Definizione del budget in fase di proposta

Transcript

1 Definizione del budget in fase di proposta Claudia Zurlo Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali e finanziari-apre

2 AGENDA MODULISTICA CRITERI DI ELEGGIBILITA CATEGORIE DI COSTO

3 PART B Technical PART A Administrative

4 A3 Budget

5 A3 Budget Direct costs 5

6 PARTE A -BUDGET CRITERI DI ELEGGIBILITA Per essere considerati eleggibili, i costi devono essere: REALI (non stimati) eccezione: costi medi del personale!!! SOSTENUTI DAL BENEFICIARIO DETERMINATI IN ACCORDO CON LE USUALI PRATICHE CONTABILI DEL BENEFICIARIO (legislazione nazionale) SOSTENUTI NEL CORSO DEL PROGETTO eccezione: costi relativi ai rapporti finali e alla certificazione dei costi!!! UTILIZZATI NEL SOLO SCOPO DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI PROGETTUALI (essenziali per la gestione del progetto; in linea con i principi di economia, efficacia ed efficienza) REGISTRATI NEI LIBRI CONTABILI DEL BENEFICIARIO (e, nel caso di contributo di parti terze, nei libri contabili delle parti terze) INDICATI NELL ANNEX II ESTIMATED BUDGET DEL GA

7 PARTE A -BUDGET COSTI NON ELEGGIBILI Interessi passivi; Debiti; Accantonamenti per perdite o passività future Perdite su cambi; Costi bancari applicati dalla banca del coordinatore all atto della ricezione dei pagamenti UE; Spese eccessive o sconsiderate; Costi sostenuti durante la sospensione dell azione; Costi relativi ad altri progetti comunitari (eg. H2020, Fondi Strutturali, JU, art.185, etc ) IVA detraibile; IRAP

8 PARTE A -BUDGET IVA IVA ELEGGIBILE SE NON DETRAIBILE!!! Art. 72 co 3 DPR n.633/1972 (per importi > 300 ) CONDIZIONI: citare il riferimento all art. nella fattura del fornitore NON IMPONIBILITA IVA nei LIMITI DEL CONTRIBUTO UE a cui è riconducibile l operazione imponibile ESEMPI: Costi sostenuti in una RIA = IVA non imponibile al 100% Costi sostenuti nelle INNOVATION ACTION da parte di soggetti profit = IVA non imponibile al 70%

9 COSTI ELEGGIBILI = COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI Costi attribuibili direttamente al progetto ESEMPI: personale, viaggi, attrezzature, consumabili, ecc Costi NON attribuibili direttamente al progetto, ma sostenuti in relazione ai costi diretti ESEMPI: costi connessi alle infrastrutture (affitto, ammortamento edifici), acqua, gas, elettricità, manutenzione, assicurazione, spese postali, costi di connessioni rete, personale tecnico-amministrativo, ecc

10 STRUTTURA DELLA PROPOSTA PARTE A STIMA DEL BUDGET STIMA COSTI DIRETTI

11

12 Forme di costo: Actual costs Costs actually incurred, identifiable and verifiable, recorded in the accounts, etc. NEW: non-deductible VAT paid is also eligible Unit costs A fixed amount per unit determined by the Commission Example: SME owners' unit cost For average personnel cost (based on the usual accounting practices with or without COMUC) Lump sum A global amount to cover one or several cost categories Example: Phase 1 of the SME instrument Flat rate A percentage to be calculated on the eligible costs Example: 25 % flat rate for indirect costs

13 Tipologie di costo & forme di costo FORMS OF COSTS Personnel BUDGET CATEGORIES DIRECT COSTS Subcontracting Financial support to 3rd parties Other INDIRECT COSTS SPECIFIC CATEGORIES OF COSTS Actual costs Unit costs Yes for - Average personnel costs - SME owners & natural persons without a salary Yes if envisaged by Comm. Decision Flat-rate costs Lump sum costs Yes if envisaged by Comm. Decision

