METODOLOGIA DEL LAVORO

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1 METODOLOGIA DEL LAVORO EiS s.r.l. - P. IVA Sede legale: Via Galileo Ferraris, TORINO Sedi operativa Torino: C.so Brescia, TO Sede operativa Milano: Via Giuseppe Candiani, MI

2 Sommario Introduzione...3 I Valori di Eis... 4 Il progetto in Eis... 5 La metodologia di progetto di Eis... 6 Le fasi del nostro progetto e i nostri strumenti...9 Essere AGILE...18 Pomodoro technique...19 Confronto tra modelli utilizzati in EiS...20 Waterfall...20 Spiral Scrum Extreme Programming (XP)...30 Logical Framework Approach (LFA)...34 Incremental model...38 Project Management Body of Knowledge (PMBOK)...40 Interative developement...43 L attenzione di Eis per la qualità e la crescita...46 Rational Unified Process (RUP)...48 Capability Maturity Model (CMM)...50 Conclusioni...54 Indice Figure...55 Bibliografia e e-book...57 Sitografia...58 Metodologia del lavoro Pag. 2

3 1. Introduzione La costante crescita della complessità dei progetti, le sempre più limitate risorse, lo scarso tempo ed il rapido sviluppo, in particolar modo in campo tecnologico, impongono la ricerca di strumenti e soluzioni innovative. Questo, al fine di gestire in modo efficace ed efficiente i progetti, garantendo un risultato ottimale che risponda alle richieste del Cliente. EiS opera in campo informatico, in particolare nel ramo di System integration, offrendo servizi quali consulenza, applicazioni web, web solution, progetti chiavi in mano fino alla progettazione grafica multimediale ed integrata. La dinamicità della nostra Azienda permette di rispondere rapidamente ai cambiamenti e all evoluzione del settore. La voce del Cliente è il punto di partenza per la realizzazione di prodotti di qualità ed alta performance. Per raggiungere tale obiettivo effettuiamo un analisi dettagliata delle richieste da parte dell utente finale, tenendo in considerazione il budget prefissato, le risorse disponibili ed il tempo a disposizione. La nostra Azienda, costantemente in crescita e coerentemente con i suoi ideali di innovazione e approccio al Cliente, si propone di creare un supporto in modo da soddisfare ogni genere di domanda cercando di ottenere il prodotto su misura richiesto. Con tale manuale vogliamo migliorare le nostre capacità progettuali traducendo i bisogni dei Clienti in obiettivi Aziendali. Il criterio adottato prevede una grande attenzione nello sviluppo di tutte le fasi, sia in quella precedente la contrattualizzazione che in quella post-avviamento. Motivo della stesura di tale manuale è quello di fornire al lettore una mappa descrittiva dei metodi più utilizzati da EiS per lo sviluppo e la gestione dei nostri progetti. Attraverso la lettura di questo manuale, egli potrà identificare la metodologia che ritiene più opportuna e più affine alle proprie esigenze. L analisi delle fasi del ciclo di vita del progetto, dall ideazione alla sua chiusura, permetteranno al lettore di focalizzarsi sui suoi obiettivi e sull allocazione ottimale delle risorse, garantendo un continuo miglioramento della performance ed una qualità elevata. Come il lettore potrà notare, nella nostra Azienda non esiste un unica metodologia di sviluppo progetto, ma molte e differenti. Questo garantisce ad EiS una buona flessibilità per soddisfare i diversi bisogni del Cliente, per ottenere una rapida risposta a possibili mutamenti di domanda e per mantenere una buona capacità di adattamento alle diverse situazioni che si possono incontrare. In questo modo riusciamo ad instaurare un rapporto trasparente, collaborativo e produttivo con il nostro Cliente, punto di partenza per un progetto di successo. Oltre che per il Cliente, questo manuale è uno strumento utile per la nostra stessa Azienda. Ci permette di definire in modo chiaro e preciso le politiche aziendali adottate, di applicarle coerentemente e avere un costante controllo sul progetto identificando errori e mal funzionamenti nel minor tempo possibile. Metodologia del lavoro Pag. 3

