Il laboratorio gestore sociale e il service level agreement cooperativo. Giornata di studi Roma, 11 Maggio 2017

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1 Il laboratorio gestore sociale e il service level agreement cooperativo Giornata di studi Roma, 11 Maggio 2017

2 Il Cooperativo Programma degli incontri GESTORESOCIALECOOPERATIVO L ABO R A T ORIO DI C O S TRUZIONE DI UN MODEL L O DI SE R VICE LEVEL A GREEMENT 14 FEBBRAIO 171 MARZO 17 MILANO SALA CO-WORKING AVANZI Sostenibilità per Azioni Via Ampè r e 61 / A BOLOGNA FACILITY MANAGEMENT SALA LEGACOOP Viale Aldo Mo r o MARZO 1719 APRILE 1711 MAGGIO 17 BOLOGNA PROPERTY MANAGEMENT I Portici Hotel Via Indipendenza 69 FIRENZE COMMUNITY MANAGEMENT Impact HUB Firenze Rifredi Via Panciatichi 14 EVENTO FINALE ROMA GIORNATA DI STUDI SALA BASE VI LEGACOOP Via G.A.Guattuani 9 Orario: P r omosso e o r g aniz z a t o da R e aliz z a t o c on il c ontribu t o di 2

3 Il Cooperativo I partecipanti Le Cooperative partecipanti 1 ABITARE ABRUZZO cons 2 ABITARE TOSCANA 3 ABITCOOP MODENA 4 AIC 5 C.A.S.A. FVG 6 CCL Cerchi Casa 7 Cons C.V.I.E. 8 Cons Cerv 9 Cons Con.co.par 10 Cons Coreep 11 Cons. ABN A&B 12 Cons. Coop ACLI 13 COOP IL FAGGIO 14 Coop Snoopy Casa 15 COOP UOAC 16 DAR CASA 17 DELTA ECOPOLIS 18 DI VITTORIO 19 Edilcoop 20 FERRUCCIO DEGRADI 21 Fondazione Casa Amica 22 In.Coop.Casa 23 INTESA SRL 24 IPSEA 25 LA LAVORATORI 26 LE TRE PROVINCE 27 NOVA CASA 28 Nuovo Villaggio 29 OFFICINA DELL'ABITARE 30 UMBRIA CASA 31 UNIABITA 32 Unioncasa Giordana Ferri Angela Pavesi Silvia Meazza Marta Gechelin Martina Valsesia Anna Maserati Roberta Conditi Monica Moschini Luciana Pacucci 11 Cooperative su 28 partecipanti hanno esperienza all interno del SIF 3

4 Il Cooperativo Il metodo di lavoro proposto Questionario iniziale I laboratori Output 1 Laboratorio Attività Core Criteri per la sostenibilità Modelli di Gestione Background Cooperativo Esperienza nel SIF Attività Core Attività di gestione critiche Risorse e competenze 2 Laboratorio Facility Management 3 Laboratorio Property Management 4 Laboratorio Community Management SLA condivisi Proposte Quadro delle competenza e Organigramma 4

