Gestione del Foglio Presenza Voci Ricorrenti

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1 Gestione del Foglio Presenza Voci Ricorrenti 1

2 SOMMARIO Immissione foglio presenza...3 F18= Orario Personalizzato...5 Aggiunta Orario Personalizzato...6 F19=Personalizza periodo...7 F23= Ultima Presenza Inserita...9 F22= Cambia data...9 F21= Impostazione automatica fogli presenza F24= Richiesta singolo dipendente Videata I Immissione presenze Dipendenti F2= Ulteriori Comunicazioni F9= Posizione INAIL F11=Cantieri F14 = Forzatura Dati Videata II Immissione presenze F4 Voci aggiuntive Videata III- Immissione fogli presenza F20=Cedolino on line Cartolina Malattia Gestione Voci Ricorrenti

3 I capitoli del manuale sono presenti nel nostro Blog Paghe, all interno della categoria Paghe Immissione Foglio Presenza e Paghe Voci Ricorrenti IMMISSIONE FOGLIO PRESENZA L inserimento del Fogli Presenza e la funzione che permette la gestione delle informazioni elementari e dettagliate del lavoro svolto dai vari dipendenti di una certa ditta in un certo mese. Le informazioni vanno inserite giorno per giorno, occorre pero sottolineare che la procedura presenta già il calendario compilato in base al contratto di lavoro abbianto al dipendente, di conseguenza l Utente deve inserire solamente le differenze rispetto al normale orario di lavoro che il dipendente avrebbe dovuto effettuare. Questo programma e totalmente interattivo e tramite un colloquio con l utente del terminale, permette di inserire i fogli presenza per i dipendenti della ditta richiesta: la procedura avverte se vengono inseriti dati anomali (ad. es se l Utente in un giorno festivo inserisce ore di lavoro la procedura avverte che ci sono delle incongruenze, ma se l Utente conferma queste ore vengono considerate e pagate come straordinario).. Si fa presente che la procedura presenta tutti e solamente i dipendenti che sono ancora IN FORZA, tuttavia, è possibile richiamare un dipendente licenziato in precedenza al quale si vogliono liquidare delle competenze inserendo SI nell interrogativo posto nella videata E importante ricordare che e possibile elaborare la ditta solo nel momento in cui sono state inserite le presenze di tutti i dipendenti. Occorre sottolineare che questa è una procedura IN TEMPO REALE nella quale non esiste una fase finale di chiusura dei dati. Essa consente, dopo l elaborazione, di effettuare immediatamente altre operazioni, come ad. es. stampa del modello Cud senza la necessità di compiere fasi intermedie. Se c è la necessita di ritornare ad una situazione precedente l elaborazione, l Utente può RIPRISTINARE la la Ditta. Il ripristino viene effettuato solamente per le Ditte selezionate dall Utente per cui nel caso in cui si siano elaborate più ditte e ci sia la necessità di ripristinarle solamente una o una parte, le altre non verrano toccate. L unico blocco posto dalla procedura è quello di elaborare solo ditte che non abbiano buchi nella elaborazione. Ad. es. se siamo a maggio e c è ditta ferma con elaborazione a febbraio, con il cambio data posso continuare ad elaborare proseguendo con marzo, aprile e poi maggio. Non posso invece elaborare maggio senza avere elaborato i mesi precedenti. ACCESSO 3

4 PAGHE: SCELTE RISERVATE AL RESPONSABILE PAGHE: GESTIONE NORMALE IMMISSIONE FOGLI PRESENZA DEL MESE La videata propone le informazioni relative all ultima ditta con cui si e lavorato precedentemente; la data di elaborazione viene impostata dalla Tabella Procedurale SF-402' Data di elaborazione: E impostata dalla Tabella Procedurale SF 402', nella forma AAAA/MM. Codice ditta: Codice di 7 cifre divise in due gruppi rispettivamente di 2 e di 5 cifre identificativi della ditta (le stampe sono normalmente effettuate secondo questo codice.). E possibile in alternativa fornire il codice dell anagrafica unica azienda oppure interrogare l archivio. Comunicazioni ai dipendenti licenziati: la procedura propone di default il valore NO : vengono presentati in ordine di codice matricola i soli dipendenti in forza alla data per poterne inserire le comunicazioni mensili sul lavoro prestato. Immettendo invece un SI oltre ai dipendenti in forza, vengono presentati anche quelli licenziati in precedenza per consentire all utente di immettere eventuali comunicazioni (ad es cassa 4

5 integrazione arretrata, o mensilita non ancora pagata). Si ricorda che anche lasciando indicato il valore NO se i dipendenti vantano ancora un credito verso la ditta, verranno comunque proposti nell immissione delle ore di presenza. Dall immissione foglio presenza è possibile accedere F13=Interrogazione anagrafica Permette di accedere alla Ricerca Anagrafiche Persone Fisiche e Giuridiche F15=Interrogazione ditte Permette di accedere all interrogazione delle ditte gia presenti in ordine di codice paghe. F18=Orario personalizzato Permette di accedere ad una funzione di personalizzazione dell orario per la data di elaborazione in oggetto. F21 = Impostazione automatica fogli presenza Permette di impostare automaticamente il foglio presenza F22=Cambia data Permette di cambiare la data di elaborazione F23=Ultima presenza inserita Permette di richiamare ultima presenza inserita F24=Richiesta singolo dipendente Permette di richiamare un dipendente specifico per l immissione delle ore relative F18= ORARIO PERSONALIZZATO E stata implementata la funzione dell orario personalizzato, consentendo: - di impostare un calendario personalizzato abbinabile ad uno specifico dipendente; - di personalizzare l orario di lavoro per più mesi. La funzione permette quindi di personalizzare l immissione giornaliera delle ore: - per singola azienda - per qualifica (per tutte le qualifiche o per una specifica) - ed ora anche per singolo dipendente. E inoltre possibile personalizzare l orario di lavoro per più mesi, si può impostare un l orario personalizzato per un periodo massimo di 12 mesi. E consentita inoltre la modifica di un orario personalizzato già esistente. 5