4 Tutte le metodologie trattate sono caratterizzate da quattro aspetti chiave. La flessibilità, fondamentale per adattarsi alle diverse richieste del nostro Cliente; la rapidità, conseguenza di una buona organizzazione; la scalabilità, e quindi l implementazione continua delle componenti del progetto. Infine la trasparenza, affinchè ogni fase sia definita in modo chiaro e preciso permettendo sia al Cliente che al team di sviluppo di comprendere direttamente l avanzamento dei processi. I valori di EiS La figura 1 mostra in modo schematico i sette principali valori della nostra Azienda. Con il termine integrità vogliamo garantire che i nostri obiettivi sono perseguiti con onestà, correttezza e responsabilità. Il team di lavoro, rispettando le regole, l etica professionale e gli accordi stipulati con il Cliente, pone la massima attenzione nel cercare di soddisfare le esigenze del Cliente. Alla base della nostra politica aziendale si pone la massima trasparenza ed eccellenza nella qualità. La lealtà verso i Clienti e la loro fidelizzazione sono il nucleo forte della relazione duratura che ci unisce. I valori di Eis Integrità Eccellenza Trasparenza Rispetto valore Responsabilità figura 1: I Valori di EiS Il secondo obiettivo che si prefigge EiS è quello di eccellere, di migliorarsi continuamente, guardando lontano, anticipando le sfide, coltivando la creatività e il dinamismo, focalizzandosi sull innovazione e valorizzando il talento. Essere Innovativi Sempre permette ai giovani di formarsi e di sviluppare il proprio talento, dando contemporaneamente un loro valore aggiunto all Azienda. Il nostro modo di comunicare con i colleghi in Azienda si basa sulla reciproca fiducia, sulla piena disponibilità, collaborazione e trasparenza verso l Azienda stessa e verso tutti i Partner con i quali quotidianamente lavoriamo. Poniamo la trasparenza alla base delle nostre azioni e della comunicazione per consentire a tutti i nostri interlocutori di compiere scelte autonome e consapevoli. La trasparenza permette di accrescere la fedeltà del nostro Cliente, ma anche di avere una corretta comunicazione tra il nostro team. EiS, grazie alla propria dinamicità e flessibilità, affianca la creatività dei colleghi più giovani all esperienza dei senior che possono trasmettere le migliori tecniche lavorative e il proprio know-how. Uno degli obiettivi che ci poniamo è quello di crescere diventando un Azienda capace di pensare in grande senza perdere di vista il proprio Cliente; rispettando le specificità richieste e instaurando un rapporto professionale e di reciproca fiducia. Metodologia del lavoro Pag. 4

5 Altro valore fondamentale è il merito. Valorizziamo i nostri dipendenti e collaboratori non solo per assicurare un miglior prodotto finale, ma anche per una loro realizzazione personale e professionale. Con la meritocrazia cerchiamo di ottimizzare l eccellenza a prescindere dalla provenienza del nostro personale. Attraverso la meritocrazia ci impegniamo a non disperdere i talenti. In questo modo la nostra Società sarà capace di realizzare il prodotto con una migliore performance. Il valore della persona guida il nostro modo di agire: l ascolto e il dialogo sono le leve di miglioramento continuo nelle relazioni con tutti i nostri Clienti e dipendenti. Incentiviamo lo spirito di appartenenza e il senso di responsabilità. In EiS responsabilizziamo i nostri lavoratori utilizzando in modo attento tutte le risorse; promuoviamo comportamenti improntati all ottimizzazione. Evitare lo spreco e l ostentazione, privilegiando le scelte rivolte alla sostenibilità nel tempo al fine di ottimizzare tutte le risorse disponibili, sono alla base della nostra politica aziendale. Il progetto in EiS Secondo la nostra ideologia, il progetto è gestito come un insieme di attività caratterizzato da obiettivi chiari, in un periodo temporale definito e con un budget stabilito con cognizione per ottenere un prodotto o servizio unico. Come mostra la Figura 2, il progetto sviluppato dalla nostra Azienda è contraddistinto da un preciso orientamento, da una durata, definita da inizio e fine, e dalla presenza di figure professionali, strumenti e risorse finanziare circoscritte. Per rispettare i vincoli di costo, tempo e qualità ci proponiamo di seguire determinate azioni di pianificazione e di monitoraggio, che diventano quindi funzioni chiave nella gestione del progetto. Progetto in EiS Obiettivo- risultato Tempo Risorse economiche - professionali Figura 2: Il progetto in EiS Secondo la nostra filosofia il progetto deve essere creato seguendo le richieste del Cliente, cercando quindi di soddisfare il maggior numero di requisiti definiti nella fase di analisi. Il prodotto finale è ottenuto attraverso un trade-off tra la performance, il tempo, e i costi. In EiS tendiamo a favorire un rapporto diretto con il Cliente in modo da riuscire a cogliere in pieno l obiettivo prestabilito, sia in termini di performance, Metodologia del lavoro Pag. 5

