ericsoft [ ristò 3 ] SCHEDA TECNICA Ordinazioni

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1 ericsoft [ ristò 3 ] SCHEDA TECNICA Ordinazioni Tutte le modalità di seguito elencate possono coesistere all interno di una stessa installazione. Modalità Touch Screen punto cassa : o Questa modalità, che consente al programma di abbandonare il concetto di selezione del tavolo sulla piantina, può essere utilizzata per punti di vendita al dettaglio quali tabaccherie, chioschi, edicole, determinate categorie di alimentari e attività affini oppure in tutti i punti di addebito quali bar, guardaroba, ingresso discoteche, cinema e attività simili. Modalità Touch Screen : o I tavoli sono rappresentati su una o più piantine a seconda delle zone in cui è diviso il locale, consentendo, di volta in volta, di focalizzare l attenzione sulle informazioni visive della parte di locale che interessa. o La possibilità di utilizzare immagini di sfondo nelle piantine, per riprodurre le caratteristiche del locale, unita alla possibilità di rappresentare i tavoli nelle dimensioni e nella forma originale (quadrata, rettangolare, rotonda), ne facilita enormemente la selezione anche da parte di personale occasionale. o I tavoli rappresentati in piantina sono colorati in modo diverso in funzione dello stato in cui si trovano e, se voluto, riportano informazioni quali n. di coperti, orario di apertura, tempo trascorso, ammontare degli addebiti. o I tavoli possono transitare nello stato di Vicino al conto, cambiando colore sulla piantina, nel momento in cui si effettuano ordinazioni di caffè, liquori, dessert e quant altro scelto dal gestore. o I tavoli che non effettuano ordinazioni da una predeterminata quantità di tempo cambiano di stato (e quindi di colore), rammentando così agli utenti di prendere ulteriori ordinazioni. o All emissione del conto di un tavolo quest ultimo cambia colore per ricordare al cassiere che si deve procedere ancora all incasso. o Da qualsiasi terminale o postazione di lavoro, è possibile associare ad un tavolo messaggi di varia natura (Es. emettere proforma, fare uno sconto etc.) e il programma provvederà a far lampeggiare la rappresentazione del tavolo stesso in piantina ad indicare che vi è una comunicazione ad esso relativa. o Accesso molto semplice ed intuitivo ai quadri Touch contenenti il display con la lista di tutti gli addebiti fatti al tavolo e tutte le funzioni di gestione addebiti, di 1/ 10

2 inserimento ordinazioni, di stampa delle comande, di invio messaggi, di emissione conto e di gestione documenti fiscali. o Ogni quadro Touch può contenere un numero arbitrario di pulsanti con dimensione, posizione, colore, carattere, descrizione e immagine completamente personalizzabili consentendo così di rendere l operatività molto semplice, intuitiva anche per chi presta servizi saltuari all interno del locale. o Il numero dei quadri e, soprattutto, la loro struttura è personalizzabile e adattabile alle esigenze specifiche del locale e del gestore. Decidere, ad esempio, di avere le variazioni all interno dei quadri che contengono le corrispondenti portate piuttosto che avere le variazioni in un apposito quadro Variazioni ( da aprire se necessario ), è estremamente semplice ed immediato. o Ogni utente e ogni postazione può avere quadri iniziali diversi onde fornire ad essi solo le funzioni di cui realmente necessitano: così il quadro iniziale del cassiere potrà essere differente e più orientato all emissione documenti di quello iniziale di un operatore avente mansioni diverse all interno del locale. o Dai quadri Touch è possibile consultare una lista dei tavoli liberi in maniera istantanea e da essa procedere direttamente all occupazione. o Possibilità di eseguire il trasferimento del contenuto da un tavolo ad un altro con un semplice click. o E possibile marcare come esaurite una o più pietanze che si esauriscono durante il servizio, cosicché il cameriere ne venga a conoscenza prima di mandare le comande ai reparti di produzione semplificando e velocizzando la scelta alternativa da parte del cliente. Modalità Terminali portatili radio : o Tutte le operazioni che vanno dall occupazione del tavolo all emissione del conto e all incasso del denaro, possono essere svolte anche dai terminali palmari, migliorando, così, la