6 pyszdfs AGGIUNTA ORARIO PERSONALIZZATO Attraverso il tasto funzionale F18 è possibile inserire l orario personalizzato per quella azienda, per tutte le qualifiche, per una specifica qualifica o per un singolo dipendente. E obbligatoria l indicazione dell Anno Mese: il periodo indicato deve essere superiore alla data di ultima elaborazione della ditta. La personalizzazione può essere per - qualifica: campo interrogabile (è facoltativa se si sceglie il dipendente) - dipendente: campo interrogabile (facoltativo se si viene scelta la qualifica). In base ai dati immessi viene creata la personalizzazione per qualifica oppure per dipendente. Il programma di gestione dell orario personalizzato reperisce le festività previste dal calendario e, se presente in anagrafica della ditta, anche le festività del patrono. 6

7 NIAWE1R Immettere le comunicazioni solo per i giorni da variare: Mettere il codice di variazione, di presenza od assenza, nel giorno/giorni corrispondenti. Eventuali Ulteriori Comunicazioni- Assenza / N.Ore: Si possono inoltre indicare codici di ulteriore comunicazione giornaliera, solo che in questo caso, a differenza del foglio presenza, puo essere immessa solo la prima delle tre ulteriori comunicazioni giornaliere. Giorni di festivita : : possono essere variati i giorni di festivita e, soprattutto, aggiungerne ulteriori due a quelli che propone la tabella calendario (TAB. VV ). F19=PERSONALIZZA PERIODO E consentito, per dipendente, creare la personalizzazione per più mesi. Questa procedura puo facilitare la gestione delle elaborazioni, in quanto consente all Utente impostare in anticipo eventi di assenza già conosciuti per uno specifico lavoratore anche per più mesi fino ad un massimo di dodici: assenze di maternita, malattia, aspettative, servizio militare, congedo matrimoniale, ferie in questo modo la procedura, anche nei mesi futuri, terra conto dell assenza programmata e gestita in questo archivio, fino alla data di scadenza della stessa. I dati richiesti sono: 7

8 - dipendente - codice assenza - data inizio e data fine. Confermando la videata interattivamente viene creato l orario personalizzato e al termine la procedura emette messaggio di creazione effettuata. Dipendente? campo interrogabile, viene visualizzato l elenco dei dipendenti in forza, è un campo obbligatorio, quando si sceglie il dipendente viene automaticamente riportata la sua qualifica. Qualifica campo di sola visualizzazione, la qualifica viene automaticamente riportata ed è quella del dipendente scelto Cod.Assenza? campo interrogabile, viene visualizzato l elenco delle assenze previste per il contratto a cui il dipendente è collegato, è campo obbligatorio Data inizio (ggmmaaaa), Data fine (ggmmaaaa): campi obbligatori, deve essere indicato il periodo in cui considerare per quel dipendente, l assenza; la data di inizio é un campo abbligatorio e deve essere maggiore della data ultima paga. Se non viene impostata la data di fine, viene prosposta ( nel campo data fine ) la data di inizio spostata in avanti di 12 mesi. 8

9 F23= ULTIMA PRESENZA INSERITA Permette di accedere all ultima presenza inserita per la ditta selezionata. Con questo comando si puo richiedere l immissione dell orario relativo all ultimo foglio presenza inserito in precedenza, evitando cosi, di dovere scorrere tutti i dipendenti (in ordine di matricola), con matricola inferiore a quella richiesta. F22= CAMBIA DATA L Utente, se desidera puo con il tasto funzionale F22 dalla videata Immissione fogli presenza del mese modificare la Data di elaborazione immettendo un periodo di elaborazione antecedente a quello proposto. Si ricorda che si puo cambiare la data di elaborazione proposta solo per immettere fogli presenza relativi a mesi precedenti mai elaborati. Non si possono inserire periodi futuri e non e possibile elaborare un mese senza aver prima elaborato il precedente (ovviamente se la ditta aveva in forza dei dipendenti). Non e possibile inoltre elaborare un periodo gia concluso se non viene richiesto il ripristino della situazione. 9

10 cambio data Data di elaborazione: Campo in cui e possibile variare la data di elaborazione ( forma AAAA/MM) SI RICORDA NUOVAMENTE CHE SI PUO CAMBIARE LA DATA PROPOSTA SOLO PER IMMETTERE FOGLI PRESENZA RELATIVI A MESI PRECEDENTI MAI ELABORATI. F21= IMPOSTAZIONE AUTOMATICA FOGLI PRESENZA E stata implementata la procedura per consentire al Utente di caricare in modo automatico il foglio presenza di una ditta, senza dover necessariamente confermare tutti i dipendenti. La procedura propone come mese da elaborare il mese di ultima elaborazione della ditta + 1. Tramite F6 di conferma: - viene generato il foglio presenza di tutti i dipendenti della ditta (tenendo conto dell orario personalizzato, delle voci ricorrenti, del patrono della ditta, delle festività del mese, di eventuali assenze programmate); 10

11 - viene messa in pronto la ditta (segnale R, E, O); - viene aggiornata l anagrafica ditta con anno/mese ultima immissione. L Utente può a questo punto modificare l orario entrando normalmente nell Immissione Foglio Presenza per gestire i dipendenti che presentano delle differenze nell orario di lavoro (straordinari, assenze ), rispetto a quanto stabilito dal contratto. Si deve tener presente che questa funzione NON aggiorna l eventuale foglio presenza precedentemente inserito, per proteggere i dati modificati interattivamente dall Utente. Si intende precisare che per determinate categorie di dipendenti la funzionalità in questione non produce alcun effetto in quanto risulta necessario inserire i giorni/periodo del compenso e gli importi: - Lavoranti a domicilio (matricola che iniza con 0); - Lavoratori agricoli a giornata (tipo contribuzione A); - Co.Co.Co. (settore 99/categoria 99/attività 99 / soggetto irpef 9); - Associati in Partecipazione (settore 99/ categoria 99/ attività 98 / soggetto irpef 8) Operativamente, dall immissione foglio presenza, con il tasto funzionale F21, si accede alla funzione che consente di impostare automaticamente l orario di lavoro. Con F6 si conferma l esecuzione della funzione, e la ditta risulta quindi pronta per essere elaborata. impostazione automatica Si intende precisare che questa nuova funzionalita non puo essere utilizzata per Ditte che non sono MAI state ELABORATE, la procedura non saprebbe a quale periodo di elaborazione far riferimento ed in questo caso la procedura emette il messaggio riportato di seguito: 11

