GESTIONE ARCHIVI INVENTARI Sommario 1. FLUSSO OPERATIVO... 1 2. PARAMETRI AZIENDA (Archivi Azienda/Parametri Parametri azienda Parametri azienda)... 2 3. GENERAZIONE ARCHIVIO INVENTARI (Magazzino Attività Periodiche Inventari Generazione archivi inventari)... 2 Approfondimenti... 4 Operatività... 5 4. ARCHIVI INVENTARI (Magazzino Attività Periodiche Inventari Archivi inventari)... 6 Operatività... 6 5. GENERAZIONE RETTIFICHE (Magazzino Attività Periodiche Inventari Generazione Rettifiche)... 7 1. FLUSSO OPERATIVO Il flusso operativo può essere descritto dai seguenti passi: a) Si genera l inventario alla data: viene generato un archivio Inventario per i depositi/articoli selezionati memorizzando la giacenza teorica alla data di fine inventario e la valorizzazione scelta; b) Si stampa l inventario generato per avere il supporto cartaceo su cui registrare la rilevazione fisica (se eseguita su carta); c) Si effettua la rilevazione fisica d inventario su carta o tramite penna ottica; d) Si registrano i dati rilevati in archivio Inventario, o con inserimento manuale oppure scaricando i dati dalla penna ottica; e) Si effettua una stampa di controllo degli scostamenti fra giacenza teorica e giacenza rilevata; f) Si effettuano eventuali ulteriori interventi manuali sull archivio degli Inventari e si definisce su quali situazioni effettuare le rettifiche; g) Si dichiara completato l inventario; h) Si generano le rettifiche inventariali.
2. PARAMETRI AZIENDA (Archivi Azienda/Parametri Parametri azienda Parametri azienda) In una nuova cartella Inventario sono stati aggiunti i campi in cui inserire i due tipi documento che verranno utilizzati per la scrittura delle rettifiche di magazzino, e precisamente: tipo documento Rettifica aumento quantità tipo documento Rettifica diminuzione quantità Vengono considerati validi solo tipi documento che soddisfano le seguenti specifiche: hanno il parametro Richiesta num. documento <> manuale obbligatorio hanno il parametro Valore obbligatorio = no hanno il parametro Controllo quadratura matricole = no hanno Causale magazzino con Controparte = nessuna hanno Causale magazzino che aggiorna il Tipo progressivo Carichi rettifiche o Scarichi rettifiche E stato inoltre inserito un parametro per la generazione delle rettifiche: percentuale per scostamento massimo : è una percentuale da applicare al Totale quantità scarichi di un generico articolo di un dato inventario: la quantità così determinata rappresenta il limite massimo di scostamento ammesso fra quantità teorica e quantità rilevata affinché venga settato l indicatore rettifica a Sì automatico. Se lo si lascia a zero (valore di default) naturalmente l indicatore non verrà mai settato a Sì automatico. Possono essere inseriti valori maggiori di 100. Se ad esempio per un certo articolo alla data dell inventario si ha un totale quantità scarichi = 1000 e si è indicata una percentuale per scostamento massimo = 0,3%, significa che per quell articolo lo scostamento massimo accettabile sarà uguale a 3 (in più o in meno); quindi se la sua quantità teorica = 211 e la quantità rilevata = 209 (differenza = 2), il programma setterà in automatico l indicatore rettifica a Sì automatico ad indicare che in assenza di interventi manuali da parte dell operatore per quell articolo verrà generato un movimento di rettifica in diminuzione; si dà cioè per buona la quantità rilevata. 3. GENERAZIONE ARCHIVIO INVENTARI (Magazzino Attività Periodiche Inventari Generazione archivi inventari) Il programma permette di determinare, alla data dell inventario richiesto nell elaborazione, le giacenze per deposito degli articoli selezionati e di scrivere il risultato nella gestione ARCHIVIO INVENTARI valorizzando il tutto. Gestisce anche l eventuale dettaglio delle giacenze per Lotto, l inventario generato è quindi di tipologia AL = Articolo/Lotti.
