Xerox DocuShare 7.0. Una soluzione di gestione dei contenuti aziendali per ogni organizzazione

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1 Servizi di automazione del flusso di lavoro Xerox per Brochure delle soluzioni Xerox DocuShare 7.0 Una soluzione di gestione dei contenuti aziendali per ogni organizzazione

2 Office work can work better. Nonostante gli enormi progressi compiuti nel campo della tecnologia e degli strumenti utilizzati dai knowledge worker, un recendo sondaggio AIIM 1 commissionato da Xerox suggerisce che i processi dell'ufficio e dell'azienda di oggi dipendono ancora in misura preponderante dai modi di lavorare basati su carta. Che si tratti di condividere appunti su riunioni con i colleghi o produrre documenti con fornitori all'altro capo del mondo, per un riflesso condizionato, i dipendenti finiscono per stampare, copiare, inviare per e passarsi materialmente i documenti, siano essi cartacei o digitali. Il sondaggio AIIM rivela informazioni sorprendenti sull'ufficio di oggi, come viene mostrato nel grafico sottostante. Noi di Xerox sappiamo che c'è un modo migliore di lavorare. Piattaforma Xerox DocuShare 7.0 Progettata dal basso in alto con l'attenzione sempre rivolta ai requisiti di utilizzabilità, flessibilità e comodità, DocuShare aiuta i knowledge worker a essere più efficienti giorno dopo giorno focalizzandosi sull'interazione di persone, carta e processi la linfa vitale dell'ambiente lavorativo odierno. Gli strumenti intuitivi di DocuShare sono progettati per assicurare che i knowledge worker estraggano quanto più valore possibile dai documenti aziendali, ma riducendo al minimo le sfide legate ai modi di lavorare tradizionali basati su carta: Acquisire documenti cartacei e digitali da qualsiasi fonte, tramite sistemi MFP, computer desktop o app mobili. Gestire e conservare le informazioni in un archivio centrale sicuro, in sede o nel cloud. Condividere informazioni in contesto con colleghi, clienti e partner. Elaborare documenti con strumenti di instradamento di facile utilizzo o flussi di lavoro automatizzati. Collaborare con colleghi e partner sulle informazioni aziendali. Trovare le informazioni necessarie con potenti strumenti di rilevamento e rintracciamento. Figura 1: Quali delle seguenti affermazioni descrive meglio il vostro ufficio o la vostra organizzazione? 0% 10% 20% 30% 40% 50% Percentuale di partecipanti al sondaggio Invasa da pile di carta, processi cartacei Contratti, ordini, ecc., firmati su carta Documenti più importanti ancora archiviati in forma cartacea Ufficio privo quasi del tutto di carta Ufficio spedizioni digitalizzato (posta pre-scansita) 1 The Digital Office Improving the Way We Work. AIIM Xerox

3 DocuShare supporta la nostra capacità di fornire i migliori servizi di documentazione possibili all'università. Michael Britt Vice President, University Services Tulane University, New Orleans, Louisiana Computerworld Honors Laureate, 2009 Sfida aziendale e soluzione: Utilizza la soluzione di gestione dei contenuti aziendali (ECM) per far fronte alle sfide operative a livello di facoltà universitarie, con benefici quali: Elaborazione dei moduli FEMA (Federal Emergency Management Association) degli studenti più rapida, con conseguenza velocizzazione dei pagamenti Risposta più rapida alle richieste di verifica normativa Maggiore efficienza nell'amministrare le posizioni degli studenti e nel fornire loro consulenza grazie alla sostituzione della carta con un accesso e una revisione più affidabile e veloce da più sedi universitarie Assistenza ai team di ricerca per collaborare e preparare domande di borse di studio Informazioni sull'università di Tulane Fondata nel 1834, l'università di Tulane è un'università privata, con corsi quadriennali e una reputazione come uno dei principali centri di ricerca e di studio degli Stati Uniti. Produttività personale e dell'ufficio Intuitiva, capacità sempre pronte per l'uso a supporto delle esigenze dei dipendenti in termini di efficienza nel loro mondo sempre connesso. Acquisizione intelligente da sistemi MFP Xerox tramite Xerox ConnectKey for DocuShare ottimizza il flusso di informazioni attraverso le pratiche di lavoro cartacee e digitali. Integrato con Xerox Digital Alternatives così i dipendenti possono leggere, annotare e firmare i documenti senza stamparli. Soluzioni per back-office La piattaforma ECM di classe enterprise di DocuShare include tutti i componenti necessari per automatizzare i processi di back-office chiave nei reparti Risorse umane, Contabilità, Ufficio legale, Attività finanziarie e Operazioni. Con più di clienti dislocati in 90 paesi, disponiamo del bagaglio di conoscenze che vi aspettereste da Xerox. Offriamo servizi professionali, servizi di hosting su cloud e assistenza 24 ore su 24/7 giorni su 7. 3

