Il modello di costo in Booking Manager

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1 Il modello di costo in Booking Manager Ferdinando Manzo, CEO of altersoftware s.r.l. Abstract Booking Manager 2.0 è un software per la gestione di strutture ricettive. Tra le sue funzionalità, un ruolo importante è svolto da quelle attinenti al calcolo dei costi conseguenti alle richieste dei clienti della struttura. Se per le strutture alberghiere il modello è abbastanza standard (a persona o a camera) e lineare, per le strutture en plein air, ad esempio, esistono strutture in cui tale costo è composto da quello di più servizi, con listini complessi. Questo documento illustra le modalità con cui Booking Manager utilizza alcune definizioni facenti parte della configurazione della struttura ricettiva per effettuare i suoi calcoli di costo del soggiorno. Generalità Il modello di calcolo di Booking Manager sottende una struttura di definizione di tutte le componenti che concorrono alla determinazione dei costi. Inoltre, esso determina la struttura dei dati in ingresso, ed è studiato per semplificarne l inserimento. Si noti infatti che tale inserimento può essere effettuato via Web dai Clienti della struttura, in caso di richiesta/prenotazione, oltre che dagli operatori. Il calcolo del preventivo è automatizzato, anche se può essere modificato ad personam. Il processo porta al calcolo del totale della spesa per i servizi richiesti, dell eventuale caparra da versare, del deposito cauzionale complessivo collegato ad uno o più servizi. La differenza tra questi due importi, non occorre forse rammentarlo, è la seguente: la caparra è un pagamento parziale del totale dell importo, prevista da alcune strutture in fase di prenotazione; la cauzione è un deposito che deve essere restituito (o scalato dal saldo) al termine del soggiorno, e tutela contro danni o mancanze da parte del cliente. I dati di una richiesta che concorrono alla definizione del costo sono i seguenti:! Il tipo di soggiorno, che determina i servizi che è possibile richiedere. Esso è collegato alla tipologia ricettiva, ma consente di differenziare il trattamento offerto.! il periodo di soggiorno, fissato dalle date di checkin e checkout. Il periodo determina il listino in vigore al momento del checkin e la/le stagione/i interessata/a! La richiesta di uno sconto/promozione, se definiti nel sistema. Tale richiesta dovrebbe essere sempre sottoposta a verifica delle condizioni di accettazione, e la sua applicazione comporta il calcolo di importi agevolati per i servizi interessati nella definizione dello sconto.! La dichiarazione di appartenenza a una categoria convenzionata, se esiste nella definizione della struttura. Le convenzioni, a differenza degli sconti e delle promozioni, danno luogo a tariffe speciali nel listino.

2 ! I parametri inseriti per i servizi visualizzati, dipendenti dalla definizione del servizio. Si può notare che tale insieme di parametri da inserire corrisponde all indispensabile per determinare il costo, automaticamente o no. La struttura di definizione del Listino, in Booking Manager, fa il resto. Il Listino e le sue parti costituenti Il risultato della compilazione del Listino di una struttura è un insieme di voci e di costi. Booking Manager è concepito per arrivare a una tale definizione semplificata mediante un piccolo sforzo preliminare nella definizione di un servizio. Tipi di Soggiorno Un servizio, rappresentante una voce di listino è definibile all interno di un gruppo di servizi, che può a sua volta essere collegato ad uno o più tipi di soggiorno. Il tipo di soggiorno è un concetto introdotto per differenziare l offerta commerciale collegata a un tipo di ricezione (alberghiera, en plein air, cottage). Quindi, al livello più alto, possono essere definiti quanti servizi di soggiorno si vuole. Essi costituiranno il ventaglio delle scelte offerte al cliente della struttura e condizioneranno la possibilità di selezionare tra i servizi collegati. Oltre ai gruppi di servizi definiti dall utente, il sistema crea automaticamente un gruppo di servizi primario per ogni tipo di soggiorno, destinato a contenere le differenti opzioni ospitative per il tipo di soggiorno. Tali gruppi non sono assegnabili né modificabili, di conseguenza non appariranno nella lista. Ripartizioni Stagionali Ogni servizio è collegato a una specifica ripartizione stagionale. Una ripartizione stagionale è costituita da stagioni definite (alta, media, bassa, ad esempio) che ne costituiscono la struttura. Ogni unita ricettiva ha la sua struttura di ripartizione della stagione turistica, che può comprendere ripartizioni stagionali differenziate. Booking Manager crea la struttura astratta delle ripartizioni stagionali, che poi andranno definite mediante l inserimento nel sistema, annualmente, solo dei periodi temporali corrispondenti. Il servizio è comunque associato ad una ripartizione stagionale, anche se non si sono definiti i corrispondenti periodi per l anno considerato. In caso di mancata definizione dei periodi, però, non sarà naturalmente possibile determinare la corrispondenza tra il periodo di soggiorno richiesto dal Cliente e le tariffe 2/7