velocità di comunicazione fra sale e centri di produzione e ottimizzando i rientri degli addetti alle ordinazioni che potranno dedicarsi con maggior cura al rapporto col cliente. o I terminali portatili radio, se utilizzati opportunamente, consentono di ottimizzare il personale e di diminuire gli addetti all incasso e alla manipolazione del denaro migliorando l attività di supervisione da parte di direzione e/o proprietà. o Possibilità di parcheggiare un ordine in corso (magari perché alcuni clienti del tavolo non hanno ancora deciso cosa ordinare) per prenderne altri in altri tavoli, consentendo in maniera semplice e veloce di continuare l ordine in un secondo momento. o La parte sottostante dei terminali palmari, denominata Touch Pad, è divisa in 44 pulsanti interamente personalizzabili che fungono da scorciatoia per i comandi o i piatti utilizzati più di frequente, consentendo agli utenti di operare in maniera snella e rapida. Modalità Penne ottiche : o Estremamente versatili e maneggevoli, le penne ottiche possono essere impiegate sia per le ordinazioni (comprese le variazioni), anche di più tavoli contemporaneamente, che per l emissione dei conti. o Sono dotate di sofisticate funzioni di correzione, anche parziale, delle ordinazioni molto utili e veloci durante i colloqui del cameriere con i clienti al tavolo. o Le penne ottiche sono ideali in quei luoghi dove la comunicazione radio è resa pressoché impossibile causa fattori esterni. Infatti, dopo aver terminato l ordine o gli ordini, il cameriere dovrà riporre la penna in uno degli appositi calamai presenti nel locale, collegati al computer via cavo dando così luogo alla stampa di tutte le comande ai centri di produzione. o L ingombro e il peso di tali penne è minimo, la durata delle batterie supera abbondantemente 7 8 ore. 2/ 10

3 Caratteristiche generali e comuni a tutte le modalità: o E fornita la possibilità di suddividere una ordinazione fino a 5 turni diversi, con chiamata di avanzamento eseguibile direttamente dai terminali o dalle postazioni. o Opzionalmente è possibile attivare una stampa di controllo delle comande per ogni postazione presente. o Possibilità di stampare la comanda relativa ad un piatto composto, contemporaneamente in tutti i centri che concorro a prepararlo (Es. patatine & wurstel in cucina e alla griglia) in modo che operino sincronizzati. o Il programma consente di stampare in testa ad ogni comanda il nome degli altri reparti coinvolti nell ordinazione cosicché, prelevando le pietanze da un reparto, i camerieri non si dimentichino le pietanze, dello stesso tavolo, pronte anche in altri reparti. o Sia nella modalità Touch Screen che nella modalità Terminali portatili radio è supportata la gestione delle pietanze a peso (Fiorentina, Orata, Aragosta etc.) per le quali, oltre alla quantità, viene richiesto il peso desiderato dal cliente (Es. 2 fiorentine da 700 gr.) con appropriato calcolo del prezzo finale. o Per ogni piatto sono supportate fino a 10 variazioni che possono influenzare o meno il prezzo del piatto stesso. Anche la loro comparsa sul conto è opzionale. o Per ogni postazione presente nell installazione si può decidere di attivare l opzione Coperti obbligatori costringendo così l operatore a specificare come prima cosa il numero di coperti, evitando dimenticanze e conseguenti alterazioni delle statistiche. o Possibilità di creare pacchetti composti da pietanze fisse (Menù degustazione, Menù mare e monti, Menù Mini pesce, etc.) che velocizzano l inserimento. o Per quanto riguarda l associazione cameriere tavolo, il programma può essere impostato per lavorare in 3 modalità distinte: 1. Ogni cameriere ha in gestione i suoi tavoli anche se gli addebiti vengono fatti da un altro operatore. 2. Ogni cameriere ha in gestione i suoi tavoli anche se gli addebiti vengono fatti da un altro operatore il cui nome compare comunque sulle comande ai centri di produzione. 3. I camerieri possono lavorare su tutti i tavoli. Il tavolo rimane associato all ultimo cameriere che ha fatto addebiti. Prenotazioni tavoli Gestione delle prenotazioni con data, orario, tavolo, nominativo, N persone e note con funzioni di richiamo e verifica direttamente sulla piantina. Acquisizione di più prenotazioni per lo stesso tavolo in orari diversi consentendo di ottimizzarne l impiego anche su più turni durante lo stesso servizio. Per le prenotazioni mancate, il programma propone di memorizzarne un riferimento sull anagrafica del cliente onde poter 3 / 10

