NECA NEGOZIO ELETTRONICO

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1 Classificazine: dmini pubblic NECA NEGOZIO ELETTRONICO Manuale di supprt all utilizz del NECA per la Pubblica Amministrazine CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Data pubblicazine: 14 Settembre 2018 Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 1 di 57

2 Classificazine: dmini pubblic INDICE 1. INTRODUZIONE OBIETTIVO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI VERSIONI ACRONIMI E DEFINIZIONI GESTORE DELLE INIZIATIVE INTRODUZIONE AL RUOLO DI GESTORE DELLE INIZIATIVE ACCESSO DELL IMPIEGATO GESTORE DELLE INIZIATIVE CREARE UNA CONVENZIONE CREAZIONE CONVENZIONE Infrmazini sulla Iniziativa in Cnvenzine assciata Parametri della cnvenzine Abilitazini MODIFICA CONVENZIONE Dettagli Cnvenzine Dettagli Ltti Dcumentazine Enti abilitati CREAZIONE CLUSTER FUNZIONALITÀ DI CARICAMENTO MASSIVO CONVENZIONI/LOTTI/CLUSTER Caricament massiv Cnvenzini Caricament massiv Ltti Caricament massiv Cluster STATO CONVENZIONI & LOTTI STATO CONVENZIONI STATO LOTTI PRODOTTI CREAZIONE NUOVO PRODOTTO Parte iniziale Infrmazini del prdtt Immagine Allegat Hyperlink Classificazine Tempi di cnsegna Prezz PUBBLICAZIONE CONVENZIONE GESTIONE PRODOTTI...40 Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 2 di 57

3 Classificazine: dmini pubblic Ricerca prdtti CARICAMENTO MASSIVO CATALOGO AGGIORNAMENTO MASSIVO PREZZI MENU GESTIONE ORDINATIVI DI FORNITURA RICHIESTE DI CONSEGNA Reprt RdC SEZIONE AMMINISTRAZIONE GUIDE E ASSISTENZA TRAMITE CONTACT CENTER GUIDE E MANUALI CONTACT CENTER Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 3 di 57

4 Classificazine: dmini pubblic 1. Intrduzine 1.1. Obiettiv e camp di applicazine Il presente manuale di supprt NECA descrive il prcess di Registrazine ed utilizz del Negzi Elettrnic da parte delle Pubbliche Amministrazini Riferimenti Quest manuale cntiene riferimenti ai seguenti dcumenti, scaricabili dal sit internet di ARCA: Nme dcument Manuale NECA Guida per le PA 1.3. Versini Versine NECA utilizzata per la stesura del manuale: R Versine IDPC utilizzata per la stesura del manuale: Acrnimi e definizini NECA ODF RDC PO PI Negzi Elettrnic Centrale Acquisti Ordinativ di Frnitura Richiesta di Cnsegna Punt Ordinante Punt Istruttre Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 4 di 57

5 Classificazine: dmini pubblic 2. Gestre delle iniziative 2.1. Intrduzine al rul di Gestre delle Iniziative Il rul di Gestre delle Iniziative mette a dispsizine delle Pubbliche Amministrazini la pssibilità di creare su NECA delle Cnvenzini/Cntratti quadr e metterle a dispsizine al prpri intern ad altri Enti che pssn cnsultare il catalg dei prdtti ed emettere direttamente gli Ordinativi di Frnitura e le Richieste di Cnsegna n-line Access dell impiegat Gestre delle Iniziative Se un Impiegat ha un duplice rul (PO/PI e Gestre delle Iniziative), al mment dell access NECA prpne di default le funzinalità di Impiegat (tipiche dei ruli PO e PI). Per pter accedere a NECA cme Gestre delle Iniziative è necessari selezinare il rul dal menu a tendina che si trva accant al nme dell utenza cllegata. Figura 1 Selezinand tale rul si attiverann le funzinalità specifiche del Gestre delle Iniziative. 3. Creare una Cnvenzine All inizi della pagina è presente un mtre di ricerca che, nel cas in cui si intenda perare su una specifica Cnvenzine, permette di ricercarla secnd i seguenti criteri: Nme Cnvenzine, Nme Frnitre, Data Inizi e Data fine. Il pulsante Trva permette di avviare la ricerca mentre Cancella svuta i campi di ricerca precedentemente cmpilati, nel cas in cui si intenda effettuare una nuva ricerca. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 5 di 57

6 Classificazine: dmini pubblic Successivamente trviam una tabella cntenente tutte le Cnvenzini create per la prpria Pubblica Amministrazine ( nel cas in cui si effettui una ricerca si trverann tutte le Cnvenzini che rientran nei canni di ricerca). Per creare una Cnvenzine sn necessari più passaggi: Creazine Cnvenzine Pubblicazine Cnvenzine Mdifica Cnvenzine Creazine Cluster 3.1. Creazine Cnvenzine La creazine di una Cnvenzine è fattibile sia dalla pagina di Iniziative in Cnvenzine tramite appsit link Crea Figura 2 Sia dalla pagina di Elenc Cnvenzini premend sul pulsante a fnd pagina Crea Cnvenzine Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 6 di 57

7 Classificazine: dmini pubblic Figura 3 Nella pagina di Elenc Cnvenzini per gni Cnvenzine sn pssibili le seguenti azini: Da clnna Azini - Dettagli: permette di interrgare il dettagli di una Cnvenzine, cmpresi i ltti e gli eventuali servizi aggiuntivi inseriti; Da clnna Azini - Rimuvi: permette di cancellare una Cnvenzine sl ed esclusivamente nel cas in cui nn vi sian azini crrelate (es.: enti abilitati, OdF e/ RdC); Da clnna Prdtti - Visualizza: attravers quest link è pssibile accedere direttamente all elenc dei prdtti dve è pssibile visualizzarli e/ mdificarli; Da clnna Prdtti EXCEL: attravers quest link è pssibile esprtare i prdtti della Cnvenzine in frmat EXCEL; Da clnna Prdtti CSV: attravers quest link è pssibile esprtare i prdtti della Cnvenzine in frmat CSV; Accedend da clnna Azini al Dettagli della Cnvenzine, si accede ad una pagina di dettagli suddivisa in più TAB cme da immagine stt riprtata Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 7 di 57

8 Classificazine: dmini pubblic Figura 4 In gni TAB a fnd pagina è presente un pulsante di MODIFICA che cnsente al Gestre dell Iniziativa di apprtare eventuali mdifiche. Nell ultim TAB ENTI ABILITATI il Gestre dell Iniziativa può abilitare disabilitare gli enti alla visibilità della Cnvenzine cme da immagine stt riprtata Figura 5 La creazine di una Cnvenzine (sia se si è premut il link Crea dalla pagina Iniziative in Cnvenzine sia se si è premut il pulsante Crea Cnvenzine dalla pagina Elenc Cnvenzini è suddivisa in tre parti: Infrmazini sulla Iniziativa in Cnvenzine assciata Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 8 di 57

9 Classificazine: dmini pubblic Parametri della cnvenzine Abilitazini Infrmazini sulla Iniziativa in Cnvenzine assciata Questa prima parte riguarda l assciazine della Cnvenzine ad una determinata Iniziativa in Cnvenzine. Se si sta prcedend a creare una nuva Cnvenzine partend dalla pagina Iniziative in Cnvenzine, quest camp sarà già prevalrizzat cn il nme dell Iniziativa da cui si è premut il link Crea Se si sta prcedend a creare una nuva Cnvenzine partend dalla pagina Elenc Cnvenzini e premend il pulsante Crea Cnvenzine, l iniziativa di interesse ptrà essere selezinata dal menu a tendina Selezina una Iniziativa già presente ; in cas di Iniziativa nn ancra presente, sarà necessari prcedere alla creazine di una nuva Iniziativa dalla pagina di Iniziative in Cnvenzine Figura Parametri della cnvenzine La secnda parte riguarda principalmente la cnfigurazine della Cnvenzine. I campi da cmpilare sn i seguenti: Cnvenzine (camp bbligatri): Nme della Cnvenzine; Cdice Gara (camp nn bbligatri): cdice identificativ della Cnvenzine; Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 9 di 57

