SERVIZI, AVVISI, CATEGORIE E DOCUMENTI SUL WEB MANUALE E LINEE GUIDA

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1 SERVIZI, AVVISI, CATEGORIE E DOCUMENTI SUL WEB MANUALE E LINEE GUIDA Sunto Manuale tecnico, linee guida sugli obblighi di legge in materia di pubblicazione sul web e consigli per una comunicazione efficace verso l esterno di servizi, avvisi di servizio, categorie e documenti per l amministrazione centrale. Direzione Informatica, Comunicazione Integrata, Responsabile della pubblicazione sul Web di Ateneo con il contributo dell Ufficio Orientamento sviluppo.web@ateneo.univr.it, coordinamento.comunicazione@ateneo.univr.it, marco.dalmonte@univr.it

2 Diario delle revisioni 12/05/2014 Versione iniziale con istruzioni operative Maurizia Pezzorgna Sara Ceglie, Marco Dal Monte 27/05/2014 Integrazione sezione scrivere per il web e informazioni generali Sara Ceglie, Giovanni Cerutti Sommario PREMESSA... 2 OBBLIGHI IN MATERIA DI PUBBLICAZIONE SUL WEB COME RAGIONA IL NOSTRO SITO WEB... 3 SCRIVERE PER IL WEB (consigli e suggerimenti pratici)... 4 SEZIONE TECNICA... 5 COME CREARE NUOVI SERVIZI e/o SOTTOSERVIZI (attività)... 5 COME CREARE e PUBBLICARE NUOVI DOCUMENTI... 9 COME CREARE e PUBBLICARE NUOVE CATEGORIE e SOTTOCATEGORIE... 9 PAG. 1

3 PREMESSA OBBLIGHI IN MATERIA DI PUBBLICAZIONE SUL WEB Lo Statuto d Ateneo, all art. 2, c. 2, prevede che l Università assume come indirizzo fondamentale della propria azione il principio dell autonomia responsabile, che impone la trasparenza e la verifica delle scelte. Tale indirizzo è, peraltro, del tutto coerente con i recenti pronunciamenti del Legislatore in materia di amministrazione pubblica come Casa di Vetro (cfr. D. Lgs. n. 33/2013 e L. n. 190/2012), che si possono così riassumere: "le pubbliche amministrazioni garantiscono la qualità delle informazioni riportate nei siti istituzionali [ ] assicurandone l'integrità, il costante aggiornamento, la completezza, la tempestività, la semplicità di consultazione, la comprensibilità, l'omogeneità, la facile accessibilità, nonché la conformità ai documenti originali in possesso dell'amministrazione, l'indicazione della loro provenienza e la riutilizzabilità", nonché "l'esigenza di assicurare adeguata qualità delle informazioni diffuse non può, in ogni caso, costituire motivo per l'omessa o ritardata pubblicazione dei dati, delle informazioni e dei documenti". La normativa e lo Statuto d'ateneo incoraggiano quindi la massima diffusione e condivisione delle informazioni gestite dai singoli uffici. In materia, le uniche limitazioni riguardano: il rispetto del segreto d'ufficio, cioè della riservatezza di quanto potrebbe essere usato da soggetti esterni contro gli interessi dell'ateneo (una forma di privativa di solito esplicitata espressamente nella documentazione stessa) i dati supersensibili (orientamenti sessuali, opinione politiche, credi religiosi), sensibili (condizioni di salute e patologie) e personali (codici fiscali, date e luoghi di nascita, recapiti di residenza). Con queste sole eccezioni, è pubblicabile tutto quanto è funzionale ed utile agli utilizzatori, esterni ed interni, dei servizi gestiti dai singoli uffici, e peraltro obbligatorio quanto comunque richiesto da cittadini e studenti (c.detto Accesso Civico). Va ricordato, però, che, su quanto si pubblica, si è tenuti, sotto propria responsabilità, a garantire che i documenti siano: i) conformi agli originali, ii) iii) iv) costantemente aggiornati all'ultima versione, indicanti la fonte (ad es. norma, delibera di Organo Accademico, decreto rettorale, direttiva dirigenziale, regolamento interno, etc.), completi, v) tempestivamente pubblicati, vi) vii) viii) di facile accesso e consultazione, immediatamente comprensibili per non addetti ai lavori (come s'usa dire: for dummies), omogenei rispetto a quanto pubblicato in altre parti del sito, PAG. 2