4 Una soluzione di gestione dei contenuti aziendali per ogni organizzazione Dati, dati dappertutto ma la chiave per arrivare alla conoscenza è l'accessibilità. Quando la vostra organizzazione è in grado di gestire contenuti in maniera efficiente e vi assicurate un margine da essi, voi diventate più efficienti e potenzialmente competitivi. Xerox DocuShare risolve i problemi aziendali acquisendo, elaborando e condividendo contenuti, rendendovi più agili ed efficienti. Altamente configurabile e a distribuzione rapida In un mondo fatto di sistemi software complessi, le aziende hanno bisogno di una soluzione ECM flessibile, comoda e facilmente adattabile, però completa, per gestire documenti automatizzare processi aziendali critici. DocuShare 7.0 fornisce la flessibilità necessaria per aiutare la vostra organizzazione a diventare più produttiva fin da subito. Funzioni chiave della piattaforma Gestione dei contenuti facilitata, intuitiva DocuShare 7.0 è basata sulla facilità e la flessibilità, con una interfaccia utente configurabile che funziona come i vostri dipendenti vogliono che funzioni. Team e singoli individui possono aggiungere elementi personali, grafici e marchi, e personalizzare le loro visualizzazioni degli archivi. DocuShare è orientato al cloud e alla telefoni mobile, con app mobili e una interfaccia utente Web altamente reattiva così potete utilizzare i contenuti aziendali 24 ore su 24/7 giorni su 7. Le regole di utilizzo dei contenuti possono essere definite attraverso una funzione per flusso di lavoro configurabile dall'utente che consente ai responsabili aziendali di impostare le azioni automatizzate che vengono eseguite quando si verifica un determinato evento. Ad esempio, un flusso di lavoro di approvazione può iniziare automaticamente quando viene caricata una nuova fattura. Non avete bisogno di codici basta specificare una serie di passaggi per automatizzare un documento. Produttività dell'ufficio Le regole di instradamento e di utilizzo dei contenuti configurabili di DocuShare, e i sofisticati flussi di lavoro, supportano le esigenze di gestione aziendali di una organizzazione. Progettate sulla base della regola dei tre clic, le funzioni intuitive consentono di adottarle facilmente permettendo agli utenti di caricare contenuti velocemente per rispondere ai requisiti di archiviazione e controllo. L'interfaccia Web offre la possibilità di trascinare e rilasciare comodamente e velocemente più file alla volta, e di caricarli con un clic in DocuShare. Facoltativamente, potete aggiungere dettagli mentre li caricate per organizzare e archiviare i documenti come meglio preferite. 4

