FIRMA DIGITALE E PRATICHE TELEMATICHE

Transcript

1 Galleria Duomo, Voghera (PV) Tel. 0383/ Fax 0383/40400 Corso Operativo OsraInForma FIRMA DIGITALE E PRATICHE TELEMATICHE A cura di Stefano Zanardi

2 INDICE LA TRASMISSIONE TELEMATICA DELLE DOMANDE E DENUNCE AL REGISTRO DELLE IMPRESE.1 Teoria...1 Le nuove tecnologie e l'introduzione della firma digitale...1 I diversi tipi di firma...2 SOGGETTI COINVOLTI E LE DOTAZIONI NECESSARIE AL COMMERCIALISTA/INTERMEDIARIO...4 I soggetti coinvolti...4 L'hardware, il software, la smart card...5 Driver per il lettore di smart card...5 Smart card...5 Casella di posta elettronica...6 Telemaco...6 Il Software...8 DiKe...8 FEDRA L imposta di bollo FLUSSO DI LAVORO PER TRASMISSIONE DI BILANCIO Problematiche relative all avvio della nuova procedura Dichiarazioni da apporre ai documenti trasmessi con Telemaco e firmati con firma digitale Problematiche attinenti le denunce di inizio attività Imposta di registro Presentazione delle denunce all'albo delle imprese artigiane L iter delle pratiche trasmesse con Telemaco Le sanzioni La trasmissione del bilancio on-line dal sito web di Infocamere... 21

3 1 LA TRASMISSIONE TELEMATICA DELLE DOMANDE E DENUNCE AL REGISTRO DELLE IMPRESE TEORIA Il comma 2 dell'art. 31 della legge 24 novembre 2000 n. 340, come modificato dalla finanziaria per il 2002, recita testualmente: "decorso un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge, le domande, le denunce e gli atti che le accompagnano presentate all'ufficio del registro delle imprese, ad esclusione di quelle presentate dagli imprenditori individuali e dai soggetti iscritti nel repertorio delle notizie economiche e amministrative di cui all'articolo 9 del decreto del Presidente della Repubblica 7 dicembre 1995, n. 581, sono inviate per via telematica ovvero presentate su supporto informatico ai sensi dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59. Le modalità ed i tempi per l'assoggettamento al predetto obbligo degli imprenditori individuali e dei soggetti iscritti solo nel repertorio delle notizie economiche e amministrative sono stabilite con decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato". LE NUOVE TECNOLOGIE E L'INTRODUZIONE DELLA FIRMA DIGITALE la trasmissione alle camere di commercio di documenti elettronici e non più cartacei, implica l'adozione di un nuovo metodo di sottoscrizione dei documenti: LA FIRMA DIGITALE O FIRMA ELETTRINICA PESANTE ; essa è stata introdotta nel nostro ordinamento con il comma 2, articolo 15 della legge 15 marzo 1997 n. 59 (legge Bassanini) il quale prevede che: gli atti e i documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge; i criteri di applicazione del presente comma sono stabiliti, per la pubblica amministrazione e per i privati, con specifici regolamenti da emanare entro 180 giorni dalla data di entrata in vigore della presente legge ; a tal fine è stato emanato il D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513 il quale tratta i seguenti punti: documento informatico, firma digitale, contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica, trasmissione del documento, segretezza della corrispondenza per via telematica, pagamenti informatici, libri, repertori e scritture di cui sia obbligatoria la tenuta, firma digitale autenticata, sottoscrizione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. Al fine di raggruppare le varie disposizioni in materia in un unico documento, è stato approntato il D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 denominato appunto "testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa"; il Dpr 445/2000 dovrà essere modificato al fine di recepire la direttiva comunitaria che ha istituito due livelli di firma elettronica: firma elettronica leggera e firma elettronica pesante. Articolo 10 DPR 445/2000: FORMA ED EFFICACIA DEL DOCUMENTO INFORMATICO 1. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2 e per le pubbliche amministrazioni, anche di quelle di cui all'articolo 9, comma 4, soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell'articolo 2712 del Codice civile. 2. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con decreto del Ministro delle finanze. 3. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale ai sensi dell'articolo 23, ha efficacia di scrittura privata ai sensi dell'articolo 2702 del codice civile. 4. Il documento informatico redatto in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2 soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o regolamentare. Firma digitale e pratiche telematiche 1 Corso Operativo OsraInForma

4 N. B. la definizione di documento informatico data dal DPR 513/97 è la seguente: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti Vediamo ora la definizione di firma digitale data dall'art. 1, lettera b) del DPR 513/97: COSA SI INTENDE PER FIRMA DIGITALE a)...; b)..., il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici Naturalmente i software in commercio o rilasciati dai vari certificatori semplificano il processo, inoltre, ogni modifica al documento già firmato, viene segnalato dai software alla controparte garantendo così, grazie a particolari procedimenti matematici, la paternità, integrità e veridicità del documento sottoscritto con firma digitale. I DIVERSI TIPI DI FIRMA Durante il lavoro o nella vita privata possiamo trovarci di fronte a diversi tipologie di firme: a) firma autografa: è la più antica e viene apposta direttamente dalla persona fisica solitamente su un foglio di carta tramite una penna o biro: la validità giuridica di tale firma (o per meglio dire di tale sottoscrizione) in Italia è sancita dal codice civile; Firma digitale e pratiche telematiche 2 Corso Operativo OsraInForma

5 b) firma autografa scannerizzata o faxata: è una firma autografa che viene successivamente riprodotta con mezzi elettronici: la validità giuridica, se viene disconosciuta dalla controparte, è lasciata alla discrezione del Giudice; c) firme elettroniche: fanno parte di questa categoria la cosiddetta firma digitale o firma elettronica "pesante" e la firma elettronica "leggera" d) firma digitale o firma elettronica "pesante": è quella introdotta nell'ordinamento italiano con il DPR 513/97; essa è detta forte in quanto si contraddistingue dalla firma elettronica leggera per l'elevato livello di sicurezza tant'è che il legislatore equipara il documento informatico siglato con firma digitale a quello cartaceo sottoscritto con firma autografa; e) firma elettronica "leggera": è stata introdotta dal Dlgs 23 gennaio 2002 n. 10 in attuazione della direttiva 1999/93/CE al fine di semplificare e agevolare l'uso della firma elettronica. Essa ha un valore legale inferiore alla firma elettronica "pesante" in quanto le operazioni di certificazione (riconoscimento del soggetto e rilascio delle chiavi e dei certificati) vengono eseguite da certificatori non soggetti ad alcuna autorizzazione preventiva ma semplicemente a potenziali controlli da parte del Dipartimento per l innovazione e le tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri. Questa materia è in grande evoluzione anche perché i sono alcune disposizioni non chiare e contrastanti l una con l altra (vedasi il regolamento approvato in via preliminare dal Consiglio dei Ministri in data 2 agosto 2002). Il DPR 445/2000 all art. 22 parla anche di chiave biometrica che può essere usata per particolari sistemi di sicurezza; essa si basa su specifiche caratteristiche fisiche dell utente quali ad esempio le impronte digitali. Firma digitale e pratiche telematiche 3 Corso Operativo OsraInForma