14 PARTE A STIMA DEL BUDGET COSTI DEL PERSONALE 1.TIPOLOGIE DI COSTI e DI CONTRATTI ELEGGIBILI: personale strutturato (a tempo determinato/indeterminato) proprietari di PMI/ persone fisiche che non percepiscono un salario personale distaccato da parti terze 2.METODOLOGIE DI CALCOLO [Opzione standard: (COSTO ORARIO x NUMERO DI ORE LAVORATE SUL PROGETTO) + REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA]

15 Tipologie contrattuali NON eleggibili come personnel cost Contracts with companies (e.g. temporary work agencies) to provide staff Natural persons (e.g. consultants) not fulfilling the conditions mentioned in the previous slide. them e.g. working autonomously on the tasks assigned to Natural persons (e.g. consultants) paid for deliverables rather than for working time! In questi casi i costi sono eleggibili come 'Other goods and services' o 'Subcontracting' ma non come personnel costs

16 COSTI DEL PERSONALE METODOLOGIE CALCOLO DEI COSTI DEL PERSONALE ACTUAL COSTS UNIT COSTS Metodo di calcolo definito nel model Grant Agreement, in linea con le usuali procedure contabili dell ente AVERAGE PERSONNEL COSTS Se in linea con le usuali procedure contabili dell ente SME OWNERS AND NATURAL PERSONS WITHOUT A SALARY Definito dalla Commissione

17 ACTUAL PERSONNEL COSTS CALCOLO ACTUAL PERSONNEL COSTS= ore lavorate sul progetto x costo orario COSTO ORARIO = SALARIO ANNUALE ORE PRODUTTIVE ANNUALI

18 COSTI DEL PERSONALE ACTUAL COSTS REMUNERAZIONE TOTALE REMUNERAZIONE STANDARD REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA PAGA BASE COMPONENTI AGGIUNTIVE Previste dalla normative nazionale o dal contratto per remunerare l attività principale Pagamento non soggetto alla discrezionalità del datore di lavoro Non legate ad un progetto specifico (esempi: tredicesima, indennità per lavori nocivi o pericolosi, etc ) ALTRI BONUS Eleggibile solo per enti no profit Soggetta ai criteri di eleggibilità Potenzialmente scaturente da un progetto specifico COSTO ORARIO

19 ACTUAL PERSONNEL COSTS ORE PRODUTTIVE ANNUALI 1720 ORE per personale full time (o pro-rata per personale part-time) MONTE ORE INDIVIDUALE calcolate con la seguente formula: ore lavorabili da contratto (workable) + straordinari assenze (malattia e altri congedi) MONTE ORE STANDARD (purché almeno il 90% delle ore lavorabili per anno) POSSIBILITA DI COMBINARE LE TRE OPZIONI Esempio: Beneficiario X calcola il costo orario come segue: Ore produttive annuali individuali per personale amministrativo Ore produttive annuali standard per docenti 1720 per ricercatori e tecnici di laboratorio

20 ACTUAL PERSONNEL COSTS CALCOLO COSTO ORARIO! Il costo orario va calcolato in base all anno finanziario, per cui non sarà più possibile rendicontare adjustments nel successivo reporting period. Se l anno finanziario non è chiuso al momento della rendicontazione, si utilizzeranno gli importi ultimi certificati disponibili alla fine del periodo di rendicontazione. 01/10/ /03/2016 Reporting period (example) Hourly rate of 2014 Hourly rate of 2015 Hourly rate of 2015 also for these months

21 COSTI DEL PERSONALE TIME SHEET (MODELLO CE) NON OBBLIGATORIO!

22 COSTI DEL PERSONALE SELF-DECLARATION (MODELLO CE) DA UTILIZZARE IN ALTERNATIVA AL TIME SHEET SOLO SE LA PERSONA LAVORERA ESCLUSIVAMENTE SULL AZIONE PER UN PERIODO SUFFICIENTEMENTE LUNGO (NO PERIODI DI LAVORO ESCLUSIVO INTERMITTENTI o SPORADICI)

