Programma INVENTARIO Infoschool: RINNOVO INVENTARIALE Note Operative del 16/04/2012: La presente sostituisce le note operative del 23/02/2012 o precedenti. Paragrafi modificati nella presente rispetto alla versione precedente del 23/02/2012: 8. Redazione dei nuovi inventari al 1 gennaio 2012. Aggiunte modalità operative per la stampa del Registro con Nuove Categorie al 01/01/2012. 9. Elaborazione delle stampe MEF. E stato corretto il riferimento all anno di lavoro in cui devono essere lanciate le stampe. Contrariamente a quanto scritto in precedenza la le stampe devono essere elaborate nell anno 2011 (se vengono lanciate nel 2012 le stampe sono corrette per importi e quantità, ma riportano la dicitura situazione al 31/12/2012 anziché 31/12/2011). Riferimenti normativi: capitolo 4 OPERAZIONI DI RINNOVAZIONE DEGLI INVENTARI della circolare MIUR DEL 1 DICEMBRE 2011 prot.n. 8910 del 02/12/2011 Istruzioni per il rinnovo degli inventari (di seguito la circolare ), riportiamo la sequenza delle operazioni da espletare con il Programma Inventario Infoschool versione 9.0.0 o successive. 1. nomina della commissione: Nel menu Archivi di base / Commissioni registrare la commissione inserendo nel campo tipo commissione la dicitura Rinnovo. Dichiarare i componenti nella sezione Componenti. E possibile stampare la nomina della commissione: menu Stampe / Ricognizione / Rinnovo / Nomina commissione. 2. ricognizione materiale dei beni: per agevolare i responsabili nel controllo dei beni e del loro stato, può essere d'ausilio la stampa Elenco beni per ricognizione (menu Stampe / Ricognizione) che riporta l'elenco dei beni per settore di consegna con uno spazio organizzato per la specifica dello stato. 3. effettuazione delle necessarie sistemazioni contabili: Se nel corso della ricognizione sono stati individuati beni inutilizzabili, è necessario modificarne la Condizione. A tal fine, operare nel menu Ricognizione / Rinnovo / Imposta condizione beni e procedere con la selezione dei beni di interesse e l assegnazione della condizione INSERVIBILE. La condizione INSERVIBILE serve al programma per elaborare nelle stampe MEF di rinnovo inventariale il numero e il valore dei beni non più utilizzabili/mancanti. Se nel corso della ricognizione si è verificato il mancato rinvenimento di beni regolarmente iscritti, è necessario modificarne la Condizione. A tal fine, operare nel menu Ricognizione / Rinnovo / Imposta condizione beni e procedere con la selezione dei beni di interesse e l assegnazione della condizione MANCANTE. La condizione MANCANTE serve al programma per elaborare nelle stampe MEF di rinnovo inventariale il numero e il valore dei beni non più utilizzabili/mancanti. Se nel corso della ricognizione si è verificato il caso di beni rinvenuti e non iscritti in inventario, verificata la legittimità del titolo giuridico, è necessario procedere alla loro assunzione in carico operando sul menu Movimenti / Carico beni.
