PROCEDURA Sistema di gestione per la qualità TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI Rev Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto Staff qualità RSGQ SG 02 Terza emissione 15/09/10 Firma Valeria Gamberoni Alessandra Migliore Giuseppe Giuliano Soggetto Staff qualità RSGQ SG 01 Seconda emissione 17-09-2008 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20-11-2007 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1 / 6
INDICE 1. Scopo della procedura 2. Generalità 3. Aree di applicazione 4. Descrizione della procedura 4.1. Responsabilità 4.2. Modalità operative 5. Riferimenti 5.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 5.2. Documenti del sistema di gestione per la qualità 6. Modulistica richiamata 2 / 6
1. SCOPO DELLA PROCEDURA Lo scopo di questa procedura è di definire le modalità di gestione dei documenti di registrazione del sistema di gestione per la qualità (SGQ) e le responsabilità connesse. 2. GENERALITÀ Le registrazioni della qualità costituiscono le evidenze oggettive dello stato di applicazione del SGQ, e sono prodotte nel corso del normale svolgimento dei processi dell Ente. La gestione delle registrazioni della qualità assicura che esse siano sufficienti a dimostrare la conformità ai requisiti e a verificare l efficacia del SGQ. Le registrazioni della qualità sono analizzate per trarre informazioni utili per le azioni correttive e preventive e per il miglioramento dei processi. Le registrazioni della qualità si dividono in due grandi categorie: registrazioni di processo: registrazioni relative ad attività dei processi rientranti nel perimetro di certificazione che costituiscono le evidenze oggettive dello stato di applicazione del SGQ all interno del processo stesso; registrazioni di sistema: registrazioni relative alle attività gestionali di competenza del RSGQ. La gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi della Provincia di Verona fa riferimento al processo di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali ed alle modalità previste dal manuale di gestione del protocollo informatico, consultabile sul portale della Provincia 3. AREE DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutti i documenti di registrazione della qualità, elencati nel mod. SIS-08 Elenco delle registrazioni, che utilizzano la modulistica standard definita nelle procedure e nelle norme interne. 3 / 6
4. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA 4.1. Responsabilità Legenda R = responsabilità primaria C = responsabilità contributoria Funzioni Staff qualità Attività Segretario generale Responsabile sistema gestione qualità Comitato qualità Pianificazione registrazioni Analisi dati Archiviazione e conservazione Auditing C R R - R C - C C - R - 4 / 6
4.2. Modalità operative Pianificazione delle registrazioni e compilazione dei moduli della qualità Il responsabile del sistema di gestione qualità (RSGQ), in collaborazione con il comitato qualità, pianifica le rilevazioni per la qualità da eseguire definendo inoltre: in rapporto a quali variabili raccogliere i dati; le attività del processo in cui è opportuno effettuare la raccolta. Le rilevazioni sono pianificate in modo tale da essere sufficienti a dimostrare la conformità ai requisiti, e a verificare l efficace attuazione del SGQ. L attività di misurazione e monitoraggio è descritta nel dettaglio dalle norme interne del processo di assicurazione qualità. Ciascuna funzione, per quanto di competenza, provvede alla sistematica compilazione dei moduli di registrazione qualità, accertando preliminarmente: modulistica di raccolta da impiegare, eventualmente attraverso una prova d uso; eventuale necessità di addestramento per la raccolta. La registrazione effettuata attraverso la compilazione del modulo va eseguita con cura in modo da garantire la leggibilità. Analisi dei dati, archiviazione e conservazione Registrazioni di sistema: l analisi dei dati, l archiviazione e la conservazione delle registrazioni viene eseguita dal RSGQ. Registrazioni di processo: l analisi dei dati, l archiviazione e la conservazione delle registrazioni viene garantita dalle stesse funzioni che hanno eseguito la compilazione, con il coordinamento del RSGQ. Le modalità di archiviazione delle registrazioni sono tali da minimizzare il rischio di danneggiamento e di smarrimento e garantiscono la protezione e la pronta reperibilità dei documenti. Per maggiore garanzia è prevista una copia di salvaguardia. La Provincia approva annualmente il documento programmatico per la sicurezza (DPS), nel quale definisce la frequenza, le modalità e le responsabilità della produzione e conservazione delle copie di salvaguardia dei documenti elettronici. Il periodo di conservazione delle registrazioni è normalmente di due anni. 5 / 6
Auditing Il RSGQ qualità esercita un attività di audit sulla gestione dei documenti di registrazione della qualità durante le verifiche interne. 5. RIFERIMENTI 5.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2000 UNI EN ISO 9000:2005 Sistemi Qualità. Fondamenti e vocabolario. UNI EN ISO 9001:2008 Sistemi Qualità. Requisiti. UNI EN ISO 9004:2000 Sistemi Qualità. Linee guida per il miglioramento delle prestazioni 5.2. Documenti del sistema di gestione per la qualità Manuale della qualità sez. 2.2.3 Tutte le procedure e le norme interne del sistema di gestione per la qualità della Provincia di Verona. 6. MODULISTICA RICHIAMATA Mod. SIS-06 Elenco moduli 6 / 6