12 ditta non elaborabile Dopo aver eseguito la funzione la ditta verrà presentata nell archivio delle Ditte Pronte per l Elaborazione, in questo modo e possibile eseguire le successive funzioni di - CONTROLLO; - CALCOLO E IMPORTANTE SOTTOLINEARE CHE, UNA VOLTA LANCIATO IL TASTO FUNZIONALE F21, LA DITTA SI TROVERA NELL ARCHIVIO GESTIONE DITTE PRONTE PER L ELABORAZIONE, CON IL SEGNALE R, E, O E QUALORA VENGA LA NCIATA LA FUNZIONE DI CONTROLLO E SUCCESSIVAMENTE DI CALCOLO VERRA ELABORATA. F24= RICHIESTA SINGOLO DIPENDENTE Se dalla videata principale si preme il tasto funzionale F24, compare un ulteriore campo in cui si richiede di immettere la matricola da modificare, dove inserendo il carattere? si possono interrogare tutti i dipendenti che sono in forza nell azienda. 12

13 E possibile eseguire la funzionalità dell inserimento ore di un singolo dipendente solamente se la ditta è in stato di pronto, ovvero se almeno una volta l immissione dei fogli presenza è stata effettuata per tutti i dipendenti. F4 Se è la prima volta che per quel mese si immettono le presenze del dipendente la procedura emette un messaggio in cui si dice attualmente non è possibile eseguire la funzionalità dell F24. 13

14 f24 non esaudibile VIDEATA I IMMISSIONE PRESENZE DIPENDENTI Questa funzione viene utilizzata per registrare come e avvenuto il lavoro del dipendente durante il mese. Il programma presenta automaticamente le ore lavorabili nel mese in esame come da contratto o dall orario particolare del primo dipendente in esame. In caso di variazione inserire nel campo corrispondente al giorno le ore diverse o il codice dell assenza. I codici assenza sono definiti dall Utente nel contratto di lavoro, che specifica il trattamento contrattuale di quella particolare assenza. La presentazione delle videata e sensibile al tipo dipendente ed e specifica e suddivisa per: - la generalita dei dipendenti, - i lavoranti a domicilio, - gli avventizi agricoli e - lavoratori parasubordinati. 14

15 E stata implementata la procedura di calcolo per tenere conto, nel caso di paghe mensili, di frazioni di ore perse con lo stesso numero di decimali con i quali si liquidano le assenze. La procedura effettuerà conteggi corretti nei seguenti casi di frazioni di ore. Dopo avere scelto la ditta viene presentato il primo dipendente, in ordine di identificativo (codice matricola), con il calendario del mese in esame e le ore normali di lavoro previste per il dipendente in base al proprio contratto di lavoro. L immissione del foglio presenza avviene in modo differenziato in relazione alle diverse tipologie di lavoratori: ASSOCIATI IN PARTECIPAZIONE; PARASUBORDINATI; LAVORANTI A DOMICILIO; OPERAI AGRICOLI; LAVORATORI DIPENDENT I: foglio presenza dipendente La videata presenta di default le ore lavorative giornaliere previste dal contratto, tuttavia permette di effettuare delle modifiche inserendo le ore effettivamente lavorate oppure le giustificazioni di eventuali assenze. 15

16 La videata e suddivisa in due parti distinte: - una prima parte che riporta alcune informazioni sul rapporto di lavoro in essere del dipendente che possono essere utili durante la fase di inserimento delle ore lavorate - una seconda parte riservata alla possibilità di inserire giorno per giorno l orario di lavoro o i codici di assenza Data di elaborazione: Viene emessa la data di elaborazione del mese corrente (reperita dalla tabella SF ). Codice ditta e ragione sociale: Vengono emessi il codice e la ragione sociale della ditta scelta. Codice dipendente, cognome e nome: Vengono emessi i dipendenti, uno ad uno, in ordine di tale codice, a meno che non sia stato scelto un dipendente tramite il tasto funzionale F24. Contratto: Descrizione del contratto di lavoro, della qualifica e della categoria, cui e abbinato il dipendente in esame. Mesi permanenza prossima categoria mesi gia lavorati: Informazioni riguardanti l eventuale passaggio automatico del dipendente in una categoria successiva dopo un certo periodo ed il periodo gia svolto. Eta anzianita sesso gruppo orario paga totale: Informazioni anagrafiche, eventuale segnale per differenziare il funzionamento del contratto di lavoro, paga totale. Part-time Occupaz. giovanile scatti anzianita ferie e permessi: Segnale di situazioni contrattuali del dipendente, se e assunto con contratto di part-time o con contratti particolari (solidarieta, formazione, reinserimento, ); il numero degli scatti maturati e la data di maturazione del prossimo scatto; il numero di giorni o di ore di ferie o di permessi netti come risultanti dalla differenza fra maturato, residuo e goduto. Ultima paga: Viene visualizzata la data di ultima elaborazione del dipendente in esame. gg. e ore ultima settimana: Vengono visualizzati i giorni e le ore lavorate nell ultima settimana del mese precedente, tale informazione puo essere utile nel momento in cui siano presenti delle ore di straordinario in una settimana a cavallo del cambio mese. assente da giorni-cod: Nel caso di assenza relativa al mese o ai mesi precedenti, vengono indicati il numero dei giorni ed il codice di assenza. Calendario: In corrispondenza dei giorni del mese vengono riportati il giorno della settimana e le ore teoricamente lavorabili dal dipendente. Dovendo variare occorre inserire, nel campo corrispondente al giorno, le ore diverse o il codice giustificativo dell assenza. 16