6 2 SOGGETTI COINVOLTI E LE DOTAZIONI NECESSARIE AL COMMERCIALISTA/INTERMEDIARIO I SOGGETTI COINV OLTI l comma 2 dell'articolo 31 legge 340/2000 obbliga alla trasmissione telematica o presentazione tramite floppy delle domande, denunce e degli atti che le accompagnano al registro delle imprese tutti i soggetti ad esclusione degli imprenditori individuali e dei soggetti iscritti solamente nel repertorio delle notizie economico amministrative. Pertanto i soggetti obbligati risultano essere i seguenti: SOGGETTI OBBLIGATI - Le società di capitali (srl, spa, sapa); - Le società di persone (s.s., snc, sas); - Le società cooperative; - Le società consortili; - I G.E.I.E.; - Le società estere con sede secondaria in Italia; - Consorzi tra imprenditori con attività esterna; - Le aziende speciali per la gestione di pubblici servizi. Sono invece esclusi, per il momento, i seguenti soggetti: Gli imprenditori individuali; - Le associazioni; - Le fondazioni; - Unità locali di imprese estere. SOGGETTI ESCLUSI In considerazione dell'obbligo previsto all'art. 31 della legge 340/2000, dovranno dotarsi almeno del certificato di sottoscrizione, installato su smart card: CHI DEVE AVERE LA SMART CARD - il legale rappresentante dei soggetti obbligati che dovrà apporre la propria firma digitale alle domande, denunce e agli eventuali atti allegati (esempio il bilancio); - il commercialista o consulente della società nonché il notaio che dovrà apporre la propria firma digitale sulla distinta di presentazione redatta in formato elettronico da Fedra o altro software avente le caratteristiche specificate da Infocamere. Il commercialista o altro soggetto che provvede alla trasmissione delle denunce per conto del soggetto obbligato dovrà dotarsi di una serie di componenti hardware e software che verranno dettagliatamente elencati nel successivo paragrafo; è da notare che l'intermediario, al contrario di quanto accade per la trasmissione delle dichiarazioni dei redditi tramite la procedura Entratel, non deve necessariamente essere iscritto ad alcun albo o elenco. Firma digitale e pratiche telematiche 4 Corso Operativo OsraInForma

7 L'HARDWARE, IL SOFTWARE, LA SMART CARD Il commercialista e l'impresa che intende trasmettere direttamente, senza avvalersi di "intermediari", le domande e le denunce al registro imprese devono dotarsi dei seguenti dispositivi hardware: - personal computer con sistema operativo Windows 95, 98, ME, NT, 2000, XP; - una porta seriale, USB o PCMCIA del PC libera per poter collegare il lettore di smart card; - lettore di smart card (meglio se delle tipologie consigliate da Infocamere vedere sito Internet da collegare alla porta seriale o USB o PCMCIA; - smart card per firma digitale (per problemi di compatibilità è consigliabile chiederne il rilascio a Infocamere); - un collegamento ad Internet (meglio se con linea ISDN o ADSL); - un indirizzo di posta elettronica (esempio: [email protected]); - browser per navigare in Internet (Microsoft Internet Explorer dalla versione 4 - consigliabile installare l'ultima versione, ver. 6, scaricabile gratuitamente dal sito N. B. DRIVER PER IL LETTORE DI SMART CARD Come ogni componente hardware anche il lettore di smart card, per il funzionamento, necessita dell'installazione di un driver che varia a secondo del sistema operativo installato sul PC (Windows 98, 2000, XP ecc.), della marca del lettore e del tipo di porta a cui collegarlo (seriale, USB o PCMCIA); a tal proposito dalla sezione hardware del sito è possibile scaricare il relativo driver; è da segnalare che l'installazione di driver per lettori USB sul sistema operativo Windows ME può provocare errori di sistema. Sempre dalla sezione hardware del sito è possibile effettuare l'autorilevamento del sistema operativo e della versione del browser installato così da poter scegliere il corretto driver del lettore di smart card da installare sul PC. Prima di installare il driver di un lettore è bene controllare che non sia presente una vecchia versione del driver o una versione diversa da quella consigliata; in tal caso occorre procedere alla disinstallazione accedendo alla finestra installazione applicazioni da Avvio->Impostazioni->Pannello di Controllo->Installazione applicazioni. Il lettore di smart card può essere acquistato presso le camere di commercio ad un costo di circa 25 Euro più iva. N. B. SMART CARD La smart card non è altro che una carta contenente un microchip nel quale sono memorizzati i dati della chiave privata e i dati dei certificati di sottoscrizione ed eventualmente di autenticazione. Essa deve essere richiesta ad una Certification Authority; le carte dovrebbero essere compatibili indipendentemente che siano state emesse da Infocamere piuttosto che da Postecom, purtroppo giungono voci di avviso contrario pertanto si ritiene conveniente farsi rilasciare la smart card da Infocamere. Per avere la smart card vi sono due possibilità: a) rivolgersi ad un ufficio di registrazione (detto anche RAO) che solitamente coincide con la camera di commercio previo prenotazione dal sito oppure tramite telefono indicato dalla camera di commercio locale; vi sono anche altri uffici di registrazione che accertano per conto di Infocamere l'identità del soggetto richiedente il rilascio della smart card (per l'elenco completo vedere: b) rivolgersi a soggetti delegati dal RAO e denominati incaricati alla registrazione IR (questo servizio è detto anche Postcard): in questo caso l'ufficio di registrazione (camera di commercio) ha sottoscritto apposita convenzione con l'ir con la quale demanda allo stesso il compito di identificare il soggetto che richiede il rilascio della smart card. Gli incaricati alla registrazione possono essere professionisti, società di servizi e associazioni di categoria che intendono offrire alla propria clientela il servizio di identificazione; tali soggetti fanno comunque capo all'ufficio di registrazione. I documenti validi per l'identificazione del soggetto sono quelli previsti dall'art. 35 del DPR 445/2000 ovvero: carta di identità, passaporto, patente di guida, patente nautica, libretto di pensione, patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, porto d'armi, tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato. Ogni società iscritta al Registro delle Imprese ed in regola con il pagamento del diritto annuale può pretendere il rilascio di una smart card gratuita da rilasciare al legale rappresentante (da notare che tale promozione viene offerta solo dalla CA Infocamere). Per gli altri soggetti (ditte individuali, professionisti, e privati) e le smart card aggiuntive rilasciate ad altri amministratori di imprese, oltre al primo, è previsto un costo complessivo di Euro 32 + IVA 20% = Euro 38,40 (certificato di sottoscrizione e di autenticazione). Il pagamento può avvenire a mezzo di carta di credito dei circuiti MasterCard e Visa o tramite versamento sul c/c postale n intestato a InfoCamere S.c.p.a. Corso Stati Uniti, 14 - PADOVA. Alcune camere di commercio prevedono anche la possibilità di effettuare il pagamento tramite bonifico bancario su c/c intestato a Infocamere. Firma digitale e pratiche telematiche 5 Corso Operativo OsraInForma