6 che in termini di qualità. La qualità è infatti un principio fondamentale, poiché efficienti ed efficaci caratteristiche del prodotto sono indice di continuo miglioramento, sviluppo e crescita della Società. La definizione di un piano di sviluppo preciso, ordinato e sostenibile è il punto di partenza per il successo della nostra Azienda. Il progetto sviluppato dal nostro team genera un prodotto capace di essere dove il suo Cliente lo vuole, quando lo vuole ed esattamente come lo vuole. La metodologia di progetto in EiS Lo sviluppo di una metodologia di progetto ci ha permesso di crescere sia in termini di servizi offerti che in termini di performance. Il metodo di progettazione e sviluppo software svolto nella nostra Azienda, è un mezzo con cui strutturare, pianificare e controllare il processo di un sistema informativo. Esso include la pre-definizione dei requisiti e dei prodotti che verranno creati e completati dal nostro team di progetto per sviluppare e mantenere un applicazione. La metodologia di progetto nella nostra Azienda cerca di creare, in modo trasparente, una chiara descrizione dei sistemi complessi e pone maggiore enfasi sulla descrizione e sulla struttura del processo. In generale tutte le metodologie adottate in EiS si concentrano sull individuazione dei problemi, sulla valutazione delle loro cause e sulla definizione di possibili e alternative soluzioni. Il software creato in EiS non è un prodotto manifatturiero nello stesso senso di un device meccanico, esso richiede un continuo controllo per riuscire sempre a soddisfare le richieste del Cliente. Proprio per questi motivi cerchiamo sempre di strutturare i nostri progetti seguendo le linee guida di tali metodologie. Poiché i progetti svolti possiedono caratteristiche differenti tra di loro è necessario ed opportuno effettuare un accurata selezione tra i metodi che compongono il framework scegliendo quello che risulta migliore. Questa selezione viene effettuata dal nostro team sulla base di considerazioni tecniche, di progetto e di richieste del Cliente. In generale è possibile definire un life cycle, composto da sei fasi, comune ad ogni metodologia di sviluppo software, come mostrato in Figura 3. Figura 3: La metodologia di progetto in EiS In accordo con i valori di EiS, la metodologia di progetto adottata cerca di rispondere celermente alle richieste del Cliente, cerca di sviluppare un efficiente flessibilità, pone grande enfasi sulla qualità e si con- Metodologia del lavoro Pag. 6

7 centra anche sulla sostenibilità e sulla standardizzazione. Per quanto riguarda quest ultimo punto si deve citare la normativa ISO che definisce le linee guida per lo sviluppo dei nostri processi, facilita la creazione della documentazione necessaria rendendola comprensibile, ma allo stesso tempo dettagliata. I benefici che si possono ottenere adottando tale normativa sono non solo destinati ad un miglioramento della performance della nostra Azienda, ma sono aspetti che favoriscono anche il nostro Cliente. Essi sono: Incrementare la qualità del prodotto software Fornire un vantaggio competitivo rispetto alle aziende che decidono di non adottare la normativa Assicurare al Cliente la qualità richiesta Definire le fasi, le regole e le responsabilità Permettere di misurare l efficienza del processo Dare una struttura precisa a un processo solitamente caotico La metodologia di progettazione software viene implementata in EiS poiché ha come obiettivo quello di assicurare un corretto coordinamento tra attori e azioni in ottica di guadagno ed efficienza. Tutte le nostre metodologie devono essere SMART, Figura 4, cioè : S: SPECIFI T: TEMPIFI M: MISURA BILI R: REALIS A: ATTUA BILI Figura 4: Caratteristiche delle nostre metodologie : SMART Le tecniche utilizzate nei progetti devono colpire un problema vero, devono riferirsi ad un risultato finale concreto e devono essere espresse in termini quantificabili e misurabili. Inoltre devono essere scelte coerentemente con le risorse disponibili, devono essere realistiche e concrete Metodologia del lavoro Pag. 7