23 ACTUAL PERSONNEL COSTS REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA GENERALMENTE INELEGGIBILE ECCEZIONE per ORGANISMI NO PROFIT se: 1. rientra nelle pratiche usuali del beneficiario ed è riconosciuto tutte le volte in cui è richiesto lo stesso tipo di lavoro/esperienza ESEMPI: ACCETTABILE: Un salario normale è riconosciuto per attività di insegnamento, una remunerazione aggiuntiva per attività di ricerca NON ACCETTABILE: Remunerazione aggiuntiva riconosciuta per l utilizzo dell inglese, la partecipazione ad azioni internazionali o multi partner 2. I criteri utilizzati per calcolare la remunerazione aggiuntiva sono oggettivi e generalmente applicati dal beneficiario, indipendentemente dalla fonte di finanziamento ESEMPI: ACCETTABILE: Tutti I professori che svolgono attività di ricerca oltre alle attività di insegnamento, ricevono un pagamento aggiuntivo pari al 10% del loro salario NON ACCETTABILE: Il Direttore decide di pagare una remunerazione aggiuntiva (del 10% del salario) al professore che svolge attività di ricerca

24 Additional Remuneration additional remuneration: eleggibile nella misura massima di EUR for a full-time employee working exclusively for the action during the entire year. Occupation hired full time during the entire year Contract NOT hired full time during the entire year working exclusively for the EU action during the entire year NOT working exclusively for the EU action during the entire year EUR pro-rata amount of EUR {8 000 / annual productive hours FTE} * hours worked for the action over the year! The ceiling covers the additional remuneration + all additional taxes, costs and social security contributions triggered by the additional salary.

25 CALCOLO COSTI DEL PERSONALE METODOLOGIA PROPRIETARI DI PMI/ PERSONE FISICHE PROPRIETARI DI PMI E PERSONE FISICHE CHE NON PERCEPISCONO UN SALARIO Calcolo dei costi del personale sulla base del costo orario unitario ricavato dall utilizzo delle Monthly living allowance per i ricercatori esperti delle azioni Marie Curie Individual Fellowship Tempo produttivo annuale= 1720 ore FORMULA PER IL CALCOLO DEL COSTO ORARIO: 4650/143 x coefficiente correttivo del Paese/100* (106,7%)= 34,69 /h *

26

27 PARTE A - BUDGET ALTRI COSTI DIRETTI TIPOLOGIE DI COSTI VIAGGI dello staff di progetto e degli esperti esterni coinvolti nell attività (se previsto in Annex I) ATTREZZATURE (in alternativa: quota di ammortamento per % utilizzo; prezzo di acquisto se previsto dal WP; leasing; contributo in kind della parte terza) ALTRI BENI o SERVIZI (consumabili, costi di disseminazione e di IPR, CFS, costi di traduzione) COSTI OPERATIVI DELLE INFRASTRUTTURE DI RICERCA DI VALORE SUPERIORE AI 20M (previo ex ante assessment della Commissione)

28 ALTRI COSTI DIRETTI GRANDI INFRASTRUTTURE di RICERCA CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA : La somma del valore storico di ciascuna infrastruttura di ricerca è uguale o superiore a 20M e rappresenta almeno il 75% dei beni immobili (valore storico da ultimo bilancio oppure determinato sulla base del costo di affitto/leasing); EX ANTE ASSESSMENT della CE ( h2020-hi-large-infrastructures-ass_en.pdf) rendicontabile solo per la parte corrispondente alla durata/finalità dell azione

29 GRANDI INFRASTRUTTURE DI RICERCA EX ANTE ASSESSMENT DOCUMENTAZIONE: 1) Breve descrizione delle attività del beneficiario (eg. forma giuridica, organigramma, etc), in particolare quelle associate alle grandi infrastrutture di ricerca; 2) Lista delle infrastrutture di ricerca per dislocazione, area di ricerca e valore storico 3) Ultimi due bilanci

