AUDIT DI VERIFICA RELATIVO ALLE ATTIVITA' DEL RESPONSABILE DEL SISTEMA DI GESTIONE QUALITA E FUNZIONI REFERENTI ( NORMA UNI EN ISO 9001:2008 )

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1 ATTIVITA' DEL RESPONSABILE DEL SISTEMA DI Pag. 1 di 31 SCOPO DELL AUDIT ANALISI DELLE ATTIVITÀ AFFERENTI AL RESPONSABILE DEL SISTEMA GESTIONE QUALITA DEL LICEO NEWTON PROF. VINCENZO MAIORINO E FUNZIONI REFERENTI COERENZA DEI MONITORAGGI CON LA CRITICITÀ DEI PROCESSI DI SERVIZIO REALIZZATI PRESSO IL LICEO, SIA IN TERMINI DI EFFICACIA, CHE DI IMPATTO SUI SERVIZI DESTINATI AGLI UTENTI VERIFICARE IL RISPETTO DEI REQUISITI DI CONFORMITÀ DEL SITEMA DI GESTIONE ALLA UNI EN ISO 9001:ED. 2008, TRAMITE LA RACCOLTA DI EVIDENZE OGGETTIVE DA RIPORTARE NELLA CHECK LIST INSERITA NEL DOCUMENTO MODALITA OPERATIVE Punti soggetti ad osservazione : - Responsabilità della direzione ( 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6) - Gestione delle risorse ( 6.1, 6.2, 6.3, 6.4) - Pianificazione della realizzazione del servizio scolastico ( 7.1) - Processi relativi al cliente ( 7.2) - Progettazione e sviluppo ( 7.3) - Approvvigionamento ( 7.4) - Produzione ed erogazione del servizio ( 7.5) - Tenuta sotto controllo delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione ( 7.6) - Misurazioni, analisi e miglioramento ( 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5) CHECK LIST VERIFICATA ED APPROVATA DAL RESPONSABILE DELL AUDIT : Ing G.MIELE

2 AUDIT DI VERIFICA RELATIVO ALLE ATTIVITA' DEL RESPONSABILE DEL SISTEMA DI Pag. 2 di 31 Punti della UNI EN ISO 9001:ED Organizzazione Gestione documentazione del SQ Riesame direzione Miglioramento Commerciale ( processi relativi all utente) Approvvigionamento Gestione risorse umane Progettazione Servizio scolastico

3 ATTIVITA' DEL RESPONSABILE DEL SISTEMA DI Pag. 3 di 31 Par CHECK - LIST - NORMA UNI EN ISO 9001: 2008 RISCONTRI OGGETTIVI / NOTE PRE AUDIT PRECEDENTE / PRELIMINARI Pre 1 Sono state attuate le azioni correttive e/o preventive derivanti dai rilievi scaturiti nel precedente Audit? Da parte degli Ispettori dell Ente Certificativo GLOBE, nel corso dell Audit del 21 maggio 2013, è stata effettuata una raccomandazione. Le attività oggetto della raccomandazione sono state acquisite dallo staff di direzione e sono state oggetto delle conseguenti attività di miglioramento ed azioni correttive. Il presente audit è indirizzato al responsabile del Sistema di gestione, Prof Maiorino ed allo staff di direzione. Dopo attenta valutazione sull opportunità di mantenere attivo l iter di mantenimento dell accreditamento Regionale dell Istituto, monitorato dallo stesso Responsabile Sistema Qualità,si è pervenuti alla decisione di sospendere le attività ad esso connesse. Pre 2 L'organizzazione ha stabilito, documentato, attuato, tenuto aggiornato e migliorato con continuità ed efficacia il proprio sistema di gestione per la qualità (SGQ), in accordo con i requisiti norma di riferimento? Sono state apportate modifiche alla documentazione del Sistema di Garanzia della Qualità, in particolare al Manuale di Garanzia della Qualità e all organigramma rispetto al precedente Audit? Il Liceo ha tenuto aggiornato con continuità ed efficacia il proprio sistema di gestione per la qualità (SGQ). Il Manuale di Gestione della Qualità è stato aggiornato in accordo con la nuova Norma UNI EN ISO 9001:edizione Il Manuale di Qualità è in Revisione 4 datata 13 gennaio 2014.

4 ATTIVITA' DEL RESPONSABILE DEL SISTEMA DI Pag. 4 di 31 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA' 4.1 REQUISITI GENERALI Il SGQ è stato impostato, nell'ottica dell'aggiornamento e del miglioramento dell'efficacia, tenendo conto dei seguenti elementi? A - Identificazione di tutti i processi coinvolti nel SGQ del Liceo B - Definizione chiara delle interazioni tra tutti i processi C - Definizione dei criteri e delle tipologie di controllo dei vari processi, in particolare per i processi primari, in ottica di efficacia di funzionamento e controllo D - Individuazione e messa a disposizione delle risorse / informazioni per garantire l'efficace funzionamento e monitoraggio dei processi E - Definizione dei momenti di monitoraggio / misurazione ed analisi dei dati dei processi IL Liceo pianifica e sviluppa i processi richiesti per la realizzazione servizio. La pianificazione e la realizzazione è coerente con i requisiti degli altri processi del sistema di gestione per la qualità. Sono identificati : i processi primari i processi trasversali di supporto i processi trasversali di miglioramento Effettuata la mappatura dei processi (vedere p.to 8.2.3) (vedere p.ti 5.6 & 6.2) L organizzazione definisce i monitoraggi e gli indicatori necessari per sostenere un efficace ed efficiente operatività dei processi realizzati. Conforme a quanto stabilito nel manuale di gestione (Revisione 4 del 13/01/2014) e nelle connesse procedure di servizio. F - Impostazione delle azioni necessarie per l'ottenimento dei risultati pianificati e dei piani di miglioramento (vedere p.ti 5.4; 5.6; 8.5.1)