8 e devono esprimere in modo chiaro la scadenza e la durata del progetto. In conclusione è possibile affermare che l intento di EiS attraverso l utilizzo di tali metodologie è quello di formalizzare cosa deve essere eseguito durante lo sviluppo di un progetto in modo da rendere la procedura ripetibile. Come già definito (Figura 3) si può schematizzare il ciclo del progetto in sei macro-fasi, come mostra la Figura 5: queste sono i punti chiave presenti in ogni modello che analizzeremo nei successivi capitoli. REQUIRE MENT MAINTEN ANCE DESIGN DEPLOY IMPLEME TESTING Figura 5: Le fasi del progetto in EiS Nel capitolo 3 il nostro Cliente potrà analizzare in modo dettagliato quelli che sono i modelli da noi utilizzati, e in particolare, oltre ai classici Waterfall e Spiral, in Azienda viene sempre più implementata la metodologia Agile con una particolare enfasi per le metodologie Scrum, Extreme programming, Logical framewok approach, Build and fix model, Incremental model, Project Management Body of knowledge, Iterative development or evolutionary model. Il Cliente potrà cosi trovare un framework che lo aiuterà a capire il processo seguito da EiS per il suo progetto, utilizzando un approccio strutturato e trasparente utile a raggiungere gli obiettivi da lui richiesti. Metodologia del lavoro Pag. 8

9 2. Le fasi del nostro progetto e i nostri strumenti Ogni progetto è caratterizzato da un proprio ciclo di vita che seguiamo passo-passo. E comunque possibile definire uno schema standard applicabile ad ogni piano di sviluppo, caratterizzato da 4 fasi principali come mostrato in Figura 6: Ideazione Pianificazione Realizzazione Chiusura Contemporaneamente alle quattro fasi al lettore verranno anche presentati gli strumenti principali adottati in ciascuno stadio. Il paragrafo 2.1 presenta una spiegazione in modo dettagliato della metodologia Agile. Ideazione: Pianificazione Realizzazione Chiusura Requisiti cliente Analisi Risorse Approvazione Analisi ex-post problema Comunicazione piano Valutazione Contesto Attività Testing Implementazio- Cliente/Sponsor Obiettivi - ne Report finale risultati attesi Promozione Obiettivi - Valutazione Gestione risultati attesi stakeholders progetto Report finale Monitoraggio Figura 6: Fasi del piano di sviluppo in EiS La fase di ideazione è caratterizzata dalla formulazione dell idea iniziale attraverso una stretta collaborazione con il nostro Cliente, della tipologia di attività da sviluppare e dei risultati attesi. In questa fase iniziale il team di progettazione di EiS definisce tre requisiti (obiettivo, tempo e costo) che delineano i confini entro cui si devono svolgere le attività. Coerentemente con gli ideali della nostra Azienda è molto importante definire chiaramente la finalità per non avere un dispendio superfluo di tempi e costi in futuro. Tale fase è scomponibile in ulteriori quattro sotto fasi. Il primo aspetto che viene analizzato dai nostri progettisti è l individuazione del problema (Figura 7), visto tipicamente come una situazione negativa. Proprio questa analisi permette al nostro team l identificazione delle cause del problema, ribaltando la si- Metodologia del lavoro Pag. 9

10 tuazione da negativa in situazione positiva e favorevole, che può generare opportunità di crescita per EiS. Gli esiti di quest analisi sono le basi di partenza e di sviluppo del progetto. In generale un problema è ben formulato se esprime una sola idea, se è oggettivo e dimostrabile e se è rappresentativo. Figura 7: ad albero dei problemi Successivamente il nostro team si focalizza sull analisi del contesto in cui viene rilevato il problema, non solo per poter identificare i possibili beneficiari ed i loro bisogni, ma anche per centrare l obiettivo del progetto, per ottenere una visione d insieme, per conoscere le organizzazioni presenti sul territorio e per verificare i vincoli e le opportunità offerte dell ambiente di riferimento. Tale analisi viene effettuata dal nostro gruppo di lavoro principalmente tramite l ascolto diretto delle richieste del Cliente. Terzo aspetto valutato dal nostro team è l identificazione degli obiettivi che devono essere analizzati approfonditamente in modo da raggiungere in tempi rapidi i cambiamenti auspicati. In questa fase c è la vera e propria trasformazione dei problemi in opportunità. Per meglio identificare gli obiettivi lo strumento utilizzato dal nostro team di progetto è il diagramma ad albero degli obiettivi mostrato in Figura 8. Metodologia del lavoro Pag. 10