30 EX ANTE ASSESSMENT DOCUMENTAZIONE SU PP

31 EX ANTE ASSESSMENT DOCUMENTAZIONE SU PP

32 EX ANTE ASSESSMENT TIPO Da: [mailto:ec-ex-ante- Inviato: sabato 6 settembre :19 Oggetto: Horizon Flag Large Research Infrastructure - [Name of the entity] Dear [Mr/Mrs name of the LEAR] I am writing to you in my capacity as member of the team for Large Research Infrastructure (Horizon 2020). It appears that [date of the flag], [Mr/Mrs name of the person who flag the LRI Box] flagged the tick box for Large Research Infrastructure in the update module for new entities in the H2020 Participant Portal. As you can note from the following pop up screens, flagging this box has a specific meaning : If your entity is indeed interested to apply the provisions of Article 6.2.D.4 of the H2020 Grant Agreement for Large Research Infrastructure, you as the official Legal Entity Appointed Representative (LEAR) for [Name of the entity] (with validated n PIC [PIC Number]) are expected: to confirm the choice of your organisation by replying to this ; to confirm that your organisation complies with all the conditions and requirements as set-out in the Horizon 2020 Multi-beneficiary General Model Grant Agreement and its associated Annotated model grant agreement ; to provide the appropriate supporting documents as defined in the procedure on requesting and performing the ex-ante assessment. Only after having received these confirmations and documents, the ex-ante assessment team will be able to process your request. In the meantime the ex-ante assessment team remains at your disposal should have any further question. Best regards, The ex-ante assessment team EC-EX-ANTE-ASSESSMENT-LARGE-RESEARCH-INFRASTRUCTURE@ec.europa.eu

33 CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT (Art. 34) AL RAGGIUNGIMENTO DELLA SOGLIA CUMULATIVA DI CONTRIBUTO UE (oppure un unico CFS alla fine del progetto se 2 reporting period) NEW ALLA FINE DEL PROGETTO, PER CONTRIBUTO UE (RELATIVO SOLO a real costs e average personnel costs, NO lump sum, unit costs e flat rate )

34 CERTIFICATE on FINANCIAL STATEMENT: esempio Il beneficiario A alla fine del progetto X (rimborsato al 100%) dichiara un totale di costi eleggibili pari a , di cui: Costi medi del personale= Subcontratti= Ammortamento relativo all acquisto di attrezzature= Costi indiretti= IL TOTALE DEI COSTI REALI E DEL RELATIVO CONTRIBUTO E , PERTANTO SARA NECESSARIO UN CFS SULLE CATEGORIE DI COSTO: personale, subcontratti e attrezzature (ma NON sui costi indiretti calcolati al 25%)

35

36 PARTE A - BUDGET SUBCONTRATTI CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA no core task, ma limited part of the action Non possono riguardare i task di coordinamento (es. distribuzione pagamenti, report, etc ) Vanno indicati nell Allegato I Stipulati on business conditions, "best value for money Trasparenza, parità di trattamento, motivazione no subcontraenza tra beneficiari o affiliati

37 PARTE A - BUDGET SUBCONTRATTI vs ALTRI BENI/SERVIZI SUBCONTRATTI Implicano l esecuzione di task di progetto, così come previsti nell Annex I Vanno evidenziati in fase di proposta e successivamente indicati nell Annex I del GA Colonna C) del budget in fase di proposta Non sono presi in considerazione ai fini del calcolo dei costi indiretti ACQUISTO ALTRI BENI O SERVIZI Necessari ai fini dell implementazione di task di progetto Non vanno necessariamente specificati in fase di proposta, né indicati nell Annex I del GA Colonna B) del budget in fase di proposta Sono presi in considerazione ai fini del calcolo dei costi indiretti

