Zero Carta. Efficienza allo sportello, chi ben comincia.. Maurizio Barondi Partner Manager Direct PFU EMEA Ltd.

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1 Zero Carta Efficienza allo sportello, chi ben comincia.. Maurizio Barondi Partner Manager Direct PFU EMEA Ltd. 1

2 Agenda Chi è PFU Zero Carta - Vantaggi della scansione Perchè Fujitsu? 2

3 PFU Company Outline PFU, a wholly owned subsidiary of Fujitsu, responsible for developing, manufacturing and marketing Fujitsu Image scanners worldwide. Ishikawa Headquarters - Hardware Development - Software Development - Quality Assurance ProDeS Center - Development & Manufacturing President & Representative Director: Kiyoshi Hasegawa Employees: 4,597 (as of March 2014) Capital: 15B (US$131M)* Sales Revenue (FY2013 Consolidated): 126.4B (US$ 1.1B)* Affiliated companies: 5 overseas 12 domestic Established: November 1960 Share Holder : Fujitsu Ltd. *US$1 =JP 114 PFU Systems, Inc. PFU (EMEA) Limited PFU Shanghai Co., Ltd. KnowledgeLake, Inc. PFU Technology Singapore Pte. Ltd. Yokohama Headquarters - Sales & Marketing 3 3

4 PFU EMEA London Milan Munich PFU PFU WAREHOUSE Madrid PFU PFU PFU PFU 44

5 Progetto Zero Carta Denunce sottoscritte con firma autografa Denunce sottoscritte con firma biometrica Gestione documenti TARI 5

6 Zero Carta - Obiettivi strategici Riduzione dei costi Qualità del servizio Trasparenza Collaborazione 6

7 Perchè dematerializzare la carta In media, la carta occupa negli uffici fino al 13.5% dello spazio. (AIIM 2014) Un sistema di archiviazione semplice in 5 anni dimezzerebbe lo spazio occupato dalla carta, abbattendo il 7% del costo uffici (AIIM 2014) Dal 2010 il costo medio degli spazi ufficio nel mondo è aumentato del 13% (Cushman & Wakefield 2015) Costi di consultazione e duplicazione documento AIIM Data: AIIM 2012, 7

8 Costo della carta Le compagnie spendono 16 lavoro / documento, 94 inricerca documento, e 172 nella ricreazione del documento perso. Il 7.5 % dei documenti viene perso di cui il 3 % viene archiviato in modo errato. Un professionista spende dal 5 al 15 % del suo tempo a leggere le informazioni e fino al 50 % per cercarlo. Si presume che mediamente un documento venga fotocopiato 19 volte Il costo medio di spedizione di un plico di documenti via corriere varia tra i 6 e 12. 8

9 Ragioni per investire nella digitalizzazione Benefici derivanti dalla scansione Ricercabilità/Condivisione documenti aziendali Miglioramento processi produttivi Spazi fisici di stoccaggio ridotti Risposta veloce vs. Clienti/Cittadini/Organici Sicurezza dati e conformità Accesso remoto per teleworking o business contibuity Riduzione spese di spedizione / trasporto e logistica documento Sostenibilità / iniziative ambientali Maggiore accuratezza e qualità dei dati Flessibilità per il cambiamento di processo o in outsourcing 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% AIIM 2014, 9

10 Zero Carta - Denunce con firma autografa Il cittadino fruitore del servizio può esibire documentazione di vario genere utile alla lavorazione della propria pratica. Lavorazione immediata della pratica con generazione della denuncia sui sistemi informativi della Civica Amministrazione. La denuncia viene stampata e sottoscritta dall utente. La denuncia e la relativa documentazione associata (e.g. C.I. firmatario) vengono dematerializzate e ricaricate sui sistemi informativi dell Ente. I documenti originali vengono inviati presso gli Archivi di Deposito (per il mero stoccaggio). 10

11 Zero Carta - Attuazione Ad oggi è già in produzione il processo Dematerializzazione Denunce con firma autografa/biometrica presso gli Sportelli Tributari. Istituzione di un Salone Multiservizio da 36 Sportelli presso la sede di Via Larga. Ogni Sportello ha in dotazione: 1 Scanner Workgroup Fujitsu fi-7160 e relativo SW a corredo 1 Tavoletta Wacom DTU corredata da SW GraphoSign di Namirial per la gestione della firma biometrica 1 Lettore Barcode 2D di classe Imager 11

12 Zero Carta Denunce con firma biometrica Denunce sottoscritte con firma biometrica (Dic 2015/Gen 2016) Il fruitore del servizio può esibire documentazione di vario genere utile alla lavorazione della propria pratica. La lavorazione della pratica porta alla realizzazione di una denuncia generata sui sistemi informativi della Civica Amministrazione. La denuncia e le scansioni della documentazione accessoria vengono caricate sul sistema di firma biometrica. L utente prima di apporre la propria firma può verificare la qualità e il contenuto delle eventuali immagini acquisite. Tutti i documenti cartacei acquisiti vengono riconsegnati all utente (in quanto l originale è il documento nativo digitale sottoscritto con firma biometrica). 12

13 Zero Carta Gestione TARI Servizio implementato e testato, già attivo Al ritiro della documentazione viene apposta un etichetta di segnatura rappresentativa dell intera consegna. L intera consegna viene acquisita in base alla tipologia documentaria lavorata. Il file generato dalla scansione viene salvato su un dedicato folder di rete per la successiva lavorazione tramite Kofax Capture. I documenti dematerializzati vengono riconsegnati all esibente. Per questo specifico processo è stato previsto l uso di uno Scanner MVP Fujitsu fi

14 Perché Fujitsu fi-series Funzioni IPC Avanzate Paper protection Space saving Autocolor detection Intelligent Multifeeding Kensinton lock Integrato nel driver 14

15 Software Fujitsu a corredo Presenza di un software di document and data capture in bundle (Paper Stream Capture) in grado di: Definire molteplici modalità di acquisizione; Gestire la separazione del lotto di acquisizione in documenti; Definire regole di rilascio anche tramite FTP; Riconoscere Separator Sheet e Barcode; Gestire il formato PDF/A tra i possibili formati di output; Consentire l integrazione di singole nuove pagine a partire da file system o da una nuova scansione (funzione utile per l aggiunta di immagini superiori all A4 acquisite tramite altri sistemi). Presenza di un agente locale per la manutenzione centralizzata e l auto update di tutte le componenti. 15

16 Fujitsu Scanners Q fi Series Network fi-6400 / fi-6800 fi-5950 fi-6670 fi-6750s / fi-6770 N1800A N7100 fi-65f fi-6110 fi-7140 / fi-7240 fi-7160 / fi-7180 fi-7260 / fi-7280 fi-5530c2 SP Series ScanSnap ScanSnap ix100 (Win, Mac & Mobile) ScanSnap ix500 (Win, Mac & Mobile) ScanSnap SV600 (Win, Mac) SP-1120 SP-1125 SP-1130 ScanSnap S1100i (Win, Mac) ScanSnap S1300i (Win, Mac) 16

17 Grazie per l attenzione Maurizio Barondi mbarondi@fis.fujitsu.com 17