Release 5.20 Manuale Operativo COLLI Gestione dei Colli di Spedizione La funzione Gestione Colli consente di generare i colli di spedizione in cui imballare gli articoli presenti negli Ordini Clienti; il modulo è certificato per funzionare con base dati SQL Server ed il modulo TURBO (New).
2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 GESTIONE COLLI... 3 1.1 Impostazioni Iniziali... 3 1.2 Gestione Colli di Spedizione... 4 1.3 Evasione Ordini Clienti per collo d imballaggio... 9 1.4 I DdT ( e le Fatture accompagnatorie) per collo d imballaggio... 12 1.5 Stampa Packing List Bolle e Fatture Accompagnatorie... 13
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione - 3 1 Gestione Colli 1.1 Impostazioni Iniziali E necessario effettuare le seguenti impostazioni di base. Dal Menù Archivi Parametri Parametri della Procedura 1 : Cartella Vendite Altri Parametri I campi da impostare con i valori necessari per la Gestione Colli sono: Gestione Colli: per attivare la procedura, nelle seguenti modalità: : la gestione dei colli diventa obbligatoria. L utente utilizza l Evasione Ordini esclusivamente per evadere ordini clienti su cui sono stati generati colli di spedizione: per abilitare questo tipo di gestione è necessario che tutti gli ordini clienti vengano evasi, in quanto vengono esclusi dall evasione tutti gli ordini su cui non sono stai creati colli e tutti quelli che risultano parzialmente evasi (la procedura effettua un controllo segnalando la presenza di ordini che non sono ancora stati evasi). : la gestione colli è attiva ma non obbligatoria. L utente può effettuare sia la generazione dei colli (Evasione Colli d imballaggio) sia l evasione diretta di merci sfuse (Evasione Voci sfuse) : a gestione colli non viene utilizzata. Tipo di gestione: per definire se gli articoli all interno dei colli devono essere scelti in base a: : gli imballaggi sono legati al singolo ordine: anche la numerazione del collo seguirà il numero ordine (ripartendo da uno per ogni ordine) : gli imballaggi sono legati al singolo cliente. : a scelta dell utente, secondo i casi. Lunghezza codice colli: consente di fissare la lunghezza dei codici identificativi dei colli. (max. 10). Il codice del collo è un progressivo: il numero di caratteri dipende del valore impostato nel campo. La numerazione è assoluta (non legata all anno) e una volta raggiunto il limite numerico, riparte da 1 1 I parametri sono visibili se presente l apposito modulo in licenza e se attive le form new
4 Manuale Operativo 1.2 Gestione Colli di Spedizione Consente la gestione e la stampa della situazione colli. Si accede alla funzione dal menù Ordini Clienti Gestione colli di spedizione Nella figura, consideriamo una Gestione Mista con tipo di gestione sia per Ordine che per Clienti: nel caso il tipo di gestione sia per Ordini (se impostata nei Parametri della Procedura) il campo Cliente non viene visualizzato; viceversa nel caso di gestione per Cliente il campo Ordine cliente non viene visualizzato. Selezione ed estrazione dei dati E necessario innanzitutto definire i parametri di selezione: Visualizza anche le righe già imballate: l attivazione del flag permette di visualizzare le righe d ordine già completamente imballate; quando non è selezionato, la griglia di dettaglio riporta solo le righe d ordine non completamente imballate. I seguenti campi sono alternativi tra loro: Ordine cliente: se viene immesso il codice di un ordine, vengono estratti i relativi dettagli Cliente: se invece viene immesso il codice di un cliente, vengono estratti i dettagli di tutti gli ordini intestati a quel cliente. Nel caso venga immesso un Cliente per il quale sono presenti ordini con destinatario, in testata appare un campo Destinatario che riporta l elenco di tutti i diversi destinatari usati negli ordini del cliente, e la griglia sottostante viene caricata filtrando i dati anche in base al codice del diverso destinatario selezionato nel campo.