8 COME FUNZIONA IL SERVIZIO "POSTCARD" RESO DALL'INCARICATO ALLA REGISTRAZIONE (IR) a) l'incaricato della Registrazione (IR) identifica personalmente l'utente e ne controlla il documento di identità, di cui farà fotocopia, servendosi poi di un modulo cartaceo denominato "Richiesta di Registrazione e Certificazione"; b) l'ir fa controfirmare dall'utente, in triplice copia, la "Richiesta di Registrazione e Certificazione". c) l'ufficio di Registrazione (RAO) presso la Camera di Commercio riceve periodicamente dall'ir le "Richieste di Registrazione e Certificazione" + le fotocopie dei documenti di riconoscimento; d) Infocamere procede all'effettiva produzione delle smart cards e le consegna alla Camera di Commercio la quale memorizza sul microchip i certificati; e) le smart cards unitamente ai codici di revoca in busta sigillata, al PIN e al manuale operativo vengono consegnate dal RAO, previa firma di apposita distinta, all'ir che si incaricherà della consegna all'utente. N. B. CASELLA DI POSTA ELETTRONICA E' importante verificare le dimensioni della casella di posta elettronica in quanto, in caso di trasmissione delle denunce e domande tramite Telemaco, ritornano automaticamente dei messaggi di posta elettronica che hanno valore di ricevuta della pratica: capita spesso che le caselle di posta elettronica rilasciate gratuitamente dai provider abbiano dimensioni piccole e basti un file con allegata un'immagine, anche con bassa risoluzione, per riempire la casella. Quanto meno è bene tenere svuotata la casella di posta elettronica onde evitare che l'eventuale ricevuta emessa automaticamente da Telemaco non possa essere recapitata all'intermediario. L'indirizzo di posta elettronica non serve solamente per ricevere le mail da Telemaco ma bensì anche perché allo stesso è collegato il certificato di autenticazione che viene memorizzato all'interno della smart card; infatti, se viene cambiato l'indirizzo di posta elettronica dichiarato al momento del rilascio del certificato di autenticazione occorre chiedere la revoca del certificato e la relativa nuova emissione. Inoltre all'indirizzo di posta elettronica dichiarato vengono recapitate eventuali comunicazioni e fatture emesse da Infocamere in seguito al versamento di somme sul conto a scalare di Telemaco. Oltre all'hardware appena detto, il Commercialista deve dotarsi anche dei seguenti dispositivi: - carta di credito del circuito MasterCard o Visa da utilizzare per caricare tramite versamento on-line dal sito internet il conto a scalare di Telemaco Pay dal quale Infocamere attinge le somme dovute a titolo di diritti, tariffe e bolli per la presentazione telematica delle denunce e domande presentate al registro imprese; - accesso al servizio Telemaco di Infocamere ottenibile tramite sottoscrizione di apposita convenzione da stipulare con Infocamere. N. B. TELEMACO Esso è un vero e proprio sportello telematico del Registro Imprese che l'utente, precedentemente abilitato, può aprire sul proprio personal computer operando così senza recarsi fisicamente presso lo sportello della camera di commercio; Telemaco, nel rispetto dell art. 14 del DPR 445/2000, assicura l avvenuta consegna della documentazione informatica equiparandola alla spedizione di plico raccomandato tradizionale. La procedura per ottenere l abilitazione a Telemaco è la seguente: 1) stampare il contratto di fornitura (convenzione che viene solitamente inviata al richiedente dalla camera di commercio di appartenenza previa richiesta tramite mail, modulo internet o telefono); 2) completare con le informazioni mancanti il contratto; 3) sottoscrivere per accettazione il contratto di fornitura; 4) spedire con posta prioritaria di Poste Italiane il contratto di fornitura alla Camera di Commercio. Per poter accedere alle aree di Telemaco è necessario essere in possesso di un nome utente e di una password; il nome utente viene trasmesso con il seguente messaggio di posta elettronica mentre la password, per motivi di sicurezza viene dettata telefonicamente; sarà cura dell utente cambiare la password appena possibile. Firma digitale e pratiche telematiche 6 Corso Operativo OsraInForma

9 Prima di poter accedere ai servizi occorre, naturalmente, versare una somma sul conto a scalare per tariffe e diritti; ad ogni versamento seguono due mail: una per comunicare l accettazione del pagamento (è inviata dalla Banca o Azienda che gestisce per conto di Infocamere i versamenti con carta di credito) e una per recapitare la fattura emessa da Infocamere. Il costo per l attivazione di Telemaco è pari a 50 Euro una-tantum per il quale viene emessa, tramite , regolare fattura da Infocamere. Esistono due conti virtuali distinti, tariffe e diritti (tale suddivisione è finalizzata a non calcolare l'iva per diritti e bolli al momento del versamento). Per tutte le operazioni è previsto l'addebito dei soli diritti di segreteria che, quindi, saranno scalati dalla sola parte di ogni versamento indirizzata sui "diritti". Sul conto "tariffe" confluiranno tutti gli importi soggetti ad IVA, cioè, esattamente: l' una tantum, il costo della spedizione delle pratiche e i costi della commissione bancaria (2%) applicata ai versamenti effettuati con carta di credito. È possibile consultare il listino dal sito web: consultando l apposita sezione. Tramite Telemaco è possibile effettuare le seguenti operazioni: a) ricerche anagrafiche di imprese e di persone fisiche; b) richieste di visure ordinarie e storiche interrogando l'archivio delle camere di commercio; c) richieste di certificati; d) richieste di copie di bilanci, elenco soci ecc.; e) trasmissione di domande, denunce e relativi atti allegati; f) controllare lo Stato Avanzamento Pratiche trasmesse; g) controllare il saldo dei diritti e tariffe (precedentemente caricati con carta di credito) e stampare l'eventuale estratto conto; è importante ricordarsi di stampare l'estratto conto almeno ogni tre mesi per non perdere eventuali dati; Per il commercialista cambia anche il modo di addebito al cliente delle somme anticipate in nome e per conto, infatti, mentre se in passato si addebitava l'importo sulla scorta di una ricevuta o fattura cartacea ai sensi dell'art. 15 del DPR 633/72 (escluso da Iva e semplice giro di somme senza registrazione di costi e ricavi), con il sistema Telemaco occorre, ad ogni pratica inviata o ad ogni certificato/visura scaricata, addebitare l'importo al cliente come rimborso spesa da assoggettare ad IVA (solo per la parte denominata Tariffe e cioè: una tantum, costo spedizione pratiche e commissione bancaria per versamento con carta di credito) e ad imposte dirette; il costo addebitato allo studio viene registrato come tale nel conto economico sulla scorta della fattura emessa da Infocamere in relazione all'importo versato sul conto Telemaco; la fattura viene recapitata all'indirizzo di posta elettronica dichiarato dall'utente. Alcuni studi, attualmente, adottano il sistema di farsi anticipare dal cliente le somme per il deposito di atti (diritti cciaa, bolli ecc...) da versare successivamente allo sportello della camera di commercio; ciò non sarà più possibile, salvo che tali somme vengano versate sul c/c bancario dal quale Infocamere attinge gli importi pagati con carta di credito: procedura assai complessa. Il sito Internet è protetto con sistema SSL a 128 bit, è pertanto necessario scaricare sul proprio PC il certificato di Infocamere; senza certificato è possibile che si verifichino problemi di accesso al sito Internet. Quando si accede alla sezione pratiche di Telemaco viene visualizzato un messaggio che invita ad installare la Telemaco Applet semplicemente cliccando sul testo cerchiato; essa è un applicazione che permette uno scambio di informazioni più veloce tra il PC dell utente ed il server Infocamere. Al click, Telemaco fornisce le istruzioni per completare l installazione. Firma digitale e pratiche telematiche 7 Corso Operativo OsraInForma