4 ix) in formato elettronico "riutilizzabile" (ad es. NON.pdf Scansionati o Protetti, ma sempre la versione modificabile del documento originale depositato agli atti:. docx,.odt,.xlsx,.ods, etc.). COME RAGIONA IL NOSTRO SITO WEB L informazione sul sito web di Ateneo è strutturata e va inserita nei seguenti oggetti o contenitori : SERVIZI I servizi identificano attività articolate gestite da uffici dell Ateneo. Hanno un responsabile, del personale afferente e presuppongono la gestione di attività e/o processi più o meno complessi. I servizi possono essere di livello (i servizi di 2 e 3 livello si chiamano Attività e vengono visualizzati in rosso nella pagina di dettaglio del servizio padre sotto agli eventuali documenti allegati) Esempio: servizio di 1 livello: Orientamento servizio di 2 livello: Iniziative per gli studenti iscritti servizio di 3 livello: FSG Fondo sostegno giovani All interno di un servizio è possibile pubblicare AVVISI e CATEGORIE che contengono DOCUMENTI. CATEGORIE Le categorie sono raggruppamenti di documenti. Possono esserci CATEGORIE PRINCIPALI o SOTTOCATEGORIE. Le sottocategorie conentono di realizzare un ulteriore raggruppamento di documenti all interno di una categoria generale (la logica è identica a quella di cartelle e sottocartelle locali del proprio pc). È indispensabile creare una categoria qualora si intenda pubblicare un documento. Una stessa categoria/sottocategoria può essere agganciata a più servizi. Nel web si identificano sotto la voce Documenti disponibili e sono di colore blu: DOCUMENTI Per pubblicare un documento è necessario collegarlo a una categoria, quindi, prima di pubblicare un documento, è meglio preparare la categoria ( cartella ) che dovrà contenerlo. Uno stesso documento può essere agganciato ad una o più categorie. Un documento si compone sostanzialmente di un TITOLO e di una DESCRIZIONE, oltre ovviamente all ALLEGATO fisico (il file da pubblicare). AVVISI Gli avvisi equivalgono ad una notizia. Sono quindi utili se utilizzati nella logica di una scadenza temporale ravvicinata. Vale la regola dell immediatezza. Vanno agganciati sempre ad un servizio. PAG. 3