3 eventualmente definite per la stagione. Si osservi che se non si vuole offrire un servizio in una certa stagione, è sufficiente non definire tariffe per essa. Lunghezza del soggiorno Alcune tariffe possono essere differenziate in relazione alla lunghezza del soggiorno: il caso più usuale è quello di tariffe giornaliere e settimanali. In Booking Manager è possibile definire periodicità da associare ai servizi, almeno quelli che hanno tariffazione giornaliera. Il calcolo dei costi di Booking Manager, nella sua versione standard, assocerà automaticamente una periodicità a un soggiorno, in base alla sua data di checkin e checkout. La definizione della periodicità è basata sull associazione di un nome a un numero dei giorni. Tariffe Convenzionate e Promozioni/Sconti B o o k i n g M a n a g e r o ff r e l opportunità di inserire nomi per categorie o enti convenzionati. Una convenzione assume un senso nel momento in cui si dichiara l esistenza di tariffe convenzionate per qualche servizio, che compariranno nel listino. Un modo per definire un diverso tipo di agevolazione è quello degli sconti o promozioni. In questo c a s o, a d i ff e r e n z a d e l l e Convenzioni, non è necessario inserire tariffe, ma definire sconti (percentuali o assoluti) a livello globale (per tutti i servizi richiesti), di gruppi di servizio oppure per singoli servizi, con la possibilità di differenziare lo sconto praticato. Sia nel caso delle Convenzioni, sia in quello degli Sconti, è responsabilità dell operatore verificarne l applicabilità. Servizi Infine, finalmente, è possibile passare alla descrizione dei servizi. Un servizio ha innanzitutto un nome, è inserito in un gruppo, è collegato a una ripartizione stagionale, può concorre (in maniera p e r c e n t u a l e o a s s o l u t a ) a l l a d e t e r m i n a z i o n e d i u n a c a p a r r a. Opzionalmente, può essere collegato a un tipo di alloggio. Nella figura è mostrato il pannello di definizione di un servizio, quello di Stanza Singola. Esso è definito dal fatto di avere una tariffa giornaliera, a quantità/a corpo, 3/7

