalità self-service comprenderà le seguenti funzioni: Consultare Cedolino paga La funzione è attivata dal dipendente per accedere ai dati contenuti nel cedolino. Consultare CUD La funzione è attivata dal dipendente per accedere al proprio modulo CUD. Per quanto riguarda il modulo di consultazione e gestione delle timbrature e assenze, sono richieste le seguenti funzioni: Rilevazione presenze ed anomalie di orario La funzione è attivata in automatico dal Sistema; in corrispondenza dell attività di rilevazione presenze, il sistema confronta gli orari rilevati con quanto previsto nel profilo orario del dipendente e, nel caso di discordanza, il sistema segnala l anomalia. In tal modo il dipendente, nel consultare le proprie timbrature nell angolo dipendente, avrà evidenza dell anomalia e provvederà ove possibile a regolarizzare la propria posizione, mediante invio dell autorizzazione al responsabile. Richiedere utilizzo istituti vari La funzione è attivata dal Dipendente per usufruire di istituti vari (ferie, permessi, assegno nucleo familiare, formulazione richiesta detrazioni fiscali) che richiedono autorizzazione preventiva mediante accesso on line alla funzione di richiesta; il dipendente compila il form e lo inoltra al responsabile mediante sistema; l approvazione avviene direttamente attraverso il sistema da parte del responsabile che autorizza o respinge la richiesta (informando, a sistema, l interessato e SAP locale). Approvare richieste utilizzo istituti vari 17

18 La funzione è attivata dal Diretto responsabile del dipendente che ha richiesto di usufruire di istituti vari (ferie, permessi, ), per approvare o meno la richiesta effettuata. Correggere Anomalie La funzione è attivata dal Dipendente per correggere le anomalie orarie che gli sono state segnalate, una volta compilata la richiesta di correzione anomalia questa passa per approvazione al responsabile del dipendente. Una volta approvata diventa disponibile per il SAP. Approvare Correzione di Anomalie La funzione è attivata dal Diretto responsabile del dipendente per approvare le richieste di correzione relative alle anomalie orarie del personale alla propria dipendenza. Una volta approvata la richiesta di correzione diventa disponibile per il SAP. Le funzioni di approvazione (con un solo livello o step autorizzativo, con possibilità di delega) contenute nei requisiti sopradescritti dovranno essere assicurate attraverso la corretta mappatura della struttura organizzativa di APSS, e in particolare delle dipendenze tra responsabile e collaboratore/i aggiornate tramite interfaccia dal sistema PeopleSoft HCM. Nuove funzioni per SEGRETERIE/Sciopero La legge 146/1990 obbliga le aziende a comunicare tempestivamente quante persone hanno aderito a sciopero, comunicando altresì il numero dipendenti operativi ed il numero dei dipendenti assenti per altro motivo. Tali comunicazioni, sanzionate se tardive (ore 13 oppure ore 13 del giorno dopo se sciopero di 24 ore), dovrebbero poter essere svolte tramite l angolo dipendente con una funzione dedicata alle segreterie. Utenti appositamente identificati dovranno avere un menù che consenta la compilazione di suddetto modulo. Il gestore dovrà poi interrogare il sistema per ottenere la reportistica da comunicare, nonchè vedere chi non ha provveduto alla compilazione L elenco delle funzionalità obbligatorie sopra riportato non deve considerarsi esaustivo di tutte le prestazioni richieste; nel caso di altre prestazioni non espressamente elencate ma funzionali e necessarie per una corretta gestione degli adempimenti fiscali, contributivi e previdenziali dovranno essere rese senza alcun onere aggiuntivo per l Azienda: a. l applicazione di tutte le norme legislative e contrattuali nazionali e provinciali (e relativo supporto di consulenza normativa, previdenziale e fiscale) che verranno emanate, quali, ad esempio, i nuovi contratti di lavoro provinciali e decentrati aziendali durante tutto il periodo di durata dell appalto; b. il supporto sistemistico e tecnico/applicativo per i servizi sopraelencati e per l estensione del processo di informatizzazione del sistema informativo direzionale; c. la facilità di adeguamento e di riprogettazione dei processi e delle soluzioni tecnologiche, adeguate ai processi di cambiamento aziendale; d. la fornitura della documentazione lato utente relativa alla spiegazione delle singole maschere e relativo help on line; e. interfaccia utente amichevole (vedi art. 2.6 Requisiti Tecnologici e non funzionali ); 18