5 Pag. 5 di 31 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA' 4.2 REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTRAZIONE Generalità La documentazione predisposta per il SGQ del Liceo, comprende i seguenti elementi? A - Politica della Qualità, con indirizzi e obiettivi generali, in edizione aggiornata; La Politica della Qualità del Liceo Newton, con indirizzi ed obiettivi generali, è presente nel manuale e divulgato agli operatori mediante sito e comunicati al Collegio Docenti ( verbale CdC settembre 2013) e nelle bacheche del Liceo. Gli obiettivi periodici sono stabiliti in sede di riesame di direzione e opportunamente portati a conoscenza di tutte le parti interessate o con apposito documento emesso dalla dirigenza del Liceo B - Manuale di gestione per la qualità; Conforme alla Norma UNI EN ISO 9001:edizione C - Procedure operative documentate, connesse al MQ, soddisfacenti le prescrizioni di procedure scritte della presente Norma e inclusive almeno Conformi alle esigenze del Liceo NEWTON ed alla norma di dei processi primari individuati dall'istituto; riferimento sopra citata D - Altri documenti in grado di garantire efficacemente la pianificazione, l'operatività e i criteri di controllo (es. istruzioni, modulistica, ecc.); E I supporti, cartacei e informatici, per le registrazioni della qualità di servizio Verificata a campione la presenza della prevista documentazione di controllo dei processi del servizio scolastico ( Verbali dei Consigli delle Classi LS/LC, Circolari via , documentazione in formato digitale, registro documenti :per la formalizzazione delle verifiche vedere più avanti ai punti specifici ). Conformi alle esigenze del Liceo ed a quanto procedurizzato. Conformi a quanto stabilito nel Manuale di Gestione della Qualità e nelle procedure gestionali

6 Pag. 6 di 31. Manuale delle Qualità Il MQ predisposto, contempla i seguenti aspetti? A - Campo di applicazione del SGQ del Liceo, esclusioni eventuali dichiarate e motivate B - Riferimenti alle procedure operative di SGQ, descrizione dei processi previsti dalla Norma applicata e non coperti da procedure dedicate; C - Prospetto di interazione, inclusivo di tutti i processi coinvolti nel SGQ del Liceo (primari, trasversali di supporto, trasversali di miglioramento ) Tenuta sotto controllo dei documenti È disponibile una procedura documentata per il controllo dei documenti? I documenti di origine esterna sono identificati e distribuiti i in modo controllato? (modalità del loro aggiornamento) I documenti e i dati sono verificati ed approvati da personale autorizzato prima della loro emissione? I documenti sono riesaminati, aggiornati e riapprovati? Sono identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti? I documenti sono leggibili e chiaramente identificabili / rintracciabili? Presenti e conformi a quanto stabilito. Presenti e conformi Presenti sul manuale della qualità e conformi a quanto stabilito a livello di procedure di gestione Procedura DOC-01 : Redazione, verifica, emissione e distribuzione delle Procedure, delle Istruzioni e dei moduli del Sistema di Gestione per la Qualità Conforme Verificate le modalità di identificazione e distribuzione : conformi a quanto stabilito per le istituzioni scolastiche Verificate a campione le modalità di aggiornamento dei documenti. (Circolari via , Documentazione in formato digitale : per la formalizzazione delle verifiche vedere più avanti ai punti specifici ) ( aggiornamento al 29/01/14) Esito positivo della verifica. Verificata, a campione,la coerenza tra gli elenchi documenti e i documenti stessi,che risultano identificabili e rintracciabili. Verificate le modalità di conservazione:l attività è favorita dal ricorso all uso del sistema informatico

7 Pag. 7 di Tenuta sotto controllo delle registrazioni È disponibile una procedura documentata per il controllo dell'attività? Vige la Procedura DOC-02 Gestione dei documenti di registrazione della qualità e analisi dei dati Conforme Le registrazioni della qualità sono identificate, raccolte, catalogate ed aggiornate? Le registrazioni della qualità sono archiviate, conservate e sono di facile accesso alle Funzioni autorizzate? Verificate le modalità di conservazione, raccolta, catalogazione ed aggiornamento ( aggiornamento al 29/01/14). Da ottobre 2013 è stata avviata una nuova sezione del sito web, dedicata al Sistema Gestione Qualità, in cui è reperibile tutta la modulistica sia da genitori e studenti, sia da docenti e personale della segreteria. Il sito cerca di rendere trasparente l attività di miglioramento e si propone di mettere a disposizione di tutti la documentazione del SGQ e i risultati dell autovalutazione. Conforme La modulistica, le guide all uso della modulistica, le circolari interne e ogni altro documento ad uso e consumo dei docenti è reperibile su hard disk virtuale, raggiungibile anche da casa. La modulistica della qualità è recuperale su questo spazio Le registrazioni della qualità sono archiviate e conservate in conformità a quanto stabilito nella procedura DOC-02 Attività conformi a quanto stabilito nel Sistema di Gestione ed in continuo miglioramento.

