SOLUZIONE ICT: SOFTWARE GESTIONALE INTRODUZIONE Non vi è dubbio che nello scenario economico attuale per incrementare il proprio vantaggio competitivo sia importante focalizzare l attenzione sugli aspetti core dell attività aziendale quali, ad esempio, la produzione, il marketing, la ricerca e sviluppo. Ciononostante il vantaggio rispetto ai concorrenti dipende anche da aspetti non propriamente di core business (es: servizi di supporto quali sistemi informativi, amministrazione, organizzazione, ecc.); con riferimento a tali aspetti la finalità è, solitamente, ridurne fortemente i costi, e l impatto in termini di mansioni organizzative pur mantenendo lo stesso livello qualitativo dei risultati. Per non perdere efficienza e per avere più tempo da dedicare agli aspetti di core business diviene più che mai fondamentale l utilizzo di strumenti informatici per tenere sotto controllo e ottimizzare attività quali, ad esempio, la gestione amministrativa, la gestione della tesoreria, la gestione del personale ecc. Esistono soluzioni ICT, in particolare gli Enterprise Resource Planning, in grado di gestire in modo integrato la pluralità degli aspetti qui esposti sia quelli di core business sia quelli a supporto del business. Con riferimento alle piccole aziende si parla di software gestionali, cioè in grado di dare un supporto in particolari aspetti dei processi amministrativi e gestionali dell impresa (es: contabilità generale, contabilità industriale, budgeting e reporting, gestione delle paghe, ecc.). L implementazione di una soluzione gestionale può generare diversi cambiamenti aziendali, di seguito se ne riportano alcuni: Riduzione tempi di elaborazione dati: avere a disposizione applicazioni software per eseguire certe attività (es: fatturazione attiva, emissione paghe, ecc.) può permettere di velocizzare alcune attività prima svolte totalmente o parzialmente in modo manuale/cartaceo; Facilità reperimento informazioni: il mantenimento delle informazioni archiviate e indicizzate in formato elettronico permette una facile consultazione delle stesse nonché la conseguente riduzione degli archivi cartacei; Condivisione di informazioni: i dati e le informazioni elaborate dal sistema sono centralizzate e divengono fruibili agli utenti interessati riducendo passaggi di documenti cartacei così da evitare duplicazioni ed errori nella gestione delle versioni dei documenti elaborati. La diffusione di tali cambiamenti può generare benefici economici legati ad una maggiore produttività del personale amministrativo e direzionale nonché una riduzione dei cosi legati a servizi di gestione amministrativa esterna. Si può concludere che attraverso l implementazione di un sistema gestionale l impresa fa il primo passo verso l integrazione delle informazioni al fine di incrementare la propria efficienza ed efficacia amministrativa. SINTESI DEL CASO AZIENDALE L albergo Omega è una struttura situata alle porte di una grande città; l hotel ha deciso di installare una soluzione gestionale che permetta di gestire e supportare le operazioni amministrativo-contabili (rilascio ricevute e emissione fatture basate in automatico sui dati presenti nel software per la gestione delle prenotazioni). 1
Il costo omnicomprensivo della soluzione gestionale è pari a 14.250 Euro di cui 9.500 nel primo anno e 950 euro per ciascuno dei cinque anni successivi. I vantaggi che l albergo raggiunge nei 5 anni di analisi sono riferibili a: Riduzione tempi di elaborazione ricevute (Es: emissione fatture sulla base delle prenotazioni) [beneficio quantificato in Euro 17.139]; Risparmio spese per servizi amministrativo-contabili [beneficio quantificato in Euro 5.611]. In estrema sintesi l azienda ha investito 14.250 Euro e ha ottenuto un guadagno netto di 8.500 Euro, cioè un ritorno sull investimento (ROI) del 60%. E come se avesse investito 1 euro e alla fine dei 5 anni avesse guadagnato ulteriori 0,60 euro. Di seguito si presenta la descrizione completa e approfondita degli elementi qui brevemente descritti. IL CASO ALBERGO OMEGA 1 Dati aziendali Ragione sociale: albergo Omega Srl Settore: turismo Attività: alberghiera Fatturato medio ultimi due anni: 630.000 Euro Forma giuridica: Società a responsabilità limitata Personale: n. 7 dipendenti Costo medio all anno del personale: 35.000 Euro a persona Costo medio del capitale preso a prestito: 7% annuo Stima crescita media annua del fatturato: + 1% L Albergo Omega è una struttura a tre stelle situata alle porte di una grande città sulla strada che dall aeroporto porta al centro. La clientela è equamente distribuita tra personale di aziende in trasferta e turisti. L andamento del fatturato è costante lungo tutti i mesi dell anno con qualche picco nelle festività. L hotel ha una capacità ricettiva di circa n. 60 posti suddivisi in n. 30 camere. Ogni camera è dotata di televisione, telefono e presa di rete LAN per il collegamento ad internet. 1 Per motivi di riservatezza la ragione sociale dell azienda è di fantasia ma ogni altro dato coincide a realtà. 2