4. Eventuale scarico di beni di facile consumo e carico di beni durevoli Con riferimento ai 3.2 beni inventariabili e 3.3 beni non inventariabili della circolare, all occorrenza: scaricare dall inventario beni di Facile Consumo. A tal fine, operare nel programma Inventario, anno 2011, nel menu Esporta / Passaggio a Facile Consumo. Selezionare i beni di interesse e procedere. Il programma genera un Buono di Scarico con data 31/12. Andare nel menu Movimenti / Scarico e modificare la data del buono inserendone una precedente (questo scarico NON deve essere al 31/12/2011). Per caricare i beni nel programma Facile Consumo, aprire il programma Facile consumo, anno 2011, operare nel menu Importa / Importa da inventario. caricare nell Inventario i Beni durevoli. Questa funzione è operativa per quanti utilizzano il programma Infoschool Facile Consumo Beni durevoli. 1. Dal programma Facile Consumo Beni Durevoli, anno 2011, operare sul menu Esporta / Esporta per inventario. Selezionare i beni inventariabili e procedere. Il programma genera un Buono di Scarico per Inventario. 2. Nel programma Inventario, anno 2011, menu Importa / Import da Beni durevoli, selezionare il buono appena generato nei beni durevoli e procedere. Il programma genera un Buono di Carico in Inventario. Andare nel menu Movimenti / Carico e modificare la data del buono inserendone una precedente (questo carico NON deve essere al 31/12/2011). 5. Eventuale scarico dei beni MANCANTI / INSERVIBILE L eliminazione dei beni mancanti/in utilizzabili deve essere messa agli atti nel programma Inventario mediante Buono/i di Scarico registrato/i nell anno di lavoro in cui viene espletato il discarico. Ne segue che, se la vendita / smaltimento / denuncia per furto alle autorità di pubblica sicurezza viene espletata nel 2011, lo scarico deve essere registrato nell anno di lavoro 2011. Se le pratiche vengono espletate nel 2012 lo scarico va registrato nell anno di lavoro 2012 dopo la rinumerazione (vedi punto 8 della presente). Qualora si intenda procedere con la vendita dei beni, operare sul menu Movimentazione / Buoni di vendita. Al termine delle operazioni di vendita la procedura elabora un Buono di Scarico. Se lo scarico avviene nel 2011, la data del buono di scarico NON deve essere al 31/12/2011 ma deve essere precedente. Per i beni mancanti per furto o da smaltire, operare nel menu Movimenti / Buono di Scarico e creare il Buono di Scarico marcandolo come buono per ricognizione. Se lo scarico avviene nel 2011, la data del buono di scarico NON deve essere al 31/12/2011 ma deve essere precedente. Creare il buono di scarico marcandolo come buono per ricognizione.
Sotto, nella sezione Beni del Buono di Scarico appena caricato, inserire i beni da scaricare. Per procedere più velocemente, si consiglia di utilizzare la funzione scarico multiplo che permette di scaricare contemporaneamente più beni. L utente seleziona i beni di interesse utilizzando all occorrenza le opzioni seleziona beni inservibili / seleziona beni mancanti e nella videata successiva inserisce la causale di scarico. 6. Aggiornamento dei valori dei beni in carico al 31/12/2011: L aggiornamento dei valori (ammortamento / rivalutazione per stima) richiede che i dati relativi ai beni siano definitivi. Eventuali carichi o scarichi registrati nel 2011 devono essere bloccati con una chiusura menu Chiusura / Chiusura. Lanciare la chiusura AMMORTAMENTO. Per quanto riguarda la data di chiusura, deve essere successiva o uguale a quella dell ultimo movimento (buono carico / scarico) registrato e NON deve essere al 31/12/2011. Procedere con i controlli per l eventuale RIVALUTAZIONE PER STIMA dei beni: Verificare i beni soggetti a RIVALUTAZIONE PER STIMA: Nel menu Stampe / Elenco beni è disponibile la stampa beni per criterio di valutazione che visualizza l elenco dei beni soggetti a RIVALUTAZIONE PER STIMA. Per assegnare ad un bene il criterio RIVALUTAZIONE PER STIMA o viceversa assegnare l AMMORTAMENTO, operare sul menu Movimentazione / Elenco beni, portarsi sul singolo bene e sul campo criterio di valutazione oppure per operare contemporaneamente su più beni, andare sul menu Utility / Sostituisci dati / Criterio di valutazione. Per rivalutare un bene con criterio RIVALUTAZIONE PER STIMA, operare sul menu Ricognizione / Rivalutazione per stima: il programma riporta l'elenco dei beni caricati con RIVALUTAZIONE PER STIMA. Selezionare il bene di interesse e premere l'icona Rivaluta bene disponibile sulla barra degli strumenti. Digitare il nuovo valore e premere OK per confermare.