5 Gli avvisi possono anche essere di primo piano e comparire pertanto nella pagina vetrina dei destinatari quali sono rivolti. SCRIVERE PER IL WEB (consigli e suggerimenti pratici) Diversamente dal cartaceo, sul web il lettore tende ad effettuare una lettura molto rapida, saltando vocaboli o righe e focalizzando l attenzione su parole che ritiene utili per i suoi fini di ricerca. È molto raro che un testo nel web venga letto per intero. Il lettore vuole trovare agevolmente un servizio, un documento. Niente di più e niente di meno. Assolvere alle esigenze dei target nell ottica di una razionalizzazione dei contenuti è la nostra mission. Permettere all'utente di orientarsi con maggiore facilità è, infatti, lo scopo primario di ogni sito web. Per far sì che l utente possa reperire in modo semplice e immediato le informazioni contenute in un sito web è bene tener presente che i singoli contenuti (testi, documenti, file) non sono altro che tanti differenti mattoncini che si integrano e si completano. Evitare, quindi, la duplicazione dei contenuti e l inserimento in categorie o sezioni non coerenti al contenuto. Scrivere un testo sintetico (ma non criptico) è l'obiettivo principale. Capire per chi si scrive: chi è il destinatario? A chi ci riferiamo? SUGGERIMENTI PRATICI - Puntare il focus sul titolo: breve, sintetico ma comprensibile a tutti. Laddove possibile, aggiungere al titolo una breve descrizione che non sia un mero copia incolla del titolo ma un testo sintetico che esplichi in massimo 2 righe i contenuti del servizio o di un documento. - Mettere in cima al proprio testo, o nella breve descrizione, i contenuti principali (il messaggio da veicolare) - Leggere e Rileggere. Controllate più volte la corretta ortografia, punteggiatura e sintassi. - Nel titolo evitare sigle e acronimi non spiegati. - Dove possibile imporsi un azione di sintesi. Scegliere delle parole chiave che guidino il lettore nell'esplorazione dei contenuti. - Attenzione a non confondere il lettore. È inutile e controproducente dilungarsi inserendo informazioni inutili. Altrettanto inutile è strutturare periodi complessi. Saranno capiti a fatica. È molto più efficace dividere il testo in periodi brevi e semplificare l'esposizione di ogni concetto. Approfondimento: Lettura Web Scrivere per il Web PAG. 4

6 SEZIONE TECNICA COME CREARE NUOVI SERVIZI e/o SOTTOSERVIZI (attività) NB: I servizi possono essere di primo o secondo livello, si compongono di CATEGORIE all interno delle quali è possibile pubblicare documenti. Esempio:: SERVIZIO di PRIMO LIVELLO: Servizi di Segreteria Studenti ( SERVIZI di SECONDO LIVELLO (denominati ATTIVITA ): vedi elenco attività al medesimo link La creazione di un NUOVO SERVIZIO deve essere richiesta alla Direzione Informatica (Marina Boaretto) NB: Per richiedere la creazione di un servizio sono necessarie le seguenti informazioni: NOME (da dare al Servizio) DESTINATARI (studenti, laureati, personale ) SERVIZIO DI PRIMO LIVELLO (nel caso il nuovo sia un sotto servizio, è da specificare a quale servizio di primo livello deve essere agganciato) REFERENTI Una volta che il servizio è stato creato, il referente può procedere all inserimento di ulteriori informazioni (ORARIO DI APERTURA, CONTATTI, DESCRIZIONE, CATEGORIE E DOCUMENTI ) - aprire DBERW - cliccare "Accedi all'applicazione" - inserire le proprie credenziali GIA per accedere - selezionare, a sinistra, "Direzioni e servizi centrali" - quindi selezionare "Servizi" (Figura 1) - a destra, nella casella Nome digitare il nome del servizio (o parte di esso) e cliccare attiva filtro - selezionare il servizio e cliccare modifica n.b: si aprirà una nuova finestra - compilare i campi vuoti relativi ai contatti (Orario se previsto, telefono, mail) - riportare il link al sito del servizio (se previsto) nella casella Link al sito dedicato al servizio - inserire una Breve descrizione (che compare quando l utente visualizza un elenco di servizi ( - inserire una Descrizione dettagliata (che l utente visualizza quando accede al servizio) che spieghi le finalità del servizio ( - nella sezione Sotto servizi di questo servizio, nella casella Nome digitare il nome del sotto servizio (se previsto) da agganciare al servizio e cliccare attiva filtro - nella casella Ordine di pubblicazione del sottoservizio nel servizio principale si deve la posizione nella quale intendiamo pubblicare il sotto servizio. Solitamente viene usata la numerazione su base 10 (primo servizio 10, secondo 20, ecc). Questo perché, nel caso si renda necessario pubblicare un nuovo documento in mezzo ai due già pubblicati è sufficiente dare al nuovo documento un numero compreso tra 10 e 20, senza doverli rinumerare tutti. - nella sezione Persone di questo servizio cercare la persona del proprio gruppo e selezionarla - indicare nella casella Responsabile Sì oppure No PAG. 5