5 Soluzioni intersettoriali con Xerox DocuShare Se la vostra organizzazione cerca modi per ottimizzare processi all'interno di una trasformazione digitale, la piattaforma ECM di DocuShare fornisce le capacità che vi servono per far fronte alle sfide basate sui documenti. Iniziate con un reparto per automatizzare un processo velocemente, quindi estendete l'uso di questo ad altri reparti ma mano che la vostra azienda si trasforma in un ambiente di lavoro completamente digitale. Soluzioni aziendali Gestione dei contratti Attività finanziaria e contabilità Risorse umane Operazioni Governance Gestione dei fornitori Instradamento e approvazione dei contratti Conto fornitori Elaborazione delle note spese Gestione dei file personali Tempo dei dipendenti On-boarding delle risorse umane Gestione delle politiche e delle procedure Coinvolgimento della community, Portale Intranet Gestione della conformità e dell'accreditamento Conservazione e politiche Integrazione e mobilità I vostri utenti aziendali diventano più efficienti accedendo a contenuti quali schede clienti o file di casi direttamente dal sistema ERP (Enterprise Resource Planning) e da altri sistemi aziendali. Il componente aggiuntivo Application Connector si collega da qualsiasi applicazione, aprendo i documenti con un semplice clic. Poiché il lavoro viene svolto ovunque ora, la reattiva interfaccia utente Web di DocuShare 7.0 consente di accedere da smartphone e tablet, e l'applicazione Xerox Mobile Client for DocuShare vi permette di accedere, gestire, condividere e stampare contenuti da qualsiasi dispositivo Android o ios. 5

6 Piattaforma di classe enterprise Xerox DocuShare è una soluzione ECM ricca di funzioni che offre la flessibilità che le organizzazioni richiedono. DocuShare può essere utilizzato immediatamente per soddisfare i requisiti di singoli reparti o piccole aziende, ma essere anche adattato facilmente per rispondere alle esigenze di imprese più grandi in relazione a determinati processi aziendali. Potete espanderla con postazioni aggiuntive e utilizzare le funzioni avanzate di DocuShare per sviluppare sofisticate soluzioni man mano che le vostre esigenze cambiano e crescono. 6

7 Componenti ECM Acquisizione Acquisite, indicizzate e archiviate contenuti strutturati e non strutturati per facilitare il loro uso a valle. Scansione in un solo passaggio da un sistema MFP Xerox Xerox ConnectKey for DocuShare consente di scansire documenti in flussi di lavoro, in sede o nel cloud, selezionando valori quale il codice identificato di un paziente da un database. Acquisizione di volumi elevati di carta, moduli elettronici, fax, file di sistemi mainframe e molto altro Eliminate carta ereditata, applicando la funzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per ottimizzare la ricerca. Soluzioni di terze parti si connettono a qualsiasi stampante multifunzione. Acquisizione mobile I componenti Mobile Client, Mobile E-Forms e Xerox Safe Courier abilitano l'acquisizione mobile. Gestione Classificate, archiviate, organizzate e gestite il ciclo di vita dei vostri contenuti aziendali. Gestione dei contenuti facilitata, intuitiva Una interfaccia Web intuitiva offre una visualizzazione preferenziale per la pubblicazione, la personalizzazione o l'esportazione sul portale My DocuShare. Gestione dei documenti, condivisione dei file Servizi di archiviazione (entrata/uscita, versioni, notifiche, rendering PDF) con una scalabilità fino a milioni di documenti. Indicizzazione e ricerca Una funzione di ricerca avanzata recupera file in pochi secondi. Assegnate metadati per classificare i documenti, estendendo la ricerca a livello aziendale. Collaborazione Promuovete la comunicazione attraverso la capacità di collaborazione a livello di documento. Collaborazione tramite team, social media ed Le aree di lavoro permettono ai team di condividere il lavoro a livello di progetto con wiki, blog, discussioni e RSS. Accesso Web pubblico Gestite contenuti aziendali in DocuShare e collegatevi ad essi in maniera invisibile da un sito Web pubblico. Xerox Digital Alternatives Per collaborare su documenti Office tramite computer desktop e dispositivi mobili. Elaborazione Automatizzate i processi basati su un uso intensivo di dati per rendere più efficiente e affidabile il processo decisionale. Regole ad hoc di instradamento intuitive Potenti strumenti permettono ai dipendenti o agli analisti aziendali di automatizzare i processi dell'ufficio, incrementando la produttività. Xerox Process Automation Un set di strumenti di gestione dei processi aziendali (BPM) per automatizzare completamente i processi, con uno studio di progettazione del flusso di lavoro per sviluppatori. Moduli elettronici I moduli elettronici possono ridurre la durata di un processo da settimane a pochi minuti. Aggiungete facoltativamente firme elettroniche. Protezione Proteggete i dati sensibili attraverso un accesso basato sull'utente/sul gruppo e automatizzate la loro conservazione ed eliminazione. Autorizzazioni multilivello Proteggete i contenuti con controlli dell'accesso basato sull'utente/ sul gruppo fino a un massimo di sei livelli, e una comoda visualizzazione per l'amministratore di tutte le autorizzazioni. Lifecycle Manager, gestione della conservazione/politica DocuShare Lifecycle Manager automatizza le revisioni dei documenti e l'archiviazione e la distruzione dei dati. Rapporti e sicurezza Le tracce di controllo e i rapporti permettono di rintracciare i contenuti. Aggiungete protocolli SSL (Secure Socket Layer), funzioni di integrazione LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) o ripristino di emergenza/ alta disponibilità. Accesso Accedete a contenuti di primaria importanza sia online che offline, da dispositivi desktop e mobili. Accesso Web multipiattaforma, esplorazione di sistema MFP, client desktop Accedete ai contenuti da qualsiasi browser, pannello di sistema MFP Xerox o applicazione Microsoft Office. Accesso mobile Utilizzate app mobili gratuite per accedere ai contenuti aziendali 24 ore su 24, 7 giorni su 7. La reattiva interfaccia utente Web di DocuShare 7.0 supporta anche l'uso integrato della telefonia mobile. Integrazione con ERP, applicazioni aziendali, Microsoft SharePoint Collegatevi da applicazioni aziendali utilizzando Application Connector, e da SharePoint tramite Web Part. 7