5 Il Cooperativo Primi risultati Quadro delle attività della Gestione Sociale Realizzazione Fase di Gestione Ideazione Comunicazione Selezione PropertyManagement FacilityManagement CommunityManagement Coinvolgimento del in un tavolo tecnico f i n dall ef asi di i deazi one e realizzazione dell intervento, primadella progettazione def i nitva - nellafasedi analisi evalutazionepreliminare allarealizzazionedell intervento per una validazionedel progetto. - nellaprogettazioneo in alternativa valutazionedellarispondenzadel progetto ai bisogni espressi dallabasesociale/territorio - nelladeterminazionedei tagli, parametrazioni ecosti di costruzioneal f i ne di dettagliarel of ertaper quanto riguarda localizzazione, tipologia, destinatari ecanoni. - nellafasedi realizzazionein cantiere - per laprogrammazionemanutenzione ordinaria e straordinaria Raccordo con Stakeholder locali LEGENDA ATTIVITA MINIME ATTIVITA OPZIONALI ATTIVITA SUPPLETIVE Programmazione ed esecuzione programmadi marketing - rivolto allapropriabase sociale e integrazione dell esperienzadel gestore al piano di comunicazione dellasgr. - Attivazione di specif i chesrategie di comunicazione, grazie all azione di interlocuzione con il territorio, al f i ne di raggiungere tutti i possibili interessati all of ertaabitativa Capacitàdi networking (cooperativacome portatore in dote di persone del territorio, i propri soci) Capacitàdi connessioni intersettoriali Programmazione ed esecuzione programmadi marketing rivolto al territorio Coinvolgimento di associazioni del territorio e delle istituzioni Uscire dallalogicadi liste di attesae graduatorie Costituzione di unabancadati /Portale Abitare Sociale Servizi di pre-insediamento Attivitàdi sportello e servizio telefonico (attivitàrivoltaal singolo) - Requisiti (telefono) - Raccolta documentale - Descrizione alloggi Incontri di selezione (attivitàrivoltaatutti i candidati) - Incontro mensiledi presentazione - Consegna chiavi Individuazionedei criteri di selezioneattraverso il lavoro preliminaresvolto in collaborazionetra e. Raccordo con Stakeholder locali Lavoro di rete territoriale Pubblicazione e gestione dei bandi per la selezione e l assegnazione Ruolo attivo dellacomunitàgiàinsediata nell accompagnamento Micro comunitàdi caseggiati Gestione amministrativadei rapporti attivi Servizio di segreteria Aggiornamento fascicolo conduttoreegestione anagraf i c Gestioneamministrativadei contratti di locazione Verif i ca esi tenza polizze assicurative Gestionedepositi cauzionali Fatturazionedi quanto dovuto ai conduttori Gestionedel riparto ebollettazione Verif i ca degli i ncass Rilevazione variazione indice ISTAT Monitoraggio scadenzecontratti di locazione Gestione f i scal e deirapporti attivi Registrazionef iscal e pericontratti di prima Stipulaein essere Adempimenti tecnico/amministrativi e archivio tecnico/amministrativo Tenutaeaggiornamento archivio documentale Servizi di centrale acquisti (Fornitori) Attivitàdi prevenzione, monitoraggio e risoluzione dellamorosità Consulenzeasupporto dei residenti Sostegno socialeper prevenirefenomeni di disagio eemarginazione GestioneTurnover (temporaneitàe comunicazione) Gestione f i scal e delpatrimonio immobiliare Aggiornamento aliquoteimusullabasedei regolamenti comunali vigenti Gestionedi imposteetributi gravanti sugli Immobili (TARSU, canoni ricognitori, tasseper occupazionedi suolo pubblico,etc.) attraverso la predisposizionedi dichiarazioni, lacompilazione di bollettini di pagamento ed altro. Gestione dei f l ussi di cassa(ci cl oattivo) Bollettazioneefatturazionedei canoni di locazioneeoneri accessori Gestionef l usso degli i ncass Aggiornamento ed adeguamento dei canoni Gestione dei rapporti condominiali e consortili Attività di amministrazione condominiale Gestionecondominialein situazioni di condominio, supercondominio ecomparti Amministrazione contabile Servizi di pre-insediamento e avvio delle attività Elaborazionelibretto uso corretto alloggio Af f i anc anto in cantieredel General Contractor ed.l. primadellaf i ne dei avori edellapresain consegna Gestione delle Garanzie Servizi di gestione documentale Servizi di coordinamento dellagestione tecnica Gestionefornitori ed esecuzionedi procedureper lasceltadelleimpresefornitrici Gestionedei rapporti contrattuali (ciclo passivo) Servizi di controllo Sopralluoghi mensili, f i nali zati al controllo, monitoraggio, ispezioneeverif i ca sato tecnico e manutentivo Patrimonio ealoggi Gestionedotazioni internealleu.i. (manutenzioni) Attivitàdi manutenzionealloggi Consulenza, ristrutturazione e miglioramento energetico Gestione delle attivitàdi manutenzione Verif i ca dell econdizionemanutentive Gestioneinterventi ordinari estraordinari Pronto intervento emessain sicurezza Gestione Ciclo passivo Servizi di budgeting Servizi di sportello Attivitàdi sportello, dettagliando orari di apertura minimi egiorni di apertura Attivazionenumero telefonico dedicato Ascolto dei bisogni edelleaspettativedegli abitanti Informazione e comunicazione Formazione e accompagnamento Contenimento di disagio esupporto alla risoluzione dei conf litt Raccoltadi segnalazioni presentatedagli abitanti Soluzioni partecipatevolteal miglioramento della convivenza Valorizzazionepropostedei Conduttori Presidio atto aprevenire, evitare, sanarela morosità Servizi ai membri dellacomunità: - Supporto eintegrazionenuovi conduttori - supporto allarisoluzioneegestionedei conf litt - promozionerispetto delleregoledi convivenza - consulenzeasupporto dei residenti sostegno socialeper prevenirefenomeni di disagio eemarginazione Start up dellacomunità Avvio di un percorso di accompagnamento di Start Up di Comunitàcon gli abitanti Valorizzazionedellepropostedei conduttori Attivitàvolteall'inserimento di nuovi abitanti Stesuradel Regolamento di Comunità/Patto di Convivenza - consulenzeasupporto dei residenti - sostegno socialeper prevenirefenomeni di - disagio eemarginazione Attivitàdi prevenzione, gestione e risoluzione dellamorosità Strutturazione dellagovernance Incontrarecon cadenzaperiodicai rappresentanti di scalaei rappresentanti dellacomunità, promuovendo lo sviluppo del senso di appartenenza Promuovere la convocazione e la partecipazione degli organi di rappresentanza Rappresentanti di scalaesoggetti giuridici (formazionedi comitati anchenei nuovi interventi) Attivitàdi monitoraggio e gestione della comunità Organizzazionedi incontri periodici con la comunità 5 Supervisione dell'autogesitone e delle attività svoltedagli abitanti Promozione di iniziative e attivitàrivolte al quartiere