Ogni inventario di tipologia Articolo/Lotti è identificato univocamente dall Attività contabile, dalla Data inventario e da un Numero progressivo d inventario. Il programma genera un inventario per ogni attività contabile e data inventario; per ogni inventario genera più righe, una per ogni deposito/articolo/lotto, ciascuna con la corrispondente giacenza teorica. In fase di scrittura di ogni riga si verifica se esistono le condizioni per porre l indicatore Rettifica al valore Sì, automatico (per maggiori informazioni su questo indicatore si veda il punto percentuale per scostamento massimo in parametri azienda). Le matricole e le commesse non sono prese in considerazione; di un articolo gestito a matricole e/o a commesse è riportata una riga con la giacenza complessiva. Per migliorare e velocizzare la gestione dell archivio, è possibile limitare il numero di righe di un inventario, indicando il numero massimo di righe che ogni testata può contenere. Al superamento di tale numero il programma genera una nuova testata incrementando il numero progressivo d inventario (questo riparte da 1 su ogni nuovo inventario). Se non si indica un limite, sarà generato, un inventario monolitico contenente tutti gli articoli selezionati. E possibile effettuare generazioni d inventario parziali, che riguardano solo un deposito o solo un sottoinsieme degli articoli di magazzino con un filtro applicato (ex. gruppo merceologico).. Fra i parametri di selezione è presente l ubicazione, per poter inventariare solo gli articoli che si trovano ubicati in una particolare zona del magazzino. Poiché è ammessa la generazione parziale di un inventario (ad esempio tramite l applicazione di selezioni sull articolo), va detto che nel momento in cui si va ad effettuare una successiva generazione parziale per integrare lo stesso inventario (stessa data e stessa attività contabile), la nuova generazione creerà sempre una nuova testata incrementando il n. progressivo d inventario. Nel caso di rigenerazione di un inventario già esistente, qualora si debbano scrivere dati relativi a depositi/articoli/lotti che non sono già presenti nell inventario verrà scritta una nuova testata, altrimenti si andrà in aggiornamento delle righe esistenti. Il fatto di scrivere una nuova testata è cosa voluta, allo scopo di rendere percepibile con più immediatezza quanto di nuovo è stato prodotto dalla nuova generazione. Se l operatore va a generare un inventario che è stato già generato in precedenza per gli stessi depositi/articoli, il programma andrà a sostituire i campi quantità oggetto di calcolo, lasciando inalterata la quantità rilevata; in tal caso, qualora risulti già valorizzata la quantità rilevata, il programma dovrà verificare se esistono le condizioni per settare l indicatore rettifica a Sì automatico. Nota: la sovrascrittura dei dati non è effettuata sugli articoli per i quali sono già state registrate le rettifiche di magazzino. Per chi gestisce più depositi è data la possibilità di generare automaticamente una testata d inventario per ogni deposito, questo può risultare comodo nella successiva fase di gestione dell archivio (rilevazioni manuali, import da file ascii, generazione rettifiche, ecc..). Nota: l alternativa sarebbe quella di effettuare più generazioni per la stessa data inventario e attività contabile, selezionando di volta in volta un solo deposito. È data anche la possibilità di determinare il valore unitario di ogni articolo inventariato e memorizzarlo sulle righe stesse dell inventario; questo valore unitario potrà essere utilizzato come filtro per selezionare le righe articolo da visualizzare/stampare; la generazione delle rettifiche inventariali utilizzerà questo valore unitario per valorizzare le rettifiche stesse. Nota bene : In presenza di archivi di magazzino molto voluminosi l elaborazione potrebbe richiedere tempi anche consistenti; va considerato infatti che il programma deve ricostruire la giacenza di tutti i depositi/articoli selezionati, alla data dell inventario, a partire dai movimenti di magazzino. Per ridurre tale durata si consiglia:
di operare con l esercizio precedente chiuso; se infatti si esegue la generazione dell inventario al 31/03/2012 e l esercizio 2011 è ancora aperto, il programma elabora anche i movimenti del 2011; viceversa se il 2011 è chiuso il programma elabora solo i movimenti a partire dal 01/01/2012; di effettuare regolarmente il Consolida progressivi per anno/mese; se infatti si esegue la generazione dell inventario al 31/12/2012 e si sono consolidati i progressivi fino al 30/11/2012, il programma parte da tali progressivi e si limita a leggere i movimenti di dicembre 2012, anziché leggere i movimenti di tutto il 2012. Approfondimenti Data inventario : E la data alla quale si intende generare l archivio inventario. Il programma calcolerà le giacenze a questa data, risultanti dai movimenti di magazzino, andando ad agganciare il valore indicato. La data dell inventario costituisce anche l identificativo univoco dell archivio degli inventari: non è possibile inserire due distinti inventari con la stessa data. Se si richiede la generazione ad una