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione - 5 Selezionato un valore in uno dei due campi della testata, vengono automaticamente estratti i dati nelle griglie successive. La prima Griglia (Principale) riporta le righe di dettaglio dell ordine/ordini selezionate in base ai filtri impostati nella testata, indicando per ciascuna riga: Quantità già imballata: se sono già state imballate delle merci Quantità imballata: per specificare la quantità che s intende ancora imballare. La seconda Griglia Colli ancora non spediti consente di: Indicare la descrizione del collo nella fase di creazione Indicare la quantità da aggiungere in un collo già imballato e non spedito Visualizzare l elenco dei colli non ancora spediti, associati all ordine/cliente indicato nella testata della maschera Presenta i campi: Num. Collo: codice che viene assegnato automaticamente dalla procedura in modo progressivo per ordine (o per cliente, a seconda del tipo di gestione), ovvero la numerazione si ripete al cambio di ordine (o di cliente). Descrizione: può essere assegnata dall utente, e ad ogni sua variazione viene richiesta la conferma di salvataggio. Righe imballate: riporta il numero di righe di dettaglio imballate in ciascun collo. Per esaminare in dettaglio la composizione di ogni collo è sufficiente cliccare due volte sulla riga del collo desiderato: si apre la seguente maschera di sola visualizzazione: La maschera, che riporta nell intestazione il riferimento del collo selezionato, elenca le righe d ordine imballate nel collo riportando per ciascuna la quantità presente nel collo.
6 Manuale Operativo Creazione di un collo Per eseguire l imballaggio di una o più righe d ordine in un collo, è necessario: 1. Indicare nel campo Qtà Imballata (Griglia 1) la quantità da imballare per ogni riga 2. Cliccare sul pulsante Crea Collo 3. Aggiunge la Descrizione del collo nella Griglia Colli ancora non spediti 1 2 3 Modifica di un collo Per modificare un collo già creato e non spedito, è necessario: 4. Indicare nel campo Qtà Imballata (Griglia 1) la quantità da imballare per ogni riga desiderata 5. Selezionare nella Griglia Colli ancora non spediti il collo nel quale inserire gli articoli 6. Cliccare sul pulsante Conferma La procedura provvede, in automatico, ad aggiornare la Griglia Colli ancora non spediti :
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione - 7 Sul fondo della maschera, oltre ai tipici tasti che consentono di confermare, pulire e uscire dalla maschera, sono presenti i seguenti pulsanti che consentono di ottenere una serie di stampe di tipo consultivo, relative ai movimenti effettuati sui colli di spedizione. Per ottenere la stampa della composizione dei colli attualmente in editazione. Premendo il pulsante si apre un menù di scelta rapida che consente di impostare la stampa dei soli colli già spediti, oppure dei colli ancora da spedire o di entrambi. Esempi di stampa
8 Manuale Operativo Attiva la stampa del sovrappacco del collo selezionato nella seconda griglia. Per effettuare la stampa degli articoli che non sono ancora stati imballati.
