ESPORTAZIONE DI DATI ED IMMAGINI PER IL CARICAMENTO IN DOCUMATIC CLOUD

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1 Cdice dcument Data creazine 07/03/2016 Ultima revisine 24/05/2016 Sftware DOCUMATIC Versine 7 Argment DOCUMATIC CLOUD ESPORTAZIONE DI DATI ED IMMAGINI PER IL CARICAMENTO IN DOCUMATIC CLOUD In quest dcument è spiegata dettagliatamente la prcedura da seguire per imprtare in DOCUMATIC CLOUD dcumenti e i dati ad essi assciati, archiviati in DOCUMATIC. ESPORTAZIONE DI UN LOTTO DI DOCUMENTI Avviare DOCUMATIC e aprire la lista cn i dcumenti da esprtare. Selezinare l pzine Esprta tabella dcumenti sul menu Servizi. È mstrata la finestra Premere [1] (Opzini). È mstrata la finestra 1

2 1. Barrare le caselle Esprta file dati e Esprta immagini / dcumenti elettrnici / allegati Sezine File dati 2. Selezinare extensible Markup Language (XML) nella lista a discesa Frmat file dati ; 3. Inserire un nme di file XML valid, cmplet di percrs, nella casella Nme file dati. È pssibile utilizzare il pulsante pst a destra della casella. Il nme del file deve essere necessariamente IMPORT.XML ; 4. Selezinare un più campi da esprtare. Per selezinare più di un camp tenere premut il tast CTRL e fare click sulla vce nella lista. I campi da esprtare sarann mstrati in verde nella lista; 5. Barrare la casella Esprta per DOCUMATIC CLOUD ; 6. Premere il pulsante pst a destra della casella Esprta per DOCUMATIC CLOUD. È mstrata la finestra a. Selezinare il camp DOCUMATIC da assciare al camp DOCUMATIC CLOUD nella lista a discesa Camp chiave DOCUMATIC ; b. Inserire il nme del camp DOCUMATIC CLOUD nella casella Camp chiave DOCUMATIC CLOUD (nme). Il nme deve crrispndere esattamente a quell di DOCUMATIC CLOUD (maiuscle, minuscle e spazi) ( 1 ); c. Inserire il nme fisic del camp DOCUMATIC CLOUD nella casella Camp chiave DOCUMATIC CLOUD (nme fisic). Il nme fisic cmincia sempre per camp_ seguit 1 Il nme del camp si trva in DOCUMATIC CLOUD > Gestine dcumenti > Tiplgie dcumentali > (tiplgia dcumentale) > Gestine campi > Clnna Camp / Cdifica

3 da un numer. Il nme fisic deve crrispndere esattamente a quell di DOCUMATIC CLOUD ( 2 ); d. Premere Aggiungi. Una nuva vce è aggiunta alla lista dei campi da esprtare. Premere Mdifica per mdificare la vce. Premere Elimina per cancellare la vce; e. Premere Ok per salvare le impstazini. Sezine Immagini / Dcumenti elettrnici / Allegati Barrare la casella Esprta immagini ; 8. Selezinare il pulsante di pzine Cpia i file in ; 9. Selezinare una directry nella quale esprtare le immagini dei dcumenti tramite il pulsante [1]; 10. Selezinare il pulsante di pzine Lascia immagini nel frmat riginale se i dcumenti sn stati acquisiti e archiviati nel frmat PDF multipagina. In cas cntrari selezinare il pulsante di pzine Cnverti nel frmat, selezinare PDF Prtable Dcument Frmat nella lista a discesa sttstante e barrare la casella Multipagina. DOCUMATIC CLOUD è ttimizzat per gestire i dcumenti stt frma di PDF multipagina, al limite si pssn usare i TIF multipagina JPEG se il dcument è cmpst da una sla pagina; 11. [OPZIONALE] Barrare la casella Rinmina le immagini / immagini firmate in base alla sequenza dati e selezinare una sequenza dati tramite il pulsante [2] ppure creare una sequenza dati appsita. L utilizz di questa pzine nn è bbligatri, ma l us di una sequenza dati permette di assegnare all immagine esprtata un nme che nn sia casuale; 12. Barrare la casella Crea file cmpress ed inserire un nme di file ZIP valid, cmplet di percrs, nella casella accant. È pssibile utilizzare il pulsante pst a destra della casella. Quest file ZIP sarà quell effettivamente utilizzat da DOCUMATIC CLOUD per l imprtazine; 13. [OPZIONALE] Barrare la casella Elimina cntenut directry esprtazine all inizi dell perazine per cancellare dalla directry da utilizzare per l esprtazine file inutili eventualmente presenti; 14. [OPZIONALE] Barrare la casella Apri directry esprtazine al termine dell perazine per aprire la directry utilizzata per l esprtazine al termine dell perazine per verificarne il cntenut. Utilizzare una sla directry nella quale salvare il file XML, le immagini dei dcumenti e il file ZIP. 2 Il nme fisic del camp si trva in DOCUMATIC CLOUD > Gestine dcumenti > Tiplgie dcumentali > (tiplgia dcumentale) > Gestine campi > Clnna Nme clnna