10 Classificazine: dmini pubblic Cdice Gara ID SIntel (camp nn bbligatri): cdice identificativ che rimanda alla Cnvenzine in SIntel; per valrizzarl è necessari premere sul tast Scegli per aprire la sezine di ricerca del Cdice Gara ID Sintel, inserire dei parametri di ricerca (Cdice ID Nme prcedura) e premere il pulsante Trva. Selezinand la casella di selezine e cliccand su Selezina, nel camp di test grigi Cdice ID Sintel dvrann cmparire il cdice ID e la descrizine crrispndenti alla casella selezinata. Premend l icna cn il bidncin a destra del tast Scegli sarà pssibile cancellare la selezine appena eseguita. Visibilità (camp bbligatri): Visibilità della Cnvenzine vers gli Enti (sl Enti abilitati/tutti gli Enti ); RUP (Nme e Cgnme) (camp bbligatri): nme e cgnme del RUP; DEC (Nme e Cgnme) (camp nn bbligatri): nme e cgnme del DEC; Tip di Cnvenzine (camp bbligatri): tiplgia Cnvenzine già precmpilat e nn mdificabile In smministrazine ; Stat (camp bbligatri): stat della Cnvenzine già precmpilat e nn mdificabile In cmpilazine ; Frnitre (camp bbligatri): nme del frnitre a cui è legata la Cnvenzine; Data Inizi (camp bbligatri): data di inizi della Cnvenzine; Data Fine (camp bbligatri): termine della Cnvenzine entr la quale nn è più pssibile emettere Ordinativi di frnitura; Durata della Cnvenzine (camp bbligatri): camp di test in cui inserire la durata della Cnvenzine; Validità Ordinativi di frnitura (camp nn bbligatri):la scadenza di un OdF può essere impstata in due mdalità: a tt girni a partire dalla data di creazine dell'odf ppure una data fissa per tutti gli OdF; Sglia segnalazine massimale (camp bbligatri): quest camp richiede l inseriment di una percentuale che rappresenta la sglia del massimale della Cnvenzine per la quale è necessari avvisare tramite mail il Gestre delle Iniziative. Se per esempi in quest camp si impsta cme percentuale 80%, se l ersine del massimale della Cnvenzine raggiungerà il valre inserit verrà inviata una mail al gestre che avviserà l avvenut superament di tale sglia. Il valre inserit in quest camp è utilizzat dalla piattafrma anche per segnalare la sglia di ersine per i vari OdF emessi per questa Cnvenzine. Anche in quest cas, gni qualvlta un Ente acquirente raggiunga la sglia di ersine stabilita dal Gestre dell Iniziativa, il Punt Ordinante respnsabile per quel determinat OdF riceverà una ; Esclusine Ordinativ di Frnitura : se selezinat, per la Cnvenzine che si sta creand, nn è necessaria l emissine di un OdF; Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 10 di 57

11 Classificazine: dmini pubblic Allegat Odf bbligatri : se selezinat, rende bbligatri l inseriment dell allegat in un OdF; Ore di stand by degli OdF (camp bbligatri): perid di temp entr il quale un Punt rdinante può rifiutare un OdF; Ore di stand by delle RdC (camp bbligatri): peridi di temp entr il quale un Punt Ordinante Punt istruttre può rifiutare una RdC; Mdalità cnteggi tempi di cnsegna (camp bbligatri): mdalità cn la quale vengn cnteggiati i tempi di cnsegna che determinerann la data di prevista cnsegna dei prdtti rdinati. Le mdalità sn 2: dalla data di inltr della RdC e dalla data indicata nella RdC (vver a partire dalla data che l acquirente indica nella RdC); Minim di acquist per RdC (eur) (camp nn bbligatri): vincl minim di acquist per gni RdC; Pubblicazine prtale Arca: checkbx che definisce il livell di visibilità del dcument sulle pagine pubbliche del prtale Arca. Figura 7 Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 11 di 57

12 Classificazine: dmini pubblic Abilitazini L ultima sezine della creazine di una Cnvenzine riguarda l abilitazine delle Amministrazini all acquist sulla Cnvenzine che si sta creand. Questa stt-sezine è frmata da un mtre di ricerca e da una tabella che cnterrà il risultat della ricerca appena effettuata. La ricerca è cmpsta dai seguenti criteri: Nme dell Amministrazine; Ricerca per regine; Ricerca per prvincia; Ricerca per tip Ente. Figura 8 Per la selezine degli Enti (risultat della ricerca) è pssibile selezinare la check-bx presente nella clnna psta prima della Denminazine Ente. N.B.: La tabella cntenente le Amministrazini cnterrà di default tutti gli Enti del Negzi Elettrnic. Per cmpletare la creazine di una Cnvenzine è necessari premere il pulsante Crea. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 12 di 57

13 Classificazine: dmini pubblic 3.2. Mdifica Cnvenzine Per pter terminare la creazine di una Cnvenzine è necessari creare al su intern il/i Ltti, il cui massimale rappresenterà il massimale della Cnvenzine stessa. La creazine dei Ltti, cme l inseriment di eventuali servizi aggiuntivi di eventuale dcumentazine, è pssibile andand nella pagina Elenc Cnvenzini ricercand la Cnvenzine da mdificare e premend nella clnna Azini il link Dettagli Figura 9 Si aprirà una pagina di dettagli della Cnvenzine suddivisa nei seguenti TAB: DETTAGLIO CONVENZIONE (dve è pssibile inserire i servizi aggiuntivi) DETTAGLIO LOTTI (dve è pssibile creare i ltti) DOCUMENTAZIONE (dve è pssibile inserire la dcumentazine) ENTI ABILITATI (dve è pssibile definire gli enti abilitati alla visibilità della Cnvenzine) Figura 10 Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 13 di 57

14 Classificazine: dmini pubblic Dettagli Cnvenzine Dal TAB di DETTAGLIO CONVENZIONE, tramite pressine dei relativi pulsanti, sn cnsentite le seguenti azini: Mdifica (per mdificare il dettagli della Cnvenzine dei Ltti, inserire rimuvere Dcumentazine, mdificare le infrmazini del Frnitre e abilitare/disabilitare gli Enti alla visibilità della Cnvenzine stessa) Sspendi (per sspendere una Cnvenzine chein Attivazine Attiva). Chiudi (per chiudere una Cnvenzine in stat in Attivazine, Attiva Sspesa prima della data di scadenza) Figura 11 Le Cnvenzini nell stat di Sspesa e Chiusa, pssn essere pi ripristinate sempre dal TAB di DETTAGLIO CONVENZIONE tramite la pressine del pulsante Riattiva Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 14 di 57

15 Classificazine: dmini pubblic Figura 12 Premend il pulsante di Mdifica è pssibile mdificare alcune infrmazini generali della Cnvenzine, inserire delle NOTE e aggiungere eventuali Servizi Aggiuntivi. Figura 13 Cliccand sul pulsante Aggiungi servizi è pssibile accedere alla pagina di creazine dei servizi aggiuntivi. I campi da cmpilare sn: Descrizine (bbligatri): descrizine del servizi aggiuntiv; Cst (bbligatri): quest camp permette di impstare la tiplgia del cst del servizi aggiuntiv. Il menu a tendina cntiene i due criteri di cst vver Cst fiss e Percentuale. Entrambe le tiplgie di cst si applicherann al ttale della RdC; Valre (bbligatri): valre del cst aggiuntiv (es. 10 eur ppure 10%); E presente anche il camp Tiplgia già selezinat di default e nn mdificabile impstat al valre Servizi Aggiuntiv RdC. Cliccand su Crea si termina la creazine del servizi aggiuntiv. Una vlta creat un servizi aggiuntiv l unica azine pssibile (sempre accedend alla mdifica di una Cnvenzine) è la rimzine. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 15 di 57

16 Classificazine: dmini pubblic Figura 14 N.B.: Nel cas in cui sian state emesse delle RdC che cntengan un più servizi aggiuntivi, questi nn pssn essere rimssi Dettagli Ltti Dal TAB di DETTAGLIO LOTTI, premend il pulsante di Mdifica è pssibile creare i Ltti e Gestire i Massimali Specifici Figura 15 Cliccand sul pulsante Crea ltt si accede alla creazine del ltt. I campi da cmpilare sn i seguenti: Cdice (bbligatri): cdice identificativ del ltt; CIG Ltt (bbligatri): CIG del ltt; Nme Ltt (bbligatri): nme che identifica il ltt; Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 16 di 57