10 IL SOFTWARE PRODOTTO A COSA SERVE DOVE REPERIRLO Dike Per apporre la firma digitale ai Sul sito internet documenti elettronici Convertitore di documenti in formato.pdf Per convertire documenti quali.doc,.xls in formato.pdf (formato richiesto dalle cciaa per il deposito Vedere successiva tabella (fonte Infocamere) degli atti al registro imprese) Adobe Acrobat Reader Per visualizzare i documenti in Sul sito Internet FEDRA SysGillo CSP Interfaces WinZip formato.pdf Per la preparazione delle domande e denunce da presentare alle Camere di Commercio tramite floppy disk o invio telematico con Telemaco Per firmare la posta elettronica (ad esempio inviata con Microsoft Outlook Express) con firma digitale e per autenticarsi a particolari aree protette dei siti Internet tramite il certificato installato all interno della smart card Per compattare e scompattare i file Sul sito Internet web.telemaco.infocamere.it Sul sito internet Sul sito Internet (solitamente i personal computer attuali sono già dotati di detta utilità) DiKe Per apporre la firma digitale ai documenti informatici occorre essere in possesso di un software; a questo proposito Infocamere ha sviluppato DiKe che può essere scaricato gratuitamente dal sito internet: alla sezione software. Per il download è richiesta l accettazione della licenza e una registrazione con l indicazione di alcuni dati personali. Come si installa: per l installazione occorre seguire attentamente le istruzioni fornite da Infocamere all indirizzo internet cliccando sul bottone Installazione di DiKe ; occorre fare attenzione ad aver disinstallato precedenti versioni di DiKe o Carafirma e verificare di aver installato Microsoft Internet Explorer 4, meglio se versioni superiori (ad esempio la ver. 6), per il resto è autoinstallante e basta confermare le richieste. Le Funzioni Dike permette di effettuare le seguenti operazioni: a) firmare digitalmente i documenti informatici quali testi in formato.doc,.txt,.xls ecc.; b) apporre la marcatura temporale sul documento informatico; la marcatura temporale non è altro che l apposizione ad un documento informatico, da parte di una terza persona (l ente certificatore), di una data ed un ora; essa viene apposta ad un documento informatico precedentemente firmato con firma digitale (estensione.p7m) e permette di dare, oltre ad una data certa, anche validità giuridica al documento oltre la data di scadenza del certificato di sottoscrizione. Il documento informatico con apposizione di marcatura temporale assume l estensione.m7m. c) cambiare il PIN della smart card (occorre fare molta attenzione a digitare il PIN correttamente in quanto, per problemi di sicurezza, se viene digitato un PIN non corretto per più di tre o sette volte a seconda del tipo di smart card - la stessa si blocca definitivamente con la conseguenza di doverne chiedere l emissione di una nuova); d) verificare la compatibilità della smart card; e) controllare sul sito Internet di Infocamere se la versione di Dike installata è l ultima; f) chiedere il rinnovo del certificato scaduto. Si ricorda che i primi certificati emessi da Infocamere scadranno ad aprile del Il rinnovo del certificato potrà (Infocamere sta lavorando su questa Firma digitale e pratiche telematiche 8 Corso Operativo OsraInForma

11 possibilità) a breve essere chiesto anche tramite una sezione dedicata del sito Internet il pagamento dei diritti per il rinnovo del certificato avverrà sempre tramite carta di credito Visa o Mastercard; g) verificare la validità della firma apposta tramite accesso on-line al sito internet del certificatore dal quale è possibile controllare le scadenze dei certificati. Siccome i documenti da trasmettere ad Infocamere devono essere in formato.pdf, occorre essere in possesso di un convertitore di documenti in formato.pdf: è un software che serve per trasformare documenti da formato.doc,.xls ecc. in formato.pdf; tale formato (immagine) è stato adottato da Infocamere per i seguenti motivi e tutti i documenti trasmessi ad infocamere devono avere detto formato: a) standard; infatti è un formato usato su tutti i siti Internet per riprodurre listini, presentazioni ecc.. e supportato su quasi tutte le piattaforme informatiche esistenti; b) per motivi di compattazione dei file; è il formato che, a parità di dimensioni del file in input, crea un file in output di minori dimensioni e quindi più compatto; c) sicurezza; crea una riproduzione fedele del documento in entrata ed inoltre i file in formato.pdf sono privi di istruzioni che possono nascondere (tramite macro) informazioni a chi li visualizza. E anche possibile adottare il formato.tif ma è consigliabile, in quanto maggiormente usato, il.pdf. E necessario avere anche il visualizzatore di file in formato.pdf che solitamente è già caricato nei personal computer di ultima generazione, in caso contrario è possibile scaricarlo dal sito Internet Dopo aver installato i seguenti componenti: a) lettore di smart card; b) driver per il lettore di smart card adottato; c) il software di conversione in formato.pdf; d) il software DiKe, controllare il corretto funzionamento e compatibilità del sistema come segue: 1) avviare DiKe; 2) inserire la smart card nel lettore; 3) cliccare sul bottone (oppure dal menu strumenti scegliere verifica smart card ) 4) se tutto funziona correttamente comparirà il seguente messaggio: 5) e successivamente verrà richiesto l inserimento del codice PIN: Firma digitale e pratiche telematiche 9 Corso Operativo OsraInForma

12 6) digitare il PIN e, se corretto, verrà data conferma con il seguente messaggio: A questo punto, verificato che il sistema funziona correttamente, è possibile vedere un esempio di firma apposta su un documento, per esempio un verbale di assemblea ordinaria di approvazione di bilancio: a) conversione del file da formato.doc in formato.pdf; - aprire il file del verbale assemblea con l editor (in questo caso microsoft word) - convertire il file in formato.pdf (in questo caso viene usato il software pdf995 ); la procedura avviene come se si dovesse stampare il documento (si tratta infatti di stampante virtuale) scegliendo come stampante la PDF995 - scegliere la stampante - indicare il percorso e il nome per il nuovo file che verrà creato in formato.pdf b) apposizione di firma tramite il software DiKe; - aprire il software DiKe e cliccare sul bottoncino apri - scegliere il file rossi.pdf precedentemente creato - la procedura DiKe apre il file con l ausilio di Acrobat reader e a questo punto dobbiamo cliccare sul bottone firma e salva - indicare il percorso dove salvare il file firmato digitalmente che assumerà l ulteriore estensione.p7m - digitare il PIN - Il computer effettua dei controlli visualizza il seguente messaggio: Firma digitale e pratiche telematiche 10 Corso Operativo OsraInForma

13 - cliccando sul bottone OK, dopo aver controllato dalla lista dei certificati pubblicati nel sito internet di Infocamere che il certificato non sia scaduto o revocato (ecco perché è bene che quando si firma un documento il computer sia connesso ad Internet), il computer visualizza il seguente messaggio: Firma digitale e pratiche telematiche 11 Corso Operativo OsraInForma

14 c) notare la nuova estensione del file rossi.pdf.p7m che conferma la firma apposta al file; FEDRA E il software sviluppato da Infocamere per preparare le domande e le denunce, con relativi allegati, da presentare al registro imprese in formato elettronico tramite floppy disk o trasmissione telematica con Telemaco; esso sostituisce di fatto la modulistica cartacea (S2, S3, S5 ecc ); E possibile scaricare FEDRA dal sito Internet web.telemaco.infocamere.it previo registrazione; se invece si è utenti Telemaco basta digitare nome utente e password per l accesso al servizio Telemaco. La prima installazione è semplice e guidata; la cosa si complica un attimo quando occorre installare una nuova versione avendo già creato delle pratiche con la versione precedente. In questo caso, la nuova versione di FEDRA visualizzerà il seguente messaggio Per salvare le pratiche già caricate con versioni precedenti esistono due modi: 1 MODO) - Proseguire con l installazione e, così facendo, la vecchia versione viene archiviata nella cartella C:\WFEDRA.BAK e le pratiche vecchie possono essere richiamate con la nuova versione FEDRA tramite la funzione RECUPERA - indicando come percorso C:\WFEDRA.BAK\BIN specificando tipo di pratica da recuperare *.mdb e non *.prt Firma digitale e pratiche telematiche 12 Corso Operativo OsraInForma