4 Se il caricament dei dcumenti avviene in un sit WEB nn esprtare un numer elevat di dcumenti. Nn superare i 1000 / 2000 dcumenti. Il numer massim di dcumenti è impstabile in DOCUMATIC CLOUD > Applicativ > Cnfigurazine > Sezine Applicativ > Camp Numer Massim recrd da imprtare. IMPORTAZIONE IN DOCUMATIC CLOUD Avviare DOCUMATIC CLOUD, aprire il titlari all intern del quale imprtare i dcumenti e psizinarsi sulla cartella di destinazine Nel pannell di destra si apre la lista dei dcumenti. 1 Premere [1] e scegliere l pzine Dati XML (*.xml). Nella successiva finestra

5 15. Selezinare le unità rganizzative autrizzate a visinare i dcumenti che sarann imprtati; 16. Tramite il pulsante Scegli file selezinare il file ZIP esprtat da DOCUMATIC; 17. Premere Imprta per avviare l imprtazine ppure < Vai all archivi per annullare l perazine. Al termine dell perazine è mstrat il messaggi Operazine cmpletata. IMPORTAZIONE IN DOCUMATIC CLOUD METODO ALTERNATIVO In cas di prblemi durante l uplad del file ZIP è pssibile eseguire l uplad manuale nella cartella che DOCUMATIC CLOUD utilizza cme appggi per la decmpressine. La directry si chiama TMP e si trva nella directry principale dell applicazine Il file ZIP da inserire nella directry TMP deve avere necessariamente cme nme il frmat AAAAMMGGHHMMSS.ZIP (Es ZIP). Nn deve essere necessariamente la data crrente pertant è pssibile esprtarl cn un nme fiss già da DOCUMATIC (paragraf Esprtazine di un ltt di

6 dcumenti punt 12). Per l uplad pssibile utilizzare le funzinalità FTP frnite da Micrsft Windws utilizzare un cmune client FTP. Se un più file cn nmi validi sn presenti nella cartella TMP è mstrata una lista a discesa supplementare È sufficiente selezinare il file che si desidera imprtare. Al termine del prcessament il file sarà cancellat dalla directry dalla stessa prcedura. Risluzine dei prblemi Il file ZIP deve cntenere un file XML denminat IMPORT.XML e i file degli allegati, tutti sull stess livell. Il file XML deve avere la seguente struttura: <?xml versin="1.0" encding="windws-1252"?> <tabledata> <fields> <field>nme Camp 1</field> <field>nme Camp 2</field> <field>nme Camp 3</field> </fields> <data> <rw> <index> <camp_1>softworks2000</camp_63> <camp_2> </camp_58> <camp_3>123</camp_60> </index> <attachments> <attachment> <nme_allegat>allegato1</nme_allegat> <nme_file>allegato1.pdf</nme_file> </attachment> </attachments> </rw> </data> </tabledata>

7 Di seguit sn mstrati alcuni messaggi di errre e la pssibile sluzine. È necessari selezinare almen una unità rganizzativa nella lista a discesa Unità rganizzative. È necessari selezinare il file ZIP da imprtare cntenente il file XML e gli allegati nella casella Imprta file tramite il pulsante Scegli file. Il numer di campi esprtat deve crrispndere esattamente al numer di campi cntenuti nella tiplgia dcumentale in DOCUMATIC CLOUD. All intern del file ZIP nn è presente alcun allegat ppure un più allegati nn sn stati trvati. All intern del file ZIP è presente un file di tip nn previst per la tiplgia dcumentale (ad esempi un file XLS se le estensini previste sn PDF, TIF e JPG) ( 3 ). Se la prcedura di imprtazine ad un cert punt si blcca verificare i seguenti punti: È stat selezinat un file ZIP nn valid Nel file IMPORT.ZIP nn è presente il file IMPORT.XML Ci sn dei campi nel database di DOCUMATIC CLOUD nn validi per imprtare i dati (es. un camp che in DOCUMATIC è definit di tip carattere, in DOCUMATIC CLOUD è definit di tip data) Ci sn dei campi nel database di DOCUMATIC CLOUD dimensinati in md nn sufficiente per imprtare i dati (es. un camp che in DOCUMATIC è definit di tip carattere di lunghezza 60, in DOCUMATIC CLOUD è definit di tip test di lunghezza 40) Per la directry TMP, dve DOCUMATIC CLOUD salva ed estrae il file ZIP, nn si hann i privilegi di lettura / scrittura Verificare l esistenza e l esattezza della directry di salvataggi degli allegati in Applicativ > Cnfigurazine > FILESYSTEM 3 Per assciare un tip di file ad una tiplgia dcumentale DOCUMATIC CLOUD > Applicativ > Tipi di allegati > Nuv recrd. Per quant riguarda il cntenut della casella Cntent type si rimanda a quest sit (clnna MIME Type / Internet Media Type ).