6 ESTERNI ESTERNI Il Cooperativo Primi risultati Quadro delle competenze: l approccio integrato della Gestione Sociale Property Management Community Management OPERATORECOMMERCIALE OPERATORE Operatore Sociale Esperto SOCIOIMMOBILIARE/ AGENCY OPERATORE SEGRETERIA C o m m u n i t y M a n a g e r O p e r a t o r e S o c i a l e E s p e r t o OPERATORE AMMINISTRATIVO ESPERTOin COMUNICAZIONE INFORMATICOEGRAFICO J U N I O R T E C N I C O E s t e r n o S E R V I Z I S O C I A L I C O N S U L E N T E E S T E R N O C o m m u n i t y M a n a g e r O p e r a t o r e S o c i a l e E s p e r t o S e n i o r C O O R D I N A T O R E R E S P O N S A B I L E Facility Management Esterno LEGALE Esterno AGENZIA RECUPERO CREDITI C O N S U L E N T E F O R M A T O R E E S T E R N O S e n i o r B M B M J u n i o r C O M M U N I T Y M A N A G E R O p e r a t o r e S o c i a l e E s p e r t o 6

7 TEMPI ATTORI AZIONI DOCUMENTI E STRUMENTI COMUNICAZIONE ATTORI AZIONI DOCUMENTI E STRUMENTI COMUNICAZIONE INIZIO 1 anno dalla fine dei lavori. Durata: 3 mesi. DEFINIZIONE report iniziale output documentale Building manager RACCOLTA PREVENTIVI report con tutti i preventivi raccolti DEFINIZIONE DEI REQUISITI DI ACCESSIBILITA REDAZIONE PUBBLICO check list criteri prioritari, check list criteri accessori avviso pubblico Building manager CONTROLLO CONFORMITA PREVENTIVI CON QUANTO RICHIESTO APPROVAZIONE Building manager INVIO PREVENTIVI ALLA software 7 mesi prima della fine dei lavori. COMUNICAZIONE E PROMOZIONE sito web, media locali, manifesti LA APPROVA IL PREVENTIVO software Durata: 6 mesi. PROGRAMMAZIONE, ELABORAZIONE ED ESECUZIONE DI UN PIANO DI MARKETING sito web, media locali, manifesti SPEDIZIONE DEL PREVENTIVO SCELTO AL BM software AZIONE DI PROMOZIONE SUL TERRITORIO incontri pubblici, conferenza stampa, inserzioni su quotidiani e riviste locali Fornitore ACCETTAZIONE INTERVENTO FORNITORE documento di accettazione 7 mesi dalla fine dei lavori. APERTURA sito web, media locali, manifesti, inserzioni Fornitore ESECUZIONE LAVORI il BM stila un report informativo e fotografico per la il BM informa gli inquilini tramite telefono o Durata: 60 giorni. RACCOLTA DELLE MANIFESTAZIONI E AZIONI DI SUPPORTO INFORMATIVO documentazione cartacea, manifestazione ON-LINE report all, telefono, lettera, sportello 7