8 Pag. 8 di 31 5 RESPONSABILITA' DELLA DIREZIONE 5.1 IMPEGNO DELLA DIREZIONE La Direzione, si è impegnata concretamente per lo sviluppo e la messa in atto del SGQ, in ottica di miglioramento in efficacia, attraverso le seguenti attività? a - Formulazione ed emissione della Politica per la Qualità; b - Definizione dei risultati e degli obiettivi della qualità c - Effettuazione di Riesami della Direzione secondo la periodicità definita a) La Direzione ha designato il Responsabile Gestione Qualità quale Rappresentante della Direzione stessa,con l autorità di assicurare l applicazione del Sistema di Gestione.La Politica per la Qualità è inserita sul manuale della Qualità. (4.2.1 ) b) Comunicazione al collegio docenti di settembre La responsabilità esecutiva del Sistema di Gestione per la Qualità conferisce alla Funzione Gestione Qualità, che dipende direttamente dalla Direzione, l autorità e la necessaria autonomia ed indipendenza dalle altre Funzioni del Liceo per proporre, attuare e mantenere operativi gli appropriati interventi per prevenire il verificarsi di non conformità nei processi e per promuovere il miglioramento c)verificata la bozza del Riesame della Direzione :il documento sarà presumibilmente emesso entro il 28 febbraio Il documento risulta adeguato, puntuale ed esaustivo in relazione ai diversi punti del Sistema di gestione. Osservazione n 1 Il documento ufficiale relativo al Riesame della Direzione 2014 è stato esaminato in bozza,ma non è ancora stato emesso : il responsabile del sistema assicura che sarà emesso entro il 28 febbraio 2014, quando gli perverranno alcuni dati richiesti alle commissioni costituite.

9 Pag. 9 di POLITICA PER LA QUALITA' La Direzione garantisce, formalmente che la politica per la qualità contempli le seguenti caratteristiche? A - Sia appropriata e coerente con le attività svolte dal Liceo NEWTON. B - Contempli l'impegno al soddisfacimento dei requisiti di SGQ e al relativo miglioramento continuo nell'ottica dell'efficacia; C - Sia comunicata / diffusa ufficialmente e compresa all'interno del Liceo NEWTON D - Sia riesaminata periodicamente per accertarne l'adeguatezza alle caratteristiche ed esigenze del Liceo NEWTON La politica della qualità,inserita nel manuale di gestione, è conforme e coerente con le attività svolte del Liceo Newton. ( aggiornamento al 29/01/2014) Verificato la bozza del Piano di miglioramento : il documento sarà emesso a conclusione del riesame della direzione. Il documento appare adeguato, puntuale ed esaustivo in relazione ai diversi punti del Sistema di gestione. Osservazione n 2 Il documento ufficiale relativo al Piano di miglioramento 2013 è stato esaminato in bozza,ma non è ancora stato formalmente emesso: il responsabile del sistema,prof. Maiorino, assicura che lo sarà a conclusione del riesame della direzione previsto per la fine del mese di febbraio Diffusa ufficialmente mediante bacheche ed sul sito del liceo ; comunicata, se necessario, mediante riunioni del personale docente e non docente. Previsto,al minimo, un riesame di direzione annuale

10 Pag. 10 di PIANIFICAZIONE Obiettivi per la qualità L'alta direzione definisce periodicamente degli obiettivi per la qualità per le principali funzioni/processi del Liceo NEWTON? Tali obiettivi: A - Sono coerenti con i requisiti contrattuali di conformità del servizio? Obiettivi coerenti e conformi Verificatala presenza e la significatività degli indicatori per la determinazione dei nuovi margini di miglioramento B - Sono formulati attraverso indicatori quantificati e misurabili? Verificata nella bozza del Riesame della Direzione del corrente anno che riporta indicatori e dati statistici. C - Discendono da indirizzi/ strategie generali espresse nella politica per la Qualità e/o nei riesami della direzione? Gli obiettivi sono stabiliti in sede di riesame della direzione ed opportunamente portati a conoscenza di tutte le parti interessate con apposito documento emesso dalla direzione Pianificazione del sistema di gestione per la qualità La direzione garantisce una pianificazione del SGQ, in coerenza con gli elementi di cui al p.t 4.1, ovvero predispone risultati (per i processi primari) e obiettivi di miglioramento (per le funzioni principali) da raggiungere entro tempi programmati; Attività conformi a quanto stabilito nel Sistema di Gestione ed in continuo miglioramento.

11 Pag. 11 di Responsabilità ed autorità La direzione ha definito: responsabilità, dipendenze gerarchiche e autorità all'interno della organizzazione? Rappresentante della direzione Il rappresentante della direzione riferisce alla stessa sulle prestazioni del SGQ e sulle necessità di risorse per il suo miglioramento? Sono state dettagliate le posizioni del Liceo ( punto del Manuale qualità ) Organigramma/Funzionigramma del corrente anno scolastico presente sul sito ed esposto in bacheca qualità Il rappresentante della direzione, nel corso del presente audit, è il Prof. Vincenzo Maiorino, nominato dal DS e comunicato al collegio docenti Comunicazione interna Che tipo di comunicazioni interne sono state attivate Verificato cosa è stato predisposto nel MGQ inclusa la descrizione del Sistema Informativo. La comunicazione delle circolari avviene via mail, oltre che ad essere collocate in sala docenti e in altri due punti dell Istituto (in corrispondenza degli ingressi). Le circolari sono archiviate anche su Skydrive docenti e, quelle indirizzate a genitori e/o allievi, sul sito web della scuola Attività conforme a cosa è stato predisposto nel sistema di gestione qualità 5.6 RIESAME DA PARTE DELLA DIREZIONE Generalità E' stata definita la periodicità dei riesami della Direzione del SGQ? Sono contemplate / analizzate le modifiche eventuali al SGQ e alla politica della qualità? Periodicità annuale Verificato cosa è stato predisposto nel MQ