4 comprendente una persona. È prenotabile, tale prenotazione è obbligatoria e non ha tariffe convenzionate. Ha solo tariffe giornaliere (non settimanali, una periodicità pure definita nel sistema). Non prevede una tantum, cauzioni né tariffe a persona (che possono essere differenziate per adulti, anziani, ragazzi, bambini). Parametri d Ingresso e definizione dinamica delle interfacce La definizione del servizio guiderà la creazione delle interfacce di inserimento dei costi e delle richieste (sia web, dove saranno presenti solo i servizi designati come prenotabili, che client). Queste ultime presenteranno soltanto i campi per l inserimento dei parametri per i quali è presente un segno di spunta. Tale inserimento può essere ristretto da un minimo e un massimo. Se si desidera, ad esempio, che vi sia almeno un adulto, si può impostare il limite inferiore ad uno. A livello di presentazione, un caso particolare è costituito dai servizi appartenenti ai gruppi primari. Tali gruppi, come accennato sopra, sono creati automaticamente dal sistema, contestualmente alla creazione dei tipi di soggiorno. Essi sono destinati a contenere i servizi principali, collegati all alloggio. In questo caso non è consentita la selezione multipla di servizi (al posto delle caselle di spunta compariranno radio button) e la quantità, utilizzata o meno per la determinazione dei costi comparirà sempre valorizzata a 1, ma non sarà modificabile. Nel listino sarà possibile inserire una tariffe, una tantum e cauzione solo in corrispondenza di tali parametri, e se le caselle corrispondenti saranno anch esse spuntate. Tale riga è ripetuta per ogni stagione, per ogni periodicità spuntata e raddoppiata in caso di convenzioni. Costi ed altre entità collegate A questo punto dovrebbe risultare evidente la logica della nostra impostazione delle definizioni: innanzitutto, complicare leggermente la definizione delle entità che presentano una volatilità più bassa, per semplificare il più possibile l inserimento dei dati più soggetti a cambiamenti (ad esempio, i periodi delle stagioni, da determinare con frequenza annuale, certamente minore di quella del dato delle stagioni oppure i servizi, in cui è netta la separazione tra la definizione strutturale, da quella delle tariffe). In pratica, dopo l avviamento per il quale altersoftware offre il supporto totale, ogni anno ciò che una struttura bene avviata si trova a dover affrontare è la definizione dei periodi da collegare alle diverse stagioni e i valori dei prezzi del listino (è già stata progettata una creazione come copia di quello precedente, con una maggiorazione percentuale). Tale definizione garantisce inoltre che verranno prese in considerazione tutte le quantità e i costi collegati al soggiorno, esplicitati dal listino e legati alla richiesta da esso, senza alcuna possibilità che essi non siano inclusi nei calcoli. Una caratteristica del listino è che, per tariffe giornaliere, il valore da inserire è quello giornaliero, anche in caso di periodicità diverse. Questo consente, per come è impostato il calcolo, di eliminare qualsiasi errore di arrotondamento. La rappresentazione nel listino, in questo caso, avverrà moltiplicando l importo inserito per il numero di giorni che costituisce il periodo. Plug in per calcoli speciali Quello descritto in questo documento rappresenta solo il caso più generale di servizio. In realtà, l architettura di Booking Manager prevede già un sistema di plug in per la definizione dei servizi, nel caso in cui tutte le opzioni proposte da tale caso non siano sufficienti, o non riescano a permettere la sua definizione Un handler di servizio, nel disegno di Booking Manager, è un elemento composto da: 4/7