15 2 MODO) - Uscire dall installazione cliccando su OK e poi su ANNULLA. Avviare la vecchia versione di Fedra e tramite la funzione ARCHIVIA - procedere all archiviazione delle vecchie pratiche avendo cura di scegliere possibilmente una cartella precedentemente creata esterna al software Fedra (ad esempio C:\archiviofedra\) Continuare l installazione di Fedra tramite doppio click sul file scaricato dal sito Internet web.telemaco.infocamere.it; una volta installata la nuova versione di Fedra sarà possibile recuperare le pratiche (con la solita funzione RECUPERA dal menu File) che sono state archiviate nella cartella (nel nostro esempio C:\archiviofedra\) creata ad hoc. Queste pratiche avranno l estensione.prt Al primo avvio di Fedra viene visualizzata la seguente maschera da compilare, tenendo conto che i campi a sfondo giallo dispongono di un help in linea al quale si accede con il tasto funzione F4 e i campi a sfondo azzurro devono essere compilati manualmente dall operatore. Si può accedere successivamente a tale sezione tramite il menu servizi/configurazione Gli estremi di autorizzazione per l assolvimento virtuale del bollo devono essere cambiati tutte le volte che viene trasmessa una pratica ad una camera di commercio diversa da quella indicata (nell esempio camera di commercio di Parma). Come modalità di pagamento dei diritti possiamo indicare: - A vuol dire altro, tale modalità deve essere utilizzata quando si presenta la pratica Fedra su floppy allo sportello della camera di commercio pagando i diritti con conto corrente postale; - C se viene usata la carta di credito per il pagamento dei diritti; - P se il pagamento dei diritti avviene in modo prepagato come ad esempio con Telemaco Pay (opzione maggiormente usata). Si consiglia inoltre, anche se viene proposto come percorso per archiviazione delle pratiche C:\WFEDRA\PRATICHE, di variare tale percorso con una cartella che sia esterna al software Fedra (nell esempio precedente C:\archiviofedra\) in modo da poter sempre recuperare le pratiche anche in caso di installazione di nuove versioni Fedra. L IMPOSTA DI BOLLO Forse per sopperire alle lacune di diverse camere di commercio, non ancora dotate dell autorizzazione all assolvimento virtuale del bollo, il legislatore, con il comma 13 dell art. 3, legge 448/2001 (finanziaria 2002), oltre a modificare l art. 31 della legge 340/2000 posticipandone l entrata in vigore al 9 dicembre 2002, ha anche sancito che, con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze sono approvate le modalità per il pagamento dell'imposta di bollo di cui al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, dovuta sulle domande, le denunce e gli atti che le accompagnano, presentate all'ufficio del registro delle imprese per via telematica, ai sensi dell'articolo 31, comma 2, della legge 24 novembre 2000, n. 340, nonchè la nuova tariffa dell'imposta di bollo dovuta su tali atti. Firma digitale e pratiche telematiche 13 Corso Operativo OsraInForma

16 In attuazione della delega appena detta, è stato emanato il Decreto Ministeriale 17 maggio 2002 n. 127 pubblicato sulla G.U. n. 153 del 2 luglio Sostanzialmente detto decreto sancisce quanto segue: a) modifica la tariffa dell imposta di bollo prevedendo che le domande, denunce ed atti che le accompagnano, presentate all'ufficio del registro delle imprese ed inviate per via telematica ovvero presentate su supporto informatico ai sensi dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, sono soggette ad imposta di bollo pari a Euro 41,32 per ciascuna domanda, denuncia od atto. Il nuovo importo forfetario è previsto soltanto per le pratiche telematiche e per i soggetti obbligati alla trasmissione delle pratiche telematiche (art. 31 legge 340/2000); a) una nuova ed alternativa modalità di pagamento dell imposta di bollo in modo virtuale senza la preventiva autorizzazione richiesta invece negli altri casi; infatti i soggetti che ne hanno interesse (ricordiamo che non necessitano particolari requisiti per essere intermediari Telemaco) possono presentare all Ufficio delle Entrate competente - in basse alla residenza o sede legale - semplice dichiarazione contenente il numero presunto degli atti da trasmettere telematicamente o su floppy nel corso dell anno. L Ufficio delle Entrate, procede ad una liquidazione provvisoria dell imposta dovuta nel corso dell anno; nel successivo mese di gennaio il contribuente deve presentare una dichiarazione consuntiva degli atti emessi nell anno precedente, indi l ufficio procede alla liquidazione definitiva dell imposta dovuta invitando il contribuente al versamento della somma a saldo da effettuarsi tramite modello F23 indicando il codice tributo 456T; eventuali crediti verranno ripresi nell anno successivo. In seguito all emanazione del D.M. 127/2002, diverse camere di commercio si erano poste i seguenti interrogativi: a) l imposta di bollo forfetaria di Euro 41,32 è riferita all intera pratica (modello di denuncia + allegato) oppure è da considerarsi una per ogni singolo documento formante la pratica: Euro 41,32 per la denuncia, Euro 41,32 per ogni allegato? b) La presentazione di pratiche telematiche al REA (denunce relative ad attività, unità locali ecc..) vengono ad essere soggette ad imposta di bollo (il cartaceo non è infatti soggetto ad imposta di bollo)? c) La pratica Fedra accompagnata da documentazione cartacea è soggetta ad imposta di bollo in modo tradizionale (Euro 10,33 ogni cento righe) oppure è soggetta alla nuova tariffa forfetaria di Euro 41,32? d) Il contribuente/intermediario che intende usufruire della procedura di pagamento in modo virtuale deve avere un autorizzazione dall Ufficio delle Entrate come previsto ad esempio per le camere di commercio? Ai quesiti sopra indicati ha risposto l Agenzia delle Entrate con la circolare n. 67/E del 7 agosto 2002 con la quale viene chiaramente indicato che: a) l imposta di bollo forfetaria per le pratiche telematiche deve intendersi dovuta complessivamente per ogni pratica intendendosi per pratica la denuncia o domanda con relativi allegati; b) per gli atti esclusi dall imposta di bollo il decreto 127/2002 non comporta alcuna novità pertanto le denunce al REA erano e rimangono escluse dall imposta di bollo; c) le pratiche cartacee (es. imprese individuali), anche se accompagnate da floppy Fedra, firmate con firma autografa sono soggette ad imposta di bollo in modo tradizionale e cioè con Euro 10,33 ogni cento righe; d) il contribuente/intermediario che intende adottare il nuovo sistema di pagamento dell imposta di bollo sulle pratiche telematiche non deve chiedere autorizzazione ma bensì deve presentare all Ufficio delle Entrate una semplice comunicazione; inoltre avrà cura di indicare sulle pratiche la seguente dicitura imposta di bollo assolta in modo virtuale dichiarazione presentata il all Ufficio delle Entrate di.. Coloro che sono provvisti di autorizzazione all assolvimento virtuale dell imposta di bollo nel modo previsto dall art. 15 del D.P.R. 642/1972, nel caso trasmettano atti in via telematica o su supporto informatico al registro delle imprese, devono pagare l imposta di bollo dovuta sulla scorta della dichiarazione presuntiva entro il termine previsto per il pagamento della prima rata bimestrale successiva all avviso notificato dall Ufficio delle Entrate inoltre, nella dichiarazione consuntiva, devono indicare distintamente il numero degli atti presentati al registro delle imprese per via telematica o su supporto informatico. Di fatto la procedura di cui all art. 2 del D.M. 127/2002 troverà poca applicazione tra gli utenti di Telemaco salvo il caso di coloro che devono presentare atti alle camere di commercio non provviste di autorizzazione all assolvimento virtuale del bollo; è possibile consultare l elenco delle camere di commercio in possesso dell autorizzazione dalla home page del sito web.telemaco.infocamere.it. In Fedra, la tabella modo bollo prevede le seguenti opzioni: - O bollo assolto all origine: tale opzione deve essere usata da coloro che intendono assolvere al pagamento dell imposta di bollo in modo virtuale (art. 15 D.P.R. 642/72 oppure articolo 2 D.M. 127/2002); - E bollo assolto all entrata: tale opzione deve essere usata da coloro che versano il bollo tramite la camere di commercio con il metodo Telemaco; - C bollo cartaceo: in caso di presentazione di floppy e allegati cartacei; - N esente da bollo: per gli atti esenti da bollo quali ad esempio quelli relativi alle ONLUS; Firma digitale e pratiche telematiche 14 Corso Operativo OsraInForma

