GestFatt GESTFATT. Gestione Fatturazione. Guida all uso del software

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1 GestFatt 1 GESTFATT Gestione Fatturazione Guida all uso del software

2 GESTIONE FATTURAZIONE Guida all uso del software GestFatt Ver Inter-Ware Srl Via degli Innocenti, 2a Figline Valdarno (FI) Tel. +39 (55) Fax +39 (55)

3 GESTFATT Sommario GESTFATT...0 CAPITOLO INTRODUZIONE ALL USO...3 LE ICONE DEL SOFTWARE...3 LA TOOL BAR...4 BARRA VERTICALE...5 TABELLE DI RIEPILOGO...5 CAPITOLO DATI DI BASE...6 INTESTATARI FATTURE...6 CLIENTI...7 FORNITORI...7 ALIQUOTE IVA...7 TIPO PAGAMENTO...7 CAPITOLO DOCUMENTI DI TRASPORTO (DDT)...8 TESTATA... 8 CORPO... 8 PIEDE... 9 DATI ACCOMPAGNATORI... 9 FATTURE CLIENTE...10 TESTATA CORPO PIEDE DATI ACCOMPAGNATORI NOTE ACCREDITO...11 FATTURATO...11 CAPITOLO

4 GESTFATT FATTURE FORNITORI...12 FATTURATO FORNITORI (ACQUISTATO)...12 CAPITOLO SCADENZE CLIENTI...13 REPORT SCADENZE SCADENZE FORNITORI...13 SCADENZE NOTE ACCREDITO...13 CAPITOLO CONSIGLI SULL USO

5 GESTFATT Capitolo 1 1 Introduzione all uso GestFatt è il software pensato per gestire medio-piccole attività commerciali L a semplicità d uso, il basso costo, e la rapidità di esecuzione delle funzioni fa di GestFatt un applicativo veramente completo. La Inter-Ware ha puntato soprattutto sulla semplicità d uso del software ed ha tentato di ottimizzare in un interfaccia windows, le schermate in modo che queste si potessero ripetere ed essere dunque facilmente apprendibili. Le icone uguali nei relativi form (videate), ad esempio, lo dimostrano. Esaminiamo, dunque, qui di seguito alcune convenzioni del software. Le icone del software ICONE Per inserire un nuovo record Per cancellare un record Per stampare un record Per uscire dalla sezione Il riquadro delle icone a sinistra indica come si può facilmente inserire, cancellare e stampare qualsiasi informazione all interno del software. Queste icone vengono ripetute in quasi tutte le schermate di GestFatt. All utente risulteranno subito familiari e in pochi minuti riuscirà a gestire tutte le form (videate) che gli si presenteranno. Nella fatturazione troviamo poi dei tasti di comando (command button) tipici di windows con la relativa descrizione sull azione che compiono. Pertanto il tasto Memorizza tenderà a memorizzare i documenti in archivio, mentre Annulla revocherà l operazione che si sta compiendo in quel momento, e così via discorrendo. 3

6 GESTFATT La tool bar Appena aperto, il software si presenterà subito con la finestra di benvenuto e con due toolbar (la sezione grafica dove sono appoggiate delle icone che corrispondono a comandi per il sistema): una in alto posta sotto il menù e l altra a sinistra. Vediamo in dettaglio le varie icone: Intestatari GestFatt può gestire più intestatari tenendo le fatture ed i ralativi documenti fiscali separati anche se nella solita interfaccia. Clienti Serve per inserire, modificare, cancellare, stampare dati dall anagrafica client i. Fornitori Inserisce, modifica, elimina, stampa dati dall anagrafica fornitori. IVA Consente la gestione delle aliquote IVA Tipo Pagamento Permette di descrivere il tipo di pagamento Fatture Clienti Permette di gestire le fatture dei clienti anche per più intestatari, con processi per richiamare il cliente automaticamente (senza fornire codici) Fatturato Consente il riepilogo del fatturato per diversi parametri. Si può interrogare il database come più si desidera e riceverne delle stampe Note Accredito E possibile emettere note di accredito con il riferimento della fattura Fatture Fornitori Permette di gestire le fatture dei fornitori anche per più intestatari, con processi per richiamare il fornitore automaticamente (senza fornire codici). E possibile registrare la fattura del fornitore anche con un codice di riferimento interno Seleziona Fatture Fornitori Consente il riepilogo del fatturato fornitori per diversi parametri. Si può interrogare il database come più si desidera ed avere sotto controllo, per ogni fattura, la situazione di pagamento della stessa Scadenziario Clienti GestFatt permette di gestire anche le scadenze di tutti i clienti. In questa sessione sarà possibile inserire, modificare, cancellare scadenze ed avere dei report completi 4