12 Pag. 12 di 31 I riesami della direzione sono verbalizzati e conservati? Il documento ufficiale relativo al riesame della direzione 2013/14 è stato esaminato in bozza,ma non è ancora stato formalmente emesso. ( vedere osservazione n. 1) La bozza del documento, molto ampia e dettagliata sui diversi punti del sistema di gestione, è adeguata e puntuale Elementi in ingresso per il riesame Nei riesami della direzione, sono presenti i seguenti elementi in ingresso? A - I risultati degli Audit E stato stilato dal Responsabile Gestione Qualità, all inizio dell anno scolastico , un programma di audit interni per verificare l andamento dei processi ed eventualmente correggerli. Sono stati previsti dei controlli in ottemperanza ai seguenti punti della norma: 7.3, 7.2/8.4, 4.2/7.5, 7.4, Visti i seguenti documenti : 1 Schede di progettazione extracurricolari 2 Dati relativi a esiti degli studenti a.s e nuove iscrizioni 3 Verbali dei consigli di classe (5D,5F ) 4 Piani di lavoro dei dipartimenti 5 Modalità di archiviazione presso segreteria didattica dei documenti digitali 6 Piani di lavoro dei docenti (G.Brun,5D - A.Colombo 5F ) 7 Elenco fornitori B - Le informazioni di ritorno da parte degli utenti ; Non conformità, questionari e reclami utenti

13 Pag. 13 di 31 C - Le prestazioni dei processi D - Lo stato delle azioni correttive e preventive; E - Le azioni a seguire da precedenti riesami effettuati dalla direzione F - Le modifiche che potrebbero avere effetti sul sistema di gestione per la qualità? G - Gli indirizzi strategici / obiettivi generali per il miglioramento in coerenza con lo stato di gestione dell' Istituto Punti C;D;E;F;G : previste attività per soddisfare le esigenze derivanti dal Piano di miglioramento emesso dalla direzione. Verificata la "fotografia " del Liceo Newton nel riesame periodico della direzione degli anni precedenti ed in quello del corrente anno Attività conformi a quanto stabilito nel Sistema di Gestione ed in continuo miglioramento Elementi in uscita dal riesame Nei riesami della direzione sono contemplati : A - Constatazione su efficacia del SGQ e dei processi coinvolti; B- Verifica adeguatezza risorse generali predisposte e individuazione risorse dedicate Verificati gli indicatori stabiliti dalla direzione, dal responsabile Qualità e dalle Funzioni referenti : adeguati, conformi ed in fase di implementazione Attività conformi a quanto stabilito nel Sistema di Gestione ed in continuo miglioramento.

14 Pag. 14 di 31 6 GESTIONE DELLE RISORSE 6.1 MESSA A DISPOSIZIONE DELLE RISORSE Sono state individuate e rese disponibili le risorse allo scopo di perseguire i seguenti scopi? Attuazione, aggiornamento, miglioramento dell'efficacia del SGQ; 6.2 RISORSE UMANE Gli obiettivi di miglioramento sono stabiliti in sede di riesame e opportunamente portati a conoscenza di tutte le parti interessate con apposito documento emesso dalla direzione. Tra i principali : 1. Diffusione di questionari di soddisfazione online 2. Revisione del sito web 3. Revisione dei modelli della qualità 4. Revisione delle procedure connesse al Manuale della Qualità Generalità Il personale che svolge attività aventi impatto diretto sulla qualità del processo scolastico ha una competenza adeguata per svolgere tali attività? Verificata la coerenza tra attività aventi impatto diretto sulla qualità del processo scolastico e le schede del personale scolastico. Verifica effettuata mediante verifica a campione delle schede del personale ( prof.l. Cena,docente e responsabile integrazione e benessere scolastico; bisogni educativi speciali ) Esiste una mappatura delle competenze su manuale di gestione qualità e procedure di sistema.

15 Pag. 15 di Competenza, consapevolezza, e addestramento L'Istituto gestisce il personale in modo da soddisfare i seguenti elementi? A - Definizione competenza necessaria per il personale che svolge attività che influenzano la qualità del processo scolastico Effettuata la mappatura delle competenze interne ritenute necessarie (presente su cartelle del personale residenti in segreteria ) Conforme, dipendente dalle Istituzioni Scolastiche (Ministero dell Istruzione). B - Pianificazione ed effettuazione dell'addestramento (o forme alternative) per garantire l'adeguatezza della competenza di cui al punto A La formazione e l aggiornamento dei docenti e del personale ATA ha sempre avuto ampio spazio nel progetto culturale dell istituto, per la diffusa consapevolezza che tale attività ha immediata ricaduta sulla qualità del servizio erogato. In considerazione delle peculiarità dell insegnamento liceale i docenti sono inclini a frequentare corsi di aggiornamento individuali o a piccoli gruppi, realizzati da Enti o Istituzioni del territorio e finalizzati all acquisizione di nuove conoscenze e competenze. Non mancano, comunque, attività che coinvolgono il corpo docente nel suo complesso. Alcune iniziative sono in corso da diversi anni e risultano particolarmente interessanti per le ricadute sugli allievi. Per tutte le attività di formazione dei docenti si è consultato il Programma di aggiornamento Modulo 5 rev.1. Attività conformi a quanto stabilito nel Sistema di Gestione