17 Classificazine: dmini pubblic Mdalità di ersine del massimale (bbligatri): il menu a tendina cntiene due parametri vver per prezz e per quantità acquistata ; Massimale (bbligatri): massimale in eur (nel cas di mdalità di ersine per prezz) in unità (mdalità di ersine per quantità acquistata); Massimale ers extra-neca (nn bbligatri): massimale degli OdF cartacei eventualmente ricevuti. Quest camp è pssibile mdificarl anche in un secnd mment. La cmpilazine di quest camp erderà il massimale ttale del ltt; Nte (nn bbligatri) Figura 16 Dp aver cmpilat tutti i campi bbligatri, cliccand sul pulsante Crea si termina la creazine del Ltt. Le azini pssibili per i ltti già creati sn Mdifica ltt, Sspendi Ltt, Chiudi Ltt e Rimuvi ltt. Figura 17 N.B.: La rimzine di un ltt invece è subrdinata all assciazine di un più prdtti. Di cnseguenza se esiste anche sl un prdtt assciat ad un determinat ltt nn è pssibile la rimzine. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 17 di 57

18 Classificazine: dmini pubblic L ultima sezine presente nella Mdifica del TAB DETTAGLIO LOTTI di una Cnvenzine è quella dedicata alla Gestine dei massimali specifici. L abilitazine di questa funzinalità permette di pter suddividere il massimale di gni singl ltt per un più enti assciati alla Cnvenzine. L assciazine di un massimale specific avviene tramite imprtazine di un file in frmat excel che è pssibile scaricare direttamente dalla piattafrma. Per pter abilitare tale funzinalità è necessari selezinare la vce Abilita gestine dei massimali specifici Ente-Ltt. Una vlta abilitata sarann dispnibili le seguenti azini: Figura 18 Esprta massimali specifici; Imprta massimali specifici; Visualizza massimali specifici. Figura 19 Cliccand sul pulsante Esprta massimali specifici è pssibile scaricare il file excel da utilizzare per pter imprtare i massimali specifici. La maggir parte dei campi presenti nel file è a pur titl infrmativ. Il camp Massimale specific Ltt-Ente (clnna I) invece è quell dve inserire il valre del massimale specific per Ltt-Ente. La mdifica dei massimali specifici è gestita sempre tramite esprtazine e imprtazine del file excel. N.B.: La prima estrazine prevede che i due campi Massimale specific Ltt-Ente abbiam di default la dicitura Nn limitat in quant ancra per quella cnvenzine nn sn stati impstati massimali specifici. Nelle successive estrazini questi due campi risulterann cstantemente aggirnati in base alle Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 18 di 57

19 Classificazine: dmini pubblic mdifiche e/ alle perazini che man man sarann effettuate dai vari utenti su quella determinata Cnvenzine. Per imprtare il file excel precedentemente estratt cliccare sul pulsante Imprta massimali specifici e, una vlta selezinat e caricat il file, cncludere l perazine selezinand il pulsante Esegui caricament. Figura 20 I massimali specifici sn sempre cnsultabili tramite il pulsante Visualizza massimali specifici. E pssibile effettuare una ricerca inserend il nme del Ltt che permette di visualizzare i massimali specifici impstati per un determinat ltt, ppure per nme Ente e visualizzare i massimali impstati per quel determinat Ente su tutti i ltti facenti parte la Cnvenzine. Figura 21 In cas di ricerca per nme Ltt la piattafrma presenterà due tabelle: la prima che riprterà i dati ttali relativamente al massimale del ltt che si sta visualizzand. Subit al di stt invece la tabella cn la distinzine dei massimali suddivisi per i vari Enti. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 19 di 57

20 Classificazine: dmini pubblic Figura 22 In cas di ricerca per nme Ente il risultat riprterà slamente un'unica tabella cn i dati relativi ai massimali dell Ente ricercat. Figura 23 (cn massimale) Figura 24 (senza massimale) Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 20 di 57

21 Classificazine: dmini pubblic Il pulsante Indietr invece permette di trnare alla pagina di Mdifica della Cnvenzine Dcumentazine Dal TAB di DOCUMENTAZIONE, cliccand sul pulsante Mdifica si dvrà aprire la pagina editabile Mdifica Cnvenzine nella sezine Dcumentazine Le infrmazini generali sulla Cnvenzine nn sarann editabili, mentre nella sezine di Gestine Allegati sarà pssibile aggiungere dei dcumenti tramite il pulsante Sfglia. Figura 25 I dcumenti che pssn essere inseriti dvrann avere un dei seguenti frmati: pdf, p7m, xls, xlsx, dc, dcx, zip. Una vlta scelt il dcument da inserire, premere il pulsante Allega file, cmpilare bbligatriamente il camp Nme dcument, scegliere il tip di Visibilità (Pubblic Privat) e premere il tast Salva per aggiungerl. Figura 26 Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 21 di 57

22 Classificazine: dmini pubblic Se nn si vule salvare e si vglin resettare le infrmazini inserite sarà necessari cliccare sull icna. Figura 27 Una vlta inseriti i dcumenti, sarà pssibile selezinare nella clnna Azini il link Mdifica che dvrà cnsentire la mdifica dei campi Nme Dcument e Visibilità e il link Rimuvi che dvrà cnsentire la rimzine del dcument inserit. Stt alla gestine degli allegati sarà presente il pulsante Indietr che se premut farà uscire dalla mdalità di mdifica delle infrmazini inserite Enti abilitati Dal TAB di ENTI ABILITATI, premend il pulsante di Mdifica si aprirà la pagina editabile Mdifica Cnvenzine nella sezine Enti Abilitati sarà pssibile mdificare sl le abilitazini impstate in fase di Creazine della Cnvenzine, rimuvend aggiungend Enti tramite la selezine men della relativa check bx Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 22 di 57

23 Classificazine: dmini pubblic Figura 28 Premend il pulsante Indietr le mdifiche nn verrann apprtate e si uscirà dalla mdalità di mdifica. Premend il pulsante Salva le abilitazini disabilitazini impstate verrann salvate Creazine Cluster Una vlta creata la Cnvenzine e definiti i Ltti, è necessari bbligatriamente creare dei Cluster vver raggruppamenti di prdtti che pssn appartenere a diverse Cnvenzini; senza i cluster nn è pssibile creare in seguit i prdtti. Dalla pagina Crea Cluster è dispnibile la ricerca dei cluster tramite unic criteri del Nme Cluster ; il pulsante Trva cnsente di eseguire la ricerca mentre il pulsante Cancella permette di cancellare i criteri della ricerca per pterne effettuare una nuva. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 23 di 57

24 Classificazine: dmini pubblic Figura 29 Se si vule creare un nuv Cluster invece è necessari cliccare sul pulsante Crea. I campi da cmpilare sn: Nme cluster (bbligatri): nme identificativ del cluster; Descrizine (nn bbligatri): descrizine del cluster; Immagine (nn bbligatri): immagine assciata al cluster. Figura 30 I cluster, essend raggruppamenti di prdtti, sn indipendenti dalle Cnvenzini in quant direttamente cllegati ai prdtti. Il Gestre delle Iniziative, in fase di creazine prdtti, asscerà a ciascun prdtt il relativ cluster. Le azini pssibili per un cluster già creat sn Mdifica e Rimuvi. N.B.: Nel cas in cui vi sian prdtti assciati ad un cluster nn è pssibile la rimzine. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 24 di 57