Le prenotazioni e le disponibilità delle camere sono gestite da un database in MS Access. La contabilità generale è tenuta esternamente e la prima nota contabile viene redatta su registri cartacei. Non esiste un sistema di budgeting e di reporting in quanto la contabilità analitica non è applicata; i prezzi delle camere vengono fissati sulla base delle tariffe della concorrenza. L elaborazione delle fatture attive avviene utilizzando il programma MS Word mediante l utilizzo di un modello di fattura modificabile senza che esistano collegamenti con le attività svolte e le risorse impiegate; nel caso non venga richiesta la fattura, la relativa ricevuta fiscale è predisposta manualmente. L azienda ha, quindi, deciso di implementare una soluzione gestionale che permetta di gestire e supportare le operazioni del ciclo attivo (rilascio ricevute e emissione fatture basate in automatico sui dati presenti nel software per la gestione delle prenotazioni) e del ciclo passivo (caricamento documenti di acquisto). Oltre all automazione di alcuni processi prima tenuti manualmente la finalità è anche avere una situazione contabile grezza da trasferire in formato elettronico ai consulenti esterni che svolgono i vari adempimenti amministrativi (contabilità generale, redazione bilancio d esercizio, predisposizione modello Unico dei redditi, ecc.). Infrastruttura ICT pre-esistente L infrastruttura ICT presente non è molto sviluppata. Infatti oltre al cablaggio LAN vi è un solo server collegato a n. 5 client costituiti da PC presenti nei vari uffici dell hotel. Il server è utilizzato per il database di gestione delle prenotazioni e per archiviare i vari documenti contabili, i listini, ecc. predisposti in MS Office. Quantificazione dei costi della nuova soluzione ICT (software gestionale) Per la scelta del software gestionale si è fatto riferimento ad un fornitore locale in partnership con diverse software-house nazionali. L installazione, oltre a prevedere l acquisto della licenza e il canone di manutenzione annuo, prevede anche la personalizzazione iniziale del database sulle caratteristiche dell attività svolta dall azienda. In ottica di un uso consistente, sì è valutato che il server già presente non è in grado di supportare il carico di lavoro dell applicazione Access insieme con il nuovo software gestionale. Per tale motivazione si è preso in considerazione di sostituire il server con una macchina più performante altresì dotata di recovery system. Sul nuovo server sarà installato il software gestionale nonché il Dbms (database management system) necessario per il corretto funzionamento dello stesso. L attuale applicazione di prenotazione in MS Access verrà integrata con il Dbms del nuovo software gestionale. Di seguito si riportano i dati riferiti ai costi degli elementi descritti: 3
Licenza software Integrazione e implementazione Nuovo Server + recovery system Totale investimento Costi di assistenza all anno (a partire dall anno 1) 2.500 euro 5.500 euro 1.500 euro 9.500 euro 950 euro Nei costi è anche previsto un canone annuale di assistenza (integrazione tabelle, aggiornamenti, ecc.). Tutto il processo di implementazione richiede massimo 3 mesi. Prendendo a riferimento cinque anni di previsione oltre all anno di investimento iniziale (anno 0) i costi generati dalla soluzione si presentano come nella seguente tabella: Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale Licenza Software 2.500 - - - - - 2.500 Integrazione, implementaz. 5.500 - - - - - 5.500 Nuovo Server 1.500 - - - - - 1.500 Canone assistenza - 950 950 950 950 950 4.750 Totale Uscite per costi - 9.500-950 - 950-950 - 950-950 - 14.250 Quantificazione dei benefici della soluzione ICT (software gestionale) Elementi quali la facilità dell emissione delle fatture attive e il caricamento elettronico dei documenti passivi permettono al personale di essere più produttivo e di svolgere le stesse mansioni in un tempo inferiore. Le fatture e le ricevute vengono automaticamente predisposte sulla base dei dati di prenotazione presenti sull apposita applicazione in Access e vengono integrati con i dati del listino prezzi in vigore in quel momento. Gli aspetti puramente amministrativi descritti in precedenza, se gestiti senza l ausilio della nuova applicazione, assorbono mediamente circa 12 ore a settimana. Si stima in via prudenziale che l utilizzo degli automatismi del nuovo software permetta di abbattere tale tempo di circa il 40% (come avvenuto su installazioni su aziende analoghe per attività e dimensione). Conoscendo il costo medio orario del personale (ipotizzando 2.000 ore lavorative all anno su circa 40 settimane all anno) la quantificazione economica del beneficio riferito alla maggior produttività del personale è pari per il primo anno a 3.360 euro. 4