16 Pag. 16 di C - Conservazione di registrazioni sufficientemente chiare e complete sul grado di istruzione, sull'addestramento, sulla competenza / esperienza / qualifiche conseguite nell anno scolastico dal personale I corsi seguiti dai docenti nell A.S hanno avuto una ricaduta sugli allievi in quanto i docenti hanno riportato, nelle loro lezioni, le informazioni recepite nei corsi seguiti. Si tratta di corsi di approfondimento di tematiche di interesse del docente che comportano una più ampia preparazione professionale dello stesso e, di conseguenza, un più ampio ventaglio di conoscenze da trasferire agli studenti. Esaminato il piano di aggiornamento del personale ATA emesso dal Responsabile incaricato. Il personale ATA (collaboratori scolastici, addette alla segreteria, tecnici), nel corso del 2013, ha seguito corsi di aggiornamento a vario titolo: corso base sulla sicurezza, valutazione rischi (B1 e B2), addetti prevenzione incendio, addetti al primo soccorso, utilizzo dispositivi protezione individuale, pulizia e sanificazione, rls, preposto, addetti servizi pulizia ambienti, consip-mepa, trasparenza amministrativa, progettare la segreteria digitale, esiti esami di Stato, il modello 98, contratti per esperti esterni, gestione graduatorie, plico telematico. La segreteria Amministrativa inserisce nelle cartelle personali gli attestati/certificazioni acquisite derivanti dalla frequenza di corsi di aggiornamento esterno;non si evidenzia una registrazione formale di quanto inserito a sistema. Per tutte le attività di formazione dei docenti si è esaminato il modello 5 rev. 1 compilato Conforme

17 Pag. 17 di RISORSE INFRASTRUTTURALI L organizzazione ha definito, predisposto e manutenuto le infrastrutture necessarie per ottenere la conformità ai requisiti di sicurezza e funzionalità del servizio scolastico. Esaminato il registro delle manutenzioni con richieste di intervento alla Provincia. Interventi manutentivi sulla struttura a carico della Provincia. 6.4 AMBIENTE DI LAVORO La valutazione dei rischi è stata eseguita. In base agli Accordi Stato-Regioni del 21 dicembre 2011, la scuola ha attivato nello scorso anno scolastico un corso di formazione sulla sicurezza. Pertanto, tra gennaio, luglio e settembre 2013 tutti i docenti hanno seguito il corso di formazione; inoltre i docenti coordinatori, a loro volta, hanno formato gli studenti sulle regole basilari relative alla sicurezza. Esistono linee guida per l utilizzo delle attrezzature didattiche che comportino un rischio in base al Decreto legislativo 81/08 e successive integrazioni o modifiche. Attività conformi a quanto previsto dalle procedure e dalle cogenze legislative.

18 Pag. 18 di 31 7 PIANIFICAZIONE E REALIZZAZIONE DEL SERVIZIO 7.1 Pianificazione e realizzazione del servizio Il processo e la pianificazione del servizio devono essere: - pianificati e sviluppati La pianificazione deve essere coerente con tutti gli altri processi del sistema di gestione Con la pianificazione del servizio devono essere definiti: - Obiettivi per la qualità relativi al servizio - Esigenze di stabilire processi - Esigenze di stabilire documentazione - Esigenze di fornitura di risorse specifiche - Attività di verifica - Attività di validazione - Attività di monitoraggio - Criteri di accettazione dei risultati 7.2 Processi relativi all utente Riesame dei requisiti relativi al servizio Il riesame dei requisiti relativi al servizio deve essere effettuato prima dell inizio dell anno scolastico Ci si deve assicurare che: - I requisiti del servizio siano definiti - Siano state risolte eventuali non conformità o problematiche emerse negli anni precedenti L Istituto abbia le capacità per soddisfare i requisiti In relazione alla verifica del processo e alla pianificazione del servizio si sono esaminati i Verbali dei Consigli di Classe : Sezione 4E liceo scientifico del 14 gennaio 2014 con OdG ( verbale n. 3 ) Sezione 3 E liceo scientifico del 21 novembre 2013 con OdG. ( verbale n. 2 ) Conformi a quanto procedurizzato su sistema di gestione (aggiornamento al ) Realizzato nel primo collegio docenti dell anno scolastico Visti Piani di Lavoro dei Docenti: Prof. A. Ardemagni, Liceo Scientifico sez. 1E (23 ottobre2013) Prof. G. Brun, Liceo Scientifico sez. 5D (23 ottobre2013) Prof. A. Colombo, Liceo Scientifico sez. 4 F (28 ottobre2013) Griglie di valutazione nel POF e sui PdL docenti. Attività conforme a quanto stabilito su MQ e procedure di servizio

19 Pag. 19 di PROGETTAZIONE E SVILUPPO Pianificazione della progettazione e sviluppo Effettuata da organi collegiali,commissioni,singoli docenti. Visti i Progetti, datati ottobre 2013 : - Laboratorio teatrale - DELF -PET FIRST - Olimpiadi di Matematica - Progetto Diderot Conformi a quanto approvato in collegio docenti Elementi in ingresso nella progettazione Elementi in uscita nella progettazione Effettuata da organi collegiali,dipartimenti,commissioni, singoli docenti. Esaminati i progetti, datati ottobre 2013, - ADOBE ; DELF- PET - FIRST ; ECDL Le attività sono gestite in modo controllato mediante : - Scheda e piano di progetto/attività (modello 38 rev. 4) - Scheda sintetica conferma progetto/attività di istituto (modello 39 rev. 0) Conformi nella formalizzazione a quanto stabilito nel Manuale di Gestione della Qualità, dalle procedure relative al servizio scolastico e dalle istruzioni ad esse connesse.