data che risulta già presente in archivio, all uscita dal campo verrà data opportuna segnalazione all operatore e in particolare: se l inventario già esistente si trova nello stato completato non sarà possibile proseguire (bisognerà cambiare data) se l inventario già esistente non si trova nello stato completato ne verrà segnalata la presenza avvertendo che, proseguendo con l elaborazione, a parità di deposito/articolo/lotto i dati a quantità verranno sovrascritti Selezione esistenza : Si tratta di tre indicatori che consentono di selezionare: articoli con esistenza > 0 articoli con esistenza = 0 articoli con esistenza < 0 Gli indicatori possono essere selezionati in una combinazione qualsiasi. Depositi : E possibile selezionare i depositi su cui operare. Opzionalmente è possibile prendere in considerazione anche depositi che contengono merce che non è di proprietà dell azienda oppure prendere in considerazione anche depositi di tipo raggruppamento clienti/fornitori. Tipo Valorizzazione : Indicare il tipo di valorizzazione che deve essere memorizzato per ogni articolo sulle righe dell inventario; tale valore sarà poi utilizzato per la valorizzazione delle rettifiche. È anche possibile non specificare alcuna valorizzazione, in tal caso sulle righe inventario il valore unitario sarà posto uguale a zero e le rettifiche inventariali saranno rettifiche solo a quantità. Le opzioni possibili sono: Costo medio globale : gli articoli sono valorizzati al prezzo medio di carico, calcolato in base ai carichi fiscali effettuati nel periodo e considerando anche la giacenza iniziale di inizio esercizio Costo medio dell anno : gli articoli sono valorizzati al prezzo medio di carico, calcolato in base ai soli carichi fiscali effettuati nel periodo. Vedi le formule presenti in STAMPA CONTABILE ARTICOLI. Ultimi due costi d acquisto : gli articolo sono valorizzati al maggiore tra gli ultimi due costi di acquisto. L opzione è visualizzata solo se è stato selezionato l indicatore CALCOLO ULTIMI DUE COSTI D ACQUISTO. LIFO storico FIFO storico FIFO Continuo Costo standard : gli articoli sono valorizzati al costo standard presente nell archivio Articoli. Nel caso in cui si gestiscono le varianti e si sceglie la stampa inventario per ARTICOLO + VARIANTE, gli articoli sono valorizzati al costo standard specificato per singola combinazione variante nella sezione VARIANTI. Nel caso in cui si gestiscono le varianti e si sceglie la stampa inventario per ARTICOLO o per CATEGORIE OMOGENEE, gli articoli sono valorizzati al maggiore tra tutti i costi standard delle combinazioni varianti, specificate nella sezione VARIANTI Ultimo costo di acquisto : gli articoli, se in Parametri azienda non è selezionato l indicatore GESTIONE STORICO ULTIMI DUE COSTI D ACQUISTO, sono valorizzati recuperando i dati dalla Contabile articoli, se in Parametri azienda è selezionato l indicatore GESTIONE STORICO ULTIMI DUE COSTI D ACQUISTO ed è stato selezionato l indicatore CALCOLO ULTIMI DUE COSTI D ACQUISTO sono valorizzati recuperando i dati dall archivio Storico
ultimi prezzi d'acquisto, se CALCOLO ULTIMI DUE COSTI D ACQUISTO non è selezionato il valore è sempre recuperato dalla Contabile articoli. o Attenzione: nel caso in cui la valorizzazione avvenga prendendo il prezzo dalla contabile articoli questa non sempre potrebbe risultare corretta (es. si è cancellato un movimento di magazzino, sulla contabile rimane memorizzato il valore del movimento cancellato). Il problema può essere superato indicando una data di valorizzazione, in quest ultimo caso infatti il programma esegue sempre una ricostruzione di magazzino. Valore normale : gli articoli sono valorizzati al prezzo medio di carico, calcolato in base ai carichi effettuati nell ultimo mese d esercizio. Non definito : articoli non sono valorizzati, il valore unitario è posto uguale a zero. Se si è chiesto di generare su attività/data inventario che risultano già presenti in archivio inventari, il tipo valorizzazione è proposto dall inventario già esistente. Numero massimo di righe (Sez. Parametri aggiuntivi) : Inserire il numero massimo di righe che deve essere scritto per ogni testata d inventario; se non si indica un limite, è generato, un inventario monolitico contenente tutti gli articoli selezionati. Questo serve per evitare la generazione di inventari aventi un numero di righe troppo elevato e che sarebbero poi difficilmente gestibili in modifica per eccessiva lentezza. Operatività Nella maschera che si presenta (fig.1) impostare la data di riferimento in cui poi si inseriranno le rettifiche, i flag relativi all esistenza degli articoli da esaminare, il o i depositi coinvolti, il tipo valorizzazione, in caso di più depositi consiglio di spuntare la voce generazione automatica di una testata per deposito per facilitare le modifiche successive; nella scheda Selezioni vi e la possibilità di generare un archivio inventari parziale settando un filtro. Quindi avviare l elaborazione, attenzione questa fase può impiegare parecchio tempo in caso di mole di archivi consistente. Al termine di tale elaborazione verrà popolato l archivio inventari (fig.2).