7 - e poi Salva e chiudi Figura 1 PAG. 6

8 COME CREARE AVVISI (di PRIMO PIANO per i SERVIZI) NB: avvisi che compaiono a destra - aprire DBERW - cliccare "Accedi all'applicazione" - inserire le proprie credenziali GIA per accedere - selezionare, a sinistra, "Direzioni e servizi centrali" - quindi selezionare "Avvisi di servizi" (Figura 2) - a destra selezionare Nuovo elemento si aprirà una nuova finestra - scrivere l Oggetto che corrisponde al titolo dell avviso (non troppo lungo, con parole chiave per attirare il lettore) - inserire una Data di scadenza (campo OBBLIGATORIO) - inserire una data in pubblica a partire da nel caso l avviso debba essere visualizzato non prima di un certo giorno - - alla voce Avviso di primo piano indicare sì se si intende visualizzare l avviso nella sezione avvisi di primo piano - scrivere il testo dell avviso nella sezione contenuto - indicare un link nella casella Url da segnalare nel caso l avviso rimandi ad una pagine del sito - nella sezione Allegati cliccare Sfoglia e selezionare il documento da pubblicare - inserire un titolo da dare al documento nella sezione Servizi che pubblicato questo avviso va riportato il servizio nel quale va pubblicato l avviso - per cercare il servizio, nella casella Nome digitare il nome del servizio (o parte di esso) e cliccare attiva filtro - selezionare il servizio desiderato ATTENZIONE: è possibile agganciare un avviso a più servizi, purché siano tutti servizi dello stesso livello; nel caso si voglia pubblicare un avviso in servizi di livello diverso bisogna creare due avvisi. - Nella sezione Destinatari dell avviso specificare i destinatari ATTENZIONE: i destinatari dell avviso devono corrispondere ai destinatari del servizio selezionato sopra! - e poi Salva e chiudi PAG. 7

9 Figura 2 PAG. 8

10 COME CREARE e PUBBLICARE NUOVI DOCUMENTI NB: I documenti vanno AGGANCIATI alle categorie. Per pubblicare un nuovo documento IN UNA CATEGORIA ESISTENTE NB: È possibile pubblicare documenti SOLO nelle categorie/sottocategorie di cui si possiede l abilitazione. Per come abbiamo strutturato il sito noi pubblichiamo principalmente documenti nelle SOTTOCATEGORIE (non nelle categorie). - aprire DBERW - cliccare "Accedi all'applicazione" - inserire le proprie credenziali GIA per accedere - selezionare, a sinistra, "Categorie e documenti" e quindi "Documenti" () - a destra selezionare Nuovo elemento si aprirà una nuova finestra - scrivere il Titolo che intendiamo dare al documento - inserire una Breve descrizione - nella sezione Allegati cliccare Sfoglia e selezionare il documento da pubblicare quindi cliccare Aggiungi - nella sezione Ordine di pubblicazione del documento nella categoria, nella casella Nome digitare la sottocategoria alla quale intendiamo agganciare il documento - selezionare la sottocategoria che appare (se appare più di una categoria col nome indicato, per capire quale dobbiamo modificare dovremmo selezionarne una, cliccare modifica e, nella nuova finestra che si aprirà, alla voce Categorie principali di riferimento verificare che sia indicata la categoria principale corretta. Se sì, procediamo con le fasi successive, se no chiudere senza salvare e selezionare una delle altre categorie con lo STESSO NOME finché non troviamo quella giusta). - nella casella Ordine di pubblicazione del documento nella categoria dobbiamo indicare la posizione nella quale intendiamo pubblicare il documento. Solitamente usiamo la numerazione su base 10 (primo documento 10, secondo 20, ecc). Questo perché, nel caso si renda necessario pubblicare un nuovo documento in mezzo ai due già pubblicati è sufficiente dare al nuovo documento un numero compreso tra 10 e 20, senza doverli rinumerare tutti. - e poi Salva e chiudi COME CREARE e PUBBLICARE NUOVE CATEGORIE e SOTTOCATEGORIE NB: Le categorie vanno AGGANCIATE ai Servizi e SottoServizi (Attività). Ad esempio Orientamento allo Studio è un servizio di primo livello che è a sua volta diviso in 4 Sottoservizi etichettati nella pagina web com Attività. Prima dell elencazione dei sottoservizi, troviamo la strutturazione in categorie di documenti collegati al servizio di primo livello Orientamento allo Studio ovvero le categorie di primo livello: Bandi FSG - Anno 2014, L'Università si presenta 2014, Open Day. Esse sono a loro volta associate a categorie di secondo livello (sottocategorie). Ad esempio la categoria Bandi FSG - Anno è suddivisa nelle sue sottocategorie: U.O. Orientamento allo Studio - Servizio Accoglienza Studenti 2014 U.O. Gestione Carriere (ex Segreterie Studenti) - "Front office di primo livello" 2014 PAG. 9