4 valutare se accettarne di nuove in futuro. Allo scadere del periodo di preavviso della prenotazione, la rappresentazione in piantina del tavolo inizia a lampeggiare mostrando il nominativo del cliente di cui è previsto l arrivo. Gestione delle liste di attesa per i clienti che aspettano di sedersi quando tutti i tavoli del locale sono occupati. Emissione conti I conti possono essere chiusi tramite ricevute fiscali, fatture (anche con diverse numerazioni in funzione dei punti di emissione Es. fatt. 1/A, fatt 1/B), proforma e scontrini su registratore di cassa. Viene pienamente supportata la funzione di estratto conto che permette di stampare una copia non fiscale del conto senza chiudere il tavolo, per consentire al cliente di effettuare le opportune verifiche. La stampa del conto può essere richiamata tramite un semplice click o tocco sul pulsante corrispondente al tipo di documento desiderato dal cliente. In tal caso il programma assume che il pagamento sia avvenuto in contanti. E possibile specificare la distinta di pagamento di un documento cosicché sia possibile conoscere, in ogni momento, la distinta di cassa (Es ,25 in contanti, in ricevute POS per carta di credito, 1.236,35 in ricevute POS per bancomat e 356,78 in buoni pasto della ditta XYZ) Il programma gestisce anche il portafoglio camerieri, con estratto conto dei movimenti ivi compresi versamenti e prelievi nell arco del servizio. In presenza di convenzioni stipulate con ditte, ai dipendenti potrà essere rilasciata ricevuta a importo 0 e periodicamente alla ditta un documento riepilogativo. In modalità Touch Screen : o Questa è la modalità più idonea a gestire l emissione di fatture con i dati dell intestatario, a gestire gli incassi con distinta di pagamento, tramite contanti, carte di credito, bancomat, assegni, buoni pasto e tickets aziendali aiutati dalla semplice logica dei quadri Touch (di tipo pagamento ) e dal loro alto grado di personalizzazione. o I quadri di tipo pagamento sono stati studiati per ridurre al minimo la possibilità di errore da parte del cassiere che è coadiuvato da una serie di strumenti e informazioni per compiere molto velocemente le operazioni di stampa, restituzione del resto e chiusura del conto. o E fornita sia la funzione di conto separato che quella di conto alla romana. In entrambe i casi, si possono chiudere i conti frazionati anche con differenti tipologie di documenti (ricevute fiscali e/o fatture) e con differenti modalità di pagamento. In modalità Terminali portatili radio : 4 / 10

5 o Dai terminali portatili è possibile richiamare la stampa del conto in maniera molto veloce con un click su uno dei pulsanti del touch pad opportunamente configurato. o Il sistema consente di stampare il conto su stampanti diverse a seconda del rango di appartenenza del tavolo. o E altresì possibile richiedere la stampa del conto tramite un messaggio direttamente al cassiere. In modalità Penne ottiche : o Tramite le Penne ottiche è possibile richiamare la stampa del conto semplicemente con una strisciata sul corrispondente codice a barre. o Possono essere richiesti i conti di più tavoli prima di inserire la penna nel calamaio. Chiusura giornaliera Al termine della giornata lavorativa si può procedere all elaborazione della chiusura e alla stampa dei report inerenti i dati gestionali, attraverso un semplice click su un bottone. In funzione delle impostazioni selezionate, il programma consente di emettere conti di prova, proforma o estratti conto che possono poi essere cancellati automaticamente durante la fase di chiusura evitando che siano presi in considerazione come incasso. Tutte le stampe sono state pensate per favorire il controllo dell attività, della produzione dei reparti, dell operato del personale, della correttezza delle casse: o Chiusura generale: riporta situazione corrispettivi del giorno suddivisi per aliquote IVA, situazione portafoglio camerieri e grafico a istogrammi della produzione per comparti. o Piatti venduti: riporta la lista raggruppata per descrizione di tutti i piatti venduti nella giornata. o Addebiti cancellati e/o rettificati: elenco di tutti gli addebiti cancellati, suddivisi per operatore che ha eseguito la cancellazione. o Documenti emessi del giorno: elenco di tutti i documenti emessi in giornata con totale documento, totale a cassa e totale sospeso. o Situazione sospesi: elenco dei sospesi aperti, chiusi e incassati. o Sospesi in scadenza: riporta la lista dei sospesi in scadenza oggi. o Primanota pagamenti: riporta la situazione cassa suddivisa per tipologie di pagamento e per valute. o Venduto su base oraria: grafico che evidenza la mole di lavoro svolta nell arco della giornata. Contabilità Gestione acconti e/o caparre da ditte o agenzie. 