20 Pag. 20 di /5 Riesame,verifica della progettazione e sviluppo Effettuata da organi collegiali,dipartimenti,commissioni, singoli docenti. Conformi,nella formalizzazione, a quanto stabilito nel Manuale di Gestione Della Qualità,dalle procedure e dalle istruzioni ad esse connesse Validazione della progettazione e sviluppo La validazione deve avvenire in accordo con quanto pianificato nel Piano di Progettazione Didattica. Esiste una comparazione tra i risultati attesi dal Patto Formativo e quelli emersi dalle relazioni finali dei singoli docenti. I risultati finali devono essere verbalizzati. La validazione del Piano di Lavoro del personale ATA avviene nella riunione di fine anno, confrontando l attività svolta con la soddisfazione degli Utenti. I risultati devono essere verbalizzati. Schede di validazione progetti Esaminati i Progetti, datati ottobre 2013 : - Laboratorio teatrale - DELF -PET FIRST - Olimpiadi di Matematica - Progetto Diderot Conformi, nella formalizzazione,a quanto approvato dal collegio docenti Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e dello sviluppo Effettuata da organi collegiali,dipartimenti,commissioni, singoli docenti. Conforme ( per l ambito curricolare: Verbali dei CdC) Per l ambito extracurricolare ( Schede di validazione)

21 Pag. 21 di APPROVVIGIONAMENTO Processo di approvvigionamento Sono applicati criteri per la valutazione dei fornitori? Nella valutazione sono considerati i requisiti di qualità? Esiste documentazione sui fornitori accettabili? Verifica dei prodotti approvvigionati Viene assicurata la conformità dei materiali prima del loro utilizzo? È stata considerata la disponibilità e la congruità / completezza dei documenti di origine esterna Definiti nelle procedure ed istruzioni per i fornitori di materiali e servizi Conformi nella formalizzazione a quanto stabilito nel Manuale di Gestione Della Qualità e dalle procedure ad esse connesse. E stato revisionato il modello per la schedatura dei fornitori; il modello è in formato foglio elettronico per migliorare il controllo dei punteggi e l automatismo nella qualificazione del fornitore. Osservazione n. 3 Nello stabilire i criteri per la selezione, la valutazione e la rivalutazione dei fornitori considerati critici agli effetti del servizio scolastico, si consiglia di distinguere i criteri per valutare i fornitori di beni da quelli che offrono un servizio intellettuale. Formalizzando, eventualmente una nuova scheda fornitore Attività soggetta a monitoraggio del DSGA,del personale ad esso riconducibile, dei responsabili dei laboratori. Conformi a quanto stabilito nel Manuale di Gestione della Qualità e dalle procedure ad esse connesse. Presente, ove richiesta/necessaria la documentazione certificativa.

22 Pag. 22 di EROGAZIONE DEL SERVIZIO SCOLASTICO Tenuta sotto controllo delle attività di erogazione dei servizi. L' Istituto pianifica le attività di servizio in condizioni controllate e tenendo conto dei seguenti elementi? A - Descrizione delle caratteristiche del servizio scolastico B - Descrizione delle modalità di erogazione del servizio su istruzioni ed altri documenti collegati Presenti su istruzioni di lavoro e su documentazione ( MQ e procedure ) Esaminate alcune attività connesse con il servizio scolastico. Descrizioni presenti su istruzioni e su documentazione di gestione. Verificata l evidenza e la tenuta sotto controllo delle attività di Registrazione in itinere dello svolgimento delle lezioni/esercitazioni dei docenti sulla documentazione prevista per il controllo del servizio (visti registri elettronici di classe Spaggiari classe viva relativi a - Sezione 1A liceo scientifico - Sezione 2 B liceo scientifico. Il DS verifica periodicamente il contenuto dei registri; nei CdC avviene un monitoraggio dell avanzamento della programmazione. Attività conformi a quanto stabilito nel Manuale di Gestione Qualità, dalle procedure di servizio e dalle istruzioni ad esse connesse.

23 Pag. 23 di Validazione dei processi di erogazione dei servizi L Istituto ha provveduto alla validazione dei processi di servizio, tenendo conto dei seguenti aspetti? A - Definizione dei criteri per la verifica e l'approvazione dei processi interessati; C - Utilizzo dei metodi e delle istruzioni definite D - Criteri per le registrazioni delle attività e delle validazioni Identificazione e rintracciabilità I servizi vengono sistematicamente identificati? Proprietà del cliente/utenza Gli oggetti dell utenza sono conservati in modo idoneo? Nei verbali dei CdC e negli scrutini di fine anno + schede di validazione per i progetti extracurriculari + CD di fine anno Verificata l applicazione delle istruzioni e della modulistica Presenti nella documentazione prevista per il controllo del servizio ( Verbalizzazione dei criteri nei documenti collegiali :collegio docenti,consigli di classe,ecc.). I servizi erogati dal Liceo Newton vengono identificati secondo quanto previsto dalle procedure di servizio SER-01; SER-02; SER-05; SER-06; SER-07. Gli oggetti di proprietà dell utenza sono conservati secondo quanto espressamente riportato nel Manuale della Qualità. Per quanto attiene la documentazione personale vale quanto indicato nel D.Lgs. 196/03 Codice in materia di protezione dei dati personali