38 PARTE A - BUDGET COSTI DI PARTI TERZE TRE TIPOLOGIE DI PARTI TERZE.IL BENEFICIARIO PUO : 1. SOSTENERE COSTI DIRETTI ASSOCIATI AL SUPPORTO FINANZIARIO EROGATO A PARTI TERZE colonna D 2. UTILIZZARE CONTRIBUTO IN KIND (a titolo oneroso/gratuito) DI PARTI TERZE 3. ASSEGNARE PARTE DEL LAVORO AD UNA LINKED THIRD PARTY

39

40 COSTI DI PARTI TERZE 1. SUPPORTO FINANZIARIO (CASCADING GRANTS) SOLO SE PREVISTO SPECIFICAMENTE DAL TOPIC lista delle attività previste/categorie di soggetti criteri di attribuzione criteri di calcolo max contributo UE per parte terza (generalmente non più di per ciascuna parte terza) il support finanziario può assumere anche la forma di un premio a seguito di una gara competitiva ESEMPIO

41

42 COSTI DI PARTI TERZE 2. CONTRIBUTO IN KIND A TITOLO ONEROSO [ES. ospedale mette a disposizione di un università un attrezzatura medica per svolgere attività di ricerca] DISCIPLINA ART.11 GA IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE B COSTO ELEGGIBILE = PAGAMENTO RISORSA MESSA A DISPOSIZIONE DALLA TERZA PARTE ( costo terza parte) EX POST AUDIT SU CONTABILITA PARTE TERZA I COSTI (per tipologia) VANNO INCLUSI IN QUELLO DEL BENEFICIARIO GRATUITAMENTE DISCIPLINA ART.12 GA IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE B COSTO RENDICONTABILE = VALORE RISORSA MESSA A DISPOSIZIONE DALLA TERZA PARTE EX POST AUDIT SU CONTABILITA PARTE TERZA SE SPECIFICO PER PROGETTO= RECEIPT I COSTI (per tipologia) VANNO INCLUSI IN QUELLO DEL BENEFICIARIO COSTI INDIRETTI: Risorse utilizzate presso il beneficiario (Colonna F) Risorse utilizzate presso parte la terza. In tal caso, il costo della parte terza verrà evidenziato nella colonna E e non incluso nel computo dei costi indiretti del beneficiario. La parte terza tuttavia può rendicontare i costi indiretti sostenuti al beneficiario che li imputerà tra i suoi costi diretti.

43 COSTI DI PARTI TERZE 3. LINKED THIRD PARTIES DISCIPLINA ART.14 GA REQUISITI PARTE TERZA: LINK GIURIDICO CON IL BENEFICIARIO; STESSE CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA H2020 DEL BENEFICIARIO LA PARTE TERZA SVOLGE PARTE DEL LAVORO DEL BENEFICIARIO E RENDICONTA DIRETTAMENTE I SUOI COSTI DIRETTI e INDIRETTI IN FASE DI PROPOSTA, o SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE B o IL BUDGET (per tipologia di costo) VA INCLUSO IN QUELLO DEL BENEFICIARIO PER LE RIA vs IA: sezione specifica nel budget form [ES. Affiliati, Joint Research Units, Associazioni/Fondazioni e loro membri, etc, ma anche accordi di collaborazione, purchè non limitati all azione]

44 New! Budget form specifico for Innovation Action (70% funding rate, eccetto No profit entities - 100%) NEW! Stima costi per linked third parties separata da quella del beneficiario!

45 COSTI DI PARTI TERZE RECEIPT ENTRATE GENERATE DAL PROGETTO (fatta eccezione per i risultati) ENTRATE GENERATE DALLA VENDITA DI ASSETS GENERATI DAL PROGETTO RECEIPT CONTRIBUTI IN KIND: - Specifici per il progetto - A titolo gratuito CONTRIBUTI FINANZIARI specificamente diretti al finanziamento dei costi eleggibili del progetto REGOLA NO PROFIT DA APPLICARE A LIVELLO DI PROGETTO E NON PER BENEFICIARIO