5 / 10

6 Gestione sospesi a ditte, agenzie, anagrafiche in genere o carte di credito. Elenco partite aperte, partite chiuse, mastrini e saldi. Stampa elenchi sospesi per intestatario, per scadenza con o senza dettaglio. Statistiche sulla previsione di incasso. Gestione documenti emessi con possibilità di modificarne le distinte di pagamento. Stampa dei corrispettivi, della prima nota cassa, dell elenco dei documenti emessi con o senza dettaglio, sia del giorno che di periodo. Statistiche, classifiche e grafici sul fatturato globale o di periodo di uno o tutti i clienti. Statistiche e andamenti di periodo Esistono diversi strumenti per procedere ad analisi statistiche dei dati, uno dei quali, è la funzione Prospetto andamenti di periodo, che permette di eseguire consultazioni sulla produzione per comparto, sul fatturato e sulla situazione acconti e sospesi di un qualsiasi periodo. Risulta molto pratica e veloce per raffronti di periodi. Sono fornite in dotazione anche stampe dei documenti e dei sospesi emessi in giornata, nel periodo, con dettaglio o senza. Definendo fasce orarie che identificano turni quali le colazioni, il pranzo e la cena, è possibile procedere all analisi del fatturato suddiviso per servizi. Sono disponibili inoltre classifiche dei piatti più venduti nel periodo, dei piatti suddivisi per magazzino e dei piatti suddivisi per comparto. Completa la numerosa dotazione di statistiche, la rilevazione delle varie tipologie di coperti e il relativo indotto, in modo tale che si possano analizzare le sotto-attività e la loro rendita. Gestione anagrafiche La gestione anagrafiche è stata pensata per far fronte alle esigenze di memorizzare convenzioni con ditte e agenzie, di gestire tickets aziendali e buoni pasto, di fornire il servizio di consegna a domicilio e prenotazione telefonica per l asporto. In dotazione vengono fornite innumerevoli stampe: buste ed etichette indirizzi, statistiche sulla provenienza e sulla residenza dei clienti. Gestione listini Per ogni prodotto e per ogni variazione, è possibile specificare fino a 9 prezzi per altrettanti listini. Per ogni zona o rango definito nella struttura è possibile attivare un listino oppure un programma di listini che ne consente l alternanza per fasce orarie nei sette giorni della settimana. Le variazioni, a seconda di come vengono definite ed utilizzate, possono concorrere oppure no all aumento del prezzo del 6 / 10

7 prodotto finale e quindi possono, a scelta, comparire sul conto onde giustificare al cliente l aumento del prezzo del prodotto stesso. Stampa dei listini (Menù) in 6 lingue con possibilità di adattarne la grafica e l estetica alle esigenze del locale. Sicurezza L accesso al programma può essere limitato a determinati utenti i quali potranno notificarsi attraverso l impiego del classico nome utente e password oppure tramite la pressione di un pulsante che ne riporta il nominativo oppure tramite una tessera chip-card personale oppure tramite un bracciale con transponder incorporato. Ogni profilo utente può essere configurato sia per quanto riguarda il livello delle informazioni visibili che per le operazioni da esso eseguibili. Sarà il gestore del locale o il responsabile dell installazione a decidere quali operazioni possono essere compiute da uno specifico utente (cassiere, cameriere, operatore generico) e a quali informazioni può avere accesso. Tutte le operazioni eseguite dagli utenti, ivi incluse le cancellazioni di addebiti dal conto, le rettifiche di prezzi e l emissione di qualsiasi tipo di documento (proforma, scontrino, ricevuta fiscale, fattura) sono memorizzabili e consultabili dal gestore in qualsiasi