17 Inserimento ore: indicare come cifra di sinistra le ore intere e quella di destra le frazioni di ora con la seguente decodifica: 0 ora intera; A 5 minuti; B 10 minuti 1 15 minuti; C 20 minuti; D 25 minuti; 2 30 minuti; E 35 minuti; F 40 minuti; 3 45 minuti; G 50 minuti; H 55 minuti. (esempio: 8 ore = 80 ; 8 ore e 45 minuti = 83; 7 ore e 20 minuti= 7C esempio 5 minuti 0A) Inserimento ore intere superiori a 9: occorre usare i seguenti codici (che corrispondono agli ultimi tasti della tastiera alfanumerica) nel carattere di sinistra: H 10; J 11; K 12; L 13; M 14; N 15; B 16; V 17; C 18; X 19; Z 20. (esempio: 10 ore = H0 ; 12 ore e 45 minuti = K3; 15 ore e 20 minuti= NC) Inserimento assenze: indicare il codice di assenza, previsto nel contratto, nel giorno corrispondente (e possibile utilizzare il tasto funzionale F1 per ottenere la lista dei codici assenza inseriti nel contratto cui il dipendente fa riferimento). Ulteriori comunicazioni: Vengono visualizzate e gestite, tramite il tasto funzionale F2, la prima delle tre ulteriori comunicazione, che possono essere date nella stessa giornata. Malattia: data ricaduta / giorni/inizio: In caso di ricaduta malattia inserire la data della ricaduta (cioe il giorno del mese in cui si e verificata la ricaduta) ed il numero di giorni di malattia precedentemente effettuati. L informazione di inizio ricaduta è richiesta ai fini del MUT ** ATTENZIONE ** Nel caso in cui il dipendente sia stato assente tutto il mese o parte dello stesso, per codificare la stessa assenza ripetuta per diversi giorni, e sufficiente inserire ** nel primo giorno, il codice 17

18 assenza nel secondo giorno e altri inserire ** nel giorno di termine dell assenza, premendo il tasto Invio verranno proposti tutti i giorni con l assenza indicata nel secondo giorno. Sistemate le ore secondo le presenze corrispondenti con il tasto INVIO il programma visualizza il totale delle ore lavorate, evidenzia i giorni di assenza ed eventuali errori di inserimento. F18=Gestione LUL; F6= Forza LUL; F11=Cantieri; F17= Rapporto di Lavoro F2= ULTERIORI COMUNICAZIONI Permette di inserire ulteriori giustificativi nella giornata fino a un massimo di 3 per ogni giorno, oltre alle ore della prima videata. Tramite il tasto di funzione sopra indicato si accede ad una videata che presenta le giornate del mese per poter inserire, oltre a quanto indicato nella videata precedente, ulteriori codici assenza e ulteriori ore. Tale funzionalita puo risultare particolarmente utile nell ipotesi di un dipendente che abbia effettuato nello stesso giorno sia delle ore di lavoro sia delle assenze od anche solo 2 o piu diverse assenze. La Cartolina di Malattia legge solamente la prima riga. 18

19 PA140IF2 La gestione del calendario consente di frazionare la singola giornata con una o piu assenze. C/ore: Campi in cui vanno inseriti prima il codice assenza e successivamente le ore relative con la stessa codifica usata nella videata precedente. Dovendo utilizzare ulteriori campi nella giornata per ulteriori giustificativi, dopo aver confermato quanto immesso, si preme ulteriormente il tasto funzionale F2 per un totale di 3 diversi valori. Inserendo invece un valore nel campo analogo in alto nella videata, si ottiene la ripetizione automatica di quanto indicato nei vari giorni lavorati del mese (molto utile per esempio per le ore di allattamento che si ripetono come assenza di 1 o 2 ore in tutti i giorni lavorati nel mese). F9= POSIZIONE INAIL Un dipendente che durante il mese non lavora sempre con la stessa condizione di rischio deve poter essere identificato con diversi codici Inail che determinino in modo preciso la combinazione delle componenti che identificano il rischio per il dipendente: codice PAT, l inquadramento e la voce di lavorazione. Questa funzionalita e stata creata proprio per soddisfare questa necessita ; nell archivio sottoriportato, l Utente potra registrare la percentuale della condizione di rischio nel mese per ogni dipendente. 19

20 La procedura di calcolo proporzionera automaticamente le retribuzioni nell eventualita di diverse condizioni nel mese, inoltre il mese di riferimento puo essere retroattivo o successivo rispetto al mese di elaborazione. La percentuale immessa non deve necessariamente essere del 100% in quanto viene considerata per differenza con quella derivata dal rapporto di lavoro. F11=CANTIERI Tale funzione permette di gestire per tutti i giorni del mese l abbinamento dipendente cantiere cosi da poter dichiarare in Denuncia Unica della C.N.C.E. per ciascun giorno il cantiere in cui ha prestato lavoro il dipendente, in questo modo la procedura puo ricostruire l imponibile previdenziale per tutti i dipendenti che hanno lavorato in un cantiere. Per sveltire e agevolare l immissione delle informazioni del mese sono disponibili le utilita : Cantiere Principale e * copia cantiere da giorno precedente e la funzionalita F8=collegamento dipendente per richiamare direttamente la funzione di Collegamento dipendente con Ente e quindi il collegamento al Cantiere. Una volta scelto il cantiere prevalente e possibile riportare il codice in tutti i giorni del mese tramite tasto F20. Il programma controlla che il Cantiere scelto sia attivo nel periodo di elaborazione paga; se non lo è dà il messaggio collegamento a cantiere non valido. E stata aggiunta nella videata la dicitura CESS. a fianco del Cantiere prevalente qualora questo sia cessato (situazione = 4) in data anteriore al periodo paga in elaborazione. 20