17 Facciamo un esempio: DATA 01/09/ /09/ /10/ /01/ /02/2003 (la notifica potrebbe anche avvenire il giorno 15/02/2003) 20/03/2003 ADEMPIMENTO Presentazione della dichiarazione provvisoria all Ufficio delle Entrate indicando il numero presunto degli atti che verranno presentati telematicamente o su floppy firmati con firma digitale (art. 15 legge 59/97) e che per semplicità supponiamo in 100 Entro il mese successivo l Ufficio delle Entrate provvede alla notificazione della liquidazione provvisoria dell imposta di bollo, che in questo caso risulta essere pari a Euro 4.132,00 (100x41,32) Entro venti giorni dalla notifica dell avviso di liquidazione provvisoria recapitato dall Ufficio delle Entrate, il contribuente deve versare l imposta con F23 e codice tributo 456T Entro il mese di gennaio dell anno successivo il contribuente presenta la dichiarazione definitiva relativa al periodo 1/9-31/12/2002 nella quale supponiamo siano indicate come spedite telematicamente n. 120 pratiche Entro il mese di febbraio l Ufficio delle Entrate notifica al contribuente/intermediario l avviso di liquidazione dell imposta in modo definitivo per l anno 2002 che riporterà un saldo a debito di Euro 826,40 (20x41,32). Se le pratiche presentate fossero state in n. di 80 avremmo avuto un saldo a credito da riportare all anno successivo pari a Euro 826,40 Entro venti giorni dalla notifica, il contribuente/intermediario deve provvedere al versamento dell imposta di bollo a saldo per l anno 2002 e provvisoria per l anno 2003 tramite F23 e codice tributo 456T. Nel nostro caso (120 pratiche) dovrà versare Euro 5.784,70 (4.958,00 provvisorio per l anno ,40 come saldo per il 2002). Se avesse presentato 80 pratiche avrebbe da versare Euro 2.479,20 [(80x41,32)- 826,40] Fac-simile di dichiarazione presuntiva (da presentare quando il contribuente/intermediario intende adottare la modalità di pagamento dell imposta di bollo prevista dall art. 2 D.M. 127/2002 e comunque non prima del 17/7/2002) Sig. All UFFICIO DELLE ENTRATE DI PARMA Oggetto: dichiarazione presuntiva comma 1 articolo 2 Decreto Ministeriale 17 maggio 2002 n. 127 Il sottoscritto comunica che, relativamente agli atti da trasmettere all Ufficio del Registro delle Imprese in via telematica o su supporto informatico, intende assolvere al pagamento dell imposta di bollo in modo virtuale ai sensi dell art. 2 del D.M. 17/05/2002 n.127. Contestualmente comunica che, per il periodo dal. al 31/12/2002, il numero degli atti che presuntivamente presenterà in via telematica o su supporto informatico è pari a n... Data.. In fede Firma digitale e pratiche telematiche 15 Corso Operativo OsraInForma

18 Fac-simile di dichiarazione consuntiva (da presentare entro il mese di gennaio dell anno successivo) Sig. All UFFICIO DELLE ENTRATE DI PARMA Oggetto: dichiarazione consuntiva - comma 3 articolo 2 Decreto Ministeriale 17 maggio 2002 n. 127 Con riferimento alla precedente comunicazione presuntiva del, il sottoscritto relativamente al periodo dal.. al.. comunica di aver trasmesso all Ufficio del Registro delle Imprese n. atti in via telematica o su supporto informatico. Data.. In fede Firma digitale e pratiche telematiche 16 Corso Operativo OsraInForma

19 3 FLUSSO DI LAVORO PER TRASMISSIONE DI BILANCIO Il flusso di lavoro per la trasmissione telematica di un bilancio può essere il seguente: a) Configurazione del software; b) preparazione del bilancio composto dal Prospetto contabile - Stato patrimoniale e Conto economico e della Nota Integrativa; i documenti devono essere contenuti in un unico file; c) preparazione del verbale assemblea di approvazione; d) conversione dei file in formato PDF; e) apposizione della firma digitale; f) preparazione del modello B ed eventuale modello S con Fedra o altro software; g) allegare al modello B il bilancio e il verbale; h) scaricare la pratica nella cartella (default C:\PRTELE\DATI\) i) collegarsi al sito per la trasmissione; j) trasmettere la pratica; k) eventuale controllo stato avanzamento pratica; l) controllare e archiviare le di ritorno (che garantiscono l avvenuta consegna); m) controllare e addebitare al cliente le somme anticipate tramite Telemaco per diritti e bolli. Il software Osra, automatizza e guida l utente nel flusso di lavoro. PROBLEMATICHE RELATIVE ALL AVVIO DELLA NUOVA PROCEDURA In sede di prima applicazione, per far fronte, ad una non completa distribuzione delle smart card e partendo dal presupposto che almeno un soggetto legittimato alla presentazione della pratica sia in possesso della firma digitale, si può operare come segue: a) nel caso in cui il notaio sia legittimato a richiedere il deposito o l iscrizione, si potrà adottare la seguente soluzione (modalità che può variare a seconda delle camere di commercio): - scannerizzazione dell originale contenente le firma autografe apposte su carta; - firma digitale del notaio sul documento informatico così ottenuto che contestualmente ne assevera la conformità all originale ai sensi dell art. 20 del Dpr 445/2000; b) in tutti gli altri casi in cui avremo un diverso soggetto legittimato alla presentazione della domanda, le firme potranno essere autografe poi riprodotte nel documento informatico che dovrà essere sottoscritto digitalmente dal soggetto che trasmetterà la pratica. In questo caso, in cui non interviene il notaio nella redazione dell atto e quindi nell autentica delle firme, si dovrà allegare un ulteriore file contenente la copia informatica, ottenuta tramite scannerizzazione, del documento di identità di chi sottoscrive la pratica (es. l amministratore della società). Questa macchinosa procedura sostituisce momentaneamente la procedura che dovrà essere adottata a regime quando tutti i soggetti obbligati saranno in possesso di smart card. Si deve infatti tener presente in entrambi le fattispecie sopra descritte che nella versione più recente di Fedra si prevede che le firme autografe apposte sulla distinta valgano anche ai fini di: a) conferire procura speciale al soggetto che trasmette la pratica, e che firma la stessa digitalmente; b) eleggere domicilio speciale presso l indirizzo di posta elettronica del soggetto che trasmette la pratica (intermediario). Poiché il sistema prevede l apposizione delle firme autografe distinte per ogni singolo titolo, qualora si abbia, per esempio, un amministratore che deve chiedere l iscrizione della propria nomina e non possiede ancora il dispositivo di firma digitale, lo stesso dovrà firmare con sottoscrizione autografa la distinta Fedra più volte (o comunque a più titoli), cioè: a) una volta al fine di sottoscrivere la domanda di iscrizione della propria nomina; b) una seconda volta al fine di conferire procura speciale al soggetto legittimato alla presentazione della domanda, che la sottoscrive con firma digitale; c) una terza volta al fine di eleggere domicilio presso l indirizzo di posta elettronica dell intermediario che ha trasmesso la pratica. Firma digitale e pratiche telematiche 17 Corso Operativo OsraInForma