25 Classificazine: dmini pubblic 3.4. Funzinalità di Caricament massiv Cnvenzini/Ltti/Cluster Anziché prcedere cme descritt in precedenza cn la creazine della singla Cnvenzine, dei relativi Ltti e dei Cluster manualmente è a dispsizine del Gestre delle Iniziativa la funzinalità di caricament massiv di Cnvenzini, Ltti e Cluster. La schermata principale, accedend a questa sezine, riguarda la scelta dell entità per la quale si vule effettuare il caricament massiv, vver Cnvenzini, Ltti ppure Cluster. Figura 31 Vediam nel dettagli i passaggi relativi al caricament massiv per gni entità Caricament massiv Cnvenzini Per gni entità che si intende caricare massivamente sn messi a dispsizine del Gestre delle Iniziative alcuni strumenti utili al caricament stess: Template Caricament Cnvenzini: è il mdell del file excel del caricament massiv delle Cnvenzini. Per scaricare il file è necessari semplicemente cliccare sul link; Infrmazini Caricament Cnvenzini: file pdf cntenente le infrmazini necessarie per pter cmpilare il file del caricament. Anche quest dcument è scaricabile semplicemente cliccand sul relativ link; Anagrafica frnitri: file excel cntenente l anagrafica dei frnitri presenti nel NECA, cn il relativ ID (identificativ) necessari per il caricament massiv. L anagrafica dei frnitri viene aggirnata al mment del dwnlad del file. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 25 di 57

26 Classificazine: dmini pubblic Figura 32 N.B.: Tutte le infrmazini necessarie per pter cmpilare il file di caricament sn cntenute nel file pdf scaricabile direttamente dal negzi elettrnic (cme indicat pc anzi). Successivamente si trva il menu a tendina per la scelta dell Iniziativa in Cnvenzine alla quale cllegare la/le Cnvenzini che si stann caricand massivamente. Nel cas in cui sia necessari cllegare le Cnvenzini ad una nuva Iniziativa è necessari creare manualmente almen una Cnvenzine. Dp aver cmpilat il file di caricament ed aver selezinat l Iniziativa in Cnvenzine, cliccand su Scegli file è pssibile selezinare il file caricament. Premend su Esegui caricament si prcede cn il caricament massiv. Nel cas in cui si verifichin degli errri, questi vengn segnalati dal negzi elettrnic in md da riuscire a rintracciarli all intern del file. In cas di errri viene annullat il caricament massiv e, dp aver crrett il file Excel, è necessari effettuarl nuvamente Caricament massiv Ltti Anche per il caricament massiv del Ltti sn a dispsizine del Gestre i seguenti strumenti: Template caricament massiv: è il mdell del file excel del caricament massiv dei Ltti. Anche in quest cas per scaricare il file è necessari semplicemente cliccare sul link; Infrmazini Caricament Ltti: file pdf cntenente le infrmazini necessarie per pter cmpilare il file del caricament. Anche quest dcument è scaricabile semplicemente cliccand sul relativ link; Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 26 di 57

27 Classificazine: dmini pubblic Anagrafica Cnvenzini: file Excel cntenente tutti gli ID (identificativi) delle Iniziative e delle Cnvenzini presenti su NECA e create dalla prpria Stazine Appaltante. Gli ID cntenuti in quest file sn necessari alla cmpilazine del file di caricament massiv. Figura 33 N.B.: Tutte le infrmazini necessarie per pter cmpilare il file di caricament sn cntenute nel file pdf scaricabile direttamente dal negzi elettrnic (cme indicat pc anzi). Dp aver cmpilat il file di caricament in tutte le sue parti, per caricarl sul negzi elettrnic cliccare su Scegli file e successivamente su Esegui caricament. Anche per quant riguarda il caricament massiv dei ltti, in cas di errri questi vengn segnalati n md chiar csì da pterli facilmente identificare direttamente nel file. Dat che il caricament massiv viene annullat, dp la mdifica del file excel, è necessari eseguire un nuv caricament (Scegli file -> Esegui caricament) Caricament massiv Cluster Gli stessi strumenti messi a dispsizine per i precedenti caricamenti sn dispnibili anche per il caricament dei Cluster, vver: Template Caricament Cluster: è il mdell del file excel del caricament massiv dei Cluster. Anche in quest cas per scaricare il file è necessari semplicemente cliccare sul link; Infrmazini Caricament Cluster: file pdf cntenente le infrmazini necessarie per pter cmpilare il file del caricament. Anche quest dcument è scaricabile semplicemente cliccand sul relativ link; Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 27 di 57

28 Classificazine: dmini pubblic Anagrafica Cluster: file excel cntenente tutti gli ID (identificativi) dei cluster presenti in NECA e creati dalla prpria Stazine Appaltante. L anagrafica viene aggirnata fin al mment del dwnlad del file. Figura 34 N.B.: Tutte le infrmazini necessarie per pter cmpilare il file di caricament sn cntenute nel file pdf scaricabile direttamente dal negzi elettrnic (cme indicat pc anzi). Per pter caricare il file cliccare su Scegli file, selezinare il file e successivamente Esegui caricament. In cas di errri vale quant indicat per i caricamenti precedenti. 4. Stat Cnvenzini & Ltti Sia le Cnvenzini che i Ltti pssn assumere diversi Stati. In fase di creazine dei Ltti l Stat del Ltt crrispnde all Stat della Cnvenzine e in funzine della mdifica di Stat della Cnvenzine, l Stat del Ltt ne seguirà la variazine, a men che l Stat del Ltt sia stat mdificat manualmente. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 28 di 57

29 Classificazine: dmini pubblic 4.1. Stat Cnvenzini I pssibili stati delle Cnvenzini sn: In cmpilazine : dvrà cmparire quest stat sl in fase di caricament/creazine della Cnvenzine sul NECA In attivazine : cliccand sul pulsante Pubblica (vedi par. Pubblicazine Cnvenzine6) presente in fnd alla pagina Elenc Cnvenzini, dvrà cmparire quest stat se la data di pubblicazine sarà antecedente rispett alla data di inizi di validità della cnvenzine. Quand una cnvenzine sarà in stat In attivazine, la Cnvenzine ptrà essere visibile sul prtale se in fase di Creazine della Cnvenzine sarà stata selezinata la check-bx di Pubblicazine prtale Arca (vedi par.3.1.2) Attiva : cliccand sul pulsante Pubblica, presente in fnd alla pagina Elenc Cnvenzini, dvrà cmparire quest stat se la data di pubblicazine sarà cntestuale psterire alla data di inizi di validità della cnvenzine. Se la Cnvenzine è in stat In attivazine, dvrà cmparire autmaticamente l stat Attiva alle re 00:01 del girn di inizi di validità della Cnvenzine. All attivazine dvrann essere inviate autmaticamente agli Enti abilitati le mail di ntifica di abilitazine alla Cnvenzine Scaduta cn cntratti attivi : dvrà indicare una Cnvenzine scaduta ma cn almen un OdF ancra in crs di validità e cn residu dispnibile. Gli Enti nn ptrann emettere nuvi OdF, ma dvrann ptere effettuare RdC nei limiti dell imprt residu dell OdF attiv. Una cnvenzine Scaduta cn cntratti attivi ptrà essere riattivata mdificand la data di scadenza riginaria, inserend la data di prrga mdificand la data di scadenza della prrga Scaduta : dvrà indicare una cnvenzine scaduta per la quale dvrann essere scaduti tutti gli OdF ppure essere cmpletamente ersi. Gli Enti nn ptrann emettere nuvi OdF RdC. Una cnvenzine Scaduta ptrà essere riattivata mdificand la data di scadenza riginaria, inserend la data di prrga mdificand la data di scadenza della prrga Sspesa : dvrà pter essere utilizzat quest stat per sspendere mmentaneamente una Cnvenzine attiva in attivazine. Ptrà rendersi necessari sspendere una Cnvenzine ad esempi a seguit di un ricrs. Gli Enti nn ptrann emettere nuvi OdF RdC Chiusa : dvrà pter essere utilizzat quest stat per chiudere definitivamente una Cnvenzine prima della data di scadenza naturale della Cnvenzine stessa. Ptrà rendersi necessari chiudere una Cnvenzine ad esempi in cas di cessine di un ram d azienda ad un altr frnitre. Gli Enti nn ptrann emettere nuvi OdF RdC Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 29 di 57