8 Fornito nel pacchetto che soddisfa meglio le vostre esigenze Xerox DocuShare è disponibile in una gamma di configurazioni per rispondere ai vostri requisiti tecnici, finanziari e organizzativi. Ma disporrete sempre di una grande facilità di utilizzo, scalabilità e affidabilità, e dell'assistenza e del supporto Xerox. Consegna via cloud di DocuShare DocuShare è disponibile sia in sede che attraverso un cloud privato protetto. Il nostro servizio cloud interamente gestito offre una maggiore flessibilità organizzativa e un carico IT ridotto in un ambiente gestito. Xerox si attiene alle migliori pratiche del settore in materia di processi, procedure, tecnologia e misure fisiche di protezione dall'autenticazione crittografata degli utenti ai backup pianificati, all'archiviazione offsite e alla replica dei siti per garantire la sicurezza e la disponibilità dei dati dei nostri clienti. Il cloud privato di Xerox DocuShare è ospitato in centri dati Xerox dislocati negli Stati Uniti, in Canada e in Europa. Xerox DocuShare Enterprise DocuShare Enterprise è destinata alle organizzazioni che gestiscono volumi significativi di informazioni e processi. È sufficientemente flessibile e scalabile per gestire migliaia di flussi di lavoro, ed è in grado di elaborare decine di migliaia di documenti giornalmente, indipendentemente dalle dimensioni dei file. DocuShare Enterprise presenta le seguenti caratteristiche: Elevata scalabilità per supportare decine di milioni di documenti e migliaia di utenti Capacità di gestire volumi elevati di processi aziendali automatizzati Attività di imaging e acquisizione di contenuti Servizi Xerox assicurati da team di tecnici certificati per analizzare i requisiti Un server, più lingue Installate più lingue così gli utenti dell'organizzazione possono selezionare la loro lingua preferita. DocuShare fa parte del portafoglio dei servizi di automazione del flusso di lavoro Xerox. Indipendentemente dalle dimensioni della vostra azienda, o del settore, pubblico o privato, in cui opera, noi aiutiamo i knowledge worker a semplificare e a ottimizzare la loro esperienza di lavoro personale e in ufficio, e le aziende a ottimizzare e ad automatizzare processi aziendali chiave. Per ulteriori informazioni, visitare il sito xerox.com/was e docushare.xerox.com 2015 Xerox Corporation. Tutti i diritti riservati. Xerox, Xerox con marchio figurativo, ConnectKey, DocuShare, SafeCourier e Work Can Work Better sono marchi di Xerox Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. 11/15 DAVAN-303 BR16646-IT