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione - 9 1.3 Evasione Ordini Clienti per collo d imballaggio La funzione di Evasione Ordini Clienti è integrata con la gestione dei colli di spedizione: l automatismo di evasione per collo d imballaggio è sostanzialmente simile a quello previsto nel caso di evasione tipica degli Ordini Clienti (per i quali non è stata prevista una gestione dei colli di spedizione). L evasione del collo genererà il Ddt (Fattura Accompagnatoria o Fattura Proforma) che riporterà il numero di collo precedentemente assegnato in fase di Creazione del Collo. Le modalità di evasione può essere impostata in base alle esigenza dell utente: secondo quanto indicato nei Parametri della Procedura (nel campo Gestione dei colli) si avranno due funzionamenti diversi: Se si è scelto l opzione Gestione Obbligatoria L evasione degli ordini può avvenire solo per colli: la maschera della funzione richiamabile dal menù Ordini Clienti Evasione Ordini, è, nella parte di testata, identica a quella richiamabile nel caso di Evasione tipica degli Ordini Clienti. La griglia di dettaglio sarà invece adattata per effettuare Evasione Colli d imballaggio (vedi dettagli a seguire) Se si è scelto l opzione Gestione Mista L evasione può essere fatta sia per singole righe che per colli (per gli ordini che vengono imballati mediante la gestione colli); la maschera di evasione propone quindi la scelta tra i due tipi di evasione: L unica differenza rilevabile è la presenza di due check posti sull estrema destra della maschera: Evasione Voci sfuse: per evadere ordini clienti senza la gestione colli; le modalità operative sono le stesse utilizzate nella normale Evasione Ordini Evasione Colli d imballaggio: attivando questo flag, la griglia di dettaglio viene integrata di due colonne: Spedire: per selezionare le righe da evadere Collo: riporta il codice del collo in cui è imballata la riga da evadere
10 Manuale Operativo Considerando che l evasione degli ordini a colli permette di evadere le righe di un ordine cliente gestite a colli solo dopo averle imballate, la procedura consente di aggiungere ad un collo alcune o tutte le voci non ancora evase o imballate di un ordine per effettuare un'unica evasione comprendente tutto quanto è in spedizione. Consente inoltre di trasferire le righe di note che altrimenti, con la gestione colli, non sarebbero mai portate dall ordine alla bolla. E presente il campo Verifiche righe mancanti, visibile solo quando è richiesta un evasione a colli d imballaggio: se questo campo è attivo, all estrazione di ogni ordine, è attivata una funzione che verificherà se esistono delle righe dell ordine che non risultano imballate completamente o già spedite a voci sfuse. Se verrà rilevata almeno una riga, sarà visualizzata un apposita maschera che elenca in griglia tutte le righe imballabili. Nella griglia sono visualizzate tutte le righe dell ordine comprese le righe di Note: vengono estratte solo quelle che hanno impostato il flag Da riportare nel documento successivo. Nella griglia sono presenti i seguenti campi: Num. Riga: numero della riga dell ordine cliente (non editabile) Codice: codice dell articolo (non editabile). Descrizione: descrizione delle righe articoli (compresi le righe articoli *) e delle righe di note inserite nell ordine cliente (non editabile). Qta: quantità residua da imballare variabile dall utente. Se per una riga articolo non si vuole effettuare l imballo del residuo occorre impostare la quantità a zero. Note: riga di note che si vuole riportare sul documento di evasione. Nella funzione è inoltre presente un campo per la scelta del collo a cui accodare le righe appena scelte (di difetto è proposto l ultimo collo). Premendo il pulsante Conferma sono accodate definitivamente le quantità e le note scelte al collo selezionato. Premendo il pulsante Esci non sono effettuate aggiunte ai colli. Nota: porre molta attenzione alle righe confermate perché, mentre per le righe di merce è possibile correggere eventuali errori utilizzando la funzione Gestione Colli di spedizione, per le righe di note non è in alcun modo possibile eliminarle.