30 Classificazine: dmini pubblic 4.2. Stat Ltti I pssibili stati dei Ltti sn: Se la cnvenzine è in stat In cmpilazine, l stat del ltt ptrà sl essere In cmpilazine Se la cnvenzine è in stat In attivazine, l stat del ltt ptrà sl essere In attivazine Se la cnvenzine è in stat Attiva, l stat del ltt ptrà essere Attiv, Sspes Chius Se la cnvenzine è in stat Scaduta cn cntratti attivi, l stat del ltt ptrà essere Scadut cn cntratti attivi, Scadut, Sspes Chius Se la cnvenzine è in stat Scaduta, l stat del ltt ptrà essere Scadut, Sspes Chius Se la cnvenzine è in stat Sspesa, l stat del ltt ptrà essere Sspes Chius Se la cnvenzine è in stat Chiusa, l stat del ltt ptrà sl essere Chius 5. Prdtti Questa sezine è dedicata alla creazine/gestine dei prdtti che cstituiscn una Cnvenzine. E cmpsta da quattr stt sezini: Creazine nuv prdtt; Gestine prdtti; Caricament massiv catalg. Aggirnament Massiv Prezzi Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 30 di 57

31 Classificazine: dmini pubblic Figura Creazine nuv prdtt Cliccand su Creazine nuv prdtt si accede alla pagina di creazine dei prdtti. Tale pagina è suddivisa in 8 sttsezini: Parte iniziale Infrmazini del prdtt Immagine Allegat Hyperlink Classificazine Tempi di cnsegna Prezz Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 31 di 57

32 Classificazine: dmini pubblic Parte iniziale La parte iniziale presenta quattr menu a tendina bbligatri per la scelta di Iniziativa, Cnvenzine, Frnitre e Ltt a cui assciare il nuv prdtt che si sta creand. I campi si abilitan cnsecutivamente, infatti dp aver selezinat il prim si sblcca anche il successiv e csì via. Figura Infrmazini del prdtt In questa sttsezine è pssibile inserite tutti i dati del prdtt: Cdice Prdtt: camp bbligatri: Stat (la i infrmativa, passandci spra cn il muse dà una descrizine degli stati pssibili):camp bbligatri: Attiv: è l stat dei prdtti acquistabili; Sspes: i prdtti risultan tempraneamente nn acquistabili, ma visibili agli utenti; Nn attiv: i prdtti nn sn visibili agli utenti (né quindi acquistabili); Rttura di Stck: i prdtti sn cnsultabili ed acquistabili (quest stat indica l esauriment delle scrte a magazzin) Nme; Descrizine; Prduttre; Cdice secndari prdtt che è un ulterire cdice identificativ del prdtt (es: EAN ); Cdice prdtt a gara (la i infrmativa, passandci spra cn il muse frnisce una descrizine del cdice da inserire), che ha la finalità primaria di facilitare la crretta assciazine Prdtt a Gara Prdtt aggiudicat. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 32 di 57

33 Classificazine: dmini pubblic Figura Immagine In questa sttsezine è pssibile assciare un immagine al prdtt. Appena allegata l immagine sarà visibile in anteprima, inltre se si allega l immagine è bbligatri inserire il test alternativ, che rimane inattiv finché nn si carica l immagine. Un messaggi a fianc del bx per l anteprima indica le dimensini e i frmati cnsentiti. L icna cestin cnsente la cancellazine di tutti i dati inseriti per l immagine, cmpres il file caricat. Figura Allegat In questa sttsezine è pssibile inserire l allegat al prdtt. Anche qui cme per l immagine, se viene inserit il file, diventa bbligatria la cmpilazine dei campi test da visualizzare e test alternativ. Di fianc al camp per allegare è presente un messaggi che specifica le dimensini massime cnsentite per il file. L icna cestin cnsente la cancellazine di tutti i dati inseriti in questa sttsezine. Figura 39 Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 33 di 57

34 Classificazine: dmini pubblic Hyperlink In questa sttsezine è pssibile inserire un link che sarà visibile nel bx dei prdtti e che, se cliccat, rimanderà al sit inserit. Anche qui cme nei precedenti campi, se inserit l hyperlink sarà necessari anche inserire i due campi test test da visualizzare e test alternativ. L icna cestin cnsente l eliminazine di tutti i dati inseriti in questa sezine. Figura Classificazine La sttsezine classificazine permette di assciare delle categrie mercelgiche al prdtt che si sta creand. Figura 41 Il prim camp da assciare al prdtt è il cluster: cliccand su Scegli si apre l elenc di tutti i cluster dispnibili per l utente che sta creand il prdtt. Spra all elenc è presente il mtre di ricerca per i cluster. Selezinandne un, quest andrà a pplare il bx in crrispndenza del cluster e la sezine espansa si richiude. Successivamente viene richiest di scegliere la categria mercelgica principale da assciare al prdtt (CPV). Cliccand su Scegli si apre l intera alberatura dei CPV da pter assciare al prdtt. Cliccand sul pulsante + accant alla categria principale è pssibile visualizzare e selezinare tutte le eventuali sttcategrie. Cliccand sul pulsante - cn l alberatura aperta è pssibile cmprimerla nuvamente. I campi Cdice e Descrizine, psti in alt all alberatura cnsentn di filtrare le categrie. Dp aver trvat la categria d interesse è pssibile selezinarla cliccand sul radibuttn in crrispndenza del cdice e sul pulsante Selezina pst stt l alberatura. In quest md la categria scelta andrà a pplare il bx accant al CPV e la sezine espansa si richiude. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 34 di 57

35 Classificazine: dmini pubblic Figura 42 Successivamente è pssibile selezinare una eventuale Classificazine specifica, che a differenza degli altri due campi descritti spra, è facltativa. Cliccand su Scegli si apre inizialmente un menu a tendina cntenente le seguenti pzini: ATC che si riferisce ai prdtti di tip Farmac CND che si riferisce ai prdtti di tip Dispsitiv Medic SAC che si riferisce ai Servizi Accessri Una vlta scelta la classificazine specifica di interesse si apre l alberatura di riferiment. Anche qui è presente il mtre di ricerca per Cdice e Descrizine che permette di velcizzare la ricerca della categria che si vule inserire. Cliccand sul pulsante + in crrispndenza del cdice è pssibile espandere l alberatura e visualizzare le sttcategrie. Ad alberatura aperta, cliccand sul pulsante - è pssibile cmprimerla nuvamente. Una vlta individuata la categria d interesse, cliccand sul radi-buttn in crrispndenza del cdice e pi sull appsit pulsante Selezina, pst stt all alberatura, la categria andrà a pplare il bx di fianc a Classificazine specifica e la sezine espansa si richiude. A differenza degli altri due campi spra descritti, l icna cestin permette la cancellazine dei dati inseriti nella Classificazine specifica. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 35 di 57

36 Classificazine: dmini pubblic Figura Tempi di cnsegna Attualmente sl il parametr Standard risulta abilitat. Qui è pssibile inserire i girni di cnsegna per singl prdtt, che insieme a quelli degli altri prdtti andrann a cntribuire al calcl della data di prevista cnsegna delle future RDC in cui tale prdtt sarà inserit. Figura 44 Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 36 di 57

37 Classificazine: dmini pubblic Prezz In questa sttsezine è pssibile impstare sia il prezz attuale, e gli eventuali prezzi futuri al prdtt che si sta creand, che gestire il livell di cnfezinament e la quantità di multipli rdinabili. Infatti, un prdtt acquistabile sul NECA crrispnde esattamente ad un cnfezinament acquistabile e nn sn assciabili diversi cnfezinamenti ad un singl prdtt. N.B Si ricrda che il camp prezz del prdtt deve cntenere il risultat della mltiplicazine tra Prezz unitari del Prdtt Aggiudicat e N. Unità cntenute del prdtt acquistabile. N.B2 la quantità di multipli rdinabili è di default 1, ma è pssibile cambiare tale valre cn un numer inter psitiv; in tal cas, durante l acquist del prdtt, si pssn inserire slamente multipli del numer presente nel camp Multipli Ordinabili (es. inserend 5 nel camp Multipli Ordinabili in fase di creazine/mdifica prdtt sarà pssibile acquistare 5, 10, 15, 20 ecc multipli di quel prdtt). Ad gni prdtt pssn essere assciati diversi prezzi, dei quali, sltant un può essere attuale. Inltre, i prezzi passati (cn data di inizi validità nel passat pari alla data dierna) nn sn cancellabili né mdificabili, al fine di tenere traccia delle variazini di prezz nel temp. Il prezz attuale, ciè quell cn data di inizi validità uguale alla data in cui si sta creand il prdtt, nn può essere eliminat dp averl creat. L unic md in cui risulta pssibile mdificarl è accedere alla mdifica del prdtt e inserire un altr prdtt cn la stessa data di inizi validità e svrascriverl. I prezzi dei prdtti pssn assumere 4 diversi stati: Scadut, Sstituit, Attuale, Futur. Figura 45 In fase di creazine del prdtt è cnsentit inserire un unic prezz, per creare eventuali prezzi futuri è necessari accedere alla mdifica del prdtt, dve risulta pssibile inserire nuvi prezzi tramite l appsit pulsante. L icna cestin di fianc al prezz futur permette di cancellare tutti i dati inseriti in riferiment a quel prezz. Per mdificare i Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 37 di 57