24 Pag. 24 di Conservazione dei prodotti Applicabile solo alla documentazione di cui al punto Registro informatico dei beni assegnati ai diversi laboratori. I tecnici di laboratorio segnalano le eventuali difettosità delle attrezzature su apposite registrazioni Attività Conformi a quanto riportato nelle procedure ed istruzioni di sistema connesse. 7.6 TENUTA SOTTOCONTROLLO DELLE ATTREZZATURE DI MONITORAGGIO E MISURAZIONE L accuratezza di misura delle apparecchiature è compatibile con le misure da effettuare? Le apparecchiature/ attrezzature sono gestite in modo controllato? Le apparecchiature/ attrezzature sono identificate e mantenute? Non applicabile Esaminato elenco tablet assegnati ai docenti per controllo attività di servizio. Verificata la lista delle attrezzature/apparecchiature / strumenti di laboratorio presenti nel Liceo Newton. Aggiornamento alla versione. Conforme. 8 MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO 8.1 GENERALITA' Sono stati predisposti processi di monitoraggio / misurazione e di miglioramento adeguati per garantire i seguenti elementi? A - Dimostrazione della conformità dei processi scolastici realizzati Presenti e conformi alle procedure ed istruzioni

25 Pag. 25 di 31 B - Dimostrazione della conformità del SGQ; C - Miglioramento continuo dell'efficacia del SGQ Inseriti nel Manuale di Gestione della Qualità e conformi alle procedure di servizio ed istruzioni connesse Realizzati mediante la formalizzazione del piano di miglioramento dell anno scolastico in corso 8.2 MONITORAGGIO E MISURAZIONI 8.2 Misurazione dell apprendimento Verificati i criteri di controllo dell apprendimento e le modalità di valutazione. I criteri di valutazione sono presenti nella documentazione di controllo del servizio del Liceo. Esaminati i criteri di programmazione e valutazione modulare,la programmazione per competenze, gli indicatori di rendimento,ecc. Gli strumenti di verifica dell apprendimento sono oggetto di validazione per verificare la loro efficacia rispetto agli obiettivi da perseguire e la congruità della scala di valutazione di riferimento Vista registrazione su documento del Collegio Docenti del 3 settembre Attività Conformi a quanto stabilito proceduralmente

26 Pag. 26 di Soddisfazione utente E' stato predisposto un metodo di misurazione del grado di soddisfazione degli utenti ( customer satisfaction)? Non sono stati rilevati reclami da parte di nessuna delle componenti dell istituto (né allievi, né genitori, né docenti, né personale ata). Verificato quanto viene monitorato in relazione alla soddisfazione dell utenza mediante i questionari di soddisfazione. Non sono stati rilevati reclami da parte di nessuna delle componenti dell istituto (né allievi, né genitori, né docenti, né personale ATA). Sul sito web SGQ è riportato il modulo e la procedura per presentare reclami o segnalazioni in genere. Nell anno scolastico sono stati somministrati questionari di misura di soddisfazione agli alunni delle classi seconde e delle classi quarte. Nell anno scolastico è stato somministrato ai docenti e al personale ATA il questionario di soddisfazione. Nell anno scolastico si è presa in considerazione l opinione delle famiglie, somministrando un questionario di soddisfazione ai genitori. Per l anno scolastico in corso non sono stati ancora elaborati e somministrati questionari di soddisfazione. Attività degna di nota, acquisita nel riesame della direzione. Sono state effettivamente analizzate le informazioni elaborate? In relazione alla customer satisfaction le informazioni elaborate trovano corrispondenza nel riesame della direzione e nel Piano di miglioramento

27 Pag. 27 di Audit È disponibile una procedura documentata per controllare l'attività? In tali audit vengono valutati almeno i seguenti elementi? A - Conformità alle prescrizioni della Norma ISO 9001 : 2008 e ai requisiti di gestione SGQ previsti del Liceo ; B - Attuazione in efficacia del SGQ e mantenimento dello stato di aggiornamento Gli audit della qualità sono programmati? I risultati delle verifiche ispettive sono documentati Presente procedura su Audit /Visite Ispettive MAM-06 Conforme alle prescrizioni della Norma ISO 9001 : 2008 Conforme alle prescrizioni della Norma ISO 9001 : 2008 Vista pianificazione degli audit del corrente anno scolastico. Conforme Monitoraggio e misurazione dei processi Sono stati predisposti ed attuati metodi di monitoraggio e misurazione, almeno per i processi primari del SGQ? Sono stati pianificati obiettivi di efficacia dei processi a fronte di indicatori quantificati e misurabili? Predisposti ed attuati metodi di monitoraggio e misurazione del sistema di garanzia della qualità Il raggiungimento degli obiettivi pianificati prevede: - il Piano di Miglioramento e la messa a punto, ove applicabile, di Indicatori per la misura dei miglioramenti - la Formazione del personale docente e non docente per la qualità - attribuzione da parte della Direzione delle risorse necessarie per il raggiungimento degli obiettivi assegnati alle Funzioni del Liceo