21 PYCQE1S Periodo di elaborazione MM/AAAAA:campo in cui si riporta il periodo di elaborazione paghe; 01 a 31:campi che indicano i giorni del mese, sono tutti interrogabili? la griglia di scelta presenta i Cantieri previsti per la ditta. Se nulla viene indicato in tale videata verra assunto che tutte le ore e la retribuzione siano relative al cantiere cui e collegato il dipendente in quel mese. Nel momento di creazione della denuncia cantieri, la retribuzione del lavoratore verra ripartita nei vari cantieri secondo l incidenza di ciascun cantiere rispetto al totale dei giorni nel mese. Indicando * la procedura copiera il codice cantiere inserito nel giorno precedente. Cantiere Principale Nel caso in cui il dipendente sia legato a piu cantieri, la procedura propone come cantiere principale l ultimo cui il dipendente risulta essere legato. E possibile interrogare il campo, e nel caso in cui in quel mese il dipendente abbia prestato la sua attivita lavorativa in un altro cantiere, scegliere il cantiere in cui ha effettivamente lavorato. Tramite il tasto F20 e inoltre possibile riportarlo su tutti i giorni del mese. 21

22 F14 = FORZATURA DATI La funzionalita di Forzatura dati di presenza permette di forzare alcune informazioni che vengono automaticamente ricavate dalla procedura quando procede all esame del foglio presenza cosi come inserito dall utente. PYCIE1R Tale videata e suddivisa logicamente in due parti: - la prima parte sostituisce solo le informazioni indicate mentre lascia inalterate quelle non indicate. Esempio: Se Giorni minimale INPS = 22, allora verra considerato valido tale valore in sostituzione di quello calcolato dall esame del foglio presenza, mentre le altre informazioni, se non indicate rimarranno calcolate automaticamente. - la seconda parte sostituisce totalmente le informazioni ricavate dalla videata del foglio presenza (quali ore lavorate, straordinario effettuato, festivita, giornate di minimale, ecc) tranne il trattamento delle assenze. 22

23 Le comunicazioni fornite con la prima videata vengono sostituite in modo parziale o totale da quelle della videata in esame. I campi presenti sono: Giorni minimale INPS: Numero di giornate valide ai fini del calcolo del minimale INPS per i dipendenti non a Part-time; il valore indicato sostituisce quello derivante automaticamente dall esame del foglio presenza; diventa obbligatorio qualora siano indicati il numero di giornate di presenza (GG Presenza) o le Ore Lavorate l importo della retribuzione. L assenza del dato o l indicazione 00' esprimono la volontà di non modificare i valori assunti automaticamente, per esprimere il valore 00' va indicato il valore convenzionale 99'. Assegni fam: Numero giornate valide ai fini degli Assegni per il nucleo Familiare; il valore indicato sostituisce quello derivante automaticamente dall esame del foglio presenza; diventa obbligatorio, qualora siano indicati il numero di giornate di presenza (GG Presenza) o le Ore Lavorate o l Importo della retribuzione. L assenza del dato o l indicazione 00' esprimono la volontà di non modificare i valori assunti automaticamente, per esprimere il valore 00' va indicato il valore convenzionale 99'. Tratt. pensione: Numero giornate valide ai fini del calcolo della trattenuta pensione; il valore indicato sostituisce quello derivante automaticamente dall esame del foglio presenza; diventa obbligatorio, qualora siano indicati il numero di giornate di presenza (GG Presenza) o le Ore Lavorate o l Importo della retribuzione. L assenza del dato o l indicazione 00' esprimono la volonta di non modificare i valori assunti automaticamente, per esprimere il valore 00' va indicato il valore convenzionale 99'. Ore minimale (part-time): Va usato in alternativa a Giorni minimale INPS per i dipendenti Part- Time; valgono le considerazioni fatte per Giorni Minimale INPS. L assenza del dato o l indicazione 000' esprimono la volontà di non modificare i valori assunti automaticamente, per esprimere il valore 000' va indicato il valore convenzionale 999'. Num. settimane: Numero settimane valide ai fini INPS; il valore indicato sostituisce quello derivante automaticamente dall esame del foglio presenza; diventa obbligatorio qualora siano indicati il numero di giornate di presenza (GG Presenza) o le Ore Lavorate o l Importo della retribuzione.l assenza del dato o l indicazione 0' esprimono la volontà di non modificare i valori assunti automaticamente, per esprimere il valore 0' va indicato il valore convenzionale 9'. GG festivita : Numero di giornate di festività da liquidare suddivisi in: Infrasettimanali, Sabato, Domenica. Tali giornate vengono liquidate in ogni caso indipendentemente dalle festività che derivano dal foglio presenza per cui possono considerarsi sostitutive solo nel caso venga inibita totalmente la liquidazione automatica delle voci dal foglio presenza tramite l indicazione manuale di forzatura delle giornate di presenza o delle ore lavorate o dell importo da liquidare. Segn. blocco/forz.: Segnali che consentono, o meno, la maturazione dei seguenti ratei mensili: TFR, 13/14.ma, Ferie/Perm., Scatti. Questi campi sono interrogabili tramite il?. 23