38 Classificazine: dmini pubblic prezzi futuri è cmunque necessari svrascriverli creand un nuv prezz cn data uguale a quell che si vule mdificare e cliccand su Inserisci Prezz. Si pssn verificare due situazini di cnflitt di validità fra prezzi, nel mment in cui si sta inserend un nuv prezz: 1. prezz futur: se la data di inizi validità del prezz che si sta inserend è successiva alla data in cui si effettua l perazine ed uguale ad una data di inizi validità di un prezz precedentemente inserit, i due prezzi futuri andrann in cnflitt, e sarà quindi pssibile cancellare il prezz futur precedentemente inserit, ppure cnfermare quell nuv futur. 2. prezz attuale: se la data di inizi validità del prezz che si sta inserend è uguale alla data in cui si effettua l perazine ed esiste già un prezz attuale valid, si prcederà allra cn una mdifica del prezz nuv attuale (il prezz precedentemente inserit viene pst nell stat SOSTITUITO nn eliminat, mentre il nuv prezz viene inserit cn stat ATTUALE ). La i infrmativa di fianc al nme della sezine (Prezz), passandci spra cn il muse, apre un tltip che spiega le linee guida per inseriment e mdifica dei prezzi. Le i infrmative di fianc ai vari prezzi invece, passandci spra cn il muse, cntengn le infrmazini sugli utenti che hann inserit quel prezz e la data e ra in cui è stata effettuata l perazine. Figura 46 Le icne cn? pste di fianc alle sezini prdtt aggiudicat e prdtt acquistabile, se cliccate aprn due schede che spiegan in dettagli quali infrmazini inserire nei campi del prdtt aggiudicat (prdtt aggiudicat/cntrattualizzat) e quali invece inserire nei campi del prdtt acquistabile (cnfezinament). Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 38 di 57

39 Classificazine: dmini pubblic Figura 47 Il pulsante Crea Prdtt cnsente l effettiva creazine del prdtt e un messaggi di buna riuscita dell perazine avvisa che il prdtt è stat creat crrettamente. 6. Pubblicazine Cnvenzine Una vlta Creata la Cnvenzine, i Ltti ed i Prdtti, è necessari pubblicarla per farla passare dall stat In Cmpilazine all stat Attiva In Attivazine (se la data di inizi validità impstata in fase di creazine è futura alla data dierna) Dalla pagina Elenc Cnvenzini ricercare la Cnvenzine appena creata impstand nel filtr Stat l stat In Cmpilazine, spuntare la Cnvenzine e premere sul pulsante Pubblica cme da immagine stt riprtata. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 39 di 57

40 Classificazine: dmini pubblic Figura Gestine Prdtti Cliccand sulla sezine Gestine Prdtti si viene riprtati direttamente alla pagina cntenente l elenc di tutti i prdtti appartenenti alle Iniziative di cui l utente siaprprietari. Questa pagina è divisa in due sezini: la sezine iniziale dedicata alla ricerca e all rdinament dei prdtti e al di stt l elenc di tutti i prdtti e l elenc delle azini dispnibili. Sezine Iniziale cmpsta da 2 sttsezini: Figura filtri cmpsti di 6campi test: Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 40 di 57

41 Classificazine: dmini pubblic Stazine Appaltante (nn presente per il Gestre delle Iniziative, ma presente per le altre utenze) Iniziativa Cnvenzine Ltt Frnitre Cluster 2. sttsezine per l rdinament/navigazine dei prdtti: Il numer di prdtti trvati in crrispndenza cn gli eventuali filtri inseriti La paginazine dei risultati La cmb bx cntenente il numer di elementi che si vglin visualizzare nella pagina La cmb bx per l rdinament dei risultati, secnd il criteri prescelt. Crp principale della pagina visualizzerà l elenc dei prdtti di riferiment che sddisfan le cndizini di filtr e di ricerca specificate, nell rdine specificat. Il bx dei prdtti è suddivis in 6 sttsezini: 1. Identificazine del prdtt, cn le infrmazini relative a: Immagine Stat Cdice Prdtt Cdice secndari Figura Descrizine del prdtt, cn le infrmazini relative a: Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 41 di 57

42 Classificazine: dmini pubblic Nme Prduttre Hyperlink (cn l apertura di una nuva pagina alla pressine del link) Allegat (cn la visualizzazine/dwnlad del file alla pressine del link) Figura Cllcazine del prdtt, cn le infrmazini relative a: Stazine Appaltante Iniziativa Cnvenzine Frnitre Ltt Il click su un più di questi link cmprta l aggirnament della pagina e l impstazine di questi filtri cme criteri di ricerca nella sezine iniziale della pagina. Figura 52 N.B. l ente nn è selezinabile e impstabile cme filtr per il Gestre delle Iniziative 4. Classificazine del prdtt, cn le infrmazini relative a: Cluster Cdice CPV Cdice e classificazine secndaria Il click sul link del Cluster cmprta l aggirnament della pagina e l impstazine di quest filtr cme criteri di ricerca nella sezine iniziale della pagina. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 42 di 57

43 Classificazine: dmini pubblic L icna i infrmativa di fianc ai cdici delle categrie mercelgiche, passandci spra cn il muse mstra la descrizine delle categrie selezinate. Figura Prezz del prdtt, che presenta infrmazini relative a: Valuta e prezz del cnfezinament acquistabile Unità di misura del cnfezinament acquistabile Numer di unità cntenute Unità di misura del prdtt aggiudicat Quantità di Multipli Ordinabili (visibile slamente se il valre è maggire di 1) Figura Azini sul prdtt, che presenterà infrmazini differenti in base all utente lggat in piattafrma: Mdifica - Cliccand sul link Mdifica si apre il frm di creazine prdtt cn tutti i dati mdificabili (tranne iniziativa, cnvenzine, frnitre e ltt). In questa sezine è inltre pssibile inserire nuvi prezzi per il prdtt, ltre che mdificarli. In sede di mdifica sarà necessari inserire una breve nta (che sarà pssibile visualizzare passand il muse spra il tltip alla sinistra della clnna Stat vedi immagine stt) relativa alle mtivazini della variazine. Figura 55 Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 43 di 57

44 Classificazine: dmini pubblic Figura 56 Per mdificare cluster, CPV e classificazine secndaria è necessari cliccare nuvamente sul pulsante Scegli e selezinare un nuv cluster cdice. Il pulsante Salva pst a fnd pagina rende valide le mdifiche effettuate. Il pulsante Annulla invece annulla le mdifiche in crs. Elimina cnsente la cancellazine del prdtt Figura 57 È pssibile visualizzare tutti i prdtti appartenenti alle Iniziative dell utente (in base alla tiplgia di Ente lggat) ltre che dalla pagina di Gestine Prdtti anche navigand le sezini di Iniziative in cnvenzine ed Elenc Cnvenzini e selezinand nella clnna Prdtti l appsit link Visualizza ppure dalla Ricerca cme descritt nel capitl successiv Ricerca prdtti E pssibile filtrare la ricerca prdtti tramite due bxes: 1. Una cmb bx che cnsentirà di selezinare se effettuare la ricerca in tutti i campi dispnibili (scelta di default) slamente per un dei seguenti campi che la cmpngn: Nme Descrizine Cdice prdtt Cdice secndari prdtt Prduttre Cdice CPV Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 44 di 57