11 Le sottocategorie consentono di raggruppare ed aggregare i documenti appartenenti alla stessa categorie di primo livello qualora ve ne fosse la necessità. È possibile collegare categorie/sottocategorie SOLO nei servizi di cui si possiede l abilitazione. - aprire DBERW - cliccare "Accedi all'applicazione" - inserire le proprie credenziali GIA per accedere - selezionare, a sinistra, "Categorie e documenti" e quindi "Categorie" (Figura 3) - a destra selezionare Nuovo elemento si aprirà una nuova finestra - scrivere il Nome che intendiamo dare alla categoria/sottocategoria - se si intende creare una sottocategoria: - alla voce Categoria principale selezionare NO - quindi, nella sezione Categorie principali di riferimento ricercare la categoria di riferimento: - nella casella Nome digitare la categoria alla quale intendiamo agganciare la sottocategoria - quindi selezionare la categoria che appare (se appare più di una categoria col nome indicato, per capire quale dobbiamo modificare dovremmo selezionarne una, cliccare modifica e, nella nuova finestra che si aprirà, alla voce Servizi che usano questa categoria verificare che sia indicato il Servizio corretto. Se sì, procediamo con le fasi successive, se no chiudere senza salvare e selezionare una delle altre categorie con lo STESSO NOME finché non troviamo quella giusta). - alla voce Ordine di pubblicazione della sottocategoria nella categoria principale, dobbiamo indicare la posizione nella quale intendiamo pubblicare la categoria. Solitamente usiamo la numerazione su base 10 (prima categoria 10, seconda 20, ecc). Questo perché, nel caso si renda necessario pubblicare una nuova categoria in mezzo alle due già pubblicate è sufficiente dare alla nuova categoria un numero compreso tra 10 e 20, senza doverle rinumerare tutte. - e poi Salva e chiudi - se si intende creare una categoria: - alla voce Categoria principale lasciare SÌ - quindi, nella sezione Servizi che usano questa categoria ricercare il Servizio di riferimento: - nella casella Nome digitare il Servizio al quale intendiamo agganciare la categoria - quindi selezionare il Servizio corretto (ricordo che sono solo 5 i principali che gestiamo) - alla voce Ordine di pubblicazione della categoria, dobbiamo indicare la posizione nella quale intendiamo pubblicare la categoria. Solitamente usiamo la numerazione su base 10 (prima categoria 10, seconda 20, ecc). Questo perché, nel caso si renda necessario pubblicare una nuova categoria in mezzo alle due già pubblicate è sufficiente dare alla nuova categoria un numero compreso tra 10 e 20, senza doverle rinumerare tutte. - e poi Salva e chiudi PAG. 10

12 Figura 3 PAG. 11