11 Figura 8: Diagramma ad albero degli obiettivi Quarto punto è la valutazione degli stakeholder, categoria di persone che, direttamente o indirettamente, hanno un interesse o influiscono nel nostro progetto. Svolgiamo tale analisi al fine di individuare figure che possano giocare un ruolo determinante nella riuscita del progetto. Nei progetti della nostra Azienda gli stakeholder possono essere interni, come un Cliente interno o il nostro team di progetto oppure esterni all organizzazione come Clienti esterni o fornitori. Le più note tecniche utilizzate da EiS per l identificazione degli stakeholder sono il brainstorming (ossia la generazione creativa di idee), la check-list (in cui si utilizzano le liste dei progetti precedenti) e la simulazione (in cui viene ricostruito l ambiente del progetto per individuare gli stakeholder). Infine, già nella fase di idealizzazione, EiS si propone di indicare la durata del progetto, il suo costo ed il suo rendimento, anche se con un certo grado di incertezza. La fase di pianificazione è caratterizzata da una definizione più dettagliata delle attività stimate nella fase precedente tenendo in considerazione le risorse professionali, i mezzi, lo sviluppo temporale ed il budget necessario. Al termine di tale fase il gruppo di lavoro di EiS definisce il piano delle attività da realizzare, le risorse professionali necessarie, il piano temporale per lo svolgimento del progetto ed il piano economico-finanziario. Sulla base di tale analisi il Cliente potrà decidere se attivare o no l iniziativa. Lo strumento principale utilizzato dalla nostra Azienda per l analisi del piano delle attività è il Work Breakdown Structure (WBS, Figura 9) che permette di scomporre, in modo semplice e chiaro, il progetto in sotto-attività e valutare più facilmente le risorse necessarie, i costi e i tempi ad esse collegate. In accordo con la nostra metodologia di lavoro esso deve essere completo, avere una coerenza logica, una cura del dettaglio ed essere facilmente leggibile e comprensibile. Come si nota dalla Figura ad ognuna delle tre caratteristiche fondamentali di ogni progetto viene associato lo strumento che generalmente viene adottato dal gruppo EiS. Metodologia del lavoro Pag. 11

12 Figura 9: Work Breackdown Structure Il diagramma di Gantt, Figura 10, tipicamente utilizzato per la variabile tempo è caratterizzato da una linea orizzontale che esprime la relazione tra il tempo e i diversi step del progetto. Le barre che costituiscono il diagramma indicano la durata di quella determinata fase del sotto-progetto, mentre gli estremi definiscono la sua data di avvio e di conclusione. Tale durata non è quella effettiva, ma indica l intervallo di tempo in cui l attività dovrà essere realizzata. EiS utilizza questo metodo poiché possiede numerosi benefici, in quanto è di facile implementazione, di facile comprensione e mette in evidenza non solo le varie fasi attraverso segmenti temporali, ma permette di ottenere anche la visione dell intero progetto con il rispettivo tempo totale di esecuzione. Figura 10: Il diagramma di Gantt Metodologia del lavoro Pag. 12

13 L organigramma, Figura 11, è un diagramma gerarchico utilizzato dalla nostra Azienda per l identificazione dei ruoli e delle responsabilità del progetto. Un organigramma strutturato e ben definito sono indice di un Azienda che produce servizi di qualità e in continua crescita. La scelta delle differenti mansioni dipende dall effettiva competenza, conoscenza ed abilità componenti il team di EiS. Tale strumento permette di definire senza alcuna ambiguità i ruoli delle diverse persone e permettere un corretto coordinamento tra le attività che devono essere eseguite. L organigramma può essere affiancato dalla matrice delle responsabilità, ossia una tabella che definisce in modo più dettagliato la responsabilità ed i compiti di ciascuna persona prendente parte del progetto. Figura 11: Organigramma Per quanto riguarda l analisi delle risorse finanziarie e la definizione del budget preventivo è da specificare che non è possibile effettuare una loro stima precisa al 100%, ma ci proponiamo di ottenerla il più realistica possibile. L obiettivo del nostro team è quello di definire l insieme delle risorse finanziarie in entrata ed in uscita del progetto che stiamo realizzando. Nel budget devono essere stimati sia i costi diretti, ossia quei costi che verranno sostenuti qualora il progetto venga realizzato, sia i costi indiretti, quei costi comunque sostenuti anche se il progetto non si concretizza. Il budget comprende anche i costi fissi, cioè quei costi che rimangono invariati indipendentemente dalla portata dell attività, e i costi variabili, che invece variano a seconda della portata dell attività. Il budget deve rispettare il principio di prudenza ossia considerare sempre un margine di sicurezza, deve essere realistico, chiaro, efficiente e sostenibile economicamente. Il tipico processo di stime del budget, da noi seguito, viene rappresentato nella Figura 12: Metodologia del lavoro Pag. 13