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione - 11 Evasione Colli d imballaggio Impostati i parametri di selezione e scelta la modalità Evasione Colli d imballaggio cliccando su Estrai viene estratta, in griglia, la lista dei colli in cui risulta imballato l ordine/gli ordini. L evasione può essere fatta solo per interi colli: oltre all ordine/ordini scelti dall utente, in griglia vengono caricati anche tutti gli altri ordini che sono stati imballati nei medesimi colli in cui rientrano i primi. Le righe in griglia vengono caricate in ordine di collo: quindi, una stessa riga d ordine può comparire più volte, nel caso in cui sia stata imballata in più colli che soddisfano i parametri di filtro. Per selezionare le righe d ordine da evadere, applicare un flag in corrispondenza della colonna Spedire: selezionando una riga d ordine, in automatico vengono attivate anche tutte le altre righe appartenenti allo stesso collo. I colli, per essere selezionati, devono risultare non spediti. La colonna Qta Consegnata indica la quantità imballata nel collo: non è modificabile. Alla pressione del tasto Evadi Tutto vengono automaticamente selezionate tutte le eventuali righe d ordine presenti nella griglia di dettaglio. Effettuate le selezioni, cliccando su Conferma gli ordini vengono evasi: è possibile richiamare il documento generato (nell esempio un Ddt) che avrà il riferimento al collo di origine:
12 Manuale Operativo 1.4 I DdT ( e le Fatture accompagnatorie) per collo d imballaggio Sulle funzioni di Caricamento Ddt (e Fatture Accompagnatorie) sono presenti dei campi e degli automatismi per la gestione colli: Le stesse impostazioni sono disponibili sulla funzione Caricamento Fatture Accompagnatorie. Sulla Toolbar interna alla funzione è presente il seguente pulsante: Colli associati al Ddt: consente di effettuare una consultazione dei colli associati alla riga di articoli imballati (associati al Ddt, che è stato generato dalla Evasione ordini per colli). Per ottenere il dettaglio del collo in cui è imballata una riga di documento, è sufficiente posizionarsi sulla riga di dettaglio interessata e richiamare la funzione di consultazione premendo il bottone. Apparirà una maschera che riporta in testata gli estremi del collo, mentre il dettaglio elenca tutte le righe di documento che rientrano nel collo, con l indicazione dell articolo e della relativa quantità. Nella Griglia di Dettaglio è presente il campo Collo (colonna visibile solo se attiva la gestione colli) che riporta il numero del collo. Al fine di mantenere la congruità dei dati, sono inoltre previsti dei controlli sulle operazioni eseguite dall utente sulle singole righe del documento, quali: Non è possibile modificare una riga di documento legato ad un collo Eliminando 2 una riga legata ad un collo, appare un messaggio che avvisa che l eliminazione della riga comporta la rimozione di tutte le altre eventuali righe (del documento in esame) legate allo stesso collo. In caso di risposta affermativa, la procedura rimuove tutte le righe imballate nello stesso collo della riga cancellata dall utente, ed, al salvataggio del documento, lo stesso collo viene riaperto (risultando come non spedito, nuovamente consultabile e gestibile dalla funzione Gestione Colli di Spedizione nella griglia dei colli non ancora spediti); Cancellando 3 l intero documento, tutti i colli, in cui sono imballate le sue righe di dettaglio, vengono riaperte (tornando allo stato di non spediti ) 2 con la combinazione dei tasti Shift+Canc 3 con il tasto Elimina
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione - 13 1.5 Stampa Packing List Bolle e Fatture Accompagnatorie Il Packing list è un documento di spedizione che riporta il dettaglio degli articoli che vengono spediti e le modalità in cui essi vengono imballati. La stampa del packing list riporta in testata gli estremi del cliente e del documento di spedizione mentre, in dettaglio vengono presentati i dati identificativi di ogni singolo collo di spedizione con l elencazione degli articoli imballati in ciascuno di essi Si accede alla funzione dal menù Vendite Stampa Packing List Bolle La stessa funzione è disponibile anche come Stampa Packing List Fatture Accompagnatorie per effettuare l estrazione dei dati sull archivio delle fatture accompagnatorie. Fornendo dei limiti di selezione, si possono estrarre solo i documenti che si desidera stampare; i campi e i flag impostabili hanno lo stesso significato di quelli presenti nella Stampa ddt: è possibile selezionare i documenti per intervallo di data, numero Ordinem, Codice Cliente, e distinguere i documenti che sono stati precedentemente stampati da quelli che non lo sono stati. Impostati i limiti di selezione, cliccando sul pulsante Estrai si visualizzano i documenti corrispondenti ai parametri impostati. Per selezionare i documenti per i quali elaborare la stampa della packing list, applicare un flag in corrispondenza della colonna Stampa. Con la pressione del pulsante Stampa viene avviata la stampa (non dotata di anteprima) del packing per i soli documenti selezionati nella colonna Stampa.