5 ! Un interfaccia di definizione, per specificare il servizio stesso e i parametri economici collegati! Un interfaccia di rappresentazione, per inserire i parametri d ingresso! Una procedura di calcolo Il sistema base espone solo l handler generico, che consideriamo abbastanza potente per definire e trattare i casi esaminati. Altrimenti, in caso di avvio del sistema, comparirà una lista a discesa nella form dei servizi dove sarà possibile selezionare una modalità di calcolo, che determinerà l aspetto della parte centrale del dialogo di definizione del servizio, consentendo di introdurre parametri differenti che condizioneranno il listino e le form di richiesta/prenotazione. All interno del sistema, invece, sarà attivato un differente meccanismo di calcolo. Il Calcolo Il calcolo del preventivo è il seguente: Lettura parametri Richiesta Determinazione del Listino da Applicare Determinazione della Lunghezza del Periodo di Soggiorno Determinazione dello sconto/della convenzione Per ogni servizio s richiesto Leggi i dati di definizione di s Ripartizione del soggiorno tra le stagioni Per ogni stagione t Accesso al listino per il servizio, la stagione, la convenzione e per la periodicità massima non superiore alla lunghezza del soggiorno Calcolo del costo (parametri, giorni all interno della stagione, secondo l handler di calcolo previsto) Calcolo della caparra (se applicabile) Calcolo dello sconto (se applicabile) Determina il costo, la caparra e complessivi Errore se il numero dei giorni trattabile è diverso da quelli di soggiorno Modifica dei costi I risultati del calcolo sono presentati affiancati a una colonna di prezzi praticati. Per ovvi motivi di correttezza, il prezzo di listino non può essere maggiorato. Sono altresì possibili modifiche al ribasso. Il calcolo del nuovo totale è automatico e può essere variata la caparra totale. Un buon modo di verificare il calcolo è quello offerto dalla funzione di Calcolo Veloce del Preventivo presente tra quelle principali di Booking Manager, mostrato nella figura. Il pulsante Calcola Costi visualizzerà il preventivo calcolato. Nell esempio è anche evidente il risultato della definizione dei diversi servizi nel gruppo principale e in quelli addizionali. 5/7

6 Si osservi che il costo praticato è inizializzato con lo stesso valore di quello calcolato ma, al contrario di quest ultimo, è modificabile. La caparra praticata è invece inizialmente a zero e può essere variata a 6/7

7 piacere, prima di (argomento che esula dallo scopo di questo documento) associare il preventivo ad un Cliente e renderlo una pratica vera e propria. Registrazione dei Pagamenti Booking Manager offre l opportunità di registrare i diversi versamenti determinati dalla richiesta di caparre o cauzioni, tramite pulsanti ad hoc presenti sul pannello Conto della pratica. Tale pannello offre anche la possibilità di variare l entità della cauzione versata. Il pulsante Saldo permette di registrare il pagamento di tutte le spettanze determinate. Ospiti Stagionali Booking Manager offre lo strumento per stabilire un piano di pagamenti per gli ospiti stagionali: una lista di importi e date di scadenza consentono al sistema di comportarsi come uno scadenzario, nella visualizzazione della lista degli ospiti stagionali. Non esiste nessun tipo di automazione, in quanto molto spesso si tratta di rapporti personalizzati e pratiche aperte con minore frequenza, rispetto a i soggiorni periodici. Costi estranei al conto di ingresso Costi addizionali possono essere caricati su un alloggio e regolati al momento del checkout o, secondo la politica della struttura, in qualsiasi momento si desideri. I conti aperti in ogni centro di cassa, confluiscono nella scheda della pratica corrispondente. Infatti Booking Manager gestisce anche un numero a piacere di listini interni, collegati con i Centri di Cassa. All interno del Centro di Cassa (un bar, un ristorante, un centro benessere, un parrucchiere, etc.) Il cliente può eventualmente prenotare risorse e aprire conti. Il conto può essere chiuso a prescindere dal fatto che sia stato saldato. È discrezionalità della struttura preferire conti aperti a cui aggiungere man mano voci di conto determinate da richieste del cliente, o chiudere il conto ad ogni erogazione del servizio, scelta comunque consigliata per motivi di trasparenza. Al momento del checkout è possibile stampare il conto complessivo, in dettaglio o con le voci principale, al saldo eventuale della restituzione della caparra e registrare il pagamento dell importo dovuto. Conclusioni Nella gestione automatica dei conti, Booking Manager dimostra tutta la sua duttilità, estendibilità e potenza. Nonostante tutto l apparato da predisporre possa sembrare complesso, nessuna delle sue parti è senza scopo. In più, una volta attivato -e la prima inizializzazione è a carico di altersoftwareesso consente di avviare una operatività che si avvale di tale complessità in maniera trasparente. Il lavoro supplementare di parametrizzazione, il meccanismo dei plug in, le definizioni complicate servono a rendere poi più agevole il lavoro quotidiano. 7/7