46 Types of third parties Does work of the action Provides resources or services What is eligible? CHARACTERISTICS Must be indicated in Annex 1 Indirect costs Selecting the third party Articles Linked third party YES NO Costs YES YES Must be affiliated or have a legal link Article 14 Subcontractors YES NO Price YES NO Best value for money, avoid conflict of interest Article 13 Third party providing in-kind contributions NO YES Costs YES YES Not used to circumvent the rules Articles 11 and 12 Contractors NO YES Price NO YES Best value for money, avoid conflict of interest Article 10 Financial support to third parties Only if allowed in the call The beneficiaries activity consists in providing financial support to the target population YES NO According to the conditions in Annex 1 Article 15

47

48 COSTI INDIRETTI (Art. 29) NEW STANDARD FLAT RATE (20%) SPECIAL FLAT RATE (60%) SIMPLIFIED METHOD or ACTUAL INDIRECT COSTS UNICO TASSO FORFETARIO DEL 25% DEI COSTI DIRETTI (ECCETTO I SUBCONTRATTI E COSTI DELLE RISORSE MESSE A DISPOSIZIONE DA TERZI CHE NON VENGONO UTILIZZATE NEI LOCALI DEL BENEFICIARIO, NONCHÉ DEL SOSTEGNO FINANZIARIO A TERZI)

49

50 PARTE A - BUDGET UNIT COST TIPOLOGIE DI UNIT COST (comprensivi di costi diretti+indiretti) MISURE ENERGETICHE AGGIUNTIVE STUDI CLINICI ACCESSO ALLE INFRASTRUTTURE DI RICERCA CALCOLO SPECIFICO PER CIASCUNA TIPOLOGIA DI UNIT COST

51

52 FINANZIAMENTO DELL AZIONE (Art. 28) UNICA % DI RIMBORSO PER NEW PROGETTO, SENZA DISTINZIONE TRA BENEFICIARI fino al 100% dei costi eleggibili per progetti R&S (cd. RESEARCH & INNOVATION action) fino al 70% per progetti dimostrativi cd. INNOVATION action (fatta eccezione per organismi no-profit, finanziabili fino al 100%)

53 PARTE A -BUDGET PARTNER SENZA CONTRIBUTO UE COME VANNO GESTITI I PARTNER CHE NON POSSONO/NON VOGLIONO UN CONTRIBUTO UE? SI COMPILANO TUTTE LE SEZIONI AMMINISTRATIVE E NON, COSI COME PER GLI ALTRI PARTNER. MA SI INSERISCE 0 NELLA COLONNA DEDICATA ALLA REQUESTED EC CONTRIBUTION

54 STRUTTURA DELLA PROPOSTA PARTE B Cover page 1. Excellence 1.1 Objectives 1.2 Relation to work programme 1.3 Concept and methodology 1.4 Ambition 2. Impact 2.1 Expected impacts 2.2 Misure to maximase impact a) Dissemination and exploitation of results b) Communication activities 3. Implementation 3.1 Work plan work packages and deliverables 3.2 Management structure, milestones and procedures 3.3 Consortium as a whole 3.4 Resources to be committed 4. Members of the consortium 5. Ethics and Security

55 PARTE B - IMPLEMENTATION RESOURCES TO BE COMMITTED MESI UOMO ALTRI COSTI DIRETTI (solo se > 15% dei costi del personale) COSTI GRANDI INFRASTRUTTURE DI RICERCA

56 PARTE B - IMPLEMENTATION MEMBERS OF THE CONSORTIUM PARTECIPANTI PARTI TERZE

57 TIME TO GRANT (art.20) TEMPISTICA ESITO DELLA VALUTAZIONE = 5 MESI DALLA SOTTOMISSIONE della PROPOSTA NEW FIRMA DEL GRANT AGREEMENT = 3 MESI DALLA COMUNICAZIONE DEGLI ESITI DELLA VALUTAZIONE (fatta eccezione per i progetti ERC, dove l elevato numero di proposte presentate potrebbe richiedere un estensione)