4. ARCHIVI INVENTARI (Magazzino Attività Periodiche Inventari Archivi inventari) L inventario gestito da questo programma (tipologia Articolo/Lotti) è identificato in modo univoco dall attività contabile, dalla data inventario e da un numero progressivo d inventario. Gli inventari sono di norma generati con il programma di Generazione inventari, anche se è possibile inserirne in modo del tutto manuale. E possibile gestire un numero qualsiasi di inventari; non ci sono limitazioni sulle date dell inventario il che consente di effettuare un qualsiasi numero di inventari infrannuali; sono inoltre ammessi inventari parziali per deposito e per insiemi di articoli, con possibilità di integrazione successiva. Su questo archivio sostanzialmente l operatore deve andare a registrare le giacenze effettive rilevate a magazzino. Sono previste fino a tre quantità di rilevazione che consentono di gestire più conteggi delle giacenze di magazzino. Tali registrazioni possono essere fatte: con l inserimento manuale delle quantità rilevate articolo per articolo importando i dati memorizzati sulla penna ottica con cui il magazziniere ha effettuato la rilevazione. Da penna ottica, passando attraverso un file ASCII, è possibile importare le giacenze rilevate sia su depositi/articoli/lotti presenti in inventario che su depositi/articoli/lotti non presenti. Nella fase di importazione è richiesto se la rilevazione è riferita alla prima/seconda/terza conta, in modo da aggiornare la quantità e il contatore corrispondenti. Per il resto la tecnica è la stessa utilizzata per importare le righe sui documenti attivi/passivi. Altra attività fondamentale è quella di indicare su quali articoli si intende eseguire la rettifica inventariale. Il programma, oltre a visualizzare tutte le righe di un inventario, consente, attraverso query dedicate: di visualizzare solo le righe di un inventario riferite al deposito di default azienda di visualizzare le righe di un inventario riferite ad uno specifico deposito/articolo di visualizzare le righe di un inventario riferite ad uno specifico articolo/deposito. Operatività La fase successiva alla generazione inventari è la modifica di questo, ovvero l inserimento degli effettivi quantitativi di merce riscontrati in fase di inventario fisico. Per procedere con questa operazione è sufficiente selezionare dall archivio inventari la situazione interessata. Nella maschera che si presenta (fig.3) l utente può interagire manualmente sulle quantità da indicare come nuova esistenza (colonna 1.qtà rilev., 2.qtà rilev., 3.qtà rilev.). Il valore del campo rettifica è l indicatore di rettifica inventariale. Le opzioni possibili sono: Sì automatico, Sì manuale, No, Da definire.
SÌ AUTOMATICO significa che il consenso alla scrittura della rettifica è stato dato automaticamente dal programma. Questo è settato in automatico se si verifica la condizione relativa allo scostamento massimo: ad ogni salvataggio è ricontrollato se sussistono le condizioni per settare tale valore. SÌ MANUALE significa che il consenso alla scrittura della rettifica è stato dato manualmente dall operatore; da notare che è presente un bottone sotto la griglia che consente di portare l indicatore a Sì manuale su tutte le righe che hanno l indicatore a Da definire. NO significa non si deve registrare la rettifica, questo viene impostato manualmente dall operatore. DA DEFINIRE significa che ancora la riga deve essere esaminata. Questo stato è impostato all inserimento di nuove righe o quando si modifica la quantità rilevata e nel campo RETTIFICA è presente il valore Sì automatico ; al salvataggio sarà verificato se sussistono le condizioni per riportarlo a Sì automatico. Solo per le righe sulle quali è indicato Sì automatico oppure Sì manuale sono generate le relative rettifiche inventariali. L operatore può modificare liberamente questo indicatore, ovviamente finché non siano state generate le rettifiche: può anche, barando, assegnare il valore Sì automatico. Le rettifiche sono generate a partire dalla quantità rilevata riferita all ultima conta disponibile; ciò significa che: in presenza di terza conta si utilizza la quantità rilevata della terza conta in assenza di terza conta ma in presenza di seconda conta si utilizza la quantità rilevata della seconda conta in assenza di seconda conta ma in presenza di prima conta si utilizza la quantità rilevata della prima conta. La presenza o meno di una conta dipende dal valore assunto dal corrispondente contatore: se il contatore ha valore maggiore di zero, si assume che la conta sia stata effettuata. Una volta completate le rettifiche impostando il flag di completato si congela la situazione, situazione che verrà computata per l operazione di rettfica e quindi di creazione delle registrazioni a magazzino. 5. GENERAZIONE RETTIFICHE (Magazzino Attività Periodiche Inventari Generazione Rettifiche)
La fase di creazione delle registrazioni di rettifica avviene tramite la funzione generazione rettifiche, in questa fase l utente richiama dall archivio inventari (F6 su Data inventario ) l archivio appena compilato; in questa fase è sufficiente imputare le date di pertinenza. Durante l elaborazione verranno generate le scritture di rettifica a magazzino (RTA e RTD Magazzino / Movimento di magazzino) per far si che la quantità di esistenza dell articolo arrivi ad essere uguale a quella valorizzata come conteggio fisico.