7 Scadenziario Fornitori Sarà possibile selezionare, ricercare, stampare ed inserire scadenze di fatture fornitori da portare in pagamento. Anche in questo caso è possibile richiedere report completi Backup Dati GestFatt integra anche la possibilità di fare i backup del proprio archivio in modo da non perdere mai i dati Aiuto GestFatt integra il presente manuale all interno del proprio software Rete Questa icona ci permette di determinare se GestFatt sta leggendo un database di rete (visto che può essere installato in multi-utenza) oppure no Barra verticale Grazie alla barra verticale, GestFatt, facilita l accesso ai punti focali delle applicazioni. Infatti i form maggiormente usati saranno accessibili più facilmente attraverso questa barra che semplifica notevolmente il lavoro dell utente ed i suoi tempi di recupero informazioni. Tabelle di riepilogo In molte parti del software troviamo delle tabelle riepilogative dei dati come mostrato in figura a lato. Queste tabelle permettono di trovare a vista le informazioni ricercate. Cliccando due volte su una riga contenente dati, è possibile editarla al fine di modificarne il contenuto. Spesso le tabelle riportano ai piedi uno strumento di navigazione (come illustrato nella figura sotto). Le frecce ai lati estremi puntano, rispettivamente, al primo dato archiviato (sinistra) e all ultimo (destra). Quelle intermedie, invece, scorrono i dati ad uno ad uno rispettivamente verso l alto (sinistra) e verso il basso (destra). 5

8 Capitolo 2 2 Dati di base I dati di base racchiudono dati che necessitano al software per calcoli e processi. In particolare tra i dati di base troviamo: Intestatari fatture Clienti Fornitori Aliquote IVA Tipo Pagamento Intestatari Fatture GestFatt è un software che permette di gestire più attività. Per cogliere questa opportunità occorre inserire delle ditte intestatarie all interno di questa sessione. Come già detto in precedenza (rif. Le icone del software) i dati possono essere inseriti, modificati, cancellati e stampati attraverso i tasti di comando della form. Non c è limite al numero di ditte che è possibile gestire. ATTENZIONE Esistono due campi per associare dei report di fattura all intestatario. Il nome di file predefinito di fattura è fatture.rpt. Nel caso si stampi su moduli Buffetti è possibile sostituire la dicitura con il testo standard.rpt. Questa specifica permette alla softwarehouse di implementare nuovi modelli di fattura da assegnare ai diversi intestatari (personalizzazione del modulo di fattura). Inoltre è possibile scegliere se durante la fase di stampa della fattura si vuole decidere su quale stampante dirigire il report. Questa funzione è molto utile nel caso in cui sul PC siano installate più stampanti, ad esempio una laser ed una ad aghi a 136 colonne. Se una ditta ha un tipo di fattura che prevede il modulo continuo e la stampante di default è la laser, si potrà spuntare questa opzione per scegliere la stampante in fase di fatturazione. 6