20 Nel caso in cui l atto costituivo o modificativo sia redatto in modo cartaceo, va inviata, all ufficio del registro delle imprese, una copia conforme informatica dell atto, ai sensi dell art. 20 del Dpr 445/2000, firmata digitalmente dal notaio. Ovviamente gli atti vanno allegati come file ai modelli S1, S2 o S3 ed eventuale intercalare P prodotti con Fedra. In alternativa l atto può essere redatto su supporto esclusivamente informatico e firmato con firma digitale da tutti gli amministratori e successivamente da parte del notaio quale intermediario che trasmette la pratica e per l autentica delle firme. Nel caso di deposito di atti concernenti verbali di assemblea e/o di consiglio di amministrazione per rinnovo cariche o delega di poteri, gli stessi debbono essere considerati meri atti probatori da produrre ai sensi e per gli effetti dell art. 11 del Dpr 581/95 e art del codice civile. In questo caso sarà sufficiente presentare, come semplice allegato alla pratica, una copia informatica sottoscritta digitalmente dall intermediario. Qualora il soggetto che trasmette la domanda/denuncia sia diverso dal soggetto al quale è riferita la domanda/denuncia di costituzione, inizio o variazione, è necessario che la pratica informatica sia sottoscritta digitalmente dal cosiddetto intermediario convenzionato con Telemaco che trasmette la pratica. Ovviamente in questi casi, l obbligato al deposito, dovrà delegare l intermediario che provvede alla trasmissione anche ai fini della domiciliazione delle eventuali corrispondenze inerenti la pratica stessa. Tale sistema di deleghe è riassunto, con appositi codici, nella distinta Fedra. DICHIARAZIONI DA APPORRE AI DOCUMENTI TRASMESSI CON TELEMACO E FIRMATI CON FIRMA DIGITALE a) Ai sensi del decreto del 19 marzo 2002 del Ministero delle Attività Produttive, ad ogni documento dovrà essere scritta in calce o aggiunta la seguente dichiarazione sostituiva di atto di notorietà: Il sottoscritto amministratore dichiara che il presente documento informatico è conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società. b) Nel caso in cui il verbale di approvazione del bilancio preveda anche la distribuzione di utili, visto l obbligo di registrazione dello stesso, occorrerà inserire la seguente dicitura: e che ne è stata effettuata la registrazione presso l Ufficio delle Entrate di.. in data. al numero. serie c) Inoltre occorre inserire la seguente dicitura nei documenti informatici soggetti all imposta di bollo: Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la Camera di Commercio di autorizzazione numero.. del emanata da. Per l assolvimento in modo virtuale da parte del professionista vedere l apposito capitolo. PROBLEMATICHE ATTINENTI LE DENUNCE DI INI ZIO ATTIVITÀ Nel caso di denuncia di inizio, modificazione o cessazione dell attività, da parte delle società, dovrà essere compilato uno dei seguenti modelli: a) modello S5 va utilizzato per la denuncia al REA dell inizio, della modificazione e della cessazione dell attività esercitata nella sede legale dell impresa; b) modello SE va utilizzato per la denuncia al REA dell inizio, della modificazione e della cessazione dell attività esercitata nella sede secondaria dell impresa; c) il modello UL va utilizzato per la denuncia di apertura, modifica e cessazione di unità locali al REA. Tali modelli vanno sottoscritti digitalmente da uno degli amministratori. Qualora il soggetto convenzionato con il sistema Telemaco sia diverso da quello legittimato alla presentazione della denuncia al registro delle imprese, è necessario che la pratica informatica sia sottoscritta digitalmente anche da tale soggetto che, previa delega da parte dell obbligato al deposito, provvede alla trasmissione telematica. La denuncia di inizio attività, in alcuni casi, comporta l obbligo di allegare al modello S5, S3 o UL appositi documenti; in particolare per le denunce relative a: a) attività di autoriparazione; b) attività di impiantista (legge 46/90 elettricisti, idraulici); c) imprese di pulizia. Per tali attività è necessario allegare la documentazione necessaria a dimostrare il possesso di determinati requisiti obbligatori; alla pratica, occorrerà allegare il documento informatico, ottenuto mediante scannerizzazione del cartaceo, comprovante il possesso dei requisiti. Praticamente quindi è necessario compilare e scannerizzare l apposito modello per impiantisti, autoriparatori e imprese di pulizia completo di firma autografa del responsabile tecnico qualora diverso dal legale rappresentante. La presentazione dell ulteriore Firma digitale e pratiche telematiche 18 Corso Operativo OsraInForma

21 documentazione prevista (titolo di studio abilitante, libretto di lavoro ecc..) potrà essere prodotta mediante scannerizzazione dell originale cartaceo oppure mediante semplice autocertificazione. Stessa cosa dicasi per i modelli COM relativi al commercio al dettaglio (è possibile anche l autocertificazione nel modello di inizio attività) o per eventuali mandati di agenzia o simili. Imposta di registro Per quanto riguarda l imposta di registro va ricordato che gli atti cui il notaio è tenuto al deposito a norma di legge, non è necessario ai fini della ricevibilità o dell istruttoria acquisire informazioni circa la registrazione dell atto. Per tutti gli altri tipi di atti, soggetti a registrazione (ad esempio verbale di approvazione di bilancio con distribuzione di utili), sarà necessario che sulla copia informatica siano riportati tutti gli estremi di registrazione (data, serie, numero e importo pagato). Qualora al deposito provveda il notaio, è consentito che lo stesso indichi anche la sola data di registrazione se il numero di registrazione non è ancora stato attribuito. Presentazione delle denunce all'albo delle imprese artigiane Vige ancora il cartaceo in quanto la modulistica non è ancora uniforme. Tuttavia, alcune Camera di Commercio stanno sperimentando la possibilità di trasmettere telematicamente le domande di iscrizione e modificazione all albo delle imprese artigiane tramite il software Fedra allegando la scannerizzazione del modello di domanda come nuova occorrenza. L iter delle pratiche trasmesse con Telemaco Tramite Telemaco è possibile consultare il cosiddetto SAP (stato avanzamento pratiche) digitando la data di spedizione della pratica da consultare e cliccando sull apposito bottone 1 STEP Ma partiamo dall inizio, quando l utente trasmette una pratica telematica al server di Infocamere, viene contestualmente inviato un messaggio di posta elettronica all indirizzo del mittente con il seguente testo (1^ e- mail) Firma digitale e pratiche telematiche 19 Corso Operativo OsraInForma