momento. Il programma è, inoltre, fornito della funzione copie di sicurezza di tutti i dati che può essere eseguita con un semplice click e consente di memorizzare copie di sicurezza sullo stesso disco rigido, sul disco di altre macchine in rete, su appositi supporti quali floppy disk, dischi removibili, CDR e DVDR. In qualunque momento è possibile esportare su uno qualsiasi dei supporti sopra elencati tutti o parte dei documenti emessi con tutti i dati gestionali ad essi connessi. Se e quando sarà ritenuto opportuno potrà essere fatta l operazione contraria (importazione), che consentirà di visionare tutte le statistiche di gestione comprensive dei dati precedentemente archiviati. Pagamento elettronico L adozione di sistemi di pagamento elettronico consente di centralizzare e limitare il trattamento del denaro a una cerchia più ristretta di persone, migliorando i processi di controllo e verifica dell operato da parte della proprietà e/o della direzione. Nelle strutture che adottano tale sistema si è, inoltre, avuto un incremento del venduto grazie alla semplicità con cui si addebita il conto ad un cliente. Il sistema è stato studiato per consentire di adottare differenti metodologie di impiego: tessere chip card o transponder a debito che un cliente ritira all ingresso del locale e utilizza per gli addebiti ai bar, al ristorante, alla birrerie etc. fino al momento dell uscita quando provvederà a saldarne l ammontare alla cassa dove riceverà un gettone di uscita; tessere chip card o transponder a credito, generalmente lasciate al cliente, sulle quali potrà essere caricato un credito da consumarsi all interno del locale anche nell arco di un periodo esteso. L addebito su transponder, oltre che nei punti vendita del locale, può essere eseguito direttamente sul terminale portatile radio dal cameriere all atto dell ordinazione. Nella configurazione a debito, ad ogni tessera può essere impostato un massimale in valore (totale 7 / 10

8 consumazioni per un valore non superiore a x euro), un massimale in quantità (numero consumazioni non superiore a y), un costo minimo con o senza la prima consumazione (esempio: tessera da 0 per ingresso omaggio, tessere da 5 senza consumazione, tessere da 10 con consumazione inclusa, etc.). Sono state fornite diverse stampe per la rilevazione degli incassi e la consultazione delle statistiche di gestione: o Elenco delle tessere aperte con dettaglio delle consumazioni raggruppato per punti di addebito. o Riepilogo delle tessere aperte per punti di addebito. o Elenco singoli addebiti per tessera aperta. o Elenco delle tessere chiuse con dettaglio addebiti raggruppato per punti di addebito. o Riepilogo delle tessere chiuse raggruppato per punti di addebito. o Elenco singoli addebiti per tessere chiuse. o Statistiche sulle presenze settore Tessere. o Statistiche di periodo per la rilevazione delle varie tipologie di coperti e il relativo indotto. Magazzino ed economato Nella moderna dottrina del Food & Beverage, la Gestione magazzino sia a livello di contabilità che a livello di movimentazione, ricopre il ruolo base e costituisce il trampolino di lancio per l economato consentendo, assieme agli opportuni strumenti di analisi, di raggiungere ottimi standard qualitativi, di ottimizzazione degli acquisti, di approfondimento e miglioramento delle procedure di controllo e di supervisione. L anagrafica articoli consente la definizione e la supervisione di tutti gli articoli movimentati all interno della struttura in seguito agli acquisti, alla vendita e ai trasferimenti da un magazzino all altro. Per ogni articolo si possono specificare: due livelli merceologici per aumentare il grado di analiticità delle statistiche; unità di misura di acquisto, di vendita e il rapporto che fra essi intercorre per automatizzare il calcolo delle giacenze; i due fornitori più accreditati alla sua fornitura; prezzi di riferimento concordati onde favorire controlli incrociati alla ricerca di aumenti ingiustificati; il livello di riordino in ciascuno dei 15 magazzini onde prevenire esaurimenti inaspettati; Dall anagrafica di ciascun articolo è possibile accedere alle funzioni di verifica della giacenza espressa in unità di misura di acquisto, di vendita e di valore per ogni singolo magazzino o per la loro totalità. Per tutti