9 Clienti Si tratta della schermata di gestione dell anagrafica dei clienti. E molto importante inserire correttamente tutti i dati dei clienti, soprattutto il codice fiscale e/o la partita IVA (sulle quali il software esegue un controllo formale). Oltre ai dati anagrafici, per ogni cliente è possibile memorizzare la Banca d appoggio ed un indirizzo alternativo, nonché un immagine (che può essere una foto del cliente stesso o un logo rappresentativo della ditta). In questa schermata, oltre alle icone tipiche del software (rif. Le icone del software), si trova il simbolo qui a lato che serve a stampare etichette adesive (o non) dei clienti. Questa opzione si può rivelare utile nel caso di invio di circolari ai propri clienti. I clienti potranno essere in qualsiasi momento ricercati per nome e stampati o modificati. Fornitori Si tratta della schermata di gestione dell anagrafica dei fornitori. Segue le stesse regole descritte sopra per i clienti. I fornitori potranno essere in qualsiasi momento ricercati per nome o per partita IVA e stampati ( ). Per modificare un fornitore è sufficiente richiamarlo e riscrivere nei campi da modificare. Aliquote IVA Detiene tutti riferimenti IVA che si useranno nelle fatture. Nella parte descrittiva può essere inserita qualsiasi descrizione. Il software farà invece fede al campo Aliquota per eseguire i calcoli. Le procedure di inserimento, cancellazione, stampa, modifica sono identiche a quelle già descritte per le altri sessioni del software (rif. Le icone del software). Tipo Pagamento Detiene tutte le descrizioni dei vari tipi di pagamento in modo da essere più espeditivi nella fase di compilazione della fattura. Le procedure di inserimento, cancellazione, stampa, modifica sono identiche a quelle già descritte per le altri sessioni del software (rif. Le icone del software). 7

10 Capitolo 3 3 Documenti di Trasporto (DDT) Questa sessione permette di compilare un documento di trasporto in modo semplice ed intuitivo. Testata Sarà sufficiente riempire i dati richesti. Ogni volta che si scrive nel campo Rag. Sociale appariranno automaticamente i dati anagrafici dei clienti richiamati nel riquadro in grigio chiaro. Sarà sufficiente scrivere le prime lettere della ragione sociale del cliente per ritrovare tutti i suoi dati. Premendo il tasto TAB o INVIO ci si sposta negli altri campi. Arrivati sul Numero DDT automaticamente il software proporrà l ultimo numero DDT valido (se si sono già stampati 10 DDT il successivo sarà l undicesimo). E possibile cambiare manualmente questo numero. Anche la Data del DDT viene proposta automaticamente. Non rimane che scegliere la Banca di Appoggio ed il Tipo Pagamento. E possibile completare l intestazione del DDT inserendo anche una Nota ed un testo di Riferimento. Si può scegliere se usare l indirizzo primario o secondario del cliente. Corpo I prodotti possono essere inseriti con notevole facilità. Occorre posizionarsi sul campo descrizione per inserire la spiegazione del prodotto. In U.M. si potrà inserire l unita di misura. Nel Campo IVA verranno riepilogate tutte le aliquote IVA inserite nell archivio Aliquote IVA (Rif. Aliquote IVA). Non rimane che inserire la Quantità il prezzo unitario e l eventuale sconto su riga. Automaticamente il software provvederà a calcolare il totale. Premendo Invio la riga appena scritta verrà spostata nella tabella sottostante. Tutte le volte che ciò accade, GestFatt, memorizza i dati di quel prodotto (U.M., IVA, PREZZO UNITARIO) e li ripropone al successivo richiamo. Tutti gli articoli inseriti nella tabella del corpo possono essere ordinati a seconda delle necessità agendo sulle frecce riportate a lato. Selezionando una riga della tabella e cliccando la freccia verso l alto, si indica al programma di far salire di un livello la riga selezionata (la si sposta, cioè verso l alto). Con lo stesso criterio si agisce per spostare le righe verso il basso. La freccia verso sinistra indica l inserimento di una riga all interno della tabella. Se si intende eliminare una riga dalla tabella occorre selezionare e cliccare sulla freccia che punta verso destra (l ultima a partire dall alto). 8