14 Individuare risorse necessarie quantità Determinare costo unitario di ciascuna risorsa Calcolo valore economico di ogni voce di costo Calcolo costo complessivo dell attività Figura 12: Processo per la stima del budget in EiS La fase di realizzazione inizia quando il progetto viene approvato dai nostri Clienti e vengono assegnate le risorse per l esecuzione. Tale fase è caratterizzata da tre sotto fasi: 1. Gestone amministrativa-contabile e coordinamento del progetto 2. Comunicazione, promozione e disseminazione 3. Monitoraggio e valutazione Queste sotto-fasi richiedono un accurata pianificazione poiché utilizzano figure professionali qualificate, si svolgono solitamente contemporaneamente e richiedono l investimento di risorse finanziarie. La prima sotto-fase è caratterizzata dalla gestione del nostro team di progetto, ossia l insieme di persone che attraverso il proprio lavoro contribuiscono direttamente alla realizzazione dei risultati di progetto. Il team si costruisce con l avvio del progetto e si scioglie con la chiusura dello stesso. Fondamentali sono gli incontri di coordinamento costituiti dagli incontri di lavoro che coinvolgono tutti i lavoratori che prendono parte al progetto e dagli incontri di pilotaggio che coinvolgono tutti i rappresentanti dei partner, qualora presenti. Gli incontri possono essere effettuati o nella nostra sede o direttamente nella sede del nostro Cliente a seconda delle esigenze. Tali incontri devono convocare solo le persone coinvolte, devono essere caratterizzati da un ordine del giorno accordato con il nostro Cliente e devono coincidere con l inizio o la fine di una determinata fase; devono quindi essere conclusi con un verbale. La seconda sotto-fase è costituita da una serie di attività amministrative quali la definizione degli incarichi, la stipulazione dei contratti, la gestione del budget utilizzando le scritture contabili, ma anche la gestione ad esempio di contratti assicurativi. Per avere una precisa ed ordinata gestione in EiS viene realizzato un dossier dei documenti contabili sia in formato cartaceo che in formato elettronico. La gestione del progetto è un attività dinamica, capita sovente che per diversi motivi siano richieste delle modifiche al piano iniziale, se vengono determinati questi cambiamenti rilevanti il team di EiS effettua un analisi per validarli Metodologia del lavoro Pag. 14

15 come mostrato in Figura 13. Figura 13: Diagramma di flusso per analizzare i cambiamenti nel progetto in EiS La comunicazione all interno del progetto svolge una funzione estremamente fondamentale poiché è il principale sistema per scambiare le informazioni e di conseguenza per raggiungere gli obiettivi prestabiliti. Il tool che si utilizza nella nostra Azienda è definito come Piano di Comunicazione. Un buon Piano di Comunicazione è caratterizzato da un analisi dello scenario in cui si collocano le azioni di comunicazione, da una precisa individuazione e definizione degli obiettivi, dalla nomina di un responsabile del piano capace di coordinare e gestire le attività da svolgere, dalla definizione degli strumenti e dei mezzi necessari che devono essere scelti in funzione del target stabilito e dalle risorse disponibili. Il piano deve anche contenere una specifica riguardante il tempo ed il budget; il nostro gruppo di lavoro per verificare l efficacia della comunicazione effettua una sua misurazione, in questo modo riesce a valutare concretamente se le informazioni trasmesse sono percepite nel modo corretto. Un tipico strumento utilizzato dalla nostra Azienda nella valutazione della comunicazione è il questionario o l intervista che fornisce direttamente la risposta alla domanda: l informazione è stata trasmessa correttamente?. In con- Metodologia del lavoro Pag. 15