22 2 STEP Successivamente il sistema informatico di Infocamere effettua una serie di controlli formali e automatici in seguito ai quali la pratica può assumere i seguenti stati: a) IRRICEVIBILE ad esempio se si chiede l iscrizione di un impresa già iscritta al registro delle imprese viene inviato un messaggio di posta elettronica nel quale è indicato il codice che corrisponde ad una tabella nella quale sono elencati i motivi dell irricevibilità. b) CONTROLLATA in questo caso la pratica ha superato i controlli formali e viene trasmessa all ufficio del registro delle imprese presso la camera di commercio destinataria della pratica. Se la pratica supera i controlli formali prosegue il suo viaggio verso la camera di commercio e una volta arrivata alla cciaa assume come SAP INOLTRATA 3 STEP La camera di commercio provvede poi a protocollare la pratica e a trasmettere una ; lo SAP risulterà valorizzato a PROTOCOLLATA. In allegato alla viene inviata anche la ricevuta dell avvenuta presentazione in formato PDF 4 STEP La camera di commercio effettua ulteriori controlli sulla pratica; in base ai controlli lo SAP potrà assumere i seguenti valori: a) AGGIORNATA la camera di commercio convalida per l aggiornamento del registro delle imprese; b) SOSPESA la camera di commercio congela la pratica e chiede di integrarla o rettificarla; c) RESPINTA la camera di commercio rifiuta la pratica e provvede a comunicare la motivazione; 5 STEP Se la pratica supera gli ulteriori controlli effettuati dalla camera di commercio locale lo SAP viene valorizzato a NOTIFICATA e contestualmente viene inviata una al mittente (3^ ) In allegato alla viene trasmessa una visura che tiene conto dell aggiornamento del registro imprese. Proviamo ad inventarci un caso: - inizio attività di società il 01/10/2002; - denuncia di inizio attività tramite modello S5 da effettuarsi entro 30 giorni dall'inizio dell'attività; - viene presentata la denuncia con modello S5 il 30/10/2002; - 1^ mail di ritorno il 31/10/2002 (il giorno dopo); Domanda: a) La pratica si considera consegnata in tempo utile??? b) Quale data vale (quella di spedizione o quella di ritorno)??? c) Se la pratica non supera i controlli formali si considera omessa oppure si può regolarizzare entro un determinato termine??? d) E se non supera i controlli della camera di commercio locale??? e) In questi casi a quale normativa occorre fare riferimento Risposta: a) Si, la pratica si considera consegnata in tempo utile in quanto vale la data di spedizione, infatti nella 1^ e- mail di ritorno viene indicata la data di spedizione che solitamente coincide con la data di ricevimento della pratica da parte del Server Infocamere. Facendo riferimento sempre al nostro esempio, può capitare di trasmettere una pratica dopo le ore 20,00, quando il servizio Telemaco è sospeso; in questo caso la pratica viene automaticamente spostata al giorno dopo dal sistema informatico con applicazione della sanzione per ritardata trasmissione. Attualmente previa registrazione è possibile trasmettere pratiche con Telemaco 24 ore su 24. Nella pagina del sito web è presente la seguente dicitura da tenere in seria considerazione: N.B. Le pratiche spedite tramite questo servizio saranno controllate e rese disponibili presso la camera non prima delle 8.00 del mattino seguente (lo stesso vale ovviamente per la spedizione della mail che conferma l'avvenuta ricezione). Inoltre le funzioni di registrazione al servizio, di cambio frase segreta e di configurazione del software di spedizione sono disponibili unicamente in orario diurno. b) Vale la data di spedizione (vedi punto precedente). Firma digitale e pratiche telematiche 20 Corso Operativo OsraInForma

23 c) I controlli eseguiti da Infocamere sulla pratica sono controlli formali che consistono nella verifica che il codice fiscale e il numero REA siano presenti nell archivio delle camere di commercio. Se la pratica dovesse presentare errori nel numero di codice fiscale o nel numero REA viene scartata dal server Infocamere senza darne notizia all ufficio del registro delle imprese della camera di commercio destinataria della pratica; conseguenza: omessa presentazione della domanda/denuncia e relativa sanzione. Inoltre la camera di commercio locale non riesce nemmeno ad avvertire l utente in quanto non viene avvertita da Infocamere; chi viene invece avvertito della mancata spedizione è l intermediario che ha trasmesso la pratica, infatti il sistema informativo Infocamere si accorge dell errore e manda un messaggio che comunica la mancata spedizione ed invita alla correzione e relativa ritrasmissione. Quindi l utente deve ritrasmettere la pratica e se la trasmette in ritardo sarà soggetto a sanzione. d) Se la pratica supera i primi controlli formali di Infocamere, viene trasferita all ufficio del registro delle imprese presso camera di commercio locale la quale effettua dei controlli sostanziali e contestualmente provvede a protocollare la pratica; nel caso in cui, da tali controlli dovessero risultare dei problemi, la camera di commercio sospende l iter della pratica ed invita, telefonicamente o tramite , l intermediario a correggere eventuali errori e/o dimenticanze. L intermediario o il soggetto obbligato all iscrizione e/o deposito della domanda/denuncia deve provvedere a correggere ed eventualmente integrare la domanda il prima possibile; è da notare che i termini si interrompono dal momento della protocollazione della pratica; sarà interesse dell obbligato all iscrizione/deposito mettere nelle condizione l ufficio del registro delle imprese di pubblicare le formalità (si pensi all iscrizione di un amministratore e le conseguenze in caso di ritardata pubblicazione). e) Per i termini di trasmissione telematica delle domande/denunce all ufficio del registro delle imprese, non esiste una normativa specifica me viene fatto riferimento a quanto stabilito per l inoltro delle domande/denunce per posta tradizionale (cartacea). E chiaro che nel caso del telematico vi è un passaggio in più rispetto alla posta tradizionale: il transito della pratica dal server Infocamere di cui al punto c). Ogni Conservatore, per il momento, detta norme di comportamento interno a propria discrezione. Si riporta di seguito il testo del comma 8 dell art. 14 e dell art. 15 del Dpr 7 dicembre 1995 n. 581 (Regolamento di attuazione dell art. 8 della legge 29 dicembre 1993 n. 580 in materia di istituzione del registro delle imprese di cui all art c.c.): Art. 14 comma 8) Nell'ipotesi di cui all'art del codice civile se il bilancio è spedito per posta, l'avviso di ricevimento della raccomandata costituisce prova dell'avvenuta presentazione. Art. 15) Domanda inoltrata a mezzo posta Le domande possono essere inviate a mezzo di plico raccomandato. Entro dieci giorni dal ricevimento della domanda, l'ufficio comunica all'interessato il numero di protocollo e i dati di cui all'art. 8, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n Tale termine è elevato a trenta giorni nel caso di deposito di bilanci di società a norma dell'art del codice civile. LE SANZIONI Per il momento, il legislatore non ha previsto sanzioni al mancato utilizzo del sistema telematico di deposito delle denunce e domande al registro delle imprese forse perché, dalla lettura del Dpr 581/95 (regolamento di attuazione dell'articolo 8 della legge N.580 in materia d'istituzione del registro delle imprese di cui all'art del codice civile), in particolare all art. 14, si evince chiaramente che l ufficio del registro delle imprese ha il dovere di accertare la regolarità della compilazione del modello di domanda. Quindi, nel caso la domanda non rispetti le modalità di presentazione previste dalla legge 340/2000, la stessa non verrà accettata dall ufficio con conseguente omissione di deposito e applicazione delle sanzioni previste dal codice civile. LA TRASMISSIONE DEL BILANCIO ON-LINE DAL SITO WEB DI INFOCAMERE Infocamere ha approntato un sito web dal quale poter confezionare il bilancio e i relativi allegati pronti per essere trasmessi telematicamente senza dover usare Fedra. Firma digitale e pratiche telematiche 21 Corso Operativo OsraInForma