45 Classificazine: dmini pubblic Descrizine CPV Cdice appartenente a classificazine secndaria Descrizine del cdice appartenente a classificazine secndaria 2. Una casella di test dve è pssibile digitare quell che si sta cercand. Il pulsante Vai avvia la ricerca che si vule effettuare. Figura Caricament massiv catalg La creazine dei prdtti è pssibile anche attravers il caricament massiv selezinand la vce di menu crrispettiva. Figura 59 La pagina Caricament massiv catalg è suddivisa in 3 sezini: 1. Cme prim element della pagina trviam gli Strumenti utili necessari per il caricament massiv dei prdtti: Template_Caricament_Prdtti_Prezzi.csv: è il file excel da cmpilare per il caricament di prdtti e prezzi; Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 45 di 57

46 Classificazine: dmini pubblic Infrmazini_Caricament_Prdtti_e_Prezzi.pdf: è la guida per la cmpilazine del Template; Anagrafica Frnitri: file excel nel quale sn indicati gli ID (identificativi) e i nmi dei Frnitri registrati al negzi elettrnic; Anagrafica Cluster: file excel riassuntiv delle anagrafiche dei cluster, cntenente gli ID (identificativi) e i nmi dei cluster creati dalla prpria Stazine Appaltante; Anagrafica Cnvenzini e Ltti: file excel cntenente gli ID e i nmi delle Cnvenzini e dei ltti creati dalla prpria Stazine Appaltante. Anagrafica_CPV.csv: file excel che cntiene tutti i cdici identificativi dei CPV e la relativa descrizine Anagrafica_ATC.csv: file excel che cntiene tutti i cdici identificativi degli ATC (tip prdtt Farmac) e la relativa descrizine Anagrafica_CND.csv: file excel che cntiene tutti i cdici identificativi dei CND (tip prdtt Dispsitiv Medic) e la relativa descrizine Anagrafica_SAC.csv: file excel che cntiene tutti i cdici identificativi dei SAC (Servizi Accessri) e la relativa descrizine Figura 60 N.B si ricrda che tutte le infrmazini utili per la cmpilazine del template excel si trvan all intern del file Infrmazini_Caricament_Prdtti_e_Prezzi.pdf 2. La secnda parte della pagina cntiene la pssibilità di allegare il file tramite il pulsante Sfglia e di caricarl effettivamente in piattafrma tramite l appsit bttne Esegui caricament. Figura 61 Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 46 di 57

47 Classificazine: dmini pubblic N.B. si ricrda che in cas di errri il caricament nn verrà effettuat in piattafrma. 3. La terza sezine cntiene una tabella cn tutti i caricamenti massivi precedentemente effettuati per le iniziative di cui l utente lggat è wner. Dp aver cmpilat il file in tutte le sue parti, prima di caricarl è necessari creare un file.zip cntenente il template excel per il caricament ed eventualmente, se presenti, le immagini e gli allegati da assciare al prdtt. Tutti i caricamenti massivi andati a bun fine pplerann la tabella Richieste di caricament massiv catalg. E pssibile scaricare il file.zip caricat cliccand sul link del nme del file che si trva all intern della clnna Tracciat catalg (prdtti e prezzi). Figura Aggirnament Massiv Prezzi La funzinalità Aggirnament Massiv Prezzi cnsente la mdifica massiva di prezzi e prdtti delle cnvenzini attive su NECA. Cliccand sulla crrispndente vce del menu Prdtti veniam reindirizzati ad una pagina che si presenta nel seguente md: Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 47 di 57

48 Classificazine: dmini pubblic Figura 63 L idea è quella di cnsentire la mdifica massiva dei prezzi relativi ai prdtti di una iniziativa di una cnvenzine scaricand un dcument CSV che si dvrà pi ricaricare in piattafrma una vlta mdificat. Per cmpletare crrettamente la prcedura bisgna prcedere nel seguente md: Salvare lcalmente in file CSV cliccand Esprta CSV in crrispndenza dell iniziativa cnvenzine che si è decis di editare. Tali campi si aut cmpilan dp l inseriment di tre caratteri e le cnvenzini mstrate sarann quelle appartenenti all iniziativa selezinata in precedenza. Il file presenta una serie di campi (tra cui Cdice e Nme Iniziativa, Cdice e Nme Cnvenzine, Cdice Ltt, Cluster, Cdice CPV, Cnfezinament, Valuta ecc) che riprtan i dati dei singli prdtti presenti a sistema per la determinata Iniziativa Cnvenzine. Per prcedere cn l aggirnament massiv ccrre cmpilare gnuna delle seguenti celle, anche in cas di mdifica di una sla vce dell elenc, per gni prdtt per cui si desidera la mdifica del prezz: Inizi Validità (new) Valuta (new) Prezz Unitari IVA esclusa (new) Unità di misura (new) N. unità cntenute (new) Cnfezinament (new) Prezz IVA esclusa (new) Multipli rdinabili (new) Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 48 di 57

49 Classificazine: dmini pubblic Nte Max 50 car. Una vlta editate le celle del file, creare una versine.zip del file CSV. Caricare il file.zip selezinandl tramite il tast sfglia presente nella pagina Aggirnament Massiv prezzi Cliccare Esegui aggirnament per prcedere cn l imprtazine del file e la mdifica prezzi, ppure Annulla per annullare l perazine. Figura 64 In cas di imprtazine psitiva cmparirà un messaggi di ntifica L aggirnament prezzi è terminat, e sarà pssibile prcedere, eventualmente, cn un nuv caricament massiv. Qualra il caricament massiv nn dvesse andare a bun fine cmparirà l alert Attenzine! Il caricament del file di aggirnament prezzi nn è stat cmpletat crrettamente. Si sn verificati alcuni errri stt cui verrann riprtati gli errri, divisi per riga, che hann impedit il caricament. Quest perché il file è sttpst a dei cntrlli di imprtazine, tra cui: Tutti i campi sn da cmpilare bbligatriamente; Cntrll del cdice Identificativ univc NECA (per assciare la mdifica al prdtt crrett); Il prezz inserit nel camp Prezz IVA esclusa deve essere il risultat della mltiplicazine fra prezz unitari di aggiudicazine e numer di unità di prdtt cntenute nel cnfezinament acquistabile; Il valre inserit nel Prezz deve essere un numer maggire di 0; Il numer di unità cntenute deve essere psitiv; Inizi validità deve essere una data almen pari al girn in cui avviene la mdifica. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 49 di 57

50 Classificazine: dmini pubblic Nel cas in cui la data Inizi Validità crrispnda alla data del girn della mdifica il sistema chiederà di cnfermare la sstituzine del prezz attuale; cliccand Sì la mdifica prenderà att, cliccan N in sistema nn attuerà nessuna mdifica e si trnerà alla pagina di caricament massiv. NB: La cmparsa di un qualsiasi messaggi di errre inibisce il caricament massiv e impedisce al Gestre la mdifica dei prezzi dei Prdtti. 8. Menu Gestine All intern del menu, alla vce Gestine, è pssibile visualizzare e gestire sia gli Ordinativi di Frnitura che le Richieste di Cnsegna emesse da altri Enti su Cnvenzini create dalla nstra Stazine Appaltante. Nel dettagli vedrem ra le perazini pssibili sia per quant riguarda la gestine degli OdF che delle RdC. Figura 65 Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 50 di 57

51 Classificazine: dmini pubblic 8.1. Ordinativi di Frnitura In Questa sezine è pssibile gestire gli Ordinativi di Frnitura emessi da altri Enti per le Cnvenzini create dalla prpria Stazine Appaltante. Il Gestre delle Iniziative può inserire il Cdice di Fatturazine Elettrnica esclusivamente negli OdF presenti nell elenc generat cliccand su Apri in alt alla pagina (il cdice deve essere presente tra gli uffici censiti all intern del sit dell indice delle Pubbliche Amministrazini La prima parte della pagina riguarda il mtre di ricerca degli OdF che è pssibile effettuare in base a divers criteri: N. OdF Neca/Ente, Stat, Ente, Iniziativa, Cnvenzine e Data Inltr. Il pulsante Cancella permette di pulire i filtri delle ricerche effettuate in precedenza in md da pterne effettuare altre. E pssibile l esprtazine di un file in frmat. xls ppure.csv degli OdF visualizzati nella tabella sttstante; i dati cntenuti nei file esprtati sn a livell di OdF/Ltt e le infrmazini pssn essere utili alla pubblicazine ai sensi della legge 190/2012. Figura 66 La secnda parte invece riguarda gli OdF, inseriti in una tabella che riprta le seguenti infrmazini: Cnvenzine: nme della Cnvenzine sulla quale è stat emess l OdF; N. OdF Neca: assegnat all OdF in autmatic da Neca; N. OdF Ente: assegnat all OdF dall utente che l ha emess; Stat: stat dell Ordinativ di Frnitura; Data di inltr: data in cui è stat inltrat al Frnitre; Punt Ordinante; Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 51 di 57