28 Pag. 28 di TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI PRODOTTI/SERVIZI NON CONFORMI È disponibile una procedura documentata per il controllo delle non conformità? Sono stabilite le responsabilità e autorità per la gestione delle non conformità? 8.4 ANALISI DEI DATI Sono stati raccolti, elaborati, analizzati, i dati dei processi connessi al SGQ, in particolare per quanto riguarda: A -Il grado di soddisfazione degli attori coinvolti nel processo scolastico B - Conformità / non conformità rispetto a obiettivi qualità / requisiti del processo di erogazione del servizio scolastico Procedura MAM-03 Gestione delle non conformità Presenti e conformi alla procedura di gestione MAM-03 Raccolti, elaborati ed analizzati i dati relativi alla customer satisfaction Vedi punto E stato stilato, all inizio dell anno scolastico , un programma di audit interni per verificare l andamento dei processi ed eventualmente correggerli. Sono stati previsti controlli in ottemperanza ai seguenti punti della norma: 7.3, 7.2/8.4, 4.2/7.5, 7.4, I controlli previsti sono riportati nel mod. 6 rev.1. In generale gli esiti degli audit sono stati positivi. E presente una osservazione derivante dal verbale di audit n. 8. C - Andamento prestazioni fornitori Presenti su Schede fornitori D-Sono state valutate le opportunità di miglioramento a seguito delle analisi dei dati? Realizzati mediante la formalizzazione del piano di miglioramento a seguito dell acquisizione del Documento per il riesame della direzione

29 Pag. 29 di MIGLIORAMENTO Miglioramento continuo Sono stati conseguiti gli obiettivi di miglioramento per funzione /processo pianificati? L'eventuale non raggiungimento di obiettivi di miglioramento, ha determinato la reiterazione di tali obiettivi in periodi seguenti o la loro abrogazione motivata? Gli obiettivi stabiliti nel piano di miglioramento sono stati parzialmente conseguiti: le attività non realizzate,realizzate parzialmente o sostituite con altre giudicate più urgenti saranno reiterate nel piano di miglioramento previsto per l anno in corso. Confrontati gli ultimi riesami della direzione ( ) e la bozza di quello verificando sia l analisi di tendenza che le informazioni che permettono alla Dirigenza Scolastica di assegnare gli obiettivi di miglioramento Azioni correttive È disponibile una procedura documentata? La procedura considera il riesame periodico delle NC? La procedura considera la individuazione di azioni correttive atte ad evitare il ripetersi delle NC? Sono effettuate verifiche dell'attuazione ed efficacia delle azioni correttive per mezzo di indicatori quantificati e misurabili? È considerato il riesame da parte della direzione delle azioni intraprese? Presente MAM-05 : Gestione delle Azioni Correttive Conforme Conforme Conforme Conforme Realizzato nel riesame della direzione

30 Pag. 30 di Azioni preventive È disponibile una procedura documentata? È considerata l'individuazione dei passi necessari per affrontare i problemi, in particolare l'individuazione delle non conformità potenziali e delle loro cause? E' considerata nella procedura la valutazione dell'attuazione di azioni per prevenire il verificarsi di potenziali NC? E' considerata nella procedura la necessità di registrare i risultati delle azioni attuate? Presente MAM-05 : Gestione delle Azioni Preventive conforme Conforme Conforme Conforme È considerato il riesame da parte della direzione delle azioni intraprese? Realizzato nel riesame della direzione Conforme

31 Pag. 31 di 31 OSSERVAZIONI A CARATTERE GENERALE Attraverso il proprio Sistema di Gestione per la Qualità, il Liceo Newton evidenzia un buon livello di controllo di tutti i processi connessi con le attività del servizio scolastico, erogate dal personale docente ed ausiliario. L audit effettuato riconferma un approccio al Sistema di Gestione di tipo pro-attivo, strutturalmente flessibile e fondato sull efficacia ed il miglioramento continuo. Il Sistema di gestione appare sostenuto ed applicato, in continua crescita e consolidamento, grazie all impegno profuso nelle attività dal Responsabile del Sistema, Prof. Vincenzo Maiorino, dallo staff di direzione e dalla Dirigente Scolastica Prof.ssa M.G. Gillone. OSSERVAZIONI SPECIFICHE Osservazione N 1 Il documento ufficiale relativo al Riesame della Direzione 2013/14 è stato esaminato in bozza,ma non è ancora stato emesso : il responsabile del sistema assicura che sarà emesso al più presto (entro febbraio) quando perverranno alcuni dati richiesti alle commissioni costituite. Osservazione N 2 Il documento ufficiale relativo al Piano di miglioramento 2013/14 (entro febbraio) è stato esaminato in bozza,ma non è ancora stato formalmente emesso: il responsabile del sistema,prof. Maiorino, assicura che lo sarà a conclusione del riesame della direzione Osservazione N 3 Nello stabilire i criteri per la selezione, la valutazione e la rivalutazione dei fornitori considerati critici agli effetti del servizio scolastico, si consiglia di distinguere i criteri per valutare i fornitori di beni da quelli che offrono un servizio intellettuale. Formalizzando,eventualmente una nuova scheda fornitore. Firma per redazione / verifica RG Audit : Firma per approvazione Resp. Gestione Qualità: Firma per approvazione Dirigente Scolastico : Ing. G. MIELE Prof. V. MAIORINO Prof. M.G. GILLONE Documento distribuito a : DS RQ