Si tenga presente che il maggior tempo a disposizione del personale è dedicato ad attività a più alto valore aggiunto nei confronti della clientela (feedback sul soggiorno, smaltimento code reception, ecc.) e non è, quindi, sprecato. Il software gestionale permette di svolgere attività amministrative che prima venivano date all esterno (compilazione registro corrispettivi, predisposizione scadenziario fornitori, riconciliazioni di cassa e banca con gli estratti conto) di conseguenza si genera un risparmio dei servizi amministrativi esterni di circa il 20%. Il costo delle attività amministrative esterne è pari a 5.500 euro all anno e, pertanto, il beneficio economico legato al risparmio di tali costi è quantificabile per il primo anno in 1.100 euro. Nella tabella che segue è riassunto quanto visto per la determinazione dei benefici. a) Costo medio personale annuo (a persona) 35.000 euro b) Costo medio orario (tenendo conto di 2.000 ore lavorative all anno) c) Tempo mediamente dedicato a settimana per attività amministrative 17,5 euro/ora 12 ore d) Riduzione tempo dedicato per aspetti amministravi -40% Beneficio Incremento Produttività personale [b x c x d x 40 settimane] Costo annuo servizi amministrativi 3.360 euro 5.500 euro Riduzione utilizzo servizi amministrativi -20% Risparmio annuo att. amministrative esterne TOTALE BENEFICI ALL ANNO 1.100 euro 4.460 euro Si è stimato che tali benefici emergeranno in maniera piena a partire dall anno successivo all investimento cioè quando il personale conoscerà appieno l utilizzo della nuova applicazione software. Inoltre, nel caso in esame non si è tenuto conto del fatto che alcuni benefici potranno emergere dall utilizzo completo di tutte le caratteristiche del software che per il momento non vengono utilizzate (es: contabilità per centri di costo, reporting, budgeting, ecc.). La crescita del fatturato prospettata negli anni successivi (generata grazie al maggior consolidamento sul mercato portato dal focus sugli aspetti più di core business) potrà far incrementare il valore finanziario di tali benefici. 5
Prendendo a riferimento cinque anni di previsione oltre all anno di investimento iniziale (anno 0) i benefici generati dalla soluzione in termini finanziari 2 si presentano come di seguito: Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale Incremento Produttività - 3.360 3.394 3.428 3.462 3.496 17.139 Risparmi spese amm.ve - 1.100 1.111 1.122 1.133 1.145 5.611 Totale benefici - + 4.460 + 4.505 + 4.550 + 4.595 + 4.641 + 22.750 MISURAZIONE DEL RITORNO DELL INVESTIMENTO Dalla contrapposizione nei cinque anni di analisi, oltre a quello iniziale, dei vari costi e benefici tradotti in termini finanziari (in flussi di cassa positivi e negativi) emergono i seguenti flussi di cassa netti che servono per determinare il ritorno dell investimento di questa iniziativa: Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale Flussi di cassa netti - 9.500 + 3.510 + 3.555 + 3.600 + 3.645 + 3.691 + 8.500 In particolare le formule economico-finanziarie di valutazione degli investimenti applicate a tali flussi di cassa generano i seguenti indicatori di sintesi: ROI 60% VAN 5.236 euro TIR 26% Payback Anno 3 L investimento nel software gestionale permette di recuperare quanto investito nell anno 0 nell anno 3 cioè con un tempo di recupero (payback) di 3 anni circa come emerge anche dal seguente grafico: 2 Si è tenuto conto del pagamento entro l anno dei costi e della manifestazione annua dei singoli benefici. 6
Analisi costi/benefici - Software Gestionale Euro 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 Payback - Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale costi benefici cumulati Il Return On Investment (ROI) cioè il rendimento economico dell iniziativa è pari al 60%; è come investire 1 euro e guadagnare ulteriori 0,60 euro. In particolare il valore attuale dei flussi di cassa al netto dell investimento iniziale (VAN) tenendo conto di un costo del capitale per il finanziamento dell iniziativa pari all 7% è positivo per 5.236 euro. Ciò significa che se ci si indebita ad un tasso annuo del 7% l iniziativa oltre a permettere di rimborsare il finanziamento genera un ulteriore guadagno di 5.236 euro. Ragionando in termini annuali il tasso di rendimento implicito dell investimento è pari al 26% il che lo rende preferibile a molte altre forme di investimento con lo stesso grado di rischio. Si può concludere che tutti gli indicatori danno segnali positivi circa la bontà di questa iniziativa di investimento anche tenendo conto del fatto che alcuni benefici potranno emergere dall utilizzo completo di tutte le caratteristiche del software che per ora è utilizzato solo per la fatturazione/emissione ricevute. 7