52 Classificazine: dmini pubblic Azini: clnna cntenente tutte le azini che il Gestre delle Iniziative può effettuare su quell OdF. Figura 67 Vediam di seguit le azini che il Gestre delle Iniziative può svlgere su un determinat OdF: Chiudi: questa funzinalità permette di chiudere un OdF indipendentemente dal livell di ersine dell stess. Il massimale residu di un OdF chius sarà re-intrdtt nel massimale ttale del ltt; Riassegna: gni OdF è assegnat ad un PO, che di fatt l inltra al Frnitre appnend la firma digitale all rdine. La funzinalità del Riassegna permette di assegnare un OdF ad un altr PO tra quelli dell stess Ente; Mdifica: il Gestre delle Iniziative può mdificare tutti i dati di un OdF tranne l impegn; Riduci: cn questa funzinalità è pssibile ridurre l impegn di un Ordinativ di Frnitura. L imprt residu (dall imprt riginale all imprt ridtt) verrà reintrdtt nel massimale del ltt; Aumenta: questa azine invece permette di aumentare l impegn di un OdF. La differenza di imprt tra l riginale e quell aumentat erderà il massimale ttale del ltt; Rimuvi: questa funzinalità invece permette di rimuvere un OdF. La rimzine è pssibile sl nel cas in cui nn vi sian richieste di cnsegna assciate; Dettagli: permette di visualizzare il dettagli dell Ordinativ di Frnitura. Oltre alla gestine degli OdF, il Gestre delle Iniziative ha la pssibilità di crearne per cnt di altri Enti sulle Cnvenzini create dalla prpria Stazine Appaltante. Tramite il pulsante Crea si ptrà accedere alla pagina di creazine dell Ordinativ di Frnitura (per maggiri infrmazini cnsultare il manuale NECA Guida per le PA. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 52 di 57

53 Classificazine: dmini pubblic 8.2. Richieste di Cnsegna La sezine Richieste di cnsegna permette invece di gestire le RdC. La prima parte di questa sezine riguarda il mtre di ricerca che cntiene i seguenti criteri: Numer RdC Neca, Numer RdC Ente, Stat, Ente, Frnitre, Iniziativa, Cnvenzine, Data di inltr e Canale invi RdC. Eseguita la ricerca è pssibile pi esprtare il risultat in frmat xls tramite appsiti link, vedi par Figura 68 La secnda parte invece presenta una tabella cntenente tutte le RdC emesse da altre stazini appaltanti sulle Cnvenzini create dalla prpria. Le infrmazini visibili in questa tabella sn: Numer RdC Neca, Numer RdC Ente, Ente richiedente, Invi RdC, Nte, Stat, Data e Azini. Figura 69 Le azini pssibili da parte del Gestre delle Iniziative sulle RdC sn le seguenti: Dettagli: cnsente di visualizzare la RdC nel dettagli, scaricare eventuali allegati alla RdC ed eventualmente scaricare la versine sia in frmat pdf che excel. All intern del dettagli di una RdC è inltre pssibile visualizzare la data di attestazine riceviment. Rifiuta: il rifiut di una RdC equivale ad un annullament. In quest cas, l impegn di una RdC rifiutata verrà reintrdtt nell impegn ttale dell OdF al quale era cllegat; Gestisci: Tale azine cnsente di prre l RdC nell stat di Rttura di Stck Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 53 di 57

54 Classificazine: dmini pubblic Figura 70 Premend il tast Rttura di Stck cmparirà una pagina di cnferma di Rttura di Stck dve premend il tast Annulla l utente verrà reindirizzat nella pagina Richieste di Cnsegna e l stat dell RdC rimarrà invariat, mentre premend il tast Cnferma l RdC assumerà l stat Rttura di Stck e verrà inviata ntifica via (PEO) all ente che ha emess l RdC; l utente verrà reindirizzat nella pagina Richieste di Cnsegna dve vedrà il cambi di stat dell RdC Reprt RdC Figura 71 Nella pagina Hme Richieste di Cnsegna è pssibile scaricare un reprt dedicat alle infrmazini desiderate relative alle RdC generate. I reprt cnterrann il risultat di quant selezinat nel mtre di ricerca presente nella parte superire di questa sezine (Ente, Iniziativa, Cnvenzine, ecc ). Il reprt RdC è dispnibile in tre versini: Elenc RdC ; Elenc RdC cn Dettagli Ltti ; Elenc RdC cn Dettagli Prdtti. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 54 di 57

55 Classificazine: dmini pubblic Figura 72 Per scaricare un reprt RdC è sufficiente cliccare il crrispndente link tra quelli psizinati in bass a destra Ogni Versine si differenzia dall altra per la quantità di infrmazini che cntiene; tutti i reprt hann in cmune le seguenti infrmazini: N RdC Neca, N RdC Ente, Data RdC, Stat RdC, Data spedizine, N OdF NECA, N OdF Ente, Data OdF, Ente (Ente richiedente), Utente (impiegat che ha emess la RdC), Centr di cst, Cnvenzine e Frnitre. Oltre a quant indicat spra, il reprt Elenc RdC cntiene le seguenti infrmazini aggiuntive: Imprt prdtti (imprt ttale dei prdtti facenti parte della RdC), Imprt servizi aggiuntivi e Imprt ttale (Imprt prdtti + Imprt servizi aggiuntivi); Il reprt Elenc RdC cn Dettagli Ltti cmprende le infrmazini relative al/ai ltt/i di riferiment di gni RdC, cn gli imprti e i servizi aggiuntivi suddivisi per ltt; Al reprt Elenc RdC cn Dettagli Prdtti si aggiungn invece le infrmazini relative ai dettagli dei prdtti cntenuti in gni RdC. Essend quest un reprt mlt dettagliat nn sarann presenti i dati relativi agli Imprti servizi aggiuntivi e Imprti ttali ma sl l imprt ttale dei singli prdtti. 9. Sezine Amministrazine Questa sezine riguarda la visualizzazine delle anagrafiche di Enti e Frnitri e la gestine del prpri prfil persnale. Le vci di questa sezine sn: Anagrafica Enti; Anagrafica Frnitri; Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 55 di 57

56 Classificazine: dmini pubblic Prfil persnale. Figura 73 Anagrafica Enti All intern di questa stt-sezine sn presenti le anagrafiche degli Enti registrati al negzi elettrnic, racchiuse in una tabella. Le infrmazini visibili sn: Denminazine Ente, Partita IVA, Stat, Nme utente (ID), Indirizz . E presente anche un mtre di ricerca cn il quale è pssibile ricercare gli Enti cn i seguenti criteri: Ragine sciale (denminazine ente) e Stat. Anagrafica Frnitri In questa stt-sezine è pssibile visualizzare le anagrafiche dei Frnitri presenti su NECA. Anche per i frnitri, le infrmazini sn racchiuse in una tabella e sn le seguenti: Ragine sciale Frnitre, Partita IVA, Stat, Nme utente (ID), Indirizz . È presente anche qui il mtre di ricerca cn i criteri Ragine sciale e Stat. Prfil Persnale La stt-sezine Prfil persnale permette di accedere al prpri prfil ed eventualmente apprtarvi mdifiche. Nel cas in cui il Gestre delle Iniziative peri già sul negzi elettrnic in qualità di PO PI all intern del prfil persnale trverà l elenc delle Cnvenzini sulle quali può perare cn le infrmazini sul budget. Manuale di supprt all utilizz del NECA - CREAZIONE E GESTIONE CONVENZIONI Pagina 56 di 57