11 Piede Nel piede vengono riepilogate gli importi per ogni aliquota IVA ed il totale del documento. E possibile anche riservare delle scadenze (fino a 6) per ogni documento con importi diversi. Ad ogni importo può essere assegnato il flag Pag. (Pagato). Questo indica che quella determinata scadenza è già stata fatta pagare al cliente. Esiste un flag Pagato che è possibile attivare nel caso la merce presente nel documento di trasporto sia già stata pagata dal cliente. Dati Accompagnatori Nei dati accompagnatori è possibile indicare al software a quale indirizzo è destinata al merce (scegliendo tra quello primario e quello secondario). Si dovranno indicare, ovviamente, tutti i campi necessari per la compilazione del DDT, quali la data e l ora d inizio del trasporto, il peso, l imballo, etc. ATTENZIONE Il tasto riprodotto a lato è quello presente sul Prezzo Unitario. Esso permette di scorporare l IVA dal valore appena scritto. Se ad esempio si è inserito un prodotto con IVA al 20%, che ha un costo di 100,00 i.c., è possibile, dopo aver inserito il prezzo al lordo dell imposta, cliccare sul tasto in questione per ottenerne lo scorporo ( 83,33). Il tasto riportato a lato si trova nei campi data e serve ad attivare un piccolo calendario (raffigurato qui a sinistra) per l inserimento rapido della data. Il calendario propone sempre la data di sistema. Per selezionare una data è sufficiente cliccare sul giorno, e scegliere il mese dall apposita lista a comparsa. L anno può essere selezionato cliccando sulle frecce a destra e sinistra poste in testa al calendario. Il simbolo con l orologio ( ) conferma la data, mentre quello con la annulla l operazione e chiude la finestra. Il tasto stampa permette di portare a termine la procedura di stampa di un documento (sia esso un DDT, una fattura o una fattura accompagnatoria). Se nella sezione Intestatario (Rif. Intestatari Fatture) si è flaggata la voce Richiedi Scelta stampante, il software proporrà le stampanti installate sul sistema prima di procedere con la fase di stampa. 9

12 Fatture cliente Anche le fatture si dividono in fasi: Testata Come per il DDT, sarà sufficiente riempire i dati richesti. Si seguono le stesse regole di inserimento descritte sopra. La fattura può essere di due tipi: 1. Fattura 2. Fattura accompagnatoria Per selezionare uno dei due tipi di fattura occore spostarsi su Tipo Documento e scegliere quella desiderata. Nel caso venga richiesta la fattura accompagnatoria occorrerà selezionare i dati accompagnatori nella terza scheda (Corpo/Piede/Dati Accompagnatori). Corpo I prodotti possono essere inseriti con le stesse regole descritte per i documenti di trasporto (Rif. Documenti di Trasporto (DDT)) Piede Nel piede esiste anche un flag Pagato che sta ad indicare che l intera fattura è stata pagata dal cliente. Dati Accompagnatori Si tratta di inserire i dati accompagnatori per le fatture accompagnatorie. Si potrà scegliere se indirizzare la fattura ad un indirizzo Primario o ad uno Secondario. ATTENZIONE Una volta inserito il prodotto nella tabella sottostante, apparirà sull ultima colonna a destra un codice (Codice IVA) da non modificare in nessun caso! Consigliamo di scegliere l IVA dalla lista che viene proposta cliccando due volte con il tasto sinistro del mouse. 10

13 Note Accredito Le note di accredito verso i clienti possono essere emesse con le stesse modalità delle fatture e dei DDT. Seguire dunque i passi già documentati nei capitoli precedenti. E da notare che cliccando sul Riferimento Fattura appare una tabella riepilogativa con tutte le fatture emesse per quel determinato cliente. Sarà sufficiente fare doppio click su una delle fatture evidenziate per portare la descrizione all interno della casella di testo Riferimento Fattura. Questa operazione consentirà al software di creare una relazione tra la nota di credito che si sta emettendo e la fattura in archivio. Fatturato Tutte le fatture possono essere riepilogate da questa schermata. Sarà possibile ricercare per: Cliente Da Data - A Data Da Numero A Numero Per anno d esercizio Per Intestatario di ditta Sarà anche possibile ordinare il risultato per Numero di fattura, data o Ragione Sociale del cliente. Per ogni fattura, nello specchietto in alto a sinistra, si potranno vedere le varie scadenze di pagamento. Una volta inseriti i parametri, occorre cliccare sul tasto evidenziato a sinistra per effettuare la ricerca. Il tasto elimina cancella tutti i dati riportati al momento nella tabella. Attenzione questa operazione è irreversibile. I dati ricercati possono essere stampati cliccando sul tasto a sinistra. Per chiudere la sessione occorre cliccare, come al solito, sul tasto di chiusura. ATTENZIONE Effettuando un doppio click sulla tabella riepilogativa delle fatture, sarà possibile aprire il documento velocemente all interno della procedura di fatturazione (Rif. Fatture cliente). 11