16 clusione, la comunicazione secondo la nostra ideologia deve essere caratterizzata dalle 5C : 1. CHIAREZZA: Le informazioni devono essere di facile comprensione 2. COINCISIONE: le informazioni devono centrare il punto in tempi brevi, senza ripetizioni 3. CONSIDERAZIONE: il messaggio deve essere considerato dal punto di vista dell interlocutore 4. CONCRETEZZA: le informazioni devono rispettare i tempi e i punti di consegna 5. COMPLETEZZA: le informazioni devono essere complete e non devono creare possibili situazioni di incomprensione La terza sotto-fase è definita dal monitoraggio e dalla valutazione del progetto, tali due aspetti sono correlati, ma non sono sostituibili poiché forniscono informazioni diverse. Infatti il monitoraggio viene eseguito dalla nostra Azienda tramite la raccolta dati ed informazioni del progetto durante l intera sua durata. La valutazione, invece, è il giudizio espresso basandosi sui dati raccolti nella fase di monitoraggio. Come mostra la Figura 14 è possibile eseguire un confronto tra monitoraggio e valutazione. MONITORAGGIO VALUTAZIONE Cos è? Raccolta dati ed informazioni per la comprensione dello stato del progetto Giudizio del progetto basato sulla raccolta dei dati e delle informazioni Perchè si fà? Per controllare il progetto, per tenere traccia dia quanto realizzato e per fornire materiale usato nella valutazione Per stabilire la performance, l efficacia, l efficienza e l impatto percepiti durante la realizzazione del progetto Quando si fà? Continuamente Ciclicamente ad intervalli stabiliti Caratteristiche Si tratta di un processo continuo Si tratta di un processo iterato Figura 14: Confronto tra monitoraggio e valutazione La fase di chiusura è una fase delicata del progetto poiché comporta l accettazione o il rifiuto del prodotto finale o servizio da parte del nostro Cliente. E per questo motivo che attuiamo un analisi ex-post caratterizzata da sei distinte attività: 1. Selezione dei partecipanti per l analisi ex post: il gruppo di EiS, che svolge l analisi, deve essere ristretto in modo da non rendere l operazione di valutazione complessa, ma deve comunque essere rappresen- Metodologia del lavoro Pag. 16

17 tativo. 2. Conduzione dell analisi: EiS si propone di svolgere l analisi in tempi brevi, coinvolgendo tutto il gruppo e tenendo in considerazione sia gli elementi di criticità che gli elementi di opportunità per una continua crescita. 3. Valutazione da parte del Cliente: viene eseguita da EiS per capire il livello effettivo di soddisfazione, la nostra Azienda utilizza tipicamente questionari o interviste. 4. Valutazione da parte dello sponsor: EiS tiene in considerazione anche gli sponsor per ottenere un feedback sui risultati raggiunti in termini di valore aggiunto; anche in questo caso la nostra Azienda utilizza questionari o interviste. 5. Preparazione del report finale: è il mezzo con cui EiS espone una breve panoramica di ciò che è stato realizzato e dei risultati ottenuti, deve essere redatto dal project management. 6. Preparazione di un documento di raccomandazioni ed implementazioni delle attività esistenti: in accordo con gli obiettivi di crescita della nostra Azienda in questi documenti vengono esposte le consegne future e i nostri limiti da superare. La fase di chiusura è ritenuta molto utile dalla nostra Azienda anche per la divulgazione di metodologie sviluppate che si sono rilevate molto efficaci. Queste nuove conoscenze possono quindi essere utili in progetti futuri diventando patrimonio di know-how della nostra organizzazione. Attraverso la chiusura, in cui vengono analizzati i risultati del lavoro svolto, il progetto può essere valorizzato sotto diversi punti di vista e può diventare una ricchezza e un mezzo utile per la crescita della nostra Società, come mostrato in Figura 15. PROGETTO Risultati sviluppo Sviluppo Modello Replicabilità e Non fruibili nel nuove com- nuove tec- nuovo a cui trasferibilità in ripetere gli tempo petenze nologie ispirarsi altri contensti errori Con la sua chiusura il progetto non è da considerarsi come concluso, poiché EiS si propone di offrire anche un servizio post-avviamento in modo da garantire un miglior soddisfacimento del suo Cliente. Un tipico servizio offerto è l assistenza tecnica via o diretta con l obiettivo di fornire un aiuto al Cliente in modo che il prodotto o servizio venga utilizzato al massimo delle sue prestazioni e potenzialità. L esperienza di EiS mostra che, attraverso una strutturata metodologia di sviluppo progetto, si può evitare l insuccesso del progetto. La crescente conoscenza dei EiS gli permette di definire i principali fattori di suc- Metodologia del lavoro Pag. 17