19 f. la procedura di rilevazione delle presenze dovrà garantire il mantenimento dell attuale rete di rilevatori e relativi monitor di scarico/interfaccia; g. per garantire continuità ai servizi informatici già in essere la procedura dovrà garantire l identificazione del personale anche con l attuale matricola; h. considerato che l APSS utilizza un applicativo specialistico per la gestione delle Risorse Umane prevedere una interfaccia di collegamento per l acquisizione validata di alcune informazioni di base; per garantire la massima capacità d integrazione è richiesta al sistema la capacità di integrazione tramite l adozione estensiva di formati XML e dei protocolli di scambio da esso derivati (Web Services e tecnologie complementari). i. per consentire il monitoraggio di fenomeni occasionali (accessi mensa, timbrature anomale, manuali, timbrature effettuate fuori sede, etc.) il sistema delle presenze dovrà consentire l estrazione particolareggiata di dati in forma parametrica; 2.5. Requisiti d integrazione INTERFACCE CON I SISTEMI ESTERNI Le interfacce del sistema con altre applicazioni utilizzate da APSS per coprire i processi di Gestione delle risorse umane ed economiche di APSS comprendono, tra gli altri, i seguenti sottosistemi: - Sistema Informativo Direzionale, - Bilancio EUSIS/IMPERS, - Sistema Bancario, Postel, - Enti Previdenziali, Agenzia delle Entrate, S/7 e Passweb Inpdap, - SSI/Ldap, SSI/repliche, - Sistema Informativo Territoriale - Sistema Informativo Ospedaliero - Gestione Formazione e Crediti Formativi ECM (NBS) - Sistema di Gestione delle Risorse Umane People Soft HCM. Oltre alle integrazioni con le applicazioni sopraelencate è richiesto di fornire un interfaccia atta alla raccolta di timbrature provenienti da altra fonte (dispositivi usabili in mobilità) rispetto ai timbratori tradizionali. In particolare l APSS intende utilizzare il cellulare per la comunicazione di entrata/uscita dedicando a questo servizio appositi numeri telefonici. Il sistema dovrà acquisire un file contenente cellulare/data/ora. Il file opportunamente processato per renderlo congruente alle normali timbrature dovrà passare la fase di validazione con un meccanismo come quello già indicato più avanti, con analoga segnalazione di anomalie riscontrate e possibilità di tracciatura. Interscambio dati Trattandosi di sistemi tra di loro non omogenei, sviluppati su piattaforme e con tecnologie differenti, e per i quali non è richiesto un allineamento sincrono, lo strumento raccomandato per lo scambio di informazioni tra sistemi è l utilizzo di file in formato XML. Il Sistema metterà a disposizione un protocollo di scambio basato su file in formato XML, per un operatore sarà possibile definire il formato dei file da estrarre dal sistema nel rispetto dei vincoli e della loro struttura intrinseca. Da tali dati estratti in formato intermedio XML sarà poi possibile applicando gli opportuni filtri di conversione riscrivere i dati nei sistemi di cui sopra. Tali filtri saranno definiti ad hoc applicazione per applicazione e non potranno essere realizzati che da personale informatico. 19

20 Analogamente il sistema dovrà essere in grado di acquisire dati dall esterno mediante files standard XML definibili dall utente. Anche in questo caso i filtri e le applicazioni di caricamento non potranno che essere sviluppati da personale informatico. Tra le interfacce elencate sopra sono di seguito specificate le interfacce richieste tra il sistema e l applicazione PeopleSoft HCM. Interfacce tra il sistema e l applicazione PEOPLESOFT HCM Le interfacce richieste tra il sistema in oggetto e People Soft HCM si possono suddividere nei seguenti flussi: a. Flusso APSS RU (PeopleSoft HCM) -> Sistema Paghe e Stipendi Dati anagrafici ed eventi dipendenti e convenzionati b. Flusso Sistema Paghe e Stipendi-> APSS RU (PeopleSoft HCM) Aspettative/Congedi c. Flusso Sistema Paghe e Stipendi-> APSS RU (PeopleSoft HCM) Dati periodici ore lavorate/assenteismo per dipendente d. APSS RU (Peoplesoft HCM) -> Sistema Paghe e Stipendi Organigramma aziendale dipendenze gerarchiche Quest ultimo flusso (d), sarà implementato per gestire le relazioni gerarchiche tra dipendente e responsabile/i - ad esempio per approvare le correzioni delle timbrature (anomalie) inserite in modalità self-service da ogni dipendente: si tratta di una funzionalità presente tra i Servizi Aggiuntivi del presente c.s. La modalità d implementazione delle interfacce con il sistema PeopleSoft dovrà essere precisata nel corso del progetto, in funzione dei metodi e delle tecnologie messe a disposizione. Ad esempio per confermare la periodicità ed i metodi di trasferimento dei dati e per definire quali dati anagrafici inseriti in uno dei due sottosistemi non dovrà essere aggiornabile nell altro, in modo da evitare disallineamenti (ad es. le variazioni all indirizzo di residenza, in quanto comprese nel flusso monodirezionale dei dati da APSS RU, non potranno essere inserite nel Sistema Paghe e Stipendi). E da sottolineare che i flussi in ingresso e in uscita da Peoplesoft HCM devono essere realizzati, laddove necessario, secondo una logica incrementale; il sistema dovrà essere in grado di fornire ed acquisire le sole differenze rispetto al flusso precedente. Vista la delicatezza del flusso relativo alle anagrafiche dipendenti, in allegato sono fornite le specifiche di alto livello dell estrazione dati di cui al punto (a) APSS RU (PeopleSoft HCM) -> Sistema Paghe e Stipendi/Dati anagrafici dei dipendenti. Ciò a scopo di valutazione del grado di complessità delle attività da parte dell offerente. E da sottolineare che per integrare i dati estratti nel proprio sistema, l interfaccia prevederà l implementazione sia di regole automatiche e sia l eventuale intervento di un operatore formato per la necessaria validazione. Solo dopo l avvenuta validazione (con regole predefinite o con l intervento di un operatore) il dato potrà essere processato automaticamente. L interfaccia dovrà essere tenuta traccia di tutte le comunicazioni, sia di quelle andate a buon fine e sia evidenziando le comunicazioni non acquisite. - previa validazione, automatica o manuale, e dopo il trattamento, il dato presente nel sistema d integrazione dovrà essere targato come processato con l indicazione dell esito con la specifica su eventuali errori. - il monitor dovrà essere facilmente parametrabile per consentire o meno l invio di ogni tipologia di dato trasmesso Analogamente l aggiudicataria dovrà veicolare l uscita verso 20