14 Capitolo 4 4 Fatture Fornitori E possibile archiviare anche le fatture che arrivano dai fornitori grazie al menù Gestione Fornitori. I dati possono essere immessi con le stesse modalità delle fatture e dei DDT. Seguire dunque i passi già documentati nei capitoli precedenti. E da notare che esiste il campo Numero Interno che permette la numerazione con un codice personale di tutte le fatture che pervengono dai fornitori. L incremento di questo numero, così come per le altre sessioni del software, è automatico. Nel corpo non sono presenti i tasti di ordinamento delle righe di fattura ma solo quelli di inclusione ed esclusione. Anche le fatture dei fornitori possono essere scadenziate per i pagamenti. Fatturato Fornitori (ACQUISTATO) Tutte le fatture dei fornitori vengono riepilogate in questa schermata. Le regole di selezione sono le stesse che si sono già viste per la sessione fatturato (Rif. Fatturato). I criteri di ricerca sono pressochè simili alla sessione fatturato. Cliente Da Data - A Data Da Numero A Numero Da Numero progressivo interno A Numero progressivo interno Per anno d esercizio Per Intestatario di ditta Sarà anche possibile ordinare il risultato per Numero di fattura, data, Ragione Sociale del cliente o numero progressivo interno. Per ogni fattura, nello specchietto in alto a sinistra, si potranno vedere le varie scadenze di pagamento. Anche in questa sessione, effettuando un doppio click sulla tabella riepilogativa delle fatture, sarà possibile aprire il documento velocemente all interno della procedura di fatturazione (Rif. Fatture cliente). 12

15 Capitolo 5 5 Scadenze Clienti GestFatt è dotato di uno scadenziario clienti interno. Tutte le fatture con le relative scadenze impostate vengono proposte in questa schermata. Tramite i tasti di inserimento e cancellazione è possibile inserire, modificare o cancellare eventuali scadenze legate alle fatture. Si può effettuare anche una ricerca veloce sulle fatture in modo da selezionare solo quelle fatture che interessano. I campi di ricerca sono simili a quelli già visti nella sessione Fatturato (Rif. Fatturato). Ogni scadenza può essere flaggata come pagata grazie al checkbox Pagato. Inoltre è possibile stampare le scadenze per ogni determinata fattura. Report Scadenze Il report scadenze permette di avere un quadro completo di tutte le scadenze fatturate. E possibile richiedere le scadenze di un determinato mese e/o di un determinato cliente. In questo modo si potrà subito avere a video la situazione per quel determinato cliente. Scadenze Fornitori GestFatt tiene conto anche di tutte le scadenze che ogni intestatario ha nei confronti dei propri fornitori. Lo scadenziario dei fornitori segue le stesse regole dello scadenziario Clienti (Rif. Scadenze Clienti). Fare dunque riferimento al capitolo Scadenze Clienti per l uso di questa sessione. Scadenze Note Accredito Lo scadenziario note accredito segue le stesse regole dello scadenziario Clienti (Rif. Scadenze Clienti). Fare dunque riferimento al capitolo Scadenze Clienti per l uso di questa sessione. 13

16 Capitolo 6 6 Consigli sull uso GestFatt è dotato di una procedura di backup e ripristino dati presente nel menù Sicurezza. La procedura esegue in automatico il backup del file TECNICO.MDB (l archivio dei dati presente nella directory di installazione del programma). Il backup, per default, viene effettuato su un floppy. La procedura si occupa di comprimere e salvare su dischetto gli archivi di GestFatt. Tuttavia consigliamo di effettuare una copia di backup anche manualmente su un computer di rete o su una unità cd-rom al fine di evitare perdite accidentali di dati. Si ricorda che Inter-Ware Srl produce anche un software denominato FBI (Fast Backup Inter-Ware) che si occupa di eseguire dei backup automatici di dati (non solo archivi di GestFatt ma anche documenti e quant altro si voglia salvare). Per maggiori informazioni Supporto Inter-Ware Srl mette a disposizione dei propri clienti l area di supporto sul sito 14