Procedere con i controlli per l AMMORTAMENTO: menu Tabelle / Categorie inventariali: controllare e all occorrenza inserire/modificare le tabelle di ammortamento assegnate alle categorie inventariali. Verificare i beni soggetti ad AMMORTAMENTO: Nel menu Stampe / Elenco beni è disponibile la stampa beni per criterio di valutazione che visualizza l elenco dei beni soggetti ad AMMORTAMENTO e per ciascun bene la relativa tabella di ammortamento. Ricordiamo che il programma applica l'ammortamento anche ai beni caricati a suo tempo con criterio di valutazione RIVALUTAZIONE. Ne segue che l'utente NON DEVE modificare il criterio di valutazione dei beni ai quali a suo tempo è stato assegnato il criterio RIVALUTAZIONE e NON DEVE modificare l'anno di assunzione in carico registrato in sede di carico del bene purché ne tiene conto già il programma in fase di calcolo dell'ammortamento. menu Stampe / Ricognizione / Ammortamento / Verifica per ammortamento: questa stampa simula l'ammortamento riportando a fianco di ciascun bene il nuovo valore. Controllare la stampa. Procedere quindi con l'ammortamento operando sul menu Ricognizione / Rinnovo / Ammortamento beni. Lanciare l'ammortamento al 31/12/2011. 7. chiusura dell'anno al 31/12/2011: menu Chiusura / Chiusura lanciare la CHIUSURA ANNO al 31/12/2011. Procedere quindi con le stampe dei registri ( menu Stampe / Registri). Oltre alla stampa cartacea si consiglia di salvare la stampa su file in formato PDF. Attenzione: è necessario fare tutte le stampe con le chiusure dell'anno 2011 e precedenti purché con l'operazione di rinumerazione (vedi punto successivo) si inizia un nuovo inventario che azzera tutto lo storico chiusure.
8. redazione dei nuovi inventari al 1 gennaio 2012 con la completa rinumerazione dei beni dal numero 1 (uno) all'infinito. L'operazione di rinumerazione deve essere lanciata nell'anno di lavoro 2012: se non è già stato fatto in precedenza, creare il nuovo anno di lavoro 2012 menu Strumenti / Nuovo Anno; portarsi nell'anno di lavoro 2012: menu Strumenti / Parametri. Operando sul menu Ricognizione / Rinnovo, lanciare la funzione Rinumera beni. Effettuare la rinumerazione in data 01/01/2012. Nel menu Stampe / Ricognizione/Rinnovo / Storico numerazione sono disponibili le stampe che riportano l elenco dei beni con il nuovo numero e quello precedente. Per poter stampare il nuovo registro al 01/01/2012 è necessario effettuare una chiusura per RINNOVO al 01/01/2012: menu Chiusura / Chiusura, impostare la data di chiusura al 01/01/2012 e scegliere tipo chiusura RINNOVO. Per stampare il registro con le nuove categorie: menu Stampe/ Registri / Registri con Chiusure Nuove Categorie. 9. Elaborazioni delle stampe MEF. Andare nell anno di lavoro 2011. Nel menu Archivi di Base / Verbali inserire i riferimenti del verbale della riunione della commissione di rinnovo (nr. verbale, data, commissione/componenti, note). Nel menu Ricognizione / Rinnovo / Dati per il rinnovo: inserire le date di inizio e fine rinnovo, il riferimento alla commissione e al verbale. Questi dati verranno riportati nelle stampe MEF di rinnovo inventariale. Procedere quindi con il caricamento e l elaborazione dei dati per le stampe MEF di rinnovo inventariale: menu Ricognizione / Rinnovo / Dati per il rinnovo: La funzione carica dati di default elabora il numero e valore dei beni dei beni esistenti, non rinvenuti o mancanti al 31/12/2011, beni ritenuti non più utilizzabili. All'occorrenza l'utente può modificare i dati operando direttamente sui campi della videata. Salvare i dati elaborati e procedere con le stampe nel menu Stampe / Ricognizione / Rinnovo / Modello PV/base, PV/1, PV/2, PV/3.