24 Indipendentemente da tutte le altre informazioni previste in questa videata, con questi segnali e possibile : - inibire la maturazione del rateo (valore N ) - forzare la maturazione del rateo (valore S, dove previsto). Non indicando alcun valore la maturazione avviene in base all esame del foglio presenza e cioè contando le giornate di presenza e, nel caso di assenza, come specificato nella Matrice Assenze. Dati che implicano la forzatura di tutte le informazioni sopra elencate sono GG presenza: Numero di giornate lavorative che vengono esposte nel cedolino paga. La presenza di un valore, comporta l immissione obbligatoria del Num. settimane e, nel caso di dipendente Part-time, delle Ore minimale (Part-Time). Il numero di GG di presenza viene assunto anche per i GG Minimali INPS, Assegni fam., Tratt pensione se non indicati. Ore lavorate: Numero di ore lavorative che vengono esposte nel cedolino paga. La presenza di un valore, comporta l immissione obbligatoria del Num. settimane, del numero giornate per Assegni Fam. e Tratt. Pensione, nonchè del Numero GG Minimale INPS ovvero Ore minimale INPS a seconda che il dipendente sia a Tempo pieno o a Part-Time. Inoltre nel caso di dipendente Part-Time tale valore viene assunto anche per le Ore Minimale (Part-Time) se non indicate. Voce liquidazione: Eventuale Codice Voce per la liquidazione della retribuzione del mese. Nel caso non venga indicato e vi sia presenza di GG presenza, Ore lavorate o Importo viene assunto automaticamente il Codice liquidazione del Primo scaglione (vedi matrice orario di lavoro). Importo: Eventuale valore della retribuzione Forzata del mese. Nel caso di forzatura totale (per indicazione di dati in questa parte del video) non verranno liquidate le voci normalmente ricavate dall esame del foglio presenza quali la retribuzione, lo straordinario e le festività e verranno considerati i dati inseriti come giornate di minimale INPS, assegni familiari, trattenute pensione e numero settimane, in sostituzione di quelli calcolati automaticamente dalla procedura. La liquidazione della retribuzione, in questo caso, sarà effettuata tramite i valori indicati: in presenza di importo, viene liquidato l importo stesso con la voce di liquidazione abbinata come sopra indicato; in mancanza dell importo, se il dipendente e pagato con paga mensile, la voce viene liquidata con i Giorni presenza (se immessi) altrimenti con le Ore Lavorate ; se invece il dipendente e pagato con paga oraria, la voce viene liquidata con le Ore lavorate (se immesse) oppure con i Giorni Stipendio. Al termine della registrazione, se non sono riscontrati errori gravi, viene richiesta una conferma e, se concessa, viene memorizzata la forzatura che verra successivamente evidenziata tramite il messaggio DATI FORZATI lampeggiante nella videata del calendario. 24

25 VIDEATA II IMMISSIONE PRESENZE Dopo aver premuto il tasto INVIO dalla videata del calendario, se non vi sono malattie o maternità indennizzabili dall INPS, si ottiene la videata nella quale e possibile inserire ulteriori comunicazioni. L inserimento puo avvenire con un importo e/o con un numero di unita (ore, giorni, mesi). PA140I_II Voce: Interrogando il campo Voce e possibile visualizzare tutte le voci presenti nell archivio Paghe. Inserire ulteriori comunicazioni CON VALORE TSK: l Utente deve specificare la modalita con la quale intende liquidare la voce al dipendente. Le modalita possono assumere i seguenti valori: O il campo valore verra considerato come numero di ore, e, come tale, moltiplicato per la paga oraria risultante dalla retribuzione corrente. G il campo valore verra considerato come numero di giorni, e, come tale, moltiplicato per la paga giornaliera risultante dalla retribuzione corrente. M il campo valore verra considerato come numero di mesi, e, come tale, moltiplicato per la 25

26 paga mensile risultante dalla retribuzione corrente. moltiplicato per la paga mensile corrente. I il campo valore e considerato come importo fisso. 1 il campo valore e considerato come importo fisso e verra moltiplicato per il campo valore e considerato come importo fisso e verra moltiplicato per 100. Voce: Codice tabella VO con cui verra liquidato l importo corrispondente. Il programma controlla l esistenza della stessa. Campo interrogabile dal quale si accede alla tabella VO (tabella Voci) ; viene inoltre mostrato l elenco delle Voci personalizzate (identificate con seganle P nella tabella Voci) Valore: Variabile in base alla tipologia inserita nel campo TSK. Inserire ulteriori comunicazioni - VALORE PER LE UNITA Voce: Codice tabella VO con cui verra liquidato l importo. Mettendo un? vengono visualizzate tutte le voci esistenti. Valore: Importo o quantita in base alla tipologia inserita nel campo TSK (indicare 2 decimali). La videata non visualizza le voci liquidate da programma derivanti dai giorni retribuiti, dalle assenze, dalle liquidazioni periodiche. In questa videata verranno anche proposte le voci ricorrenti che potranno essere modificate, annullate o confermate dall utente (per la dettagliata spiegazioni del loro uso rimandiamo alla funzione specifica delle voci ricorrenti); tali voci verranno automaticamente proposte quando si conferma il foglio presenza se non sono gia presenti, per quel mese, ulteriori comunicazioni gia inserite e verificate. F9=Gestione Note LUL; F20=Anticipo CIG F17=Rapporto di Lavoro F4=Voci Aggiuntive F4 VOCI AGGIUNTIVE L archivio delle Comunicazioni mensili aggiuntive viene utilizzato dal Responsabile paghe per abbinare al dipendente delle comunicazioni a valore unitario e unita. Le comunicazioni vanno aggiunte tramite il comando funzionale F11=Aggiunta. 26

27 Codice Voce: Codice della tabella VO. E possibile con? interrogare le voci presenti. Unita : inserire il numero di unita da liquidare al dipendente della voce scelta Quota. unit.: Importo unitario da liquidare, che verra moltiplicato per l unita Numero decimali per Quota Unitaria: Campo in cui l Utente puo gestire il numero di decimali che la procedura deve considerare nel calcolo della quota unitaria: possono essere 2 o 5. VIDEATA III- IMMISSIONE FOGLI PRESENZA Premuto il tasto INVIO dalla seconda videata si ottiene la videata nella quale e possibile inserire le informazioni per i dipendenti licenziati. 27