quegli articoli, denominati da ora in avanti semilavorati, che sono il risultato di lavorazioni di materie prime (pietanze, porzioni, cocktail etc.) esiste la possibilità di specificare la ricetta (distinta base) con l elenco di tutte le componenti e relative quantità. Tenendo presente che un semilavorato può contenere all interno della propria ricetta un altro semilavorato, si deduce che le ricette possono essere a infiniti livelli. Una simile elasticità consente di rappresentare anche i più sofisticati scenari, garantendo una precisione altrimenti difficilmente ottenibile. La movimentazione degli articoli avviene tramite l inserimento e la memorizzazione di diverse tipologie di documenti: fatture dei fornitori, bolle dei fornitori, note di credito ai fornitori, trasferimenti 8 / 10

9 interni fra magazzini, saldi iniziali, scarti e ammanchi, deperimento e deprezzamento merce e scarichi indotti dagli addebiti (chiusure). All atto dell inserimento delle fatture dei fornitori, è possibile specificare anche le condizioni di pagamento praticate, cosicché lo scadenziario sia aggiornato e permetta di avere sempre sotto controllo i pagamenti da effettuare. In automatico vengono creati anche i movimenti di prima nota cosicché il conto associato al fornitore risulti sempre aggiornato e fornisca in ogni momento la situazione dare/avere. In aggiunta alle schermate di gestione e di controllo, sono fornite stampe di vario genere: o Elenco dei movimenti di magazzino ordinati per data. o Costo di acquisto medio ponderato di ogni articolo suddiviso anche per fornitore diverso. o Lista analitica per l'incidenza di ogni articolo nel calcolo del costo pasto. o Estratto conto di un mastrino con dare, avere e saldo progressivo. o Elenco delle registrazioni da N a N oppure da data a data oppure per mastrino o Elenco scadenze di primanota (chiuse, aperte o entrambe) da data a data e per anagrafiche. o Lista degli articoli sotto scorta raggruppati per fornitore principale. o Stampa inventario di magazzino. o Schede articoli di magazzino. Caratteristiche generali Grazie al semplice ma sofisticato meccanismo di gestione delle stampe, è immediato procedere all esportazione dei dati desiderati verso applicativi di Office Automation di terze parti tra i quali Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access ) per attività di analisi e di promozione. E disponibile un potente HELP in linea che facilità l'utilizzo e la comprensione delle funzioni del programma. Gestione e condivisione di tutte le stampanti configurate nel pannello di controllo del sistema operativo. Le versioni Versione Light o Conti tavoli con emissione di Ricevute Fatture e Proforma. o Gestione Touch-Screen. o Ripristino documenti o Trasferimento dei conti fra tavoli o Piantina con controllo dei tavoli liberi e occupati o Gestione portafoglio camerieri con riepilogo fatturato o Chiusura contabile suddivisa per camerieri o Gestione anagrafiche clienti o Archivio camerieri o Gestione archivio prodotti e gruppi merceologici o Archivio risorse (tavoli) o Gestione di 9 listini o Conto parametrico Versione Professional o Versione light o Gestione password. o Prenotazione delle risorse. o Utilizzo e gestione dell archivio Variazioni. o Stampa delle comande. o Gestione messaggi. o Archivio pacchetti (prodotti composti, menù). o Storico (andamenti). o Gestione Prima nota. o Gestione Sospesi. o Gestione Mastrini. o Export di tutte le stampe verso i pacchetti di Office Automation più diffusi. o Emissione conti separati oppure alla Romana 9 / 10

10 Moduli aggiuntivi Penne ottiche, terminali radio e transponder Export contabilità Magazzino economato Remote control Documentale e messaggistica Requisiti di sistema Microprocessore Pentium II o superiore 32 MB di RAM (consigliati 64 MB) per i client 128 MB di RAM (consigliati 256 MB) per il server Disco Rigido con 100 MB disponibili Unità CD-ROM (si consigliano scheda audio e casse acustiche). Scheda grafica VGA (si consiglia Super VGA o superiore). Mouse Microsoft o 100% compatibile Sistema operativo Microsoft Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000, Windows XP. Reti supportate Reti basate sui sistemi operativi Windows Tutte le reti che supportano interamente la compatibilità con Windows, inclusa Novell Netware. 10 / 10