28 Data licenziamento: In caso di licenziamento indicare la data nel formato GGMMAAAA. Liquidazione: In caso di licenziamento indicare il tipo di liquidazione che deve essere effettuato. 0 vengono liquidate con le competenze del mese anche: ferie residue, mensilita aggiuntive, permessi e T.F.R. 1 non viene liquidato il T.F.R. 2 non vengono liquidate ferie residue, mensilita aggiuntive, permessi e T.F.R. 3 per un dipendente licenziato in precedenza viene riliquidato tutto con le seguenti modalita : - le ferie, le mensilita aggiuntive ed i permessi residui nel caso non siano state liquidate all atto del licenziamento ( il T.F.R. in ogni caso ricalcolandone anche la rivalutazione); 4 non ancora gestito dalla procedura. Preavviso: In caso di indennita di preavviso indicare: Indennita sostitutiva: dal / al: La data di partenza dell indennita di preavviso viene proposta automaticamente (di solo output) come giorno successivo alla data di licenziamento; la data di termine preavviso deve essere indicata dall utente stesso. Importo assegno nucleo familiare arretrato: Importo degli arretrati dell arretrato. Rimborso congedo matrimoniale:data matrimonio / certificato: In caso di congedo matrimoniale e obbligatorio l inserimento della data del matrimonio stesso, al fine del rimborso; in alternativa al 28

29 campo precedente puo venire inserita la data del certificato di matrimonio. Nell assenza per congedo matrimoniale deve essere indicato il codice di liquidazione dell Ente, tale assenza fa maturare i giorni di congedo da rimborsare (le informazioni sono memorizzate nella seconda vidata del dipendente) il rimborso si innesca solo inserendo la data del matrimonio nel foglio presenza. F20=CEDOLINO ON LINE La funzionalita e stata inserita nella terza videata dell immissione foglio presenza; permette di visualizzare per il dipendente in esame, il risultato teorico del cedolino paga mensile ottenuto automaticamente dalle informazioni inserite durante l immissione foglio presenza. Occorre attendere qualche minuto (la prima volta, per consentire al programma di dimensionare le necessarie aree di lavoro) e pochi secondi (nelle richieste successive fino allo scollegamento del terminale) perche appaia a video il risultato complessivo del cedolino cosi come sarebbe calcolato dalla procedura durante l elaborazione. I risultati che appaiono sul cedolino on-line di un dipendente potrebbero dipendere anche dagli altri dipendenti della stessa azienda. Come e noto, le restituzioni di eventuali imposte a credito ad uno specifico dipendente sono legate anche ai crediti e debiti degli altri dipendenti della ditta stessa; per questo nel caso di crediti derivanti da conguagli non vengono evidenziati, di conseguenza il netto visualizzato nel cedolino on-line potrebbe non essere coincidente con quello risultante dall effettiva procedura di calcolo. CARTOLINA MALATTIA ACCESSO PAGHE: SCELTE RISERVATE AL RESPONSABILE GESTIONE NORMALE ANNO CORRENTE IMMISSIONE FOGLI PRESENZA DEL MESE Nel caso venga inserito nelle giornate di calendario (non pero se negli ulteriori giustificativi) un codice di assenza che nel contratto relativo al dipendente sia stato collegato al calcolo della cartolina di malattia (es. assenza per malattia, maternita, post-partum), viene presentata automaticamente una videata che rappresenta la cartolina di malattia e l utente ha la facolta di confermare cosi come sono le informazioni oppure di modificarle. 29

30 CartolinaMalattia Nelle righe superiori viene riportato il periodo di malattia e della retribuzione presa a base del calcolo della retribuzione giornaliera. Nei campi relativi alle date del parto (presunta ed effettiva) e possibile inserire i valori e la data effettiva viene utilizzata per bloccare l indennizzo di giornate eventuali oltre i 3 mesi nel caso di assenza obbligatoria e 12 mesi nel caso di assenza facoltativa post-partum. Viene poi evidenziato il calcolo della retribuzione giornaliera che, se il dipendente e stato gestito nel mese precedente, viene riportato automaticamente altrimenti e possibile inserire le informazioni necessarie anche al momento. Nel caso di paga oraria viene compilata la colonna di sinistra con le giornate lavorate, mentre nel caso di paga mensile viene riportata la retribuzione divisa per 26 se operaio o 30 se impiegato. Sono automaticamente calcolati i ratei di 13.ma e 14.ma necessari con la retribuzione corrente divisa per 25 se operaio o 30 se impiegato. Per gli apprendisti viene creata la cartolina malattia sempre con il divisore degli operai (indipendentemente che l apprendista sia impiegato o operaio). Alla fine viene evidenziata la retribuzione giornaliera che verrà utilizzata per la liquidazione della anticipazione per conto dell INPS. La parte sottostante riguarda la liquidazione delle giornate indennizzate e non indennizzate da 30

31 parte dell INPS, della percentuale con la quale sono state indennizzate, con gli importi indennizati ed i codici di liquidazione che verranno riportati nel cedolino paga. 31

32 GESTIONE VOCI RICORRENTI ACCESSO Paghe: Scelte riservate al Responsabile Paghe: Gestione normale anno corrente Immissione voci ricorrenti Premessa Prima di procedere ad illustrare il funzionamento della procedura, é importante esplicitarne le potenzialità: la Gestione delle Voci Ricorrenti permette di abbinare ai dipendenti fino a 16 diversi codici voce di liquidazione per ottenere la presentazione di tali voci come altre comunicazioni durante l immissione fogli presenza del dipendente stesso. E possibile un numero illimitato di Voci Aggiuntive : vengono considerate aggiuntive le ulteriori comunicazioni a valore unitario liquidate al dipendente, che verranno presentate automaticamente, se presenti, nella 4 videata di immissione fogli presenza. E un programma totalmente interattivo che, tramite un colloquio con l utente del terminale, aggiorna istantaneamente l archivio effettivo, per cui le variazioni sono immediatamente disponibili. Ricerca Ditta 32

33 PAC01I_1.png Codice Paghe/Codice Anagrafico : inserire il codice paghe o il codice anagrafico della ditta che si intende gestire; nel caso in cui l Utente non conosca tali codici puo utlizzare le funzionalita di ricerca: -F13 ricerca nell intera Anagrafica Unica; -F15 ricerca nell archivio delle ditte che sono iscritte al servizio paghe. PAC01I_5.png Ricerca Dipendente 33

34 PAVORI.png IMMETTERE codice matricola : Campo in cui va inserito il codice di matricola del dipendente nel quale si vuole che a chiamata di foglio immissione presenza compaiano le voci qui inserite; nel caso non la si conosca o se invece si devono inserire a tutti i dipendenti della ditta delle voci ricorrenti, si preme INVIO, senza inserire alcun identificativo: verra automaticamente presentato il primo dipendente in forza della ditta. Voci Ricorrenti PYIZDFS.png 34

35 PYIZDFS_3.png Descrizione: data la matricola e poi l INVIO o direttamente l invio stesso, si passa alla videata che illustra l elenco delle voci ricorrenti gestite per il dipendente stesso se inserite. Le scelte operative effettuabili all interno di questa gestione sono 2= Modifica: consente di modificare la voce ricorrente inserita, 4=Cancella: consente di cancellare la voce inserita, 6=Fine validita : consente di storicizzare le voci ricorrenti; inserendo una fine validita la procedura non presentera piu nel foglio presenza del dipendente la voce, ma nell archivio delle voci ricorrenti tale indicazione rimarra per consentire all Utente di conoscere la storia del dipendente. Nel caso in cui il Responsabile indichi la Quota Unitaria la voce viene inserita nella 4 videata immissione fogli presenza, nell archivio delle Voci Aggiuntive. INSERENDO COME FINE VALIDITA 9999XX (DOVE XX= MESE VALIDO) LA PROCEDURA PRENDE IN CONSIDERAZIONE QUELLA VOCE SOLO NEL MESE INDICATO NELLA DATA FINE VALIDITA. Come gestire una voce ricorrente 35

36 PYIXE1S.png Tramite le funzioni 2=Modifica e F18=Aggiunta si accede alla medesima videata: di Gestione Voci Ricorrenti, la prima opzione consente all Utente di modificare l archivio delle voci ricorrenti gia inserite nella procedura, mentre la seconda consente di inserire delle nuove voci nello stesso archivio. Inizio validita : Inserire una data di inizio validita della voce, la procedura proporra nel foglio presenza del dipendente la voce ricorrente solamente a partire dal mese di validita della stessa. L archivio delle voci ricorrenti e stato reso in questo modo storico, per poter ricostruire agevolmente il passato del dipendente ed impostando una data di fine validita, per ottenere un termine automatico della voce ricorrente. Ricorrenza : nel campo e possibile indicare - 1: se la voce va abbinata ad un importo fisso e nel campo IMPORTO il valore da liquidare con la voce. - 2: se la voce va abbinata ad ore ed eventualmente nei campi QUANT.UNIT. E NUMERO rispettivamente il valore unitario dell ora e il numero di ore da liquidare con la voce. IN ALTERNATIVA È POSSIBILE INDICARE SOLAMENTE IL CODICE VOCE E LA PROCEDURA VALORIZZERA L IMPORTO PRENDENDO LE ORE DEL MESE ELABORATO E IL VALORE DELLA PAGA ORARIA. - 3: se la voce va abbinata a giorni ed eventualmente nei campi QUANT.UNIT. e NUMERO, rispettivamente il valore unitario del giorno e il numero di giorni da liquidare con la voce, in alternativa è possibile indicare solamente il codice voce e la procedura valorizzera l importo prendendo i giorni del mese elaborato e il valore della paga giornaliera. - 4: se la voce va abbinata a mesi ed eventualmente indicare nei campi QUANT.UNIT. e NUMERO rispettivamente il valore unitario del mese e il numero di mesi da liquidare con la voce, 36

37 in alternativa è possibile indicare solamente il codice voce e la procedura valorizzera l importo prendendo il mese elaborato con il valore della paga mensile. Voce: Codice della tabella VO. E possibile con? interrogare le voci presenti. Numero: Campo con due decimali. Solo per RIC = 2/ore, 3/giorno, 4/mese. Numero di unita da liquidare, in mancanza del quale viene inserito il numero di ore/giorni/mese lavorati nel mese in automatico con l immissione del foglio presenze del mese stesso. Importo: Solo per ricorrenza RIC = 1/ad importo. Immettere l importo globale da liquidare. Quota. unit.: Solo per ricorrenze RIC = 2/ore, 3/giorni, 4/mese. Importo unitario da liquidare, in mancanza del quale il programma valorizza gli elementi di paga inseriti nella voce abbinandoli alla paga oraria, mensile o giornaliera del mese corrente a seconda del tipo di causale di ricorrenza. indicando solamente la quota unitaria e la ricorrenza (2, 3, 4) la procedura crea le VOCI AGGIUNTIVE che verranno presentate nella videata dell F4 Voci Aggiuntive nell immissione foglio presenza. Numero decimali per Quota Unitaria: Campo in cui l Utente puo gestire il numero di decimali che la procedura deve considerare nel calcolo della quota unitaria: possono essere 2 o 5. Per le causali di ricorrenza 2 3 4, se i campi quant.unitar e/o numero sono mancanti vengono automaticamente considerati con i valori unitari del mese e con le ore o i giorni lavorati nel mese stesso. 6=Fine validita Descrizione La funzione di fine validita consente alla procedura di non considerare piu nel foglio presenza del dipendente la voce ricorrente non valida nel periodo di elaborazione. Per consentire di presentare nel foglio presenza una voce ricorrente in un particolare mese di qualsiasi anno e stata implementata la procedura; inserendo come fine validita 9999xx, dove xx= mese valido. Note operative Inserendo come fine validita 9999xx (dove xx= mese valido) la procedura prende in considerazione quella voce solo nel mese indicato nella data fine validita. Gestione Fine validità Indicare la Fine validita (AAAAMM) Indicare la Fine validita : inserire la data di fine validita della voce ricorrente. Inserendo 9999xx, con xx=01-12 (mese valido) la procedura considerera la voce esclusivamente nel mese indicato di qualsiasi anno. 37